O gerenciamento na organização do arquivo no setor de convênios na Prefeitura

Municipal de Pontes e Lacerda

NASCIENTO, Genivane Santana Costa1

FAEL.genivanecostapl@hotmail.com

Sc.M ZANETTI, Elizabeth²

FAEL. Faculdade Educacional da Lapa

RESUMO
O presente trabalho tem como principal objetivo comprender o funcionamento na gestão dos
documentos no setor de Convênios da Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda e apontar os
benefícios e vantagens na organização de um sistema de gestão arquivo organizado, e
posteriormente elaborar e sugerir a implantação de um sistema de gestão de arquivos no
referido setor. A metodologia utilizada foi observação durante o período de estágio na
Instituição, coleta de dados, pesquisa teórica e por meio de questionário com perguntas semi-
estruturadas com os servidores no local evidenciando a necessidade desse gerenciamento dos
arquivos produzidos e recebidos.A implantação desse sistema, proporcionaria ao município
muitos benefícios, como organização, eficiência, agilidade e precisão no acesso aos
documentos, além disso preservaria a memória documental dos documentos institucionais que
é constituído exclusivamente de papéis, os quais permaneceriam separados e etiquetados de
acordo com a especificação, valor documental e probatório ou/e informativo registrados
neles durante todo o processo administrativo gerado até hoje.

Palavras Chaves: Gerenciamento,massa documental, arquivologia, gestão de documentos.

1. Introdução
A Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda é um órgão da administração pública
direta, responsável pela administração, destinação e investimentos dos recursos financeiros no
Município. Toda essa tramitação administrativa gera uma massa documental significante em
todos os setores responsáveis durante esse processo, esses documentos em sua maioria
possui valor probatório importante para a Instituição, por isso a necessidade de um espaço
físico adequado para o armazenamento e controle dessa documentação.
O gerenciamento de arquivos é um processo de grande importância para as
instituições públicas e privadas, pois, diariamente, são produzidos e recebidos uma infinidade

1
Acadêmico do curso de Pós Graduação em Gestão Pública, FAEL S/A - SOCIEDADE TÉCNICA
EDUCACIONAL DA LAPA, Pontes e Lacerda/MT. Contato: genivanecostapl@hotmail.
2
Mestre em Engenharia da Produção UFSC, Especialista em Psicologia de RH-UNICAMP, Bacharel
em Administração de Empresas-FESP. Especialista/EAD. Orientadora e Avaliadora de TCC FAEL, UNINTER e
UFTPR.
de documentos administrativos indispensáveis para o bom funcionamento e preservação da
memória institucional. Por isso torna-se imprescindível que as organizações reconheçam
efetivamente a importância de implantar um sistema de gerenciamento documental bem
eleborado e executado de acordo com as normas e exigências que este procedimento exige.
O setor de convênios é um dos mais importantes da Administração Municipal, é
através dele que as obras e investimentos de infraeestrutura mais significativas
financeiramente são executadas, por meio de transferências voluntárias Estaduais e Federais,
e juntamente com a contra partida do Município, todo o processo, desde a proposição,
celebração, acompanhamento, execução e finalmente a prestação de contas, são
responsabilidades do gestor de convênios e sua equipe.
Com isso, todas essas tramitações geram um acúmulo de papéis, que em sua maioria
devem ser guardados por um período mínimo de 5 anos , é onde surgem os problemas
relativos à organização e guarda onde depara-se com o seguinte questionamento: O que fazer
com toda massa documental produzida e recebida diariamente no setor de convênios? Como
implantar um sistema de arquivos em toda prefeitura municipal?
Diante disso, neste trabalho de pesquisa de campo no setor de convênios da
Prefeitura de Pontes e Lacerda, surgiu a idéia de propor ao município uma reestruturação dos
arquivos acumulados e recepcionados durante as rotinas administrativas municipais, e
demonstrar ao executivo a necessidade da gestão desses arquivos, inicialmente ao Setor de
Convênios, e posteriormente, a pretensão é que essa gestão arquivística seja implementada
nos demais setores e secretarias municipais.

2. Procedimento Metodológico

O presente trabalho, foi elaborado inicialmente através de observação e análise

durante o período de estágio curricular supervisionado no setor de Convênios da Prefeitura
Municipal de Pontes e Lacerda/MT. Na ocasião do estágio foi possível observar que o setor
carece de uma gestão na organização dos documentos que são emitidos e elaborados. Assim,
esse trabalho foi elaborado seguindo duas grandes etapas:
1ª – Após a constatação da dificuldade na gestão do arquivo do setor de Convênios,
buscou-se compreender na literatura o que envolve “gestão de arquivos públicos”,
“organização de documentos”, enfim, o que pudesse contribuir com estudo. Dessa maneira,
foi realizada uma pesquisa bibliográfica que permitiu compreender o referido assunto. A
pesquisa se estendeu em consultas no site do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
entre outros, e permitiu a elaboração do referencial teórico do estudo;
 - Ainda como etapa inicial de “consciência do problema” foi realizada uma entrevista
qualitativa e semi-estruturada com 02 (dois) servidores do setor, que foi realizada em
Novembro 2017:
A primeira entrevistada foi a chefe do setor de Convênios e Contratos, ela é
graduada em contabilidade e administração de empresas e está a 20 (vinte) anos no mesmo
setor. Já o segundo servidor, é auxiliar administrativo concluiu o ensino médio recentemente,
e atua no setor a um (1/6) ano e meio.
2ª Etapa: Após entender as dificuldade e compreender os benefícios e vantagens de
criar e manter um sistema de gestão arquivo organizado e estruturado, será elaborado uma
proposta de implantação para a organização dos arquivos do setor de convênios

3. Estrutura: Fundamentação Teórica

3.1.Arquivo Público
Os arquivos são fontes de informações extremamente importantes para os indivíduos,
tanto no âmbito institucional, público, privado ou pessoal, os arquivos podem ser citados
como fontes de informações aos mais diversos tipos de documentos que são adquiridos ou
produzidos ao longo da vida de cada um.
No artigo 7º da lei 8.159, define-se como “Os arquivos públicos são os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias”, sendo assim, um método que seja capaz de
controlar todo esse processo de produção e destinação, é extremamente necessário para as
organizações e assim garantir condições fundamentais de armazenamento e controle, e ainda,
reduzir gastos com espaço físico.
Dada a importância dos arquivos públicos a referida lei dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e dá outras providências: “Art. 1º- é dever do Poder Público a
gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Desse modo, é primordial que o poder público esteja empenhado a proteger e todos
os documentos gerados e recebidos diariamente em decorrência de suas atividades e
obrigações, e cumprir oque estabelece a lei.

3.2. A temporalidade: a gestão de guarda permanente

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que tem por finalidade definir a
política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional
de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à
proteção especial aos documentos de arquivo.( http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/o-
conselho.html).
Caberá ao CONARQ:

Art. 4º O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública

e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução
constitui-se numa publicação editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada
Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às
Atividades-meio da Administração Pública. (Fonte:http://conarq.arquivonacional.gov.br/,
acesso: em 12/08/2017).

A tabela de temporalidade é o instrumento utilizado para definir as classificações e

prazos dos documentos de arquivo de acordo com as fases corrente ou 1º idade, ocorre quando
os documentos são consultados com frequência durante as rotinas administrativas, fase
intermediária ou 2ª idade nessa etapa o conjunto de documentos originários dos arquivos
correntes, com uso pouco frequente aguardam, em depósito de armazenamento temporário,
sua destinação final e arquivo permanente ou 3ª idade é o momento em que o conjunto de
documentos cujo potencial de uso para a instituição e/ou a sociedade recomenda devam ser
preservados.
Para que todo processo de gestão de arquivos seja aceito pela prefeitura, é
imprescindível aceitação por parte de quem responde pela instituição, ou seja pelo gestor
chefe no caso o prefeito, o secretário de administração e finalmente o chefe do setor,
atualmente o responsável por arquivar toda documentação gerada ali, e com isso, agilizar e
facilitar o acesso da melhor maneira possível e com as condições necessárias.

3.3. O Setor de Convênios e Contratos

Para compreendermos melhor o processo de arquivos gerados no Setor de Convênios
da Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda/MT, é importante esclarecer, qual a importância
deste setor. O setor de convênios é um dos mais importantes da administração municipal, é
através dele que as obras e investimentos mais importantes são realizadas através das emendas
parlamentares, transferências voluntárias Estaduais e Federais, juntamente com a contra
partida do Município.

Todo o processo, desde a celebração, acompanhamento, execução e finalmente a

prestação de contas, são responsabilidades do gestor de convênios e sua equipe, toda essa
tramitação gera uma massa documental significativa e de valor considerável, como termos de
convênios, projetos, contratos, , prestações de contas, ofícios , comunicação interna, enfim,
são inúmeros os documentos acumulados. Além disso todos os documentos necessários
produzidos nesse período devem ser armazenados e estar a disposição e fiscalização do TCU -
(Tribunal de Contas da União) e do TCE - ( Tribunal de Contas do Estado), e demais órgãos
competentes pelo período de 20 anos.

Mediante ao Decreto N° 6.170, de 25 de Julho de 2007, Inciso 1° que regulamenta

convênio como:

“I - convênio - acordo, ajuste ou qualquer outro instrumento que discipline a

transferência de recursos financeiros de dotações consignadas nos Orçamentos
Fiscal e da Seguridade Social da União e tenha como partícipe, de um lado, órgão ou
entidade da administração pública federal, direta ou indireta, e, de outro lado, órgão
ou entidade da administração pública estadual, distrital ou municipal, direta ou
indireta, ou ainda, entidades privadas sem fins lucrativos, visando a execução de
programa de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço,
aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua
cooperação”.

A implantação de uma gestão de arquivos de documentos na Prefeitura de Pontes e

Lacerda, depende de inúmeros e importantes fatores para garantir a recuperação das
informações e a preservação da memória da instituição.Porém no referido setor, observou-se
que ainda é disponibilizado pouco investimento financeiro por parte da instituição, o local
não é apropriado nem suficiente para que seja implementada a gestão de arquivística, quanto
a produção, organização , preservação e destinação dos documentos, referente aos prazos e
classificações.

4.Análise de dados

4.1 Observação direta na ocasião da realização do estágio

Após aplicação dos métodos de pesquisa teórica, observação, e aplicação do

questionário, verificou-se que os resultados obtidos demonstraram que os arquivos públicos
municipais do setor de convênios da Prefeitura Municipal necessitam urgentemente de um
tratamento arquivístico, e que este seja implementado de acordo com as normas e legislações
existentes o mais breve possível.

Durante todo esse processo pesquisa teórica aprofundada da literatura e legislação

vigente bem como estudos feitos sobre o referido tema, foi possível perceber as dificuldades
enfrentadas pelos servidores do setor. E as respostas obtidas após a elaboração dos
questionários em entrevista com os servidores do setor evidenciou ainda mais essa
necessidade, a falta de recursos financeiros, investimentos em capacitação ou contratação de
pessoas qualificadas para execução das atividades de classificação, preservação e destinação
de toda massa documental arquivística existente.

Na etapa de observação no setor de convênios da Prefeitura Municipal de Pontes e

Lacerda, foi percebido que desde a elaboração e recebimento dos documentos diários como
comunicação interna, ofícios, ofícios circulares, requerimentos, protocolos de solicitações das
empresas, todos em meio físico (papel) haviam deficiências no que se refere a manipulação
de destinação e guarda dos documentos, alguns estão aguardando arquivamento adequado
conforme as ténicas e normas aquivísticas desde 1992, resultando em acúmulo considerável
de massa documental.Observou-se ainda, que até o momento não existia um padrão quanto a
classificação e separação dos documentos, tão pouco era utilizada a tabela teoria das três
idades de corrente, intermediária e permanente, para classificação dos mesmos.Existem
documentos que poderiam ter sido destinados ao arquivo permanente ( um depósito mantido
pela prefeitura onde os documentos são enviados também sem nenhum tipo de separação ou
classificação), porém permanecem no setor, outros que poderiam ser descartados já que
existem vários documentos originais e cópias do mesmo documento acumulados.

E por não haver uma técnica pre-estabelecida que todo esse processo exige,
verificou-se a possibilidade de implementar por meio da metodologia correta a prática de
separação, classificação, higienização, destinação e preservação própria do município,
técnicas já utilizados e definidos pelo CONARQ e legislação vigente.

Outro fator relevante constatado nesse processo de pesquisa e observação, foi a falta
de conhecimento da maioria dos servidores quanto a importância da manutenção adequada
desses arquivos, e por isso, acumulam ou descartam papéis simplesmente, sem um critério
adequado de seleção eliminação ou guarda dos mesmos.

4.2. Entrevista com os servidores do setor de convênios e contratos

Com o objetivo de evidenciar as vantagens na criação e manutenção na implantação do

sistema de gestão de arquivo estruturado no setor de contratos e convênios da prefeitura municipal de
Pontes e Lacerda-MT foi realizada uma pesquisa semiestruturada com os servidores do referido setor.
Atualmente os documentos produzidos e recebidos durante os processos administrativos são
acumulados diariamente.
Os questionamentos que serão feitos abaixo surgiram a partir do período de estágio de
120 (cento e vinte) horas no referido setor, e para compreender os problemas enfrentados pela
equipe do setor Convênios os entrevistados serão distinguidos em suas respostas por A (chefe
do setor) e B (o auxiliar administrativo) com os quais foi feito o seguinte questionamento:
Qual a sua opinião referente ao principal problema enfrentado pela equipe em relação ao
arquivo de documentos no setor?”

Entrevistada A: O principal problema é a falta de interesse dos gestores públicos em

relação aos documentos devido ao alto custo financeiro.
Entrevistado B: Os investimentos financeiros destinados aos arquivos são
insuficientes.

As primeiras respostas relatadas pelos servidores, e ambos concordam, que um dos

principais problemas enfrentados estão relacionados com a falta de interesse e investimento
financeiro relação a proximidade dos documentos junto ao setor, em razão da utilização,
pesquisa entre outros por isso a próxima questão foi a seguint: É realmente necessário que os
documentos fiquem próximos do setor ? Quais são os mais importantes para estar ali?

Entrevistado A: Sim os documentos produzidos e recebidos recentemente tem sim a

necessidade de ficar ao alcance, comunicação interna e ofícios emitidos e recebidos
que aguardam ou solicitam resposta.
Entrevistado B: Alguns documentos mais recentes sim, já os mais antigos poderiam
ser retirados otimizando espaço na sala.

A resposta a questão acima demonstra a necessidade apresentada pelos respondentes

na necessidade de armazenamento dos documentos mais antigos, com objetivo de agilizar e
otimizar o trabalho de toda equipe durante as rotinas administrativas. Em relação ao espaço,
foi realizada a seguinte questão: Quanto ao espaço físico, é suficiente para armazenar toda a
massa documental produzida e recebida no setor?

Entrevistada A: Não, seria necessário um espaço bem maior que o atual, pois as
salas que já eram pequenas , foram subdivididas para acomodar todos os servidores
do setor.
Entrevistado B: O espaçofísico disponível não é suficiente devido ao grande fluxo
de documentos e notório número de servidores que atendem a secretaria da qual o
setor de convênios é parte integrante.
.

A falta de espaço físico que comporte toda massa documental resultante dos trâmites
administrativos também é um dos graves problemas mencionados acima, sendo assim
questionou-se o seguinte: Os documentos mais antigos estão acumulados no setor desde que
ano? É interessante manter esse documentos por quanto tempo? E após serem destinados
para a fase permanente?
 Entrevistada A: Desde 1992, temos documentos guardados aqui a 25 anos,
Inicialmente os órgãos competentes exigem que após encerrado o convênio e feita
a prestação de contas, e se não houver nenhuma pendência, por pelo menos 5 anos,
mas como esses documentos possuem valor probatório importantíssimo, o ideal que
seja armazenado por pelo menos 20 anos.
Entrevistado B: Alguns documentos devem ser guardados por pelo menos 20 anos,
mas como o atual local disponibilizado pela Prefeitura para a guarda não possui as
condiçoes necessárias para armazenagem de documentos tão importantes eles
acabaram permanecendo aqui no setor mesmo.

Conforme resposta dada acima pelos entrevistados uma das principais defiências
quanto à gestão dos documentos referem-se aos que se encontram em fase permanente, foi
possível perceber também que existe um espaço para destinação dos documentos mais
antigos. A partir daí foi elaborado o seguinte questionamneto. Se já existe um local para
destinação dos documentos mais antigos, qual o motivo de tais documentos ainda
permanecem no setor? Durante todo esse período de produção documental foi utilizada
alguma técnica de separação e destinação desses documentos?

Entrevistada A: O espaço que atualmente está sendo utilizado para guarda dos
documentos recebe documentos de toda prefeitura é insuficiente e insalubre, nunca
tivemos treinamento ou alguém capacitado para exercer essa função de gestão
documental, todao manuseio é feito de acordo com as possibilidades.

Entrevistado B: O local onde têm sido destinados os documentos de alguns setores

recebe não só documentos de arquivo, mas também tudo que é inservível para
administração Municipal resultando em um descontrole por parte doas usuários e
desde que ingressei no setor não foi vericado nenhum tipo de treinamento ou
técnicas aplicadas para correta manutenção desses documentos.

Os diversos problemas relacionados anteriormente, evidencia que algo precisa ser

feito para resolver essa problemática referente à massa documental da Prefeitura Municipal de
Pontes e Lacerda o mais breve possível e conforme técnicas, métodos e normas atuais, assim
sendo foi elaborado um quadro de pontos positivos e negativos observados no setor com o
objetivo de relacionar os pontos positivos e negativos constatados:

Quadro 01 : Pontos positivos e negativos na observação do setor

Pontos Positivos Pontos Negativos
Agilidade nos trâmites administrativos; Competência para gestão de arquvos
indefinida;
Sistema de protocolo de serviços eficiente; Armazenamento inadequado dos
documentos;
Credibilidade com os outros setores e Falta de interesse e investimentos
secretarias; financeiros por parte do gestor público
(Prefeito);
Sistema de controle dos documentos oficiais Estrutura física insufiente;
recebidos e enviados;
Programas e sistemas tecnológicos Falta de controle das correspondências
adequados; eletrônicas;
Utilização de papéis racunhos para uso Número de servidores em geral insuficiente;
interno;
Autonomia administrativa; Falta investimento em treinamento e
capacitação para os servidores ou contratação
de um profissional arquivístico;
Elaborado pela autora (2018)

4.3 Sugestão de implantação de uma gestão de arquivos no setor de convênios

Diante do diagnóstico apresentado, constatou-se a real necessidade de implementação
de uma gestão arquivística efeiciente e eficaz, não só para o setor, mas também para
instituição de maneira geral. E após esse diagnóstico propor um conjunto de ações, métodos e
técnicas quanto aos procedimentos adequados dos documentos recebidos e produzidos no
setor, de acordo com a seleção,tramitação,classificação, avaliação e destinação desses
documentos e contribuir positivamente para a gestão física administrativa dos documentos do
município.
Para Bernardes a Gestão de documentos é:

Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os

documentos de qualquer idade desde sua produção até sua destinação final
(eliminação ou guarda permanente), com vistas à racionalização e eficiência
administrativas, bem como à preservação do patrimônio documental de interesse
histórico-cultural.

Para alcançar o objetivo de implantação de gestão dos arquivos, primeiramente

demonstrar ao Executivo Municipal, a importância de todo esse processo e demonstrar os
resultados que seriam obtidos com essa implantação, e mais, contribuiria positivamente para a
organização documental em todos os setores, além de facilitar o acesso a eles, agilidade nas
buscas, controle do fluxo de documentos recebidos e produzidos, seleção criteriosa de acordo
com importância de cada documento ou destinação daqueles que já passaram da fase corrente
ou intermediária para a fase permanente, porém possui valor documental significativo para
instituição.
E em seguida, demonstrar a necessidade de um espaço físico que atenda as
necessidades e demandas de cada setor em um único local, se possível dentro do prédio da
prefeitura municipal. Posteriormente propor a criação de uma comissão permanente de
avaliação de no mínimo três componentes capacitados e conhecedores da gestão de arquivos,
e o mais importante, que seja disponibilizado maior investimento financeiro de acordo com as
possibilidades do município.
 O Conarq é um órgão vinculado ao Ministério da Justiça, e sua principal finalidade é
definir a política de arquivos públicos e privados e orientar quanto a gestão documental e
proteção especial aos documentos de arquivo. (Site Conarq, publicado em 10/10/2014)

Em uma de suas publicações o Conarq elaborou uma tabela com código de

classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio, como
formar uma comissão Classificação, Temporalidade de Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública do CONARQ (Conarq, 2001
pag 46) . que poderia ser utilizada como modelo para formação da comissão de avaliação do
Município:

 A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de:

• arquivista ou responsável pela guarda da documentação;

• servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a

serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;

• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;

• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos

documentos;

• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto

da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros);

• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.

 Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução

dos procedimentos metodológicos descritos a seguir:

1.levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área

de administração geral, bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim);

2. definição dos conjuntos documentais;

3. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução

dasatividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informações

referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à

existência de outras fontes recapitulativas, à freqüência de uso dos documentos, e aos

prazos de precaução, cuja necessidade é ditada pelas práticas administrativas;

4. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa;

 5. processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela;

6. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para

apreciação dos prazos de guarda e destinação.

Também caberia a comissão , a criação de uma normas ou procedimentos próprios de
acordo com a legislação vigente para uso do espaço de armazenamento de arquivos, com o
objetivo de padronizar o ambiente e mantê-lo organizado. A capacitação dos servidores que
permanecerão responsáveis pela administração do sistema ou programa onde serão lançados
todo arquivo de acordo com cada setor ou departamento através de um sistema de protocolo
de controle de todo documento recebido ou retirado. Para essa capacitação seria interessante a
contratação de um profissional arquivista experiente para prestar consultoria ao Município e
esse mesmo profissional, ficaria responsável pela capacitação dos servidores.
O ciclo de implantação do gerenciamento dos arquivos aconteceria da seguinte
forma:
 3º-Capacitação dos
1º-Definição do local
servidores quanto a
para instalação dos
importância da
arquivos;
manutenção adequada
dos documentos;

2º-Criação da
Comissão de
avaliação;

5.Considerações finais

A implantação de um Sistema de gerenciamento Arquivístico será antes de tudo um

desafio para a Prefeitura Municipal de Pontes e Lacerda e sua equipe. No entanto, para que
isso efetivamente aconteça sugere-se dinamizar a importância e benefícios que todo processo
após implementado trará, e concientizar a todos sobre a volorização documental e memória da
massa documental resultante de todo trâmite administrativo realizado.Essa concientização a
cerca da importância do processo arquivístico, deve acontecer de maneira generalizada e
abranger todos os setores iniciando pela alta administração.
Pretende-se com esse projeto, e após criada a comissão de avaliação e seleção dos
arquivos, que todo processo seja realizado em conjunto comissão, servidores e dirigentes, a
fim de alcançarem o mesmo objetivo, que é a preservação documental e da memória
institucional da organização, em um espaço físico agradável e organizado de fácil acesso a
quem interesse, oferecendo assim agilidade, praticidade, e eficiência aos usuários.
6. Referências
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Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009. Dispõe sobre a adoção da “Norma brasileira

de descrição arquivística. Realizadas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos (sinar), institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de
Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do “Código de entidades
custodiadoras de acervos arquivísticos” (codearq).

SEVERINO, Antônio Joaquim. Metodologia do trabalho científico.23,ed.rev.atual.São

Paulo:Cortez, 2007.

SALOMON, Délcio Vieira.Como fazer monografia. 11 ed.São Paulo:Martins Fontes, 2004.

São Paulo. Anais... São Paulo,1994, 21 p. BRASIL. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968.
Dispõe sobre a microfilmagem de documento. Diário Oficial da União. Brasília, DF, 10 de
maio 1968. Disponível em: < http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm >.
Acesso em: 29 set. 2017.