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PROFESOR:
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del
Estado; en el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.
Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación,
Desarrollo
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
Según la Norma Técnica Colombiana (NTC), el espacio para estampar el sello radicado
es la zona 3 que corresponde al extremo superior derecho del documento.
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla
para su emisión.
SALIDA
3. Correspondencia interna:
CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de
ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
Registro en el Sistema
Correspondencia enviada
Elaboración
Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,
hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la
copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
Recepción de Documentos:
Registro de Correspondencia Externa Recibida
entrega de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con
destino interno para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo
internacional).
Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por
medio del aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única
Institucional.
Por otro lado se pudo comprender que con el auge de las tecnologías de la Información
se han orientado los documentos hacia la utilización y conformación de bases de datos
estructuradas y la mayoría de la información documental se está generando y
conservando electrónicamente. Las directrices actuales apuntan a seguir la línea
electrónica con la Ley del Cero Papel.