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1
EVALUACION AL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE
MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS EN LA CLINICA
IBEROAMERICANA
Esp.
Tutor metodológico
Ivonne Pontón
Esp. En metodología de la Investigación
2
3
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION
2. MARCO METODOLOGICO 19
3. ANALISIS DE RESULTADO 20
4. METODOLOGIA
BIBLIOGRAFIA
4
LISTA DE TABLAS
Tabla 3. Recepción
Tabla 5. Distribución
5
Objetivo general: Evaluar el proceso de almacenamiento de medicamentos y
dispositivos médicos en la Clínica Iberoamericana.
Objetivos Variables Dimensiones Indicadores
específicos
Establecer Proceso de Diagnóstico para 3 Recepción
diagnóstico para almacenamiento el proceso de 4
el proceso de almacenamiento Almacenamiento
almacenamiento 1. Selección
de medicamentos 2. Adquisición
y dispositivos 5. Distribución
médicos en la
Clínica
Imberoamericana
Examinar las Estrategia Número de horas
distintas utilizadas para la Hombres
metodologías capacitación Capacitados
para capacitar al
personal para el
proceso de
almacenamiento
Presentar Acciones de Número de
propuesta de mejoramiento acciones de
mejora al proceso para las mejoramientos
de oportunidades planteada
almacenamiento identificadas
de medicamentos durante el
y dispositivos diagnóstico del
médicos en la proceso.
Clínica
Iberoamericana.
6
INTRODUCCIÓN
7
causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos
presentado dentro del uso adecuado que deben aplicar las instituciones
prestadoras de servicios de salud tanto privadas como públicas, las
farmacias y el personal autorizados con respecto a los procesos aprobados
en la prestación del servicio farmacéutico.
8
en contacto directo con suelo, paredes y techos. Las farmacias
que utilicen para el almacenamiento sistemas automatizados o
robotizados seguirán para ello las indicaciones que indique el
fabricante. Las farmacias están obligadas a mantener unas
condiciones de temperatura, entre los 20ºC - 30ºC. Los registros
de temperatura del local habrán de hacerse diariamente, de
forma manual o informática, utilizando termómetros calibrados.
Estos registros deberán conservarse y archivarse en la farmacia.
9
de los medicamentos para garantizar al paciente un producto de calidad.
(Política Nacional de Medicamentos, 2008)2
2
CRUZ, A., (2001). “Tesis: Evaluación de la calidad en el sistema de almacenamiento de
medicamentos que requieren cadena de frío en el Hospital del IESS Ambato”, p.7
3
Ibíd., p.8-9
4
DIGEMID., (1999) “Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos farmacéuticos y
Afines”. Obtenido en línea 17 de Abril, 2014,.
10
Procesos de almacenamientos de medicamentos y dispositivos
médicos en Colombia.
5
Ministerio de Salud y Protección Social Manual Buenas Prácticas de Almacenamiento Bodega zona
franca del ministerio de salud y protección social. Bogotá, agosto de 2018
11
con el fin de evitar contaminación o cualquier factor que pueda
afectar la calidad de los medicamentos e insumos y biológicos.
6
Ibid, pag.8-10
12
En la bodega de insumos del almacén general se cuenta con estantería
de tipo estático, ya que los sistemas en los que el dispositivo de
almacenamiento y las cargas permanecen inmóviles durante todo el
proceso7
7
Ibíd., p.17
13
En general las especificaciones técnicas para el diseño del
almacenamiento debe estar acorde a lo estipulado en la Resolución
2200 de 2005 y normas complementarias, con respecto a pisos,
paredes, techos, iluminación, ventilación, rayos solares,
temperatura y humedad, cadena de frío, medidas de seguridad
entre otras.8
8
HOSPITAL JORGE ISAAC RINCON TORRES. Manual de Procedimientos de Farmacia. La Jagua de
Ibirico, Cesar. Septiembre 2015.
14
varios labores aún contratadas como la farmacia el personal de vigilancia y el
personal de limpieza.
15
De acuerdo a las normas se tiene. “La farmacia como unidad física, siempre
contará con un área para almacenar los medicamentos por un período
determinado, que generalmente son existencias que cubren 7 días de
consumo. Esto con el fin de facilitar su control y por razones de
aprovechamiento de espacio”9
9
Ibíd, p.p.14-13
16
* Establecer diagnóstico para el proceso de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos en la Clínica Iberoamericana.
17
DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO.
18
ESTRATEGIA UTILIZADA PARA LA CAPACITACION DEL PERSONAL
Los talleres son fundamentales, ya que estos se interactúan con el grupo que
recibe la capacitación y el profesor en turno.
19
ACCIONES DE MEJORAMIENTO PARA LAS OPORTUNIDADES
IDENTIFICADAS DURANTE EL DIAGNÓSTICO DEL PROCESO.
20
2. MARCO METODOLOGICO
21
3. ANALISIS DE RESULTADOS
22
Grafica 1
60 55
50 42.5
40
30
20 Series1
10 1.5 1.5
0
Siempre Casi Casi Nunca
siempre nunca
Grafica 2
50 47.5
40
30
19
20 Series1
7.5
10
0
0
Siempre Casi Casi nunca Nunca
siempre
23
La variable CASI SIEMPRE, se refleja un aumento del 47,5%, en cuanto a
la disposición que tienen los empleados por cumplir con los protocolos
establecidos para la correcta seleccion de medicamentos y dispositivos
médicos y con 19% en SIEMPRE, solo una muestra representativa del 7,5%
manifestaron que CASI NUNCA, por lo cual se puede decir que la disposición
de los empleados es la adecuada contribuyendo a los objetivos trazados por
la empresa en cuanto a la seleccion de medicamentos y dispositivos
médicos.
50 47.5
40
30
19
20 Series1
10 7.5
0
0
Siempre Casi Casi Nunca
siempre nunca
24
Tabla 2. Indicador de Adquisicion.
Indicador: Adquisición
Planea y solicita las necesidades de los
4 medicamentos y dispositivos médicos
de la clínica de acuerdo a sus
requerimientos?.
Se esmera por garantizar que los
5 medicamentos y dispositivos médicos
cumplan con las condiciones de calidad
y entrega oportuna?
Reconoce las política del comité de
6 compras de una institución para la
adquisición de medicamentos y
dispositivos médicos
49
44
7
0
Categoría 1
25
PLANEAR siempre tiene que ser ejecutado de acuerdo a los protocolos
establecidos por la clínica.
54
60
39
40
20 7
0
0
Categoría 1
26
6) Reconoce las políticas del comité de compras de una institución para
la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos
Grafica 6
51
60 44
40
20 2 2
0
Categoría 1
27
Tabla 3. Recepción.
Indicador: Económico
Cuando encuentra un
medicamento con la leyenda
“Muestra Medica”, usted lo
9 14 23 3 1
separa de los demás
medicamentos.
28
En cuanto a la pregunta 7: ¿ Verifica que el número de cajas
relacionadas en las guías correspondan al número de cajas a recibí?
Grafica 7
70
60
50
40
30 57.5 Series1
20
32.5
10
12.5
0 0
Siempre Casi siempre Casi nunca Nunca
29
En cuanto a la pregunta 8. ¿ Observa que el embalaje de ninguna de las
cajas estén en mal estado, es decir, que no se encuentren mojadas, abiertas,
espichadas, maltratadas, rotas o sin sellos de seguridad del proveedor?
Grafica 8
70
60
50
40
30 57.5 Series1
20 35
10
9.5
0 0
Siempre Casi Casi nunca Nunca
siempre
30
En cuanto a la pregunta 9. ¿Cuándo encuentra un medicamento con la
leyenda “Muestra Médica”, usted lo separa de los demás
medicamentos?
Grafica 9
70
60
50
40
30 57.5 Series1
20 35
10
0 7.5
0
Siempre Casi Casi nunca Nunca
siempre
31
Tabla 4. Indicador de Almacenamiento.
100%
80%
60%
42 40 18
40%
Series1
20%
0% 0
Siempre Casi Casi Nunca
siempre nunca
32
para el almacenamiento es la adecuada; un sector de un 18% manifestó que
Casi nunca; aun así se debe reforzar este indicador porque se debe
mantener un equilibrio, puesto que el almacenamiento es punto focal para la
conservación de medicamentos
Grafica 11
50
40
30
47.5 45
20 Series1
10
7.5
0 0
Siempre Casi Casi nunca Nunca
siempre
33
Teniendo en cuenta la pregunta 11. ¿ Hace control de la temperatura
cada vez que haya control de stock,?
Grafica 11
50
40
30 50
20 35 Series1
10 17.5
0 0
Siempre Casi Casi Nunca
siempre nunca
34
Tabla 5. Indicador de Distribución.
Indicador: distribución
Grafica 12
100%
90%
80%
70%
60%
50% 35 55 10 Series1
40%
30%
20%
10%
0% 0
Siempre Casi siempre Casi nunca Nunca
35
un sector reducido con un 10% se puede decir que este punto se cumple de
la mejor forma.
50
40
30
47.5
20 35 Series1
10 12.5
0 0
Siempre Casi Casi Nunca
siempre nunca
36
De acuerdo a la pregunta 14. ¿Cumplen con el justo a tiempo en la
entrega de los medicamentos o dispositivos médicos a otros puntos de
la clínica?
Grafica 14
100%
37
PLAN DE MEJORAMIENTO PARA VARIABLE DIAGNOSTICO DE LOS
PROCESOS DE ALMACENAMIENTO
38
TABLA INDICADOR PLAN DE MEJORAMIENTO
TABLA 4 Almacén
Es importante que la Clínica; construya
sub áreas de almacenamiento, ya que es
la central de abastecimiento para otros
puntos, por lo cual requiere de ampliar
esta área..
También se hace importante mejorar la
zona de vestier de los empleados, con
esto se separa de la zona de
almacenamiento; así se puede dar
visibilidad y por ende el espacio es más
amplio, contando con una parte donde sea
de enfriamiento para el control de ciertos
medicamentos que requieran más
temperatura.
10
El Inventario, Volumen 24 de Akal literaria,Gila Lustiger, AKAL, 2002
39
4. METODOLOGÍA
ESTRATEGIA APLICAR
PERSONAL A CAPACITAR
40
TIEMPO DE CAPACITACION
Se tiene en cuenta que los trabajadores de esta área no laboran los sábados,
por lo cual por sistema de recompensa como un bono, para que ellos no se
sientan oprimidos y vea esto como una oportunidad de capacitación y a la
vez de gratificación económica. Se estima el tiempo de dos meses, que
corresponden a 10 sabados consecutivos con horario de dos clases cada
sábado.
PROMPUESTA DE MEJORA:
Acciones de mejora:
ACCION DE MEJORA 1.
c.1. Registros actuales: con esto se puede tener un plan estratégico anual
c.2. Comunicación entre los responsable de compra
c.3. Desarrollar y mantener medios de compra
41
c.5. Asegurar las necesidades materiales en todos los ámbitos, obteniendo
así los mejores resultados en cuestión de calidad, precio, envío y servicios de
los proveedores,
c.6. Mantener buenas relaciones con los proveedores dentro del margen del
respeto
c.7. Conseguir el total de las compras al coste más bajo posible y con la
mayor rotación.
ACCION DE MEJORA 2: Capacitación al personal del área de
almacenamiento sobre las buenas practicas
MATERIAL CONTENIDO
Procedimientos de BPA de *Definiciones
medicamentos y dispositivos *Higiene personal
médicos de la Clinica *Almacenamiento de los
Iberoamericana. medicamentos (control de
temperatura y humedad, control de
fechas de vencimiento, conservación
de los medicamentos.
*Devoluciones
*Formas de almacenamiento
42
ACCIÓN DE MEJORA 3. APLICACIÓN DEL 5S.
Es así que esta primera etapa busca separar en el sitio de trabajo las cosas
que realmente sirven de las que no sirven, clasificando así lo necesarios y
desechando lo innecesario.
43
Separar los elementos del empleado de acuerdo a su naturaleza, uso
y seguridad y frecuencia de utilización.
Prepara los lugares de trabajo para que estos sean más productivos y
seguros.
El primer y más directo impacto del seiri está relacionado con la
seguridad.
Ante la presencia de elementos innecesarios, el ambiente de trabajó
extenso, impide la visión completa de las áreas de trabajo, dificulta
observar el funcionamiento de máquinas y equipo, las salidas de
emergencia quedan obstaculizadas haciendo que el área de trabajo
sea más insegura.
44
Para esto, la empresa debe delegar funciones a los empleados encargados;
aplicando las técnicas de empowerment, para que ellos sean los que
determinen cuales son aquellos elementos o componentes necesarios.
Realizar la señalización, codificaciones y resaltando con etiquetas de
colores los productos o elementos innecesarios, con esto se permite
visualizar luego de la selección la importante cantidad de elementos
sobrantes o innecesarios en el lugar de trabajo. Al igual que separar los
medicamentos que tienen LEYENDA MUESTRA GRATIS, los medicamentos
inmunobiologicos, los medicamentos de mayor control.
45
Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se
usaran en el futuro.
En el caso de maquinaria, facilitar la información visual de los
elementos de equipo, sistemas de seguridad, alarma, controles,
sentidos de giro, etc.
Asignar un lugar adecuado para que el equipo tenga protecciones
visuales para facilitar el control de limpieza.
Beneficios que la empresa obtiene en la implementación de esta
metodología.
La empresa puede contar con sistemas simples de control visual de
material y materias primas en stock de proceso.
Eliminación de pérdidas por errores.
Mayor cumplimiento de las órdenes de trabajo.
El estado del equipo se mejora y se evitan averías
Se conserva y utiliza el conocimiento que posee la empresa.
Mejora la productividad global de la planta.
Seiton orden no solo beneficia a la empresa, sino también al
trabajador encontrando:
Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo.
Se mejora la información en el sitio de trabajo para evitar errores y
acciones de riesgo potencial.
El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y
seguridad.
La presentación y estética de la bodega se mejora, transmite orden,
responsabilidad y compromiso con el trabajo.
Se libera espacio.
El ambiente de trabajo es más agradable.
46
Involucra a todos los actores de la empresa; cada persona es responsable
por la limpieza de su lugar de trabajo y deberá existir una que se encargue
de las áreas comunes. Con esto se prevé muchas cosas en cuanto a la
seguridad de la persona, mejorando la calidad de vida de los trabajadores y
por ende la rentabilidad de la empresa. Un trabajador que adquiera un
riesgo biológico por alguna infección, es un trabajo que descompensa el
presupuesto de la empresa, por generar gastos, incapacidades, y
estancamiento laboral. Además, la limpieza genera un buen clima laboral y
por ende también genera que los productos se conserven más.
47
Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se
encuentra en estado óptimo de limpieza.
La limpieza conduce a un aumento significativo de la efectividad global
del equipo.
La calidad del producto se mejora y se evita las pérdidas por suciedad
y contaminación del producto y empaque.
48
puedan buscar alternativas de solución en caso que encuentren fallas en
este aspecto, con esto no solo se genera una visibilidad sino también se
genera motivación y satisfacción del personal.
Esta etapa es la final; con ella se busca en la inclusión por parte del
personal con las responsabilidades que tiene, incluir significa que se hagan
participe y que a través de las anteriores etapas se adquieran buenos
hábitos.
49
Esta metodología implica:
50
Por motivos de política de la empresa no se evidencia fotografías del
personal de bodega; pro no existe un coordinador general para el personal
de bodega, no existe una comunicación ni una pedagogía, por lo cual los
empleados no tienen una autodisciplina; se requiere empeño, dedicación un
guía; ya que al implementar esta metodología; los empleados deben
mantenerla activa, porque se corre el riesgo de que esta metodología no se
ejecute de forma apropiada, generándose así que las áreas de trabajo se
conviertan nuevamente en lugares desorganizados y sucios.
ANALISIS:
Cada una de las etapas vistas son dadas de acuerdo a una necesidad el
cual es crear espacios y climas laborales agradables, ya que por el
acelerado crecimiento global, las empresas mantienen un nivel competitivo
muy alto debido a las innovadoras tecnologías, dejando atrás un aspecto
importante como es el bienestar de los trabajadores. Por lo cual la
implementación de esta técnica ayudará mucho a que la empresa mejore la
productividad y la calidad de sus productos, son etapas que van
entrelazadas una de las otra ya que existe continuidad en ellas, todas son
importantes para que el ciclo sea el correcto y el funcionamiento sea el más
seguro.
Método ABC.
51
concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de la población. Este
principio se conoció como la Ley de Pareto y establece que “Hay unos pocos
valores críticos y muchos insignificantes.11. Los recursos deben de
concentrarse en los valores críticos y no en los insignificantes
11
Ibíd, p.15.
12
El Inventario, Volumen 24 de Akal literaria,Gila Lustiger, AKAL, 2002
52
Figura 1. Clasificación A-B-C
La Zona B; agrupo del 20 al 30% del total de los renglones y representa del
20 al 30$ con respecto al efecto económico total. La importancia aquí de
esta zona se encuentra en términos medios.
Y por último la zona C la cual agrupa del 50 al 70% del total de los renglones
y representa el 5% al 15% del efecto económico y están catalogado como los
menos importancia en cuanto a los recursos de la empresa.
En este contexto teórico; el grupo A debe tener prioridad y por ende ser
objeto de un control de existencia sistemático; porque ellos representan el
rango superior que la empresa tiene; ya que mantiene un elevado costo,
muchos movimiento anual, por lo tanto de ahí depende la buena gestión de
53
sus inventarios, la reducción de costo y la vista de la disponibilidad con que
la empresa cuenta para satisfacer la demanda presentada.
13
Monks Joseph G, (1997), Administración De Operaciones, México, Mc Graw Hill
54
CONCLUSION
55
BIBLIOGRAFIA
Ibíd., p.8-9
56