TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o
actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los
asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: P & J S.A.S
Dirección: Diagonal 104 con calle 113
Representante: Paula Andrea Arias
Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: paarp&j@hotmail.com
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
audmede@arg.com.co
Para: Coordinación Ensayos e Investigación
Jesús Álvarez
Fecha: noviembre 20 de 2019

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de P & J S.A.S, en los procedimientos
de prestación de servicios de Investigación y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios de Ensayos e investigación del

departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa P & J S.A.S,

Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

 • Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2015

 Manual de Procedimientos de ensayo e investigación M-PC-002 Versión

junio de 2018

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

Reunión de Apertura:
20 de noviembre de 2019
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
20 de noviembre de 2019
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y
los Analistas de Calidad y Fisicoquímico, el día 20 de noviembre del presente año,
con una duración de 7 horas, en las instalaciones de Investigación y Ensayos.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas
que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada.
Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones
de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los
equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la
ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo
auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.
Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Andrea Arias Experta Técnica SGC firma

Emanuel Álvarez Ingeniero de Procesos firma

Esteban Rico Representante de Gerencia firma

 AUDITADOS
Juan David Martínez Coordinador Ensayos e Investigación firma

Martin Prieto Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Maritza Gómez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquímico firma

Hernán Villanueva Analista Fisicoquímico firma

Edwin Felipe Auxiliar Laboratorios firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celular: 321 567 8323. Los elementos 4.2.3 (control de documentos),
4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4
(Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

Política de Logística y Última actualización 18 de julio 2018
1
Servicio al Cliente
 Política de Gestión
Última actualización 5 de enero 2018
Financiera
2 I-EL-002
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos.
Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2018

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2017
ensayos
M-DR-005
Manual de Documentos de
Libros de registro de muestras
Retención y Archivo de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2017

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.
LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

copias controladas del manual de

Manual de Calidad (Documentación nivel
Si I)
calidad

claramente señaladas en el manual

de calidad
Se encuentran documentadas las responsabilidades
Si de cada puesto de trabajo?
Se encuentran comunicadas las responsabilidadces
Si a cada
no hay
unoevidencia
de los empleados
de la comunicación
del laboratorio de Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentación nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/oSiprocedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno

Existe evidencia documentada del conocimiento
No de manuales,
conocenormas,
sus funciones
instructivos
peroy no
procedimientos
se de laboratorio?
documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

(Documentación nivel III)

Tacitamente se en tiende que las

solicitudes de trabajo de laboratorio
Estan identificados los planes de trabajo
No de cada uno de los miembros del area de control de calidad?
estan ordenadas por los formatos
solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo

Si asignadas?
Formatos y registros (DocumentaciónSi de nivel IV)
Se lleva una bitacora de analisis con sus
Si respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?
Documentación completa si
Son los protocolos, manuales, instructivos
Si y metodos vigentes
La informacion
y actuales?
esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion

Esta debidamente almacenada, compilada
No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?
debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificacionesNo
o calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuaciónNo cuando se observa que las medidas han sido erroneas?
exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no esta
documentado.
Existen definidos procesos para realizar
Si el seguimiento, medición, analisis y mejora?
Se emplean tecnicas estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada
No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?
Se emprenden acciones para conocerNo y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?
e. Generación de hallazgos de auditoría:

Auditor(es): Oficina asesora de

Fecha: Fecha: 21 de noviembre de 2019
control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logística.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
costos en política de gestión procedimiento para
X
materiales en financiera costos en materiales
bodega y stand-by de bodega y stand-
by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. Compras y único de despachos
despachos, Manual X
logística y recibo de
de procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la política de
logística, cuya
última actualización
Política de
Cambios fue el 18 de julio
logística y X
organizacionales 2017 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2018
4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.
 • Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de
procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2018.
• Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno
• solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las
tarjetas de datos y resultados de análisis.
-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores
que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.