¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es como servir mesas . El negocio de todos los tamaños,

nuevas empresas, organizaciones pequeñas o grandes está utilizando la gestión de proyectos a
un ritmo cada vez mayor. Las responsabilidades diarias que están en manos de los
emprendedores y los gerentes de proyectos hacen que sea importante para ellos usar
herramientas dedicadas como ProofHub para administrar proyectos desde el comienzo hasta
la finalización. Se necesita mucho para llevar a cabo proyectos a tiempo y dentro del
presupuesto.

¿Cuáles son las funciones de gestión de proyectos?

Alcance: Hay algunos límites de un proyecto y algo fuera de esos límites. En términos
de objetivos y recursos, estos límites están definidos. Su proyecto será mejor si identifica más
aspectos del alcance.
Tiempo: para la finalización de los proyectos, debe establecerse una línea de tiempo
que comprenda plazos, hitos y puntos de referencia.
Costo: es la cantidad de dinero que se requiere para completar con éxito los proyectos.
Calidad: es la capacidad de un proceso para satisfacer todas las necesidades de
completar un proyecto, tanto las necesidades establecidas como las implícitas y las definidas
por las partes interesadas.
Fases de gestion del proyecto
Una fase de proyecto generalmente caracteriza la finalización y aprobación de uno o
más entregables. Implica un proceso secuencial para garantizar el control del proyecto para
mantener los objetivos del proyecto. El equipo necesita comprender las 5 fases de la gestión
del proyecto para poder seleccionar las herramientas y técnicas que se ajusten adecuadamente
al proyecto.

Las cinco fases de la gestión de proyectos.

Al discutir un proyecto, dividirlo en fases lo conducirá en la dirección correcta para su
finalización exitosa. La carga de trabajo total de un proyecto se dividirá en componentes más
pequeños
, lo que facilitará su monitoreo. A continuación se describe el modelo de fases que se
ha utilizado en la práctica. Incluye seis fases:
Fase de iniciación
Fase de definición y planificación
Fase de implementación
Rendimiento del proyecto
Fase de seguimiento
Describámoslos uno por uno:

1. Fase de iniciación
 Es la primera fase de la gestión de un proyecto, ya que implica iniciar un nuevo
proyecto. La fase de iniciación incluye el punto de decisión para los interesados, ya sea que se
comprometan o no con un proyecto. Se debe decidir si el proyecto tiene una base adecuada de
apoyo y si todas las partes están involucradas. Tiene todo lo que se requiere antes de que se
apruebe un proyecto y antes de que comience la planificación detallada. El proyecto está
patrocinado en esta fase y aclara las tres cosas principales: objetivos, alcance y limitaciones.
Por ejemplo, los planes de negocios y las solicitudes de subvención se incluyen en este tipo de
propuesta de proyecto. Los interesados que son patrocinadores del proyecto, evalúan la
propuesta y proporcionan el financiamiento. Después de la aprobación, el proyecto comienza
oficialmente. En la fase de iniciación, hay ciertos pasos:
¿Por qué este proyecto? Cree un documento informal que describa el proyecto que
simplemente describa el objetivo general del proyecto.
¿Es factible? Se requerirá completar el informe de factibilidad del proyecto.
Compruebe si el proyecto es factible de que podrá completarlo con los recursos disponibles.
¿Quiénes son los posibles socios en el proyecto? Cuando determine que el proyecto es
factible, asígnelo al miembro de su equipo.
¿Cuál debería ser el resultado? El siguiente paso es la declaración del alcance del
proyecto que describe lo que se hará, cómo se hará y por qué se hará.
¿Cuáles son los límites de este proyecto? Finalmente, se determinan otros factores
como el alcance del proyecto y sus factores críticos de éxito.
En la fase de iniciación, existe una relación temporal entre los socios del proyecto.
Existe una preocupación con respecto a los resultados del proyecto y se recomienda acordar el
tipo de proyecto, como:
un proyecto de investigación y desarrollo;
un proyecto que entregará una 'prueba de concepto';
un proyecto que entregará un producto que funcione.
El proyecto que elija determina en gran medida los resultados de un proyecto. Todos
los involucrados en un proyecto deben estar libres de todos los asuntos relacionados con un
proyecto para evitar conflictos y malentendidos . Las confusiones como lo que los clientes
esperan, un producto en funcionamiento o un prototipo pueden surgir entre el equipo del
proyecto. Por lo tanto, al concluir y pasar a la siguiente fase, la fase de inicio del proyecto
concluye cuando un gerente de proyecto tiene toda la información para iniciar un proyecto y
garantizar una ejecución sin problemas del proyecto.
2. Fase de definición y planificación

Después de que el proyecto ha sido aprobado, el proyecto entra en la segunda fase: la

fase de definición. En esta fase, se desarrolla una hoja de ruta para que todos la sigan. Se
especifican todos los requisitos relacionados con un proyecto. Implica establecer metas e
identificar las expectativas que el cliente puede tener con los resultados del proyecto.

La fase de planificación del proyecto consta de los siguientes pasos:

 El alcance del proyecto debe revisarse primero para evitar que entre en una etapa en la
que el alcance del proyecto crece sin realizar los cambios necesarios en el cronograma de un
proyecto. El alcance del proyecto debe completarse razonablemente de manera específica.
Divida el proyecto en partes componentes como tareas, hitos, etc., lo que da como
resultado una estructura de desglose del trabajo.
Después de la estructura de desglose del trabajo, se puede armar una estructura de
desglose organizacional que demuestre visualmente la jerarquía de las personas involucradas
en el proyecto.
La asignación de recursos es el siguiente paso que determina cuál será el presupuesto.
¿Quién será responsable de qué tareas? Y otros requisitos.
Crea el cronograma del proyecto.
Se realiza una evaluación de riesgos con respecto a los riesgos que estarán
involucrados en la finalización de un proyecto. Cualquier evento desafortunado debe
planificarse con anticipación para que las cosas no salgan mal durante el proyecto.
Establece un plan de comunicación sobre quién es responsable de comunicar qué a
quién.
Finalice el plan del proyecto buscando la aprobación de los superiores.
No demore en identificar los requisitos de sus proyectos. Hay varias categorías de
requisitos del proyecto, como:
Condiciones previas: el proyecto debe realizarse en este sentido. Ejemplo;
Condiciones de trabajo y requisitos de aprobación.
Requisitos funcionales: tiene que ver con la calidad del resultado del proyecto.
Requisitos operativos: implica el uso del resultado del proyecto, al rectificar los fallos
de funcionamiento que se producen en el proyecto.
Limitaciones de diseño: implica la realización real del proyecto.
A menudo es la fase más desafiante para un gerente de proyecto, ya que necesita hacer
un buen juicio de los recursos y equipos para completar el proyecto. Será necesario crear una
hoja de ruta clara del proyecto para crear un conjunto de un plan de proyecto. Los tres
componentes fundamentales del proceso de planificación implican identificar el trabajo,
preparar el cronograma y estimar los costos. Estos deben completarse para evitar la amenaza
de la finalización exitosa de un proyecto. Esto se llama gestión de riesgos. Finalmente,
cuando todo esté hecho, querrá crear un documento para su plan con criterios aceptados por el
cliente. Todo el proyecto se completará con una planificación detallada y estará listo para su
ejecución.
3. Fase de implementación

Esta también es una etapa crucial ya que el proyecto toma forma durante la fase de
implementación. Implica la construcción del resultado real del proyecto. Los programadores
están trabajando en la codificación, los diseñadores están ocupados con el material gráfico, los
contratistas están construyendo, etc. El proyecto se hace visible para los extraños en esta
etapa. Para mantener el impulso de cualquier proyecto, esta fase es importante si es la fase de
"hacer".
 Durante la fase de ejecución del proyecto, las siguientes tareas se marcan como
realizadas:
Gestión del Tiempo - El proyecto se comprueba que esté terminado en la fecha
prevista por el director del proyecto.
Administración de costos: todos los gastos involucrados en un proyecto son
contabilizados por un gerente de proyecto.
Gestión de calidad: se verifica la calidad del producto según las especificaciones de las
partes interesadas.
Gestión del cambio: el gerente del proyecto puede realizar los cambios en las
especificaciones o el cronograma del proyecto en consecuencia.
Gestión de problemas: cualquier problema relacionado con el proyecto debe rastrearse
para que los problemas que puedan surgir durante la fase de ejecución sean del conocimiento
de los miembros del equipo.
Cómo ejecutar el proyecto
La fase de implementación es el plan para la fase de acción. Aquí están los pasos:
Monitorear y controlar el proceso y el presupuesto.
Mantener una visión general para medir el progreso de su proyecto implicará un
chequeo regular y puede ayudarlo a medir su progreso. Cuando lleguen los cambios, responda
rápidamente a ellos y busque problemas en las primeras etapas para iniciar una acción
correctiva.

Informar progreso
Se requieren actualizaciones periódicas e informes de estado cuando el proyecto se
encuentra en la etapa de ejecución. Proporcione la información requerida en el formato
correcto, destacando también los problemas. Esto lo salvará en caso de cualquier crisis,
resultando ser buenos recursos.
Celebrar reuniones de equipo semanales.
Las reuniones semanales del equipo protegerán a su equipo de desviarse de las
actividades importantes y no perderá tiempo. Estarán más centrados y sabrán lo que es
esencial para el éxito del proyecto. Se deben establecer agendas claras para las reuniones para
que haya un aumento en la productividad y el rendimiento general.
Gestionar problemas
Los problemas como problemas de calidad, gestión del tiempo, pérdida del entusiasmo
del equipo y mucho más que pueden amenazar el éxito de su proyecto deben resolverse y
gestionarse. No dejes que se convierta en un desastre.

El objetivo principal de un proyecto es lograr un resultado que cumpla con todos los
requisitos predefinidos para un proyecto. Ningún evento debe desviar el éxito del proyecto.
 4. Rendimiento del proyecto

En esta fase, a medida que avanza el trabajo programado, los gerentes de proyecto
compararán el estado y el progreso del proyecto con el plan real. Para mantener el proyecto en
marcha, los gerentes deben ajustar los horarios. Entonces, básicamente, implica monitorear el
proyecto en busca de riesgos y mantener la distancia con esos riesgos. Aunque se intenta
mantener los cambios al mínimo, cualquier riesgo involucrado puede obligarlos a volver a
visitar cualquiera de las fases anteriores. Es mejor hacer cambios ya que los riesgos
imprevistos pueden hacer que el proyecto no pueda completarse. Un gerente tendrá que
implementar un sistema que ayudará a monitorear el progreso del proyecto para su éxito y
garantizar que todo esté sucediendo en línea con el plan de gestión del proyecto .

Los gerentes de proyecto pueden usar indicadores clave de rendimiento (KPI) para
determinar si el proyecto está en camino. Algunos de los KPI para medir el desempeño del
proyecto son:
Objetivos del proyecto: un proyecto cumplirá con los objetivos de las partes
interesadas al medir si un proyecto está dentro del cronograma y el presupuesto.
Entregas de calidad: son las entregas de tareas específicas que se cumplen.
Esfuerzo y seguimiento de costos: ¿está el presupuesto en camino? Puede medir
midiendo el esfuerzo y el costo de los recursos y esto mostrará si un proyecto se completará a
tiempo.
Rendimiento del proyecto: si se van a realizar cambios en el proyecto, se supervisa
teniendo en cuenta los problemas que se plantean y se abordan.
5. Fase de seguimiento

La fase de seguimiento o la fase de cierre representa el proyecto completado. Los

contratistas se rescinden en este momento de aquellos que son contratados para trabajar
específicamente en el proyecto. Los gerentes agradecen a quienes participaron en el proyecto
por sus esfuerzos y se reconoce a los miembros valiosos. Después de la finalización de un
proyecto, un gerente de proyecto a menudo celebrará una reunión para identificar las fallas del
proyecto y cuáles fueron los puntos positivos de un proyecto. Ayudará a realizar mejoras en
proyectos futuros. A menudo, muchos gerentes descuidan la fase de seguimiento por
considerarla innecesaria. Básicamente implica actividades como escribir manuales,
proporcionar instrucciones, establecer una mesa de ayuda, evaluar el proyecto en sí, hacer
informes, celebrar el éxito y desmantelar el equipo del proyecto.

Cómo un gerente de proyecto hace el cierre de un proyecto:

Evaluar el desempeño del proyecto
Su equipo necesita cumplir sus objetivos antes del cierre de un proyecto. Debe
mantenerse el alcance del proyecto que decidimos al principio y determinará qué tan bien ha
funcionado el proyecto.
 Cierre el proyecto La
forma en que finalice el proyecto también dependerá de cómo su equipo tome la
propiedad de sus propios entregables. Si todo sale según lo planeado, entonces es excelente
para usted y su equipo. Y si el proyecto lleva más tiempo, aún tendrá que reconocer los
esfuerzos y logros del equipo.
Informe al equipo
Se debe programar un tiempo posterior a la evaluación para informar el proceso de
manera que los beneficios aprendidos se puedan compartir. Brinda a los gerentes la
oportunidad de descubrir los pros y los contras de un equipo y encontrar mejores formas de
manejar proyectos en el futuro.
¡Y un proyecto está formalmente cerrado!

Adoptar las cinco fases durante su proyecto creará claridad en un proyecto. Para una
mejor comprensión, veamos qué implica la gestión de un proyecto.

La siguiente es una lista de componentes en los que participan los líderes y los equipos
del proyecto:

1. Equipo
Un equipo del proyecto es el grupo de personas que serán responsables del resultado
del proyecto. Las personas en un equipo son de diferentes orígenes con diferentes
conocimientos y habilidades.
2. Objetivo
Se desea un objetivo de producto, que a veces es vago o está menos establecido. En
muchos casos se hace necesario adoptar los objetivos a medida que avanza el proyecto.
3. Recursos limitados
Para completar un proyecto, la cantidad de tiempo y dinero disponible siempre es
limitada.
4. Riesgo El
éxito nunca está garantizado, incluso cuando se alcanza el objetivo. El objetivo
deseado a veces puede no lograrse dentro del presupuesto y el tiempo disponibles. Los
gerentes de proyecto generalmente atienden cualquier asunto, dirigen proyectos a lo largo de
solo cinco parámetros:
Hora
Dinero
Calidad
Organización
Información
Es un gran trabajo ser gerente de proyectos. Usted será responsable de entregar el
proyecto con autoridad y ejecutar el proyecto diariamente. Por lo tanto, para todos los
gerentes de proyectos, aquí hay algunas acciones en las que puede centrarse para dominar la
gestión de proyectos.

Cumple con tu promesas

Usted como gerente de proyecto debe cumplir sus promesas y lo que usted diga debe
ser creíble para que sus clientes confíen en usted. Cuando se compromete con una fecha
límite, cumpla con sus compromisos y entregue el trabajo cuando dijo que lo hará. Cuando
realiza un seguimiento oportuno con los miembros del equipo, obtendrá un enorme respeto
por parte de ellos. Será más fácil para usted ejecutar el proyecto y llevar adelante su plan.

Conoce a tus clientes

Es importante cuidar a sus clientes tanto como piensa en sus empleados. No puede
ganarse la vida sin sus clientes, así que trate de pensar en ellos poniéndose en su lugar.
Asegúrese de que sus clientes estén satisfechos y felices y cuénteles a sus empleados sobre su
gran trabajo. Esto motivará a sus empleados y trabajarán más duro para ofrecer los mejores
servicios a sus clientes. En caso de que se dé cuenta de que sus clientes no están contentos,
entienda las razones detrás de su disgusto e intente encontrar otra salida para que las cosas
funcionen.

Sea proactivo

¿Es usted un líder proactivo?Al participar en actividades sin importancia, retrasamos

las cosas importantes como planificar e iniciar el proyecto, aprender el negocio de su cliente y
construir relaciones con los miembros del equipo. Y en todo el proceso de enfocar nuestra
atención a largo plazo, puede olvidarse de ser reactivo en el momento presente. No espere que
las cosas sucedan por sí mismas, tome una iniciativa, un paso adelante para que las cosas se
ejecuten.

Verificar el estado del proyecto

“Antes de trabajar en él, verifíquelo”. Actualícese con el progreso de sus proyectos y
vea cómo funcionan, especialmente cuando hay muchos envíos. Para evitar choques
repentinos, comience el día vigilando el progreso.

Brindar apoyo a su equipo.

El mayor activo de su proyecto es su equipo. Si su equipo no se nutre a un nivel
adecuado, no prosperará. Mantenga a su equipo el apoyo que necesitan para tener éxito e
intente construir un gran equipo. Puedes jugar con sus fortalezas, semanalmente pasar tiempo
con un equipo en reuniones individuales. Ayúdelos en el trabajo de la forma que deseen,
resuelva lo que les preocupa y pida lo que quiera. Déles una mano amiga para eliminar los
bloqueos que puedan estar presentes en su equipo durante el trabajo.

Mantén la calma bajo presión

 Si no tiene la tendencia de manejar, ¿cómo se desempeñaría su equipo? Hay una
presión diaria de hacer entregables, tomar decisiones y resolver problemas. Pero cuando se
establece la presión, debe comprender su estado mental y tratar de mantener la calma. No
culpe a las cosas y al tomar decisiones. Sea parte de ambos lados de una discusión y dé lo
mejor en lo que haga. Eres un modelo para tu equipo y lo que darás es lo que obtendrás.