NOME EMPRESA FUNÇÃO

Teddy Andrade Rodrigues E-VIDA Consultor

Thiago Pescuma E-VIDA Líder

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

Título do Sistema de Gestão Documental e-DOC
Projeto
Gerente do Thiago Pescuma
Projeto
Equipe do Teddy Andrade e EVBL
Projeto
Justificativa O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um divisor de águas entre o passado é o presente
na guardar de documentos, pois as novas práticas são capazes de substituir armários, contendo arquivos
volumosos, em apenas um programa adequado a nossa necessidade. Mas esta não é a única vantagem,
com o GED, a E-VIDA terá um aumento de produtividade e eficiência perceptível, reduzirá custos e
será mais organizada.

Segue seis benefícios para implantação do GED:

1. Rapidez e Agilidade para Colaborar e Compartilhar Documentos

Ter a capacidade de compartilhar documentos rapidamente e facilmente no ambiente de trabalho traz

um valor inestimável para qualquer empresa. Visualização de dados, edição e compartilhamento digital
pode acelerar muito o fluxo de trabalho, e isso permite aos funcionários compartilhar, enviar e receber
dados em uma fração de tempo menor do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em
papel. GED acelera muito o processo de compartilhamento e colaboração.

2. Aumento da Produtividade e Eficiência

O software de GED unifica digitalmente todos os documentos e dados da empresa em um só programa,

tornando-o facilmente acessível de qualquer computador com acesso à Internet. Com isso, a
manipulação de documentos acontece de forma mais rápida e sistemática, melhorando o aumento da
produtividade e eficiência do compartilhamento de informações. O tempo que seria gasto na procura de
documentos em arquivos físicos é eliminado, garantindo mais tempo e liberdade para que os
funcionários trabalhem em outras atividades e consigam ser mais eficientes.

3. Segurança dos Dados

Um bom software de GED tem várias camadas de segurança para manter os dados protegidos. Na
maioria dos casos, podemos considerar que o armazenamento de documentos e dados através do GED
é mais seguro do que apenas manter o arquivo físico. Além disso, os dados devem ser assegurados contra
eventuais falhas no servidor e/ou falta de energia, utilizando medidas de backup para proteção em tempo
real.

4. Fácil Acesso aos Dados Passado e Presente

Podemos afirmar que o modo de armazenamento digital é muito mais eficiente, prático e seguro do que
o modo de armazenamento físico. Utilizando a função de pesquisa do Software, você pode acessar em
segundos, qualquer arquivo novo ou antigo, em vez de precisar pesquisar através de pastas e caixas no
arquivo físico. Após encontrar o documento, é fácil compartilhar com outros membros da equipe ou
enviar por e-mail para um cliente.

5. Reduzir os custos de papel é uma solução ecologicamente correta

O custo do papel pode aumentar rapidamente em um escritório ou órgão público, portanto, reduzindo
este custo através da mudança para arquivos digitais pode representar uma economia substancial em
qualquer negócio. De acordo com o RegisteredRep.com, as empresas com faturamento anual entre R$
700mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60mil por ano através da utilização do GED. Pense
sobre o dinheiro economizado pela era digital: papel, custos de tinta/toner, custos de armazenamento em
armários de arquivo, remoção de resíduos de papel, manutenção da impressora, tempo gasto pelo
empregado na organização e ordenação de papeis e etc. Como você pode ver, reduzindo a quantidade de
 papel utilizado, poderá criar um efeito cascata sobre a lucratividade da empresa fazendo uma boa
economia. Podemos também incluir nos benefícios que, uma empresa sem papel é também uma empresa
amiga do ambiente.

6. Os documentos se tornam portáteis e acessíveis de qualquer lugar

Através de uma solução GED é possível ter uma biblioteca de informações com você, o tempo todo!
Tradicionalmente, seria quase impossível transportar cerca de centenas ou mesmo milhares de arquivos
ao mesmo tempo em viagens de negócios ou fora do escritório. Desde que você possa acessar o banco
de dados inteiro de sua empresa de forma segura através da Internet, já não seria necessário arrastar
pilhas de papel. GED permite praticamente trabalhar em qualquer lugar e ainda ser capaz de compartilhar
arquivos com colegas de trabalho e acesso a dados enquanto estiver fora da empresa, por meio dos
dispositivos moveis.

Fora que a proposta é de desenvolvimento de um sistema próprio com todos os benefícios supracitados,
além termos uma plataforma que poderá ser modificada é melhorada a todo tempo é de acordo com as
necessidades dos negócios da E-VIDA.

Objetivos (geral Objetivo Geral: Desenvolver um sistema personalizado é único de Gerenciamento Eletrônico de
e específicos) Documentos para E-VIDA.
Objetivos Específicos: Segurança, usabilidade, agilidade, controle e compartilhamento de documentos
institucionais. Padronização documental. Sistema próprio e estratégico.
Requisitos O sistema estará disponível a todos os colaboradores da E-VIDA é será facilmente acessado por qualquer
dispositivo com internet.

O sistema será desenvolvido em uma linguagem de programação atual, com funções é layouts atraentes
é que possa proporcionar ao usuário final uma ótima usabilidade.

Facilidade na integração com os demais sistemas da casa, agilidade no processo de ajuste em casos de
determinações e regras da agência reguladora ANS.
Escopo O projeto tem o objetivo de desenvolvimento de um software de gestão documental que seja estratégico
para E-VIDA.

Com funções principais, cadastrar, tramitar, controlar, arquivar, assinar digitalmente os documentos
institucionais da E-VIDA.
EAP – Estrutura
Analítica de
Projeto

Premissas Contratação da empresa EVBL para o desenvolvimento do sistema, com participação do setor de
tecnologia e informação da E-VIDA.
Restrições Orçamento – Cronograma – Testes
Cronograma de Início do projeto 09/2018;
marcos Gerenciamento (Planejamento e Reuniões) = 1 mês
 Desenvolvimento = 2 meses
Teses = 15 dias
Divulgação/Treinamento = 15 Dias
Operacionalização = 4 meses
Encerramento.
Orçamento O projeto terá o orçamento de R$ XX para contratação da empresa de desenvolvimento de software.
Partes Mantenedora
interessadas Patrocinadora
Conselho
Diretoria
Assessoria
Coordenadores
Colaboradores
Beneficiários
Prestadores
Integrantes do projeto
Riscos Tempo para o desenvolvimento do sistema
Desinteresse
Orçamento
Dificuldades
Requisitos para Aprovação da DIREX
aprovação do
Projeto
Data e Teddy Andrade Rodrigues 13/09/2018
responsável
pela elaboração
Aprovação Coordenação do setor SETEC