GESTION LOGISTICA

“ALINEAMIENTO ESTRATEGICO DE TECNOLOGIA”

Presentado a:
JUAN ESTEBAN MARTINEZ GRISALES

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
TECNOLOGIA EN LOGISTICA
SISTEMAS DE INOFORMACION EN GESTION LOGISTICA
BOGOTA
2016

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:
Encoexpres; es una empresa dedicada el envió de paquetería y mensajería a nivel
nacional, creada en el año de 1993 en la ciudad Sogamoso (Boyacá) producto de
la unión de varios transportadores con más de 30 años de experiencia en el sector
de transporte de carga creando así “Colombiana de Encomiendas S.A.”
“Encoexpres S.A.”.
Iniciando operaciones con las rutas Bogotá – Casanare, Bogotá – Meta, Bogotá –
Arauca, Bogotá – Santander, Bogotá – Boyacá. Hoy en día cuenta con 30 centros
de acopio a nivel nacional, con más de 250 empleados directos y 200 indirectos
además de una flota de 120 vehículos para cubrir las actividades logísticas.
MISIÓN
Transporte, almacenamiento y distribución de mercancías y documentos, a nivel
nacional utilizando tecnología de punta en logística, garantizando una operación
confiable, oportuna y segura a nuestros clientes.
VISIÓN
Consolidarse como una empresa líder en el transporte, almacenamiento y
distribución de mercancías y documentos a nivel nacional e internacional,
asegurando la calidad de nuestro servicio para satisfacer las necesidades de
nuestros clientes.
SERVICIOS
- TRANSPORTE DE PAQUETES Y/O MERCANCÍAS
Enco Expres S.A. se encarga de la recogida y entrega de paquetes y/o mercancías
apoyados en una logística y un equipo profesional altamente calificado.
- SERVICIO DE RECOGIDA:
Enco Expres S.A. recoge en su casa o en su empresa los paquetes y mercancías que quiera
despachar hacía más de 600 destinos en todo el territorio Colombiano,

- FLETE DE CONTADO:
Al momento de la recogida nuestros funcionarios hacen el aforo de su mercancía y
se procede al cobro del servicio mediante factura (Contrato de Transporte).
- FLETE CONTRAENTREGA:
El generador de la carga o mercancía puede ordenar el servicio sin la necesidad de
cancelar el costo al momento del pedido, los fletes serán cancelados por el
destinatario en el punto y momento de la entrega de la mercancía.
CRÉDITO CLIENTES CORPORATIVOS:
Enco Expres S.A. autoriza créditos corporativos para aquellas personas naturales o
jurídicas que hagan más de 3 o 4 despachos al mes.
REEXPEDICIONES:
La empresa cuenta con alianzas con otras empresas para los despachos de
mercancías en aquellas ciudades en donde Enco Expres S.A. no tiene cobertura.
 Abastecimiento; la firma cuenta con una flota de más de 120
vehículos y equipos de carga.

Desarrollo tecnológico: Incluir Gps en los vehículos para poder

monitorear los mismos, cuentan con una página web en donde se
ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR

pueden rastrear los paquetes por medio de un aplicativo.

Recursos humanos: manejan más de 250 empleados

directos y 200 indirectos

Infraestructura; cuanta con más de 30 centros de

acopio a nivel nacional, con instalaciones
técnicamente adecuadas para el manejo de la
mercancía

Logística interna, externa y Servicios:

operaciones; Marketing y ventas -Transporte de Paquetes y/o
Mercancías.
- Recepción de llamadas para la -Crédito corporativo
-Servicio de Recogida.
programación de recogidas o -Publicidad por medio
-Flete de Contado.
recepción en centros de de la página web.
Flete Contraentrega.
acopio. -vehículos
-Crédito Clientes
- Generación de guía. transportadores con
Corporativos.
- Acopio en centro de logo
distribución. -Reexpediciones.
- Subir guía al sistema.
- Entrega de mercancía a
vehículo transportador.
- Entrega de paquete o
mensajería a destinatario.
- Firma de recibido del
destinatario.
- Cargue de guía recibida y
firmada al sistema
-
Matriz DOFA:
Encoexpres S.A
DEBILIDADES OPORTUNIDADES

D1 el aplicativo de la página para O1 cada día y por la expansión

rastrear guías no funciona en tiempo tecnológica es más necesario contar
real, lo cual es molesto y poco práctico con empresas de paquetería y
para el cliente. mensajería que cubran diferentes
zonas del país.
D2 no hay personal capacitado o call
center para responder a llamadas por O2 atacar de manera más agresiva el
solitudes quejas y reclamos. mercado con un departamento
comercial.
D3 no hay respuesta oportuna para la
programación de recogidas. O3 hacerse conocer más por medio de
publicidad en diferentes medio de
D4 poco personal, para cubrir las difusión ya que lamentablemente pocos
actividades en el centro de acopio. clientes potenciales conocen la
empresa y sus trayectos especiales.
D5 Merketing pobre, lo cual repercute
en el crecimiento de la empresa. O4 caracterizarse por ofrecer el mejor
servicio posible y distinguirse en el
D6 no hay una presencia fuerte de sus mercado, no solo por su ruta sino
asesores comerciales el no buscan también por el servicio
clientes ni ofrecen sus servicios a
empresas y clientes potenciales. O5 incluir software a nivel logístico,
administrativo y operacional.

FORTALEZAS AMENAZAS

F1 cubrimiento nacional, zonas A1 competencia, si esta empieza a

especiales, de alto riesgo o de difícil operar en las zonas de difícil acceso
acceso en poco tiempo. fácilmente pueden sacar del medado
ya que estas cuentan con fortalezas
F2 bajo costo en el valor de los fletes. que la firma citada no tiene.

F3 cumplimento en los pazos A2 pasar por alto las TI, las redes y los
establecidos para la entrega. medios para llegar a conocer más la
empresa.
F4 manejo apropiado y profesional de
las mercancías y documentos. A3 el estancamiento de la empresa al
no innovar en el desarrollo de la
F5 atención cordial por medio de los operación logística.
funcionarios.
F6 una flota apropiada de vehículos e A4 la masiva publicidad que le aporta
infraestructura. posicionamiento y reconocimiento a las
empresas competidoras.

Envía Colvanes:
DEBILIDADES: OPORTUNIDADES

D1 Entrega de paquetes de zonas O1 Al ser una empresa fuerte en el

alejadas por medio de terceros, eso sector podría solucionar fácilmente el
encarece los costos y los plazos de problema del cubrimiento de lugares
entrega. con poco acceso y abarcar un mercado
mayor.
D2 Incumplimiento en los plazos de
entrega acordados. O2 Con las mejoras en sus TI puede dar
respuestas más rápidas y apropiadas
D3 Incumplimiento en la programación ganando así mayor clientela.
de la recolección.
O3 Iniciando operaciones con oficinas
D3 Mal trato a la mercancía y a la en más zonas, fácilmente pueden
mensajería enviada atreves de ellos. convertirse en la empresa líder en
logística a nivel nacional.
D4 Evaden las responsabilidades
asumidas en los seguros pagados para O4 Arreglando el servicio y detalles
la mercancía. como, un calculador de flete más
práctico pueden ahorrar tiempo
D5 Personal poco cordial. haciendo una operación más eficiente.

D6 La aplicación para calcular el flete

bajo medidas es complicada de usar.

FORTALEZAS AMENAZAS

F1 Tarifas a ciudades principales con A1 Competencia, empresas

fletes económicos. emergentes pueden ajustar y aplicar TI
con el fin de mejorar y competir, con
F2 Una amplia flota de vehículos, la servicio y cubrimiento.
cual incluye tracto mulas, vanes y
motocicletas para la entrega de carga y A2 El mal servicio del personal puede
mensajería. quitarle espacio a la firma, percutiendo
en las áreas que hacen bien su trabajo.
F3 Servicios adicionales como el envió
de giros de dinero. A3 El incumplimiento al cobrar los
seguros puede que clientes grandes o
 F4 Departamento de marketing
dedicado a crear campañas
publicitarias, difusión de la marca,
estrategias y alianzas con otras
empresas de productos de consumo
masivo.
frecuentes decidan no contar más con
su servicio.
A4 No contar con puntos de atención en
municipios.

F5 Afianzamiento de clientes por medio

de estrategias como redimir puntos
corporativos por premios.

F6 Departamento comercial dedicado a

visitar y a ofrecer el portafolio de
servicios que la empresa ofrece, entre
ellos los puntos anteriormente
nombrados y descuentos especiales.

F7 Uso de TI como software actualizado

para dar una respuesta lo más eficiente
y eficaz para requerimientos,
necesidades, expectativas y deseos de
los clientes.

Qué potencial hay de aplicar TI en las actividades y productos identificados

en la cadena de valor de la empresa?
Básicamente son mejoras al implantar TI adecuadas en la firma Encoexpress S.A
al ver las DOFA, es una empresa con un excelente cubrimiento y unas tarifas
competitivas en el mercado, pero al no manejar TI adecuadas, ni personal
capacitado para usarlas se está quedando atrás en el mercado.
Manejando un software ecualizado contactado a la red pueden tener posibilidades
ilimitadas como generar guías legibles ya que esta empresa aun las hace a mano
lo cual puede crear enmendaduras y problemas al momento de entregar los
productos, inventarios en tiempo real minimizando así riesgos, gastos logísticos y
operacionales, rastreo de guías las 24 horas dando información específica del
paradero y destino del documento o paquete enviado, crear un departamento de
atención al cliente el cual no solo incluya un call center sino además un chat con
respuesta inmediata para generar servicios de recolección o pqr.
El manejo adecuado de las TI los puede llevar a mejorar áreas, como mercadeo y
comercial, ya que al tomar datos básicos del cliente se puede enviar publicidad e
información por medio de las diferentes redes o plataformas actuales basados en
su comportamiento, el área comercial puede tomar los datos arrojados y así buscar
empresas emergentes para vender más y así expandir el negocio.
Siendo lo anterior un simple ejemplo, tecnologías como los Ads de google para que
la empresa se destaque puede remplazar fácilmente medio como la radio o la
televisión.
Las posibilidades son incalculables al conocer la necesidad del cliente el camino del
mercado se abre solo.
A qué fuerzas competitivas tiene que enfrentarse la empresa, como las afecta
la tecnología de información?
Como lo vimos en la DOFA, está en un mercado con empresas más grandes y con
una marca con más presencia en el mercado, ya que se preocupan por ir a la
vanguardia en todo aspecto esto incluye TI actualizadas con un equipo de trabajo
dedicado exclusivamente al mantenimiento y a la actualización de las mismas
brindando así respuestas más rápidas en todo sentido a sus clientes, abarcando así
cada vez más mercado.
Defina los lineamientos estratégicos del negocio Defina las prioridades de
estos lineamientos por SBU (unidad estratégica de negocio) y por función y
susténtelas.
ETAPA I ESTRATEGIA DE LA FIRMA:
MISIÓN
Transporte, almacenamiento y distribución de mercancías y documentos, a nivel
nacional utilizando tecnología de punta en logística, garantizando una operación
confiable, oportuna y segura a nuestros clientes.
VISIÓN
Consolidarse como una empresa líder en el transporte, almacenamiento y
distribución de mercancías y documentos a nivel nacional e internacional,
asegurando la calidad de nuestro servicio para satisfacer las necesidades de
nuestros clientes.
POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL
COLOMBIANA DE ENCOMIENDAS S.A. Es una empresa comprometida con su
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente, Calidad,
socialmente responsable con cada uno de sus grupos de interés, en el desarrollo
de servicios de transporte, almacenamiento y distribución de mercancías y
documentos, a nivel nacional.
Garantizando la satisfacción de sus clientes a través de equipos con tecnología de
punta, personal calificado y el mejoramiento continuo de sus procesos.
Gestionando los recursos necesarios para garantizar el cumplimiento con la
legislación y demás requisitos suscritos.
Comprometidos desde la Alta Dirección con la implementación, continuidad y
seguimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente,
Calidad en la prevención y minimización de riesgos, peligros, lesiones y
enfermedades laborales de nuestros empleados, contratistas y demás partes
interesadas en todos los centros de operaciones.
Previniendo la contaminación y mitigando el impacto ambiental negativo generado
en el desarrollo de nuestras actividades y creando conciencia ambiental, siendo así
amigables con el medio ambiente.
VALORES CORPORATIVOS
Cubrimiento Nacional
Servicio Personalizado
Servicio especializado con tecnología de punta
Estabilidad Laboral.
Transporte oportuno, rápido y seguro
Personal entrenado y calificado
El cliente es nuestra razón de ser.

OBJETIVOS INTEGRALES
Reducir tiempos de entregas
Reducir accidentalidad
Disminuir los daños en el manejo y distribución de mercancías y documentos
Reducir los impactos ambientales en la operación de vehículos
Satisfacer todas las necesidades del cliente
Aumentar la participación en el mercado
Sensibilizar y realizar capacitación a los operadores
Garantizar que todos los vehículos pertenecientes a la empresa cumplan con los
parámetros mínimos de seguridad.
Cumplir con la legislación y demás requisitos legales aplicables a la actividad.
Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, estableciendo los controles en
el desarrollo de su actividad laboral.
Garantizar que todo el personal tenga la habilidad y la competencia para ejercer
su cargo
Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, contratistas y demás
partes interesadas mediante la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado
de la empresa.
ETAPA II: ANÁLISIS EXTERNO:
ENVÍA
Cuenta con Regionales que tienen sede administrativa y operativa en Bogotá, Cali,
Medelln, Barranquilla, Pereira, Bucaramanga, Manizales, Ibagué, Pasto, Sincelejo,
Cúcuta, Neiva, Cartagena; y los Distritos en Tunja y Bosconia.

Además cuenta con el respaldo de Coltanques, y entre las dos organizaciones

poseen un parque automotor propio de aproximadamente 500 vehículos furgonados
modelos recientes, dotados todos con equipo de seguimiento satelital,
comunicación celular o radio y con capacidades de cargue de 1, 3, 4 y 9 toneladas.
Adicionalmente el Grupo Empresarial cuenta con más de 500 tractomulas, las
cuales operan para los recorridos nacionales largos.

Toda la flota está equipada con sistema GPS satelital bidireccional para el control
de rutas y seguridad de las mercancías trasportadas, pues el sistema permite el
control de apertura de puertas y bloqueo de vehículo en caso de necesidad.

Para la atención de esta flota, Envia cuenta con un programa de Mantenimiento

Preventivo de vehículos soportado con un moderno sistema de información
computarizado, y el trabajo se desarrolla por programación y topes de kilómetros
para cada parte del vehículo como motor, caja, diferencial, suspensión, chasis,
frenos, llantas, furgón y otros. Se realiza también un mantenimiento preventivo de
lubricación, filtro y lavado. Adicionalmente se aplica un procedimiento para que los
conductores reporten cuando el vehículo presente alguna falla o necesite alguna
reparación y de esta forma atender la emergencia en forma oportuna.

ETAPA II: ANÁLISIS EXTERNO.

Enco Expres S.A. cuenta con una flota de más de 160 vehículos tipo Box último
modelo equipados con monitoreo satelital las 24 horas del día, comunicación celular
al 100% y seguimiento permanente a nivel nacional. La edad promedio del parque
automotor (un año) les ha garantizado a nuestros clientes la entrega oportuna de
sus mercancías y el óptimo mantenimiento preventivo ha eliminado las fallas
técnicas en carretera y sus consecuentes demoras.
ETAPA IV: FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE TI.

Una de las mejoras para poder ser más competitivos y tomar medidas de manera
gradual, parte de la idea de la competencia de incluir tecnología en los vehículos
que consiste en, tener alarmas que se activen en tiempo real y oportuno dando
aviso a las autoridades y a la empresa de la situación, además de contar con un
sistema de cierre de puertas automático al activar esta alarma la cual impida el
saqueo de la mercancía.
ETAPA V: ESTIMACIÓN DE NECESIDADES FINANCIERAS
Basados en cotizaciones, propuestas y balances se procede a enviar propuesta a
la financiera y así decidir el curso de la inversión
ETAPA VI: INTERNALIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE TI
Como se comentó en el punto anterior es necesario basarse en un informe en
donde se presente un balance actual de las necesidades de la empresa para llegar
a cumplir la visión de la firma, pasando por las diferentes áreas hasta llegar al
directivo basándose en los requerimientos tecnológicos necesarios para desarrollar
la operaciones logísticas, de allí vendría la aprobación de las propuestas para
mejorar, luego la implementación y capacitación del personal

Que tipos de aplicaciones de TI de gestión logística considera estratégicas y

por qué?
Sistemas de información a nivel operacional, elijo esta debido a que se aplica
perfectamente a la operación logística además de que funciona también a un nivel
comercial y todo se comprime en esta aplicación, por ejemplo la trazabilidad de la
mercancía, junto a las facturas y la información del cliente, haciendo así mas
practico y productivo el trabajo.
Aunque tiene algunas desventajas como que cuando el sistema cae la operación se
ve afectada de gran manera.
Que tanta competitividad ofrecen estas aplicaciones?
La facilidad en el acceso es una gran herramienta, además que al quedar todo en
una sola plataforma permite a que tanto como colaboradores de la firma a nivel
gerencial, medio u operativo, puedan acceder a esta, claro está que con los
permisos que se establezcan por usuario, incrementando la eficiencia y la
rentabilidad de la firma.
En función de las aplicaciones previamente descritas, defina la matriz de
portafolio de tecnología de información donde se realice (ventaja competitiva
vs. Dependencia operacional)
La dependencia operativa es alta en el caso de las transportadoras teniendo en
cuenta la aplicación TI escogida anteriormente. Debido a que todo está comprimido
en esta aplicación, pero la ventaja competitiva también es alta ya que la empresa
no va a dejar de recibir paquetes ni hacer guías de manera física y manual
trabajando así de manera ininterrumpida.
Aunque en un punto al restructurarse el sistema se debe actualizar y subir la
información al mismo, desde otro punto de vista esto es un valor agregado ya que
la empresa a pesar de depender del sistema no pararía de operar.