Sunteți pe pagina 1din 4

MACHETA Nr.

4
Consiliul Judeţean Botoşani

CHESTIONAR MINIMAL
pentru evaluarea sistemului de control intern

Nr. Explicaţii / Documentele


OBIECTIVUL DA NU
crt. care probează răspunsul
Au fost stabilite obiectivele generale la nivelul ordonatorului principal de credite şi al
entităţilor aflate în subordine (conform legii de organizare şi funcţionare sau documentului
1 de politică şi strategie aprobat de conducere)?
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Au fost stabilite obiectivele specifice la nivelul ordonatorului principal de credite şi al
entităţilor publice aflate în subordine?
2 cu excepţia unei structuri
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
funcţionale
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Au fost stabiliţi indicatori de performanţă pentru activităţile desfăşurate în entitate în vederea
monitorizării eficacităţii şi atingerii obiectivelor, la nivelul ordonatorului principal de
credite şi al entităţilor publice aflate în subordine? În cazul unui răspuns afirmativ,
3 menţionaţi indicatorii stabiliţi
cu excepţia unei structuri
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
funcţionale
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Au fost constituite comisii/grupuri de lucru cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi
îndrumare metodologică cu privire la sistemele proprii de control managerial, în
conformitate cu prevederile legale în vigoare?
4
Dispoziţia nr. 17 din
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
20.01.2014
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Au fost elaborate şi aprobate programe de dezvoltare a sistemelor de control managerial, în
conformitate cu prevederile legale în vigoare, atât la nivelul ordonatorului principal de
credite, cât şi la nivelul entităţilor aflate în subordine?
5
Dispoziţia nr. 30 din
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
18.02.2015
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Au fost identificate activităţile procedurale la nivelul ordonatorului principal de credite şi al
entităţilor aflate în subordine?
6 cu excepţia unei structuri
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
funcţionale
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Sunt elaborate şi aprobate proceduri operaţionale (instrucţiuni de lucru) aferente activităţilor
procedurale identificate, la nivelul ordonatorului principal de credite şi la nivelul entităţilor
aflate în subordine? În cazul unui răspuns afirmativ, menţionaţi numărul procedurilor
7 operaţionale aprobate comparativ cu numărul inventariat al procedurilor prevăzute a fi
elaborate.
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x 64 PO aprobate din 70
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
8 Procedurile operaţionale existente sunt actualizate periodic? x
9 Procedurile operaţionale stabilite includ şi descrieri referitoare la controlul intern? x PS 10 şi PS 15
Există o evaluare sistematică şi o monitorizare a riscurilor la nivelul ordonatorului
principal de credite şi al entităţilor aflate în subordine?
PS CJBT 02 şi Dispoziţia
10 nr. 122/2013,modificată
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
prin dispoziţia nr.80/2014
şi dispoziţia nr.281/2014
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Este completat registrul riscurilor la nivelul ordonatorului principal de credite şi al
entităţilor aflate în subordine în conformitate cu procedura de sistem privind managementul
riscului?
PS CJBT 02 şi Dispoziţia
11
nr. 122/2013,modificată
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
prin dispoziţia nr.80/2014
şi dispoziţia nr.281/2014
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
12 A fost elaborată o procedură privind managementul riscurilor la nivelul ordonatorului
principal de credite şi al entităţilor aflate în subordine?
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x PS CJBT 02
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
Există organizat la nivelul ordonatorului principal de credite un sistem de monitorizare pe
Dispoziţia nr.17 din
13 verticală a modului de implementare şi funcţionare a sistemelor de control intern/managerial x
20.01.2014
la entităţile aflate în subordine?
Au fost identificate funcţiile sensibile la nivelul ordonatorului principal de │ credite şi al
entităţilor aflate în subordine? În cazul unui răspuns afirmativ,menţionaţi funcţiile sensibile
identificate:
NA- nu au fost
14
identificate funcţii
- la nivelul ordonatorului principal de credite; x
sensibile la nivelul
instituţiei ( neaplicabil)
- la nivelul entităţilor aflate în subordine.
x Autoevaluarea şi raportul
S-au efectuat informările referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea privind sistemul de
15
sistemelor de control managerial, prevăzute de prevederile legale în vigoare? control intern/managerial
la data de 31.12.2014
Controlul financiar preventiv propriu a fost organizat în cadrul entităţii? Dacă da, vă rugăm Dispoziţia nr. 306 din
16 x
prezentaţi documente în acest sens. 27.10.2014
În anul 2013 au existat operaţiuni refuzate la viză? Dacă da, vă rugăm prezentaţi
17 x
documente în acest sens.
Proiectele de operaţiuni prezentate la controlul financiar preventiv propriu au fost însoţite de
18 documente justificative certificate în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii prin x
semnătură de către conducătorul compartimentului de specialitate care a iniţiat operaţiunea?
Au fost operaţiuni patrimoniale efectuate ca urmare a dispoziţiei ordonatorului de
19
credite/managerului, fără să existe viza de control financiar preventiv propriu?
Personalul de conducere de la toate nivelele are calificarea corespunzătoare realizării
20 x Fişele de post
sarcinilor specifice?
Sunt actualizate fişele postului cu sarcini şi responsabilităţi privind exercitarea controlului
21 x Fişele de post
intern/managerial?
x Dispoziţia nr.7 din
Există reglementări interne referitoare la angajare, salarizare, evaluarea performanţelor,
22 08.01.2015, Dispoziţia
sancţiuni ale nonperformanţei, promovare?
nr.180 din 11.7.2011
23 Sunt stabilite proceduri de delegare a responsabilităţilor? x PS 08 şi fişele de post
Planul de perfecţionare
a personalului din cadrul
aparatului de specialitate
24 Există un program anual de pregătire profesională a angajaţilor, precum şi managerilor? x din cadrul Consiliului
Judeţean Botoşani, pe
anul 2015

În programul de dezvoltare al sistemului de control intern managerial sau în programul de


25 pregătire profesională sunt cuprinse teme de instruire privind standardele de control x
intern/managerial?
26 Au fost evaluate rezultatele activităţii de pregătire profesională? x
Sunt stabilite reguli interne referitoare la exercitarea controlului asupra angajamentelor,
27 x
contractelor, cheltuielilor, leasingului, achiziţiilor?
Există o separare a atribuţiilor angajaţilor, respectiv atribuţiile de aprobare, control şi
28 x
înregistrare a operaţiunilor economice sunt încredinţate unor persoane diferite?
Există reguli interne referitoare la exercitarea controlului asupra legalităţii activităţilor care
29 x ROF
nu au caracter financiar?
30 Sunt stabilite reguli interne referitoare la accesul persoanelor la active şi informaţii? x În curs de finalizare
Conform dreptului de
31 Este controlat accesul la date şi înregistrări? x
acces
Există posibilitatea apariţiei de erori determinate de efectuarea de modificări în baza de date
32 x
de către persoane neautorizate?
Dispoziţia nr. 46 din
Prin sistemul de control intern s-au asigurat aprobarea şi efectuarea operaţiunilor exclusiv de
33 x 03.03.2015 şi Dispoziţia
către persoanele special împuternicite în acest sens?
nr. 306 din 27.10.2014
S-a asigurat înregistrarea operativă şi în mod corect a tuturor operaţiunilor economice şi a
34 x
evenimentelor semnificative?
Există procedură care să stabilească regimul circulaţiei şi arhivarea documentelor în cadrul
35 x PS 11şi PS 12
entităţii, separat pentru fiecare an financiar?
36 Sistemele contabile includ şi controale specifice?
Sistemul de control intern al entităţii include controlul:
● modului de formare a veniturilor, respectiv legalitatea modului în care acestea au fost
x
stabilite, urmărite şi încasate, la termenele prevăzute de lege dacă este cazul)?
● modului de angajare, lichidare, ordonanţare şi plată a cheltuielilor bugetare în legătură cu
37 x
scopul, obiectivele şi atribuţiile entităţii?
● respectării principiilor de economicitate, eficienţă şi eficacitate în utilizarea fondurilor
publice şi în administrarea patrimoniului public şi privat al statului/unităţii administrativ- x
teritoriale?
38 Există un sistem de raportare periodică către conducătorul entităţii, indiferent de format? x
Sistemul de informare permite conducerii să monitorizeze în mod eficient obiectivele şi
39 x
activităţile stabilite?
40 Sistemul de informare şi comunicare este adaptat periodic la schimbările apărute? x
Există un sistem intern de comunicare scris/electronic/oral care să permită angajaţilor
41 x
desfăşurarea în condiţii eficiente a activităţii lor?
42 Există proceduri interne ce stabilesc accesul la informaţii de interes public? x PO-CRPP.02
Există proceduri interne cu privire la înregistrarea, analiza, verificarea, soluţionarea şi
43 x PO-CRPP.01
remiterea răspunsurilor la petiţii?
Există proceduri interne cu privire la înregistrarea, analiza, verificarea, soluţionarea şi
44 x PS 05, PS 06,PS 07
monitorizarea neregulilor/fraudelor? Sunt implementate măsuri preventive?
45 Există un site oficial cu informaţii actualizate? x
46 Se adaptează controlul intern la schimbările de mediu intern şi extern? x
Există o procedură privind analiza structurii şi funcţionării departamentelor, direcţiilor,
47 x PS10
serviciilor sau a birourilor?
Se întreprind acţiuni de îmbunătăţire a controlului managerial, urmărindu-se propriile
48 x
constatări din anii precedenţi?
x Rezoluţia pusă de
Rezultatele controalelor efectuate, măsurile dispuse şi modul de îndeplinire a acestora sunt conducerea instituţiei pe
49
analizate la nivelul conducerii entităţii? Dacă da, vă rugăm să prezentaţi dovada. rapoartele întocmite de
organele de control
Au fost făcute propuneri de măsuri menite să îmbunătăţească parametrii de îndeplinire a
50 x
activităţii angajaţilor şi eficientizarea timpului de lucru?
Propunerile de măsuri menite să îmbunătăţească parametrii de îndeplinire a activităţii
51 x
angajaţilor, corectarea erorilor au fost implementate în totalitate?
La ce nivel apreciaţi proiectarea şi funcţionarea controlului intern în entitate?
- foarte bine;
52 - bine; Bine
- satisfăcător;
- nesatisfăcător.
53 La nivelul entităţii este elaborat un cod etic? x Dispoziţia nr. 155/2012
x Proces-verbal cu
semnături de luare la
Reglementările în domeniul eticii sunt aduse la cunoştinţa personalului (prin distribuire,
54 cunoştinţă. Codul etic
informare sau postare pe pagina web a entităţii)?
este postat pe site-ul
instituţiei
Reglementările în domeniul eticii conţin aspecte referitoare la:
1. Principii:
- integritatea morală;
profesionalismul;
supremaţia Constituţiei şi
a Legii; prioritatea
- respectarea principiilor şi valorilor etice în cadrul entităţii (integritate, competenţă
interesului public;
profesională, conduită profesională etc.)? Detaliaţi principiile şi valorile etice stabilite prin x
55 imparţialitatea şi
cod;
nediscriminarea; etc.
2. Valori:
- angajamentul; lucrul în
echipă; transparenţa
internă şi externă; etc.
- încurajarea personalului de a comunica preocupările în materie de etică; x
- contribuţia personalului de conducere la crearea unui mediu adecvat acestei comunicări. x
Entitatea organizează periodic schimburi de experienţă în domeniul eticii şi/sau întâlniri cu
56 x
personalul având ca scop soluţionarea unor dileme etice?
În cadrul entităţii există o persoană desemnată sau o comisie, un comitet, care să aibă ca
57 x
sarcină consilierea personalului în probleme de natură etică?
Entitatea are instrumentele necesare evaluării gradului de cunoaştere a reglementărilor
58 x
în domeniul eticii? Nominalizaţi aceste instrumente (de exemplu: chestionare).
Personalul este instruit periodic în privinţa modului de aplicare a reglementărilor în
59 x
domeniul eticii? Precizaţi formele de instruire utilizate.
60 Dacă au fost efectuate acţiuni de instruire ale personalului în domeniul eticii, câte astfel de x
Există o procedură prin care personalul este obligat să depună periodic sau în anumite
61 x
situaţii declaraţii privind cunoaşterea şi conformitatea cu principiile şi valorile etice?
Declaraţia de avere,
Declaraţia de interese şi
Dispoziţia nr. 70/2013 –
Planul sectorial de acţiune
Sunt instituite proceduri pentru gestionarea în mod corespunzător a situaţiilor de conflict de
62 x privind implementarea
interese?
Strategii Naţionale
Anticorupţie pentru
perioada 2012-2015 din
cadrul CJBT
La evaluările anuale ale performanţelor profesionale individuale sunt prevăzute şi aprecieri
63 x
de natură etică?
La selectarea personalului în vederea angajării sunt avute în vedere şi aspecte de natură
etică, cum ar fi declararea unor eventuale situaţii de conflict de interese, riscul de a intra într- Dispoziţia nr.7 din
64 x
o relaţie profesională ierarhică directă cu rude, litigii anterioare cu entitatea, antecedente 08.01.2015,
penale etc.?
Există o procedură de cercetare disciplinară prealabilă a angajaţilor pentru cazurile în care HG. nr. 1344 din 31.10.
65 x
se sesizează sau se înregistrează abateri disciplinare? 2007 şi Legea nr. 53/2003
66 Există o procedură de protejare a avertizorilor în interes public? x PS 09
Au existat cazuri în care persoane din afara entităţii sau din interiorul acesteia au sesizat
67 x
încălcarea normelor de natură etică de către personalul entităţii?
68 Câte astfel de cazuri au existat? x
Au existat situaţii de încălcare a normelor de conduită etică şi profesională în cadrul
69 x
entităţii?
70 Câte cazuri au existat în ultimii 3 ani? x
Cum au fost soluţionate aceste cazuri (câte s-au soldat cu sancţiuni şi câte s-au dovedit
71 x
neîntemeiate)?
Precizaţi orice alte măsuri luate sau metode adoptate de entitate în vederea creşterii
72 conştientizării principiilor şi valorilor etice, precum şi pentru evaluarea eticii în cadrul x
entităţii, inclusiv prin implicarea compartimentului de audit intern.

p. Preşedinte,
Vicepreşedinte,
Gheoeghe Sorescu

Secretar al judeţului – Bejenariu Marcel Stelică


Director executiv – Magda Didii
Consilier – Simiuşcă Silvia