Contenido

Introducción ............................................................................................................................................................3
Tecnología para los negocios ..............................................................................................................................4
¿Qué es y por qué un ERP? ................................................................................................................................6
¿ERP en la Pyme? ............................................................................................................................................. 10
Funcionamiento de un ERP para Pymes ............................................................................................................ 13
Infraestructura para un ERP en la Pyme............................................................................................................ 18
Selección del ERP ............................................................................................................................................... 26
La búsqueda................................................................................................................................................... 26
Análisis interno .............................................................................................................................................. 26
Conociendo proveedores .............................................................................................................................. 27
Análisis en profundidad ................................................................................................................................. 28
Más allá del producto .................................................................................................................................... 28
Implementación de un ERP en la Pyme ............................................................................................................. 29
Fases de Implementación .............................................................................................................................. 30
Elementos clave en la implementación de un ERP ....................................................................................... 36
Costos de Implementación de un ERP en la Pyme ............................................................................................ 39
Presupuesto ................................................................................................................................................... 39
Servicios y Hardware ..................................................................................................................................... 40
Licencias y Mantenimiento ............................................................................................................................ 40
Costos indirectos. .......................................................................................................................................... 41
Retorno de la inversión. .................................................................................................................................... 41
¿Cuál es el final de la historia? .............................................................................................................................. 45
Introducción

Hace tiempo, cuando comencé en el mundo del software conocí a muchas personas en
distintas empresas de México. Recuerdo una empresa en especial, porque así lo era: era
especial. El primer día que arribé a esa empresa, fue por una sesión para conocer los
requerimientos que ese negocio necesitaba cubrir. Era mi primera sesión como consultor de
software para empresas, estaba un poco nervioso he de confesar. La reunión, se realizaba
en un cuarto pequeño, con una mesa que alcanzaba para unas 5 personas. En esa reunión,
estaba el director general, un tipo con mucha energía, muy apasionado por su negocio.
También estaba la gerente de compras, una persona exigente y muy amable; a su izquierda
estaba el gerente de ventas, un hombre blanco con una personalidad fuerte, de esos
vendedores que no te dejan hasta que compres.

Comencé por conocer mejor a las personas y entender que los había llevado a solicitar una
sesión de un producto como un ERP. El director general comenzó contándome como había
iniciado la empresa apenas unos 5 meses atrás. Quedé muy sorprendido, ¡tan solo 5 meses
y la empresa estaba solicitando un ERP! Y es que amigo lector, en la industria del ERP, es
raro encontrar negocios que comiencen a utilizar un ERP a tan temprana edad, por lo regular
contratan servicios o paquetes contables y si sobra dinero se adquiere un ERP; pero esta
empresa lo estaba planteando diferente y eso me encantó. Conforme la charla avanzaba
acompañada de una taza bien caliente de café chiapaneco, de aroma sencillamente
irresistible, noté que este director y su equipo habían estudiado a profundidad muchos
productos y que estaban empapados del tema. La venta prácticamente estaba cerrada.

Y así fue, la venta fue cerrada. Lamentablemente el proyecto fue un fracaso. Al poco tiempo
de llevarse a cabo la implementación, surgieron muchas complicaciones y terminó en una
cancelación del proyecto. Esto me dejó una serie de aprendizajes que nunca olvidaré y, son
la razón para que escriba este pequeño libro. Te invito a que adentres en esta lectura para
compartirte estos aprendizajes.

¡Espero que disfrutes la lectura!

Tadeo Castillo
Tecnología para los negocios

El progreso que ha mostrado la humanidad para crear avances tecnológicos ha sido muy
grande en el último siglo. Se dice que la ciencia ha avanzado más en los últimos 100 años
que en todo el milenio anterior. Ejemplo de que esto ocurre cuando:

 Se han curado enfermedades como la viruela, el sarampión, la polio, el cáncer, que

antes cobraban vidas al por mayor. Se han creado nuevos tratamientos y nuevos
dispositivos capaces de detectar la más mínima señal de enfermedad.
 Se han creado dispositivos capaces de generar nuevos productos en cuestión de
minutos y que ya están revolucionando la manufactura. Ejemplo de esto son las
impresoras 3D, capaces de producir piezas industriales o partes de órganos
artificiales.
 La humanidad fue testigo del viaje espacial y con ello una serie de mejoras como el
horno de microondas, el rayo láser, la creación de mejores sistemas operativos,
nuevos materiales como los polímeros, la telefonía celular, robots autónomos para
limpiar la casa o entregarte pizza caliente en menos de 30 minutos.
Con todos estos avances, pareciera que todas las innovaciones que se anuncian en
televisión están lejos de las pequeñas y medianas empresas (Pymes). Nada más alejado de
la realidad. Gracias a la disminución de costos, a una disrupción en la innovación e internet
han surgido nuevas tecnologías para las pymes con muy buena relación de costo – beneficio
que hacen la vida más cómoda para los empresarios y permiten incrementar la productividad
del negocio de manera interesante.

Justo en este nicho de mercado, donde las empresas necesitan de ventajas competitivas
para destacar, sobrevivir y progresar surgen soluciones como son:

 La computación en la nube
 Los sistemas ERP
 Los sistemas CRM
 Los servicios administrados
 Las aplicaciones móviles y el cobro móvil
 El comercio electrónico y los bots sociales

Todas estas nuevas tecnologías permiten controlar y visualizar el negocio desde cualquier
lugar; incrementar las ventas, mejorar la atención al cliente y hacer más eficiente la cadena
de entrega de productos para el cliente, pero, ¿Qué factores provocan que muchas
empresas fracasen en el uso o implantación de un ERP? Vamos a explorar.
¿Qué es y por qué un ERP?

Antes de ir al porque del fracaso es importante saber ¿qué es un ERP? y ¿por qué utilizarlo?.
Un ERP es un programa de computadora, esa sería la definición más simple. Su creación se
remonta a más de 40 años atrás. Con el tiempo ha sido adoptado como un elemento del
trabajo de oficina en cientos de miles de pequeñas, medianas y grandes empresas. El
programa ha ido evolucionando como lo muestra el siguiente gráfico:

Como vemos, su evolución ha estado ligada al incremento en el poder de procesamiento de

una computadora, la disminución de costos, el surgimiento de internet y los dispositivos
móviles. Cabe mencionar que la adquisición de esta tecnología en primera instancia era sólo
por grandes corporaciones como bancos, entidades gubernamentales y grandes empresas
transnacionales. Fue hasta finales de la década de los 90 cuando comenzaron a surgir
versiones para pequeñas y medianas empresas. Ya después en la primera década del nuevo
milenio estas soluciones comenzaron a tomar mayor fuerza.
Como verás, todo el cambio evolutivo mostrado ha sido tecnológico, sin que la esencia del
ERP haya sido modificada. Y es que el ERP fue creado con dos objetivos en mente:

 La completa integración de los datos de la cadena operativa del negocio

 La completa integración de las mejores prácticas de negocio

Estos dos puntos significan que el programa de cómputo llega para unificar la información de
una empresa y darle un flujo a la misma que incremente la productividad de una empresa.
Pongamos un ejemplo:

Supongamos que Empresa Ficticia S.A de C.V tiene un departamento de

marketing, uno de ventas y uno de operaciones. Cada departamento tiene
empleados y jefes de área.

La persona encargada de marketing registra cómo una persona/empresa llegó

a nosotros y los datos de contacto. Con suerte y esfuerzo, esta información
pasa al área de ventas y se utiliza para levantar pedidos. Con la información de
ventas, se levantan las órdenes y se realizan los envíos de los productos.
Suena fácil ¿verdad? Si atiende un cliente es muy sencillo. ¿Qué pasaría si
multiplica la atención por 10, 1000 o 10000? La dificultad para darle
seguimiento se vuelve complejo, absorbe demasiado tiempo y genera
inconsistencia en los datos.

Al final de mes, el departamento de

marketing tendrá unos números, el
departamento de ventas tendrá otros
y el departamento de operaciones
tendrá otros. Con esto las empresas
comienzan a sufrir de pérdidas por
extravió de materiales, ordenes no
entregadas o entregadas con demora
y un pésimo servicio al cliente.
Veamos ahora el mismo escenario con un ERP participando: La persona de
marketing entra a este programa de cómputo, registra toda la información, no
importando si son diez, cien, mil o cien mil prospectos de venta. Cuando el
prospecto está listo para comprar, todo el histórico de datos es entregado al
personal de ventas. Con toda la información, el personal de ventas reconoce
las necesidades del cliente y genera un nivel de atención alto. Cuando el área
de ventas finaliza con las gestiones correspondientes, se entregan todos los
datos capturados por el área de ventas al área de operaciones. Así el área de
operaciones con todo el histórico de marketing y ventas, se encarga de revisar
los pedidos vendidos y preparar la orden de servicio, la orden de producción o
la solicitud de productos.

Siguiendo con este ritmo, operaciones entrega los datos para que otras áreas
hagan análisis de información como: la cantidad de material utilizado o
comprado, los costos de envío o fabricación ó cualquier otro dato que llegará
para un análisis estratégico y operacional de la empresa. La importancia de
cruzar información se vuelve un aliado estratégico del negocio haciendo que
todo funcione como engranes. “
Como habrás notado, se ha presentado un escenario ideal. Donde la información pasa de
mano en mano de forma transparente y sin complicaciones, esto se debe a que las casas
creadoras de software han colectado prácticas de negocio que han demostrado su valía en
diferentes entornos de negocio y las han convertido en código que una computadora ejecuta.

Buenas prácticas de negocio existen muchas y cada software ERP las plantea de alguna
forma. Por ejemplo, una buena práctica de negocio es el manejo del crédito para nuestros
clientes.

Cada ERP ha diseñado pantallas que lucen según el diseño de su producto. Lo que todos
harán igual es en el manejo de reglas que analizan la deuda que un cliente tiene con
nosotros. Así el algoritmo o la rutina que analiza esto tomarán en cuenta la cantidad de
dinero en deuda, los días de atraso o una combinación. Para realizar esto, se toman datos de
las órdenes de servicio, órdenes de venta, facturas pendientes, pagos y demás datos de un
cliente, para que al final el ERP le muestre al usuario que no debería permitir la salida de
más mercancía o servicios. Algunos otros ejemplos son: control de recepciones de
mercancía, manejo de lotes de productos, autorizaciones de operaciones, entre otras más.
¿ERP en la Pyme?
Si bien al principio, los ERP surgieron para cubrir las necesidades de las grandes
corporaciones, con el paso del tiempo se ha observado una penetración cada vez mayor en
la pequeña y mediana empresa. Gracias a la disminución de recursos tecnológicos que
necesita un ERP (infraestructura), la reducción del costo del software y la carencia en la
dependencia de dispositivos para su uso, han hecho que prácticamente cualquier compañía
pueda utilizar uno. Esto no significa que sea barato pero al menos es alcanzable para
muchas empresas.

El ERP cada vez más cerca de cualquier Pyme

Hace varios años, pensar en utilizar un ERP era una tarea que implicaba una inversión de no
menos de ¡un millón de dólares! Cabe mencionar que el promedio de las primeras
implementaciones eran de varias decenas de millones de dólares o incluso cientos. Con el
paso del tiempo y con la revolución tecnológica que causó internet estos precios han ido
disminuyendo a tal grado que encuentras software por unos cuantos dólares, pero, ¿Cómo
medir el impacto de un ERP en la Pyme?
A través de los años, muchas empresas y académicos especialistas en el tema han buscado
muchas formas de medir el impacto que tiene un sistema ERP. Algunos factores que han
complicado la medición del impacto son:

 Muchas veces las mismas empresas que implementaron un ERP no comparten esta
información haciendo la tarea aún más difícil.
 La baja integración del ERP con otras tecnologías de información y de comunicación
disponibles hacen difícil la medición del impacto real
 La sub-utilización del sistema como conjunto. Muchas empresas compraron un
sistema con muchos módulos y apenas utilizan un pequeño porcentaje.
 El uso de otros productos. En más de una ocasión la empresa sigue utilizando algún
otro sistema que complica la fiabilidad del resultado analizado.

Poca integración del ERP con otras tecnologías frena el beneficio en la Pyme

A pesar de todas estas complicaciones, se ha demostrado que:

 Aproximadamente el 91% de las empresas afirma que la implementación de un

sistema ERP permite administrar la información de manera más eficiente y eficaz,
según lo esperado.
 Un 82 % de las empresas han sido impactas cambiando su estructura organizacional.
A pesar de que áreas como la contabilidad y contabilidad de costos no están
integradas adecuadamente.
 Conforme más pasa el tiempo y la empresa se siente más cómoda utilizando el
software mejores resultados se generan. Esta relación tiempo-uso muestra que la
implementación de un ERP es un proceso que permite obtener resultados a mediano y
largo plazo.
 Acceso a información confiable, precisa y oportuna.
 Optimización de los procesos de la organización
 La posibilidad de compartir información entre todas las áreas de la organización
 Procesos de auditoría ágiles en términos de acceso a los datos
 Capacidad de integrar diversas áreas de la organización para un mayor control sobre
ellas, actividad facilitada por la existencia de una base de datos centralizada, íntegra y
actualizada.

La integración de datos es una de las principales ventajas de un ERP

Funcionamiento de un ERP para Pymes
Las empresas son entes con vida propia. Tienen cientos de interacciones con clientes,
empleados y proveedores. Controlar todas esas interacciones puede ser labor que consuma
mucho de nuestro tiempo. Como ya hemos leído, llevar un mejor control o no llevarlo, puede
ser la diferencia entre una empresa sana, que crece de manera organizada y le da más
satisfacciones que pesares a sus dueños. Este control del que hablo puede ser llevado de
manera manual, hasta cierto punto y, seguramente lo haces muy bien; sin embargo ¿no te
sientes agotado después de hacerlo? ¿No te gustaría tener más tiempo para tu familia o tus
pasatiempos? ¿No han surgido errores al conciliar información? Aquí es donde un ERP hace
la diferencia.

Un ERP es un conjunto de módulos que se interconectan entre sí

Un sistema ERP (Software de gestión integrada) por lo regular ofrece los siguientes
módulos: Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Administración de bancos,
Órdenes de Venta, Órdenes de Compra, Manufactura y Proyectos. Dependiendo el giro
comercial de su empresa, los objetivos de negocio y las necesidades de reportes, se
configuran más o menos módulos.
Como habrás notado, el software está diseñado por módulos enfocados a alguna área de la
empresa. Es decir, el enfoque de un ERP está dado por el giro comercial y de actividad a
registrar. Al momento ya hemos revisado los módulos base, pero ¿cómo es que se
comunican entre sí los módulos? ¿Cómo una pyme lo utiliza? Todos los ERP cuentan con las
funcionalidades base que las empresas necesitan y que hemos explicado. Los sistemas ERP
son como pequeñas tuberías que se interconectan. La conexión final: Contabilidad. Vamos a
revisar varios módulos básicos.

Órdenes de compra: Este módulo te sirve para controlar y conocer las solicitudes de
comprar que hayas hecho a tus proveedores. Es decir, en este módulo registras los
pedidos de mercancía o materia prima que necesitas para cubrir las demandas de tus
clientes. Las mejores prácticas de un ERP permite controlar los precios pactados con un
proveedor, verificar que la cantidad ordenada corresponda con la cantidad que se
ingresa, registrar los costos de importación (si aplican), registrar si esta compra está
ligada a una venta, orden de servicio o proyecto.

Órdenes de Venta: La función de esta sección es vigilar la cantidad de pedidos que

tienes con tus clientes, la programación de envíos, la entrega de servicios y/o el registro
de cotizaciones. Cada ERP puede tener más o menos funcionalidades. El objetivo es
integrar toda la información proveniente de áreas como marketing y ventas para
integrarlas con el área de operaciones.

Inventario: Prácticamente cada ERP cuenta

con el registro de almacenes, artículos de
inventario y artículos de servicio. El objetivo
de este módulo, también consiste en registrar
los costos que se hayan registrado para los
productos, los niveles de disponibilidad y de
re-surtimiento. Cada ERP maneja algoritmos
o secuencias de conteo y costeo, debes
preguntar como el producto gestiona el
inventario, como calcula los costos del
producto y como se realiza la recepción o
salida de la mercancía.
Es importante que le menciones al proveedor sobre algún procedimiento que como
empresa realices: como la firma de comprobantes, almacenes o formas de hacer
transacciones (si hay un sitio web o un programa que ya haga alguna de estas
funciones).

Cuentas por Pagar: Si haz registrado las compras, llega un momento en que tienes
que registrar lo que debes a tu proveedor, los pagos o anticipos que le hayas hecho, así
como el histórico de acuerdos que tengas con él. Este módulo te permite analizar la
interacción que hayas tenido con los proveedores y tener una visión del flujo de efectivo
necesario para solventar las deudas que tengamos.

Cuentas por Cobrar: En este módulo registras los descuentos, notas de crédito,
facturas, los pagos o anticipos que con tu hayas transaccionado, así como el histórico
de acuerdos que tengas con él. Este módulo te permite analizar la interacción que
hayas tenido con tus clientes y permite tener una visión del flujo de efectivo que tengas
por venir y el histórico de deuda de tus clientes hacia contigo.
Como Legos®, los módulos del ERP registran las operaciones del negocio creando un solo bloque

Bancos: El corazón de toda empresa es el flujo de dinero. Todos los ERP cuentan con
un módulo para administrar y registrar toda transacción que tenga que ver con dinero;
así tendrás detalle de cada pago o anticipo hecho por tu empresa hacia un proveedor, o
de los pagos o anticipos recibidos por un cliente. Todos los ERP emitirán reportes con
detalles para que concilies tus saldos bancarios.
Contabilidad: Es la base de cualquier ERP. Todos los registros de alguna forma
apuntan aquí. Todos los ERP cuentan con un catálogo de cuentas, subcuentas, centros
de costo/beneficio. Dependiendo del diseño del ERP le permitirá obtener más o menos
detalle de las transacciones relacionadas. En este módulo es indispensable que
pregunte sobre el cumplimiento de obligaciones fiscales, la emisión de reportes y la
conciliación de saldos contables. Con un ERP recibes la información desde otros
módulos por lo que debe asegurarte de preguntar hasta entender como los flujos del
negocio se reflejan aquí.
Otros Módulos: Los módulos que han sido descritos en párrafos anteriores son la base
para cualquier sistema de gestión empresarial, si la operación de su empresa o las
necesidades de la misma lo demandan se habilitan más módulos: Manufactura, Gestión
de Servicios, Proyectos, Puntos de Venta, Inteligencia de Negocios (BI), nómina, entre
otros. Cada módulo se especializa en capturar información de valor del área y
automatiza el flujo de operación de su organización. Cuando compres o rentes un
sistema de estos, verifica que se cumple con la información que necesitas.
En las Pymes, debemos tener cuidado, pues se debe considerar que habrá una nueva
cultura empresarial al contar con nuevos elementos interactuando. Una empresa Pyme que
utilizará un ERP requiere de:

 Adaptación. Olvidar viejos vicios y operar según la nueva herramienta.

 Comunicación. Expresar los problemas para encontrar soluciones efectivas.

 Constancia. Para cargar los datos y para realizar la extracción de datos.

 Flexibilidad. Para resolver problemas organizacionales. No todo resuelve el software.

 Dedicación. Para dar un extra durante el proceso de consultoría.

Sumado a esto, debemos contar con infraestructura que albergue al nuevo programa de
cómputo.
Infraestructura para un ERP en la Pyme
Instalar un ERP implica varios cambios a nivel organizacional y a nivel tecnológico. A nivel
tecnológico, según el tipo de ERP se requiere al menos uno o más de estos elementos:

 Software de base de datos

 Software de Sistema Operativo
 Software del aplicativo ERP
 Software de Servidor para ERP (Web, virtualización, escritorio remoto, etc.)
 Hardware como un Servidor para hospedar todo los programas de cómputo.
 Hardware como equipos de computo o móviles
 Hardware como terminales o VPN
 Hardware de red como conexión a internet, switches, routers, etc.

Cada ERP tiene sus propias especificaciones de hardware y software. Lo importante es que
usted valore si conviene tener todo el equipo instalado en sus oficinas o en un entorno como
la nube, pero ¿Qué es la nube? ¿Cómo funciona? ¿Es posible tener un ERP para Pymes en
la nube?
Estamos en pleno 2016, como usuarios consumimos mucha información desde nuestros
dispositivos móviles, tabletas y computadoras. Mucha de la información que consumimos es
gracias a la computación en la nube, aunque… ¿qué es y cómo funciona? Prácticamente
todos la hemos usado pero muchos no podrían definir con precisión este concepto.

Computación en la nube: Definición

Según Wikipedia, la computación en la nube es un paradigma que permite ofrecer servicios

de computación a través de una red, que usualmente es Internet. En términos comunes la
computación en la nube es:

 Un grupo de hardware y software (servidores, firewalls, routers, etc.)

 Las máquinas controlan, almacenan y ejecutan información bajo altos niveles de

seguridad, disponibilidad y eficiencia.

El objetivo es que un usuario realice peticiones de información y la reciba vía Internet en

prácticamente cualquier dispositivo. Un ejemplo muy popular de computación en la nube es
el correo electrónico. Por ejemplo:

 Seguramente tienes alguna cuenta de Google Gmail

 Abres un navegador web o una aplicación móvil

 Inicias sesión

 Disfrutas de la información

 La información de correo electrónico no se almacena en tu computadora

 Tu sólo tienes la certeza de que disfrutas el servicio por su rapidez y confiabilidad

Con la computación en la nube usted prácticamente no almacena información, no consume

grandes cantidades de memoria o procesamiento porque la carga de trabajo la llevan otros
equipos instalados en alguna parte del mundo.
Computación en la nube: Tipos de servicios
La computación en la nube, como ya vimos, permite colocar infraestructura, servicios o
plataformas de software y/o hardware con alta disponibilidad. Según el tipo de nube se
clasifica como SaaS, PaaS y IaaS ¿Qué son o en qué consisten?

PAAS: En este servicio se ofrecen plataformas de desarrollo. Se colocan ambientes con

módulos o Apis para desarrollar de manera rápida. Estos ambientes tienen un manejo ágil de
persistencia de datos. En pocas palabras le facilita la vida a los desarrolladores. Ejemplos de
este tipo de nube es Google App Engine.

IAAS: La infraestructura como servicio coloca hardware. Lo coloca mediante arreglos

virtuales. Esto permite el uso ágil de recursos según la demanda del usuario. Imagine que su
empresa requiere procesar o almacenar muchos documentos en una hora en específico, con
este modelo se crearía una sesión donde se ponen más recursos para finalizar más rápido.
Ejemplos de este tipo de servicio se encuentran Amazon Web Services que ofrece servicios
de almacenamiento y procesamiento de información.

Movilidad, ventaja de la nube

SAAS: El software como servicio o SaaS en un tipo de nube que ofrece aplicaciones para
usuarios finales. El usuario final tendrá el único requisito de utilizar un navegador web o
aplicación diseñada. En este modelo el usuario:
  No tiene ningún control sobre los equipos.

 No se preocupa por mantenimiento

 No se preocupa por costos de soporte

Gracias a esta tecnología podemos utilizar un ERP en la Pyme sin contar con gran
infraestructura. Un ejemplo de software ERP en la nube es Advanta CLOUD, Acumatica o
Netsuite ERPs en la nube de gran desempeño

Funcionamiento
Para comprender mejor cómo funciona la nube, vamos a separar en dos partes los
conceptos:

 Por un lado usted tiene la interfaz que usa. Esto se llama Front End.

 Por otro lado existe el Back End. Que es un conjunto de máquinas y software que
procesan la información.

La computación en la nube enlaza estos dos elementos vía Internet. Ya sea por una
aplicación hecha a la medida o por un navegador web. En estos momentos, seguramente
dirá ¿cuál es la diferencia entre una conexión estándar entre computadoras? Existen varias y
son las siguientes:

 Redundancia: Si un servicio cae por cualquier razón (desastres naturales, ataques

terroristas, accidentes, etc.) existe otro servicio idéntico en algún otro punto del mundo
que se activará. Usted podrá seguir trabajando a pesar de cualquier incidente.

 Alta Disponibilidad: Los centros de datos cuentan con varios enlaces dedicados a
distintos proveedores de internet, lo que permite tener siempre conectado al servicio.
Si hiciera esto directamente en su empresa tendría un costo de mantenimiento alto.

 Respaldos: En caso de falla por algún aparato (discos, routers, memorias, etc.) o
desastre existen copias de su información que se crean automáticamente y le
garantizarán que sus activos de información estén siempre disponibles. La capacidad
de almacenamiento crecerá de manera automática sin necesidad de que usted
absorba los costos por composturas o mantenimientos en los equipos que hacen esto.
  Seguridad: Los centros de datos que dan servicio de nube trabajan con estándares
de alta seguridad (controles de acceso, seguridad ante incendios, seguridad eléctrica,
firewalls, sistemas de predicción de comportamiento no deseados, etc.) que
garantizan que su información está en un lugar seguro.

Los activos de información tienen un valor incalculable para las empresas, el cómputo en la
nube agrega un gran valor al negocio al brindarle alta disponibilidad y seguridad de la
información. Existe una evolución natural de las cosas y el software empresarial no es la
excepción. Hace tiempo, se instalaba en equipos de cómputo ubicados en las oficinas del
cliente que compraba dichas herramientas. Con el paso del tiempo estas herramientas han
migrado a la nube. Esto da paso al Software empresarial ERP en la nube que trae todos los
viejos de la vieja guardia más los beneficios de la nueva generación.

Software Empresarial ERP en la Nube: ¿Qué cambió?

El software ha ido cambiando bajo 5 tendencias que traen consigo una serie de beneficios.
Estas tendencias son:

 Transacciones 100% en la nube

 Experiencia de usuario 100% web
 Flexibilidad de cambio
 Integración ágil entre sistemas
 Análisis en tiempo real.
Hoy en día el software empresarial ERP en la nube está construido sobre y en la nube. Esto
significa que está diseñado para ser utilizado con un navegador web. Además se logra:

 Ahorros en costos por adquisición de equipo de cómputo.

 Información respalda. En caso de accidente o desastre tu conservas la información.

 Reducción de costos por contratación de personal administrativo y de soporte.

 Ventajas fiscales. Con el cómputo en la nube, usted puede deducir de impuestos la

renta de estos servicios.

 Funcionalidad. Contrata y cancela como una línea telefónica. Paga por lo que usa.

 Foco en el negocio. Te preocupas por tu estrategia, no por mantener una

infraestructura tecnológica.

Experiencia de Usuario
No hay nada más cómodo que utilizar tu Smartphone para realizar alguna tarea. Con las
nuevas tendencias, podrás utilizar aplicaciones para utilizar un programa de cómputo que
hace años sólo era posible en una computadora. Entre los beneficios se encuentran:

 Aprendizaje. No requiere entrenamiento exhaustivo para utilizar un ERP en la nube.

 Tiempo. La interfaz de usuario es simple. Escribes menos y haces más.

 Movilidad. Antes tenías que sentarte frente al escritorio, hoy lo haces donde sea.

 Colaboración. Múltiples usuarios pueden compartir inmediatamente sus hallazgos.

Sin duda, los programas informáticos de hoy tienen interfaces simples, pensadas en
múltiples usuarios y que se puedan utilizar desde la comodidad de prácticamente cualquier
dispositivo.

Flexibilidad de Cambio
Hoy en día, todo lo queremos personalizar. Queremos personalizar los fondos de pantalla,
los tonos musicales y nuestro equipo de cómputo. ¿Por qué tendría que ser diferente con
nuestro ERP? Con un software empresarial ERP en la nube puedes beneficiarte de:
  Modificar flujos de negocio. Cada vez más simple de realizar.
 Crear flujos más complejos. Interacción con varias herramientas.
 Agregar más funcionalidad. Agrega botones, colores, detalles.
 Automatización. Puedes generar acciones automáticas para notificar eventos o
cualquier cosa.
 Reducción de costos. La implementación es más sencilla por tanto más barata.

Análisis en Tiempo Real

¿Qué pasaría si aprobaras, consultaras o modificaras información de tu empresa desde el

aeropuerto, desde un restaurante o desde el pesado tráfico de la ciudad? Ya lo puedes hacer
con un ERP en la nube. Además puedes:

 Ahorrar tiempo. No esperes a llegar a la oficina.

 Acelerar decisiones. No esperes hasta el cierre contable para obtener datos.
 Agilice la operación de su empresa. Prevén y planea mejor tus compras.
 Unifique información al instante. Crea tus propios reportes.
 Aprobaciones. No detengas a la empresa hasta tu regreso a la oficina. Autoriza
transacciones desde cualquier lugar.

Sin duda, los sistemas cada vez se parecen más a los comportamientos humanos naturales.
Integración
Una organización para poder operar de manera eficiente requiere de diversos sistemas, de
diversas áreas y de distintas personas en distintas etapas, todas de manera coordinada. Un
software que cumple con las nuevas tendencias globales te permitirá:

 Conectar todos los sistemas para tener una sola versión de la verdad.

 Conectar a todas las personas. Un sólo flujo natural de la operación de tu negocio.

 Simplificación. Interceda menos y deje a los sistemas actuales interactuar.

 Automatización. Haz eficiente la operación mediante sistemas que de manera

autónoma consoliden las operaciones.

Pero, ¿Cómo seleccionar el ERP correcto para una Pyme?

Selección del ERP
Comprar software ERP es una tarea que toda empresa que quiere progresar, crecer y
emprender el vuelo tiene que hacer. Comprar parece sencillo, pero es una tarea que
demanda atención ya que la adquisición puede detonar buenas o malas cosas para su
organización. En esta entrada te doy unos consejos para preparar el camino para que pasen
buenas cosas.

La búsqueda

Cuando adquirimos un bien o servicio, recurrimos de manera empírica a buscar proveedores.

Entramos a internet o tomamos una guía. Esto nos puede acarrear varios problemas entre
los que se encuentran:

 Saturación. Existen muchas opciones en el mercado.

 Promesas. Todos prometen hacer maravillas y no tenemos garantías.

 Evaluación. Tantas opciones de un elemento intangible, por lo que es difícil evaluar

 Tiempo. El negocio debe seguir operando y evaluar a todos es imposible.

Por esta razón antes de comenzar con la búsqueda de proveedores debemos hacer un auto
análisis para evaluar las necesidades de la compañía.

Análisis interno

Los niños cuando crecen, aprenden preguntando. Al crecer, muchos humanos pierden esta
habilidad y pierden mucha información en el camino. Cuando necesites comprar software
ERP haz muchas preguntas a tu equipo de trabajo, haz otras tantas preguntas a los
proveedores (a veces ellos han visto cosas que nosotros no), haz preguntas a los ejecutivos,
haga preguntas a todo el mundo. Algunas preguntas que te recomiendo son:

 ¿Qué áreas de mi empresa necesitan el ERP?

 ¿Qué información deseo conocer de esas áreas? ¿Por qué?

 ¿Qué operaciones es necesario registrar? ¿Por qué?

 ¿Qué operaciones son vitales actualmente?

  ¿Cómo visualizo mi empresa en proporción a las operaciones que realizo
actualmente?

 ¿Cuánto puedo invertir?

 ¿Qué quiero obtener de implementar un ERP?

 ¿Qué tiempo tengo para llevar a cabo la compra del ERP?

 ¿Qué tal anda mi flujo de efectivo?

Una vez finalizado tu análisis interno, crea un perfil de ERP que necesitas y comienza a
conocer proveedores.

Conociendo proveedores

Con todas las preguntas que has hecho de manera interna, ya ha acumulado un perfil de
proveedor. Haz contacto con ellos y realiza un proceso de escrutinio rápido:
  Conoce a las personas y empresas involucradas en el proceso de compra.
 No te guíes únicamente por recomendaciones. Confía en tu instinto.
 Solicita a los proveedores contactos de otros clientes para poder entrevistarlos.
 Obtén un panorama general y sólo conserva a tres proveedores. Tener más, acarrea a
una parálisis por análisis.

Con los tres proveedores seleccionados, realice ahora sí en profundidad un análisis de cada
uno.

Análisis en profundidad

Hasta el momento has escogido a tres proveedores y tienes un análisis interno de tu

empresa. Cuentas con mucha información y la información no es poder, el uso de ella, sí.
Con los tres proveedores haz lo siguiente:

 Prueba de concepto. Ten en mente la estrategia y los objetivos de su empresa y

solicita a tu proveedor una prueba de concepto. Esto significa que el proveedor
expondrá como resolverá cada una de las situaciones que le hayas planteado.

 Organización. En las exposiciones, busque que los proveedores del producto y todas
las personas de su organización queden de acuerdo en la solución. Exija que su
equipo pregunte y verifique la solución.

 Cambios. Detecta posibles cambios que sugieran los proveedores y analiza como
afecta a la organización. Si el balance es positivo, evalúa que todo el equipo esté
comprometido.

 Lideres. Es indispensable que ayuden con esta tarea los líderes y gerentes de la
organización. Asegúrate de que el personal que esté involucrado conozca el
funcionamiento y las ventajas que le traerá el software para poder cumplir con los
objetivos de la organización.

Más allá del producto

Es momento de tomar una decisión. Cada proveedor ha presentado una solución y muchas
veces pueden ser similares. Para tomar una mejor decisión:
  Fama. No te dejes llevar por el nombre y la fama de algunos fabricantes. Los cambios
tecnológicos son tan acelerados en este siglo, que han permitido la proliferación de
soluciones de altísimo valor agregado a precios mucho más económicos que las
soluciones de los grandes fabricantes. Ejemplos de este tipo de soluciones están:
Advanta TMB y Advanta Cloud.

 Precio. Ni lo muy barato es malo, ni lo muy caro es bueno. Decide sin preguntar el
precio. Si te rebasa en presupuesto, analiza que tanto como para apalancar un crédito
o escoger la segunda opción.

 Personal. Ten en cuenta el conocimiento que presenten los proveedores. El

conocimiento o experiencia en cada industria puede convertirse en aliado de tu
negocio.

 Valor. Analiza si tu proveedor ofrece algo más allá del producto técnico. Por ejemplo
en ClandBus, al implementar un ERP, proveemos cursos que fomentan la
productividad de los empleados (Cursos de Liderazgo, Comunicación asertiva, entre
otros). También tenemos un plan de marketing digital que lo complementamos en la
oferta.

Al terminar con la selección de un proveedor, comienza la implementación.

Implementación de un ERP en la Pyme

Realizar una implementación ERP exitosa es una tarea sencilla que requiere de elementos
muy bien alineados para determinar el éxito o fracaso del proyecto. Si bien existen múltiples
trampas, riesgos y escenarios no contemplados; la implementación de un ERP puede ser
llevada con éxito si seguimos una metodología. A continuación vamos describir, la que
considero es una buena propuesta de implementación.
Fases de Implementación

Cada empresa consultora puede tener variantes en la implementación de un software. En mi

experiencia, las metodologías lucen muy similares y cada una tiene sus particularidades. He
utilizado con éxito una metodología basada en 6 etapas:

 Planeación y Levantamiento de requerimientos

 Diseño y Configuración de la solución
 Desarrollo de Gaps
 Testing
 Productivo
 Cierre

Planeación y Levantamiento de requerimientos

Esta fase es la primera y quizás una de las más importantes de todas. El objetivo de esta
etapa es entender cómo funciona el negocio. Esta etapa comienza durante la etapa de
ventas y continúa una vez que se han firmado los contratos correspondientes. En esta etapa
trabajan en conjunto los implementadores, el administrador de proyecto y el equipo del
cliente. Es importante que en esta fase se tenga:

Equipo de Proyecto: Escoge a los elementos que mejor se alineen al negocio. Esto significa
escoger a implementadores con experiencia en el área y personal del cliente que comprenda
al negocio como un todo.
Procura generar un equipo multi-rol para tener la visión de cada área de tu negocio
(Contabilidad, TI, Compras, Ventas, etc.)

Líder de Proyecto: Tiene que haber un alguien que comprenda el negocio, sus objetivos y
que soporte al proyecto. Se recomienda que sea un directivo de la compañía. Ten cuidado
que de preferencia no sea un directivo de TI porque la visión probablemente esté viciada al
ser visto como un proyecto de tecnología y no como un proyecto del negocio.

Comunicación: Establece un ritmo en el cual informes a todos los involucrados del proyecto
sobre los cambios y obtención de requerimientos. Maneja el detalle de los procesos de
negocio e informa a todos sobre los descubrimientos.

Documentación: Ya lo he repetido varias veces durante el libro, pero es que ¡a la mayoría

se le olvida! Si ya tuviste reuniones para obtener los requerimientos ponlos en un documento
y comunícalos a todos los interesados del proyecto. En esta documentación también anota
cualquier idea que tenga el cliente dentro de su estrategia de negocio. Por ejemplo, ¿qué
pasaría si el cliente piensa expandir su presencia hacia otros estados? ¿cómo el ERP
soportará esas transacciones?

RMS: Riesgos, mejoras y soluciones. Antes de finalizar un plan, es muy importante que se
detecten las necesidades que hoy día no son cubiertas, cuales nos hacen cerrar el proyecto
con una fecha más lejana o que pueden quebrar todo el proyecto (que haya información
inexacta, catálogos contables muy extensos y complejos, datos de la operación no
conciliados, ausencias de personas clave) y como lo vamos a resolver.

Plan: Todo el proceso es sobre establecer los pasos a seguir para resolver las necesidades
del cliente. Pongamos por escrito lo que pensamos hacer, quienes ayudarán, como ayudarán
y que fechas se tienen pensadas para cada actividad. Dependiendo de la complejidad del
proyecto, el plan puede estar tan detallado o basado en grandes hitos. No olvides comunicar
el plan para todos los involucrados, revisa que estén de acuerdo y que no haya algún mal
entendido.

Diseño y Configuración de la solución

Hemos entendido y capturado todo lo que necesitamos para comenzar el proyecto, ahora es
tiempo de transformar la palabrería en configuraciones reales dentro del sistema.
En esta fase tenemos que crear un diseño de configuración que maximice el retorno sobre la
inversión (ROI) de nuestro cliente. En esta fase los implementadores trabajarán de cerca con
el equipo del cliente. Algunas actividades clave que deben hacerse son:

Datos: Se deben revisar los datos que alimentan el sistema y son clave para la configuración
del sistema. Estos datos corresponden a los Clientes, Proveedores, Empleados, Artículos de
inventario, artículos de servicio, Catalogo de cuentas, etc. La consistencia de los datos dará
más información a los implementadores de cómo comenzar con la configuración. El equipo
del cliente tendrá que depurar información que será cargada en fases posteriores.

Pre visualización: Es idóneo que conforme se avance en la configuración se le muestre al

usuario como realizará sus actividades diarias y como estas ayudarán a resolver las
necesidades del negocio. Por ejemplo, si hemos terminado de configurar Contabilidad y
Cuentas por cobrar, le mostramos al cliente como se manejan los términos de crédito, los
cargos moratorios, como se carga una factura, como la póliza se refleja en Contabilidad.

Presentación: El cliente ya vio como funcionan los módulos y comprende con mayor
amplitud los alcances de la solución. En esta etapa debe decidir sobre como lucirán los
registros: Como serán los consecutivos de pólizas, consecutivos de facturas, como se
registrarán los clientes, proveedores o empleados, como se distinguirán a las sucursales o
divisiones de la empresa. Puede ser que se decidan por utilizar consecutivos numéricos para
todos los registros, combinarlos con letras o algún patrón especifico.

Prototipo: Con toda la información cargada, el equipo de implementación debe mostrar al

cliente una configuración cercana a lo que obtendrá el cliente al finalizar la implementación.
Este prototipo debe responder a las necesidades de reportes y flujo operativo del negocio. Es
importante que el equipo del cliente realice algunas sesiones en vivo sobre este sistema para
validar las decisiones que se tomaron con anterioridad.

Seguridad y Documentación: Es probable que durante las sesiones con el prototipo se

detecten algunas inconsistencias o que los flujos en el ERP cambien por alguna decisión que
se tome. Debemos documentar todos los cambios que se hayan generado y los permisos
que serán otorgados a los usuarios. Esta fase suele ser la más crítica e importante para el
fracaso o éxito de una implementación.
 Tip Técnico: Cuando realices un diseño, no olvides incluir dibujos de pantallas
(mockups), especificaciones de flujos de trabajo, descripción de campos, tablas y
bases de datos, objetos que utilizas, un diccionario de datos y una detallada
descripción de cómo se resuelve el requerimiento.

Desarrollo y Configuración de Gaps

Gracias a que ya hemos realizado un trabajo de levantamiento de requerimientos y que ya
validamos el diseño de la solución con un prototipo es hora de comenzar con todas aquellas
funciones que no trae el sistema por default. Si bien, al momento de levantar requerimientos
se detectaron necesidades de desarrollo, en la fase de diseño se disiparon dudas y se
mejoró la documentación, gracias a esto el desarrollo ahora si puede comenzar con menos
tropiezos. Lo que se hace es lo siguiente:

Codificación: El equipo de desarrollo obtiene toda la documentación del proyecto, las

necesidades que se requieren y comienzan a escribir código que la computadora entenderá y
que el ERP lo traducirá en nuevas funciones para los usuarios. El desarrollo puede ser tan
simple como agregar nuevas áreas de captura o tan complejas como crear un nuevo módulo.

Configuración: En este momento, se hacen ajustes a la configuración basada en los hechos

detectados en diseño y se suman los cambios que se hacen al tener el código que los
desarrolladores han hecho. Aquí también se cargan los datos finales de catálogo de cuentas,
subcuentas, clientes, proveedores, artículos, etc.

Simulación: Tenemos un montón de datos cargados en el sistema y con ello llega la

oportunidad de probar todo el ciclo de negocio que hemos preparado para nuestro cliente. En
esta etapa se gana una capacitación libre de riesgos, ya que el usuario puede sentir como
realizará su trabajo sin la presión de “¿qué tal si lo hago mal?” y se gana otra oportunidad
para todo el equipo de detectar que el diseño cumple con todos los requisitos del negocio.

Documentación para Usuario Final: No me cansaré de repetir esto: registra como quedó la
implementación y como los usuarios harán uso de ella. El material que se cree aquí debe ser
específico para nuestro cliente y debe explicar cómo se usa el software y como este resuelve
los requerimientos del negocio.

Testing
Como habrás notado hasta ahora, hemos probado más de una vez que las cosas vayan bien;
te tengo noticias: hay que hacerlo una vez más. Muchas veces este proceso se realiza en un
ciclo que alterna con el desarrollo y configuración de gaps. Lo que sucede aquí es lo
siguiente:

Aceptación de Usuario: Hasta ahora lo tenemos claro: queremos resolver los

requerimientos del negocio de nuestro cliente. En esta etapa el usuario ratifica lo que quiere
ver dentro del sistema y el equipo de implementación trabajará en crear escenarios
controlados donde se obtenga dicho resultado; escenarios que el usuario validará y en su
caso, aceptará.

Importación de datos históricos: En diseño cargamos datos generales (clientes,

proveedores, empleados, catálogo de cuentas, catalogo de subcuentas, artículos, etc.) Ahora
toca probar la extracción de datos de un sistema antiguo (algún paquete contable, otro ERP,
etc.) e importar estos datos en el nuevo sistema ERP. Los datos que se importan pueden ser
(órdenes de venta, órdenes de compra, facturas de cuentas por pagar, facturas de cuentas
por cobrar, saldos). En implementaciones complejas se suelen cargar una pequeña parte
(datos muestra) para acelerar el proceso de validación de importación de datos históricos.

Optimización: Con la carga de datos históricos, el equipo realiza pequeñas mejoras que
hagan de la experiencia del usuario algo gratificante.

Simulación y plan de corte: Ahora el usuario realizará nuevamente simulaciones con datos
de su empresa. Esta simulación incluye todo el flujo del negocio. Establecida y aceptada la
simulación del negocio se debe crear un plan de corte de uso de otros sistemas, esto incluye
cuando, como y que se necesitará realizar para que sea utilizado un solo sistema: El
flamante nuevo ERP.

Capacitación Usuarios: Es tiempo de realizar una capacitación formal por departamentos.

En etapas anteriores, el usuario realizó unas simulaciones guiadas sin mucho conocimiento
del software, en esta etapa, se dan sesiones extensas de cada función, botón o pantalla que
utilizará el usuario en su día a día.
Recomiendo realizar esta sesión acompañada de café, algunos aperitivos, pizarrones para
escribir, proyectores y con varios usuarios involucrados en el proceso.

Productivo
El momento de la verdad ha llegado. Es tiempo de que los usuarios utilicen el nuevo
Software ERP. Al finalizar esta etapa, la empresa del cliente migrará de usar un sistema
antiguo a uno nuevo con datos limpios y conciliados. Algunos puntos que debemos asegurar
son:

Usuarios Clave: Se ha otorgado capacitación a todos los usuarios y se han realizado

muchas simulaciones hasta el momento. En esta etapa debemos asegurar que haya una
transferencia de conocimiento a los usuarios clave del negocio y convertirlos en expertos de
un área. Por ejemplo: En esta etapa un gerente de finanzas podría obtener todo el
conocimiento sobre el uso del proceso de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y bancos;
con el fin de guiar a los usuarios finales en caso de alguna duda.

Revisión y carga dinámica: El usuario debe realizar una simulación más en la cual valide
todos los aspectos del negocio que resuelve el ERP. Finalizada la simulación, el equipo de
implementación realiza la carga de todos los datos históricos del cliente (Facturas, saldos
iniciales, órdenes de venta, órdenes de compra, proyectos, etc.)

Personalmente recomiendo no realizar cargas detalladas de las transacciones, debido al

incremento sustancial en la replicación de datos. Imagina cargar toda la información de
clientes, colocar sus facturas luego replicar los pagos y luego replicar las conciliaciones;
simplemente se vuelve algo complejo y poco productivo. Recomiendo en su lugar, llevar toda
la información a saldos finales abiertos y mantener los registros del viejo sistema para rastreo
y análisis de la información.

Validación de Saldos: Una vez cargada la información debemos validar que los saldos de
cada cliente, proveedor y cuenta contable estén alineados con la última información emitida
por el sistema antiguo. Este es un punto crítico del proceso de implementación pues la
integridad y consistencia de los datos tiene que estar asegurada para garantizar al usuario
que puede trabajar con confianza en el nuevo ERP.
Banderazo: Si los saldos han sido validados es tiempo para que los usuarios comiencen a
realizar sus actividades diarias en el nuevo ERP. Recomiendo que no se tengan sistemas
trabajando en paralelo pues esto obliga al usuario a realizar dobles cargas de trabajo. Tarde
o temprano esto se volverá un martirio y el usuario tendrá más miedo de migrar al nuevo
sistema si este sigue conciliando saldos en uno y otro. Es mejor confiar en todas las
simulaciones y en todas las capacitaciones que muchas veces se repitieron.

Cierre
Tenemos nuevo sistema y el equipo está comenzando a utilizarlo. Es vital que se haga un
proceso de cierre para no dejar puntos muertos dentro de la implementación y que cualquier
detalle que salga en un futuro sea tratado dentro del soporte del producto. En esta etapa hay
que vigilar que el equipo del proyecto se convierta en un equipo de soporte interno. Este
soporte interno nos ayuda a detectar que el flujo de negocio pactado esté siendo respetado,
que los usuarios estén capacitados, que en caso de ausencias o nuevos ingresos exista
gente capaz de utilizar el software sin problemas. Muchos de los problemas que surgen en
un ERP radican en que no se respetan los ciclos atrayendo altos niveles de frustración.

Elementos clave en la implementación de un ERP

La mayoría de las organizaciones que fracasan en la implementación de un ERP tienen

como factor común:

 La participación del personal que está (y sobre todo el que no está) involucrado en el
proyecto no está completamente alineado a las metas del negocio y el software.

 No se toman con seriedad, o no se conocen a la perfección los procesos y/o la

estrategia del negocio

 Capacitación poco profesional y con baja retención del usuario.

Para sorpresa de muchos los errores relativos a la tecnología son tan escasos que no logran
ni el 10%. Para realizar una mejor inversión debemos considerar como lo hemos visto:

Controles de Proyecto
Seguramente has escuchado a algún empresario contar que el ERP fracasó. Le aseguro que
un gran porcentaje del fracaso fue por una mala administración. Ejemplos:
  Cambios de última hora. Aceptados y sin un control de afectaciones.

 Metas vagas y sin criterios de aceptación claros.

 Manejo incorrecto del presupuesto.

 Uso de recursos humanos sin calendario.

Cuando inicies un proyecto asegúrate de que se cuenta con un acta constitutiva del proyecto
con:

 Responsables.

 Criterios de aceptación

 Flujos de autorización

 Flujos de comunicación. Como escalar problema.

 Roles de los proyectos bien definidos.

 Calendario de actividades por recurso.

 Integrantes del comité ejecutivo que apoye el proyecto.

No se trata sólo de conseguir un Project Manager certificado por el PMI o un SCRUM Master,
se trata de involucrar a un grupo de personas con metas definidas para lograr una
implementación exitosa.

Procesos de Negocio
Cuando se realiza la implementación de una herramienta de negocios como un ERP o un
CRM por lo regular se verán afectados los procesos del negocio. Ya sea por como los
maneja el software para pymes contratado o por alguna re-organización. Cientos de
organizaciones no se toman el tiempo para definir y analizar la operación actual y futura del
negocio con el suficiente detalle. Te recomendamos que antes de configurar:

 Siéntate con el equipo del negocio, con el especialista y con los directivos. Define y
toma decisiones sobre los procesos de tu negocio.
  Considera las afectaciones y beneficios sobre la operación a corto, mediano y largo
plazo.

 Considera todos los cambios y documenta esta información

 Elimina vicios. A veces como empresas se tienen procesos que no son óptimos.

Cambios en la Organización
En la implementación de cualquier proceso o herramienta los cambios suceden y que los
absorba el personal involucrado es una de las tareas que mayor esfuerzo pueden tomar.
Debes considerar invertir en entrenamientos no solo de la herramienta sino de comunicación.
Un usuario que está informado y capacitado sobre los cambios reaccionará de mejor manera
que uno que no lo está. Al invertir en la administración del cambio, estás invirtiendo en un
seguro ante desastres.

Documentación
Durante el proyecto de implementación has platicado sobre:

 Cambios en la organización
 Cambios en la forma de operar
 Los objetivos que quieres lograr
 La configuración del sistema
 Los recursos humanos
 Otras tantas cosas

Debes invertir tiempo y dinero en crear la documentación del proyecto y estar actualizando la
misma. No se trata de crear documentos que nadie leerá, se trata de tener una memoria
activa que nos ayude a explorar y finiquitar el proceso de implementación. Al tener
documentación será más sencillo implementar cambios, controlar el presupuesto, integrar
nuevos módulos o sistemas o establecer cambios en los procesos del negocio.

Ayuda de Expertos
Cuando lleves a cabo las tareas de implementación consigue elementos externos
(consultores) que traigan experiencia y conocimientos a tu organización. No tener el punto de
vista de un experto puede traerte consecuencias graves para tu negocio. Evalúa que el
experto en cuestión tenga conocimientos de la industria, tenga una metodología clara, que
entienda las complejidades del negocio y los objetivos del mismo. En este sitio te platicamos
sobre nuestras especialidades , te recomiendo visitarlo.

Implantar un software empresarial como un ERP no es tan complicado si se tienen los

cuidados necesarios. La implementación exitosa se basa en buenas prácticas que están
claramente establecidas en una metodología de implementación.

Costos de Implementación de un ERP en la Pyme

Ya hemos hablado del proceso de implementación, pero, ¿Cuánto cuesta implementar un
ERP para Pymes? Hablar de costos resulta ser un tema difícil para las empresas en México.
Al menos parece ser parte de la cultura. No es bien visto hablar de temas que involucran
dinero.

Presupuesto

Si bien hablar de dinero, puede ser mal visto culturalmente, hay que hacerlo. Implementar un
ERP no es una tarea barata, mucho menos sencilla. Antes de iniciar con la búsqueda es
necesario que realices un presupuesto. Este presupuesto lo puedes hacer al preguntar con
proveedores cosas como:

 ¿Cuánto cuesta el software?

 ¿Qué hardware necesito?

 ¿Tengo que implementar algo especial en mi infraestructura?

 ¿Qué requieren sus consultores?

 ¿Cuál es la tarifa de las personas que trabajarán en el proyecto?

 ¿Cuánto tiempo se necesita para terminar?

 ¿Se requiere modificar algo del sistema ERP?

 ¿Cuánto tiempo necesitarán a mis empleados?

 ¿Debo contratar nuevos perfiles? ¿Gente con mayor conocimiento en ERP?

Con este grupo de preguntas puedes pensar en un presupuesto y por supuesto en tu flujo de
efectivo. Para realizar esto puedes agrupar tu presupuesto en los siguientes rubros:

Servicios y Hardware

Desarrollos: Tu grupo de ventas pide que se integren sistemas y que el sistema se

comporte como ellos lo desean. Sistemas está encantado de escuchar eso y también solicita
sus integraciones. Luego las demás áreas. Piensa detenidamente antes de lanzarte al ruedo
y gastar tu dinero inmediatamente. En una implementación es típico encontrar
peticiones que pueden ser manejadas de otra forma. Los ERP modernos, están diseñados
para ser utilizados por un amplio rango de empresas. Aprende como obtener ventajas que ya
vengan en el software. En mi experiencia, esto puede disminuir los costos de implementación
de un ERP un 30%.

Servicios: Al momento de configurar un ERP existen muchas tareas que realizar. Los
proveedores tradicionales, por lo regular manejan tarifas altas y en moneda extranjera.
Considera los servicios del proveedor o busca personas que trabajan por su cuenta
y disminuye los costos de implementación de un ERP hasta en un 40%.

Hardware: Un ERP requiere de máquinas para poder funcionar. Hoy más que nunca, los
sistemas ERP no necesitan estar en tu oficina. Todo gracias a la nube. No necesitas comprar
costosos servidores o máquinas. Además, gracias a la nube puedes trasladar todos los
costos de mantenimiento a un centro de datos. Pagas una renta mensual o anual (que por
cierto, puedes deducir de impuestos) y te olvidas de muchos peligros y tareas que consumen
tiempo y dinero (respaldos, desastres naturales, etc.); como vez la tecnología y el negocio no
están peleados. En mi experiencia, la nube puede disminuir los costos de implementación de
un ERP un 20%.

El rubro de servicios y hardware pueden consumir hasta un 80% del costo de adquisición de
un ERP.

Licencias y Mantenimiento

La gran mayoría de ERPs venden sus licencias por usuario o por equipo a utilizar (por
ejemplo, por computadora).
El costo de licencia puede variar en el mercado pero casi siempre resulta ser lo menos
costoso del proyecto. Por lo regular tienes dos esquemas:

 Si consumes un ERP en la nube no tienes que pensar en mantenimientos, pues sólo

pagas una renta mensual, anual o como se acuerde en los contratos.
 Si decides que el ERP viva en tu oficina, debes considerar el costo por:

o Mantenimiento. Las casas de software te venderán una póliza que garantiza

que tu ERP obtendrá nuevas funcionalidades con el paso del tiempo o que
tendrá garantizadas las obligaciones fiscales del país donde compras el
software. En promedio esto cuesta entre un 15% y un 30% del costo de tus
licencias. Ejemplo: si pagaste 1000 pesos por una licencia; con 15% de
mantenimiento, cada año tendrás que pagar 150 pesos para tener acceso a
las actualizaciones.
o Personal: Deberás contar con una persona de TI que de mantenimiento al
servidor, red de datos, respaldos y accesos al ERP. Dependiendo de lo grande
o pequeña de la implementación podrás requerir de más o menos personal que
cargarán costos a tu organización.
o Seguridad: Mantener toda la información de tu empresa en un solo lugar
implica que debes gestionar como se respalda, como se resguarda y como se
tiene acceso a la misma.

Costos indirectos

Sumado a los costos que hemos resumido, se deben considerar lo que va a consumir la
implementación por uso de nuestros recursos como empresa. Esto es, el tiempo que
dedicarán nuestros empleados a la implementación del proyecto. Más adelante explicaré a
detalle esto, cuando veamos el retorno de la inversión.

Retorno de la inversión
Hasta el momento hemos hablado de los beneficios de implementar un ERP, ya también
hablamos de costos y del proceso de implementación. Es tiempo de analizar que tan
benéfico es implantar un nuevo software. Para hacerlo se requiere medir por cada peso que
hayas invertido cuanto estamos recuperando.
Si bien determinar el valor de cada una de las variables involucradas en el cálculo puede ser
una tarea un tanto confusa, podemos llegar a algunos parámetros que sumados deriven el
impacto económico del proceso de implantación de un software.

Muchas casas de software emiten sus resultados en los casos de éxito que emiten cada año,
pero, ¿Cómo lo hacen? Lo primero que hacen es comenzar respondiendo lo siguiente:

1. ¿Por qué es importante medir el ROI?

2. ¿Qué aporta a su compañía la implantación de un ERP en términos

económicos?

3. ¿Cuál es el impacto económico de cambiar sus procesos por la implantación

del software?

Para la primera pregunta, te puedo decir que es importante porque permite cuantificar la
cantidad de dinero que puede obtener por los ajustes de nuevos procesos o bien, si el
panorama es negro, puedes utilizarlo para determinar cuánto dinero pierde por “someterse” a
nuevos procesos. Si además este análisis lo hace como un previo a la compra de alguna
solución le puede orientar sobre cuál es la mejor solución de software en la que invertir.
Además otorga como mínimo, datos, que van más allá de las emociones que expresan
muchos vendedores y algunos “directivos” ante la emoción de vender o comprar un nuevo
software ERP. Ahora la duda es, ¿De dónde obtener información sobre beneficios
potenciales?

La información puede venir de la realización de encuestas dentro de tu organización, ya sea

preguntando cómo se han maximizado algunos elementos del negocio o como se han
disminuido los costos en los procesos. Esto significa que tenemos elementos directos e
indirectos para considerar en el cálculo del retorno de la inversión.

Beneficios directos: Son aquellos que se pueden medir fácilmente y de forma precisa
dentro de la organización. Algunos ejemplos: Porcentaje en disminución de robos, mejora en
el control de inventarios (% de inventario muerto disminuido), eliminación de tareas
repetitivas que disminuyen las horas hombre invertidas (como crear cotizaciones manuales
verificando inventarios), reducción en errores en entregas o precios, disminución en tiempo
de creación de reportes, reducción en entrega y seguimiento de clientes, artículos o
proveedores.

Beneficios indirectos: Son aquellos beneficios no esperados, por consecuencia de

implantar el software. Por ejemplo: al disminuir el tiempo de entrega de tus productos, la
imagen como empresa de servicios puede mejorar su imagen corporativa y por tanto mejorar
sus ventas. Otro ejemplo, es que al tener toda la información centralizada y ordenada se
tiene un control de la auditoria y flujo de datos, por tanto contarás con mayor seguridad y
podrás escalar tu empresa a niveles internacionales

Costos directos: Aquellos que revisamos en el apartado ¿Cuánto cuesta implementar un ERP?
Y que son elementos que la mayoría de empresas considera al momento de adquirir un software.
Por ejemplo: Costo de las licencias, costos de los servicios de consultoría, costo del hardware
para la infraestructura de tecnología y el mantenimiento del software.

Costos indirectos: Son aquellos que resultan de la implementación del ERP y que de
alguna forma no estaban considerados o que no son auditables en primera instancia. Por
ejemplo: En lugar de asignar un gerente que conoce el negocio se decide que sea un
empleado general, esto acarrea errores en la definición de los procesos y dilata el tiempo de
consultoría del proyecto. Otro ejemplo de estos costos es la resistencia al cambio, mediante
pérdidas de tiempo al utilizar o resistirse a utilizar un nuevo software. Un ejemplo más es
cuando un cliente solicita que no se realicen cobro de horas de “testing” porque encarece el
proyecto y el implementador acepta. Al no tener una calidad asegurada en la implementación
resultan incidencias que encarecen todo el proyecto.

Ahora que contamos con los elementos del ROI es necesario hacer las sumas necesarias.
Bastará con:
1. Sumar todos los beneficios obtenidos.
2. Sumar todos los costos.
3. Restarle a la suma de todos los beneficios (paso 1) el total de costos (2).
4. Después tenemos que dividir lo resultante en el paso 3 entre el total de costos.
5. Multiplicamos por 100 lo obtenido en el paso 4.
En la siguiente tabla, tenemos tres grandes columnas: La primera muestra el ROI calculado.
La segunda muestra los costos considerados. La tercera muestra los beneficios adquiridos.
Todo expresado en dólares.

La tabla muestra que el total de costos es de 134,500 USD y el total de beneficios es de

348,000 USD. Por lo que tendríamos:

ROI= (348,000-134,500)/134,500
ROI= 158.736%
¿Cuál es el final de la historia?
Al principio te conté como un fracaso me llevó por un viaje de conocimiento que hoy te
compartí. Sin duda fue un viaje enorme porque vimos muchos de los elementos que
involucran la llegada de un software ERP para una empresa. Aquella vez, recuerdo con
mucha emoción comenzaba la incursión de aquella empresa con un ERP. Parecía que era
una venta que atraería un caso de éxito, de esos que, para los que nos dedicamos a las
ventas tomamos como un marco de referencia para ayudar a otras empresas y para los que
también nos dedicamos a implementar software nos sirven de experiencia sobre los alcances
del software y del equipo. ¿Qué fue lo que falló? Varias cosas que resumo a continuación:

1. Equipo.
Cuando se inició aquella sesión de ventas, estaba el director general, la gerente de
compras y el gerente de ventas. Por parte del equipo implementador estaba el
Gerente de proyectos y yo, que fungía como vendedor y consultor especialista en
ERP. Fue un error no considerar a las demás personas involucradas con el proyecto,
¿Dónde estaba la persona de contabilidad? ¿La de operaciones? ¿TI? Sin duda
faltaron varios roles que aportaran su conocimiento sobre el negocio, sus
experiencias, los retos que estaban enfrentando o lo que ya estaban haciendo para
resolver varios puntos del negocio. Si hubieran participado, hubiéramos sabido de la
importancia que tenía un sistema de facturación que ya había diseñado sistemas, o
nos habríamos enterado que el gerente de operaciones no estaba de acuerdo en
implantar un ERP, a menos que cumpliera algunas situaciones especiales en la
logística. Si, cometí un error que no he vuelto a cometer.

Sumando a esta situación, cuando comenzó el proyecto, mi gerente de proyectos no

realizó varias actividades que estaba a cargo y que yo tampoco vigilé por una actitud
egoísta que tomé en aquel momento. Por otro lado el director general desapareció
durante el proyecto, por lo que los informes o apoyo sobre algunas decisiones eran
nulas y tardaban mucho. Sumado a que desconocíamos la estrategia del negocio que
ya tenía en mente el director.
2. Estrategia del negocio.
Otro punto que olvidé preguntar aquella vez fue como pensaba el director tener el
negocio en 1 año, 3 años o 5 años. Hoy en día a cualquier consultor que ha estado a
mi cargo, una de las lecciones que le trato de enseñar es: pregunta y no supongas. Si
se hubiera preguntado en aquella ocasión algo tan simple de cómo iría el negocio, me
hubiera enterado que el comercio electrónico se integraría al proceso de este cliente,
que se tenía pensado crear más sucursales en el país y que la estructura
organizacional cambiaria gradualmente cada 3 meses. Esto modificaba todo el
alcance del proyecto, cosa que el ERP no pudo soportar con el paso del tiempo y que
derivó en una situación “Ustedes me quieren cobrar de más” Por el mal entendido que
implicaba configurar otras tantas cosas dentro del sistema.

3. Gestión del cambio

Cuando un usuario no tiene confianza y además se siente cómodo con algo que ya
utiliza difícilmente lograrás que cambie algo. En este proyecto en particular, las
personas encargadas de la facturación, contaban con un sistema muy sencillo que les
permitía facturar y registrar los cobros del cliente. Además sistemas daba un soporte
inmediato a cada falla y crecía en funciones como un pequeño monstruo multipuntos.
El área de logística estaba reacia a formar parte del proyecto, puesto que no fueron
tomados en cuenta para el mismo. Razón por la cual, no otorgaban información o
postergaban reuniones. Poco a poco, cedieron; sin embargo a cada oportunidad de
fallo se magnificaba. El error mío fue no saber vender la solución a las demás áreas y
recomponer la orientación del barco.

4. Documentación.
Unos de los puntos que a través de este documento tanto recalqué, si haces algo:
documenta. Si el usuario aceptó un cambio: documenta. El problema fue que no hubo
simplemente alguien que hiciera la tarea de realizar la documentación o de crear un
simple documento con todos los alcances, acuerdos, modificaciones o funciones. En
aquel entonces sólo pensaba en insertar la configuración como me fueran llegando las
peticiones de los clientes. Hoy en día, he aprendido que más vale preguntar y
confirmar algo. Y dejarlo por escrito para formar una memoria colectiva del proyecto.
5. Comunicación. Quizás el error más grave fue no saber comunicarse. Me olvidé de
realizar preguntas y de documentar e informar de lo sucedido, me olvidé de comunicar
a todo el equipo de la importancia del proyecto. Sin duda he aprendido que uno debe
vender a la mente y no la gente. Entender a otros seres humanos y resolver sus
necesidades es de vital importancia para los proyectos.