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CAPACITACIÓN INFORMÁTICA PERSONALIZADA

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FUNCIONES ANIDADAS ....................................................................................................................................... 2

FILTROS AVANZADOS.......................................................................................................................................... 2
AUDITORÍA DE FÓRMULAS ................................................................................................................................. 6
ORDENAR ........................................................................................................................................................... 8
SUBTOTALES ....................................................................................................................................................... 9
FUNCIÓN BUSCARV – (CONSULTAV PARA VERSIÓN 2010) .................................................................................. 9
FUNCIÓN BUSCARH – (CONSULTAH PARA VERSIÓN 2010) ................................................................................ 10
VALIDACIÓN COMPLETA ................................................................................................................................... 11
FUNCIÓN INDICE ............................................................................................................................................... 12
FUNCIÓN COINCIDIR ......................................................................................................................................... 12
CONSOLIDAR DATOS ......................................................................................................................................... 13
CONSOLIDACIÓN DE HOJAS .............................................................................................................................. 14
BASE DE DATOS ................................................................................................................................................ 15
FUNCIONES DE BASE DE DATOS: BDSUMA, BD PROMEDIO, BDCONTAR, BDMAX, BDMIN ................................ 15
TABLAS DINÁMICAS .......................................................................................................................................... 16
MACROS ........................................................................................................................................................... 18
CREAR UN BOTÓN DE MACRO .......................................................................................................................... 20

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FUNCIONES ANIDADAS
Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una función como un
argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si una función
anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel presentará el valor de error #¡VALOR! Por ejemplo,
en la siguiente fórmula se utiliza una función PROMEDIO anidada y se compara con el valor 50. La comparación
devolverá VERDADERO o FALSO, ya que éste es el tipo de valor necesario para el primer argumento de una función
SI.

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.
Ejemplo:

Fórmula Descripción (Resultado)

=SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A Asigna una puntuación de una

2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) letra al primer resultado (F)

La puntuación F corresponde a valores menores de 60

Si la Función B se utiliza como un argumento en la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Si la
Función B contiene la Función C como un argumento, la Función C será una función de tercer nivel.

Puede utilizar el cuadro de fórmulas para anidar funciones como argumentos. Por ejemplo, puede insertar la
Función B como argumento de la Función A haciendo clic en la flecha de lista desplegable en la barra de fórmulas.
Si desea continuar agregando argumentos a la Función A, haga clic en el nombre de la Función A en la barra de
fórmulas.

FILTROS AVANZADOS

Filtrar datos es encontrar un subconjunto de la base de datos que cumpla con determinados criterios.
Existen formas de filtrar por criterios.
Autofiltro:

Para poner autofiltros automáticamente puede hacerlo por menú Datos – Filtro – Autofiltro.
También si está situado sobre la tabla, puede seleccionar en el menú Inicio-Ordenar y filtrar-Filtros, aparecen
flechas en las columnas seleccionadas (campos de la tabla) que permiten establecer uno o dos criterios de
comparación para buscar valores específicos en las filas de la columna. Al hacer clic en las flechas aparecen las
posibilidades de selección:

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Si se ingresa en la opción Filtros de texto y luego en Filtro Personalizado aparecerá un cuadro de diálogo que
permitirá indicar los criterios de selección para mostrar las filas.

Para presentar las filas que cumplen dos condiciones, introduzca el operador de comparación y el valor que desea
y haga clic en el botón Y. En las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que desee.
Para presentar las filas que cumplen una u otra condición, introduzca el operador de comparación y el valor que
desea y haga clic en el botón O. En las casillas del segundo operador y el segundo valor, introduzca los que desee.

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La opción del Filtro muestra un cuadro de diálogo que permite criterios de filtrado.

La opción Filtro de texto muestra un cuadro de diálogo que permite otros criterios de filtrado.

Filtros Avanzados:

La opción Avanzadas del grupo Ordenar y Filtrar del menú Datos muestra un cuadro de diálogo que permite
ingresar un rango de datos y un rango de criterios de filtrado. Además permite filtrar los datos en el lugar de origen
o copiarlos a otro lugar de la planilla (en este caso estará habilitada la opción Copiar a, donde se deberá ingresar
el rango que contendrá el subconjunto obtenido luego del filtrado).

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Filtrar valores únicos o quitar valores duplicados

Filtrar valores únicos y quitar valores duplicados son dos tareas muy relacionadas porque los resultados
mostrados son los mismos: una lista de valores únicos. Sin embargo, la diferencia es importante: cuando filtra
por valores únicos, oculta temporalmente los valores duplicados pero cuando quita valores duplicados, elimina
los valores duplicados de manera permanente.

Un valor duplicado es aquél en el que todos los valores de la fila coinciden exactamente con todos los valores de
otra. Los valores duplicados están determinados por el valor mostrado en la celda y no necesariamente el valor
guardado. Por ejemplo, si tiene el mismo valor de fecha en celdas diferentes, una con formato "8/3/2006" y la
otra como "8 de marzo de 2006", los valores son únicos.

Es una buena idea Filtrar valores únicos antes de confirmar que los resultados son los deseados antes de quitar
valores duplicados.

Filtrar valores únicos

1. Seleccione el rango de celdas o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Opciones avanzadas.

3. En el cuadro de diálogo Filtro avanzado, siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Para filtrar el rango de las celdas o la tabla colocada, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro
lugar.
2. Para copiar los resultados del filtro a otra ubicación, haga lo siguiente:
 Haga clic en Copiar a otro lugar.
 En el cuadro Copiar a, escriba una referencia de celda.

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Otra alternativa es hacer clic en Contraer diálogo para ocultar temporalmente el

cuadro de diálogo, seleccionar una celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presionar
Expandir diálogo .
4. Active la casilla de verificación Sólo registros únicos y haga clic en Aceptar.
Los valores únicos del rango seleccionado se copian en la nueva ubicación.

Quitar valores duplicados

Cuando quita valores duplicados, sólo se afecta a los valores del rango de celdas o tabla. No se modifica ni se
mueve ningún otro valor fuera del rango de celdas o tabla.
PRECAUCIÓN Debido a que borra los datos de manera permanente, es buena idea copiar el rango original de
celdas o tabla en otra hoja de cálculo o libro antes de quitar los valores duplicados.
1. Seleccione el rango de celdas o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Quitar duplicados.

3. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

 En Columnas, seleccione una o más columnas.
 Para seleccionar rápidamente todas las columnas, haga clic en Seleccionar todo.
 Para borrar rápidamente todas las columnas, haga clic en Anular selección.
Si el rango de celdas o tabla contiene muchas columnas y sólo desea seleccionar algunas, le será
más fácil hacer clic en Anular selección y, a continuación, en Columnas, seleccionar dichas
columnas.
4. Haga clic en Aceptar.
Aparece un mensaje indicándole cuántos valores duplicados se han quitado y cuántos valores únicos
permanecen o si no se han quitado valores duplicados.
5. Haga clic en Aceptar.

AUDITORÍA DE FÓRMULAS
Cuando se crean fórmulas en una hoja de cálculo, Microsoft Excel puede proporcionar pistas visuales acerca de las
relaciones entre las celdas que proporcionan valores para las fórmulas o para las celdas que dependen de la
fórmula. Mediante los comandos del grupo Auditoría de fórmulas del menú Fórmulas, pueden localizarse las celdas
que proporcionan datos para la fórmula de la celda activa (Rastrear precedentes) o pueden buscarse las celdas que
dependan del valor de la celda activa (Rastrear dependientes). Si la fórmula presenta un valor de error como

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#VALOR! o #DIV/0!, puede localizarse la celda que esté ocasionando el error (Rastrear error). Para limpiar la
pantalla de las pistas visuales se puede utilizar la opción Quitar todas las flechas.

Para ver las fórmulas ingresadas en vez de sus resultados se debe hacer clic en opción Mostrar Fórmulas.

Grupo Auditoría de Fórmulas

La opción Auditoría de fórmulas contiene herramientas que le permiten examinar la asociación entre celdas y
fórmulas en una hoja de cálculo. Por ejemplo, puede utilizar la herramienta Comprobación de errores para
localizar celdas que causan errores en fórmulas o bien puede Evaluar fórmula.
Mostrar/Eliminar Flechas de Niveles Dependientes (Rastrear Dependientes)
Se pueden localizar todas las fórmulas que usan el dato de una celda específica. Las celdas cuyas fórmulas
utilizan los datos de una celda específica se denominan dependientes de esa celda. Si muchas fórmulas hacen
referencia a una misma celda, ésta tiene muchas dependientes; pero si solamente una fórmula hace referencia
a esa celda, tiene una sola dependiente. Usted puede mostrar todas las dependientes de una celda activa. Esta
información le advertirá qué fórmulas serán afectadas si efectúa cambios en esa celda. Por ejemplo, si cambia
la tasa de embarque en una hoja de cálculo de órdenes, puede ver todas las celdas que contengan dicha tasa
de embarque en sus fórmulas, y a la vez, qué órdenes se verán afectadas.
Excel muestra las celdas dependientes mediante flechas azules que van de la celda activa a todas sus
dependientes. Si la fórmula contiene un error, la flecha será roja. Si la celda dependiente se encuentra en otra
hoja de cálculo, aparecerá un símbolo de hoja de cálculo señalado por una flecha negra. Usted puede mostrar
dependientes directas, es decir, celdas que contienen fórmulas directamente dependientes de la celda activa.
También puede abrir dependientes en todos los niveles, mostrando todas las celdas que contengan fórmulas
referidas a la celda activa. Después de mostrar las flechas correspondientes, puede eliminarlas fácilmente.
Una vez que hace clic en el botón Rastrear dependientes se indican las celdas dependientes
El botón Rastrear dependientes contiene un signo de adición (+).
Para seleccionar una celda en el otro extremo de una flecha azul o roja, haga doble clic en la flecha.
Para seleccionar una celda en el otro extremo de una flecha negra, haga doble clic en la flecha,
seleccione la dirección de la celda en el cuadro de diálogo Ir a y seleccione Aceptar.

Mostrar/Eliminar Flechas de Niveles Precedentes

Si la celda contiene una fórmula, usted puede localizar todas las celdas a las cuales ésta se refiere. A las celdas
a las cuales se hace referencia, se las llama precedentes de la celda que contiene la fórmula. Usted puede
mostrar todas las celdas precedentes a las que se refiere la fórmula en la celda activa. Como las celdas
precedentes proveen datos para la fórmula en la celda activa, usted puede utilizar esta información para
determinar si la fórmula contiene la información correcta. Por ejemplo, si en una hoja de cálculo de órdenes
de entrada el precio total para un cliente no parece correcto, usted puede examinar los precedentes de la
fórmula del precio total para verificarlo.
Excel muestra las celdas precedentes mediante flechas azules que van hasta la celda activa. Si la fórmula
contiene un error, las flechas azules señalan las celdas precedentes que no causan el error, mientras que las
flechas rojas señalan las que lo causan. Si la celda precedente se encuentra en otra hoja de cálculo, una flecha
negra señalará un símbolo de hoja de cálculo. Usted puede mostrar precedentes directos, que son celdas a las
cuales se hace referencia directamente por la fórmula en la celda activa. También puede mostrar precedentes
en todos los niveles, que presenten una lista de todas las celdas a las cuales la fórmula hace referencia en la
celda activa.

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Una vez que hace clic en el botón Rastrear precedentes e indica las celdas precedentes, cada clic subsiguiente
indicará, si los hay, niveles de precedentes adicionales. El sistema emite un sonido cuando ya no hay más niveles
adicionales. Este proceso funciona de igual manera que cuando elimina flechas precedentes; estas son
eliminadas por niveles con el botón Quitar un nivel de precedentes.
El botón Rastrear precedentes contiene un signo de adición (+) y el botón Quitar un nivel de precedentes
contiene un signo de sustracción (-).

Para seleccionar una celda en el otro extremo de una flecha azul o roja, haga doble clic en la flecha. Para
seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha negra, haga doble clic en la flecha, seleccione la
dirección de la celda en el cuadro de diálogo Ir a, y seleccione Aceptar.

Quitar Flechas de Rastreo

Como las flechas de rastreo se imprimen con la hoja de cálculo, usted puede quitar las que indican
dependientes y precedentes si no desea que aparezcan en la impresión. Por ejemplo, una vez que ha utilizado
las flechas para determinar cuáles celdas se verán afectadas por un cambio, puede quitarlas para imprimir la
hoja de cálculo sin ellas. Puede quitar sólo las flechas precedentes, las flechas dependientes o ambas a la vez.
Rastrear Errores en las Celdas
Si una fórmula en una celda contiene un error, tal como #¡REF!, usted puede determinar si el error fue creado
por otro error en una fórmula precedente o por los valores usados en esa fórmula. Por ejemplo, en una hoja
de cálculo de órdenes de compra, si la fórmula que calcula la tasa de embarque contiene un error, usted puede
identificar si el error se encuentra en la fórmula del precio utilizada en la fórmula de la tasa de embarque o si
se encuentra en la fórmula de la tasa de embarque misma.
Excel coloca una flecha de rastreo roja desde cualquier fórmula con error hasta la celda activa. Además, Excel
colocará flechas azules desde los valores usados por las fórmulas que causan el error. Usted puede examinar y
determinar qué celdas provocan el error. Si el error no proviene de un error en otra fórmula, pero es el
resultado de la fórmula en la celda activa o de los valores usados por la fórmula en la celda activa, Excel colocará
flechas azules desde todos los valores precedentes hasta la celda activa. Usted puede determinar si son los
valores o la fórmula misma los que causan el problema.

ORDENAR
Para ordenar una base de datos completa por los datos de una sola columna:

1) Clic en una celda que pertenezca a la columna por la que se quiere ordenar la base
de datos.
2) Clic en uno de los dos botones de Ordenar del menú Inicio – Ordenar y filtrar:
Ordenar de A a Z (ascendente) u Ordenar de Z a A (descendente) u Orden
personalizado.

3) Quedará ordenada la base de datos (La primera línea es excluida ya que se supone es la que contiene el nombre
de campo).

Para ordenar un rango determinado (con o sin primera línea incluida), por los datos de una, dos o tres columnas:

1) Seleccionar el rango a ordenar.

2) Seleccione Orden personalizado

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Se observará la siguiente pantalla con las opciones a ordenar por criterio y según sea combinada
para cada columna.

SUBTOTALES
Excel permite calcular los subtotales en una columna dentro de un rango seleccionado mediante la opción de menú
DATOS-SUBTOTALES, que muestra el siguiente cuadro de diálogo.

Se debe indicar la columna cuyo cambio indicará un Subtotal, la función a calcular (por ejemplo SUMA), y la/s
columna/s en la que se agregará el subtotal calculado.
Si se desea eliminar los subtotales se debe hacer clic en la opción Quitar todos.
Cuando se han calculado los subtotales, aparece en el margen izquierdo el esquema de los mismos, en sus tres
niveles (detalle, subtotales, totales).

FUNCIÓN BUSCARV – (CONSULTAV PARA VERSIÓN 2010)

Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una
columna especificada en la tabla.
Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado; matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)

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Valor buscado: es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Puede ser un valor, una referencia o
una cadena de texto.

Matriz de comparación: es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un
rango o un nombre de rango.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna en matriz_de_comparación deben

colocarse en orden ascendente de lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.
El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Indicador_columnas: es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el

valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera
columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor
que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de
columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado: Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al
valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor
aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor,
devuelve el valor de error #N/A.
Observaciones

Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea
menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparación, BUSCARV
devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.

FUNCIÓN BUSCARH – (CONSULTAH PARA VERSIÓN 2010)

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la
misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de
comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información
que se encuentre dentro de un número especificado de filas.
Sintaxis

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado: es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Puede ser un valor, una referencia
o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en: es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango
o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en deberán
colocarse en orden ascendente; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto.
El texto en mayúsculas y minúsculas es equivalente.

Indicador_filas: es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberá devolver el valor coincidente.
Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve

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el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH
devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en,
BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!

Ordenado: es un valor lógico que especifica BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada.. Si
ordenado es VERDADERO (1) o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra
un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es
FALSO (0), la función BUSCARH encontrará el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de
error #N/A.
Observaciones
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor
de error #N/A.

VALIDACIÓN COMPLETA

Sirve para controlar el contenido de una celda, podemos colocar restricciones a la información admitida para la
misma. Esto sirve para evitar que un operador ingrese datos no válidos en una planilla
Para ello:
1. Seleccionemos el rango a validar
2. Ir al menú Datos – grupo Herramientas de datos opción Validación de datos

3. En la solapa configuración, en el recuadro Permitir, elegimos una opción. Esto es para admitir en la celda
sólo números enteros, o decimales, o una fecha, o la longitud de un texto, o una lista (admite valores de
un conjunto predeterminado), etc.

El ejemplo nos muestra que en las celdas seleccionadas en la planilla, sólo se admitirán valores enteros entre 1 al
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Solapa Mensaje entrante: si se deseara informar al operador mediante un mensaje sobre dicha restricción.

Solapa Mensaje de error: si el operador no respeta la restricción o se equivoca, podemos enviarle un mensaje de
error.

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Borrar todos: para eliminar las restricciones de una o más celdas seleccionadas

Tipo de error Botones Efecto

Información Aceptar Introduce los datos no válidos en la celda (valor predeterminado).
Cancelar Restaura el valor anterior en la celda.
Límite Reintentar Vuelve a la celda para modificar los datos (valor predeterminado).
Cancelar Restaura el valor anterior en la celda.
Advertencia Sí Introduce los datos no válidos en la celda.
No Vuelve a la celda para modificar los datos (valor predeterminado).
Cancelar Restaura el valor anterior en la celda.

FUNCIÓN INDICE
La función INDICE tiene dos formas, referencia y matricial. La forma de referencia siempre devuelve una referencia
y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. Use la forma matricial si el primer
argumento de INDICE es una constante matricial.

Sintaxis
Forma matricial
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) donde Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes.

FUNCIÓN COINCIDIR
Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que
producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un
rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como
un argumento.) que coincida con un valor especificado en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las
funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí.

Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

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CONSOLIDAR DATOS
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo
de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas
cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a
las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias
hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.
Utilizar fórmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.)
en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la
consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos
de los rangos de origen.
Agregar datos a una consolidación con referencias 3D Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo
diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la
consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.
Consolidar por posición
Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una
ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma
plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen,
pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la
consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.
Consolidar por categorías
Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos
de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos
coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen,
pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar
la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Se puede consolidar rangos de datos que están en una misma hoja, rangos de datos que están en diferentes hojas
o igualmente rango de datos que corresponden a libros diferentes.
Nota 1:
Se debe tomar en cuenta que la consolidación se lleva a cabo sobre rangos que tiene la misma estructura, aunque
el número de filas puede variar entre un rango y otro.
Nota 2:
Si los rangos tuvieran columnas que no puedan ser consolidadas, puede dejar de incluirlas en la selección y usar
las siguientes o trasladarlas al final a fin de que se pueda elegir un rango adecuado. Siempre consolida tomando
en cuenta la primera columna del rango.
Consolidación de rangos de una misma hoja
La Figura 2 muestra la secuencia de pasos para realizar una consolidación de rangos dentro de una misma hoja de
un libro.
Observación
En la imagen de la Figura 2, se han consolidado cuatro rangos contenidos en la misma hoja. Haciendo clic en el
cuadro <Referencia> se han seleccionado cada rango y luego se hizo clic en <Agregar>. Esto para cada rango a ser
consolidado..

Figura 2

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CONSOLIDACIÓN DE HOJAS
En este caso, los rangos de consolidación se encuentran en hojas diferentes, aunque no necesariamente deben
estar todos en hojas diferentes.
La secuencia de acciones se muestra en la figura 3.

En esta imagen se ha seleccionado el rango correspondiente a la hoja Semana1 y se procede a <Agregar> a la

consolidación la Semana2 y todas las otras semanas.

Nota 3
Recuerde que, si desea una consolidación efectuando una suma, promedio, etc. Sobre la misma columna de
consolidación, dicha columna debe tener la misma cabecera en todos los componentes (rangos) de la
consolidación. En este último caso, en lugar de tener 2001, 2002, etc, se debiera tener un mismo rótulo.
Consolidación de libros
Igualmente, si los rangos a ser consolidados estuvieran en libros diferentes, también se pueden realizar dicha
acción. Para ello es necesario que estén abiertos todos los libros a ser consolidados así como un nuevo libro donde
se realizará la misma.

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BASE DE DATOS
Llamamos Base de datos a un conjunto de información, estructurado en columnas y renglones y, por lo general,
ordenado de acuerdo con un determinado criterio. Cada columna es un tipo de dato diferente, y cada renglón
constituye un conjunto de datos correspondiente mismo ítem, artículo o producto. El conjunto de todos los
renglones y columnas conforma una base de datos

Ejemplo:

Cant.
Producto código Repr. Ventas Fecha venta Precio unitario
Vendida
Guantes 4230 Alice Abramas 27/02/2000 12 10
Guantes 4230 Alice Abramas 15/03/2000 12 10
Máquinas de ejercicio 4397 Joan Gues 02/03/2000 450 1
Máquinas stepper 3661 Alice Abramas 03/02/2000 110 2

Con el fin de familiarizarse con la terminología, llamaremos a la columna campo y a la fila registro.
El límite que nos impone Excel es de 1.048.576 registros, pues es la cantidad total de filas de una hoja, mientras
que en otros programas especializados, manejan millones de registros.
Cuando creamos una base de datos, la condición principal es colocar en el encabezado de cada columna un
nombre de campo, Ej: Producto, y debe ser único y no debe repetirse.

Cómo definir el área de base de datos

Con solo ubicar la celda activa en cualquier celda perteneciente al bloque que conforma el listado

FUNCIONES DE BASE DE DATOS: BDSUMA, BD PROMEDIO, BDCONTAR, BDMAX, BDMIN

Existen 12 funciones de Base de Datos. Cada una de estas funciones, denominadas colectivamente funciones BD,
usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de
la hoja de cálculo empleados en la función para base de datos.

BDfunción(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la base de datos.

Nombre_de_campo : indica la columna en que se utiliza la función. Las columnas de datos en la lista deben tener
un rótulo identificativo en la primera fila. Nombre_de_campo puede ser una cadena de texto con el rótulo de
columna encerrado entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento" o como un número que
representa la posición de la columna en la lista: 1 para la primera columna 2 para la segunda y así sucesivamente.

Criterios: es una referencia a un rango de celdas que especifican condiciones de una función. La función devuelve
información de la lista que concuerda las condiciones especificadas en el rango de criterios. El rango de criterios
incluye una copia del rótulo de la columna en la lista de la columna que desea que la función resuma. La referencia
del argumento criterios puede introducirse como un rango de celdas, o como un nombre asignado a un rango,
como por ejemplo "Criterio."

Realizan cálculos basados en criterios que usted mismo define. Las funciones más comunes se describen en la
siguiente tabla:

Función Definición
BDPROMEDIO Promedia los valores de los registros seleccionados.
BDCONTAR Cuenta el número de registros seleccionados.

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BDCONTARA Cuenta el número de celdas no en blanco en los

registros seleccionados.
BDEXTRAER Devuelve un único valor (numérico o alfabético)
basado en los criterios.
BDMAX Encuentra el máximo valor para el campo
especificado en los registros seleccionados.
BDMIN Encuentra el valor mínimo para el campo
especificado en los registros seleccionados.
BDSUMA Suma los valores de los registros seleccionados.

Usar una Función BD

Una función de base de datos incluye tres argumentos: base de datos, campo y criterio. La base de datos
generalmente es la lista de datos. El campo es la columna que va a utilizar para computar. El criterio se refiere al
rango de celdas que definen las condiciones para la función. En la Función BD =BDSUMA(A9:F37;F9,D1:D2), por
ejemplo, A9:F37 es el argumento base de datos (e incluye los rótulos de columna); F9 es el argumento campo (el
rótulo de columna del campo que desea calcular); y D1:D2 es el argumento criterio.
Para ingresar los argumentos, puede escribir la dirección del rango o seleccionar el rango. Si el rango tiene nombre,
puede escribir, en su lugar el nombre del rango.
Al usar rangos con nombres es más fácil ingresar, copiar o modificar funciones en una base de datos.

Usar Pegar función

En el cuadro de diálogo Pegar función, puede seleccionar la función BD que desea utilizar. Cuando elige la categoría
Base de datos, aparecen todas las funciones BD. Una vez que ha elegido la función que va a utilizar, se abre la
Paleta de fórmulas y proporciona un cuadro de texto para cada argumento. Puede escribir las direcciones o
nombres de los rangos o, elegirlos de la hoja de cálculo.

Al usar rangos con nombres es más fácil ingresar, copiar o modificar funciones en una base de datos.

TABLAS DINÁMICAS
La creación de Tablas dinámicas permite hacer resúmenes de bases de datos o tablas, totalizando o promediando
datos.
Para crear una tabla dinámica a partir de un rango de datos se debe seleccionar el mismo y luego la opción Insertar
tablas dinámicas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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La opción “Seleccione una tabla o rango” indica que los datos se tomarán de una hoja de Excel. En “tabla o rango”
se indicará el rango de celdas que contienen los datos. Si el rango mostrado no es el deseado se debe seleccionar
el rango correcto. La última opción del cuadro de diálogo se deberá indicar dónde se desea la tabla dinámica (Hoja
nueva u hoja de cálculo existente).
Haciendo clic en el botón Aceptar se pasa a la siguiente pantalla para el armado de la tabla en forma manual, es
decir seleccionando los campos y criterios:
El siguiente cuadró de diálogo en el que se definirá el formato de la tabla resumen, arrastrando los botones con
los nombres de las columnas (botones de campo), dentro del recuadro que corresponda (página, fila, columna o
datos).

Haciendo un doble clic sobre el botón de campo arrastrado dentro del diagrama aparecerá un cuadro de diálogo
que permite elegir el tipo de operación a efectuar (sumar, contar, máximo, mínimo, promedio, etc.)

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MODIFICACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA

La opción de la barra de herramientas Tabla dinámica permite ingresar a la pantalla de definición y modificar su
diseño en cualquier momento, según los grupos tabla dinámica, Campo activo, Agrupar, Ordenar, Datos, Acciones,
Herramientas, Mostrar u ocultar

Haciendo doble clic sobre un campo de datos en la ventana, se accede a la definición del mismo, y se puede
modificar la función asociada, el formato de los números, las opciones y ocultar elementos.

Para actualizar una tabla dinámica (reflejar los cambios efectuados en los datos en la planilla de origen), se debe
utilizar el grupo datos e ir a la opción Actualizar de la barra de herramientas Tabla dinámica.

MACROS
Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro
consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede
ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba música en un casete.
A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.
Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro. Si se
comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán las correcciones que se realicen. Cada vez
que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro.

Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros
entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las
macros.

En la siguiente pantalla se observa donde ejecutar las macros y sus opciones. Ir a Vista y luego la opción Macros.

Grabar una macro

1) Seleccione la opción Macros y a continuación, haga clic en Grabar Macro.

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2) En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. El primer carácter del nombre de la macro
debe ser una letra. Los demás caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se
permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado como separador de
palabras.
3) Para ejecutar la macro presionando un método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de método
abreviado. Puede utilizarse CONTROL+ letra (para letras minúsculas) o CONTROL+ MAYÚS + letra (para letras
mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede
ser ni un número ni un carácter especial. La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método
abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
4) En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la macro. Si desea que la
macro esté disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, almacene la macro en el libro de macros
personales.
5) Para incluir una descripción de la macro, escriba la descripción en el cuadro Descripción.
6) Haga clic en Aceptar.
7) Si se seleccionan celdas mientras se está ejecutando una macro, ésta seleccionará las mismas celdas
independientemente de la celda que se haya seleccionado en primer lugar, ya que graba referencias absolutas
de celda.
8) Si desea tener una macro para seleccionar celdas independientemente de la posición que tenga la celda activa
cuando se ejecute la macro, configure el grabador de macros para que grabe referencias relativas de celda. En
la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Usar Referencia Relativas. Microsoft Excel continuará
grabando macros con referencias relativas hasta que termine la sesión con Microsoft Excel o hasta que haga
clic otra vez en Referencias relativas.
9) Ejecute las acciones que desee grabar.
10) En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Detener grabación.
Ejecutar una macro en Microsoft Excel
1) Abra el libro que contiene la macro.
2) Seleccione Vista en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Ver Macros.
3) En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que desea ejecutar o seleccione la macro
correspondiente en la lista visible
4) Haga clic en Ejecutar.
Interrumpir la ejecución de una macro
Para interrumpir una macro antes de que finalice las acciones, presione ESC.
Eliminar una Macro de un Menú
Una vez que ha asignado una macro a un elemento de menú, ésta estará disponible para todas las hojas de cálculo.
Si ya no necesita acceder a la macro desde el menú, puede eliminar ese elemento del menú.

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Grabar una Macro Personal

En forma predeterminada, las macros se graban en los módulos adjuntos a los libros en uso. Mientras permanece
abierto un libro que contiene macros, éstas están disponibles para todos los otros libros abiertos. Sin embargo, si
se cierra el libro, las macros dejan de estar disponibles. El Libro de macros personal permite crear macros
disponibles para todos los libros. El Libro de macros personal es un archivo oculto llamado Personal.xls.
El archivo Personal se crea automáticamente la primera vez que graba una macro en él y se guarda en la carpeta
InicioXL, la que se encuentra en la carpeta en la cual está instalado Excel. Los libros guardados en la carpeta InicioXL
se abren automáticamente cada vez que inicia Excel. El Libro de macros personal está oculto para que no pueda
ser modificado, cerrado o eliminado accidentalmente. Usted debe mostrar el archivo Personal para modificar las
macros contenidas en él. Cuando graba macros que realizan tareas comunes en el Libro de macros personal, tales
como cambiar opciones de impresión, las macros están disponibles para todos los libros.
Después de creado el archivo Personal, se oculta en forma predeterminada. No puede ver el archivo Personal
después de grabar una macro en él, a menos que lo muestre. Usted verá los resultados de la macro que creó en
un libro estándar creado por Excel, tal como Libro1, Libro2, Libro3, etc.
Ver el Libro de Macros Personal
Una macro puede verse y modificarse una vez que ha sido creada y almacenada en el Libro de macros personal.
Sin embargo, para ver el Libro de macros personal, debe mostrar el archivo Personal. Una vez que el archivo
Personal ya no está oculto, puede abrir la ventana del Editor de Visual Basic y realizar las modificaciones deseadas
a la macro.
Modificar una Macro Personal
Usted puede modificar macros en el Libro de macros personal. Sin embargo, para poder hacerlo tiene que mostrar
el archivo Personal. Puede usar el método manual o la grabación para modificar una macro en el Libro de macros
personal.
Ocultar el Libro de Macros Personal
Usted puede ocultar la ventana de un libro. Cuando lo hace, el archivo continúa abierto, pero está oculto. Cuando
organiza las ventanas, las ventanas de libros ocultos no se ordenan ni aparecen en forma de cascada y, por lo tanto,
se reduce el número de ventanas en la pantalla.
Los libros ocultos son útiles cuando necesita los datos o macros del libro y quiere evitar modificaciones por error.
El Libro de macros personal está oculto en forma predeterminada. Como está almacenado en la carpeta INICIOXL,
se abre automáticamente cuando inicia Excel. En consecuencia, las macros almacenadas en el Libro de macros
personal están disponibles para todos los libros abiertos, pero no pueden ser modificados por error dado que el
libro está oculto.
Ejecutar una Macro Personal
Cuando hace clic en el botón Ejecutar macro en la barra de herramientas Visual Basic, se abre el cuadro de diálogo
Macro. Aparece una lista de todas las macros en los libros abiertos, incluyendo las macros del Libro de macros
personal. Las macros que no están en el libro activo tienen delante de su nombre una referencia al nombre de su
archivo.
Eliminar una Macro Personal
Usted puede eliminar cualquier macro que ya no necesite o que no funcione. Para eliminar una macro, debe abrir
el libro que la contenga.
Si desea eliminar macros del Libro de macros personal, debe primero mostrar el libro.
Si elimina la última macro de un módulo, dicho módulo permanecerá en el libro. Si ya no necesita el módulo,
debe eliminarlo manualmente.

CREAR UN BOTÓN DE MACRO

Ir a las herramientas de creación de un botón de macro

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Usted puede crear botones de macro en una hoja de cálculo desde la barra de Programador y luego haga clic en
Insertar y luego seleccione el botón (control de formulario).

También puede ir a Controles ActiveX, allí presione el botón Commandboton y generará un botón para la macro.
Usar un Botón de Macro
Usted puede crear botones de macro en una hoja de cálculo que, al ser presionados, ejecuten una macro en
particular. Los botones de macro pueden simplificar su trabajo, automatizar tareas repetitivas o ayudar al usuario
inexperto a ejecutar varias tareas en la hoja de cálculo.
Usted puede dibujar botones de macro en cualquier lugar de una hoja de cálculo. Los botones de macro flotan
sobre ella del mismo modo que otros objetos gráficos. Usted puede crear tantos botones de macro como desee
para ejecutar diversas tareas.
Crear un Botón de Macro
Usted puede crear un botón de macro en una hoja de cálculo usando la barra de herramientas Programador.
También puede asignarle tamaño al botón y ubicarlo en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Después de que usted
dibuja el botón, se abre el cuadro de diálogo Asignar macro que le permite asignar un botón a la macro. Cuando
se presiona ese botón, ejecuta la macro adjunta al botón.
Copiar un Botón de Macro
Usted puede crear botones de macro rápidamente copiando botones ya existentes. Esta opción es útil si necesita
varios botones de macro similares en una hoja de cálculo. Cuando copia botones de macro, se asegura de que los
botones tengan el mismo tamaño y forma.
Aplicar Formato a un Botón de Macro
Usted puede aplicar formato a un texto en un botón de macro de la misma manera en que le aplica formato a un
texto en una hoja de cálculo. Puede seleccionar el botón entero y aplicarle formato a todo el texto o sólo al texto
seleccionado.
Para seleccionar un botón de macro para modificarlo, mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic en él. Si
no lo hace de este modo, la macro adjunta al botón se ejecuta cuando usted hace clic en el botón.

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Mover/Cambiar el Tamaño de un Botón de Macro

Usted puede mover o regular el tamaño de un botón de macro de la misma manera en que mueve y regula el
tamaño de un objeto gráfico en una hoja de cálculo, pero, para hacerlo, debe haberlo seleccionado primero.
Para seleccionar un botón de macro para moverlo o regular su tamaño, mantenga presionada la tecla [Ctrl],
haga clic en el botón de macro deseado y suelte la tecla [Ctrl]. Si no selecciona primero el botón, (si no
aparecen cuadros de selección alrededor del botón), la macro adjunta al botón se ejecutará cuando haga clic
en él.

Suprimir un Botón de Macro

Usted puede suprimir cualquier botón de macro que ya no necesite. Mediante esta opción, podrá evitar usar
accidentalmente macros que ya no funcionan correctamente. Cuando elimina un botón de macro, sólo se elimina
el botón. La macro adjunta sigue vigente.

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