Descripción de la Operación

Es una descripción por escrito de cada una de las operaciones en un procedimiento, en

esta parte se explica en qué consiste la operación, cómo, dónde y con qué herramientas se
realizará y el tiempo en el que se efectuará así como los responsables que lo llevarán a cabo.

Si es un procedimiento general, únicamente se detallan las unidades que intervendrán en

el proceso, no se indicarán los puestos.

Participantes

Son todos los involucrados en el proceso, ya sea directa o indirectamente, pero que
tendrán una participación durante el mismo. Los participantes pueden ser uno o varios del mismo
departamento, puede también que aunque sean del mismo departamento tengan diferente
participación durante el proceso.

Al momento de que realice el manual de procesos, es importante saber elegir a los

participantes, ya que deberán tener el conocimiento necesario para realizar dicha función durante
el proceso.

Gráfico o Diagrama del Funcionamiento

Es una representación gráfica de los procesos de un sistema y sus interrelaciones, son

más fáciles de interpretar para la ejecución y la toma de decisiones. También muestran el enfoque
más amplio del proceso.

Definen de manera sistemática el procedimiento con las actividades en orden cronológico

que se deben seguir para obtener un determinado producto. Se muestran las unidades
administrativas (cuando son procedimientos generales), o los puestos que intervienen
(procedimientos específicos), en cada operación. Les permite percibir en forma clara, detallada y
más facil la secuencia de las actividades que deben realizar, también nos puede ayudar para
identificar si hay posible duplicidad de actividades, así como simplificar actividades que podrían
llevar más tiempo, por el hecho de pasar por varios departamentos.

Es recomendable el uso de símbolos, los más utilizados son los siguientes:

Proceso Almacenamiento:

Revisión SAC

Decisión Documento

Transporte Base de datos:

Ejemplo de Diagrama de Funcionamiento

Autoridad o Delegación de funciones dentro del proceso (responsabilidad)

Se refiere a todos los puestos que intervienen en todas y cada una de las fases. No se
colocan nombres de personas ya que si hubiese algún movimiento de personal, no se tendría que
modificar todo el flujo, por lo que únicamente se coloca el puesto que tiene asignada la ejecución
de esa labor.

Se tiene que tener claro el responsable de cada proceso, ya que si se tiene algún problema
durante el proceso se sabe con qué persona abocarse para la solución del mismo, así como se
puede saber que persona tiene la autoridad para delegar funciones en el proceso.

Medidas de Seguridad y Autocontrol, Aplicables al Procedimiento

Medidas que permiten salvaguardar los bienes y recursos de la entidad de

situaciones irregulares como el despilfarro, la malversación y el hurto. Así mismo, todas las
políticas con posibilidades a incrementar la eficiencia y eficacia del procedimiento.
COMENTARIO

Es muy importante conocer cómo se realizan los manuales de procesos, ya que esto es de
gran ayuda para la organización, para que se facilite la interpretación de algún proceso de
cualquier área, así como para poder simplificar alguno de ellos, muchas veces ya se tienen
procesos establecidos, pero en ocasiones pueden ser muy tediosos o llevan demasiado tiempo,
pero al realizar un manual podremos simplificarlos.

Los manuales no sólo se deben de hacer y dejarlos así, se tienen que actualizar cada
cierto tiempo para poderlos mejorar.