FORMATO 6 – MANUAL DE PERFILES DE CARGO POR

COMPETENCIAS

MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: RECEPCIÓN
DENOMINACIÓN: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CÓDIGO: (OPCIONAL)
GRADO: (OPCIONAL)
Marque con X ESTRATÉGICO
el TIPO DE
MISIONAL
PROCESO al
cual se asocia
DE APOYO X
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO:
DEPENDENCIA: TALENTO HUMANO
CARGO DEL JEFE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INMEDIATO:

II. PROPÓSITO PRINCIPAL: Atender de manera puntual y oportuna las necesidades

surgidas en el área de recepción, tanto con los visitantes a las instalaciones, como con el
personal interno.

III. FUNCIONES CLAVES

● Recepción de personal.
● Registro de la entrada y salida de visitantes.
● Recepción de llamadas telefónicas y canalización de éstas a su respectivo
departamento.
● Recepción y envío de paquetes con el servicio previamente establecido
● Solicitud de servicio de transporte.
● Gestión del calendario del uso de salas de juntas.
● Apoyo en la organización de juntas.
● Manejo de equipo de oficina.
● En algunos casos, encargarse de los procesos de apertura y cierre de la oficina.
● Responder a solicitudes de información sobre la empresa u organización en
persona, por vía telefónica o por correo electrónico.
● Mantener el área de recepción limpia y ordenada en todo momento.
● Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo.
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OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:

● Solución de problemas a través del teléfono
● Entrega de información oportuna
● Radicación de Facturas
● Encarpetar facturas y ordenes de trabajo

LABORES DIARIAS
● Recibir a los visitantes, registrarlos y guiarlos hacia las personas o destinos
correspondientes.
● Responder, filtrar y transferir llamadas o tomar mensajes.
● Ocuparse de las solicitudes de información, respondiendo preguntas o resolviendo
problemas, tanto de los visitantes como de los clientes.
● Realizar reservas, concertar citas y gestionar los calendarios de citas.
● Recibir pagos y archivar los recibos.
● Mantener limpia el área de recepción y cerciorarse de que en todo momento se
sigan los procedimientos de seguridad de la empresa u organización.
● Llevar a cabo tareas de apoyo administrativo.
● Comunicarse con personas de otros departamentos.

IV. PERFIL DEL CARGO

● Apariencia elegante.
● Actitud amable, eficiente y servicial.
● Gran capacidad comunicativa, incluyendo lenguaje claro y actitud profesional al
teléfono.
● Buenas dotes de organización.
● Interés por el trabajo de la empresa, lo que facilitará poder pasar de inmediato las
preguntas a la persona adecuada.
● Ser capaz de mantenerse tranquilo y cortés, pero firme bajo presión.
● Conocimientos básicos de teclado de TIC.
● Capacidad de manejar equipos de oficina como fotocopiadoras y centralitas
telefónicas.
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V. HABILIDADES Y COMPETENCIAS
Aptitud Verbal
Manejo de Tecnologías de Información y
Comunicación
Orden y la Calidad
Comunicación Efectiva
Orientación al Usuario
Responsabilidad
Toma de Decisiones
Trabajo Bajo Presión
VI.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Habilidad para expresarse eficazmente a
través de un lenguaje técnico y profesional,
acorde a su formación y experiencia.
Operar las herramientas tecnológicas y de
comunicación requeridas para el
desempeño de sus funciones.
interés por conocer y utilizar de modo
regular y eficiente los programas.
Vigila la calidad del trabajo para
asegurarse de que se siguen los
procedimientos establecidos
Hace un seguimiento del trabajo
realizado
capacidad para escuchar, hacer
preguntas y expresar conceptos e ideas
en forma efectiva.
habilidad de saber cuándo, a quién y en
qué momento emitir una opinión.
Disposición real de servir a la comunidad
de un modo efectivo, cordial y empático;
Capacidad de comprender las
necesidades y requerimientos de usuarios
externos e internos
Hace referencia al compromiso, a un alto
sentido del deber y al cumplimiento de las
obligaciones en las diferentes situaciones
del desempeño.
Capacidad para elegir entre varias
alternativas, aquellas que son más viables
para la consecución .
logrando asumir con responsabilidad y
madurez los riesgos del caso.
Mantenimiento firme del carácter bajo
presión y/u oposición.
Capacidad de actuar profesionalmente y
mantener las propias emociones bajo
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control y evitar reacciones negativas ante

Trabajo en Equipo
provocaciones.
Implica la disposición y capacidad de
colaborar y cooperar con otros, formar
parte del grupo, trabajar juntos, como
opuesto a hacerlo individual o
competitivamente.

VII. CONOCIMIENTOS ESENCIALES (Especifique los conocimientos correspondientes

con el cargo)
● Dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint),
● Internet
● intranet
● outlook
● conocimientos básicos de aritmética y de contabilidad para el cálculo de las
facturas y manejar dinero
● conocimientos de teneduría de libros.

VIII. REQUISITOS:

ACADÉMICOS ( títulos, certificaciones, constancias relacionadas con el cargo)

● Técnico o Tecnólogo administrativo
● Servicio al cliente
● Secretario

DE DESEMPEÑO (Enuncie experiencia, logros y evidencias que el trabajador debe

demostrar para ejercer este cargo.)

● Experiencia profesional mínima demostrable de 1 año

● Experiencia en labores de secretaría en áreas de informática o tecnologías de la
información
● Conocimientos básicos de tecnologías informáticas.

❖ Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL

relacionadas con el cargo
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IX. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

● Asegurar la Calidad y Mejoramiento Continuo
● Gestión del Cambio
● Gestión y Dirección de Personas
● Habilidad de Control
● Liderazgo
● Manejo de Conflictos
● Manejo de Crisis y Contingencia
● Relación con el Entorno
● Relaciones Públicas, Comunicaciones y Protocolo
● Visión Estratégica

CIUDAD: CALOTO

FECHA DE 10 -09-2019
APROBACIÓN:

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

YURELLY TOBAR CATALINA DUQUE VIVIAN RENGIFO