GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Código del Programa de Formación
Fase del Proyecto (si es formación Titulada)
Nombre del Proyecto
Actividad de Proyecto (si es formación Titulada)
Competencia
Resultados de Aprendizaje Alcanzar
122121
EJECUCIÓN
DISEÑO DE UNA PROPUESTA PARA MEJORAR EL
SERVICIO AL CLIENTE DENTRO DE LAS EMPRESAS
Implementación y direccionamiento de estrategias.
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN
CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN
 PRESERVAR LOS DOCUMENTOS (SOPORTE FÍSICO O
DIGITAL) PARA EL SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
DE ACUERDO CON LAS NORMAS, LAS TÉCNICAS, LA
TECNOLOGÍA DISPONIBLE Y LA LEGISLACIÓN
VIGENTE.

Duración de la Guía 20 HORAS

2. PRESENTACION

Bienvenidos querido(a) aprendiz.

Con el desarrollo de esta guía podremos tener conocimientos del conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar los documentos de todo tipo; recibidos y creados en una organización, facilitar la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse,
eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Dinámica batalla naval: Participar en la actividad, teniendo en cuenta las directrices presentadas por el
instructor.
Resultados esperados:
A. Trabajo en equipo.
B. Desarrollo e implementación de estrategias.

GFPI-F-019 V3
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3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Evidencia: "Identificación de documentos organizacionales, finalidad y uso."

Teniendo en cuenta lo aprendido en clase, identifique cuales son los documentos que se generan en una
organización y represente los por medio de un diagrama, que describa y explique cada uno de ellos.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Evidencia: Identificación de la Gestión Documental.

Para comprender con mayor detalle los procesos de gestión documental realice las siguientes actividades:

A. Realice el proceso de lectura del material de apoyo (GESTIÓN DOCUMENTAL), suministrado por el
instructor.
B. Mire los videos e apoyo que fortalecerán aspectos fundamentales, que se encuentran vinculaos en el
los siguientes enlaces.
- LEY 594 DE 2000 "Ley general de archivos"
https://www.youtube.com/watch?v=3PyfXhAXXaA
- Gestión documental generalidades
https://www.youtube.com/watch?v=NtLLnSMWXdA
- ¿Qué es la gestión documental digital?
https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw
- Organización y archivo de documentos - gestión documental.
https://www.youtube.com/watch?v=DGRZsfzGE9Y
- Rotulación documental.
https://www.youtube.com/watch?v=HVtPKZkbqPw
- Foliar y archivar - Ley de archivo.
https://www.youtube.com/watch?v=dKXB5ZR9N9o
- Organización de archivos.
https://www.youtube.com/watch?v=Dcav6sZCliE&t=125s

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

A. Realice el análisis de la información recibida en el ejercicio anterior y comparta con sus compañeros e
instructor, las observaciones e inquietudes que se generaron. Mediante una mesa redonda.
B. desarrollo un diagrama de procesos, que permita identificar de manera clara las acciones a realizar
cuando desarrolle actividades de archivo. Se debe realizar para una dependencia en específico; así mismo
identificando un tipo de documento en particular.

C. realice una representación de una carpeta y sus documentos, en plastilina. Teniendo en cuenta todas las
especificaciones técnicas que observaron en el proceso formativo.

Las actividades deben ser presentadas para su revisión y luego legajadas en la carpeta de evidencias de
manera ordenada.
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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Utiliza los útiles, papelería, Crucigrama

Desarrollo de guías, participación
en clases. Elaboración de material
didáctico que apoye el desarrollo
de evidencias. Identifica las
funciones y las asume como
propias para la formación de su
perfil. Expresa sus ideas o puntos
de vista sobre las lecturas dirigidas.
Ejemplifica en situaciones del
contexto. Elaboración de informes
de visita a empresas de acuerdo a l
competencias desarrolladas
asociando los procesos.
Cuestionario.
Evidencias de Desempeño:
elementos, mobiliario y equipos
requeridos para la recepción y Diagrama
despacho de documentos. Representación en plastilina de
sistemas de riego
Ingresa los documentos
aplicando el manual de gestión Cuestionario.
documental.
Clasifica la documentación
recibida de acuerdo con las
políticas de la organización.
Aplicación de la ley de archivo a
los procesos.

Socialización talleres de
conocimientos.

Evidencias de Producto:

Entrega de actividades de empresa

que tiene como proyecto
formativo, talleres

5. GLOSARIO DE TERMINOS

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
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asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras
que las soliciten.
ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS: Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los
documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente.
COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el funcionario competente para
revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la Ley y que le confieren la fuerza
jurídica del original.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en
razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico,
económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente,
eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para
aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALORACION DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

1. ARAD, A. y BELL, L.: “Descripción archivística: un sistema general.” En Boletín del ADPA, 2-3, 1977-
1978.
2. - BEDIA, R.: “Registro de documentos, archivo y recuperación electrónica: el mundo de la imagen en
la gestión de expedientes. Nuevas tecnologías en aplicaciones tradicionales.” En XI Jornadas
Informática y Administración Local. Zaragoza: FEMP, 1989.
3. LÓPEZ, M. A.: “Los archivos en la Unión Europea. Informe del grupo de expertos sobre los problemas
de coordinación en materia de archivos.” Bruselas: Comisión Europea, 1994.
4. MESTRE, J. F.: “El derecho de acceso a archivos y registros administrativos. (Análisis del artículo
105.b) de la Constitución). Madrid: Civitas, 1993.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) OSCAR IVAN CALDERON Instructor Programas 16 de agosto de 2019
JANNETH BENAVIDES Especiales
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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)