Controlul financiar reprezinta un mijloc de prevenire a faptelor ilegale, de identificare a

deficientelor si de stabilire a masurilor necesare pentru restabilirea legalitatii.

Controlul documentelor contabile este este procedeul de stabilire a realitatii, legalitatii si a

eficientei operatiilor si activitatilor economico – financiare, prin examinarea documentelor
primare si centralizatoare, a inregistrarilor in evidenta contabila, a situatilor contabile si
bilanturilor

Documentele contabile (primare, registrele de evidenta contabila, situatiile financiare) au

un rol foarte important, deoarece acestea reprezinta atat obiectul, cat si sursa de informatii pentru
controlul financiar.
Verificarea documentelor financiar-contabile are scopul sa descopere eventualele erori,
actiunile ilegale sau incorecte, asigurandu-se astfel exactitatea si realitatea datelor inregistrate in
contabilitate.

Verificarea documentelor justificative are loc dupa ce s-a efectuat prelucrarea si

reprezinta operatiunea premergatoare inregistrarii in contabilitate, avand ca scop eliminarea sau
corectarea eventualelor erori care s-au facut anterior.

Verificarea documentelor se face sub trei aspecte:

- verificarea formală;
- cifrica
- de fond

Verificarea formală constă în controlul asupra întocmirii corecte a documentului. Astfel,

se verifică:

- folosirea modelului de document corespunzător naturii operaţiei consemnate;

- dacă s-au completat toate datele;
- dacă s-au specificat toate elementele necesare pentru redarea integrală a operaţiei;
- dacă documentul corespunde actelor justificative anexate;
- dacă conţine semnăturile necesare şi nu au avut loc ştersături sau corecturi fără a fi
certificate.
 Verificarea cifrică constă în controlul exactităţii calculelor aritmetice.

La verificarea de fond a documentelor se urmăreşte realitatea, necesitatea, oportunitatea şi

legalitatea operaţiei economice înscrisă în documentul respectiv.

Prin realitatea operaţiei se înţelege acea verificare prin care se constată că operaţia
economică s-a făcut la data, locul şi în condiţiile prevăzute de document. De exemplu, se
confruntă suma plătită pentru cumpărarea unor materiale cu cantitatea de materiale recepţionată.
Necesitatea constă în aprecierea dacă operaţia înscrisă în document este utilă activităţii unităţii şi
este justificată economic. De exemplu, se compară cantitatea de materiale prevăzută în bonul de
consum cu cea din documentaţia tehnică de execuţie a produsului. Oportunitatea operaţiei
urmăreşte dacă în momentul respectiv era util sau nu să se efectueze operaţia consemnată în
document. De pildă, la achiziţionarea unui material se constată că acesta este necesar desfăşurării
activităţii în viitor, însă, în momentul cumpărării, întrucât se imobilizează mijloacele băneşti în
stocuri peste necesar, operaţia nu este oportună. La verificarea de fond se mai controlează
legalitatea operaţiilor economice din documente, fiind considerate legale numai acelea care nu
contravin legislaţiei în vigoare.
Controlul operaţiilor înregistrate în contabilitate se efectuează de către persoanele care
conduc contabilitatea, de cele care execută controlul financiar preventiv, controlul financiar de
gestiune, cenzori sau de către alte persoane împuternicite de unitate, de către organele de control
financiar şi fiscal ale statului etc.
Documentele financiar - contabile sunt acte scrise in care se consemneaza tranzactiile,
evenimentele si alte operatii economice, in momentul si de regula la locul efectuarii lor, cu
scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca suport de inregistrare in contabilitate.
Acestea pot fi clasificate in:
a) documente justificative/primare – asigura datele de intrare in sistemul informational
contabil
b)registrele contabile – asigura inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor
economico – financiare in contabilitate
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
 - denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei
fizice care întocmeşte documentul;
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când
este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după
caz;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunii economico-financiare.
Documentele justificative pot fi clasificate dupa elementele patrimoniale pe care le
reflecta, astfel:
a) documente privind mijloacele fixe
a.1) registrul numerelor de inventar este utilizat pentru atribuirea numerelor de inventar
imobilizărilor corporale existente în entitate, în vederea identificării lor, inregistrandu-se
cronologic mijloacele fixe intrate în entitate
În scopul asigurării controlului asupra existenţei mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix,
care constituie obiect de evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în entitate (cu
excepţia celor luate cu chirie), care se consemnează în Registrul numerelor de inventar.
a.2) fisa mijlocului fix - se întocmeste de compartimentul financiar-contabil, pentru
fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare, care au
aceleasi cote de amortizare si sunt puse în functiune în aceeasi lună. Se completează pe baza
documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a
acestora, ca urmare a completării, îmbunătătirii, modernizării sau reevaluării lor (bon de miscare
a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din functiune etc.)

a.3) bon de miscare a mijloacelor fixe – serveste ca document justificativ de predare-primire a

mijloacelor fixe între două locuri de folosină ale entitătii, document de însoţire a mijloacelor fixe
pe timpul transportului de la secţia sau subunitatea predătoare la cea primitoare, document
justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi
în contabilitate. Se întocmeste în două exemplare de către persoana desemnată de
compartimentul care dispune miscarea mijloacelor fixe.

a.4) proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/declasare a unor bunuri materiale
este un document de constatare a indeplinirii conditiilor necesare pentru scoaterea efectiva din
functiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in
folosinta sau de declasare a altor bunuri materiale.

a.5) proces verbal de receptive, de receptive provizorie, de punere in functiune – servesc ca

documente de aprobare a receptiei,de aprobare a receptiei provizorii a obiectivului de investitii
sau de punere în functiune a obiectivului de investitii. Acest proces asigura înregistrarea în
evidenta operativă şi în contabilitate.

Entitatea ................. Obiectivul de investiţii

..........................
Obiectivul supus recepţiei
……………….
Concluzia
……………….
PROCES-VERBAL DE RECEPŢIE
(Cod 14-2-5)
I. DATE GENERALE
1. Comisia de recepţie convocată la data de ........... şi-a desfăşurat activitatea în intervalul:
...................
II. CONSTATĂRI
În urma examinării documentaţiei prezentate şi a cercetării pe teren a lucrărilor executate s-au
constatat:
1. Documentaţia tehnico-economică a fost prezentată comisiei de recepţie cu următoarele
excepţii:
.................................
Comisia constată că lista documentaţiei prevăzute mai sus nu împiedică/împiedică efectuarea
recepţiei.
2. Recepţia punerii în funcţiune a fost efectuată la data de ............, iar până la recepţia
obiectivului de la data punerii în funcţiune au trecut ..... luni.
3. Valoarea lucrărilor supuse recepţiei conform documentelor de decontare este de .............. lei.
4. La data recepţiei, nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobaţi se prezintă astfel:
.................................................
5. Următorii factori au influenţat nefavorabil realizarea indicatorilor care n-au atins nivelul
aprobat:
............................................
6. La data recepţiei se constată următoarele disponibilităţi de capacităţi ale utilajelor tehnologice
şi de spaţii construite care pot conduce la îmbunătăţirea indicatorilor tehnico-economici:
...............................
7. S-a constatat că sunt/nu sunt luate măsurile pentru menţinerea nivelului aprobat al indicatorilor
tehnicoeconomici în ceea ce priveşte:
a. asigurarea cu materii prime, materiale, combustibil, energie, apă etc. (se vor arăta cele ce nu
sunt asigurate);
b. lucrări conexe, utilităţi, deserviri etc.;
c. forţa de muncă;
d. .......................................................
III. CONCLUZII
1. Pe baza constatărilor şi concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepţie hotărăşte în
unanimitate/cu majoritatea de păreri:
SE ADMITE RECEPŢIA OBIECTIVULUI DE INVESTIŢII ŞI SE ACORDĂ
CALIFICATIVUL
..........................................................................
2. Comisia de recepţie stabileşte că, pentru menţinerea nivelului aprobat al indicatorilor tehnico-
economici aprobaţi şi pentru o cât mai bună exploatare a capacităţilor ce se recepţionează, mai
sunt necesare următoarele măsuri:
..........................................................................
..........................................................................
3. Prezentul proces-verbal, care conţine ..... file şi .... anexe numerotate cu un total de .... file,
care fac parte integrantă din cuprinsul acestuia, a fost încheiat azi ................. în .... exemplare
originale.
Numele si Functia Locul de munca Semnatura
prenumele
Presedinte
Membri

Specialisti –
consultanti

Asistenti la
receptie

Plus cele 2 procese

b) documente privind stocurile : nota de receptive si constatare de diferente; bon de predare,
transfer, restituire; bon de consum; bon de consum colectiv; lista zilnica de alimente; dispozitie
de livrare; aviz de insotire a marfii; fisa de magazie; fisa de evidenta a materialelor de natura
obiectelor de inventor in folosinta; lista de inventariere; lista de inventariere pentru gestiuni
global – valorice.
b.1) nota de receptive si contatare de diferente
 Registrele contabile (registre, jurnale, fişe, note etc.) care servesc la prelucrarea,
centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în
documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
- denumirea entităţii;
- data întocmirii documentului contabil;
- felul, numărul şi data documentului justificativ;
- sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
- conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
- semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

Verificarea documentelor are scopul să descopere eventualele erori, acțiunile ilegale sau
incorecte, asigurându-se astfel exactitatea și realitatea datelor înregistrate în contabilitate.
De exemplu în cazul întocmirii Registrului de casă există posibilitatea :
-să nu fie înregistrate și totalizate toate încasările, inclusiv soldul reportat al zilei
precedente;
- soldul zilei precedente să nu se reporteze pe primul rând al registrului de casă pentru ziua
curentă
- să nu se înregistreze toate plăţile, și astfel totalul acestora nu a fost scăzut din sumele
rezultate din însumarea incasărilor, pentru a se stabili soldul de casă al zilei respective

- nu au fost respectate reglementările legale privind plafonul de încasări şi plăţi în numerar

În cazul întocmirii manuale a Registrului de casă, trebuie acordată atenţie la modul de stabilire a
soldului de casă. Se întâlnesc, în practică, situaţii în care nu i se acordă atenţia cuvenită, pe
motivul că oricum se înregistrează în contabilitate electronic şi, dacă este cazul, se corectează. Se
fac frecvent greşeli la totalizarea sumelor sau la stabilirea soldului, la sfârşitul zilei.
Se recomandă verificarea operațiunilor matematice de totalizare a sumelor şi stabilire a soldului
de casă, la sfîrşitul zilei.
 De asemenea o altă eroare întălnită, nu se analizează o problemă de la început și până la
sfârșit cu toate implicațiile pe care le presupune, atât din punct de vedere fiscal cât și contabil.
De exemplu : la ieșirea din gestiune a unui imobilizari corporale , s-a întocmit corect factura de
vânzare și s-a scos din evidență bunul respectiv. Ulteriror s-a analizat mai in profunzime faptul
că bunul respectiv fusese reevaluat și ar fi trebuit sa fie diminuată și rezerva din reevaluare.
Dublarea unor documente în contabilitate poate fi considerată de asemenea o eroare.
De exemplu s-a primit un bon de consum de la două persoane diferite din cadrul
departamentului administrativ și a fost introdus de două ori – fără a verifica dacă respectivul
document nu mai era în lista de documente curente.

În ceea ce privește corectarea documentelor justificative, precizăm că în cadrul acestora și în

cele contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum și
lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirma prin semnatura persoanei
care a întocmit/corectat documentul justificativ, menționandu-se și data efectuarii corecturii.
Erorile contabile ce apar cu ocazia întocmirii , verificarea şi înregistrarea documentelor
justificative se înregistreazã prin tãierea cu o linie a textului sau cifrelor greşite în toate
exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectã .
Corectarea se confirmã prin semnãtura persoanei sau a persoanelor care au întocmit documentul
justificativ ,menţionându-se şi data efectuãrii corecturii
Nu sunt admise corecturi în documentele justificative privind mijloacele bãneşti şi alteoperaţiuni
prevãzute prin dispoziţii legale. In cazul unor asemenea erori , documentulgreşit se anuleazã ,
fãrã a se detașa din carnetul respectiv .
Pentru documentele care consemneazã operaţii de predare- primire a valorilor materiale,
corectarea erorilor trebuiue confirmatã prin semnãtura ambelor pãrţi , adicã a predãtoruluişi a
primitorului.
În cazul utilizãrii tehnicii de calcul (în sistem informatic) corecturile sunt admise înaintede
prelucrare a acestora , menţionându-se data rectificãrii şi semnãtura celui care a
fãcutmodificarea .deasemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza cãrora se
facemodificarea în baza de date , trebuie semnate de persoanele împuternicite.

În mod proporțional cu volumul, natura, amploarea și complexitatea activităților entităţii în

cauză, nerespectarea reglementărilor privind întocmirea și utilizarea documentelor justificative și
contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada
la care se referă, păstrarea și arhivarea acestora, precum și reconstituirea documentelor pierdute,
sustrase sau distruse se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei. Constatarea
contravențiilor și aplicarea amenzilor se realizează de către persoanele cu atribuții de inspecție
fiscală și control financiar, precum și de personalul altor direcții din cadrul Ministerului
Finanțelor Publice. Amenzile contravenționale se suportă de persoanele vinovate.