UNIVERSIDAD DE CORDOBA

MONTERIA

PRESUPUESTO
Tutor:

MARIA ISABEL SANCHEZ MEJIA.

ADMINISTRACIÓN EN FINAZAS Y
NEGOCIOS INTERNACIONALES

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 DEFINICIONES DE PRESUPUESTO

Existen muchas definiciones sobre presupuesto:

La estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de

operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo
determinado.
El buen empresario debe planear con inteligencia el tamaño de sus
operaciones, los ingresos y gastos, con la mira puesta en la obtención de
utilidades, cuyo logro se subordina a la coordinación y relación sistemática de
todas las actividades empresariales.
Conjunto coordinado con anticipación algunos resultados de previsiones que
permiten conocer con anticipación algunos resultados básicos por el jefe de la
empresa.
Al hablar de previsiones se hace referencia a las decisiones que con
anticipación debe tomar el “jefe de la empresa” para alcanzar los resultados
propuestos. Hasta hace algunos años este era el modo de administrar de
muchos empresarios. El progreso o el fracaso de la organización era el premio
o el castigo que solo obtenía el gerente y de esos resultados dependía de la
estabilidad laboral. Hoy el enfoque ha cambiado. Los resultados por lo general
dependían de un grupo que se compromete y lucha por unos objetivos trazados
de manera conjunta. Los grupos económicos mas destacados en cada país no
tendrían este sitio de privilegio si no fuera por el profesionalismo de sus
equipos directivos y de sus grupos de asesores.

Podemos definir los presupuestos como el desarrollo y aceptación de una serie

de objetivos y metas, así como de la movilización eficiente de una organización
para alcanzarlos.

Toda empresa, con o sin ánimo de lucro, está siempre interesada en conseguir
un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos
objetivos y metas se desarrollan unas mecánicas, unas técnicas y unos
fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por resultado lo que se
conoce como Presupuestos.

IMPORTANCIA

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina

la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretendan
sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la
incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Esto se constata en los
países latinoamericanos que por razones del manejo macroeconómico en la
década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los
índices de inflación y devaluación y en las tasas de interés.
El prepuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al
reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y
en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos admisnitrativos,
contables y financieros de la empresa.

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La presupuestacion conlleva implícitamente a una integración de gran cantidad
de enfoques y técnicas administrativas que pueden ser aprovechados, tales
como: análisis estadísticos (mínimos cuadrados, correlación y regresión),
pronósticos de ventas, análisis de caja, proyecciones de inversión y de capital,
análisis de costo-volumen-utilidad o punto de equilibrio, estudios de tiempos y
movimientos y otros.

¿TODOS LOS NEGOCIOS NECESITAN PRESUPUESTOS?

Hay quienes creen que los negocios pequeños se pueden manejar y supervisar
personalmente por sus dueños o administradores en todas sus actividades y
realmente han tenido éxito. También hay personas que consideran necesario
adaptarse un presupuesto formal y buenos sistemas de control presupuestal.

Realmente el que un negocio sea pequeño no hace innecesario efectuar una

planeacion y control de sus actividades y logros. La Planeación y el Control,
como dos de las funciones básicas de la Administración, son tan necesarias en
las pequeñas empresas como en los grandes emporios.

Tampoco es necesaria una sofisticación exagerada en la presupuestacion para

que esta funcione. Un sistema adecuado de presupuestos para cada tipo de
negocios de resultados mucho mejores que ideas andantes muy generales, de
aquellos que no elaboran planes presupuestarios. El tamaño de los negocios
nada tiene que ver con la necesidad de unos parámetros y objetivos bien
planificados y un control apropiado en la búsqueda de ellos.

EL PRESUPUESTO Y LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se

comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundamentos de la
administración misma o sea, como parte de las funciones administrativas:
Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control.
La planeacion y el control, como funciones de la gestión administrativa, son
rasgos esenciales del proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la
Organización, la Coordinación y la Dirección permiten asignar recursos y poner
en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos dentro de unos límites
razonables. Mediante el Control se comparan unos resultados reales frente a
los presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la
administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.
Sin presupuesto la dirección de una empresa no sabe hacia cual meta debe
dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiar.

PROCESO DE PLANEACION

Una de las etapas más importantes del proceso administrativo es la planeación,

ya que si se ha aceptado que la administración consiste en “hacer a través de
otros “es obvia la necesidad de conocer previamente lo que “pretende hacerse
o alcanzarse” como finalidad de la administración.

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 En las empresas modernas la planeacion ha ido adquiriendo una importancia
preponderante como consecuencia de la consecuencia de la necesidad
includible-especialmente de aquellas empresas que buscan un crecimiento
sano- de conocer con toda anticipación la trayectoria que se podrá, ó deberá
seguir de acuerdo con las circunstancia que se van a desempeñar las
operaciones de la empresa. De esta manera, la planeación que empezó
haciéndose por periodos cortos generalmente de un año, se ha ido
proyectando a plazos más largos que abarcan 5, 10 y hasta 20 años.

El proceso de planeación es un proceso de toma de decisiones de orden

superior.
Las desiciones tomadas en el proceso de planeación deben ser anticipadas, es
decir se toman antes de la acción, e Interrelacionadas (incluyen amplios grupos
de selección interdependientes).
De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de planeación en una
empresa en forma general y está encausada hacia unos objetivos generales.

1. Planeación Estratégica: es a largo plazo. Muestra las actividades de la

empresa en forma general y esta encausada hacia unos objetivos
generales.

2. planeación Táctica: es a corto plazo. Las actividades de la empresa se

presentan en forma discriminada y está encaminada hacia unas metas
específicas y hacia los medios para alcanzarlas.

La planeación supone que el estado futuro de una entidad podrá ser mejorado
por una acción administrativa continua, con base en esto, Rusell L Ackoff en su
libro “A Concept of Corporate Planning” sugiere que durante el proceso de
planeacion la administración de una entidad debe emplear tres tipos diferentes
de “proyecciones”, a saber:

a) Proyección de referencia. Cual seria el estado futuro de una entidad,

de una empresa, si no se hace nada nuevo, es decir no se planificaría.
b) Proyección deseada. Es una especificación de los “sueños” de las
“esperanzas”, con relación al estado futuro de la entidad, es decir las
aspiraciones de la empresa.
c) Proyección planeada. Es el análisis de las posibilidades que tiene la
entidad para lograr la proyección deseada en forma realista.

De acuerdo con lo anterior, la planeacion debe comenzar con una proyección

de referencia conjuntamente con una proyección deseada y concluir con una
proyección planeada que representa el Plan Administrativo de trabajo.

Objetivos, metas, estrategias y planes de utilidad.

La fijación de los Objetivos Empresariales representa el punto básico de la

toma de decisiones durante el proceso de planeacion. Los objetivos de una
entidad son generales y a largo plazo.

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Las metas nos muestran los objetivos generales enfocados más claramente al
detallar explícitamente el lapso de tiempo para alcanzarlas, unas cifras
cuantitativas, y unas subdivisiones administrativas con asignación de
responsabilidades.

El logro de los objetivos y metas radica básicamente en el desarrollo de unas

estrategias, las cuales nos especifican “como” hacer las cosas para alcanzar
los objetivos y metas.

Por último, la parte más detallada de la planeación ocurre cuando la

administración operacionaliza los objetivos al desarrollar uno o más Planes
Financieros por responsabilidades, estructurados y cuantificados
(Presupuestos).

PROCESO DE CONTROL

Por otra parte, el control de la empresa, otra de las etapas del proceso
administrativo se ejerce, en términos generales, en un sistema de
comparaciones: “lo que debe ser” con “lo que es”, para lo cual es necesario
establecer previamente lo que debe alcanzarse como consecuencia de las
operaciones normales de la empresa para poder medir o evaluar
posteriormente lo que realmente se ha hecho.
El control son todas aquellas acciones que se hacen para asegurar el logro de
los objetivos, metas, planes, políticas y estándares planeados.

El proceso de control incluye los siguientes aspectos:

1. Comparar los resultados reales con los presupuestados y

especificar las variaciones presentadas.
2. Presentar un informe de los resultados del primer paso a los
administradores apropiados.
3. Analizar las variaciones de los resultados reales con respecto a
los presupuestados.
4. Formular nuevos planes de acción o alternativas que se puedan
seguir para corregir las desviaciones presentadas.
5. Seleccionar la alternativa más favorable e implementarla
correctamente con las medidas necesarias.
6. Hacer un seguimiento del plan escogido para establecer su
efectividad y llevar a cabo un proceso de retroalimentación de la
información para mejorar las etapas futuras de la planeación y el
control en el futuro.

El control debe ser anticipado (a priori) y no ser posterior (a posteriori). Se debe

ejercer antes y no después de realizada una acción.
La comparación de los resultados reales con los presupuestados constituye la
medición de la efectividad del control durante un lapso de tiempo
determinado. Los hechos que aparecen en un informe real de resultados no
pueden cambiarse, sin embargo las mediciones históricas pueden conducir a
un mejor control en el futuro.

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Informe de resultados: Es el informe que muestra la comparación de los
resultados reales con los presupuestados.
Comprende:

a) Resultados reales,
b) Resultados presupuestados, y
c) Variaciones.

La información de este tipo se conoce como Principio de Administración por

Excepción, el cual podemos definir como atención que debe prestar la
administración principalmente a los aspectos excepcionales o poco usuales
que ocurren en las empresas diaria, semanal, mensual o periódicamente,
dejando suficientemente tiempo para la función de planeacion, ya que son los
eventos fuera de lo común lo que necesitan la atención pormenorizada de la
administración.

PROCESO DE COORDINACION

La coordinación: es la sincronización de las labores individuales en el trabajo

eficaz de cada división de cada entidad hacia los objetivos comunes, teniendo
en cuenta todas las otras divisiones basados en una unidad de esfuerzos. Lo
anterior implica el mantenimiento y desarrollo de las relaciones apropiadas
entre las diferentes actividades de la empresa.

En la coordinación es necesario tener en cuenta que:

- La planeacion y el control deben ser procesos lógicos

consistentes y sistemáticos.
- El ambiente de la empresa dentro de los individuos que la
componen, debe caracterizarse por un grado razonable de
estabilidad y consistencia.
- Los objetivos y metas deben expresarse por escrito y en lo
posible en términos contables, como impactos financieros
futuros; de otra forma acaban por ser solamente reflexiones
vagas que no conducen al logro de ellos.
- Para la comunicación efectiva es necesaria la formalización de
objetivos, metas, procedimientos y políticas.,
- La formalización requiere el establecimiento y observación de
plazos apropiados para la toma de decisiones, la planeacion y el
control.

Todo presupuesto debe ser flexible en cierto grado, no convertirse nunca en

una camisa de fuerza, para poder corregir las pautas a seguir en un momento
determinado. Deben servir como guías o pautas para la toma de decisiones,
algunas de las cuales alteraran necesariamente los planes particulares
elaborados.

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 CLASIFICACION DE LOS PRESUPESUTOS

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de

propiedades que se les dé depende de las necesidades del usuario
El cuadro sinóptico presenta algunos de los principales enfoques (véase más
adelante):

Rígido, estáticos, fijos o asignados

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado
éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.
De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el
comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la
región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al
presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público. (Denominados
“camisas de fuerza” en la planeacion y control aditivo.

1. Según la flexibilidad
- Rígidos, estáticos, fijos o asignados
- Flexibles o variables.

2. Según el periodo de tiempo que cubran.

- A corto plazo Tácticos
- A largo plazo Estratégicos
Clasificación del
Presupuesto 3. Según el campo de aplicabilidad en las
Empresas.
- De operación o económicos o según el
Área.
- Financieros (tesorería y capital)

4. Según el sector en el cual se utilicen.

- Público.
- Privado.

Flexibles o variables

Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de

actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier
momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de
operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el
campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación,
administrativos y ventas.

A corto plazo o tácticos

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 Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de
operaciones de un año.

A largo plazo ó estratégicos

En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes
empresas. En el caso de los planes de gobierno el horizonte de planeamiento
consulta el periodo presidencial establecido por normas constitucionales en
cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en
consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de
infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad
social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales,
capacitación del sistema o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de
los mercados internacionales.

De operación, económicos ó según el área.

Incluyen presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente al

cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de
pérdidas y ganancias proyectando. Entre estos podrían incluirse:

Venta de costos
Producción de contabilidad
Compras
Uso de materiales de servicios
Mano de obra
Gastos operacionales

Financieros

Incluyen el cálculo de partidas y/o rumbos que inciden fundamentalmente en

balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorera y el de capital
también conocido como de erogaciones capitalizables.

 Presupuesto de tesorería
Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja
de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas
con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperación de
cartera, ingresos financieros, redención de inversiones temporales o
dividendos reconocidos por la intervención del capital social de otras
empresas) o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la
congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores o pago
de nomina impuestos o dividendos.
Se formula por periodos cortos: meses o trimestres. Es importante
porque mediante él se programan las necesidades de fondos líquidos de
exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos. En

8
 caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los
recursos sobrantes y evitar su ociosidad.

 Presupuesto de erogaciones capitalizables

Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe

de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la
construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y
equipos.
Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto
de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.
Terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus
valores reales. Las tendencias inflacionarias deberán incorporarse en los
pronósticos de este tipo de inversiones. Además se recomienda ser
cuidadoso al estimar los costos, tener en cuenta que no es viable aplicar
un índice universal de incremento de precios a todo tipo de activos fijos,
y por tanto, es necesario incorporar coeficientes de inflación específicos
atribuibles a la inversión de terrenos, construcciones y bienes
tecnológicos.

 Presupuestos del sector público

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que

requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda
pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los
estimativos presupuestales se contemplan variables como la
remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del
gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la
inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada (puentes,
termoeléctricas, sistema portuario, centros de acopio, vías de
comunicación, etc.), la realización de obras de interés social (centros de
salud, escuelas) y la amortización de compromisos ante la banca
internacional.

 Presupuestos del sector privado.

Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las

actividades empresariales.

FUNDAMENTOS MÁS IMPORTANTES EN EL PROCESO

PRESUPUESTAL.

Para hablar de un verdadero plan presupuestal, debe tener en cuenta la

entidad, una verdadera conciencia de lo que significan los presupuestos y
sobre qué bases se deben edificar. Glenn A. Welsch, en su libro
“Presupuestos: Planificación y Control de Utilidades”, presenta nueve bases
para una buena presupuestación.

Vemos lo que significan:

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1. Dedicación y compromiso administrativo. Se refiere a la necesidad
de que la alta gerencia se comprometa, este de acuerdo y apoye
completa y competentemente un plan presupuestal, que comprenda la
naturaleza de los presupuestos, que este convencida del enfoque que
presentan los presupuestos para administrar, que este dispuesta a
dedicar el esfuerzo necesario para hacerla funcionar, que apoye el
programa en todas sus ramificaciones considerando los resultados del
proceso de planeacion como obligaciones de ejecución. Es decir, para
tener éxito en plan presupuestal, este debe tener el apoyo de todos y
cada uno de los miembros que manejan una entidad.

2. Adaptación Organizacional. Para el correcto funcionamiento de un plan

Presupuestal se debe contar con una estructura firme y una clara
designación de autoridad y responsabilidad a cada administrador
individual. Para el logro de esto se debe subdividir la empresa por
centros o áreas de responsabilidad:

Clasificación de los centros de Responsabilidad:

a) Centro de Costos. El encargo del centro es sólo responsable de

todos aquellos costos controlables del área. Ej. Dpto. de
contabilidad. Depto. De tesorería. Depto. De relaciones industriales.
b) Centro de Utilidad. Se es responsable, tanto de los costos
controlables, como de los ingresos que debe generar el centro. Su
importancia principal en los presupuestos radica en la cifra de
utilidades. Ej. El Dpto. de Ventas.
c) Centro de Inversión. Va más allá del centro de utilidades ya que
también es su responsable por la cantidad de recursos invertidos en
Activos del centro. Su importancia en el presupuesto radica en el
“Retorno sobre la Inversión”. Ej. De los Dptos. Del área de
producción.

3. Contabilidad por Responsabilidades. Está íntimamente ligado este

fundamento con el anterior, ya que se deben elaborar presupuestos
Individuales para cada subdivisión de la entidad. A cada centro de
responsabilidad se le debe elaborar su propio presupuesto.

4. Comunicación Total. Es el elemento necesario para completar los

dos anteriores fundamentos. Debe existir en toda entidad una
comunicación completa, en los dos sentidos, comunicación vertical
(hacia arriba y hacia abajo) y lateral Horizontal. La administración debe
comunicar todos los objetivos esperados para alcanzar siempre el logro
de ellos.

5. Expectativas Realistas. Los planes deben ser realistas, objetivos y

siempre en la búsqueda de cosas que se puedan alcanzar. En el plan
Presupuestal a menudo ocurre lo que se denomina relleno presupuestal
problema que se puede presentar en una de las tres siguientes formas:

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 a) Subestimar la proyección de ventas para proteger posibles ventas
menores a las que se podrían alcanza
b) Sobreestimar los gastos para mostrar variaciones positivas con
relación a los reales.
c) Estimar las necesidades de capital mayores a lo pensado, para no
tener que solicitar mas efectivo en las inversiones cuando estas se
hagan y por imprevistos se falle en lo calculado inicialmente.
Realmente son cosas muy naturales, ya que inconcientemente las
personas buscamos protegernos anticipadamente de cualquier
tropiezo que conlleve al no cumplimiento de las metas no
establecidas. Esto se evita con una buena educación a los
responsables sobre lo que se espera de ellos en la elaboración de
sus respectivos presupuestos y que se analizaran, tanto las
variaciones favorables, como las desfavorables.

6. Oportunidad. Se refiere a las dimensiones de tiempo. Cuando se

habla de esto, se quiere decir, que los presupuestos requieren de una
dimensión de tiempo definida para su cumplimiento.

Se deben diferenciar los Planes de Proyecto y los Planes Periódicos.

Los primeros se refieren a los proyectos específicos de las empresas
relacionados con ensanche de planta, salida al mercado de nuevos
productos, investigación de mercado, remodelación de maquinaria y
otros similares. Los planes periódicos son la cuantificación de los
presupuestos a corto y largo plazo elaborados por las entidades, para
toda la organización y no para algo específico o determinado como son
los proyectos. Los planes de proyecto se desarrollan entre diferentes
periodos completos y determinados, pueden ser a corto plazo siendo los
mas comunes trienales, cuatrinales, o quinquenales (para tres, cuatro o
cinco años respectivamente).

7. Aplicación flexible. Todo presupuesto es algo que no debe dominar el

negocio, no es una camisa de fuerza y debe siempre existir un
flexibilidad en su aplicación para aprovechar las oportunidades
favorables que se presentan y que no estén cubiertas en el presupuesto,
así mismo cuando no se cumpla algo que se tenia previamente
establecido no debe considerarse como un error en la elaboración, ya
que siempre existirán situaciones que pueden ser imprevisibles.

8. Reconocimiento individual y colectivo. Bien es sabido que todos los

humanos reaccionamos de una forma u otra a las presiones, de la
misma manera nos sentimos motivados cuando nos felicitan por el deber
cumplido.
Con base en lo anterior, la administración por objetivos (logro de los
planes presupuestales), recomienda, tanto la motivación generada por el
logro individual por el logro colectivo de las personas en una subdivisión
de una entidad.

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9. Seguimiento. Es la acción de mantener un control constante en el logro
de las metas. Se debe investigar tanto los resultados favorables como
los desfavorables, para lograr corregir las fallas, adoptar los beneficios
no preestablecidos en otras áreas y proporcionar una base para mejorar
los presupuestos futuros.

VENTAJAS, PROBLEMAS Y LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

1. Ventajas. Las generales ya se han visto y las especificas son

innumerabas, dentro de ellas tenemos:

a) Exige políticas básicas previas.

b) Requiere una estructura organizacional adecuada y sólida.
c) Obliga a todos los niveles y áreas a participar en el establecimiento de
planes, objetivos y metas.
d) Obliga a una existencia armónica entre todas las dependencias de la
Entidad.
e) Requiere de de la gerencia el establecimiento de cifras para obtener
buenos resultados.
f) Requiere de datos históricos adecuados y apropiados.
g) Obliga a planificar el uso mas apropiado de los recursos.
h) Obliga a estudiar todos los factores para llegar a decisiones importantes.
i) Proporciona más tiempo para la planeacion.
j) Elimina la incertidumbre respeto a políticas básicas y a los objetivos.
k) Puntualiza eficiencia e ineficiencia.
l) Exige autoanálisis periódicos.
m) Promueve la comprensión de los problemas.
n) Comprueba el progreso hacia los objetivos y metas.

2. Problemas. Es normal que se presenten los siguientes:

a) Sofisticación en su preparación y aplicación.

b) Presupuestos de ventas, gastos e inversión realistas
c) Objetivos, metas y estándares realistas.
d) Comunicación adecuada de las actitudes, políticas y pautas por parte de
la alta gerencia.
e) Flexibilidad en la aplicación del sistema.
f) Actualización del sistema.

3. Limitaciones. Como desventajas o limitaciones de los presupuestos

encontramos principalmente las siguientes:
a) No son hacen reales. Se basan en estimados.
b) Deben adaptarse continuamente para ajustarlos a los cambios que
ocurren normalmente.
c) Su ejecución no ocurrirá automáticamente.
d) No reemplaza ni reemplazará jamás a la gerencia.

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 PROGRAMA DE PRESUPUESTOS.

Hablar de un programa de presupuestos, es referencia a todos los pasos que

se deben efectuar para obtener los mejores planes posibles y logar resultados
excelentes es la operación de los negocios.

ETAPAS

Fundamentalmente son cuatro las etapas a seguir en todo programa

presupuestal: análisis interno y externo de la empresa- Plan administrativo-
Plan Financiero- Seguimiento o Control.

1. Análisis de la Empresa. Es la actividad que permite efectuar un diagnostico

de la empresa sobre las variables internas y externas, controlables y no
controlables que pueden afectar el desarrollo operacional y normal de la
entidad. Incluye también un análisis de los puntos fuertes llamados fortalezas, y
de los puntos débiles denominados debilidades, que tiene toda organización.

2. Plan administrativo. El plan administrativo incluye cuatro pasos: objetivos

generales, metas, estrategias a seguir y pautas o premisas.

a) Definición y establecimiento de objetivos. Es la filosofía de las

organizaciones. Sirven de base para desarrollar orgullo y respeto por una
entidad ante la administración, el personal, los dueños, los clientes, la
competencia y el público en general.

b) Especificación de Metas. Son aspectos fundamentales que nos llevan a

detallar los objetivos generales, a especificarlos para convertirlos en metas
definidas y medibles para la empresa entera y para cada área determinada. Ej.
Es un objetivo de la empresa la maximización de las utilidades, una meta
específica es esperar un 15% de la utilidad neta sobre las ventas esperadas
para el próximo periodo.
C) Análisis y Desarrollo de Estrategias. Tiene su fundamentacion en la
búsqueda de las mejores alternativas que se pueden conseguir para el logro de
los objetivos generales y las metas específicas. Representan el plan de acción
a conseguir, el “como” hacer las cosas, y se deben concentrar en las áreas
críticas, tales como: los resultados financieros, el manejo de venta, el control de
calidad, la productividad, los recursos humanos y económicos, la aceptación
del público, entre otros.

d) Preparación de las pautas a seguir. Es el desarrollo y comunicación de las

diferentes premisas o pautas que se esperan a llevar a cabo. Las suposiciones,
lo que se espera hacer. Conjuntamente con las estrategias desarrollan
completamente el plan de acción para el logro de objetivos y metas.

3. Plan financiero: El plan financiero se subdivide en la preparación y

evaluación de los proyectos, en un Plan Económico a largo plazo.
13
a) Formulación y evaluación de los proyectos. Los proyectos cubren
periodos de tiempo variables, cada proyecto tiene su dimensión única de
tiempo diferente a los otros proyectos. Los proyectos se refieren a actividades
que pueden ser identificadas por separado para propósitos de planeacion
específicas, como por ejemplo ensanche de planta, nuevos productos,
construcción de edificios, implantación de nuevos sistemas o nuevas
tecnologías.

b) Plan o Presupuesto a Corto Plazo. El plan financiero a corto plazo

consiste en la cuantificación de los objetivos y metas de acuerdo con unas
estrategias y unas premisas establecidas. Debe desarrollarse
concurrentemente para todos los fines prácticos y en su elaboración deben
intervenir todos los ejecutivos encargados de los centros de responsabilidad en
la entidad. Este Plan a Corto Plazo es lo que normalmente conocemos en las
empresas como el Presupuesto Anual o Presupuesto de Operación y que
realmente es la cuantificación del Presupuestos Corto Plazo y esta compuesto
por los presupuestos de: Ventas- Producción-Materiales Directos- Compras-
Inventarios-Mano de Obra Directa- Gatos Generales de Fabricación –
Inventario de Productos Terminados- Gastos de Ventas (Distribución y
Promoción)- Gastos de Administración-Estado de Pérdidas y Ganancias
proyectado-Flujo de Caja Proyectado- Balance General Proyectado y todos los
demás cuadros necesarios. Estos presupuestos deben ser detallados: por
Responsabilidades, Por Subperíodos Intermedios y por Clasificación de Costo-
Producto.

C) Plan o presupuesto a largo plazo. Conjuntamente con el plan a coto plazo

debe elaborarse de acuerdo con las premisas de planeacion y por intermedio
de los responsables de los diferentes centros de responsabilidad. No se
elaboran tan detalladamente como el presupuesto a corto plazo y generalmente
se proyecta de acuerdo con: Un plan de Utilidades, un Estado de Ingresos, una
Proyección de Flujo de Caja, Proyección de Ventas, Necesidades de Materiales
y Mano de Obra Directa para la fabricación de las ventas planeadas, Planes de
Gastos Generales de Fabricación, de Gastos de Administración y Venta, planes
de Investigación, necesidades de Capital y Planes de Penetración de Mercado.
Todo lo anterior a Largo Plazo.

4. Seguimiento y Control. Esta etapa se desarrolla en cuatro pasos, a saber:

Análisis Suplementarios, Implementación de los planes, Informes de
Resultados y Acciones de Seguimiento.

a) Análisis Suplementarios. Se refiere este paso al desarrollo y análisis de

aspectos tales como: simulaciones de modelos económicos de planeacion,
Análisis de Costo-volumen-Utilidad o punto de Equilibrio, costos marginales,
Presupuestos variables de gastos, retorno de la Inversión, y otros que sirven de
Complementos específicos a los planes Financieros.

b) Ejecución de los Planes. Esto involucra la función administrativa de dirigir

a los subordinados en la realización de los objetivos metas de la empresa. Una
comunicación efectiva se hace indispensable para poderla llevar a cabo. Por lo

14
anterior una Administración Competente exige a todos los niveles que los
objetivos, metas, estrategias, premisas y Políticas sean apreciados y
comprendidos por los subordinados.

c) Informes Periódicos. Generalmente se deben analizar y cuantificar los

resultados realmente obtenidos por cada centro de responsabilidad con sus
resultados presupuestados, proporcionando las variaciones que se
presentaron. Lo anterior se muestra en una serie de Informes Periódicos de
Resultados.

d) Acciones de seguimiento. Esta es una faceta importante del control y de

replaneacion eficaces en el proceso de la presupuestación. Los informes de
resultado proporcionan una base para ciertas acciones de seguimiento. Es
importante distinguir entre causa y afecto. Las variaciones que se presentan
entre los resultados reales y los presupuestados son efectos de la identificación
de la causa es responsabilidad del jefe del área o centro de responsabilidad.
Debe darse prioridad a los análisis que identifiquen las causas fundamentales
tanto de resultados desfavorables como de los favorables.

UNA BUENA PRESUPUESTACIÓN COMPRENDE:

 Unos Objetivos Generales a Largo Plazo.

 Unas Metas específicas a Corto Plazo.
 Un Plan Financiero a Largo Plazo y elaborado en forma general.
 Un Plan Financiero a Corto Plazo presentado en forma discriminada.
 Unos informes de resultados, presentados periódicamente para las
diferentes áreas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas, y
 Una acción de seguimiento y control permanente y continuo

ÁREAS DELCONOCIMIENTO EMPLEADAS AL PRESUPUESTAR

Debido a su naturaleza, el área de presupuestos está relacionada en las

empresas con las Finanzas, Economía, Estadística, Contabilidad,
Administración, Ventas, Mercadotecnia, Producción entre otras.
Son diversas las herramientas utilizadas en la confección de presupuestos y su
función consiste en facilitar el cálculo de los mismos o contribuir a la correcta
ejecución y control del sistema presupuestario.

La economía es trascendental por cuanto el análisis de factores como la

inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeñan un papel
determinante en las proyecciones. De igual modo el profundo conocimiento de
los mercados de capitales nacionales e internacionales contribuye a tomar
decisiones acerca del financiamiento y la inversión.

La estadística proporciona instrumentos de suma valía, como los métodos de

cálculo de pronósticos, los números índices, las series cronológicas, análisis de
los datos que van apareciendo y otros que son claves para reducir un poco la
incertidumbre.

15
La administración suministra fundamentalmente conceptos vinculados al
planeamiento, la coordinación de actividades y los flujos de información,
destacándose en este punto herramientas como la ruta crítica y el Gantt, que
son cruciales para el control.

La contabilidad al representar las expresiones monetarias de las decisiones

gerenciales, sirve al soporte al sistema por cuanto al presupuesto se ha
definido como “la contabilidad hacia el futuro”.

Las finanzas, además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema,

promueven la evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a
consideración del cuerpo directivo. La gestión financiera es preponderante
porque actúa en todas las etapas del planeamiento, en la escogencia de las
fuentes de financiación, en el análisis de las inversiones temporales o
permanentes yen la fijación de niveles de inventario que reducen los costos.
Las finanzas aportan a la dirección instrumentos como el punto de equilibrio y
los índices convencionales de rotación, liquidez, endeudamiento y lucro
utilizados para evaluar la gestión.

MECANICA, TECNICA Y FUNDAMENTOS EN LA CONFECCION DEL

PRESUPUESTO.

En la presupuestación debemos distinguir tres aspectos a tener en cuenta: La

Mecánica, las Técnicas y los Fundamentos.

La Mecánica: Son todos aquellos diseños de los estados presupuestarios, así

como los métodos de hacer cálculos.

Las Técnicas: Son los enfoques y métodos de desarrollo de información para

la toma de decisiones.

Los Fundamentos: Son la implementación eficaz del proceso administrativo.

Son los cimientos de una buena presupuestación, sin la aplicación de estos, los
presupuestos pierden su valor y simplemente se convierten en planes.

GLOSARIO

Objetivos Son los fines hacia los cuales está encaminada una empresa.
Tres son básicos: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
Los objetivos son cualitativos.

Metas: Son escalas que conducen a los objetivos. Las metas son cuantitativas

Políticas: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento

empresarial hacia el futuro.

Planes: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.

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Programa: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asigna
los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.

Diagnostico: Entendido como el conocimiento e interpretación de los

problemas, causas internas y externas que afectan las organizaciones. El
diagnostico es punto de referencia indispensable de toda acción planifica

Estrategias: Son los caminos o cursos de acción. Arte de dirigir operaciones.

Forma de actuar ante determinada situación.

Planear: Determinar las actividades a realizar fijando un objetivo. Tomar hoy

las decisiones de lo que se hará en un futuro.

Organizar: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros

estructurándolos en forma que se puedan alcanzar los propósitos de la
empresa.

Ejecutar: Poner en marcha los planes.

Controlar: Comparar lo planeado con lo ejecutado. Incluye la asignación de

responsabilidades y la medición de lo previsto determinando por consiguiente
las variaciones y sus causas.

Prever: Determinar en forma anticipada lo que ha de suceder.

Sistema de producción: Comprende la articulación y la sincronización de los

elementos materiales, físicos y humanos que convergen a la preparación de
productos por ubicar en los canales de comercialización.

Tasa interna de retorno: Tasa de rentabilidad alcanzada por los fondos

comprometidos en un proyecto, entendida también como la tasa que permite
descontar los flujos netos de entradas de efectivo, de modo que sus importes
descontados igualan los flujos de salidas iniciales.

Flujo de fondos: Proceso mediante el cual los recursos inicialmente

disponibles en forma líquida retornan a ese mismo estado después de sufrir
una serie de transformaciones.

BIBLIOGRAFÍA

BURBANO Ruiz, Jorge. Presupuesto. Editorial McGRAW-HILL, 1991.

CORREA MEDINA, Pedro N. Los Presupuestos Empresariales. Apublicar Ltda. 1992

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