Manual Sage 50cloud AELIS Circuito de Compras 2

Manual 50cloud
Circuito
de Compras
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917 482 870 – 933 800 852
Manual Sage 50cloud – Circuito Básico de Compras
Contenido
Propuesta de compra ....................................................................................................2

Pedido de compras ........................................................................................................3
Albarán de compra ........................................................................................................5
Factura de compra ........................................................................................................7
Asiento Factura de compra ............................................................................................8
Previsiones de pago .................................................................................................... 10
MADRID - BARCELONA - SEGOVIA 1

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Propuesta de compra
El documento de propuesta de compra es el equivalente al presupuesto para ventas. Permite introducir una
propuesta para posteriormente realizar el pedido en firme de compra a proveedor.
Es el documento a partir del cual podemos empezar el circuito de compras. No es necesario realizar propuesta de
compra para posteriormente traspasar a pedido o albarán de compra. El documento mínimo en gestión para
trabajar el control de stock es el albarán de compra.
Para crear una propuesta pulsaremos Intro para que el programa asigne un número de propuesta o bien
introducirlo de forma manual. Una vez asignado el número de propuesta, ya se podrán entrar los datos de
proveedor para seguir con la introducción de líneas de artículos a pedir. La propuesta se podrá imprimir,
exportar e incluso enviar por email.
Si la propuesta pasa a pedido de compra para enviar a proveedor, se podrá realizar mediante el botón
Traspaso.
Al realizar un doble clic en el sello de traspasado, el programa navega al documento relacionado, es decir al
pedido o albarán de compra según el traspaso realizado.
No existe el botón Guardar, la información se va guardado a medida que el usuario la va entrando en el
documento. El documento se podrá modificar siempre que no esté traspasado en su totalidad a otro
documento.

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Botón Nuevo: permite crear una nueva propuesta de compra. El número es un contador, al pulsar Intro, el
programa asigna el número siguiente al último asignado.
Botón Borrar: permite eliminar el documento en su totalidad.
Botón Traspasar: permite traspasar la propuesta compra a pedido o albarán de compra según selección. El
usuario puede indicar el nº de documento a generar o bien el programa asignará un nº según contador.
Botón Opciones: acceso a información relacionada con el documento, entre otros:
- Ver pedido / albarán en la línea
- Etiquetas de artículos
- Estadísticas
- Insertar línea
Datos de Cabecera: para informar datos generales del documento:
- Nº / Fecha / Almacén
- Datos del proveedor (acceso F4 y F5 para búsqueda, consulta o creación).
- Observaciones.
- Contactos / Otros datos
Ribbon superior: acceso a diferentes opciones interesantes para el documento: listados de compras,
propuestas realizadas, etc.
Botón Detalles del Documento: introducción de las líneas de la propuesta, pudiendo seleccionar los
artículos, indicando unidades, precio, descuentos, etc…
Botón Pie de Documento: se muestra el detalle de importe de base, IVA y total documento.
Pedido de compras
El pedido de compra permite controlar los pedidos de compra realizados a los diferentes proveedores con los que
se trabaje.

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El pedido puede generarse a partir de a propuesta de compra pulsando el botón Traspasar o bien crearlo
directamente.
Para crear un pedido de compra, pulsaremos Intro para que el programa asigne un número de pedido o
bien introducirlo de forma manual. Una vez asignado el número de pedido, ya se podrán entrar los datos de
proveedor para seguir con la introducción de líneas de artículos a pedir.
El pedido de compra se puede imprimir, exportar y enviar por correo electrónico al proveedor, de forma
automática. El pedido quedará marcado como impreso/enviado.
Al recibir la mercancía en almacén por parte del proveedor, se deberá traspasar el pedido a albarán
mediante la validación de mercancía solicitada con la recibida mediante el botón Traspaso.
Al realizar un doble clic en el sello de traspasado, el programa navega al documento relacionado, es decir al
albarán de compra.
Botón Nuevo:
permite
crear un nuevo
pedido de compra. El número es un contador, al pulsar Intro, el programa asigna el número siguiente al
último asignado.
Botón Traspasar: permite traspasar el pedido de compra a pedido o albarán de compra según selección. El
usuario puede indicar el número de albarán a generar o bien el programa asignará un número según
contador.
- Ver albarán de la línea
- Estadísticas
- Insertar línea
- Nº / Fecha / Almacén
- Observaciones.

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Albarán de compra
El albarán de compra permite dar de alta stock de los productos recepcionados a partir de los pedidos de compra
realizados.
El albarán de compra puede generarse a partir del pedido de compra pulsando el botón Traspasar o bien crearlo
directamente.
Para crear un pedido de compra, pulsaremos Intro para que el programa asigne un número de albarán o
bien introducirlo de forma manual (manteniendo la numeración del albarán recibido por parte del
proveedor). Una vez asignado el número del albarán, ya se podrán entrar los datos de proveedor para
seguir con la introducción de líneas de artículos a pedir.
El albarán de compra se puede imprimir, exportar y enviar por correo electrónico, de forma automática.
El documento de compra que suma stock como existencias reales en almacén es el albarán de compra. El
pedido de compra gestiona stock virtual. Es decir, el stock virtual es el stock que quedaría teniendo en
cuenta los pedidos pendientes de recibir y los pendientes de servir.
El albarán de compra se puede facturar directamente mediante el botón Facturar. El programa solicita
fecha factura y número de factura (normalmente coincidirá con la que se reciba del proveedor). Se genera
la factura de compra correspondiente al albarán de compra. Además, se genera de forma automática
elasiento de la factura de compra, así como las previsiones de pago pendientes de pago.
Al realizar un doble clic en el sello de facturado, el programa navega al documento relacionado, es decir a la
factura de compra realizada.
**Atención**
No existe el botón Guardar, la información se va guardado a medida que el usuario la va indicando en el
documento. El documento se podrá modificar siempre que no esté traspasado en su totalidad a otro documento.

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Botón Nuevo: permite crear un nuevo albarán de compra. El número es un contador, al pulsar Intro, el
programa asigna el número siguiente al último asignado.
Botón Facturar: permite facturar el albarán de compra directamente. El programa solicita fecha y asigna el
número de factura según contador de facturación. Se puede imprimir, exportar y enviar por correo
electrónico.
- Ver pedido de la línea
- Estadísticas
- Gastos adicionales
- Nº / Fecha / Almacén / Forma de pago
- Observaciones.

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Factura de compra
La pantalla de factura de compra permite por un lado visualizar las facturas previamente generadas a partir de los
diferentes albaranes de compra existentes y por otro lado permite seleccionar uno o varios albaranes de compra
pendientes de facturar para incluirlos en una misma factura de compra.
Para crear una nueva factura se deberá introducir el número de factura de compra (normalmente coincidirá
con el número de factura del proveedor), la fecha factura, datos del proveedor y mediante el
botón Añadir se deberán seleccionar los albaranes a incluir en la factura según factura recibida del
proveedor.
En el detalle de la factura de compra se visualiza el número de albarán con la fecha correspondiente y el
detalle de los artículos incluidos con unidades, precios, descuentos e importe total.
Botón Nuevo: presenta la pantalla de factura de venta en blanco para poder introducir un número de
factura de venta, si ya existente, se visualizará en pantalla.
Botón Borrar: permite eliminar el documento en su totalidad siempre que no existan pagos realizados.
Botón Opciones: acceso a información relacionada con el documento.
Botón Previsiones: se visualizarán las previsiones relacionadas con la factura pudiendo visualizar si están
pagadas o pendientes.
Botón Asientos: acceso al asiento de la factura de compra.
- Nº / Fecha

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- Añadir: permite seleccionar varios albaranes de compra pendientes para incluirlos en una única factura
de compra.
- Visualizar la relación de albaranes incluidos en la factura.
- Datos del proveedor (acceso F4 y F5 para búsqueda, consulta o creación).)
- Observaciones.
facturas, flechas de desplazamiento por documento, etc…
Detalles del Documento: visualización de los documentos y sus líneas relacionadas incluidas en la factura
en cuestión.
Asiento Factura de compra

Una vez facturado el albarán de compra, se puede acceder al asiento a través del botón asientos de la factura o
doble clic en el sello de facturado.
En la pantalla de asientos se visualiza el asiento generado de forma automática a partir de los datos de la factura,
utilizando las cuentas contables correspondientes a:
Cuenta proveedor, se corresponde con el código del proveedor

Cuenta de gasto, se corresponde con la cuenta contable de gasto informada en el mantenimiento de la
familia asignada al artículo. si existen diferentes cuentas, se mostrarán diferentes líneas con el importe
correspondiente en cada una de ellas.
Cuenta de IVA, se corresponde con la cuenta de IVA asignada en el código de IVA informado en el/los
artículo/s de albarán de compra (o en el proveedor). Aparecerán tantas cuentas de IVA como porcentajes
diferentes existan en albarán/factura.
Desde la pantalla de asientos, mediante el botón de previsiones, se podrán consultar las previsiones relacionadas
con la factura que se han creado de forma automática a partir del proceso de contabilización. También se podrá
consultar el listado de previsiones pendientes para el proveedor.
Otra información accesible desde la pantalla de asientos: Extracto de cuentas, factura relacionada, búsqueda de
asientos, estadísticas contables, etc… estas opciones se encuentran ubicadas en la parte superior de la pantalla.
Para la creación manual de un asiento, el usuario deberá pulsar intro para asignar un número de asiento e introducir
las líneas del asiento de forma manual. Si se trata de un asiento con registro de IVA, éste se deberá entrar también
de forma manual así como las previsiones relacionadas.
Para una rápida creación de asientos manuales, se puede utilizar las opciones de Ventas / Compras, donde a partir
de la introducción de los datos solicitados en los diferentes campos el programa creará el correspondiente asiento
de factura de compra o de venta (en función de la opción seleccionada) y también las previsiones asociadas.
Igualmente, para la contabilización rápida de cobros o pagos a partir del extracto bancario, se puede utilizar la
opción de Cobros / Pagos. Se deberá indicar la cuenta del banco y la relación de previsiones pendientes de cobro o
de pago que se quieren contabilizar.
En entre otras opciones adicionales que permiten una mejor gestión de asientos encontramos la Gestión de
predefinidos que te ofrece la posibilidad de crear plantillas de asientos para su posterior contabilización. y
la Asignación de notas en asientos para vincular un concepto al asiento para posteriormente poder listarlo y tener
agrupados asientos por conceptos.

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Ribbon Superior: conjunto de botones que nos permiten trabajar en las diferentes opciones de la entrada
de asientos:
- Asientos Manuales
- Generador de compras y ventas (asistente para generar asientos)
- Generador de cobros y pagos
- Gestión de asientos predefinidos
- Nuevo / Imprimir / Borrar Asiento
- Búsquedas especiales de asientos
- Navegación a las previsiones relacionadas
- Navegación a la factura relacionada
- Estadísticas
Botón Opciones: acceso a diferentes pantallas que permiten introducir información adicional y necesaria
para la gestión de asientos, tales como:
- Datos retención
- Desglose de IVA
- Asignar nota en asientos
- Asignar clave de operación
- IVA exento
Introducción líneas de asiento: mediante el botón insertar línea y la búsqueda o introducción manual de
cuentas se insertarán las líneas de asiento. Para las cuentas de IVA, se desplaza el cursor en la tabla inferior
para informar del detalle para el registro de IVA.
Información centros de coste: al activar la contabilidad analítica se visualiza la tabla para informar del
reparto entre los diferentes centros.

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Previsiones de pago
Desde la pantalla de asientos, mediante el botón de previsiones, se podrán consultar las previsiones relacionadas
con la factura que se han creado de forma automática a partir del proceso de contabilización. También se podrá
consultar el listado de previsiones pendientes para el proveedor.
Ribbon Superior: conjunto de botones que nos permiten trabajar en las diferentes opciones de las
previsiones de pago:
- Nuevo: crear una nueva previsión de forma manual.
- Editar: modificar o consultar una previsión ya existente.
- Aceptar / Cancelar: guardar la información entrada o cancelarla.
- Opciones: permite acceder a determinadas operativas en las previsiones.
Botón Opciones: posibilidad de realizar acciones desde la previsión, tales como:
- Contabilizar pago: realiza el asiento de pago de la previsión.
- Ver Recibos: relación de recibos para la factura sobre la que se consulta a partir de la previsión.
- Ver Previsiones: previsiones pendientes del proveedor sobre el que se consulta.
- Ver factura: navega a la factura que da origen a la previsión.
Datos de Factura: se visualiza la información relevante de la factura para la previsión: código de proveedor,
factura, número de orden del recibo, período, importe, fechas…)
Datos Remesa o Pagaré: si la previsión está incluida en una remesa o pagaré se muestra el número y para
pagaré además el importe y vencimiento.
Botón Pagada: permite pagar una previsión como paga sin realizar el asiento de pago.
Botón Duplicar: permite duplicar de forma automática una previsión. Se copian los datos de la previsión
origen.

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Asiento Factura de compra

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