O único método que te ensina a ter

mais sanidade em meio ao caos

Você já teve a impressão de que, quanto mais você evolui na sua carreira, ou quanto mais
você sobe na escada corporativa, mais difíceis as coisas vão ficando? Que, quanto maior o
seu cargo, ou quanto mais autoridade você tiver, mais complexas ficam as coisas?

Nos últimos 35 anos, David Allen, autor do método GTD (que já vamos explicar) vem
trabalhando lado a lado com profissionais do mundo todo - alto executivos, donas de casa,
músicos, adolescentes, aposentados e profissionais de todos os setores. Paradoxalmente, o
que ele descobriu foi que, quanto mais brilhante a pessoa, mais produtiva ela era - e quanto
mais produtiva ela era, mais estressada ficava!

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David Allen

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O que ele ensinou com o seu método foi a aplicar técnicas que resultaram em alívio
imediato, assim como mudanças positivas a médio e longo prazo. Porque não basta ser
uma pessoa produtiva. Você pode ser produtivo - mas a que custo? É importante ser
produtivo mas sem estresse. Com qualidade de vida. É isso o que temos como princípio.

GTD é a sigla para "Getting Things Done", que em português significa "fazendo as coisas
acontecerem". É um método com foco na melhora da produtividade com redução do
estresse. Seu livro base, em português, chama-se "A arte de fazer acontecer" (Brasil) ou
"Fazer bem as coisas" (Portugal). Ambos podem ser encontrados nas principais livrarias,
assim como a sua versão original, em inglês ("Getting Things Done").

Quando falamos em implementar um método de produtividade, estamos na verdade nos

referindo à construção de hábitos. Assim como "escovar os dentes" um dia foi uma prática
estranha para o seu eu-criança, e hoje é um hábito, o GTD pode parecer desajeitado para
você no início mas, aos poucos, você vai incorporando as técnicas ao seu dia a dia, até
chegar ao ponto de não mais perceber que está executando um método. Assim como
escovar os dentes, será parte da sua rotina e você inclusive sentirá falta quando não usar!

O que um método de produtividade proporciona é um conjunto de dicas e técnicas

coerentes entre si. Diferente de usar práticas esparsas, que muitas vezes mais confundem
que ajudem, um método é um caminho percorrido por outras pessoas, ajustado e formatado

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para que qualquer pessoa possa simplesmente aplicar um modelo que funcione. E eu tenho
certeza que você não tem tempo para ficar "testando". Um método é um atalho.

E o que o método GTD promove são justamente boas práticas para criar mais clareza,
sensação de controle e foco apropriado, não importa o que aconteça ao seu redor. Porque o
mundo vai continuar caótico mesmo depois que você começar a usar o método - não se
engane! A diferença estará na forma como você passará a se relacionar com o seu mundo.

Para manter tudo o que for prioridade sob controle, você aprenderá como capturar,
esclarecer e organizar o que entra na sua vida, das mais diversas fontes (e-mails,
mensagens, ideias, demandas, notas de reuniões etc), e também manter esse material
atualizado e revisado para garantir que suas decisões no dia a dia sejam cada vez mais
confiáveis. Esse é o tipo de maestria que não se adquire da noite para o dia - você constrói.
Mas essa construção precisa começar de algum lugar.

Existem algumas técnicas do GTD que podem ser aplicadas imediatamente e que já trarão
uma sensação de clareza e de controle quase que de maneira instantânea. Nós
compilamos um conjunto delas aqui:

● Tirar as coisas da cabeça e passar para um lugar mais confiável - que seja um
e-mail que você envia para você mesmo para não se esquecer de fazer algo
amanhã no trabalho até pegar uma folha de papel e listar tudo aquilo que não pode
esquecer de fazer amanhã. Você pode fazer isso de imediato e já te trará alívio, mas
com o tempo aprenderá a desenvolver técnicas que o farão lidar com preocupações
e problemas mais profundos.
● A regra dos 2 minutos. Se você precisa fazer algo que leva até dois minutos, ou
menos (ou seja, é realmente muito rápido de fazer), faça na hora! Não deixe para
depois.
● Aprender a definir qual a sua próxima ação quando precisa mover alguma situação
adiante. Por exemplo, se você precisa trocar os pneus do carro, uma próxima ação
pode ser "pesquisar preços de pneus na Internet". Se você inserir apenas "trocar os
pneus do carro" em sua "lista de tarefas", a tendência é procrastinar esse item. Uma
●

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 vez que você esclareça a próxima ação que já pode fazer a respeito, isso torna o
processo de execução muito mais fácil e ágil para você.
● Criar (e manter) listas-chave, como:
○ Próximas ações (como no exemplo do item anterior)
○ Assuntos a tratar com pessoas específicas ou em reuniões
○ Itens que você esteja aguardando de terceiros (para follow-up)
○ Projetos em andamento (pessoais e profissionais)
● Perceber que é necessário dedicar um tempo diariamente para "processar" seus
e-mails, suas mensagens, suas anotações e outros itens que surjam na sua vida e
que você tenha capturado. Nós chamamos isso de "zerar a caixa de entrada". Você
aprenderá a fazer isso diariamente.
● Estruturar um tempo uma vez por semana para fazer a sua Revisão Semanal. É
como se fosse uma reunião sua consigo mesmo, em que você vai dedicar de uma a
duas horas para revisar todas as suas listas e garantir que elas estejam atualizadas
até a próxima revisão.
● Integrar vida pessoal e profissional de maneira equilibrada como consequência de
todas as técnicas que você colocar em prática (sim, sabemos que é a melhor parte!).

Vamos ver então como fazer cada um dos itens apresentados acima:

Tirar as coisas da cabeça

Você pode não acreditar, mas ainda existem profissionais de alto escalão que ainda
insistem em manter as coisas em sua cabeça. Opa, peraí. Você também? David Allen gosta
de dizer que a mente serve para ter ideias, não para armazená-las.

Pegue um pedaço de papel e uma caneta e tente sentir o alívio que dá quando você passa
suas preocupações, lembretes de coisas a fazer e outros para o papel. A ideia é capturar
tudo aquilo que chama a sua atenção - não necessariamente coisas que você precisa fazer
(apesar de a maioria ser isso mesmo). Você pode capturar preocupações que ainda sequer
tem certeza se quer agir a respeito. Se estiver te preocupando, passe para o papel.

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Você não precisa fazer qualquer distinção entre "pessoal e profissional". O mais provável é
que sua mente se lembre de itens de ambos os lados simultaneamente. Procure capturar
todos. Com o passar do tempo, você aprenderá a desenvolver um bom-senso melhor do
que deve e do que não deve ser capturado. Até lá, se estiver em dúvida, capture! Vale a
pena pecar pelo excesso que pela falta.

Perceba que os itens que você capturar não são necessariamente uma "lista de tarefas".
Você ainda precisará processar o que cada item significa e, se eles demandarem ação,
você definirá qual a próxima ação para movê-los adiante.

Por que essa prática é tão importante para todos nós? Porque, à medida que a gente
avança na vida e no trabalho, a frequência e o volume de informações (relevantes ou não)
que a gente passa a receber fica insanamente maior! Não apenas as informações, mas
também a quantidade de compromissos que fazemos com nós mesmos e outras pessoas.
Manter a mente clara e garantir que nenhuma ideia se perca é de um valor imenso, para
não dizer crítico.

Algumas pessoas resistem ao ato de tomar notas porque acham que fazer anotações no
papel soa como uma atitude mais júnior ou operacional. E sim, é verdade que alguns
executivos têm uma equipe enorme abaixo deles para executar algumas atividades mais
operacionais e lidar com as informações assim que elas chegam. Mas, sabemos que a
imensa maioria dos profissionais não tem uma equipe assim. E mesmo aqueles que as têm
também precisam lidar com informações e ideias pessoais, que só podem ser gerenciadas
por eles mesmos.

O outro ponto é que você já deve ter percebido que as principais ideias sobre o seu trabalho
não aparecem quando você está efetivamente no trabalho, mas tomando banho, jantando
com a família ou (a pior) de férias! Como lidar com esse fluxo de pensamentos de maneira
efetiva? A prática da captura certamente auxilia nesse processo e ajuda você a lidar com
interrupções tanto internas (como essas ideias) quanto externas.

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Definir próximas ações e a regra dos 2 minutos

Nós temos um programa de coaching em que nos sentamos diretamente com a pessoa e
ajudamos em todo esse processo de implementação do GTD. Uma vez que a pessoa tire
tudo da cabeça e aprenda a definir próximas ações, é incrível como a regra dos 2 minutos
ajuda a "destravar" uma série de iniciativas que, uma vez mais claras, tinham próximos
passos simples e rápidos de serem feitos.

Depois de lidarmos com profissionais em todo o mundo, em diferentes áreas e níveis

hierárquicos, podem afirmar como é poderosa essa regra. Projetos importantíssimos
começam a sair do papel apenas porque foi executada uma ação rápida a respeito.
Problemas complicados começaram a ser desenrolados a partir de uma única decisão que
os moveu adiante. Sentir que você está andando com questões que sejam realmente
importantes para você faz uma diferença tremenda na maneira como você lida com as suas
coisas, tanto na vida pessoal quanto na vida profissional.

Muitos praticantes do GTD se acostumam tanto com essa prática que passam a usar a
pergunta "qual a sua próxima ação aqui?" em todas as conversas e reuniões. Esse
raciocínio voltado à execução pode destravar muitas reuniões e projetos. Esse raciocínio,
quando aliado à regra dos 2 minutos, é muito poderoso. Literalmente dezenas de projetos
podem ter andamento apenas pela aplicação de ambas as técnicas.

Procure exercitar da próxima vez que analisar suas anotações de uma reunião. Verifique
quais próximas ações derivam das suas anotações. Depois, quais próximas ações podem
ser feitas em 2 minutos ou menos. Muitas vezes, as pessoas mantêm cadernos e folhas
soltas em enorme quantidade dentro de suas pastas, bolsas e mochilas, simplesmente
porque não dedicaram poucos minutos para fazer esse tipo de esclarecimento. E ele é
chave, porque permite a tomada de decisões, a clareza sobre as ações, o que deve ser
delegado, arquivado ou simplesmente descartado.

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Se você dedicar esse tempo para esse raciocínio em cima das suas anotações diariamente,
tendo em mente a regra dos 2 minutos, você começará a sentir o poder elegante da
produtividade se manifestando em você. Ver sua caixa de entrada vazia, seu caderno de
anotações inteiramente processado, seu bloco de notas limpo, assim como a sua pasta,
mochila ou bolsa organizada (e a sua mente!) é impagável.

É claro que você não precisa fazer nada disso. A vida continua mesmo que você não
dedique tempo para esvaziar suas caixas de entrada e processar as anotações. Mas a que
preço? Quanto custa para você manter uma vida em que tudo pode te pegar de surpresa,
pois você não refletir e definiu próximas ações para assuntos simples (e outros mais
complicados). O comum é permanecer em um estado de alerta constante, reagindo ao que
for mais urgente ou estiver gritando mais alto. Ou seja, uma postura altamente reativa, em
que você pode perder de vista o que realmente é prioridade.

Esclarecer e organizar o que você captura ou que vem até você (um e-mail, por exemplo)
pode parecer até um pouco mundano ou óbvio, mas acredite: é uma boa prática
fundamental que proporciona um novo tipo de experiência produtiva para pessoas que
buscam mais equilíbrio e redução do estresse. É um processo de execução que precisa ser
feito diariamente, diversas vezes ao dia, mas rapidamente.

Criar e manter listas-chave

Se você já teve em algum momento da sua vida uma agenda, então você sabe qual o valor
de manter um dispositivo externo para te lembrar das coisas que precisa fazer em vez de
confiar na sua cabeça.

A ideia do GTD é a de desenvolver um "cérebro externo", de modo que você possa manter
em sua mente apenas aquilo para você ter a mente plena no momento presente, tranquilo
sobre o que não está fazendo. Um sistema é um conjunto de ferramentas que gerenciarão
lembretes de coisas a fazer e informações potencialmente úteis para você.

Para armazenar com efetividade tantas coisas, você precisa de algo melhor que a sua
mente - e que seja mais fácil também. Senão, as coisas voltam a te preocupar em sua

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cabeça. Em vez de se lembrar de tudo o que precisa fazer, você precisará apenas se
lembrar de verificar o que precisa ser feito!

Nós aprendemos com a experiência que, assim como a agenda, existem outras ferramentas
que nos dão suporte a todos os detalhes que precisamos nos lembrar, tais como:

Uma lista de próximas ações

Uma vez que você tenha definido uma próxima ação para fazer com que uma
situação seja movida adiante, você pode executá-la (se levar menos de 2 minutos),
delegá-la (se outra pessoa for mais apropriada para fazê-la) ou adiar para que você
mesmo a faça, o quanto antes. Todas essas entram na sua lista de próximas ações.

Alguns exemplos: telefonar para agendar retorno no dentista, levar o edredom na

lavanderia, redigir um relatório e explorar um site X. A maioria das pessoas tem mais
de 100 próximas ações momento a momento em suas vidas. Uma vez que você as
tenha definido e organizado adequadamente, basta revisar e escolher, de acordo
com as suas prioridades, o que deve ser feito primeiro.

Uma lista de assuntos a tratar

Todos nós lidamos com outras pessoas tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Ao
nos relacionarmos, estamos nos comunicando. Muitas vezes, precisamos solicitar
algo a alguém, e isso precisa ser feito pessoal ou diretamente, ou queremos
conversar sobre algum assunto específico que um e-mail ou mensagem não resolve.

Muitas próximas ações estão relacionadas a projetos, metas, objetivos e

compromissos que requerem a participação de outras pessoas - individualmente ou
grupos específicos. Manter uma lista com os assuntos a tratar com elas, nomeando
os tópicos a serem discutidos, pode aumentar e muito seu aproveitamento do tempo
no cotidiano. Uma vez que você esteja com a pessoa, almoce com ela, faça uma
reunião, ou outra ocasião apropriada, você pode verificar sua lista e avançar com
temas que sejam relevantes naquele momento.

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As interações passarão a ser muito mais sofisticadas uma vez que você pense sobre
elas antes que aconteçam. Sem precisar ficar "puxando" da memória o que precisa
ser discutido, você pode se concentrar na qualidade e no aprofundamento dos
assuntos a serem tratados.

As interrupções também diminuem drasticamente quando as pessoas passam a

organizar seus assuntos a tratar em listas como essa. Uma vez que você tenha onde
armazenar o assunto, não precisa parar o que está fazendo - nem a outra pessoa -
para discutir o tema. Basta inserir na lista e, no momento mais apropriado para
ambos, você pode resgatá-lo.

Lista de "aguardando"

Aproveitando que estamos falando sobre comunicações e relacionamentos, outra

lista bastante útil de se manter é uma lista de "aguardando resposta", onde você
poderá inserir tudo aquilo que delegou, pediu ou espera de terceiros, que impactará
seu trabalho ou vida pessoal em algum aspecto.

Por exemplo, você pode ter solicitado a uma pessoa de outro departamento que
enviasse uma planilha do orçamento do ano passado antes da sua próxima reunião
do comitê. Ter esse item listado, de modo que você possa fazer o acompanhamento
antes de a sua reunião chegar e pegar você de surpresa, é fantástico. Da mesma
maneira, uma vez que você faça um compra online para a sua casa, como uma
geladeira, por exemplo, você pode armazenar esse item em uma mesma lista, ou
semelhante, de modo que consiga ter um inventário completo de tudo aquilo que
está aguardando de terceiros.

Uma lista simples como essa, em que você tenha controle de tudo o que está
aguardando, de quem e desde quando, mantida atualizada, alivia bastante a
pressão especialmente de gestores e profissionais que lidam com equipe.
Dependendo da complexidade do seu cargo, você pode até mesmo querer criar uma
lista chamada "projetos delegados" para fazer um acompanhamento mais
apropriado.

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 Lista de projetos em andamento

Uma das listas mais impactantes que pode ser criada pelos profissionais certamente
é um inventário de todos os seus projetos em andamento. Por "projeto" estamos nos
referindo a resultados que você esteja comprometido a alcançar em até um ano, e
que requerem pelo menos mais de uma ação para que você os conclua.

A maioria dos profissionais tem entre 30 e 100 projetos em andamento, tanto

pessoais quanto profissionais. Os projetos podem ser simples como "trocar os pneus
do carro" até mais complexos como "desenhar rota do foguete Y até Marte" (se você
trabalhar na NASA!).

O simples fato de esclarecer e identificar que você tem "projetos" garante que você
liste todos os "laços abertos" que estejam em andamento na sua vida. E, com essa
lista, que serve como gatilho para definir próximas ações, você pode ter uma noção
do volume de tudo aquilo que precisa gerenciar.

Geralmente, um dos grandes momentos "aha" dos novos praticantes de GTD é

justamente quando olham para a sua lista de projetos em andamento. Apenas o fato
de tê-los listados ali garante um alívio imenso. Muda completamente a sua relação
com o seu mundo e as suas atividades. Você sente que tem mais controle.
Consegue ter perspectiva sobre para onde sua vida está caminhando.

Junto com a Revisão Semanal, sua lista de projetos é um instrumento poderoso para
garantir uma produtividade sem estresse.

Uma vez que você tenha instalado esse tipo de listas, basta alimentá-las e revisá-las
diariamente para poder executar o que for mais prioritário para você.

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Esvaziar as caixas de entrada diariamente

Toda vez que algo chega na sua vida, ou que você captura, e não dá uma destinação
correta - não esclarece e organiza apropriadamente - acaba gerando o que nós chamamos
de backlog. E o backlog causa um estresse mesmo que inconsciente na mente. Para
ilustrar, tente imaginar como é preparar uma refeição com a pia cheia de louça suja. É
terrível. Manter um backlog de informações e demandas não permite que você trabalhe com
a mente clara. Por isso, nós estimulamos os praticantes de GTD a esvaziarem suas caixas
de entrada diariamente.

Claro que, se você tiver uma quantidade considerável de backlog em diversos ambientes
(e-mail, arquivos, objetos em casa), levará algum tempo para lidar com eles. Nossa
recomendação com relação aos e-mails é que você crie uma pasta chamada "backlog",
guarde todos os e-mails de uma determinada data para trás, e processe aos poucos,
diariamente. Você pode aplicar essa mesma recomendação aos papéis em casa ou
arquivos no seu computador. De hoje em diante, lide com os itens que chegam até você, ou
que você captura, aplicando o raciocínio da próxima ação e a regra dos 2 minutos.

Algumas pessoas gostam de "esvaziar as caixas de entrada" pela manhã e ao final do

expediente. Uma vez que a prática se torne um hábito, você verá que demanda muito
menos esforço manter suas caixas vazias do que com mil itens a serem processados. A
sensação de alívio que advém dessa prática garante uma mudança imediata de foco mais
elevado.

Quando você garante que tudo o que for significativo tenha sido capturado, esclarecido e
organizado, facilitando assim seu acesso diário a essas informações e lembretes, você terá
clareza suficiente para lidar com as surpresas e imprevistos do seu dia a dia. Com o tempo,
aprenderá a manter espaços livres em sua agenda para que possa ter mais espontaneidade
na escolha das ações em seu cotidiano. Uma agenda livre significará riqueza de tempo.

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Nossa recomendação é que você esvazie suas caixas em até 24 ou, no máximo, 48 horas.
Mais do que isso, os itens podem se acumular. E incontável a quantidade de pessoas que
fica até mais tarde no trabalho porque passaram o dia entre uma reunião e outra e ainda
assim precisam responder e-mails. A partir do momento que você começa a aplicar o
raciocínio da próxima ação a todo e-mail que recebe, o processo se torna mais rápido e
efetivo. Mas, se você não dedicar esses segundos a mais para concluir o raciocínio sobre
cada item capturado, você não confiará em alocar aquele e-mail em qualquer outro lugar
que não a caixa de entrada - e isso fará com que as coisas se amontoem novamente.

Não esclarecer os itens capturados é uma das principais causas de gargalo nos ambientes
profissionais. Uma vez que você estabeleça o hábito de esvaziar suas caixas de entrada, a
mudança (para melhor) será dramática e afetará a todos.

Estruturar tempo para reflexão

Muito provavelmente a maior oportunidade de melhoria para os profissionais é a construção

de um momento, uma vez por semana, de qualidade, para que seja possível realizar uma
revisão consistente de tudo o que está em andamento e planejar o que está por vir.

"Refletir" pode assumir uma série de formas. Você pode revisar o seu calendário para o dia
de hoje e refletir sobre uma reunião ou outro agendamento que terá, assim como pode
refletir sobre o seu propósito e missão de vida. Todas essas revisões são úteis de serem
feitas em intervalos apropriados. No entanto, pela nossa experiência, a revisão com
resultados mais críticos certamente é a Revisão Semanal. Recomendamos que você
reserve um bloco de tempo de até duas horas, toda semana, para fazer esse
reagrupamento.

Um bom momento para essa revisão é no final de uma semana de trabalho - talvez na
sexta-feira pela manhã - de modo que você consiga esclarecer, atualizar seu sistema e ser
criativo com a sua vida pessoal e profissional.

Esta Revisão Semanal fará com que você revise o que vem por aí em seu calendário, assim
como o andamento de seus projetos. Faz com que você tenha uma visão panorâmica das

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suas coisas, analisando eventos futuros significativos e identificando providências que já
podem ser tomadas antecipadamente. Se você considerar a revisão um momento válido,
pode buscar estender à toda sua equipe essa ideia, pois fará com que todos tenham uma
visão mais integrada do que é prioridade.

A Revisão Semanal é essencial para todos que sentem que têm uma vida muito ocupada.
Ela é ainda mais importante para quem gerencia equipes - no trabalho e em casa! - pois
ajuda a ter uma visão mais estratégica e controle do dia a dia. Essa revisão é tão importante
que muitos profissionais bloqueiam efetivamente sua agenda para que fiquem concentrados
nessa atividade, tamanho os ganhos de produtividade que ela traz. É muito difícil encontrar
esse espaço de tempo no dia a dia, mas se você resolver alocar conscientemente um
espaço de tempo apenas para ela, isso dará mais significado ao que você escolheu fazer
como prioridade.

Integrar vida e trabalho

Muitas vezes, a pressão que você sente pode vir do fato de tentar conciliar (e sentir que
está falhando) a vida profissional com a vida pessoal. Vida pessoal inclui sua família, seus
momentos de lazer, sua saúde, suas finanças e seu próprio desenvolvimento pessoal.

O GTD promove um gerenciamento da sua vida tanto pessoal quanto profissional, pois te
dá permissão para capturar o que está chamando a sua atenção, esclarecer o que cada
item capturado significa e organizar tudo dentro de um sistema facilmente acessível e
atualizado para que você use diariamente. Uma vez por semana, você revisará o todo e
ficará mais consciente de suas prioridades, que serão trabalhadas diariamente. Todos
esses passos, quando trabalhados juntos, trarão um senso maior de harmonia e equilíbrio
para todas as atividades da sua vida.

Muitos praticantes do método GTD aprenderam que é possível viverem suas vidas de uma
maneira mais sustentável, em vez de viverem sob uma pressão extenuante diariamente,
simplesmente após a implementação desse processo.

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Conclusão

Perceba que você não precisa implementar todas essas sugestões de uma vez para ter sua
sanidade garantida! Pra começar, eu tenho certeza que você já faz um pouco de cada uma
delas em determinado grau - você só vai direcionar e aperfeiçoar o que já costuma fazer. E,
em segundo lugar, caso alguma técnica seja nova, certamente isso já trará mudanças
imediatas, mesmo que você não as execute por completo. Você já deve ter sentido isso!

Por exemplo, nós já tivemos depoimentos de pessoas que, só de usarem a Regra dos 2
Minutos, já mudaram completamente a relação que tinham com a sua equipe. Deixaram de
ser um "gargalo". Tirar as coisas da cabeça e passar para o papel pode ser terapêutico por
si só. Definir uma próxima ação em cima de uma situação complicada pode ter trazido um
novo nível de clareza sobre um problema que você considerava complicado de resolver. E,
é claro: revisar esse material regularmente garantirá que seu sistema se mantenha
atualizado, útil e confiável para você. O valor disso é reduzir seu estresse e promover mais
clareza mental.

Você não precisa acreditar no que a gente está falando. Teste por si só. Pode começar
testando um, depois o outro. Esteja preparado para os resultados quase imediatos.

Este texto foi traduzido livremente do texto original escrito por David Allen e publicado em
sua rede GTD Connect, "Keys for (instant) executive sanity". A Call Daniel é a franquia
brasileira exclusiva do método GTD e detém o direito de uso da marca. A reprodução deste
material é proibida.

Conheça agora um material de introdução ao GTD, com uma aula de 1 hora de duração:
https://go.hotmart.com/X13938305N

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