DC-L01 Lineamientos para El Control de La Gestión Documental Del DNP - Pu

LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP
Departamento Nacional de Planeación

Bogotá, 2018
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CÓDIGO: DC-L01
LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA
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GESTION DOCUMENTAL DEL DNP VERSIÓN: 8
TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO ................................................................................................................................ 3
2 ALCANCE ................................................................................................................................. 3
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES .................................................................................................... 3
4 GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................................... 3
4.1 Planeación ................................................................................................................................ 3
4.2 Producción ................................................................................................................................ 4
4.2.1 Control de registros: ................................................................................................................... 4
4.2.2 Recepción de documentos físicos o electrónicos: ......................................................................... 5
4.3 Gestión y Trámite....................................................................................................................... 6
3.3.1. Envío de oficios al Grupo de Correspondencia. ............................................................................ 7
4.3.2 Reasignación de memorandos a las dependencias. ...................................................................... 8
4.3.3 Clasificación y direccionamiento de documentos a las dependencias ............................................. 8
4.4 Organización ............................................................................................................................. 8
4.4.1 Creación del expediente virtual por parte de las dependencias ...................................................... 9
4.4.2 Conformación del expediente físico ........................................................................................... 10
4.4.3 Mecanismos de consulta archivo de gestión ............................................................................... 11
4.4.4 Préstamo de expedientes físicos del Archivo Central .................................................................. 12
4.5 Transferencia .......................................................................................................................... 12
4.5.1 Transferencias Primarias .......................................................................................................... 12
4.5.2 Trasferencias Secundarias ....................................................................................................... 13
4.6 Disposición de documentos ...................................................................................................... 13
4.7 Preservación a largo plazo........................................................................................................ 14
4.8 Valoración ............................................................................................................................... 14
4.8.1 Valor Primario .......................................................................................................................... 14
4.8.2 Valor Secundario ..................................................................................................................... 15
5 CONTROL DE CAMBIOS. Formato F-GBIBA-09 “Tabla de Retención Documental” ...................... 15
6 DEFINICIONES ....................................................................................................................... 15
F-GP-23 (VERSIÓN 0) Grupo de Planeación DNP
CÓDIGO: DC-L01
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GESTION DOCUMENTAL DEL DNP 8
1 OBJETIVO
Establecer los lineamientos de la Gestión Documental, mediante la aplicación de los instrumentos archivísticos:
Tabla de Retención Documental, Cuadros de Clasificación Documental y Formatos Únicos de Inventario Documental,
en las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su
utilización, conservación, disponibilidad, integridad, confidencialidad y la legibilidad de los expedientes físicos y
virtuales, de acuerdo con las funciones y/o procesos y/o subprocesos de las dependencias, teniendo en cuenta los
aplicativos y otros medios de conservación electrónica con que cuenta el Departamento Nacional de Planeación
(DNP).
2 ALCANCE
Estos lineamientos deben ser aplicados por todas las Dependencias y Proyectos que hacen parte del Departamento
Nacional de Planeación. Aplica para los documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y de origen interno o
externo, en medio físico, o cualquier soporte (magnético, electrónico y otros) generados o asociados a las funciones
del DNP.
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Los términos y definiciones utilizados en el presente documento están disponibles para consulta en el Anexo 2
“Glosario de Términos y Definiciones” del Manual del SIG.
4 GESTIÓN DOCUMENTAL
Para efectos de la conceptualización del programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos o
fases que estarán interrelacionados y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del
ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
4.1 Planeación
La planeación de la información física y electrónica se realiza a partir del análisis del marco reglamentario legal,
funcional y técnico archivístico, que aplica al Departamento Nacional de Planeación, de forma tal que se garantice el
cumplimiento de los principios de la gestión documental establecidos en el marco normativo.
Esta fase se realiza considerando como parámetros el manual de funciones de la entidad y el modelo de operación
por procesos del DNP, los cuales permiten identificar el flujo de información.
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Es responsabilidad de la dependencia al momento de crear o actualizar un proceso o subproceso dentro del marco
del Sistema Integrado de Gestión (SIG), trabajar en conjunto con el Grupo de Biblioteca y Archivo (GBIBA) y la mesa
de ayuda de Orfeo, el ajuste de la Tabla de Retención Documental (TRD), si esto da lugar a cambios en las series,
subseries y/o tipos documentales. Adicionalmente, el Grupo de Planeación (GP) informará a GBIBA y Orfeo, los
documentos en actualización para que las dependencias soliciten la asesoría, con el fin de realizar los ajustes
respectivos en el formato F-GBIBA-09 “Tabla de Retención Documental”, de acuerdo con la Circular Interna No. 04
de 2014.
Así mismo, es responsabilidad de las dependencias, informar al GBIBA la creación, cambios o ajustes en sus
funciones o en la estructura organizacional, con el objetivo de asesorar la administración de la información que
genere.
4.2 Producción
La producción de información física y electrónica del

Departamento Nacional de Planeación debe corresponder
estrictamente a aquella que fue planeada y debe velar por
el respeto de los principios de eficiencia, economía,
protección del medio ambiente, interoperabilidad,
orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y la
protección de la información y los datos sensibles.
A continuación, se relacionan los aspectos a tener en cuenta en la recepción y producción de los documentos, que
se generan en los trámites que efectúa cada dependencia:
4.2.1 Control de registros:
Los registros son un tipo especial de documento que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de
actividades ejecutadas y se caracterizan por ser fácilmente identificables, recuperables y legibles.
En el Departamento Nacional de Planeación se han identificado dos tipos de registros y éstos se controlan mediante
los siguientes mecanismos:
Registros que se controlan con la Tabla de Retención

Registros Transitorios
Documental
Este grupo de registros constituye la evidencia oficial de las Son documentos que se emplean para soportar
actividades; se archivan y se conservan según la necesidad de las actividades, pero no son evidencia oficial de
la dependencia o requerimiento de ley. ejecución, es decir, corresponden a los
documentos de apoyo.
Estos documentos se producen como evidencia del desarrollo
de las funciones asignadas a las áreas de la Entidad. En las Características:
dependencias que poseen procesos o subprocesos, estos • No tienen validez para demostrar que
están identificados en los descriptores con una (R), pero no efectivamente se realizó una tarea.
necesariamente son los únicos registros que se controlan en la • Sólo se conservan como apoyo a la gestión y
TRD, ya que se pueden incluir los demás que identifiquen el no se clasifican ni se trasladan al Grupo de
trámite realizado para obtener la trazabilidad en el expediente. Biblioteca y Archivo
• No se controlan en la Tablas de Retención
Los registros también pueden estar asociados a los aplicativos Documental.
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y portales web, siendo evidencia de actividades que se

realizan a través de herramientas tecnológicas, cuya Nota: Estos documentos serán verificados por las
información se conserva en medio electrónico, no se manejan secretarias de cada dependencia y se enviarán
en los discos privados, ni son impresos. relacionados por correo electrónico a la mesa de
ayuda del sistema con copia al jefe de la
Los aplicativos y portales web informáticos del Departamento dependencia, para ser incluidos en una carpeta
Nacional de Planeación son los indicados en el inventario TIC temporal creada para cada dependencia en el
– Sistemas de Información, en la ruta: sistema Orfeo.
https://www.dnp.gov.co/atencion-al- Esta actividad conlleva el bloqueo de
ciudadano/Paginas/Sistemas-de-informaci%C3%B3n.aspx Correspondencia Informativa en las dependencias
y su manejo directo en la mesa de ayuda Orfeo.
4.2.2 Recepción de documentos físicos o electrónicos:
En este proceso se definen las instrucciones de verificación y control que se han establecido para la recepción de los
documentos que son remitidos por personas naturales o jurídicas.
El DNP cuenta con ventanilla de recepción a cargo del Grupo de Correspondencia, cuyas funciones son el manejo y
control de los documentos que entran y salen de la entidad, realizando su distribución interna; así mismo, se realiza
la radicación de correos electrónicos. Lo concerniente a las solicitudes realizadas a través de la página WEB, son
recepcionadas por Servicio al Ciudadano y radicadas por medio del aplicativo de Orfeo.
NOTA: En la radicación de documentos de entrada, recibida de usuarios o entidades, así como de informes de
contratistas o proveedores, la información recibida en medios magnéticos se sube al radicado generado por el
sistema en la pestaña documentos del mismo.
4.2.2.1 Formas de recepcionar y radicar informes y/o productos entregados por los contratistas del DNP.
En el DNP se presentan las siguientes modalidades de entrega de informes de contratista o proveedores, para el
trámite de pago y conformación de los respectivos expedientes:
El contratista diligencia el formato F-GTC-08 “Entrega de Informes y/o Productos” en original y copia, lo
hace firmar del supervisor y lo entrega junto con el informe, para la respectiva radicación en la mesa de
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ayuda del sistema Orfeo, quienes lo incluyen en el expediente virtual e imprimen la etiqueta con el radicado,
colocándolo en el formato, para continuar con el trámite de pagos ante el Grupo Central de Cuentas.
El proveedor radica el informe o la factura en el Grupo de Correspondencia, quien direcciona a la
dependencia o al supervisor del contrato quien deberá solicitar el original al Grupo de Biblioteca y Archivo,
diligenciar, firmar el formato F-GTC-08 “Entrega de Informes y/o Productos” y entregar a la mesa de ayuda
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de Orfeo, en donde se genera copia de la etiqueta con el radicado inicial colocándolo en el formato, para
continuar con el trámite de pagos ante el Grupo Central de Cuentas.
Es responsabilidad del supervisor garantizar que el radicado quede incluido en el expediente virtual.
Cuando el contratista envía el producto y/o Informe por medio electrónico, en este caso, el supervisor debe
enviar al correo corporativo radicacionorfeo@dnp.gov.co, para su correspondiente radicación. El supervisor
del contrato deberá diligenciar y firmar el formato F-GTC-08 “Entrega de Informes y/o Productos” y
3 entregarlo a la mesa de ayuda de Orfeo, en donde se generará copia de la etiqueta del radicado inicial
colocándolo en el formato, para continuar con el trámite de pagos ante el Grupo Central de Cuentas.
Es responsabilidad del supervisor garantizar que el radicado quede incluido en el expediente virtual.
4.2.2.2 Requisitos de radicación de los correos electrónicos
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Para realizar la debida radicación de la información oficial que se recibe en el DNP, a través de correos electrónicos
de los funcionarios o contratistas, se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento:
Cuando identifiquen correos electrónicos oficiales en los que se haga referencia a una solicitud formal de
información, queja, reclamos o aquella que se considere como evidencia de la realización de una actividad, es
responsabilidad de los funcionarios y/o contratistas del DNP solicitar la radicación en el Sistema de Gestión
Documental ORFEO, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
1. Para: radicacionorfeo@dnp.gov.co
2. Asunto del correo: El tema que trate el correo
3. Nombre del Remitente: Persona que suscribe el correo electrónico inicial - (opcional)
4. Nombre Entidad o Dependencia remitente: Ej: Ministerio de Protección Social o Dirección de Desarrollo
Territorial Sostenible
5. Ubicación: País y Departamento
6. Dirección - Física: (Ej: Calle 26 No. 13-19) - (opcional)
7. Correo electrónico: persona o Entidad que suscribe el correo electrónico inicial (obligatorio)
8. Anexos: mencionarlos (obligatorio)
9. Dirigido a: Dependencia a la que se reasignará el correo radicado (obligatorio)
10. Formato: HTML (obligatorio)
4.3 Gestión y Trámite
Garantizar la oportuna realización de los trámites por parte de los responsables

definidos en las dependencias (funcionarios, contratistas) al interior del
Departamento Nacional de Planeación en armonía con los principios de eficiencia,
economía, transparencia, coordinación y acceso, orientación al ciudadano y
protección de la información sensible.
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Las comunicaciones oficiales del DNP se clasifican en oficiales recibidas, oficiales enviadas y oficiales internas; cada
categoría se identifica mediante el código que se describe a continuación: año correspondiente a cada vigencia fiscal en
cuatro dígitos, código de la dependencia que genera conformado por tres dígitos, número consecutivo conformado por
seis dígitos y finaliza con uno (1) para comunicaciones oficiales enviadas, dos (2) para comunicaciones oficiales
recibidas y tres (3) para comunicaciones oficiales internas. Cada tipo de comunicación tendrá su propio número
consecutivo y será reiniciado en cada vigencia fiscal.
Las dependencias deben tener en cuenta las siguientes actividades en el recibo y producción de documentos:
VERIFICAR Y PROYECTAR VERIFICAR Y

RADICAR Y DIGITALIZAR
REASIGNAR COMUNICACIÓN EXTERNA APROBAR
COMUNICACIÓN
DOCUMENTOS O INTERNA COMUNICACIÓN
(Funcionario – contratista)
(Jefe dependencia) (Funcionario o contratista) (Jefe dependencia)
1. Verificación del 3. Si requiere respuesta: 5. Revisa, aprueba 6. Radica generando nuevo

documento y Analiza documento y comunicaciones número de memorando u
competencia proyecta anexo al envía a funcionario o oficio.
radicado de la solicitud contratista, para
2. Si corresponde a la el memorando u oficio: iniciar el proceso de 7. En caso de requerirse
dependencia, reasigna • Respuesta o radicación. copia a otros
al funcionario o • Traslado a otra entidad destinatarios:
contratista. con copia al remitente. ❖ En caso de requerir • El memorando se envía
❖ Si no requiere respuesta ajustes al documento, por informados
❖ Si no corresponde a la valida TRD incluye en el devuelve al • El oficio se generan los
dependencia: expediente y archiva. funcionario o destinatarios en el sistema
• Reasigna al área contratista. Orfeo.
• o reasigna al Grupo de 4. Proyectan memorandos u
Correspondencia oficios para trámites que 8. Imprime respuesta para
(GCORR) requieran en cumplimiento firma.
de las funcionales o
❖ El GCORR reasigna a actividades de la 9. Digitaliza la comunicación
Atención al ciudadano, dependencia. firmada y asocia al
para su verificación. número de radicado.
3.3.1. Envío de oficios al Grupo de Correspondencia.
Las dependencias entregarán en original y copia los oficios, diligenciando el formato F-GCORR-02 “Planilla de
control de entrega de documentos”. En la modalidad de envío por correo electrónico certificado, no será necesario
generar copias del documento a enviar.
Envío oficios individuales Envío oficios masivos

Cuando se trate del envío de documentación a usuarios Para las comunicaciones de salida masivas (más de
externos en medio físico, el original deberá escanearse veinte documentos) el Grupo de Correspondencia
con los anexos para dejar una copia virtual en los apoyará en la digitalización y gestión para el
expedientes. El original debe foliarse junto con los fotocopiado de aquellos oficios que pertenezcan a más
anexos. de un expediente.
En el caso excepcional que una dependencia entregue Cuando las comunicaciones masivas están asociadas a
una respuesta directamente al destinatario, de igual un solo expediente se toma fotocopia al primer y último
forma deberá entregar la copia de la comunicación con el radicado con el listado de la relación de los
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acuse de recibo al Grupo de Correspondencia. destinatarios (generado por ORFEO) con el fin de tener
el correspondiente soporte para el expediente.
Las dependencias deberán enviar los oficios, en un término de 5 días hábiles, después de generado el
radicado, de lo contrario se generará notificación del sistema Orfeo informando la anulación del mismo.
El Grupo de Correspondencia, deberá entregar al Grupo de Biblioteca y Archivo todas las copias de los oficios para
conformar los expedientes físicos, diligenciando el formato F-GCORR-02 “Planilla de control de entrega de
documentos”.
4.3.2 Reasignación de memorandos a las dependencias.
Las dependencias reasignan los memorandos a través del sistema de gestión documental Orfeo y realizan su
entrega física al Grupo de Biblioteca y Archivo en un lapso no mayor a 20 días, relacionándolos en el formato F-
GCORR-02 “Planilla de control de entrega de documentos”.
En caso de que, el por el tamaño del archivo, el documento y sus soportes no se puedan digitalizar en la
dependencia, deberán solicitar a el GBIBA el apoyo para esta actividad.
Los memorandos se deberán reasignar en un término no superior a 5 días hábiles después de generado el
radicado, de lo contrario se generará notificación del sistema Orfeo informando la anulación del mismo.
4.3.3 Clasificación y direccionamiento de documentos a las dependencias
Para los documentos que se generan en el sistema y se direccionan a otras dependencias, se debe tener en cuenta:
Si el tema corresponde a la TRD de la dependencia productora, es obligación que dichos documentos se tipifiquen y
reasignen con el expediente respectivo, de tal manera que las dependencias que reciben los documentos puedan
archivarlos una vez se informen o den respuesta, esto con la finalidad de evitar la creación o inclusión en
expedientes que no apliquen.
Si el documento reasignado corresponde a un tema de la TRD de la dependencia y éste se encuentra clasificado con
un tipo documental que no corresponde, la dependencia que recibe y tramita, deberá modificar la tipificación
teniendo en cuenta su TRD.
4.4 Organización
Las dependencias son las responsables de organizar la información, atendiendo lo

establecido en los instrumentos archivísticos (TRD), lineamientos internos, y en el
marco del respeto de los principios de planeación, eficiencia, economía, control y
seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vínculo
archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y
acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al
ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y los datos, de
tal forma que se garantice que se encuentra disponible para consulta.
La aplicación de las TRD Formato F-GBIBA-09 “Tabla de Retención Documental” diligenciado por dependencia se
encuentra publicado en la siguiente ruta O:\Tablas de Retención Documental e incorporada en el Sistema de Gestión
Documental ORFEO, y se constituye en la directriz para que las dependencias identifiquen, clasifiquen, creen y
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organicen sus expedientes virtuales, manteniendo en todo momento su vínculo con el trámite y el proceso que le dio
origen.
4.4.1 Creación del expediente virtual por parte de las dependencias
El funcionario o contratista autorizado por el jefe de la dependencia debe crear el expediente en el sistema de
gestión documental ORFEO, atendiendo la Tabla de Retención Documental (TRD) de la dependencia; para lo cual
adelantará el siguiente procedimiento:
• Creación del expediente, según manual del sistema Orfeo.

• Inclusión de los documentos que componen un expediente de conformidad con el tipo documental, respetando
el orden en que se produjeron, incluso puede corresponder a información que no esté radicada, tales como
actas, presentaciones, otros formatos.
• Verificación que el tipo documental a ser incluido alimenta un expediente de la dependencia y/o expedientes de
otras dependencias.
Toda la información que haga parte del trámite de las funciones de su dependencia, procesos o subprocesos y se
encuentre en medio electrónico (discos públicos, correos electrónicos), debe incluirse en el expediente virtual
aplicando la TRD.
En la conformación de los expedientes híbridos (Electrónico y físico), no coincidirá la misma información, razón por la
cual, el expediente virtual contendrá más información.
Para la conformación de expedientes transversales, es decir, que interviene más de una dependencia en su gestión
y alimentación deben tener en cuenta la vinculación de la información al o a los expedientes de acuerdo con la
función y/o procesos relacionados. Estos pueden presentarse de dos formas:
1. Documentos que genera la dependencia que no hacen parte de su TRD y alimentan expedientes de una
dependencia específica.
Ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo, Documentos Conpes, Contratos, etc.
Para este caso la(s) dependencia(s) responsable(s) del proceso deben incluir los documentos en los
expedientes respectivos, y en los casos que el primer documento a incluir no tiene radicado, solicitará por correo
electrónico al equipo de Orfeo que realice la creación del expediente correspondiente.
2. Documentos que genera la dependencia que hacen parte de su TRD y también alimentan expedientes de otra
dependencia.
Ejemplo: tipo documental “Comprobante de pago” pertenece al expediente del Grupo de Tesorería, también
alimenta expedientes de Contratos, Historias Pensionales y/o Procesos de Cobro Coactivo.
Cuando se identifican expedientes transversales de este tipo, las dependencias involucradas deberán reunirse
para definir los responsables de alimentar los expedientes y realizar los ajustes necesarios de la TRD si se
requieren, a esta reunión deberá asistir el Grupo de Biblioteca y Archivo y la mesa de ayuda de Orfeo, con la
finalidad de coordinar la creación y conformación de expedientes.
Es responsabilidad de las dependencias entregar al GBIBA, en un plazo no mayor a un (1) mes la documentación
que se encuentra en su poder, incluyendo los documentos que no requieran proceso de radicación mediante el
formato F-GCORR-02 “Planilla de control de entrega de documentos” relacionando los tipos documentales y el
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expediente a que corresponda según la tabla de retención documental, con el fin de conformar los expedientes
físicos de acuerdo con el virtual.
NOTA: Las dependencias deben crear y organizar los expedientes virtuales, una vez realizado el trámite
respectivo, con el fin de archivar los radicados y documentos que generen teniendo en cuenta la TRD. Esta
organización se realizará dentro del mes siguiente a la producción o recibo de los mismos.
4.4.2 Conformación del expediente físico
El Grupo de Biblioteca y Archivo apoya la conformación de los expedientes físicos con base en los expedientes
virtuales creados en cada dependencia, de acuerdo con las Metodologías de Organización de Expedientes de
Dependencias las cuales se pueden consultar en el disco O:\Gestión Documental, así mismo realiza la verificación
de la correcta conformación según la TRD, informando posibles errores a la mesa de ayuda de Orfeo, para realizar
los ajustes correspondientes en el expediente e informar a la dependencia responsable.
Para el caso de la serie “Procesos” del Grupo de Asuntos Judiciales, durante el período que dichos procesos
judiciales se encuentran activos, los expedientes reposarán en la dependencia y será responsabilidad única y
exclusiva de dicho Grupo su custodia y consulta; y será responsabilidad del GBIBA la conformación de los
expedientes con los documentos radicados en la entidad. Una vez finalizado el proceso judicial, en un plazo no
mayor de dos (2) meses la dependencia deberá entregar el expediente físico al GBIBA diligenciando la planilla de
control de entrega de documentos F-GCORR-02.
La serie Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, en la Subdirección de Promoción Social y Calidad de Vida, la
organización física de los expedientes se realizará en forma consecutiva por solicitud, a cada una de las cuales se le
adjuntará la respuesta, conformando el físico por mes. Lo anterior, debido al alto volumen de peticiones que maneja
dicha dependencia, aproximadamente 9.000 al año, las cuales se encuentran creadas virtualmente por peticionario.
Para el Grupo de Contratación la serie “Contratos Estatales”, una vez oficializado el contrato, la dependencia en un
plazo no mayor a un mes a partir de la fecha de perfeccionamiento del mismo, deberá entregar el expediente físico al
Grupo de Biblioteca y Archivo, organizado en la parte precontractual, teniendo en cuenta la Metodología de
Organización de Contratos, las cuales se pueden consultar en el disco O:\Gestión Documental. Se exceptúa de
este plazo la entrega de los expedientes de los contratos suscritos en los meses de enero y febrero de cada año, en
razón al alto volumen de los mismos, para los cuales se determinó un plazo no mayor a tres meses.
Con respecto a la organización de los expedientes de Historias Laborales del Grupo de Gestión de Personal que
será responsable de su custodia, la organización y consulta de los mismos, será responsabilidad del GBIBA de
acuerdo con la Metodología de Organización de Expedientes de Historias Laborales las cuales se pueden
consultar en el disco O:\Gestión Documental.
Para las restantes dependencias y series documentales de las áreas relacionadas, los documentos físicos que se
generen y/o se encuentren en su poder, se deberán entregar al Grupo de Biblioteca y Archivo relacionados en la
planilla de control de entrega de documentos F-GCORR-02, en un plazo no mayor a 15 días hábiles, para su
correspondiente organización en los expedientes físicos.
Las dependencias que no cumplan con el traslado de la información conforme a los tiempos establecidos serán
responsables de su conformación archivística, custodia y consulta teniendo en cuenta:
• Identificar los documentos (tipos documentales) que se incluirán en la carpeta, los cuales deben corresponder a
los identificados en las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con las series y subseries.
• Organizar los documentos en orden cronológico dentro de la carpeta, de acuerdo con el expediente virtual.
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• Foliar los documentos, con lápiz de mina negra en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto del
documento.
• Retirar el material metálico, ganchos de cosedora, clips, legajadores, notas autoadhesivas, etc.
• Ordenar las carpetas de acuerdo con el sistema de ordenación (alfabético, numérico)
• Enumerar las carpetas y almacenar de izquierda a derecha dentro de las cajas.
• Marcar las carpetas de acuerdo con el formato F-GBIBA-10 “Rótulo carpeta archivo” en la esquina inferior
derecha, diligenciando la información básica del formato.
• Registrar los datos completos en el Formato Único de Inventario Documental F-GBIBA-02.
• Realizar la entrega del expediente físico al Grupo de Biblioteca y Archivo, a más tardar en los dos primeros
meses de la siguiente vigencia, o antes si cumplen los requisitos mencionados.
Nota: Para los expedientes compuestos es obligación de los responsables de las diferentes dependencias garantizar
la elaboración y diligenciamiento de la HOJA DE CONTROL (Formato F-GBIBA-12) durante la etapa activa del
expediente, en la cual se llevó el registro individual de los documentos que lo conforman. Para dar cumplimiento al
PARAGRAFO del ARTICULO 15 CAPITULO IV DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL - Acuerdo 05 de 2013 del Archivo
General de la Nación.
El jefe de la respectiva dependencia y/o supervisores deberán garantizar que los funcionarios y contratistas del DNP
al ser trasladados del área de trabajo o al desvincularse de la Entidad hagan entrega de la documentación e
información soporte de su gestión, debidamente organizada e inventariada de acuerdo con lo establecido en la “Guía
para el Retiro de Funcionarios” RP-G01 y el Manual de Contratación numeral 7.3.2 en la etapa pos contractual.
Para la conformación de los expedientes físicos y virtuales, se aplicarán las metodologías de: Organización de
archivos dependencias, Organización de contratos estatales y Organización de Historias Laborales, según la
documentación que corresponda.
El Grupo de Biblioteca y Archivo y la Mesa de ayuda del Sistema de Gestión Documental (ORFEO), realizarán
seguimiento a la aplicación de la TRD y prestarán permanentemente asesoría a las diferentes áreas de trabajo en lo
relacionado con la conformación de expedientes virtuales y procesos de gestión documental.
4.4.3 Mecanismos de consulta archivo de gestión
Si el funcionario o contratista requiere realizar la consulta de un radicado o expediente, puede utilizar los siguientes
mecanismos:
Consulta virtual Consulta física

En el Sistema de Gestión Documental Orfeo, el Para el caso de radicados físicos:
módulo de “consulta” permite ubicar de acuerdo con Cuando la dependencia destinataria requiera los
los parámetros seleccionados, los documentos documentos físicos, sólo se entregarán los radicados que
radicados y/o expedientes que concuerdan con la requieran trámite, ejemplo: facturas, documentos para
solicitud de búsqueda. firmas (actas, decretos …) y los radicados que la
dependencia archiva físicamente (fallos, demandas,
Algunos documentos en Orfeo se encuentran documentos de historias laborales, documentos de
restringidos para la visualización inmediata de los Subdirección de Control), para lo cual el funcionario o
usuarios internos, por restricciones legales y/o por contratista a quien le fue asignado el documento, realiza la
nivel de usuario; por tal motivo se debe realizar la solicitud a través de la opción “solicitar físico” del sistema
solicitud a la dependencia que tiene asignado el Orfeo y con el número de radicado lo reclama en el GBIBA;
documento de interés mediante correo electrónico, la en caso que, el documento haya sido radicado el mismo
que analizará la pertinencia de suministrar la día de la solicitud, se solicitará por el sistema y se
información de acuerdo con la naturaleza de la misma reclamará en el Grupo de Correspondencia.
(publica, reservada y clasificada) y remitirá el
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documento solicitado por correo electrónico o por la Para el caso de expedientes físicos:
opción de “Informado” en el sistema Orfeo. Las dependencias deberán realizar la solicitud de
préstamo a través del correo electrónico
prestamoarchivo@dnp.gov.co y la entrega del expediente
la efectúa directamente el GBIBA en el puesto de trabajo
del funcionario o contratista, diligenciado y firmando la
planilla de control de préstamo documental F-GBIBA-08
Nota: en caso de presentarse pérdida de radicados o expedientes, quien solicitó el préstamo, deberá informar de
esta situación a su jefe inmediato o supervisor y al Grupo de Biblioteca y Archivo mediante comunicación formal
adjuntando la respectiva denuncia ante la Fiscalía General de la Nación. El GBIBA realizará la reconstrucción de la
información mediante la recuperación y/o duplicación de la información que reposa en el sistema de gestión
documental Orfeo.
4.4.4 Préstamo de expedientes físicos del Archivo Central
Esta solicitud se realiza a través del correo electrónico prestamoarchivo@dnp.gov.co, indicando nombre del
expediente y año correspondiente; así mismo se debe aclarar, sí requiere la consulta por medio electrónico o si
demanda el físico. Para los dos anteriores, se requiere autorización del jefe de la dependencia responsable del
expediente.
En el caso de presentarse pérdida del expediente(s), quien solicitó el préstamo deberá informar de esta situación a
su jefe inmediato o supervisor y al Grupo de Biblioteca y Archivo mediante comunicación formal adjuntando la
respectiva denuncia ante la Fiscalía General de la Nación y este Grupo será responsable de adelantar el
procedimiento de reconstrucción total o parcial del expediente de conformidad con lo establecido el Acuerdo 7 de
2014 expedido por el Archivo General de la Nación y demás normas reglamentarias; así mismo, realizará la
correspondiente notificación al Secretario General y a la Oficina de Asuntos Disciplinarios.
El Secretario General, deberá realizar un seguimiento periódico sobre el avance y de la reconstrucción del
expediente(s) hasta que culminen todas las acciones que correspondan.
4.5 Transferencia
Las transferencias documentales primarias y secundarias de información física, se

llevarán a cabo atendiendo lo establecido en las Tablas de Retención Documental
y en las Tablas de Valoración Documental actualizadas, aprobadas por el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo y convalidadas por el Archivo General de
la Nación - AGN.
4.5.1 Transferencias Primarias
Es el traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, se debe realizar de acuerdo con los
tiempos de retención establecidos en la TRD.
Procedimiento realizado por el Grupo de Biblioteca y Archivo:
a. Verificar el cumplimiento de los tiempos de retención de la TRD en el Archivo de Gestión y definir los
expedientes a transferir.
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b. Elaborar los Formatos Únicos de Inventario Documental – FUID. De los expedientes a transferir.
c. Elaborar acta de transferencia y remitir la documentación a la bodega de almacenamiento y custodia en el
Archivo Central, según corresponda.
d. Codificar las cajas e incluir la información en el inventario del archivo central
4.5.2 Trasferencias Secundarias
Es el traslado de documentos del archivo central al histórico del Archivo General de la Nación, con el fin de
garantizar la protección de los documentos con valor social, cultural e histórico. El DNP debe realizar cada 10 años
las transferencias de documentos de conservación total o permanente.
Procedimiento realizado por el Grupo de Biblioteca y Archivo:
a. Solicitar por escrito al AGN una visita de diagnóstico para evaluar el volumen, las condiciones de conservación y
la calidad de los documentos que serán objeto de transferencia por el DNP, con el fin de recibir las
recomendaciones pertinentes; incluido el embalaje y las condiciones de traslado de los documentos.
b. Acordar un plan de trabajo y cronograma de actividades con el AGN para efectuar la transferencia documental.
c. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se transferirá al AGN de acuerdo con los parámetros
establecidos.
d. Elaborar como constancia de la transferencia un acta firmada por el DNP y el AGN, para formalizar y legalizar la
transferencia documental junto con sus respectivos soportes (TRD, TVD, Inventario).
4.6 Disposición de documentos
Se entiende como la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital (archivo de gestión, central o
histórico), con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
La disposición final de la información física o electrónica se deberá llevar a cabo atendiendo lo identificado en los
campos de las TRD y TVD relacionados a continuación:
a. Conservación total (CT): se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.
b. Selección (S): Actividad de la disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el
fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para
su conservación permanente.
c. Eliminación (E): Actividad resultante de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos
que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes.
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d. Medio Técnico (MT): Conforme a lo dispuesto en la Circular Externa No. 001

de 2015 corresponde a la implementación de un medio tecnológico para
administrar la información, que garantice su reproducción exacta, por lo que
en el DNP aplicará cualquiera de los siguientes medios técnicos a la
documentación:
• Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película.
• Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y
otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
4.7 Preservación a largo plazo
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su permanencia o su
eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de
Retención Documental o Tablas de Valoración Documental, con el
fin de preservarlo en el tiempo, independientemente de su medio y
forma de registro o almacenamiento.
Aplica para los documentos cuyos tiempos de conservación son extensos y/o su disposición final corresponde a
conservación total.
4.8 Valoración
Es un proceso permanente y continuo que busca garantizar el cumplimiento de los requisitos de los documentos
desde la planificación hasta la disposición final, tomando como referente primario el marco legal, el contexto histórico
y las necesidades informativas internas y externas, para la administración y/o la investigación. Se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.
4.8.1 Valor Primario
Cualidad inmediata que adquieren los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del ciclo vital, es decir,
desde que se producen o reciben hasta que cumple con sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Los
valores primarios son:
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• Valor Administrativo: Es aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una entidad y
sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades en el trámite o asunto que motivó su creación.
• Valor Jurídico: Deriva en derechos u obligaciones.
• Valor Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarán en la institución para su posible
uso y así certificar derechos u obligaciones, sirven de testimonio ante la Ley.
• Valor Fiscal: Es el que tienen aquellos documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de
obligaciones tributarias.
4.8.2 Valor Secundario
Son los que tienen los documentos para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad
como fuentes de información de carácter único o permanente. Los valores secundarios son:
• Valor Histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por
ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una entidad. Es el valor
que revela el origen, organización y desarrollo de una institución.
• Valor Cultural: Calidad del documento que, por su contenido, testimonio entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, desarrollo económico, social, político,
religioso, son útiles para el conocimiento de una entidad. Es el valor que refleja la evolución y los cambios
más importantes desde el punto de vista legal que sufre la institución (políticas, reglamentos,
procedimientos, decretos, leyes)
• Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de
conocimiento en cualquier área del saber, estos documentos van ligados con la investigación.
5 CONTROL DE CAMBIOS. Formato F-GBIBA-09 “Tabla de Retención Documental”
La TRD de la entidad se actualizará en los siguientes casos:
a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad,

b) Cuando existan cambios en las funciones,
c) Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación
d) Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país,
e) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos,
f) Cuando se generen nuevas series y tipos documentales,
g) Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que
afectan la producción de documentos.
Cuando uno de los anteriores casos se presenta, se realiza la actualización de la TRD en el formato F-GBIBA-09
de la respectiva dependencia, dando esto origen al cambio de versión del documento, las cuales son llevadas al
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su respectiva aprobación y posterior envío al Archivo
General de la Nación para realizar el proceso de convalidación.
6 DEFINICIONES
Aplican para este lineamiento la definición del Acuerdo 027 de 2006 y las contenidas en el glosario del Archivo
General de la Nación.
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CÓDIGO: DC-L01
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Fecha de Aprobación: 05 de abril de 2018
Revisó:
_____________________________ _______________________________
Darío Gutiérrez Godoy Nelson Saul López
Coordinador Grupo de Correspondencia Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo
_____________________________ _______________________________
Sandra Patricia Arango Daza María Amparo Hernández Veloza
Profesional Grupo de Biblioteca y Archivo Sistema de Gestión Documental ORFEO
Aprobó: _____________________________
GRACE MICHAELS RUIZ
Subdirectora Administrativa
16

DC-L01 Lineamientos para El Control de La Gestión Documental Del DNP - Pu

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LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

Departamento Nacional de Planeación

F-GP-23 (VERSIÓN 0) Grupo de Planeación DNP

La producción de información física y electrónica del

4.2.1 Control de registros:

Registros que se controlan con la Tabla de Retención

y portales web, siendo evidencia de actividades que se

4.2.2 Recepción de documentos físicos o electrónicos:

4.2.2.2 Requisitos de radicación de los correos electrónicos

4.3 Gestión y Trámite

Garantizar la oportuna realización de los trámites por parte de los responsables

VERIFICAR Y PROYECTAR VERIFICAR Y

1. Verificación del 3. Si requiere respuesta: 5. Revisa, aprueba 6. Radica generando nuevo

3.3.1. Envío de oficios al Grupo de Correspondencia.

Envío oficios individuales Envío oficios masivos

4.3.2 Reasignación de memorandos a las dependencias.

4.3.3 Clasificación y direccionamiento de documentos a las dependencias

Las dependencias son las responsables de organizar la información, atendiendo lo

4.4.1 Creación del expediente virtual por parte de las dependencias

• Creación del expediente, según manual del sistema Orfeo.

Ejemplo: Plan Nacional de Desarrollo, Documentos Conpes, Contratos, etc.

4.4.2 Conformación del expediente físico

4.4.3 Mecanismos de consulta archivo de gestión

Consulta virtual Consulta física

4.4.4 Préstamo de expedientes físicos del Archivo Central

Las transferencias documentales primarias y secundarias de información física, se

4.5.1 Transferencias Primarias

Procedimiento realizado por el Grupo de Biblioteca y Archivo:

4.5.2 Trasferencias Secundarias

Procedimiento realizado por el Grupo de Biblioteca y Archivo:

4.6 Disposición de documentos

a. Conservación total (CT): se aplica a aquellos documentos que tienen valor

b. Selección (S): Actividad de la disposición final señalada en las tablas de

c. Eliminación (E): Actividad resultante de la disposición final señalada en las

d. Medio Técnico (MT): Conforme a lo dispuesto en la Circular Externa No. 001

4.7 Preservación a largo plazo

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

• Valor Jurídico: Deriva en derechos u obligaciones.

4.8.2 Valor Secundario

5 CONTROL DE CAMBIOS. Formato F-GBIBA-09 “Tabla de Retención Documental”

La TRD de la entidad se actualizará en los siguientes casos:

a) Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad,

Fecha de Aprobación: 05 de abril de 2018

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