La compra: concepto y funciones.

La gestión de compras el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esta

necesidad.

Este conjunto de actividades se puede enumerar según las siguientes funciones:

 Detección de la necesidad.
 Solicitud de análisis de alternativas de compra.
 Negociación de los proveedores.
 Colocación de órdenes de compra, la orden de compra es un documento o
formulario que indica el procedimiento administrativo de compras.
 Seguimiento de activación de órdenes se refiere al proceso por el cual se emite
la orden de compra.
 Recepción de efectos comprados.
 Almacenaje y registro.
 Entrega de los insumos.
 Estudió permanente del mercado de oferta análisis de proveedores y
productos anuales y potenciales.
 Formulación de pronóstico y presupuesto en función de los consumos
previstos.
 Decisión de compras lotes óptimos de compras puntos máximos y mínimos de
pedido.
 Mantenimiento de registro de existencia.
 Control de calidad de bienes comprados o servicios adquiridos.

Importación de la función de compras:

Medir la competitividad es medir su participación en el mercado para mejorar una

empresa producir a bajo costo y con calidad.
El sistema de producción de ser abastecido de insumos que cumplan con las
condiciones de los productos y servicios de los que conforman la parte en las
condiciones lo más ventajosas posibles.
condiciones ventajosas para la compra:

 El precio de la compra.
 El plazo de pago.
 El plazo de entrega.
 El servicio de posventa que realiza el proveedor al comprador.
 La calidad obtenida en lo que se compra.
 La estabilidad de ese proveedor como tal.

Una de las responsabilidades de los de las empresas es dirigir y coordinar el proceso de

la adquisición de bienes y servicios necesarios para cumplir con la producción y las
ventas. La planificación se relaciona con las funciones de compra y esto, que la idea se
sustenta en lo que cada uno de los materiales y o servicios tenga la calidad requerida y
ingresen en el momento justo que se necesita de manera tal de reducir al mínimo
posible los niveles de inventario.

La gestión exitosa en las compras y el manejo de inventarios permite:

  Asegurar el normal flujo de insumos materiales para las áreas de los que
transforman en los productos o servicios que la empresa comercializa.
 La distribución y entrega del producto terminado de los clientes hacia el los
mercados que fueron definidos como objetivo por la dirección.

La eficiencia de la gestión de compras se miran función de:

 El control de gasto y costo que permitirá ahorrar recursos financieros a la

empresa.
 El manejo de stock mínimo que aseguren el cumplimiento de las ventanas
esperadas para un periodo y por lo tanto el normal aprovisionamiento de
Mercado.
 La habilidad para encontrar fuentes alternativas de abastecimiento tanto en el
país como en el extranjero.
 Su posibilidad de investigar y conocer los materiales disponibles en el mercado
que puedan cumplir con su función y amas a bajo precio que los que se
puedan diseñar internamente también de las novedades.
En cuanto antes tecnológicos cambios de precios o nuevos usos con respecto a
dichos insumos.

Relaciones con otras áreas de la empresa

Compras no es un compartimiento estanco en la empresa se relaciona

instantáneamente con números en sectores importantes para negocio.

relaciones del sector de compras con otras áreas de la empresa.

se relaciona con:

 la dirección general fijación de políticas generales procedimientos

 producción
 finanzas
 recepción y almacenes
 contabilidad

El área de compras

Tiene una importancia sustantiva en las empresas.

El área que articulan las necesidades producción de la empresa al proveer la de los
materiales. Área en la que se genera el proceso de pagos.
Reconocerla como un área de la empresa asociada a todos los demás con articulación
significativa la ubicación y el tamaño del departamento de compras.
Es el área desde dónde sale el dinero de la empresa se debe garantizar comprar la
mejor calidad al menor costo posible.
Organización interna

Factores del departamento en un determinado nivel jerárquico son:

1. La naturaleza del negocio al que se dedica la empresa: si es una empresa

Industrial/productora que depende de una gerencia de producción el área de
compras en una gerencia que tiene el mismo nivel de responsabilidad de la
gerencia de producción y también depende de la gerencia general.
 En empresas de servicio o comerciales suelen estar situada en la gerencia de
administración y su tamaño no es considerable.

2. El tipo de negocio al que se dedica la empresa: otros factores que condicionan

la empresa. Si el negocio está directamente relacionado con la compra una
gerencia de primer nivel con una estructura importante, Coto o carrefour o los
frigoríficos en los cuales el margen de ganancia entre el precio de proveedor y
el precio de venta del hipermercado.
Si se compra a buenos precios la diferencia económica es mejor fue el precio
de venta debe ser bajo o como dicen en sus publicidades le devolvemos la
diferencia.
Un riesgo posible para esta área presenta en la carrera de la competencia e
intentando reducir los costos haga que los proveedores salgan del mercado si
negocian precios de compra cada vez más bajo sus proveedores no podrán
obtener al margen de rentabilidad para poder sobrevivir crecer o generar
utilidades.
Han firmado convenios entre proveedores y algunos de los principales
hipermercados prohíben vender sus productos a los hipermercados A menos
del precio que le entrega el proveedor.

3. la especialización: condicionante destacable el nivel de conocimientos técnicos

para efectuar las compras y se deben comprar insumos maquinarias y otros
materiales sofisticados amplios conocimientos técnicos es estructuras del área
conformada por profesionales que se dedican no sólo a la negociación de
precios y condiciones, sino al estudio de las especializaciones de función y
calidad de cada producto material cuando el proceso lo requiere hay un
especialista para cada tipo de insumo que se necesita comprar.
Puede suceder que sea necesario consultar a un ingeniero industrial.
Configuración estructural el área de compras tiene un gerente o jefe y un
grupo de analistas que realizan diferentes tareas.

Información del sector de compras:

Políticas de compras:

Se denomina política de compra a Los criterios generados desde dirección de

una empresa con respecto a las condiciones plazo de pago tipo de
proveedores etcétera que se emplean para realizar todas las adquisiciones de
esa compañía.
comprar es una ciencia y comprar bien es vender bien.
profesionalización del cargo y creándose una toma de conciencia en la que
cada paso de ahorro en compras paso tener el efecto directo sobre las
utilidades de la empresa.
La función de la agenda comenzó a ser vista por la dirección como una función
estratégica Venezuela de Gran atención planeamiento y presupuesto y control.
la dirección requiere del profesional de compras:
 Tener excelente capacidad para negociar.
 Contar con capacidad de liderar al personal a su cargo.
 Mantenerse actualizados sobre el mercado.
  Seleccionar adecuadamente los proveedores.
 Reducir la gestión administrativa de compras a los menores niveles
posibles de manera satisfacer las necesidades de los sectores internos
de la empresa en tiempo y forma.
 Contar con un conocimiento técnico sobre las materias primas y
materiales que compra.
El cliente interno para el área de compras de una empresa. persona o área
interna de las empresas que recibe los resultados de trabajo de otra compra
representa el lazo de Unión con los productos y servicios todo política de
compra de contemplar no sólo lo deseo de la dirección de la empresa sino que
debe inhalar la oposiciones y necesidades de cada sector interno no debe
perderse de vista el concepto de calidad sólo ofreciendo el producto correcto
en tiempo y forma se asegura el éxito y el proceso de satisfacción al cliente
externo revisar la adecuada selección de proveedores que reúnen los
requisitos de calidad adecuados y cumplían con los plazos de entrega
originalmente previstos.
El sistema de compras es responsable de todos los recursos de la empresa que
necesita para desarrollar sus operaciones, la función de compras es la
vinculación entre la empresa y los proveedores.
El planeamiento de compras el conjunto de planes sistematizados y
encaminados a dirigir las compras dentro de la empresa.

¿que comprar?

 Calidad respecto de las necesidades.

 Sustituto de los productos utilizados.
 Precios teniendo en cuenta calidad.

¿En qué cantidad comprar?

 Según las necesidades.

 Según la entidad económica.
 Según los descuentos y rebajas.

¿Cómo comprar?

 Procedimiento de compra importancia monetaria.

 política de compra.

Según la importancia del valor monetario de las compras se procede a:

 Investigación verbal.
 Investigación escrita.
 Convocatoria de ofertas por imitación.
 Convocatoria pública de ofertas.

¿Cuando comprar?

 Necesidades de los consumidores.

 Necesidades de la producción.

¿A quién comprar?
  Elección de los proveedores.
 Interpretaciones comerciales.
 Comprar fabricar o rentar.

Presupuesto de compras:

Presupuesto de producción las necesidades materiales al comprar de

efectuarse el presupuesto de compras.

Al comienzo de cada periodo se calcula requerimientos serán indispensables

en cada mes del año, cubrir las necesidades fabricación o de prestación de
servicios y mantener la existencia en los niveles de seguridad.

Para proyectar el futuro esquema de deudas abra de asignarse esas partidas a

los principales proveedores, pudiendo ser estos locales o extranjeros,
diferentes clases y formas de financiación conduce a buscarlo en el
presupuesto financiero.

Procesamiento de las transacciones de compras: etapas

Proceso habitual de compra Inicia con la identificación de la necesidad de

abastecimiento y finaliza con el registro de bienes y o servicios recibidos y
adquiridos.

Las etapas de este proceso son:

 Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes y

servicios.
 Selección de proveedores.
 Seguimiento y recepción de los pedidos.
 Almacenamiento y registro de las compras.

La compra es un proceso que involucra los factores internos y externos a la

empresa interactúan basado en la información y cambias las necesidades.

Detección de la necesidad de comprar y requerimiento de bienes y servicios.

Cualquier área de la empresa que requiere mercadería puede consultar

disponibilidad en almacén de la mercadería requerida si las compras son
programadas el mismo depósito puede anticiparse y detectar la necesidad de
en función de los niveles de stock disponible y necesario área de compras
conocimiento del ciclo productivo y las diferentes necesidades de materias
primas materiales productos determinados y otros bienes de servicios elabora
un plan de compras anual semestral y así hasta llegar a una planificación diaria
incluida en el presupuesto de la empresa Cómo fue mencionado
anteriormente el área solicitante emite una Ford un formulario denominado
solicitud de compra y conserva un duplicado hasta recibir la mercadería forma
de controlar que entre a entregas están cumplidas y cuales tienen pendiente
actualmente hay programa de computación que cubren todos los
requerimientos y pasos del proceso de stock y compra reduciendo el proceso
administrativo de papeleo acelerador de tiempo y asegurando la calidad de la
información.
Incidencia de las compras en el manejo del stock

Considerar que se identifica la necesidad de comprar hasta que se recibe las

mercaderías transcurre un tiempo de no contar con los bienes se podría llegar
a parar la producción que no disponer de suficientes insumos para realizarla
stock conocer las existencias de los productos terminados materias primas o
productos intermedios y de la disponibilidad para su venta o para seguir con la
producción.

existen mecanismos que permiten identificar anticipadamente el momento

óptimo para realizar los pedidos un atraso en el circuito de adquisición puede
llegar a retrasar o incluso paralizar la actividad de una empresa si esto no se
debidamente controlado seguido y perfeccionado la planificación de los stock
se deben efectuar juntamente con la determinación de la política de compras
de la empresa la gestión dinámica y efectiva de las compras llevará a un
manejo más flexible de los stocks posibilitando a las empresas efectuar más
detalladamente una administración de las existencias rápidas reposiciones
evitarán frenos en los procesos productivos menos ansiedad ante los faltantes
mayor capacidad de decisión programando el consumo de insumos se puede
planificar el abastecimiento fijando un punto de repedido en un plazo
determinado anterior a que se consuma la existencia existen mecanismos que
permiten identificar y anticipadamente el momento óptimo para realizar los
pedidos un atraso en el circuito de las adquisiciones que pueden llegar a
retrasar o incluso paralizar la actividad de una empresa si esto no es
debidamente controlado y perfeccionado la planificación de los stocks de
efectuar juntamente con la determinación de la política de compra de la
empresa la gestión dinámica y efectiva de las compras llevará a un manejo más
flexible de los stocks posibilitando la empresa efectuar más detalladamente
una administración de las existencias rápidas reproducciones evitarán frenos
en los procesos productivos menor ansiedad ante los faltantes y mayor
capacidad de decisión programado el consumo de insumos se puede planificar
el abastecimiento de estos fijando un punto de pedido en un plazo
determinado anterior al que se consuma la existencia.

Sección de proveedores:

La búsqueda evaluación y selección de los proveedores es una tarea que debe

realizarse continuamente siempre la mayor cantidad de posibilidades de
mejores precios y condiciones de compra para controlarse con proveedores se
puede recurrir a las revistas especializadas a la guía telefónica a los catálogos a
las cámaras de fabricantes exposiciones búsquedas por internet a ferias
internacionales etcétera posibles proveedores siguientes aspectos:

 precio y condiciones de pago

 plazo de entrega
 capacidad técnica y real de producción
 capacidad de los productos
 controles de calidad que se aplican
 permanencia en el mercado
 fiabilidad
  posibilidades futuras devolución
 formas de contratación
 líneas de productos que manejan
 posibilidad asociación
 situación económica financiera

En función de las cotizaciones que se presenten selecciona al proveedor que

resulte capaz responsable Y con quién se llega a un acuerdo sobre factores de
calidad garantía servicio y tiempo de entrega precio y condiciones financieras
una vez elegido el proveedor se emite la orden de compra documento
mediante el cual el proveedor y el comprador se comprometen a cumplir las
condiciones pactadas.

Alianzas estratégicas con los proveedores: todas las empresas en general

necesitan diversas de recursos como materias primas y repuesto para la
producción fondo energía gas equipamiento y servicios variados para fabricar
sus productos se consideró al proveedor como la unidad separada de la propia
empresa lo que produjo muchos problemas de articulación entre la
planificación y operación de las empresas.

Con el transcurso del tiempo se comenzó advertir la necesidad de una mejor

relación y articulación en proveedores y clientes. ya que para el proveedor en
su cliente y necesita cerrar negocio con aquella para asegurar su supervivencia
y/o crecimiento.

Ambas partes tienen entonces un interés mutuo la mejora de la relación

derivará en:

 El aumento de la calidad.
 Disminución de costo.
 Reducción del tiempo de entrega.
 Asegurar el negocio para ambas partes:suma de todos los anteriores
permite a proveedor y cliente coordinar los buenos negocios para
ambos.

Otra forma de relación proveedor cliente es el abastecimiento en una sola

fuente trata de recursos con un solo proveedor cuando los materiales de este
proporcionan son de alta calidad riesgo es convertirse en el cautivo de el.
Con el transcurso del tiempo las alianzas estratégicas han desdibujado los
tradicionales límites de las empresas y es bastante frecuente encontrar
especialista.
No es sólo cuestión de alguien que pide y alguien que probé se trata de
Conjunto especialistas que se reúnen permanentemente para evaluar la
operación como un negocio conjunto.
Este caso sean empresas de Gran dimensión que cuenta con proveedores de
importancia un ejemplo sancor empresa formado por productos lecheros en
Santa Fe y Córdoba el sistema Just in Time la relación estratégica cliente
proveedor de alto valor agregado.
Produce un bajo costo de almacenaje y una mejora de pronósticos de compras
no son necesarios para estos el movimiento financiero relacionado con el seba
reducido y la operatoria de la empresa asegurada.
Gestión de proveedores consejos para el éxito:

Qué sucede cuando el proveedor no entrega la mercadería tiempo Qué pasa

cuando la calidad se reciente todavía no se escribió un contrato que pueda
cubrir cada eventualidad que pueda producirse en un mercado con cambios
tan rápido como el actual.

Trata a su proveedor como si fuera un departamento virtual: trates de

proveedor como si trabajara para usted Otra táctica invita el proveedor a la
sede de su compañía para que conozca la gente que utiliza sus productos y
permítele asistir a reuniones importantes.

Incorpora información y mejora de desempeño en el contrato: muchos

contratos deben incluir además un incentivo para la mejora de la performance
Sepa que el contacto cambiará y que la relación bebé ser monitoreada:
expertos aconsejan limitar los contratos a 3 años o menos mantiene al
proveedor alerta y le da ambas partes la posibilidad de un cambio.

Cuando las cosas salen mal: cuando usted comienza a fijarse en el contrato es
señal que necesito un nuevo proveedor comienza a tratar el asunto con el
proveedor para ver si es posible encontrar la raíz del problema.

La integración vertical:

Algunas empresas considerando que es una oportunidad en términos

estratégicos se han convertido en sus propios proveedores.

Proceso de integración vertical permite Asimismo controlar el nivel de calidad

tiempos de entrega y costos esta forma de actuar resulta altamente efectiva
en tanto ingreso a procesos en diferentes partes y asegura la entrega
prioritariamente a su propia empresa cliente comunicación fluye más rápido.

Seguimiento y recepción de los pedidos:

El área de compras debe realizar un seguimiento de los pedidos realizados a

los proveedores constatando el plazo de entrega y la cantidad y calidad de los
insumos que recibe.

Antes de la entrega el área que la recibe de estar informada del momento y

transporte en la que va a llegar para poder programar los ingresos de los
diferentes proveedores.

Una vez arribado debe certificar que se cumplen las condiciones de entrega
acordadas y generar un formulario que se denomina parte de recepción la
calidad de los insumos es condición necesaria para garantizar la calidad.

Cuando el control se realiza durante el proceso se pueden corregir

anticipadamente problemas de calidad

Control de ingresos y egresos de las compras: las principales empresas en el

mundo reconoce mi control de ingresos y egresos de mercaderías es un factor
estratégico que otorga ventajas competitivas esenciales.
 El control de ingresos efectúa en el sector de recepción de mercaderías suele
encontrarse en la gerencia de producción.

Desarrollar un sistema de control de investigación que sea eficaz implica:

 Un sólido plan de materiales: este plan es la base de todo el sistema

 El compromiso para llevar a cabo el plan: evitar costos innecesarios.
 Una evaluación constante:
 La insistencia en mantener registros exactos de inventarios: un
correcto control de ingresos y egresos de materiales le brinda
numerosos beneficios.
A- favorecer el servicio al cliente el servicio de entrega es uno de los
puntales importantes Al momento de definir una venta
B- Facilitar la flexibilidad en la producción.
C- promover las artes en la producción y a las operaciones:
D- Fomentar beneficios a través de la especulación de los precios: si
bien no es el propósito principal en algunos contextos es una
estrategia más para sobrevivir a tiempos difíciles.

Almacenamiento y registro de las compras:

Los materiales que se han recibido conformes en recepción Se entregan el

depósito o almacén junto con el informe de calidad y el parte de recepción
ocurrido esto se le Informa el área de compras que Informa el área
administrativa para que se procede a liquidar el pago del proveedores y luego
archivo la documentación correspondiente el almacén acomoda los nuevos
bienes y los registros actualizados el inventario de existencias los sistemas
computarizados proveen información en el momento sobre el registro de las
entradas y las salidas de stock.

Modalidades de compra: no todas las empresas compran de la misma manera

en función de obtener las mejores ventajas y al menor costo posible las
principales modalidades de compra son compra virtual de pedidos locales se
aprovechan la capacidad de producción de empresas cercanas
geográficamente.

Compras en el exterior: más habitual por los bajos costos implica precio más
conveniente considerar algunas particularidades:

 Cálculo de Los costos de nacionalización de los productos.

 Tipo de moneda en el que se efectúan las operaciones.
 Características y efectos jurídicos del contrato.
 Tiempo de fabricación en el exterior y de transporte.

Compra de bienes: La adquisición de aquellos bienes que aumentan el activo

físico de la empresa.

Este tipo de bienes no son de renovación ente Y si les asigna un valor de vida
útil.

Compra de servicios: Se instrumenta a través de contratos por un lapso

determinado.
Compras por fondo fijo: compras que no requieren la intervención del
personal de área compras menores o servicios pequeños.

Las áreas tienen así pequeñas sumas asignadas presupuestariamente a las que
se le pueden acudir para el movimiento diario.

Compras con licitaciones: puede realizarse en un ámbito público o privado a

través de un concurso competitivo abierto.

Estas compras constan de condiciones:

 Detalle de las especificaciones de los bienes a adquirir.

 Condiciones de la adquisición.
 Condiciones con la que deben contar las empresas oferentes de los
bienes.
 Precios descuentos plazos garantías etcétera que presentará el
licitador.