INTRODUCCION

Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes suelen
tener dificultades para encontrar las características que necesitan para llevar a cabo una tarea. Los
avanzados verán a menudo que algunas funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no
existen actualmente. Uno de los principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambos tipos de
usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo y otro) las herramientas necesarias para lograr
una mayor productividad.

Excel le ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para trabajar con
hojas de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes a la vez que
proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los usuarios que no están cometiendo
errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel se centra en hacer que la ejecución de las tareas
habituales resulte más sencilla e intuitiva.

Trabaje de manera más inteligente con Excel, el programa de cálculo y análisis de Office.
Proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan para administrar información de
negocios y para los usuarios en general les ayuda a aprovechar al máximo la información
 Objetivos
Objetivo 1:

1.1 Historia de Excel.

1.2 Creadores de Excel.

1.3Lista de versiones de Exce.

lObjetivo 2:

1.1Aplicaciones de Excel.

Objetivo 3:

1.1 Como está conformada la hoja de calculo.

Historia de Excel
Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985. Microsoft empujó suventaja
competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dosaños. La
versión actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, también denominadaMicrosoft Excel
2010. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011.A principios de 1993, Excel se
convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresaque ya tenía a la venta un paquete de
software llamado "Excel" en el sector financiero.Como resultado de la controversia Microsoft
estaba obligada a hacer referencia al programacomo "Microsoft Excel" en todos sus comunicados
de prensa oficiales y documentos jurídicos.Microsoft alentó al uso de XL como abreviatura para el
programa, la extensión de archivopuede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003,
.xlsx para libros de Excelregulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007, .xlsm para libros
de Excelpreparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 o .xlsb para
librosde Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007.Excel fue la primera hoja de
cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes,atributos de carácter y celdas).
También introdujo recomputación inteligente de celdas,donde celdas dependientes de otra celda
que han sido modificadas, se actualizan al instante.Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic una
aplicación o parche que permite al usuarioampliar la funcionalidad de programas de Microsoft
Office. La grabación de macros (songrupos de instrucciones que siguen un seguimiento
cronológico y se utiliza para economizartareas) puede producir códigos para repetir las acciones
del usuario, permitiendo laautomatización de simples TAREAS, como por ejemplo la creación de
formularios.La funcionalidad de autorización de tareas se convirtió en un objetivo para virus en
macro,este fue un gran problema para la compañía, hasta que los productos antivirus empezaron
adetectar estos virus.
 Creadores de Excel
Dan Bricklin nació el 16 de Julio de 1951 en Pennsylvania, se licencio en ingeniería electicae
informática en el Instituto Tecnológico de Massachusetts, también estudio gestiónempresarial en
la universidad de Harvard. Junto a Bob Frankston que nació el 14 de Juniode 1949 en Brooklyn, se
graduó en 1970 en el Instituto Tecnológico de Massachusetts,crearon la famosa hoja de cálculo
distribuida por Microsoft.
 Lista de Versiones de Excel
En el año 1987 Excel 2.0.

En el año 1990 Excel 3.0.

En el año 1992 Excel 4.0.

En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 - 4.3).

En el año 1995 Excel 7.0 (Office ‘95).

En el año 1997 Excel 8.0 (Office ‘97).

En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000).

En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP).

En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003).

En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).

En el año 2010 Excel 14.0 (Office 2010).

Aplicaciones de Excel:

Excel permite al usuario elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticosmediante
fórmulas; en las cuales se pueden sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/) yutilizar
exponenciación (^), también se puede usar el elemento denominado funciones ysacar el rango.

Como está conformada la hoja de cálculo:

Hojas:

Son las páginas tabulares de la hoja de cálculo. Automáticamente al abrir Excel secuenta con tres
hojas, las cuales se pueden eliminar o agregar.

Celdas:

Son los cuadros que forman una hoja de Excel. Se representan con identificadoresde celda.

Filas:

Son un conjunto de celdas horizontales. Se representan con números

Columnas:

Son un conjunto de celdas Verticales. Se representan con letras.

Identificador de celda o etiqueta

: Es la unión de la intersección de la letra de la columnay el número de la fila en un punto.

Ejemplo: A6 C12.

Libro:

es un archivo de Excel que está compuesto por hojas.

Barra de herramientas e iconos:

En Microsoft Excel hay 13 barras de herramientas predefinidas que contienen botones

queproporcionan un acceso fácil y rápido a los comandos de uso más frecuente.
•Barra de herramientas estándar:

contiene botones con las opciones más utilizadas paramanejar los archivos, imprimirlos.

¿Que Es Excel?

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro
es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener
varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos
simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los
datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo
con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.

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Conociendo Excel

Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta
presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha
venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos
como es la pantalla inicial de Excel.

Barra De Menú

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En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos
llevar a cabo:

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Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los
archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y
podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando
se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el
comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo
que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que
estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las Páginas
del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización
previa de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora,
dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.

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Menú Edición: Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento,
son las encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú
permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar,
y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el
traslado de elementos de una región del documento a otra. Borrar como podrá suponerse elimina
el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el
documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un
formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar
permiten la localización de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar
por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que
hemos escogido para que realice el desplazamiento.

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Partes: 1, 2Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de Excel, para el área de trabajo y las Barras de
Herramientas. En este menú existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve
el documento en el área de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de
Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opción Barra de Herramientas existe un submenú,
en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de
verificación. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca
de verificación. Podemos, además, visualizar los encabezados o pies de páginas previamente
definidos. También existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin
Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto.
Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de
acercamiento o de acuerdo a las Páginas que se desee mostrar.

Menú Insertar: El menú insertar permite la inserción en el documento, de múltiples y variados

elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo, Gráficos, Imágenes, etc. A través de
este menú también podemos, definir comentarios, hipervínculos, etc.
Menú Formato: Mediante este menú tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir
afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas,
Columnas, Hojas, etc. Podemos, además, dejar que Excel le proporcione un formato automático al
documento o escoger entre un estilo entre una galería de estilos de documentos.

Menú Herramientas: Aquí encontraremos herramientas adicionales de Ortografía y Gramática,

Corrección Automática, Compartición de Libros, etc. Puede encontrar también herramientas de
protección de documentos, Generadores de Macros, Personalización del Entorno y Asistentes para
Búsquedas y otras actividades Además del las opciones de configuración y de personalización del
Excel,

Menú Datos: Permite la manipulación de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la
información de las filas o listas seleccionadas por orden alfabético, numérico o por fechas. Permite
Filtrar o seleccionar sólo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un
formulario de datos en un cuadro de diálogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar
y buscar los registros de una lista o una base de datos. Además, permite validar, es decir, define
qué datos son válidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a
un tipo particular como números enteros, números decimales o texto y establece límites para las
entradas válidas.

Uso de una planilla de cálculos

Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que trabaja la más
potente calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y
presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las
versiones avanzadas de planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como
insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de
Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la
AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.

Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate
de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna,
seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la
columna F, se denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se
definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango
(generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango
que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En
la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.

Los libros de cuentas de Excel

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se
denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al
igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se compone de una serie de planillas donde se encuentra albergada la
información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se
guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denomina hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente
un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.

Mucho más que una planilla de cálculos

Excel 2000 además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros
objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones,
páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla
de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o sea, con las bases de datos creadas con éste
programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos
importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de
información –por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se
guarda un valor concreto de cada campo.

Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú
Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.

Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se
encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General,
Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.

Trabajo con la ventana de Excel 2000

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo
Windows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.

Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de la barra de
título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.

Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de la barra de
título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Minimizar.

Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de
la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, en el menú de control,
elegimos la opción Restaurar.

Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana está en un
tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag and drop (este
método ya fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del
menú de control, y lo podemos hacer utilizando el teclado.

Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000: Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre
cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de control y clickeamos la
opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de Excel está en el
tamaño Restaurado.

Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo sólo debemos presionar su botón en la barra
de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamos las teclas.

Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por cuatro formas: 1- En el menú de control,
clickeamos la opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú
Archivo y seleccionamos la opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de
título del Excel 2000. De cualquier manera, si los libros abiertos no están guardados, aparecerán
sus respectivos cuadros de información.

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Sobre gustos no hay nada escrito

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú
Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el
cual posee seis fichas:

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Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a
ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora,
Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Personalizada.

Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la

celda o rango, medida generalmente en grados.

Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar
los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de
subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la
muestra de lo que estamos haciendo. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los
podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.

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Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos)
que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).

Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea,
que se puedan o no ingresar datos.

Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo y clickeamos
la opción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes,
Encabezado y pie de página, y Hoja.

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Pagina

Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del
cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación
vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja
pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede
cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial.

Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente
haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores
los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.

Encabezados y Pies de Página.

Para basar un encabezado o un pie de página personalizados en otro existente integrado, haga clic
en el encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o Pie de página, respectivamente.
Haga clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección
izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar la información de
encabezado o pie de página, como el número de página, que desea incluir en la sección. Para
introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección
izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de
sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página,
selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.

Hoja

Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de
impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer
diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal
el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de
cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el
cuadro de diálogo.

Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos
en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título
horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales
en cada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo,
seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo,
situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro
de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo.
Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de
diálogo.

Barra de herramientas estándar

La barra de Herramientas Estándar, permite llevar a cabo alguno de los comandos que existen en
la barra de menú, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla,
haga clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic sobre la opción
Estándar. Está compuesta por los siguientes botones:

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Botón Función

Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de
inmediato se creara un nuevo documento en blanco.

Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este
botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la

ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces
graba los cambios realizados al documento.

Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opción
Imprimir del menú Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para activar la
Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.

Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del documento activo.

Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La misma función del
comando Cortar del menú Edición.

Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La misma función del
comando Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La misma función del
comando Pegar del menú Edición.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en
el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en
todos los elementos a los que desee dar formato.

Deshacer: Invierte el último comando o elimina la última entrada que haya escrito. Para invertir
varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic
en las acciones que desee deshacer.

Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo,
haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las acciones que desee rehacer.

Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.

Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere el rango de
celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a
continuación, presione la tecla ENTRAR.

Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir valores para
argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del
alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la utilización de la columna que
contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación,
éstas permanecerán vigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del
alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto
de inserción. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán
vigentes.

Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para
crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben contener referencias
geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para configurar la ubicación y el tamaño del
mapa en la hoja de cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.

Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200 por ciento para reducir o aumentar la
presentación del documento activo.

Ayudante de Office El Ayudante de Office proporciona temas de ayuda y sugerencias para

ayudarle a realizar sus tareas.

8. Barra de herramientas de formato

Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los elementos integrantes
del documento. Está compuesta por los siguientes botones:

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Botón Función

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro Fuente,
seleccione un nombre de fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados. En el cuadro
Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la
fuente seleccionada y de la impresora activa.

Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la selección ya está en
negrita, haga clic para quitar este formato.
Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya está en
cursiva, haga clic en para quitar este formato.

Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está subrayada, haga
clic en para quitar este formato.

Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda
con el borde derecho discontinuo.

Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.

Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados a la derecha
con el borde izquierdo discontinuo.

Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una única
celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la parte superior izquierda de la
selección, centrados en la celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda situada
en la parte superior izquierda del rango original seleccionado.

Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda internacional a las celdas seleccionadas.

Dependiendo del país seleccionado en el cuadro de diálogo Configuración regional de Windows,
puede aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar del botón Estilo de moneda.

Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo,
utilice el comando Estilo del menú Formato.

Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las
celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal en las
celdas seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda

Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda

Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto, párrafos, celdas,
imágenes u otros objetos seleccionados.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto seleccionado. Los
efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.

Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya hecho clic.

Barra de fórmulas

Barra situada en la parte superior de la ventana que muestra el valor constante o fórmula utilizada
en la celda activa. Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda o un gráfico,
escriba los datos y, a continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una
celda para modificar directamente los datos en ella.

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Botón Función

Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo.

Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar
rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo
nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.

Modificar Fórmula: Ayuda a crear una fórmula con funciones de hoja de cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la
ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado previamente, entonces
graba los cambios realizados al documento.

Barra de estado

Barra situada en la parte inferior de la ventana del documento que muestra información acerca de
un comando o un botón de una barra de herramientas, una operación en curso o la posición del
punto de inserción.

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En Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una
simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una
fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones
simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o
varios resultados, utilice una fórmula matricial.

Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las
fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los
elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando
puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un
rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha,
comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo
cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11
porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3
(resultando 6) y, a continuación, suma 5.

=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar
5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

=(5+2)*3

Orden de Ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores
con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y
otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de
evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > = Comparación

Referencias de celda

Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor
que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la
fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda.
Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que
contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se
cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.

=B15*5

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que
representan a las celdas o rangos.

Funciones

Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o integradas, denominadas funciones. Las funciones
pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las
hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque puede
crearse una fórmula para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan valores, la
función de la hoja de cálculo SUMA calcula varios rangos de celdas.

Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices,
valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar
un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras
funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un
paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de
cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función.
A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará
ayuda.

Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee
introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la
barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga
clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en
Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una
vez completa la fórmula, presione ENTRAR.
Gráficos

Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los
que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o
rangos no contiguos. También puede crear gráficos a partir de tablas dinámicas. Para crear un
grafico, seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea
que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los
contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.

Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico también puede
presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los rótulos de cada nivel. Para
conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico, cambie el rango de celda usado para crear
éste.

Imprimir

Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic
en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y
establezca la configuración en el botón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de
las Página y su orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión.
Proporcione el intervalo de las páginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será impreso todo
el documento, si solamente desea imprimir la página actual, haga clic en el botón Página actual, o
si ha seleccionado un área del documento haga clic en Selección. Si desea también puede
especificar un intervalo de páginas específico en la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de
copias que quiera imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una parte del
documento. Para imprimir rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en
el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar.

Insertar celdas, filas, columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y
se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de
los datos.

Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las
nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En el menú
Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las
celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la
posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por
encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas
inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo
número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas

Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de
la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la
izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la
posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas
que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.

Introducción de datos

Una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y

manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas.
La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de
cálculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de cálculo nueva haga clic en la
opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar.
Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón
Guardar en la barra de herramientas estándar

Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee introducir los datos.
Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para separar las partes de la
fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12
horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De
lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.

Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo
igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual.
Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.

Vistas de diseño
Son las diferentes formas en que podemos visualizar en el área de trabajo, el documento que
estamos editando, estas son:

Monografias.com

Normal muestra el formato del texto y una presentación simplificada del diseño de página. La vista
Normal resulta práctica para la mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos. Para pasar a
la vista Normal, haga clic en Normal en el menú Ver. Como la que se muestra a continuación.

Monografias.com

Vista previa de salto de página pasa la hoja de cálculo activa a vista previa de salto de página, que
es una vista de modificación que muestra la hoja de cálculo tal y como se va a imprimir. En esta
vista, pueden moverse los saltos de página arrastrándolos a la izquierda, a la derecha o hacia
abajo. Microsoft Excel cambia automáticamente la escala de la hoja de cálculo para ajustar las
columnas y las filas a la página.

Conclusión

Excel es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos,
gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las
cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de
producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo
ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel,
la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete,
el uso dePágina 35 de 38Más filtros gráficos: Los filtros del formato de intercambio de gráficos
(.gif) y del formato de intercambio de archivos (.jpg) le ayudan a exportar gráficos en formatos de
gráfico comunes de forma que pueda usarlos en World Wide Web. Utilizar varios idiomas: Puede
escribir, mostrar y modificar texto en todos los idiomas admitidos en cualquier versión de Office
2000. Los idiomas admitidos son: idiomas europeos, japonés, chino, coreano, hebreo y árabe.
Cambiar el idioma de la interfaz: Office 2000 facilita el cambio de idioma de la interfaz de usuario.
Por ejemplo, si su organización desea utilizar la versión en inglés estándar de Office 2000, puede
cambiar fácilmente el idioma de la interfaz y de la Ayuda al idioma que prefiera para trabajar, sin
tener que recurrir al administrador del sistema. Compatibilidad con Unicode: Todos los programas
de Office 2000 admiten Unicode para facilitar la creación de documentos multilingües. Ahora
puede escribir y mostrar texto en cualquiera de los idiomas admitidos en la versión de un solo
idioma de Office. (En Outlook, esto se aplica sólo al correo electrónico y no a los demás elementos
como contactos, convocatorias de reunión, tareas, etc.). Informes de gráfico dinámico: El nuevo
informe de gráfico dinámico lleva la eficacia de los informes de tabla dinámica a los gráficos. Los
informes de gráfico dinámico son interactivos y disponen de botones de campo que pueden
utilizarse para mostrar u ocultar los elementos de un gráfico. Unidades de presentación: Si los
valores del gráfico se componen de números grandes, puede reducir el texto del eje y hacerlo más
legible cambiando la unidad de presentación del eje. Por ejemplo, si los valores del gráfico van de
1.000.000 a 50.000.000, puede mostrar los números como 1 a 50 en el eje y mostrar una etiqueta
que indica que las unidades representan millones. Consultas Web: Puede crear y ejecutar
consultas para recuperar datos disponibles en World Wide Web. Puede seleccionar una página
Web completa o especificar una tabla en una página Web para recuperarla. Excel 2000
proporciona varias muestras de consultas Web que puede ejecutar. Crear documentos para el
Web: Excel 2000 incluye métodos rápidos y fáciles para crear páginas Web utilizando las
herramientas y las características con las que está familiarizado. Ahora puede mover sin ningún
problema datos de Excel como hojas de cálculo y gráficos interactivos a un servidor Web. Si desea
agregar gráficos o texto, o mover los elementos publicados o guardados hacia otro lugar de la
página Web, puede abrir la página Web en otro programa como Microsoft FrontPage 2000 o
Microsoft Access y, a continuación, modificar los datos en la página Web. Utilizar el componente
de lista de tabla dinámica interactiva para páginas Web: Puede publicar un informe de tabla
dinámica en una página Web como una lista de tabla dinámica, siendo ésta un componente que
permite a los usuarios interactuar con los datos en el explorador Web. Los usuarios también
pueden actualizar los datos, cambiar el diseño y seleccionar diferentes elementos para mostrarlos.
Personalizar las páginas Web: Puede cambiar rápidamente el modo en que Microsoft Office 2000
genera y aplica formato a las páginas Web utilizando el cuadro de diálogo Opciones Web (menú
Herramientas, comando Opciones, ficha General, botón Opciones Web). Por ejemplo, puede
personalizar la ubicación donde se almacenan los gráficos y otros archivos auxiliares, y puede
especificar el formato en que se guardan los gráficos para utilizarlos en las páginas Web. Siempre
que sea posible, todos los programas de Office comparten las opciones configuradas. Administrar
los archivos y vínculos: Los programas de Office administran automáticamente los archivos
complementarios como los gráficos. Cuando crea una página Web, todos los archivos auxiliares se
almacenan en una carpeta de archivos con el mismo

Página 36 de 38nombre que el archivo. Cuando guarda el archivo en una nueva ubicación, Office
2000 comprueba los vínculos y repara los que no funcionan. Crear presencia internacional: Si crea
páginas Web para uso internacional, Office 2000 guarda los archivos utilizando la codificación de
texto internacional apropiada de modo que los usuarios de cualquier sistema lingüístico pueden
ver los caracteres correctos. Utilizar gráficos y objetos: Office 2000 facilita el uso de gráficos en las
páginas Web. Los gráficos para las páginas Web se almacenan automáticamente con formato GIF,
JPEG o PNG y también se guardan en VML (lenguaje de marcado de vectores). Incluso después de
guardar el archivo como una página Web, puede modificar los gráficos y objetos cuando abre la
página Web en un programa de Office. Office 2000 genera automáticamente texto alternativo
para los gráficos basados en el nombre de archivo de una imagen. Mantener el formato específico
de Office: Puede utilizar características que no se admiten en el Web, como los colores de línea y
los efectos de caracteres, en todos los archivos de Office. Cuando guarda un archivo como una
página Web, tanto los colores predeterminados como las opciones de formato que no se admiten
en el Web se almacenan junto con el archivo. Al abrir el archivo en el explorador Web, estas
características no aparecerán. No obstante, cuando vuelva a abrir el archivo de Office en el
programa de Office, podrá ver y modificar este formato. Utilice secuencias de comandos en los
documentos Web: Office 2000 proporciona ahora a los programadores la oportunidad de crear
secuencias de comandos y soluciones cliente basadas en formato HTML en cualquier programa de
Office utilizando el Editor de secuencia de comandos de Microsoft. El editor es totalmente
compatible con los exploradores para la depuración, y se pueden utilizar delimitadores de
secuencia en los archivos de Office. Administrar los documentos Web: Puede utilizar la
característica Carpetas Web para administrar los archivos almacenados en un servidor Web y para
publicar datos de Excel en el Web. Puede obtener acceso a Carpetas Web a través del Explorador
de Windows o cualquier programa de Office y, a continuación, utilizar esta característica para
crear carpetas, ver propiedades o arrastrar y colocar archivos en cualquier servidor Web para el
cual tenga permisos. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de
Microsoft Office en el servidor Web. Iniciar una discusión: En el explorador Web o su programa
favorito de Office, puede revisar cualquier tipo de documento de Office en colaboración con otros
usuarios. Puede fijar el panel de discusión en la parte inferior del documento para agregar
comentarios o mantener una conversación sobre el documento, o puede agregar comentarios en
el mismo texto del documento. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de
servidor de Microsoft Office en el servidor Web. Suscribirse a un documento: Consiga que la
colaboración resulte todavía más fácil con las suscripciones Web y las características de
notificación. Office 2000 automatiza el proceso de enviar mensajes de correo electrónico cuando
se actualiza un documento. Puede suscribirse a un documento o a una página Web e indicar el
momento en que le gustaría recibir una notificación de los cambios realizados en el documento.
Puede elegir entre recibir mensajes de correo electrónico o agregar la página al canal de Microsoft
Internet Explorer. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de
Microsoft Office en el servidor Web. Iniciar una reunión en línea: Con Microsoft NetMeeting
puede compartir e intercambiar información en tiempo real con personas que están en lugares
diferentes como si todas estuvieran en la misma habitación. Puede utilizar Internet o la intranet de
la organización para iniciar una reunión en línea desde cualquier programa de Office, o bien puede
trabajar directamente en el programa NetMeeting eligiendo Programas en el menú Inicio de
Windows, eligiendo Internet Explorer y, a continuación, haciendo clic en Microsoft NetMeeting. En
NetMeeting, puede utilizar la Pizarra, enviar mensajes en la ventana

Página 37 de 38Conversación o transferir archivos a otros participantes. También puede utilizar

Microsoft Outlook 2000 para programar reuniones en línea con antelación. Diseñar informes
directamente en las hojas de cálculo: Tras hacer clic en Finalizar en el Asistente para tablas y
gráficos dinámicos, aparecen en la hoja de cálculo áreas de colocación resaltadas en azul y la barra
de herramientas Tabla dinámica muestra una lista de campos de los datos de origen. Puede
diseñar el informe de tabla dinámica directamente en la hoja de cálculo arrastrando los campos
desde la barra de herramientas hasta las áreas de colocación. Informes de gráfico dinámico: El
nuevo informe de gráfico dinámico aporta la eficacia de los informes de tabla dinámica a los
gráficos. Los informes de gráfico dinámico son interactivos y tienen botones de campo que pueden
utilizarse para mostrar u ocultar los elementos de un gráfico. Formatos de sangría: Puede
especificar que un informe de tabla dinámica tenga un formato de sangría, similar a los informes
de bases de datos con formato tradicional, de modo que un informe de tabla dinámica largo o
complejo resulte más fácil de leer. Autoformatos de tabla dinámica: Puede utilizar los
Autoformatos de tabla dinámica para mostrar los informes de tabla dinámica con y sin sangría, y
puede configurar las opciones de impresión de las tablas dinámicas para establecer saltos de
página y repetir los rótulos de fila y de columna de los informes de tabla dinámica que aparecen
con formato de sangría. Mostrar y ocultar los elementos de campos: Los campos de fila y de
columna tienen ahora flechas de lista desplegable. Haga clic en las flechas para mostrar y
seleccionar en una lista de elementos disponibles. La lista ofrece una manera rápida de mostrar y
ocultar los elementos de campos. Selección de datos y formato: Ya no tiene que utilizar la
selección de tabla dinámica cuando aplica formato a un informe de tabla dinámica. El formato que
se aplica utilizando una selección regular de Excel se conserva cuando actualiza o cambia el diseño.
Datos de origen OLAP: Puede crear informes de tabla dinámica a partir de bases de datos OLAP y
crear cubos OLAP a partir de consultas a otras bases de datos. Los cubos y bases de datos OLAP
organizan los datos de los informes de tabla dinámica de modo que la recuperación y la
actualización de datos se realiza con mayor rapidez que cuando utiliza bases de datos
tradicionales. Componente de listas de tabla dinámica interactivas para páginas Web: Puede
publicar un informe de tabla dinámica en una página Web como una lista de tabla dinámica que es
un componente que permite a los usuarios interactuar con los datos en el explorador Web. Los
usuarios también pueden actualizar los datos, cambiar el diseño y seleccionar varios elementos
para mostrarlos. Importación de texto actualizable: Puede incluir en Excel datos de archivos de
texto del mismo modo en que se crean otras consultas de bases de datos. Los formatos y fórmulas
se conservan al abrir el archivo como actualizable. Firma digital de macros: Para aumentar la
seguridad y la confianza del usuario, los programadores pueden firmar las macros de Visual Basic
para Aplicaciones (VBA) con el fin de identificarlas y garantizar que no contienen virus. Microsoft
Office 2000 reconoce las macros firmadas de fuentes de confianza y no muestra ningún mensaje
de advertencia a menos que la macro haya sufrido alguna modificación. Ver el Ayudante fuera del
cuadro: El Ayudante de Office está ahora fuera del cuadro. El Ayudante ocupa menos espacio en
pantalla, pero sigue siendo de gran ayuda. Si no puede responder a una pregunta, puede pedir al
Ayudante que le lleve a la página Web en la que encontrará mas información. También puede
informar a Microsoft de las preguntas sin respuesta, con lo que contribuirá a mejorar las versiones
futuras de Office. Si no le gusta el

Página 38 de 38Ayudante, puede desactivarlo permanentemente y utilizar el índice de la Ayuda o

la tabla de contenido. Compatibilidad con software antivirus: El software antivirus de otros
fabricantes que utiliza la interfaz de programación para digitalizar documentos con el fin de
comprobar si contienen virus puede integrarse en Office 2000. Para aumentar la seguridad y la
confianza del usuario, los programadores pueden firmar las macros de VBA para identificar a las
personas que las crearon y garantizar que las macros no contienen virus. Office 2000 reconoce las
macros firmadas de fuentes de confianza y no muestra ninguna advertencia a menos que la macro
haya sufrido alguna modificación. Microsoft Visual Basic para Aplicaciones 6: Office 2000 incluye la
última versión de Visual Basic para Aplicaciones. Visual Basic 6 incluye Office con características
como formularios de usuario no modales y compatibilidad con controles ActiveX adicionales.
Utilizar secuencias de comandos en los documentos Web: Office 2000 brinda ahora a los
programadores la oportunidad de crear secuencias de comandos y soluciones de cliente basadas
en HTML en cualquier programa de Office utilizando el Editor de secuencias de comandos de
Microsoft. El editor es totalmente compatible con el explorador para la depuración, y los
delimitadores de secuencias de comandos pueden utilizarse en los documentos de Office.
Complementos COM: Todos los programas de Office admiten ahora una arquitectura de
complemento único y el modelo de objeto denominado complementos COM (Modelo de objetos
componentes). La arquitectura de complementos COM permite a los usuarios de software de
desarrollo compatible con COM, como Microsoft Office Developer 2000, Microsoft Visual Basic,
Microsoft Visual C++ y Microsoft Visual J++, crear un programa de complemento único que
funcione con todos los programas de Office. Adiciones al modelo de objeto: Hay adiciones al
modelo de objeto para guardar las hojas de cálculo como páginas Web, mejorar la accesibilidad,
los informes de gráfico dinámico, los orígenes de datos OLE DB y OLAP para los informes de tabla
dinámica, mostrar los rótulos de unidades en los gráficos y mejorar el soporte fonético.

Buscar en documento ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.

Tipos de funciones

• Funciones matemáticas y trigonométricas

• Funciones estadísticas

• Funciones financieras

• Funciones lógicas

• Funciones de texto

• Funciones de fecha y hora

• Funciones de búsqueda y referencia

• Funciones de base de datos

• Funciones de información

Funciones de resumen para análisis de datos

FunciónResumen

Suma La suma de los valores. Esta es la función predeterminada para datos de origen numéricos.

Contar El número de elementos. La función de resumen Contar funciona del mismo modo que la
función de la hoja de cálculo CONTARA. Esta es la función predeterminada para datos no
numéricos.

Promedio El promedio de los valores.

Máx El valor máximo.

Mín El valor mínimo.

Producto El producto de los valores.

Contar núm El número de filas que contienen datos numéricos. La función de resumen Contar
núm funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.

Desvest Una estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos
los datos que van a resumirse.

Desvestp Una estimación de la desviación estándar de una población, donde la población

son todos los datos que van a resumirse.

Var Una estimación de la varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que
van a resumirse.

Varp La varianza de una población, donde la población son todos los datos que van a resumirse.

Funciones lógicas

Pueden utilizarse las funciones lógicas para ver si una condición es cierta o falsa o, para comprobar
varias condiciones. Devuelven dos valores posibles: VERDADERO o FALSO.

La función lógica SI es una de las más importantes de Excel. Mediante esta función podrá dotar de
capacidad de decisión a sus hojas de cálculo.

Sintaxis: =SI( Condición lógica ; Valor si es verdadera ; Valor si es falsa )

FALSO()Devuelve el valor lógico FALSO

NO(Condición1) Devuelve el valor VERDADERO si Condición1 es FALSO

O(Condición1;Condición2) Devuelve el valor VERDADERO si alguna de las condiciones es

VERDADERO

VERDADERO() Devuelve el valor lógico VERDADERO

Y(Condición1;Condición2;...) Devuelve el valor VERDADERO si todas las condiciones son

VERDADERO

Operadores lógicos: son los que se utilizan en condiciones lógicas.

Operador lógico Significado

= Igual

> Mayor que

< Menor que

<> Distinto de
>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

Funciones anidadas: Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se
utiliza una función como un argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor
que el que utilice el argumento. Si una función anidada no devuelve el tipo de valor
correcto, Microsoft Excel presentará el valor de error #¡VALOR! Una fórmula puede
contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Mediante las funciones matemáticas y trigonométricas, pueden ejecutarse cálculos matemáticos

simples y complejos, como el cálculo del valor total de un rango de celdas, el del valor total
de una rango de celdas que cumplan una condición en otro rango o redondear números.

ABS: Calcula el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el mismo número
sin signo. Ejemplo: ABS(-10) = 10

ALEATORIO: Devuelve un número aleatorio comprendido entre cero y uno. Esta función no tiene
argumentos y se utilizar para simular sucesos en los que interviene el azar, ya que devuelve
un número aleatorio. Ejemplo: ALEATORIO()

ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleatorio entre los especificados. Ejemplo:

ALEATORIO.ENTRE(2;20)

COS: Devuelve el coseno de ángulo en radianes. Sintaxis: =COSENO(ángulo en radianes). Ejemplo:

COSENO(PI()) = -1

ENTERO: Devuelve el entero por defecto. Sintaxis: =ENTERO(Número). Ejemplo: ENTERO(1,99) = 1

Y ENTERO(-1,99) = 2

FACT: Calcula el factorial de un número entero y positivo. El factorial de N es igual a N x (N-1) x (N-
2) x ... x 1. Ejemplos: FACT(4) =24. FACT(5)=120

PI: Devuelve el número . Es una función vacía. Ejemplo: PI() =3,14159265.

PRODUCTO: multiplica los números proporcionados como argumentos. Ejemplo:

PRODUCTO(10;100)=1.000

RAIZ: Extrae la raíz cuadrada del número proporcionado. Ejemplo: RAIZ(9)=9

REDONDEAR: Devuelve el primer argumento redondeado un número de decimales especificado.

Sintaxis: REDONDEAR(Número;decimales)

RESIDUO: Devuelve el resto de un número dividido por número divisor. Sintaxis:

RESIDUO(Número;número divisor). Ejemplo: RESIDUO(22;3)=1

SENO: Devuelve el seno de ángulo en radianes. Ejemplo: SENO(PI())=0

SUMA: Suma los números de argumentos. Ejemplo: SUMA(2;20;30)=52

SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
TRUNCAR: Devuelve la parte entera de un número. Sintaxis: TRUNCAR(Número). Ejemplo:
TRUNCAR(3,14159)=3

Funciones de búsqueda y referencia

Si es necesario buscar valores en listas o tablas o si se necesita buscar la referencia de una celda,
pueden utilizarse las funciones de consulta y referencia.

BUSCAR: La función BUSCAR busca un valor en un rango ordenado y devuelve otro valor asociado.
Sintaxis: =BUSCAR(Rango donde se busca;valor deseado;rango asociado)

BUSCARH: Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz.

BUSCARV: Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

COINCIDIR: Devuelve la posición que ocupa un elemento dentro de una lista ordenada. Sintaxis:
COINCIDIR(Valor que se busca;matriz;tipo de coincidencia), donde tipo de coincidencia tiene
tres valores (-1, 0, 1)

INDICE: Devuelve la referencia de la celda especificada por medio de una fila y una columna. Los
valores de fila y columna deben estar ordenados. Sintaxis: INDICE(Matriz donde se busca;fila
deseada;columna deseada)

Funciones de fecha y hora

Mediante las funciones de fecha y hora se pueden analizar los valores de fecha y hora y trabajar
con ellos en las fórmulas.

AHORA: Visualiza la fecha y hora del momento actual. Es una función volátil, y por tanto se
recalcula cada vez que se produce un recálculo en la hoja. Sintaxis: AHORA()

AÑO: Devuelve el año correspondiente. Ejemplo: AÑO(34336)=1994

DIA: Devuelve el día correspondiente. Ejemplo: DIA(34336)=2

FECHA: Devuelve el número serial correspondiente a la fecha especificada. Sintaxis:

FECHA(año;mes;día)

HORA: Devuelve la hora correspondiente en número de serial.

HOY: Visualiza la fecha del día actual en formato dd-mm-aa. Sintaxis: HOY()

MES: Devuelve el mes correspondiente. Ejemplo: MES(34336)=1

Funciones de texto

Mediante las funciones de texto pueden manipularse cadenas de texto en fórmulas.

Concatenación de texto: utilizando el operador & podrá concatenar cadenas de texto y celdas.
Ejemplos: Si A1="Pedro" y A2="Pérez García" A1 & A2 = PedroPérez García
A1 & " " & A2 = Pedro Pérez García

A2 & ", " & A1 = Pérez García, Pedro

TEXTO: La función texto convierte números en cadenas de texto y le aplica el formato

especificado. Sintaxis: =TEXTO(número ; formato). Ejemplo: Si A1=2.500,2
TEXTO(A1;"#.###,00")=2.500,20

LARGO: Devuelve la longitud de una cadena de texto. Sintaxis: =LARGO(referencia). Ejemplo: Si

A1="Pedro" LARGO (A1)=5 LARGO ("Juan")=4

Funciones financieras

Ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor
futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos. Los
argumentos más comunes de las funciones financieras incluyen:

Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos.

Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión.

Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo.

Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de inversión. Por
ejemplo, el valor presente de un préstamo es el importe principal que se toma prestado.

Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión.

Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como al comienzo
o al final de mes.

VA: Devuelve el valor actual de una serie de pagos futuros. Sintaxis: =VA(tasa;nper;pago;vf)

VF: Devuelve el valor futuro de una serie de pagos. Sintaxis: =VF(tasa;nper;pago;va)

TASA: Devuelve el tipo de interés al que se efectúa una operación. Sintaxis:

=TASA(nper;pago;va;vf)

PAGO: Devuelve el importe de un pago amortizativo correspondiente a una operación basada en

pagos periódicos de cuantía constante. Sintaxis: PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

NPER: Devuelve el número de períodos necesarios para amortizar una deuda conocidos su
importe, pago periódico, tipo anual y pagos anuales. Sintaxis: =NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

PAGOINT: Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en
pagos periódicos constantes y en tasa de interés constante. Sintaxis:
=PAGOINT(tasa;período;nper;va;vf;tipo)

PAGOPRIN: Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado
basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante. Sintaxis:
=PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;vf;tipo)

Funciones estadísticas
MAX: Devuelve el mayor número que contiene el argumento. Sintaxis: =MAX(rango)

MIN: Proporciona el número menor que contiene el argumento Sintaxis: =MIN(rango)

CONTAR: Devuelve el número de celdas cuyo contenido es un número en el rango que se

introduce como argumento de la función. Sintaxis: =CONTAR(rango)

CONTARA: Devuelve el número total de celdas que contienen cualquier tipo de dato (numérico,
texto, lógico, error). Sintaxis: =CONTARA(rango)

PROMEDIO: Devuelve la media aritmética de los valores incluidos en los argumentos. Sintaxis:
=PROMEDIO(rango). Ejemplo: PROMEDIO(1,2,3,4)=2,5

MEDIANA: Devuelve la mediana de un rango. La mediana es una medida de posición o promedio

que se define como el valor central de una distribución ordenada. En el caso de que la
distribución tenga un número par de valores la mediana es la media aritmética de los dos
centrales. Sintaxis: =MEDIANA(rango). Ejemplos: Si a1:A6 contiene 1,3,5,7,9
MEDIANA(A1:A6)=5 y si A1:A7 contiene 1,3,5,7,9,11 MEDIANA(A1:A7)=6 (el promedio de
los dos números centrales)

FRECUENCIA: La función Frecuencia agrupa datos en rangos o intervalos. Es una función muy útil a
la hora de desarrollar las medidas descriptivas de un grupo de datos. Hay que tener en
cuenta que es una función matricial y por tanto devuelve varios valores simultáneamente,
por lo al ejecutar la función pulsaremos CTRL + MAYUSC + ENTER. Sintaxis:
=FRECUENCIA(datos ; grupos)

Guardar un grupo de libros en un espacio de trabajo personalizado

Puede abrir un grupo de libros en un único paso creando un archivo de área de trabajo. En este
archivo se guarda información acerca de todos los libros abiertos, como ubicaciones,
tamaño de las ventanas y posiciones en la pantalla. Cuando se abre un archivo de área de
trabajo mediante el comando Abrir (menú Archivo), Microsoft Excel abrirá todos los libros
guardados en el área de trabajo. El archivo de área de trabajo no contiene los libros
propiamente dichos y deberá continuar guardando los cambios que haga en los libros
individuales.

• Abra los libros que desee abrir como grupo.

• Ajuste el tamaño y la posición de las ventanas de los libros como desee que aparezcan la
siguiente vez que se utilicen.

• En el menú Archivo, elija Guardar área de trabajo.

• En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de área de trabajo.

Buscar objetivo

En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que
determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo. Al realizar una búsqueda
 de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de determinada celda hasta que la fórmula
dependiente de dicha celda da el resultado que se desea obtener.

Buscar un resultado específico de una celda ajustando el valor de otra celda

• En el menú Herramientas, haga clic en Buscar objetivo.

• En el cuadro Definir celda, introduzca la referencia de la celda que contenga la fórmula que
desee resolver.

• En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee.

• En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que contenga el valor
que desee ajustar.

Escenario

El escenario es un conjunto de valores que se utilizan para prever el resultado del modelo de una
hoja de cálculo. Podrá crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y,
a continuación, cambiar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados. Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no conoce
con exactitud sus ingresos. En ese caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos
y, seguidamente, cambiar entre los escenarios para realizar un análisis Y si.

Crear un escenario

• En el menú Herramientas, elija Escenarios.

• Haga clic en Agregar.

• En el cuadro Nombre de escenario, introduzca un nombre para el escenario.

• En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.

• En Proteger, seleccione las opciones que desee.

• Haga clic en Aceptar.

• En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las
celdas cambiantes.

• Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.

Para crear escenarios adicionales, haga clic en Agregar y, a continuación, repita los pasos del 3 al 7.
Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de
diálogo Administrador de escenarios.

Usar una lista como base de datos

En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se
ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales,
 Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los
siguientes elementos de la lista para organizar los datos.

- Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.

- Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos.

- Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo

Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la gestión y el análisis de los datos de una
lista. Para aprovechar estas características, introduzca los datos en la lista según las
siguientes instrucciones.

Tamaño y ubicación de la lista

Evite que haya más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de gestión de
listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

Deje en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de
cálculo. Microsoft Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se
haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.

Evite la colocación de filas y columnas en blanco para que Microsoft Excel pueda detectar y
seleccionar con mayor facilidad la lista.

Evite la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podrían
ocultarse cuando se filtre la lista.

Rótulos de columna

Cree rótulos de columna en la primera fila de la lista. Microsoft Excel utiliza los rótulos para
generar informes, así como para buscar y organizar los datos.

En los rótulos de columna, utilice una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o
un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la
lista.

Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilice bordes de celda, no utilice filas en blanco ni
guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.

Contenido de filas y columnas

Diseñe la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.

No inserte espacios adicionales al comienzo de una celda ya que afectarán a las clasificaciones y a
las búsquedas.

No utilice una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera fila de datos.

Ordenar una lista

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores de la lista,
ordenándolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganizará las filas, las columnas o las celdas
individuales utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden
ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o
bien, pueden ordenarse basándose en el contenido de una o más columnas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel ordenará las listas alfabéticamente. Si es necesario
ordenar meses y semanas según el calendario en lugar de ordenarlos alfabéticamente,
utilice un orden personalizado. También pueden reorganizarse las listas en un orden
específico mediante la creación de órdenes personalizados. Por ejemplo, si hay una lista que
contiene las entradas "Bajo", "Medio" y "Alto" en una columna, puede crearse un orden que
disponga en primer lugar, las filas que contengan "Bajo"; a continuación, las filas que
contengan "Medio" y, por último, las filas que contengan "Alto".

OTRAS NOVEDADES DE EXCEL 2000

La Galería de imágenes: Cuando utiliza la Galería de imágenes, puede organizar las imágenes en
categorías personalizadas, asignar contraseñas a las imágenes, arrastrar imágenes hacia los
documentos de Office y dejar abierta la Galería de imágenes en una ventana más pequeña
mientras trabaja en los documentos. La Galería de imágenes también puede almacenar
sonidos y películas. Si utiliza con frecuencia una imagen, un sonido o una película, puede
agregarlos a la Galería de imágenes para obtener fácil acceso a ellos.

Más filtros gráficos: Los filtros del formato de intercambio de gráficos (.gif) y del formato de
intercambio de archivos (.jpg) le ayudan a exportar gráficos en formatos de gráfico comunes
de forma que pueda usarlos en World Wide Web.

Utilizar varios idiomas: Puede escribir, mostrar y modificar texto en todos los idiomas admitidos
en cualquier versión de Office 2000. Los idiomas admitidos son: idiomas europeos, japonés,
chino, coreano, hebreo y árabe.

Cambiar el idioma de la interfaz: Office 2000 facilita el cambio de idioma de la interfaz de usuario.
Por ejemplo, si su organización desea utilizar la versión en inglés estándar de Office 2000,
puede cambiar fácilmente el idioma de la interfaz y de la Ayuda al idioma que prefiera para
trabajar, sin tener que recurrir al administrador del sistema.

Compatibilidad con Unicode: Todos los programas de Office 2000 admiten Unicode para facilitar
la creación de documentos multilingües. Ahora puede escribir y mostrar texto en cualquiera
 de los idiomas admitidos en la versión de un solo idioma de Office. (En Outlook, esto se
aplica sólo al correo electrónico y no a los demás elementos como contactos, convocatorias
de reunión, tareas, etc.).

Informes de gráfico dinámico: El nuevo informe de gráfico dinámico lleva la eficacia de los
informes de tabla dinámica a los gráficos. Los informes de gráfico dinámico son interactivos
y disponen de botones de campo que pueden utilizarse para mostrar u ocultar los
elementos de un gráfico.

Unidades de presentación: Si los valores del gráfico se componen de números grandes, puede
reducir el texto del eje y hacerlo más legible cambiando la unidad de presentación del eje.
Por ejemplo, si los valores del gráfico van de 1.000.000 a 50.000.000, puede mostrar los
números como 1 a 50 en el eje y mostrar una etiqueta que indica que las unidades
representan millones.

Consultas Web: Puede crear y ejecutar consultas para recuperar datos disponibles en World Wide
Web. Puede seleccionar una página Web completa o especificar una tabla en una página
Web para recuperarla. Excel 2000 proporciona varias muestras de consultas Web que puede
ejecutar.

Crear documentos para el Web: Excel 2000 incluye métodos rápidos y fáciles para crear páginas
Web utilizando las herramientas y las características con las que está familiarizado. Ahora
puede mover sin ningún problema datos de Excel como hojas de cálculo y gráficos
interactivos a un servidor Web. Si desea agregar gráficos o texto, o mover los elementos
publicados o guardados hacia otro lugar de la página Web, puede abrir la página Web en
otro programa como Microsoft FrontPage 2000 o Microsoft Access y, a continuación,
modificar los datos en la página Web.

Utilizar el componente de lista de tabla dinámica interactiva para páginas Web: Puede publicar un
informe de tabla dinámica en una página Web como una lista de tabla dinámica, siendo ésta
un componente que permite a los usuarios interactuar con los datos en el explorador Web.
Los usuarios también pueden actualizar los datos, cambiar el diseño y seleccionar diferentes
elementos para mostrarlos.

Personalizar las páginas Web: Puede cambiar rápidamente el modo en que Microsoft Office 2000
genera y aplica formato a las páginas Web utilizando el cuadro de diálogo Opciones Web
(menú Herramientas, comando Opciones, ficha General, botón Opciones Web). Por
ejemplo, puede personalizar la ubicación donde se almacenan los gráficos y otros archivos
 auxiliares, y puede especificar el formato en que se guardan los gráficos para utilizarlos en
las páginas Web. Siempre que sea posible, todos los programas de Office comparten las
opciones configuradas.

Administrar los archivos y vínculos: Los programas de Office administran automáticamente los
archivos complementarios como los gráficos. Cuando crea una página Web, todos los
archivos auxiliares se almacenan en una carpeta de archivos con el mismo nombre que el
archivo. Cuando guarda el archivo en una nueva ubicación, Office 2000 comprueba los
vínculos y repara los que no funcionan.

Crear presencia internacional: Si crea páginas Web para uso internacional, Office 2000 guarda los
archivos utilizando la codificación de texto internacional apropiada de modo que los
usuarios de cualquier sistema lingüístico pueden ver los caracteres correctos.

Utilizar gráficos y objetos: Office 2000 facilita el uso de gráficos en las páginas Web. Los gráficos
para las páginas Web se almacenan automáticamente con formato GIF, JPEG o PNG y
también se guardan en VML (lenguaje de marcado de vectores). Incluso después de guardar
el archivo como una página Web, puede modificar los gráficos y objetos cuando abre la
página Web en un programa de Office. Office 2000 genera automáticamente texto
alternativo para los gráficos basados en el nombre de archivo de una imagen.

Mantener el formato específico de Office: Puede utilizar características que no se admiten en el

Web, como los colores de línea y los efectos de caracteres, en todos los archivos de Office.
Cuando guarda un archivo como una página Web, tanto los colores predeterminados como
las opciones de formato que no se admiten en el Web se almacenan junto con el archivo. Al
abrir el archivo en el explorador Web, estas características no aparecerán. No obstante,
cuando vuelva a abrir el archivo de Office en el programa de Office, podrá ver y modificar
este formato.

Utilice secuencias de comandos en los documentos Web: Office 2000 proporciona ahora a los
programadores la oportunidad de crear secuencias de comandos y soluciones cliente
basadas en formato HTML en cualquier programa de Office utilizando el Editor de secuencia
de comandos de Microsoft. El editor es totalmente compatible con los exploradores para la
depuración, y se pueden utilizar delimitadores de secuencia en los archivos de Office.

Administrar los documentos Web: Puede utilizar la característica Carpetas Web para administrar
los archivos almacenados en un servidor Web y para publicar datos de Excel en el Web.
Puede obtener acceso a Carpetas Web a través del Explorador de Windows o cualquier
 programa de Office y, a continuación, utilizar esta característica para crear carpetas, ver
propiedades o arrastrar y colocar archivos en cualquier servidor Web para el cual tenga
permisos. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de Microsoft
Office en el servidor Web.

Iniciar una discusión: En el explorador Web o su programa favorito de Office, puede revisar
cualquier tipo de documento de Office en colaboración con otros usuarios. Puede fijar el
panel de discusión en la parte inferior del documento para agregar comentarios o mantener
una conversación sobre el documento, o puede agregar comentarios en el mismo texto del
documento. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de
Microsoft Office en el servidor Web.

Suscribirse a un documento: Consiga que la colaboración resulte todavía más fácil con las
suscripciones Web y las características de notificación. Office 2000 automatiza el proceso de
enviar mensajes de correo electrónico cuando se actualiza un documento. Puede suscribirse
a un documento o a una página Web e indicar el momento en que le gustaría recibir una
notificación de los cambios realizados en el documento. Puede elegir entre recibir mensajes
de correo electrónico o agregar la página al canal de Microsoft Internet Explorer. Esta
característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de Microsoft Office en el
servidor Web.

Iniciar una reunión en línea: Con Microsoft NetMeeting puede compartir e intercambiar
información en tiempo real con personas que están en lugares diferentes como si todas
estuvieran en la misma habitación. Puede utilizar Internet o la intranet de la organización
para iniciar una reunión en línea desde cualquier programa de Office, o bien puede trabajar
directamente en el programa NetMeeting eligiendo Programas en el menú Inicio de
Windows, eligiendo Internet Explorer y, a continuación, haciendo clic en Microsoft
NetMeeting. En NetMeeting, puede utilizar la Pizarra, enviar mensajes en la ventana
Conversación o transferir archivos a otros participantes. También puede utilizar Microsoft
Outlook 2000 para programar reuniones en línea con antelación.

Diseñar informes directamente en las hojas de cálculo: Tras hacer clic en Finalizar en el Asistente
para tablas y gráficos dinámicos, aparecen en la hoja de cálculo áreas de colocación
resaltadas en azul y la barra de herramientas Tabla dinámica muestra una lista de campos
de los datos de origen. Puede diseñar el informe de tabla dinámica directamente en la hoja
de cálculo arrastrando los campos desde la barra de herramientas hasta las áreas de
colocación.
Informes de gráfico dinámico: El nuevo informe de gráfico dinámico aporta la eficacia de los
informes de tabla dinámica a los gráficos. Los informes de gráfico dinámico son interactivos
y tienen botones de campo que pueden utilizarse para mostrar u ocultar los elementos de
un gráfico.

Formatos de sangría: Puede especificar que un informe de tabla dinámica tenga un formato de
sangría, similar a los informes de bases de datos con formato tradicional, de modo que un
informe de tabla dinámica largo o complejo resulte más fácil de leer.

Autoformatos de tabla dinámica: Puede utilizar los Autoformatos de tabla dinámica para mostrar
los informes de tabla dinámica con y sin sangría, y puede configurar las opciones de
impresión de las tablas dinámicas para establecer saltos de página y repetir los rótulos de
fila y de columna de los informes de tabla dinámica que aparecen con formato de sangría.

Mostrar y ocultar los elementos de campos: Los campos de fila y de columna tienen ahora flechas
de lista desplegable. Haga clic en las flechas para mostrar y seleccionar en una lista de
elementos disponibles. La lista ofrece una manera rápida de mostrar y ocultar los elementos
de campos.

Selección de datos y formato: Ya no tiene que utilizar la selección de tabla dinámica cuando aplica
formato a un informe de tabla dinámica. El formato que se aplica utilizando una selección
regular de Excel se conserva cuando actualiza o cambia el diseño.

Datos de origen OLAP: Puede crear informes de tabla dinámica a partir de bases de datos OLAP y
crear cubos OLAP a partir de consultas a otras bases de datos. Los cubos y bases de datos
OLAP organizan los datos de los informes de tabla dinámica de modo que la recuperación y
la actualización de datos se realiza con mayor rapidez que cuando utiliza bases de datos
tradicionales.

Componente de listas de tabla dinámica interactivas para páginas Web: Puede publicar un
informe de tabla dinámica en una página Web como una lista de tabla dinámica que es un
componente que permite a los usuarios interactuar con los datos en el explorador Web. Los
usuarios también pueden actualizar los datos, cambiar el diseño y seleccionar varios
elementos para mostrarlos.
Importación de texto actualizable: Puede incluir en Excel datos de archivos de texto del mismo
modo en que se crean otras consultas de bases de datos. Los formatos y fórmulas se
conservan al abrir el archivo como actualizable.

Firma digital de macros: Para aumentar la seguridad y la confianza del usuario, los programadores
pueden firmar las macros de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) con el fin de identificarlas
y garantizar que no contienen virus. Microsoft Office 2000 reconoce las macros firmadas de
fuentes de confianza y no muestra ningún mensaje de advertencia a menos que la macro
haya sufrido alguna modificación.

Ver el Ayudante fuera del cuadro: El Ayudante de Office está ahora fuera del cuadro. El Ayudante
ocupa menos espacio en pantalla, pero sigue siendo de gran ayuda. Si no puede responder a
una pregunta, puede pedir al Ayudante que le lleve a la página Web en la que encontrará
mas información. También puede informar a Microsoft de las preguntas sin respuesta, con
lo que contribuirá a mejorar las versiones futuras de Office. Si no le gusta el Ayudante,
puede desactivarlo permanentemente y utilizar el índice de la Ayuda o la tabla de
contenido.

Compatibilidad con software antivirus: El software antivirus de otros fabricantes que utiliza la
interfaz de programación para digitalizar documentos con el fin de comprobar si contienen
virus puede integrarse en Office 2000. Para aumentar la seguridad y la confianza del
usuario, los programadores pueden firmar las macros de VBA para identificar a las personas
que las crearon y garantizar que las macros no contienen virus. Office 2000 reconoce las
macros firmadas de fuentes de confianza y no muestra ninguna advertencia a menos que la
macro haya sufrido alguna modificación.

Microsoft Visual Basic para Aplicaciones 6: Office 2000 incluye la última versión de Visual Basic
para Aplicaciones. Visual Basic 6 incluye Office con características como formularios de
usuario no modales y compatibilidad con controles ActiveX adicionales.

Utilizar secuencias de comandos en los documentos Web: Office 2000 brinda ahora a los
programadores la oportunidad de crear secuencias de comandos y soluciones de cliente
basadas en HTML en cualquier programa de Office utilizando el Editor de secuencias de
comandos de Microsoft. El editor es totalmente compatible con el explorador para la
depuración, y los delimitadores de secuencias de comandos pueden utilizarse en los
documentos de Office.
Complementos COM: Todos los programas de Office admiten ahora una arquitectura de
complemento único y el modelo de objeto denominado complementos COM (Modelo de
objetos componentes). La arquitectura de complementos COM permite a los usuarios de
software de desarrollo compatible con COM, como Microsoft Office Developer 2000,
Microsoft Visual Basic, Microsoft Visual C++ y Microsoft Visual J++, crear un programa de
complemento único que funcione con todos los programas de Office.

Adiciones al modelo de objeto: Hay adiciones al modelo de objeto para guardar las hojas de
cálculo como páginas Web, mejorar la accesibilidad, los informes de gráfico dinámico, los
orígenes de datos OLE DB y OLAP para los informes de tabla dinámica, mostrar los rótulos
de unidades en los gráficos y mejorar el soporte fonético.