UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

MATERIA DE ADMINISTRACION Y SISTEMAS

TRABAJO 1 A ENTREGAR

ALUMNA: COLLAGUASO CUALCHI CAROLINA ELIZABETH

TUTOR: DRA. VASQUEZ CASTILLO NANCY MARGOTH
SEMESTRE: PRIMERO
AÑO: 2016-2017

CAROLINA COLLAGUASO 1
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ACTIVIDAD 1.
1.1 Elabore una matriz con las características principales de las etapas de la
evolución de la administración.
ETAPAS DE LA EVOLUCION DE LA ADMINISTRACION
ÉPOCA CARACTERISTICAS PRINCIPALES
Ley de Oro de La Administración: Obtener los
máximos resultados con los mínimos esfuerzos.
Época Primitiva
Con el descubrimiento de la agricultura se origina
el sedentarismo
Aparece el Estado y con ello surge la ciencia, la
literatura, la religión, la organización polítiva, la
Grandes
escritura y el urbanismo.
Civilizaciones
En Mesopotamia y Egipto la sociedad se divide en
clases sociales.
En Grecia surge la democracia, además es cuna de
la filosofía, la medicina, la historia, las
matemáticas, la astronomía, las bellas artes, la
Antigüedad ingeniería, el derecho y la administración
Grecolatina El avance en ésta época se sustentó el la
organización social, política, militar y económica.
Las relaciones sociales se caracterizan por un
régimen de servidumbre.
Edad Media Aparecieron los talleres, los gremios, y formas de Los miembros del gremio se adherían a las normas
organización y administración más complejas.
Surge el capitalismo comercial y el trabajo
Edad Moderna asalariado; se fortalecen los gremios y los talleres. liderazgo continúan con las catacterísticas de la
Aparación de la especialización del trabajo y los
capataces.
Revolución
Industrial
Los problemas de fabricación y administración se
tornaron más complejos.
A principios de este siglo surge la administración
científica cuyo creador era Frederick Taylor
(Padre de la Administración)
Siglo XX
Henry Ford sistematizó la producción mediante
líneas de ensamble y la clasificación de productos
aceptables y no aceptables.
Inicia con grandes avances tecnológicos y
científicos; se caracteriza por la globalización de
la economía, la existencia y proliferación de todo
Siglo XXI
tipo de empresas, y múltiples estilos de gestión y
avances administrativos, debido a las plantas
robotizadas.
Fuente: Munch, L (2010) ADMINISTRACIÓN Gestión Organizacional, Enfoque y proceso administrativo
ENFOQUE
Se generó el trabajo en grupo; surgió de manera
incipiente la Administración.
Se aplicaron formas de administración en la
agricultura.
El control del trabajo colectivo y el pago de tributos
en especie eran las bases en que se apoyaban estas
civilizaciones.
Se originó nuevas formas de organización y
procesos de administración más eficientes.
La Administración se caracterizó por su orientación
hacia una estricta supervisión del trabajo y el
castigo corporal como forma disciplinaria
La Organización de la Iglesia Católica genera
estructuras de administración y principios de
autoridad, jerarquía y organización que prevalecen
en la administración.
La administración interior del feufo estaba al
criterio del señor feudal; quien ejercía un control
sobre la producción del siervo.
administrativas, y éstas regían la administración de
los materiales, la naturaleza del proceso y el ocntrol
del producto terminado.
Los sistemas de administración y estilos de
Edad Media.
La administración seguía careciendo de bases
científicas, se caracterizaba por la explotación
inhumana del trabajador ( horarios excesivos,
ambientes de trabajo insalubre, labores).
Este siglo se dinstinguió pro el avance tecnológico e
industrial, además por la consolidación y desarrollo
de la administración como ciencia indispensable
para el desarrollo industrial y económico.
En la actualidad la administración resulta
imprescindible para lograr la competitividad.
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ACTIVIDAD 2

2.1 ¿Por qué es importante conocer y aplicar la administración y sus etapas en

una organización?

La administración y sus etapas son de gran importancia dentro de una

organización porque gracias a su ejecución permite la competitividad de una
empresa dentro de un mercado. Permite que la entidad se enfoque a lograr
resultados mediante la optimización de los recursos y tiempo para generar
productos y/o servicios de máxima calidad; para satisfacer las expectativas del
cliente. Es decir, la administración es la herramienta más poderosa para la
permanencia y competitividad de cualquier empresa. Además, cabe destacar que la
administración a través de sus técnicas y procesos logra mayor rapidez, efectividad
y simplificación en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo. De
acuerdo con lo anterior, incide en la productividad, eficiencia, calidad y
competitividad de la empresa; finalmente, propicia la obtención de los máximos
rendimientos y la permanencia en el mercado.

Cada etapa del proceso de administración es de suma importancia, ya que cada uno
cumple con parámetros para cumplir los objetivos. Se detalla lo siguiente:

 Planeación: La importancia de la planeación es que permite encaminar y

aprovecha mejor los esfuerzos y recursos que posee la empresa; al igual,
reduce los niveles de incertidumbre y permite hacer frente a las contingencias
que surjan en la compañía. Este sistema permite tomar decisiones a los
directivos ya que es la base para el sistema de control.
 Organización: La importancia de la organización es que suministra los
métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
reduciendo los costos e incrementando la productividad. Finalmente reduce o
elimina la duplicidad de funciones.

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 Integración: La importancia de la tercera etapa del proceso administrativo es

que permite seleccionar y obtener los recursos de calidad para la producción;
esto implica una reducción de costos. En esta etapa se permite seleccionar
correctamente el equipo de recursos humanos y se puede obtener una
especificación de las características, cantidades y calidad de los recursos.
 Dirección: La importancia de la dirección dentro de una empresa es que
permite la ejecución de las actividades previo a la toma de decisiones de los
propietarios y gerencias de la compañía. Además, permite medir el
comportamiento, actitudes y conductas adecuadas del personal; con ello se
puede dirigir a grupos de trabajo para que cumplan los objetivos.
 Control: La importancia del control es que sirve para comprobar la efectividad
de la gestión realizada por todo el personal de la compañía. Promueve el
aseguramiento de la calidad de la producción y permite proteger los activos de
la empresa. Finalmente, se puede establecer medidas para prevenir errores,
reducir costos y tiempo.

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ACTIVIDAD 3

3.1 Elabore una Planificación estratégica para una empresa de venta de

celulares en la ciudad que usted reside.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA LA EMPRESA CELUMANIA UBICADA EN LA

CIUDAD DE CAYAMBE

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1. Análisis del Entorno

Fortalezas
•Horarios de atención flexibles de las
sucursales.
•Variedad de celulares, accesorios y
recargas.
•Cuenta con 4 sucursales en la ciudad de
Cayambe y Tabacundo.
•Capacitaciones frecuentes al personal
para resolver las inquietudes de los
clientes.
•Otorga garantías en los equipos
vendidos por 3 meses.
Oportunidades
•Importaciones directas de los equipos
•Apertura de nuevas sucursales en las
ciudades de Otavalo e Ibarra.
•Reducción de salvaguardias para
importaciones de equipos tecnológicos.
•Competidores de la localidad poseen una
cantidad de equipos limitados para
competir con Celumania.
•Incremento de la poblacion en las
parroquias del cantón Cayambe para
ofertar los productos de Celumania.

Análisis
FODA
Debilidades
•La matriz se encuentra en un centro
comercial cuyo horario es de 9:00 a.m
hasta las 19:00 p.m.
•Rotación de personal constante.
•No cuenta con un control interno de
stock de equipos.
•Falta de revisión del estado del equipo al
momento de recibir al proveedor.
•Sus ofertas y promociones no llaman
atención a los clientes.
Amenazas
•Competidores externos de Quito e
Ibarra ofertan los mismos productos en
las localidades de Cayambe y Tabacundo
a un menor precio.
•Las ofertas de Ipiales- Colombia de los
equipos tecnológicos atrae la atención
de los ciudadanos.
•Venta de replicas de celulares a precios
muy bajos.
•Locales de celulares son los más
vulnerables para la delincuencia.

2. Visión
Ser la empresa líder, de los Cantones de Cayambe y Pedro Moncayo, de venta al
por mayor y menor de celulares, Tablet, equipos de audio y video, accesorios de
celulares y memorias USB; teniendo como meta la satisfacción de nuestros
clientes.

3. Misión
Brindar a nuestros clientes equipos tecnológicos de las mejores marcas a
precios accesibles para su economía, que cumplan con sus expectativas y

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necesidades; siendo una empresa altamente eficaz y con calidad humana

apoyados de un personal altamente capacitado para resolver inquietudes y
generando confianza a toda la localidad de Cayambe y Pedro Moncayo;
garantizando la eficiencia y rentabilidad de Celumania.

4. Objetivos
4.1. Objetivo General
Distribuir celulares y equipos tecnológicos de las mejores marcas en
las localidades de Cayambe y Pedro Moncayo; ofreciendo los equipos
a precios acorde a la economía de nuestra clientela, con el fin de
aumentar nuestros volúmenes de venta y generar utilidades para la
empresa con el mejor equipo humano capacitado y servicial.

4.2. Objetivos Específicos

 Ofrecer a la ciudadanía, celulares de las mejoras marcas a los
mejores precios a nivel local.
 Brindar a nuestros clientes una atención cordial y acorde a
sus expectativas.
 Aumentar los volúmenes de venta para generar utilidades.
 Realizar capacitaciones continuas al personal para la atención
al cliente.

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5. Políticas
EMPRESA CELUMANIA CAYAMBE Rige desde
01-10-2016
POLITICAS EMPRESARIALES Versión Página
1 1 de 1
001-16

Con el objetivo de guiar la gestión empresarial hacia el cumplimiento de la

misión de Celumania, a continuación se detalla las políticas empresariales
que se establecieron para la compañía:
 Enfocar todas las actividades que realizan los trabajadores al
cumplimiento de la calidad tanto de los equipos como la atención a
nuestros clientes, mediante la capacitación continua a nuestro personal.
 Promover el desarrollo de todas las actividades con eficiencia y eficacia
para que la empresa sea competitiva dentro de las ciudades de Cayambe
y Tabacundo; con el fin de que se garantice el abastecimiento de
celulares, en los sitios anteriormente citados, con costos accesibles a la
comunidad.
 Contribuir con los Cantones de Cayambe y Pedro Moncayo a su
desarrollo económico y social; mediante la generación de fuentes de
trabajo.
 Fomentar las buenas relaciones entre empleados y empleadores; para
cumplir con los objetivos empresariales, en base a principios de
equidad, solidaridad y justicia.
 Satisfacer el cien por ciento de la demanda de celulares de las
localidades de Cayambe y Pedro Moncayo.
 Evaluar trimestralmente los volúmenes de venta, con el propósito de
verificar si la gestión realizada por la empresa ha cumplido con lo
planificado.
 Retribuir salarialmente a los empleados que han cumplido con las metas
propuestas por la empresa; para ello se revisará las ventas cada mes.
 Entregar a los empleados todo la indumentaria y equipos tecnológicos
necesarios para brindad una atención de alta calidad a nuestros clientes.

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6. Estrategias

La empresa Celumania, ha planteado nuevas estrategias, con el fin de mejor

sus ventas dentro del mercado de Cayambe y Pedro Moncayo; por lo cual se
plantean las siguientes:

6.1 Estrategias de Marketing

 Se realizará un estudio de mercado, cuyo propósito será el de investigar
por medio de encuestas las apreciaciones de los clientes respecto a la
atención de la empresa y de los productos que ofrece en comparación
con la competencia.
 Se diseñará un nuevo logotipo y entidad corporativa que represente una
nueva imagen para la empresa.
 Se lanzará una promoción de productos más vendidos con accesorios;
para ello el personal de ventas se encargará de atraer clientela y buscar
nuevos mercados.
 Se creará folletos y trípticos que se entregará a la ciudadanía local para
que genere interés en la compra de nuestros productos.
 Se brindará planes de financiamiento para nuestros clientes.
 Se realizará planes corporativos con las microempresas de la localidad
de Cayambe y Pedro Moncayo.

6.2 Estrategias Organizacionales

 Elaborar un manual de funciones y responsabilidades en base al

organigrama funcional de la empresa.
 Realizar un reclutamiento de personal acorde al perfil que requiere la
empresa.
 Ejecutar una remodelación a las infraestructuras de la empresa que
cumplan con las normas de seguridad industrial, para que el personal
cumpla sus labores con eficiencia.

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 Fomentar al personal de trabajo una cultura de valores y principios en

que prevalezca el trabajo en equipo, la responsabilidad, la solidaridad y
la innovación.
 Realizar capacitaciones al personal de manera constante sobre la
tendencia en equipos tecnológicos.
 Obtener el permiso de importador de equipos tecnológicos en el
Ministerio del Exterior.
 Implementar un control de los consumos de cada celular, marca y
accesorios para abastecerse más de los productos más comprados.

6.3 Estrategias de Negocios

 Renovar bimestralmente los equipos existentes acorde a las nuevas

tendencias de celulares y otros equipos tecnológicos.
 Ofrecer descuentos a nuestros clientes frecuentes.

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7. Programas

PROGRAMA DE ACTIVIDADES FECHA

Nº ACTIVIDAD
1 Realizar un estudio de Mercado en la Ciudad de Cayambe
2 Elaborar un manual de funciones en base al organigrama
3 Realizar una remodelación en la infraestructura de la empresa
4 Eaborar un nuevo logotipo para la empresa
5 Realizar el reclutamiento de personal acorde al perfil
6 Capacitación del personal
7 Creación de folletos y tripticos para la publidad de la empresa
8 Realizar planes corporativos con las empresa de Cayambe
9 Realizar una campaña de promoción de productos
10 Brindar planes de financiamiento a los clientes
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC RESPONSABLE
Propietarios- Agencia de Marketing
Propietarios y Administradores
Propietarios y Albañiles
Propietarios - Agencia de Diseño y Publicidad
Personal de Recursos Humanos de la Empresa
RRHH- Empresa Capacitadora
Propietarios - Agencia de Diseño y Publicidad
Ejecutivos de Ventas
Ejecutivos de Ventas
Ejecutivos de Ventas y Dpto. Financiero

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8. Presupuestos

Empresa CELUMANÍA S.A.

Presupuesto de Caja al 01-11-2016

Saldo Inicial de Efectivo 8,000.00

Ingresos:
Más

Cobros a Clientes 3,000.00

Efectivo disponible 1,200.00

Egresos:

Compras de Contacto 3,000.00

Menos

Pagos por realizar 4,500.00

Pasivo por realizar 2,000.00

Saldo Final del Efectivo 2,700.00

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ACTIVIDAD 4

Realice un ejemplo de la aplicación de las herramientas de la planeación

estratégica.

HERRAMIENTA DE PLANEACION PARA EMPRESA CARTO DARQUEA

Fortalezas
• Ubicación del local
estratégicamente favorable
• Pioneros en el mercado local en
cuanto a la elaboración de
productos elaborados con cartón
reciclado
• Poseer conocimientos técnicos en
cuanto al tratamiento que se le
puede dar al ser reciclados
Oportunidades
• Ayuda a nuestro planeta con el
reciclaje.
• En el cantón no hay una empresa
dedicado al tratamiento de material
reciclado y a su vez elaborar
productos para florícolas.
• Generar fuentes de trabajo a
propios y extraños de Cantón.
• Ser pionera en mercado en proceso
de elaboración de productos con
material reciclado.

Análisis
FODA
Debilidades Amenazas
• Falta de publicidad •Competencia de Grandes Empresas a
• Desconocimiento de la nivel Nacional
microempresa en sector Florícola •Empresas nacionales importan la
materia prima a un menor costo.
• Ser nueva en el mercado
•La producción de las competencias
• Ausencia de crédito
•son de volúmenes grandes.
• Falta de promoción de la marca
Carto Darquea

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HERRAMIENTA DE PLANEACION PARA EMPRESA CARTO DARQUEA

PROGRAMA DE ACTIVIDADES FECHA

Nº ACTIVIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC RESPONSABLE
1 Realizar un estudio de Mercado en la Ciudad de Tabacundo Propietarios- Agencia de Marketing
2 Realizar una ficha técnica de los productos Propietarios y Tecnicos
3 Capacitación al personal sobre nuevas técnicas de reciclaje RRHH- Empresa Capacitadora
Crear una infraestructura mejorada para el tratamiento de
4 materia reciclada Propietarios - y Albañiles
5 Crear una imagen corporativa para la empresa Propietarios - Agencia de Diseño y Publicidad
6 Realizar publidad con folletos y vallas pulibitarias Ejecutivos de Venta y Agencia de Publidad
7 Realizar campañas radiales de la empresa Ejecutivos de Venta y Agencia de Publidad
8 Realizar un lanzamiento publicitario de los productos Ejecutivos de Venta y Agencia de Publidad
9 Oferta los productos a los floricultores de Tabacundo Ejecutivos de Ventas
10 Bridar financiemientos de pago a nuevos clientes Ejecutivos de Ventas y Dpto. Financiero

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ACTIVIDAD 5

¿Cuál es la división del trabajo?

La división del trabajo se divide en las siguientes etapas:

1. Jerarquización: Implica la definición de la estructura de la empresa

estableciendo centros de autoridad y comunicación que se relaciones entre
sí con precisión.
Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos e indispensables. Se debe
propiciar la creación de organizaciones planas, es decir, con los mínimos
niveles jerárquicos.
2. Departamentalización: Se logra mediante una división orgánica que
permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.
Al realizar la departamentalización es conveniente seguir la secuencia.
 Definir los procesos.
 Listar todas las funciones.
 Clasificarles de acuerdo con su similitud.
 Ordenarlas en relación con su jerarquía.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas: departamentos o
áreas funcionales.
 Especificar las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las
funciones y los puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

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ACTIVIDAD 6

6.1 Grafique una estructura organizacional funcional, por producto y por

procesos

ORGANIGRAGRAMA FUNCIONAL

Gerencia

Controllaria

Control de
Financiero Comercialización
Calidad

Contabilidad Cultivo Ventas

Comercio
Tesorería Monitoreo
Exterior

Costos Poscosecha

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ORGANIGRAGRAMA POR PRODUCTOS

Gerencia Técnica

Asistente de
Gerencia

División de División de Flores

División de Rosas Claveles Tropicales

Cultivo de Rosas Cultivo de Cultivo de Flores

Claveles Tropicales

Poscosecha de Poscosecha de
Rosas Claveles

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ORGANIGRAGRAMA POR PROCESOS

Producción
Rosas

Transporte de
Recepción de Clasificación de Enbonche de Empaque de
Corte de Rosas Enmalle de Rosas Rosas a
Mallas Rosas Rosas Bonches
Poscosecha

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ACTIVIDAD 7

7.1 Elabore un Manual de políticas para el personal administrativo de la empresa

en la cual usted labora.

MANUAL DE POLÍTICAS PARA LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A. UBICADA EN LA

CIUDAD DE TABACUNDO CANTÓN PEDRO MONCAYO

MANUAL DE POLÍTICAS
ADMINISTR
a) IDENTIFICACIÓN ATIVAS
Área Administrativa
DE LA EMPRESA FLORANA FARMS
Cargo JUNTA GENERAL
S.A.
DE SOCIOS
b) PROPÓSITO GENERAL

El propósito de este cargo es el de

tomar las decisiones de la empresa de
acuerdo al porcentaje de participación
c)para cumplir lasDEL
DESCRIPCION metas establecidas y
CARGO
evaluar los resultados obtenidos.

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 La junta general será formada por

los socios legalmente inscritos en la
Superintendencia de Compañías y
será e el órgano supremo dentro de
la empresa.

 La junta general no podrá

considerarse válidamente
constituida para deliberar, en
primera convocatoria, si los
concurrentes a ella no representan
más de la mitad del capital social.
d)POLÍTICAS DE FUNCIONES:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA
 Las sesiones de Junta general de
 Modificación de los Estatutos de la GOLDEN LAND CIA LTD
socios son ordinarias y
Compañía.
a) IDENTIFICACIÓN
extraordinarias, y se reunirán en el
 Nombrar y renovar al
domicilio principal de la compañía, Área ADMINISTRAT
Presidente, Gerente
para su validez. Podrá la compañía Cargo PRESIDENCIA
General, y fijar su
celebrar sesiones de junta general Jefe inmediato JUNTA GENER
remuneración.
de socios en la modalidad de Junta
 Acordar y aplicar la distribución de b) PROPÓSITO GENERAL
universal.
dividendos.
 Establecer el aumento o Seguir el cumplimiento de los objetivos de la Empre
disminución del capital de la
Empresa. intereses de la misma y evaluar la gestión administr
 Aprobar la fusión, escisión,
transformación o disolución de la c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO
sociedad.
 Autorización para la adquisición o
MANUAL
venta de acciones de la DE
empresa. El presidente administrativo de la compañía será
 POLITICAS
Fijar responsabilidades y designa general, de entre los socios; durará dos años en
funciones al Directorio.
ADMINISTR pudiendo ser indefinidamente reelegido.
 Nombramiento del Auditor externo 2
ATIVAS CAROLINA COLLAGUASO
de la compañía. 0
DE LA EMPRESA FLORANA FARMS d) FUNCIONES:
 Aprobación de los Estados
Financieros. S.A.
 Vigilar la marcha general de la compañía
servidores de la misma, e Informar a la j
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a) IDENTIFICACIÓN

Área ADMINISTRATIVA

Cargo PRESIDENCIA

Jefe inmediato JUNTA GENERAL

DE SOCIOS
b) PROPÓSITO GENERAL

Su propósito es seguir el
cumplimiento de los objetivos de la
Empresa, velar por
c) DESCRIPCIÓN los CARGO
DEL intereses de
la misma y evaluar la gestión
administrativa.
- El presidente administrativo de la
compañía será nombrado por la
Junta general, de entre los socios;
durará dos años en el ejercicio de su
d) POLÍTICAS DE FUNCIONES:
cargo, pudiendo ser
indefinidamente reelegido.

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 Vigilar la marcha general de la

compañía y el desempeño de los
servidores de la misma, e Informar
a la junta general de socios,
anualmente o cuando se le solicite.
 Convocar y presidir las sesiones de
Junta general de socios y suscribir
las actas.
 Vigilar la contabilidad y la
preparación de los Informes a la
Junta general de socios, sobre el
estado económico, y movimiento
financiero y contable de la
compañía.
 OTRAS
f) FirmarACTIVIDADES
el nombramiento del
gerente y conferir certificaciones
 Establece bases para el buen Control Interno asignado
sobre el mismo.
 Aprueba la apertura de cuentas bancarias.
 Inscribir su nombramiento en el
 Designa
RegistroaMercantil.
las personas encargadas de girar cheques.
 Faculta la contratación de préstamos a terceros.
 Ejercer las demás funciones,
 Autoriza la adquisición y venta de activos fijos de representación de la
deberes y atribuciones que le
Empresa.
señalen la Ley de Compañías, los
 Fija políticas generales aplicables en la Empresa.
estatutos y la junta general de
 Implanta métodos y mecanismos para lograr los objetivos de la
socios.
Organización.
 Reemplaza al Gerente General en caso de ausencia.
 Ejecuta las resoluciones de la Junta General de Acciones.

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MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área ADMINISTRATIVA

Cargo GERENTE GENERAL

Jefe inmediato PRESIDENTE

b) PROPÓSITO GENERAL

- Coordinar todas las actividades de la empresa, crear políticas, objetivos y

estrategias, representar a la empresa en todos los asuntos legales, planificar
las actividades en coordinación con el Gerente Técnico de la Finca; como por
ejemplo la compra de plantas, yemas y patrones. Se reporta o presenta
informes ante el Directorio de la Empresa y la Asamblea General de
Accionistas.

c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO

d) FUNC
- El Gerente General actúa como representante legal de la empresa, fija las d) F
políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros
fijados por la empresa.  Lide
- Es responsable ante la junta general de socios, por los resultados de las dete
operaciones y el desempeño organizacional, junto con los demás gerentes met
funcionales planea, dirige y controla las actividades de la empresa.
- Ejerce autoridad sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y  Des
operacionales de la organización. prop

 A tr
d) POLÍTICA DE FUNCIONES:
estr
plaz

 Cre
grup
opti

2  Imp
CAROLINA COLLAGUASO
3
nec
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 Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización,

determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y
metas específicas de la empresa.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas.
 A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y
estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
 Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de
grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir
optimizando los recursos disponibles.
 Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos
necesarios para el desarrollo de los planes de acción.
 Coordinar todas las actividades de la empresa.
 Implantar políticas, objetivos y estrategias.
 Representar a la empresa en todos los asuntos legales, planificar las
actividades en coordinación con el Ingeniero Agrónomo para la compra de
rosas.
 Motivar a todo su personal a cargo.
 Presenta informes ante Directorio de la Empresa y Asamblea General de
Accionistas.
 Llevar un control del presupuesto general de la entidad y se encarga de
hacerlo cumplir.
e) OTRAS ACTIVIDADES

 Autoriza los montos de Caja Chica y Fondo Rotativo.

 Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la
empresa con el fin de tomar decisiones adecuadas.

 Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

 Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos,

cartas de crédito, asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con
su aprobación.

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MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVOS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área ADMINISTRATIVA
Cargo SECRETARIA GENERAL
Jefe inmediato GERENTE
b) PROPÓSITO GENERAL

- Brindar a la Gerencia General un apoyo incondicional con las tereas

establecida.
- Mujer con estudios en secretariado y comercio, preferible con experiencia
en el área.
- Encargada de actividades implícitas de su cargo y de soporte para la
coordinación con el resto de departamentos y personal de la empresa.

c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO

- Comunicación constante con las Instituciones Bancarias para el

seguimiento de cualquier trámite que necesitase la empresa.
- Receptar, registrar y distribuir la correspondencia de gerencia.
- Emisión de correspondencia bajo numeración codificada y su remisión
inmediata.
- Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con
terceros.
- Atención diaria de las agendas de la Gerencia.
- Recepción de mensajes telefónicos para gerencia.
- Control de caja chica, de acuerdo al procedimiento contable establecido.
d) FUNCIONES:

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 Receptar las solicitudes por parte del departamento de servicio al cliente.

 Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente para que todo estemos informados y desarrollar bien el
trabajo asignado.
 Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera
cortes y amable para que la información sea más fluida y clara
 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los
compromisos pendientes y demás asuntos.

MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área PRODUCCIÓN
Cargo GERENTE TÉCNICO
Jefe inmediato GERENTE GENERAL
b) PROPÓSITO GENERAL

Producir rosas de calidad para cumplir con los pedidos de los clientes.
Ofrecer los mejores resultados en la producción de rosas, mantener un
cultivo libre de enfermedades o con un margen de éstas controladas.
c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO
 Elaborar la matriz productiva de la finca.
 Elaborar las matrices de fertilización y riego.
 Programar las fechas de poda y pinche; a fin de satisfacer oportunamente
con la producción requerida en fechas especiales.
 Establecer las políticas y acciones dentro de la producción.
 Controlar que las labores sean ejecutadas de manera precisa y oportuna
para obtener un producto de calidad.
 Cumplir y hacer cumplir las órdenes y procesos requeridos para el normal
funcionamiento del aparato productivo de la finca.
d) POLÍTICAS DE FUNCIONES:

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 Controlar, coordinar el manejo de todo el cultivo y dirigir la empresa en

base a una planificación estratégica.
 Establecer los puntos de corte de flor.
 Realizar programas de fertilización y fumigación adecuadas para el
control de enfermedades.
 Requerir los insumos y químicos necesarios para mantener un cultivo
limpio de enfermedades.
 Prevenir y evitar el maltrato de la flor hasta que llegue a la pos cosecha.
 Asignar tareas para nuevas siembras de variedades de rosas.
 Coordinar los trabajos de mantenimiento y limpieza de la finca.
 Control oportuno del mantenimiento de las instalaciones y estructuras de
la empresa que intervengan en la producción y comercialización de las
rosas.
 Realizar el entrenamiento adecuado a su personal de apoyo en las
actividades operacionales para lograr sus objetivos.
 Otorgar un adecuado manejo de las plantas.
 Realizar las proyecciones de producción para las fechas festivas del
mercado ruso, europeo y americano.
 Encargado de contratar servicios para la realización de trabajos
relacionados con esta área, tales como renovación de inventarios,
preparación y adquisiciones de nuevas instalaciones y equipos.


MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área PRODUCCIÓN
Cargo JEFE DE FINCA
Jefe inmediato GERENTE TÉCNICO
b) PROPÓSITO GENERAL

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- Controla el riego y mantenimiento de las camas, la correcta utilización de

pesticidas y es el encargado del control de plagas y enfermedades en el
cultivo con su equipo de trabajo.
c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO
- Verifica los aspectos relacionados a la flor en el campo es responsable de la
correcta plantación de las plantas, cuidar su crecimiento y punto de corte .
d) POLÍTICAS DE FUNCIONES:

- Coordinar las actividades productivas y velar por el cumplimiento de las

disposiciones de Gerencia General y Gerencia Técnica.
- Actuar como mediador y canal de información entre los niveles directivo y
operativo.
- Supervisar las labores que se ejecutan dentro de las instalaciones de la finca.
- Control del personal en lo referente a disciplina, cumplimiento y asistencia.
- Coordinar la capacitación del personal en los temas referentes a
mejoramiento del desempeño en las labores productivas.
- Velar por la armonía y buenas relaciones del personal que labora en la
- finca.
- Establecer parámetros comparativos de eficiencia y entregar los informes
respectivos a Gerencia General y Gerencia Técnica, a fin de que sean
analizados y que este a su vez implante medidas correctivas a los procesos
productivos.
- Velar por el buen estado de las instalaciones.

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DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área PRODUCCIÓN
Cargo JEFE DE POS COSECHA
Jefe inmediato GERENTE TÉCNICO
b) PROPÓSITO GENERAL

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Vigilar la calidad en el proceso y tratamiento de la flor, coordinar

efectivamente las actividades con los departamentos relacionados.

c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO

- Esta es la fase más importante de la producción de rosas, ya que obliga
procedimientos complejos y de fiel cumplimiento, porque de esto depende
la calidad del producto y por ende su comercialización.
d) POLÍTICAS DE FUNCIONES:
- Requerir el material de empaque necesario para el normal desarrollo de las
actividades en las post cosecha.
- Efectuar controles de calidad de la flor y puntos de corte de acuerdo a los
pedidos de los clientes.
- Realizar demostraciones de florero del producto para verificar la adecuada
hidratación.
- Mejorar los pedidos de los clientes de acuerdo a las características
requeridas por el Departamento de Ventas.
- Vigilar el proceso de clasificación de embonche e hidratación de la flor.
- Realizar varias capacitaciones y entrenar a su personal para el buen
desempeño en sus labores.

MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área PRODUCCIÓN
Cargo SUPERVISOR DE EMPAQUE
Jefe inmediato JEFE DE POS COSECHA
b) PROPÓSITO GENERAL
Realizar de manera eficiente y eficaz el resguardo de la flor en las respectivas
cajas de empaque.

c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO

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Es la persona encargada de colocar de manera cuidadosa y cumpliendo con

los parámetros de calidad establecidos por AGROCALIDAD y los clientes.

d) POLITICAS DE FUNCIONES:
- El supervisor de empaque recibe las etiquetas que previamente han
sido enviadas por el Departamento de Ventas conjuntamente con las
órdenes de pedido.
- Colocar la funda de hidropel para cada caja tabaco, protegida con papel
- Asegurar los ramos con zuncho plástico y tapa de la caja
- Asegura la caja externamente con zuncho plástico
- Colocar los sellos SESA en los dos costados superiores izquierdo de la
caja y bajo una de estas.
- El Supervisor de empaque registra el saldo diario de bounches, saldo de
cajas en cuarto frío y reporte de cajas de flor nacional.

MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área ADMINISTRATIVA
Cargo EJECUTIVO DE VENTAS
Jefe inmediato COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
b) PROPÓSITO GENERAL

Vender la producción de la empresa a los mejores precios del mercado con

excelencia; tomando en cuenta que el Cliente es el elemento más importante

c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO

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- El departamento de ventas es el que se encarga de dotar de flor a los

clientes que lo requieran.
- El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de
la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de
intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes a la clase
de flor que se desea vender para lo cual deben realizar una:
 Planeación y presupuesto de ventas.
 Estructura de la organización de ventas.
 Reclutamiento, selección y entrenamiento de la fuerza de ventas.
 Compensación, motivación y dirección de la fuerza de ventas.
 Análisis del volumen de ventas, costos y utilidades.

d)POLÍTICAS DE FUNCIONES:

- Coordinación de despachos y entregas del producto a tiempo al cliente.

- Preparación de los documentos necesarios requeridos para la salida de la

carga del Ecuador al exterior.

- Resguardar los documentos de ventas, exportaciones como facturas, guías

de embarque y otros documentos necesarios para el desarrollo de la
actividad.

- Realizar un banco de datos actualizado de los clientes con direcciones,

teléfonos, persona de contacto, historial de compra, entre otros.

- Diseñar y ejecutar las estrategias de ventas relacionadas con la fijación del

precio.

- Determinar metas de ventas de la flor.

- Ejecutar y presentar el informe sobre la gestión del Plan de Ventas.

- Establecer metas para cada uno de los vendedores, teniendo en cuenta los
canales de comercialización.

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MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área ADMINISTRATIVA
Cargo GERENTE FINANCIERO ADMINISTRATIVO
Jefe inmediato GERENTE GENERAL
b) PROPÓSITO GENERAL
Planificación ejecución y control de la obtención y utilización de los recursos
financieros de la empresa.
c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO
El gerente administrativo financiero tiene varias áreas de trabajo a su cargo,
en primer lugar se ocupa de la optimización del proceso administrativo, el
manejo de las bodegas y el inventario, y todo el proceso de administración
financiera de la organización.
d)POLÍTICAS DE FUNCIONES:
- Realizar el presupuesto de la empresa.
- Elaboración de los flujos de caja
- Proponer y realizar programas de inversión.
- Realizar programaciones periódicas de pagos para proveedores,
empleados y acreedores.
- Examinar y evaluar los resultados de la gestión financiera de la empresa.
- Efectuar análisis de costos con el fin de optimizarlos y reducir costos
innecesarios.
- Analizar los resultados económicos, detectando áreas críticas y
ejecutando cursos de acción que permitan lograr mejoras.
- Orientar en aspectos fiscales y de financiamiento adecuados a la
Gerencia.
- Organizar un banco de información básica que haga posible darle
seguimiento económico actualizado a la institución, sus planes y
cumplimientos de metas.
- Vigilar el correcto desarrollo de las actividades operativas y financieras
de la empresa.
- Asesorar a la gerencia en aspectos financieros

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área ADMINISTRATIVA
Cargo CONTABILIDAD
Jefe inmediato GERENTE FINANCIERO ADMINISTRATIVO
b) PROPÓSITO GENERAL
- El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las
políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la
exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones
financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a
efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a
promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las
actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha
contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos
originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y
reglamentos aplicables.

- Revisar y registrar oportuna y adecuadamente todas las operaciones en

forma ordenada para obtener la información necesaria que permitirá
evaluar la gestión administrativa y financiera de la Empresa.

c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO

- Esta sección de Contabilidad lleva, para los efectos de control, un registro

sumario de la información obtenida y empleada por todas las demás
secciones. Constituye, por tanto, la sección central de control a la que

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afluye ordenadamente el resumen de las cifras registradas al detalle en las demás

secciones. Esta sección tiene a su cargo los siguientes particulares:

 El Diario General como medio de pase para hacer los asientos en las
cuentas de Mayor General.
 El Mayor General, que contiene las cuentas de control para cada sección de
la empresa.
 La preparación de comprobantes relativos a todos los cargos. Estos cargos
pueden originarse en las transacciones de las distintas secciones así como
en la misma sección de contabilidad general.
 La preparación de los informes financieros que se establecen
periódicamente.
 La preparación de informes específicos que requieran la presidencia,
gerencia general o gerencia financiera.
 La preparación de informes específicos que requieren las entidades
gubernamentales. (SRI, SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS, MUNICIPIO.
ETC.).

d) POLITICAS DE FUNCIONES:

 Crear y actualizar el Plan de cuentas a utilizarse en la empresa.

 Fijar los controles necesarios para el manejo de Caja Chica y Fondos Rotativos.

 Elaborar los registros de las transacciones diarias con criterio profesional.

 Llevar las cuentas de la empresa de acuerdo a las NIFS.

 Realizar la información financiera que arroje el resultado de la gestión,

mediante la consolidación de la información generada en los diferentes

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departamentos.

 Contener respaldos de la información contable de la empresa.

 Conservar toda la documentación de la empresa de acuerdo al plazo exigido

por la Ley.

 Procesar y presentar la información requerida por la instituciones de Control

como: declaraciones de impuestos, anexos tributarios, entre otros.

 Preparación de cheques para cumplir con las obligaciones con proveedores.

 Tramitar la devolución de Impuesto al Valor Agregado IVA

 Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de

contabilidad del Centro este diseñado para que su operación facilite la
fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la
ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia
y eficiencia del gasto público federal.

 Realizar las acciones necesarias para garantizar que el sistema contable del
organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos de su
actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y
operación.

 Llevar a cabo la contabilidad de la empresa en los términos que establece la Ley

 Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar
que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes.

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 UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL

así como para la clara definición y asignación de responsabilidades de

funcionarios y empleados.

 Mantener actualizado el catálogo de cuentas y guía contabilizadora, de manera

que éstos satisfagan las necesidades institucionales y fiscalizadoras de
información relativa a los activos, pasivos, ingresos costos, gastos y avance en
la ejecución de programas, recabando para el efecto, las autorizaciones
suficientes de las autoridades competentes.

 Registrar y controlar los recursos financieros

 Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros

 Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de

inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en
los estados de cuenta bancarios, para garantizar la exactitud en el registro de
fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.

 Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.

 Realizar las demás actividades afines a las funciones y responsabilidades

inherentes al cargo.

 Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su

competencia.

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MANUAL DE POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

DE LA EMPRESA FLORANA FARMS S.A.
a) IDENTIFICACIÓN
Área ADMINISTRATIVA
Cargo COMPRAS
Jefe inmediato CONTABILIDAD
b) PROPÓSITO GENERAL

Proveer a todas las áreas de la empresa de los materiales y suministros

necesarios para el normal desenvolvimiento de las actividades de la finca.

Apoyar al Jefe del Departamento de Administración y Finanzas en la gestión

de compras y contrataciones, fortaleciendo el área encargada de compras y
contrataciones y coordinando las actividades, destinadas a mejorar tanto los
procedimientos internos como los resultados de la gestión de compras y
contrataciones institucional.

c) DESCRIPCIÓN DEL CARGO

El Departamento de Compras es una unidad comercial centralizada,

responsable de adquirir todos los productos y servicios

 En la cantidad correcta
 En el momento correcto
 De la calidad correcta
 En el lugar correcto
 Del proveedor correcto
 Al costo correcto
 Con una inversión mínima de inventario y operación

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El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar

cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y
comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos
para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos,
para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago
de éstos

Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial,

puesto que una buena administración de éstas mejora la posición
competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los
fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes
principios:

d) POLÍTICAS DE FUNCIONES:
 Elaborar cuadros mensuales de compras.
 Coordinar con los jefes de los Departamentos sobre los requerimientos
de materiales y plazos de entrega.
 Elaboración cotizaciones y análisis de los proveedores.
 Mostrar las cotizaciones al Jefe Inmediato y solicitar la aprobación para
realizar las compras.
 Efectuar seguimientos de las entregas de los productos adquiridos.
 Elaborar y mantener actualizada una base de datos de los proveedores
con la siguiente información: Localización, condiciones de créditos,
tiempo de entrega y productos ofertados.
 Recebir las solicitudes de los distintos servicios, en cuanto a la
necesidad de materiales, útiles de oficina y limpieza.
 Realizar inventario para el control real de stock.
 Reclamar la entrega de mercaderías a los proveedores de acuerdo a los
plazos estipulados.

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