Teniente Coronel

NELSON GUAIDIA AMEZQUITA

Jefe Grupo Contaduría General
Policía Nacional
Carrera 59 No. 26-21 CAN
Bogotá D.C.

Asunto: 310 Consultas Contables

12 Finalizar trámite
20096-130814

TEMA: Propiedades, Planta y Equipo

SUBTEMA: Bienes en bodega y no explotados

Respetado Teniente Coronel Guardia Amezquita:

ANTECEDENTES

Respecto a su comunicación radicada con el número 20096-130814, me permito atender su

consulta en el sentido en que la misma fue formulada:

Solicita información para establecer si los bienes muebles que recibe la Policía Nacional de otras
entidades contables públicas, y que se clasifican como “Bienes de uso permanente sin
contraprestación”, deben registrarse en la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA, o si por
el contrario se registran, al momento de su recibo, directamente en las cuentas de bienes en
servicio, es decir 1645-PLANTAS, DUCTOS Y TÚNELES, 1650-REDES, LÍNEAS Y CABLES, 1655-
MAQUINARIA Y EQUIPO, 1660-EQUIPO MÉDICO Y CIENTÍFICO, 1665-MUEBLES, ENSERES Y
EQUIPO DE OFICINA, 1670-EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN, 1675-EQUIPO DE
TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN o 1680-EQUIPOS DE COMERDOR, COCINA, DESPENSA
Y HOTELERÍA.

En caso de que deba registrarse en la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA, ¿se deben
clasificar en la subcuenta que corresponda a la naturaleza del bien o se hace necesario estudiar
la posibilidad de crear la subcuenta donde se registren estos bienes de “uso permanente sin
contraprestación”?.

En este mismo sentido, solicita se indique en que subcuenta de la cuenta 1637-PROPIEDADES,

PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS se deben clasificar los bienes de uso permanente sin
contraprestación, cuando estos son reintegrados a la bodega, en espera de reasignación a otra
dependencia, y se aclare exclusivamente en qué casos se deben realizar registros en esta
cuenta.

CONSIDERACIONES

El numeral 25 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos

relacionados con las propiedades, planta y equipo establece:

“25. BIENES DE USO PERMANENTE SIN CONTRAPRESTACIÓN.

Los bienes de uso permanente sin contraprestación son los recibidos por la entidad contable
pública sin que medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación
alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución. Estos bienes se reconocen
como propiedades, planta y equipo cuando la operación se realiza entre entidades del gobierno
general.

La entidad del gobierno general que entrega a otra entidad del gobierno general, bienes para el
uso permanente y sin contraprestación, debita las subcuentas que correspondan de las cuentas
1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la
naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia
se registra debitando la subcuenta que corresponda de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL ó
3208-CAPITAL FISCAL. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta
que corresponda, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN ó 3240-SUPERÁVIT POR
VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta respectiva, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES.

Adicionalmente, la entidad debe controlar estos bienes en cuentas de orden deudoras, para lo
cual debita la subcuenta 834704-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 8347-BIENES
ENTREGADOS A TERCEROS y acredita la subcuenta 891518-Bienes entregados a terceros, de la
cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).

Por su parte, la entidad del gobierno general que recibe los bienes los registra por el valor
convenido, que puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico, debitando
la subcuenta que identifique, en cada cuenta, los bienes de uso permanente sin
contraprestación y acreditando la subcuenta 312531-Bienes de uso permanente sin
contraprestación, de la cuenta 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO o 325531-Bienes
de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL
INCORPORADO”.

En este orden de ideas, los bienes de uso permanente sin contraprestación son los que entrega
una entidad pública a otra sin que medie el traslado de propiedad. Ahora bien, cuando esta
operación se realiza entre entidades del gobierno general, la entidad que entrega debe retirar el
bien de su contabilidad y llevar un control en cuentas de orden. Por su parte, la entidad que
recibe los bienes los incorpora en la respectiva subcuenta de la cuenta que identifique la
naturaleza del bien recibido, por el valor convenido que puede ser el valor en libros o uno
estimado mediante avalúo técnico.

A su vez, la descripción y dinámica de la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA establece

que “Representa el valor de los bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen la
característica de permanentes y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en
actividades de producción o administración, por parte de la entidad contable pública, en
desarrollo de sus funciones de cometido estatal. En esta cuenta no deben registrarse los bienes
que se retiran del servicio de manera temporal o definitiva.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 1930-Bienes Recibidos
en Dación de Pago, 2401-Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales, 2406-Adquisición de
Bienes y Servicios del Exterior, 3120-Superávit por Donación, 3235-Superávit por Donación,
3125-Patrimonio Público Incorporado y 3255-Patrimonio Institucional Incorporado.

DINÁMICA

SE DEBITA CON:

1- El costo de los bienes muebles adquiridos a cualquier título el cual incluye todas las
erogaciones incurridas para su adquisición.
2- El valor de los bienes muebles que se reciban en calidad de donación, cesión u otra
modalidad.

SE ACREDITA CON:
 1- El valor de los bienes muebles puestos en servicio”.

La descripción y dinámica de la cuenta 1637-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO

EXPLOTADOS dispone que “Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles de
propiedad de la entidad contable pública que por características o circunstancias especiales, no
son objeto de uso o explotación en desarrollo de las funciones de cometido estatal.

La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran las cuentas 3120-Superávit por
Donación, 3235- Superávit por Donación, 3125-Patrimonio Público Incorporado, 3255-
Patrimonio Institucional Incorporado, 1605-Terrenos, 1640-Edificaciones, 1645-Plantas, Ductos
y Túneles, 1650-Redes, Líneas y Cables, 1655-Maquinaria y Equipo, 1665-Muebles, Enseres y
Equipo de Oficina, 1670-Equipos de Comunicación y Computación, 1675-Equipos de Transporte,
Tracción y Elevación y 1680-Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería.

DINÁMICA

SE DEBITA CON:

1- El valor de los bienes que dejen de utilizarse.

2- El valor de los inmuebles que se reciban en calidad de donación, cesión o que se incorporen
y que no se destinen al uso.

SE ACREDITA CON:

1- El valor de las propiedades, planta y equipo que se colocan en servicio.

2- El valor registrado en libros al momento de su enajenación o entrega a cualquier título”.

En este sentido, la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA registra los bienes muebles
adquiridos por la entidad con la característica de permanentes para ser utilizados en el futuro
en actividades de producción o administración, razón por la cual no deben registrarse en esta
cuenta los bienes que se retiran del servicio de manera temporal o definitiva.

Por su parte, la cuenta 1637- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS registra los
bienes que, estando en condiciones de uso, por alguna circunstancia específica no están siendo
utilizados en desarrollo del cometido estatal, así como el valor de los inmuebles que se reciban
en calidad de donación, cesión o que se incorporen y que no se destinen al uso.

CONCLUSIÓN

Considerando que la Policía Nacional es una entidad de gobierno general, cuando reciba bienes
de uso permanente sin contraprestación de otras entidades de gobierno general deberá
incorporar los bienes en la respectiva subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza de
los mismos, por el valor convenido, ya sea el valor en libros o uno estimado mediante avalúo
técnico.

En este sentido, si los bienes recibidos que, estando en condiciones de uso, por alguna
circunstancia especial no están siendo utilizados en desarrollo del cometido estatal, la entidad
debe afectar la subcuenta correspondiente de la cuenta 1637-PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO NO EXPLOTADOS. En consecuencia, no es procedente la utilización de la cuenta 1635-
BIENES MUEBLES EN BODEGA, dado que la misma registra los bienes muebles adquiridos por la
entidad con la característica de permanentes para ser utilizados en el futuro en actividades de
producción o administración, y no para los bienes que se retiran del servicio de manera
temporal o definitiva.
Doctora
LURDAIS MARIA MARTÍNEZ CARDENAS
Jefe Sección de Contabilidad
Fiscalía General de la Nación
Diagonal 22B No. 52-01
Bloque C, piso 2
Ciudad

Asunto 310 Consultas contables

12 Finalizar trámite
20094-127990

TEMAS: 1. Bienes inservibles

2. Procesos judiciales

SUBTEMAS: 1.1. Tratamiento contable

2.1. Tratamiento contable

ANTECEDENTES

Respetada Doctora Lurdais:

Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20094-127990, en la cual consulta los

siguientes aspectos:

1. Para efectos del registro contable de los bienes nuevos que ingresan a la entidad se utiliza
la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA y para el registro de los bienes en
mantenimiento e inservibles se utiliza la cuenta 1636-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN
MANTENIMIENTO. La Contraloría General de la República en desarrollo del proceso de
auditoría que adelanta en la entidad, respecto al registro contable de los bienes inservibles,
ha solicitado que se lleve a cabo en la cuenta 1637-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO
EXPLOTADOS. Por tanto, se consulta si para el control y registro de los bienes inservibles se
debe emplear la cuenta 1637.

2. La entidad no reconoció el pasivo estimado de las sentencias con fallo desfavorable en

única instancia al considerar que no existía riesgo probable para la misma, como si sucede
en el caso de las sentencias desfavorables en primera instancia sobre las cuales si reconoce
el pasivo estimado. Por lo anterior, cuando se presenta fallo desfavorable en única
instancia, se realiza la causación de la cuenta por pagar a favor del demandante debitando
directamente la cuenta 5314-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS.

Una vez analizado el procedimiento para el registro de las sentencias y procesos judiciales,
no consideramos procedente seguir utilizando la cuenta 5314-PROVISIÓN PARA
CONTINGENCIAS, cuando dicha contingencia no fue reconocida con oportunidad. Por lo
expuesto, se consulta cuál es la cuenta contable que se debe afectar en este caso.

CONSIDERACIONES

1. BIENES INSERVIBLES

Para dar respuesta a su inquietud es pertinente observar lo establecido en el Catálogo General

de Cuentas contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública,
donde se describe la cuenta 1636-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO, en
el siguiente sentido: ”Representa el valor de las propiedades, planta y equipo que se
encuentran en mantenimiento preventivo o correctivo específico ”.

A su vez, describe la cuenta 1637-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS en el

siguiente sentido: “Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la
entidad contable pública que por características o circunstancias especiales, no son objeto de
uso o explotación en desarrollo de las funciones de cometido estatal ”.

En este sentido, en la cuenta 1636-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO se

registran los bienes que se encuentran en mantenimiento preventivo o correctivo, los cuales
una vez surtido el proceso de reparación se llevan nuevamente al servicio por encontrarse en
condiciones de utilización.

Por su parte, en la cuenta 1637-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS, se

registran los bienes que, estando en condiciones de uso por alguna circunstancia específica, no
están siendo utilizados en desarrollo del cometido estatal de la entidad.

Respecto a los bienes inservibles, el numeral 23 del capítulo III Procedimiento Contable para el
Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del
Manual de Procedimientos contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, indica que “ Los
bienes inservibles, los destruidos total o parcialmente y los bienes perdidos se retiran de los
activos debitando las subcuentas que correspondan, de las cuentas 1685-DEPRECIACIÓN
ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO (CR) y acreditando la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien
retirado, del grupo 16- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia se registra en la
subcuenta 580802-Pérdida en retiro de activos, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
ORDINARIOS, si corresponde a bienes inservibles, o la subcuenta 581006-Pérdidas en
siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS, si corresponde a bienes destruidos o
perdidos. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta que
corresponda, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR
VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1999-
VALORIZACIONES.

El control de los bienes inservibles o destruidos total o parcialmente se registra en las cuentas
de orden deudoras debitando la subcuenta 831510-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta
8315-ACTIVOS RETIRADOS y acreditando la subcuenta 891506-Activos retirados, de la cuenta
8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR). (Subrayado fuera de texto)

En este orden de ideas, los bienes inservibles se retiran de las cuentas del activo eliminando el
costo histórico del bien, el valor de las cuentas valuativas asociadas al mismo (depreciación,
provisión y valorización, si hay lugar a ello) y, en caso de presentarse una diferencia, se registra
en la subcuenta 580802-PÉRDIDA EN RETIRO DE ACTIVOS de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
ORDINARIOS. Ahora bien, luego de realizar el retiro de los bienes debe procederse a su registro
en cuentas de orden, hasta tanto la entidad determine su destinación final, como se indica en el
procedimiento citado.

De tal manera que no es procedente que los bienes inservibles se registren en las cuentas
1636-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO o en la cuenta 1637-
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS, dado que las características de estos
bienes no corresponden con la descripción de las cuentas enunciadas, sino que se trata de
bienes que por no estar en condiciones de uso, se registran en cuentas de orden, una vez se
expida el acto administrativo que autorice su retiro de las cuentas de balance.

2. LITIGIOS Y DEMANDAS

El párrafo 120 del Marco Conceptual contenido en el Plan General de Contabilidad Pública que
forma parte del Régimen de Contabilidad Pública, define el Principio Contable de Prudencia en
el siguiente sentido: “En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los
realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con
referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período
contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que
supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período
actual o en períodos anteriores”. (Subrayado fuera de texto)

El numeral 3 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos

judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados
sobre las cuentas bancarias, contenido en el Capítulo V del Título II del Manual de
Procedimientos que hace parte del Régimen de Contabilidad Pública, establece:

“3. RECONOCIMIENTO DE OBLIGACIONES

Las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales que se interpongan contra la entidad

contable pública deben reconocerse en cuentas de orden acreedoras contingentes. Para el
efecto, con la notificación de la demanda, o de acuerdo con los procedimientos definidos según
se trate de un arbitraje o conciliación extrajudicial, la entidad contable pública constituye la
responsabilidad contingente, registrando un crédito a las subcuentas 912001-Civiles, 912002-
Laborales, 912004-Administrativos, 912005-Obligaciones fiscales o 912090-Otros litigios y
mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la cuenta 9120-LITIGIOS Y MECANISMOS
ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS, según corresponda, y un débito a la
subcuenta 990505-Litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la cuenta
9905-RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB).

Si como resultado de la evaluación del riesgo por la aplicación de metodologías de reconocido

valor técnico o el estado del proceso, se determina que la contingencia es probable, reconoce
el pasivo estimado, con un débito a la subcuenta 531401-Litigios, de la cuenta 5314-
PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y un crédito a la subcuenta 271005-Litigios, de la cuenta
2710-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS, previa cancelación de las cuentas de orden
acreedoras constituidas

Con la sentencia definitiva condenatoria, laudo arbitral o conciliación extrajudicial, la entidad

contable pública procede al registro del crédito judicialmente reconocido como un pasivo real.
En este sentido, la entidad verifica el valor provisionado con respecto al de la sentencia, laudo
arbitral o conciliación extrajudicial, teniendo en cuenta las siguientes situaciones:

a) Si el valor liquidado es igual al pasivo estimado, registra un débito a la subcuenta 271005-

Litigios o 271015-Mecanismos alternativos de solución de conflictos, según corresponda, de la
cuenta 2710-PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS y un crédito a la subcuenta 246002-
Sentencias ó 246003-Laudos arbitrales y conciliaciones extrajudiciales, de la cuenta 2460-
CRÉDITOS JUDICIALES.

b) Si el valor liquidado es mayor al pasivo estimado se debita la subcuenta 271005 Litigios o

271015- Mecanismos alternativos de solución de conflictos, de la cuenta 2710-PROVISIÓN
PARA CONTINGENCIAS y se acredita la subcuenta 246002-Sentencias ó 246003-Laudos
arbitrales y conciliaciones extrajudiciales, de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES. La
diferencia debe reconocerse en la subcuenta 580812-Sentencias o 580813- Laudos arbitrales y
conciliaciones extrajudiciales, según corresponda, de la cuenta 5808-OTROS GASTOS
ORDINARIOS.”. (Subrayado fuera de texto)

En este sentido, cuando la entidad pública sea notificada de una demanda en su contra con
pretensiones económicas, debe reconocer la misma en cuentas de orden de control acreedoras.

Posteriormente, si como resultado de la evaluación del riesgo, por la aplicación de metodologías

de reconocido valor técnico o el estado del proceso, se determina la probabilidad de que se
derive una obligación, reconoce el pasivo estimado con la respectiva provisión.
Con la sentencia definitiva condenatoria, la entidad procede a la constitución del pasivo real,
para lo cual verifica el valor del pasivo estimado con el valor de la sentencia. En caso de
presentarse diferencia debe proceder a la contabilización del ajuste afectando las cuentas de
actividad financiera, económica, social y ambiental, de conformidad con lo establecido en el
citado procedimiento contable.

Por tanto, para el caso de los fallos desfavorables en única instancia que generan una
obligación cierta para la entidad y de los cuales no se constituyó oportunamente el pasivo
estimado, se debe proceder a reconocer el pasivo real debitando la subcuenta 580812-
SENTENCIAS de la cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS y como contrapartida la
subcuenta 246002-SENTENCIAS de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES.

En lo sucesivo y frente a los demás procesos que se adelantan en contra de la entidad y de los
cuales aún no sea notificado un fallo definitivo, se deben adelantar las acciones administrativas
pertinentes para aplicar lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y
revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos
decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias, en lo relacionado con el reconocimiento
de las obligaciones.

CONCLUSIONES

De acuerdo con lo expuesto se concluye que:

1. Los bienes inservibles por no encontrarse en condiciones de utilización deben ser retirados
de los activos, para lo cual la entidad debe proceder a realizar los registros contables
indicados en el numeral 23 del capítulo III Procedimiento Contable para el Reconocimiento
y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Manual de
Procedimientos contenido en el Régimen de Contabilidad Pública, citado en las
consideraciones de esta consulta.

De tal manera que no es procedente que los bienes inservibles se registren en las cuentas
1636-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO o en la cuenta 1637-
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS, dado que las características de estos
bienes no corresponden con la descripción de las cuentas enunciadas, sino que se trata de
bienes que por no estar en condiciones de uso, se registran en cuentas de orden, una vez
se expida el acto administrativo que autorice su retiro de las cuentas de balance.

2. Respecto a los fallos desfavorables en única instancia que generan una obligación cierta
para la entidad y de los cuales no se constituyó oportunamente el pasivo estimado, se debe
proceder a reconocer el pasivo real debitando la subcuenta 580812-SENTENCIAS de la
cuenta 5808-OTROS GASTOS ORDINARIOS y como contrapartida la subcuenta 246002-
SENTENCIAS de la cuenta 2460-CRÉDITOS JUDICIALES.

En lo sucesivo y frente a los demás procesos que se adelantan en contra de la entidad y de

los cuales aún no sea notificado un fallo definitivo, se deben adelantar las acciones
administrativas pertinentes para aplicar lo establecido en el procedimiento contable para el
reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones
extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias, en lo
relacionado con el reconocimiento de las obligaciones.
Doctores
EDGAR RODRÍGUEZ PINZÓN
WILSON CLAVIJO CLAVIJO
Asesores Comisionados
Grupo Especial de Investigaciones Forenses-GUIFO
Contraloría de Bogotá D.C.
Cra. 32ª No. 26A – 10 Piso 16
Bogotá D.C.

ASUNTO: 310 Consultas Contables

12 Finalizar trámite
20092-125716

TEMA: Hurto de bienes

SUBTEMA: Reconocimiento y registro

ANTECEDENTES

Respetados Drs. Rodríguez Pinzón y Clavijo Clavijo:

Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20092-125716, relacionada con las

cuentas de activos fijos en una sociedad anónima prestadora de servicios públicos domiciliarios,
y la cual me permito atender en el sentido en que fue formulada:

1. ¿Cuál es el criterio a considerar y el procedimiento contable en el caso de un hurto de

activos fijos?

2. ¿La restitución de un activo fijo hurtado debe considerarse como una inversión o como un
gasto?

3. ¿En qué consiste el concepto de costo capitalizable, y en el caso del hurto de un activo fijo como se
aplicaría?

CONSIDERACIONES

1. Pérdida o faltante de bienes

El Capítulo X, del Título II, del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública-
RCP, señala el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las
responsabilidades fiscales, el cual señala en su numeral 1º, el cual se relaciona con el retiro de
fondos, bienes o derechos de la contabilidad por la pérdida, que “ En el momento que la entidad
contable pública conozca de la pérdida o faltante de fondos o bienes o derechos, adicional a las
gestiones administrativas relacionadas con la reclamación ante la compañía aseguradora y la
puesta en conocimiento de los organismos o instancias competentes, y con independencia de si
se inicia o no un proceso de responsabilidad fiscal, contablemente procederá a retirar de los
saldos contables, el valor de los faltantes o pérdida de fondos, bienes o derechos, con un
débito a la subcuenta 581006-Pérdida en siniestros, de la cuenta 5810-EXTRAORDINARIOS y
un crédito a la subcuenta respectiva de las cuentas del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO, del grupo 11-EFECTIVO, o del grupo que identifique la cuenta en donde estaba
reconocido el derecho.
De manera simultánea, la entidad contable pública reconoce la contingencia mediante un
débito en la subcuenta 836101-En proceso internas, de la cuenta 8361- RESPONSABILIDADES,
y como contrapartida un crédito en la subcuenta 891521-Responsabilidades, de la cuenta 8915-
DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA.

Si con las gestiones administrativas realizadas ante la compañía aseguradora ésta reconoce el
pago de la indemnización el registro contable por el reconocimiento del derecho corresponde a
un débito en la subcuenta 147079-Indemnizaciones de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES, y
un crédito a la subcuenta 481049-Indemnizaciones, de la cuenta 4810-EXTRAORDINARIOS, por
el valor que reconocerá la compañía aseguradora y de forma simultánea cancelará las cuentas
de orden donde se reconoció la contingencia”. (Subrayado fuera de texto)

Por lo anterior, con independencia de que se inicie un proceso de responsabilidad fiscal,

disciplinario, civil, penal, etcétera, la entidad debe retirar los saldos contables relacionados con
el tipo de bien de que se trate, mediante un crédito a la subcuenta respectiva de la cuenta del
Grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, un débito a la subcuentas correspondientes de la
cuenta 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR), Y 1695-PROVISIONES PARA LA PROTECCIÓN
DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS, si existiere. La diferencia se reconocerá afectando los
resultados del ejercicio en la subcuenta 581006-Pérdidas en siniestros, de la cuenta 5810-
EXTRAORDINARIOS.

En caso de haberse registrado valorizaciones, registra un débito a la subcuenta que

corresponda, de la cuenta 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN, y un crédito a la cuenta
1999-VALORIZACIONES, subcuenta respectiva.

Adicionalmente, la entidad debe reconocer en cuentas de orden deudoras de control la

contingencia por la pérdida, para lo cual afectará mediante un débito la subcuenta 836101-EN
PROCESO INTERNAS, de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES, con contrapartida en la
subcuenta 891521-Responsabilidades, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR
CONTRA.

2. Reconocimiento de la indemnización mediante la restitución del bien

El numeral 3º del texto normativo señalado en el numeral anterior, expresa que “ En el caso de
que el pago se realice con la reposición del bien, la entidad contable pública debita la
subcuenta correspondiente de las cuentas del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, y
acredita la subcuenta 147079-Indemnizaciones, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES ”.

En el evento en que la cancelación de los derechos originados en la pérdida de bienes se realice

con la reposición del bien, la entidad deberá disminuir la subcuenta correspondiente de las
cuentas del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, y acreditará la subcuenta 147079-
Indemnizaciones, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES, previamente afectada.

3. Costos Capitalizables

Los costos capitalizables son los que se capitalizan como un activo fijo o diferido, dependiendo
el caso, y se depreciarán o amortizarán a medida que se utilizan o consumen en el desarrollo de
las actividades propias de la entidad, que para el caso objeto de consulta se constituyen en el
costo de reposición del bien.

Así, un ejemplo de costos capitalizables son los costos de endeudamiento que se asocien con la
adquisición o construcción de bienes, que no se encuentren en condiciones de utilización, los
cuales no se reconocen afectando los resultados, sino que se reconocen como un mayor valor
del activo, siempre que la entidad contable pública reconozca el bien y la obligación.
En ese sentido, para el caso de la reposición de un bien, los costos capitalizables serán los que
incurrió la entidad, una vez recibido el bien, para ponerlo en condiciones de utilización.

CONCLUSIÓN

1. En el momento que la entidad contable pública conozca de la pérdida o faltante bienes, y con
independencia de que se inicie un proceso de responsabilidad fiscal, disciplinario, civil, penal,
etc., la entidad debe retirar los saldos contables relacionados con el tipo de bien de que se
trate, mediante un crédito a la subcuenta respectiva de la cuenta del Grupo 16-PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO, un débito a la subcuentas correspondientes de la cuenta 1685-
DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR), y 1695-PROVISIONES PARA LA PROTECCIÓN DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPOS, si existiere. La diferencia se reconocerá afectando los
resultados del ejercicio en la subcuenta 581006-Pérdidas en siniestros, de la cuenta 5810-
EXTRAORDINARIOS.

En caso de haberse registrado valorizaciones, registra un débito a la subcuenta que

corresponda, de la cuenta 3240-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN, y un crédito a la cuenta
1999-VALORIZACIONES, subcuenta respectiva.

Adicionalmente, la entidad debe reconocer en cuentas de orden deudoras de control la

contingencia por la pérdida para lo cual afectará mediante un débito la subcuenta 836101-EN
PROCESO INTERNAS, de la cuenta 8361-RESPONSABILIDADES, con contrapartida en la
subcuenta 891521-Responsabilidades, de la cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR
CONTRA.

2. Cuando la cancelación de los derechos originados en la pérdida de bienes se realice con la

reposición del bien, la entidad deberá disminuir la subcuenta correspondiente de las cuentas del
grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO, y acreditará la subcuenta 147079-
Indemnizaciones, de la cuenta 1470-OTROS DEUDORES, previamente afectada.

3. Los costos capitalizables son los que se capitalizan como un activo fijo o diferido,
dependiendo el caso, y se depreciarán o amortizarán a medida que se utilizan o consumen en el
desarrollo de las actividades propias de la entidad, que para el caso objeto de consulta se
constituyen en el costo de reposición del bien.

Así, un ejemplo de costos capitalizables son los costos de endeudamiento que se asocien con la
adquisición o construcción de bienes, que no se encuentren en condiciones de utilización, los
cuales no se reconocen afectando los resultados, sino que se reconocen como un mayor valor
del activo, siempre que la entidad contable pública reconozca el bien y la obligación.

En ese sentido, para el caso de la reposición de un bien, los costos capitalizables serán los que
incurrió la entidad, una vez recibido el bien, para ponerlo en condiciones de utilización.

Teniente Coronel
NELSON GUAIDÍA AMÉZQUITA
Contador General
Policía Nacional
Cr. 59 No. 21 – 26 Piso 2° Centro Administrativo Nacional-CAN
Bogotá D.C.

ASUNTO: 310 Consultas Contables

12 Finalizar trámite
20098-134027
TEMA: Depreciación

SUBTEMA: Estimación de la vida útil

ANTECEDENTES

Respetado Teniente Coronel Guaidía Amézquita:

Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20098-134027, en la cual consulta si la vida útil
de un bien, para efectos del cálculo de la depreciación, inicia cuando el elemento es entregado al almacén,
o si por el contrario inicia en el momento en que es entregado al servicio, este Despacho se permite
atender su consulta en los siguientes términos:

CONSIDERACIONES

El numeral 9.1.1.5 de las Normas técnicas relativas a los activos, del Marco Conceptual del Plan
General de Contabilidad Pública-PGCP, señala que “La depreciación debe reconocerse mediante
la distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con
el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido
estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse con base en métodos de
reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios
recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente. Los activos
considerados de menor cuantía pueden depreciarse totalmente en el período en el cual fueron
adquiridos. (Subrayado fuera de texto)

Son depreciables los bienes que pierden su capacidad normal de operación durante su vida útil,
tales como edificaciones; plantas, ductos y túneles; redes, líneas y cables; maquinaria y equipo;
equipo médico y científico; muebles, enseres y equipo de oficina; equipos de comunicación y
computación; equipo de transporte, tracción y elevación; y equipo de comedor, cocina,
despensa y hotelería. No son objeto de cálculo de depreciación los terrenos, así como las
construcciones en curso, los bienes muebles en bodega, la maquinaria y equipo en montaje, los
bienes en tránsito y las propiedades, planta y equipo no explotadas, o en mantenimiento,
mientras permanezcan en tales situaciones”. (Subrayado fuera de texto)

El Catálogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad

Pública, señala que la cuenta 1635-BIENES MUEBLES EN BODEGA “ Representa el valor de los
bienes muebles, adquiridos a cualquier título, que tienen la característica de permanentes y
cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en actividades de producción o
administración, por parte de la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de
cometido estatal. En esta cuenta no deben registrarse los bienes que se retiran del servicio de
manera temporal o definitiva”. (Subrayado fuera de texto)

El numeral 4° del Capitulo III, del Título II, del Manual de Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública, referente al procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de
los hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, establece que “ Las propiedades,
planta y equipo son objeto de depreciación o amortización. La depreciación, al igual que la
amortización, reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el uso y corresponde a la
distribución racional y sistemática del costo histórico de las propiedades, planta y equipo
durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de los activos al desarrollo de
las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. La depreciación y la
amortización se deben calcular para cada activo individualmente considerado, excepto cuando
se aplique la depreciación por componentes. (Subrayado fuera de texto)

La vida útil corresponde al período durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por
la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. También se
considera vida útil el número de unidades de producción o unidades de trabajo que la entidad
contable pública espera obtener del activo”. (Subrayado fuera de texto)
El numeral 10 del mismo texto normativo, establece que “ La vida útil de un activo depreciable o
amortizable debe definirse por parte de la entidad contable pública, considerando los beneficios
económicos futuros o el potencial de servicio del activo. (…)”.

Así mismo, el numeral 11 indica que “ La vida útil de las propiedades, planta y equipo debe
revisarse anualmente y, si las expectativas difieren significativamente de las estimaciones
previas, por razones tales como adiciones o mejoras, avances tecnológicos, políticas de
mantenimiento y reparaciones, obsolescencia u otros factores, podrá fijarse una vida útil
diferente, registrando el efecto a partir del periodo contable en el cual se efectúa el cambio ”.

Teniendo en cuenta que la depreciación reconoce la pérdida de la capacidad operacional por el

uso durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de los activos al
desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública, la vida útil debe
estimarse una vez el activo es puesto en funcionamiento o servicio, y a partir de ese momento
realizarse el cálculo de la alícuota de depreciación y su correspondiente registro contable.

La vida útil de un activo depreciable y el método de depreciación que será utilizado, deben
definirse por parte de la entidad contable pública, considerando los beneficios económicos
futuros o el potencial de servicio que se espera recibir del activo.

Finalmente, los bienes muebles en almacén no son objeto del cálculo de depreciación, por
cuanto no están siendo utilizados por la entidad y en consecuencia no contribuyen al desarrollo
de las funciones de cometido estatal de la Policía Nacional.

CONCLUSIÓN

De conformidad con las normas contenidas en el Plan General de Contabilidad Pública y el

Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública señaladas en las
consideraciones, la estimación de la vida útil de los activos depreciables debe definirse por
parte de la entidad, tomando como base el momento en el cual los bienes son puestos en
operación o funcionamiento, y no con su entrada al almacén; lo anterior, con el fin de asociar la
contribución de estos activos al desarrollo de las funciones del cometido estatal de la Policía
Nacional.

Cabe anotar, que el reconocimiento contable de la alícuota de la depreciación debe realizarse

conforme lo señala el Capitulo III, del Título II, del Manual de Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública.

Doctora
GLADYZ GUERRERO FAJARDO
Subdirectora Administrativa y Financiera
Corporación Autónoma Regional de Nariño
Calle 25 No 7 Este 84 Finca Lope, Vía Carolina
San Juan de Pasto – Nariño

Asunto 310 Consultas contables

12 Finalizar trámite
20096 – 130695

TEMA: Propiedades, Planta y Equipo.

SUBTEMA: Depreciación
Respetada doctora Gladyz:

ANTECEDENTES

Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20096 –130695 mediante la cual

comenta sobre el manejo de los bienes de propiedad de la Corporación Autónoma de Nariño, a
través del sistema de gestión de información denominado P.C.T. adquirido para tal fin y hace
referencia a lo establecido en el procedimiento relativo manejo de las Propiedades, Planta y
Equipo en cuanto a los activos de menor cuantía y/o que no superen el medio salario mínimo
legal vigente, los cuales se pueden depreciar en el mismo año de su adquisición o llevados al
gasto respectivamente.

Manifiesta sobre lo expuesto que aquellos bienes que no cumplen con dichas condiciones son
depreciados por la entidad a 5 y 10 años, pero que llega un momento en que el valor en libros
se constituye como de menor cuantía, por lo que el sistema toma automáticamente este saldo y
lo deprecia en su totalidad, solicitando finalmente se les aclare si este procedimiento viola
alguna norma contable específicamente relacionada con la depreciación.

CONSIDERACIONES

Para absolver el interrogante formulado es necesario referenciar la normatividad aplicable al

asunto materia de análisis.

Antes que todo es necesario precisar que el principio denominado Registro, definido en el
marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública – PGCP, que forma parte del
Régimen de Contabilidad Pública define que: “Los hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del
proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de
que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida” ( Subrayados fuera
texto).

De otra parte, en el numeral 4 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación

de hechos relacionados con las Propiedades, planta y equipo, con respecto a la depreciación y
amortización se estableció que: Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciación o
amortización. La depreciación, al igual que la amortización, reconoce la pérdida de la capacidad
operacional por el uso y corresponde a la distribución racional y sistemática del costo histórico
de las propiedades, planta y equipo durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la
contribución de los activos al desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad
contable pública. La depreciación y la amortización se deben calcular para cada activo
individualmente considerado, excepto cuando se aplique la depreciación por componentes.

La vida útil corresponde al período durante el cual se espera que un activo pueda ser usado por
la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. También se
considera vida útil el número de unidades de producción o unidades de trabajo que la entidad
contable pública espera obtener del activo”.

Con respecto a los activos de menor cuantía, el numeral 14 del referido procedimiento define
que “Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o
incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorporan,
teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La
depreciación puede registrarse en el momento de la adquisición o incorporación del activo o
durante los meses que resten para la terminación del período contable.
Los registros contables relativos a la depreciación de las Propiedades, planta y equipo de la
Corporación Autónoma Regional de Nariño deben realizarse con sujeción al principio de registro
que busca que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales se reconozcan
cronológica y conceptualmente con el propósito de reflejar en los estados contables la realidad
de su situación financiera y de resultados, para evitar que se sobreestimen los activos, así como
la subestimación de los gastos.

Se precisa igualmente, que la depreciación de las Propiedades, planta y equipo debe realizarse
teniendo en cuenta la vida útil durante la cual se estima que un bien pueda ser usado por la
entidad para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal, y tratándose de activos de
menor cuantía podrá depreciarlos durante el mismo periodo de su adquisición, siendo ésta una
decisión discrecional de la entidad contable pública.

Así las cosas y dado que el método de depreciación en línea recta consiste en determinar una
alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre su vida
útil estimada, no es procedente que dicha alícuota se modifique de manera automática por
criterios diferentes a situaciones tales como las adiciones y las mejoras y/o la nueva estimación
de la vida útil del activo según se establece en el Régimen de Contabilidad Pública.

CONCLUSIÓN

La depreciación de las Propiedades, planta y equipo de la Corporación Autónoma Regional de

Nariño debe reconocerse con sujeción al principio de registro, que busca que los hechos
financieros, económicos, sociales y ambientales se reconozcan cronológica y conceptualmente
con el propósito de reflejar en los estados contables la realidad de su situación financiera y de
resultados, para evitar que se sobreestimen los activos, así como la subestimación de los
gastos.

Dicha depreciación debe realizarse teniendo en cuenta la vida útil durante la cual se estima que
los bienes puedan ser usados por la Corporación, para el desarrollo de sus funciones de
cometido estatal, y tratándose de activos de menor cuantía podrá depreciarlos durante el
mismo periodo de su adquisición, siendo ésta una decisión de carácter administrativa
discrecional de la entidad.

Finalmente, dado que el método de depreciación en línea recta consiste en determinar una
alícuota periódica constante que se obtiene de dividir el costo histórico del activo entre su vida
útil estimada, no es procedente que dicha alícuota se modifique de manera automática por
criterios diferentes a situaciones tales como las adiciones y las mejoras y/o la nueva estimación
de la vida útil del activo definidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

Doctor
JUAN PABLO CAMACHO
Alcalde Local de Usaquén
Carrera 6 No. 118-03
Ciudad

Asunto 310 Consultas contables

13 Finalizar trámite
20086-116127

TEMA: Propiedades, planta y equipo

SUBTEMA: Bienes de uso permanente y sin contraprestación

ANTECEDENTES
Respetado Doctor Camacho, reciba un cordial saludo:

Me refiero a su comunicación radicada con el expediente 20086-116127, en la cual solicita que

se le indique el valor por el cual se deben celebrar los contratos de comodato, si por el costo
histórico o por su valor en libros, debido a que el ente de control en su respectivo proceso de
auditoría ha manifestado que el valor registrado en los estados contables no es el mismo por el
cual se celebró y firmó el comodato. Sin embargo, la entidad de control manifiesta que
jurídicamente el valor del comodato debe actualizarse periódicamente o mensualmente
debiéndose realizar un otrosí.

CONSIDERACIONES

Para dar respuesta a su inquietud, es pertinente observar el numeral 25 del Procedimiento

Contable para el Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades,
Planta y Equipo contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública,
el cual indica que “Los bienes de uso permanente sin contraprestación son los recibidos por la
entidad contable pública sin que medie el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de
contraprestación alguna, para ser utilizados de manera permanente en desarrollo de sus
funciones de cometido estatal, con independencia del plazo pactado para la restitución. Estos
bienes se reconocen como propiedades, planta y equipo cuando la operación se realiza entre
entidades del gobierno general.

La entidad del gobierno general que entrega a otra entidad del gobierno general, bienes para el
uso permanente y sin contraprestación, debita las subcuentas que correspondan de las cuentas
1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la
naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. La diferencia
se registra debitando la subcuenta que corresponda de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL o
3208-CAPITAL FISCAL. En caso de haberse registrado valorizaciones, se debita la subcuenta
que corresponda, de la cuenta 3115- SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT POR
VALORIZACIÓN y se acredita la subcuenta respectiva, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES.
Adicionalmente, la entidad debe controlar estos bienes en cuentas de orden deudoras, para lo
cual debita la subcuenta 834704-Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 8347-BIENES
ENTREGADOS A TERCEROS y acredita la subcuenta 891518-Bienes entregados a terceros, de la
cuenta 8915-DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR).

Por su parte, la entidad del gobierno general que recibe los bienes los registra por el valor
convenido, que puede ser el valor en libros o uno estimado mediante avalúo técnico, debitando
la subcuenta que identifique, en cada cuenta, los bienes de uso permanente sin
contraprestación y acreditando la subcuenta 312531-Bienes de uso permanente sin
contraprestación, de la cuenta 3125- PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO o 325531-Bienes
de uso permanente sin contraprestación, de la cuenta 3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL
INCORPORADO”. (Subrayado fuera de texto)

El citado numeral en lo relacionado con la entidad de gobierno general o empresa que entrega
bienes para el uso permanente sin contraprestación a una empresa pública, indica que “La
entidad del gobierno general, o la empresa, que entrega a una empresa pública bienes para el
uso permanente y sin contraprestación, debita las subcuentas que correspondan, de las
cuentas 1685-DEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR) y 1695-PROVISIONES PARA PROTECCIÓN DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR) y acredita la subcuenta de la cuenta que identifique la
naturaleza del bien trasladado, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO.

La diferencia se registra debitando la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1920-BIENES

ENTREGADOS A TERCEROS. De haberse reconocido valorizaciones, se debita la subcuenta
199977-Otros activos y se acredita la subcuenta que identifique la naturaleza del bien
reclasificado, de la cuenta 1999-VALORIZACIONES. También se debita la subcuenta que
identifique la naturaleza del bien entregado y se acredita la subcuenta 311576-Otros activos o
324077-Otros activos, de la cuenta 3115-SUPERÁVIT POR VALORIZACIÓN o 3240-SUPERÁVIT
POR VALORIZACIÓN, según corresponda.

La empresa que recibe de otra empresa, o de una entidad del gobierno general, bienes para el
uso permanente y sin contraprestación, los registra acreditando la subcuenta 934619-
Propiedades, planta y equipo, de la cuenta 9346-BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS y
debitando la subcuenta 991506-Bienes recibidos de terceros, de la cuenta 9915-ACREEDORAS
DE CONTROLPOR CONTRA (DB)”

En ese orden de ideas, los bienes de uso permanente sin contraprestación son los que entrega
una entidad pública a otra sin que medie el traslado de propiedad. Ahora bien, cuando esta
operación se realiza entre entidades del gobierno general, la entidad que entrega debe retirar el
bien de su contabilidad y llevar un control en cuentas de orden. Por su parte, la entidad que
recibe los bienes los incorpora en la respectiva subcuenta de la cuenta que identifique la
naturaleza del bien recibido, por el valor convenido que puede ser el valor en libros o uno
estimado mediante avalúo técnico.

Ahora bien, cuando una entidad de gobierno general o empresa entrega bienes para el uso
permanente sin contraprestación a una empresa pública, reclasifica la diferencia entre el costo
histórico del bien y las cuentas valuativas a la cuenta 1920-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS,
y la entidad que recibe los bienes los registra en cuentas de orden acreedoras para efectos de
control.

Para ambos casos, en el evento en que los bienes pierdan capacidad operacional o se realicen
adiciones o mejoras a los mismos, o cualquier otra modificación que afecte su valor, la entidad
que recibió los bienes debe realizar los registros contables correspondientes, empleando como
documentos soporte las facturas, valorizaciones y demás documentos generados.

Así mismo, debe informar a la entidad propietaria de los bienes para que esta proceda a
actualizar el valor registrado en su contabilidad, bien sea en cuentas de orden o en la cuenta
1920-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS.

CONCLUSIÓN

Respecto al valor por el cual se deben celebrar los contratos de comodato serán las entidades
que participan en el mismo, las que definan si el valor debe corresponder al valor en libros o a
uno establecido mediante avalúo técnico.

No obstante, para efectos contables se debe tener en cuenta que para el caso de las entidades
de gobierno general, la entidad que entrega los bienes los retira por su valor en libros, y la
entidad que los recibe los incorpora por el valor convenido, el cual puede ser el valor en libros o
el establecido mediante avalúo técnico.

Para el caso de una entidad de gobierno general o una empresa que entrega bienes para el uso
permanente sin contraprestación a otra empresa, reclasifica la diferencia entre el costo histórico
del bien y las cuentas valuativas a la cuenta 1920-BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, y la
entidad que recibe los registra en cuentas de orden acreedoras de control por el valor
convenido.

Para ambos casos, en el evento en que los bienes pierdan capacidad operacional o se realicen
adiciones o mejoras a los mismos, o cualquier otra modificación que afecte su valor, la entidad
que recibió los bienes debe realizar los registros contables correspondientes, empleando como
documentos soporte las facturas, valorizaciones y demás documentos generados. Así mismo,
debe informar a la entidad propietaria de los bienes para que esta proceda a actualizar el valor
registrado en su contabilidad, bien sea en cuentas de orden o en la cuenta 1920-BIENES
ENTREGADOS A TERCEROS.

Si se requiere la elaboración de un otrosí, para efectos de actualizar el valor del contrato, es

una decisión administrativa que dependerá de lo pactado entre las partes, dado que para
efectos contables basta con las facturas, valorizaciones y demás documentos que soporten las
modificaciones realizadas a los bienes.