Managementul materialelor, aparaturii şi instrumentarului în

cabinetul stomatologic in acord cu manoperele clinice

Curs n° 2
Evaluarea nevoilor în materie de aparatură/echipamente medicale
în cabinetul de medicină dentară

Conţinutul cursului:

 Introducere
 Obiectiv
 Abordare generală
 Abordare specifică
• Etapa I: Informaţii de bază despre nevoile în materie de
servicii sanitare
• Etapa II: Informaţii de bază despre nevoile în materie de
servicii sanitare disponibile
• Etapa III: Informaţii de bază în materie de dispozitive
medicale
• Etapa IV: Informaţii de bază în materie de resurse umane
• Etapa V: Informaţii de bază în materie de finanţe
• Etapa VI: Analiză şi interpretări
• Etapa VII: Ierarhizarea şi aprecierea opţiunilor
- ierarhizare
- aprecierea opţiunilor
- conceperea unui plan de punere în aplicare
 Concluzii

1
 Scopul expunerii noastre este:
- Să identifice nevoile;
- Să studieze nevoile în informaţii de bază;
- Să analizeze informaţiile culese;
- Să ierarhizeze nevoile specifice.

Introducere
 Evaluarea nevoilor este un proces complex care:
 include mai multe variabile
 aduce decidenţilor informaţiile necesare pentru:
- clasarea nevoilor în ordinea importanţei;
- alegerea aparaturii/echipamentelor medicale / stomatologice adecvate.

 Evaluarea nevoilor constă în:

- identificarea;
- definirea nevoilor prioritare în materie de aparatură/echipamente medicale /
stomatologice, realizate in concordanta cu protocoalele de lucru pe manopere si diferite
entitati clinice;

 Evaluarea nevoilor ţine seama de:

- obiectivele generale ale activitatii medicale dentare,avind ca si coordonate esentaile
restabilirea tuturor fuctiilor sistemului stomatognat, asigurind atit functionalitatea cit si
principiile biomecanic si estetic,atit de important in societatea actuala;;
- echipamentele daja existente;
- infrastructura existentă;
- planul de utilizare pe termen lung in concordanta cu tipul de manopere ce se realizeaza
in cabinetul sau clinica de medicina dentara;
- dezvoltarea resurselor umane;
- utilizatorul final.

 Evaluarea nevoilor
 este
- o activitate frecventă în cadrul programului de întreţinere a materialului medical;
 intervine
- când se actualizează inventarul aparaturii/echipamentelor medicale;
- când se reevaluează serviciile;
- când se înlocuieşte aparatura/echipamentele.

Obiectivul
Principalul obiectiv este de a defini o abordare metodologică, furnizând instrumente şi
exemple care vor permite evaluarea corectă a situaţiei actuale şi nevoile viitoare în materie de
aparatura/echipamente medicale/stomatologice.

Resursele şi exemplele furnizate (sau citate) trebuie să permită alegerea sau adaptarea
acestor principii în funcţie de necesităţile particulare.
Le putem folosi pentru o unitate medicala izolată sau pentru o reţea de unitati medicale. Este
important să alegem bine instrumentele şi să le aplicăm în mod adecvat.

Abordarea generală

2
 Evaluarea nevoilor constă în:
- examinarea asigurarii cu aparatura/echipamente medicale/ stomatologice a instituţiei/
regiunii/ţarii;
- compararea lor cu cele care ar trebui să fie disponibile;
- examinarea normelor recunoscute pe plan european, national şi local.
Diferenţa constatată arată care sunt necesităţile per ansamblu.

Putem întocmi o listă ierarhizată a nevoilor aşa cum se vede în tabelul 1 prezentat mai jos.
Găsim aici:
- întrebările ce se pot pune;
- datele necesare pentru a răspunde la aceste întrebări;
- instrumentele necesare pentru culegerea şi evaluarea datelor.

Tabelul 1. Abordarea generală în evaluarea nevoilor (procesul)

Nr Intrebări Date cerute Instrumente Rezultat
crt.
1 Ce servicii de • Populaţia (populaţia • Procesul «certificatului de nevoi»
sănătate dorim/ de ţintă, zona deservită) • Linii directoare referitoare la practica clinică (CPG)
ce servicii de • Furnizorii de servicii • Chestionare pentru anchetă
sănătate avem medicale/stomatologice
• Norme referitoare la tratamente
nevoie? disponibili
• Date epidemiologice • Ansamblu integrat de tehnologii medicale.
2 Ce avem la • Servicii medicale/ • Chestionare pentru cartografierea serviciilor
dispoziţie? (situaţii stomatologice disponibile disponibile
/ limitări locale) • Lista dispozitivelor • Manuale / instrumente de evaluare
medicale disponibile • Instrumente de gestionare a depozitului
• Resurse umane • Sistem de gestionare a mentenanţei asistat de
disponibile
calculator (GMAO).
3 Ce norme / practici • Norme / recomandări  Listele de aparatura/echipamente medicale/
mai bune privitoare la acoperirea stomatologice (esenţiale) conform tipului de
recomandate şi prestărilor de servicii instituţie medicala sau a procedurii clinice.
existente pot fi medicale (zone deservite)
aplicate sau • Norme / recomandări
privitoare la aparatura/
adaptate? echipamentele medicale/
stomatologice
• Norme / recomandări
privitoare la resursele umane
necesare pentru funcţionarea
/ întreţinerea / gestionarea
aparaturii/echipamentelor
medicale/ stomatologice.
4=3-2 Abatere totală: Listă de nevoi
generale
5 Care sunt resursele • Bugetul (cheltuieli de
financiare / umane aparatura/echipamente
de care dispunem? medicale/ stomatologice
şi operaţionale)
• Resurse umane.
6=4-5 Nevoi prioritare: Lista
ierarhizată a
nevoilor

3
 In imaginea de mai jos se prezintă procesul general de evaluare a nevoilor de
aparatura/echipamente medicala/de stomatologie:

4
5
 Abordare specifică
Pornind de la abordarea generală, vom rezuma cele şapte etape specifice colectării şi analizei
datelor care constituie procesul de evaluare a nevoilor de aparatura/echipamente medicale/de
stomatologie.
Etapele I – III se referă la colectarea informaţiilor de bază legate de:
o nevoile legate de serviciile de sanatate oro-dentara;
o serviciile de sanatate disponibile;
o tehnologiile sanitare.
Etapele IV şi V se referă la situaţia:
o resurselor umane;
o financiara;
o a managementului unitatii medicale respective;
o a regiunii;
o a Statului.
Etapa VI conţine sugestii legate de:
o analiza;
o interpretarea rezultatelor etapelor I – IV.
În sfârşit,
Etapa VII examinează:
o ierarhizarea;
o evaluarea opţiunilor.
Tabelele prezentate pentru etapele I şi V rezumă:
o informaţiile care trebuie culese;
o datele care trebuie examinate în timpul procesului de colectare;
o rezultatul scontat al procesului.
Tinând cont de natura transverală a procesului, aceleaşi rezultate pot fi menţionate în cadrul
mai multor etape.

Etapa I: Informaţii de bază despre nevoile în materie de servicii de sanatate

Situaţia geografică locală
şi situaţia sănătăţii
publice Elemente luate în calcul Rezultat

- Populaţia din zona ţintă,
incluzand mărimea regiunii/
zona, nr de locuitori şi
densitatea populaţiei.
- Rata de morbiditate din
cauza principalelor maladii.
- Nevoi epidemiologice (maladii - priorităţi). - Nevoi legate de prestări
- Chestiuni epidemiologice (nr de locuitori / zona de servicii de sanatate
deservită, precent de pacienţi). adecvate.
- CPG / protocoale / recomandări naţionale sau locale.
- Norme referitoare la diagnostic şi la tratamentul
deverselor maladii recunoscute internaţional.
- Ierarhizarea problemelor legate de îngrijirile medicale.

Realizarea etapei I este esnţială deoarece se referă direct la situaţia sănătăţii populaţiei ţintă.

OMS dispune de informaţii (generale) despre ţări, în vreme ce ministerele naţionale ale
sănătăţii dispun de informaţii mai detaliate.

6
 Etapa II: Informaţii de bază despre nevoile în materie de servicii de sanatate
disponibile
Situaţia referitoare la Elemente luate în calcul Rezultat
prestarea de servicii

- Servicii de sanatate - Disponibilitatea şi accesibilitatea serviciilor - Harta disponibiltăţii

disponibile sanitare. serviciilor de sanatate
- Instituţii (de ex. spitale, - Părerile populaţiei ţintă despre prestarea serviciilor (privire generală).
centre de sanatate, cabinete de sanatate. - Harta unitatilor medicale/
etc.) - Tipul, numărul şi starea instituţiilor medicale. centrelor de sanatate.
- Resurse umane - Nivelul efectivelor actuale.

Este important să evaluăm situaţia existentă pentru a măsura diferenţa între ceea este necesar
şi ceea ce există.
Pentru a obţine informaţii pertinente se pun întrebări de genul:
 Unde este / sunt situată / situate instituţia / instituţiile ?
 Ce servicii de sanatate orodentara sunt disponibile în cabinetul de medicina dentara sau
clinica ?
 Ce categorii de pacienti se prezinta la cabinetul/clinica de medicina dentara(varstă, sex,
repartizare geografică etc.)?
 La ce nevoi specifice răspunde instituţia (şi răspund serviciile sale)?
 Cum îi primeşte instituţia pe pacienţi care vin şi cine le recomandă acel cabinet/clinica de
medicina dentara?
 Câţi pacienţi primeşte instituţia pe săptămână/pe lună/pe trimestru/pe an?
 Câţi pacienţi sunt orientaţi săptămânal / lunar către alte organisme?
 De câţi pacienţi se ocupă membrii personalului?
 Câţi membri de personal cu normă întreagă lucrează în unitatea respectiva şi cât timp alocă
efectiv aceştia pentru pacienţi?
 Există informaţii reieşite din anchete cu privire la (gradul de) mulţumire a personalului sau
a celor care utilizează (serviciile) instituţiei?
 Cum ajung pacienţii la instituţie (de ex. pe jos, cu mijloacele de transport în comun etc.)?
 Serviciul este uşor accesibil cu mijloacele de transport publice?

Etapa III: Informaţii de bază în materie de echipamente medicale

Situaţia referitoare la dispozitivele Elemente luate în calcul Rezultat

medicale

- Disponibilitatea şi starea - Inventarul echipamentului medical şi - Harta instituţiilor

aparaturii/echipamentelor medicale/de mai ales situaţia şi starea acestuia.
- Inventarul echipamentului
stomatologie (anume tipul, numărul, - Infrastructura gestiunii tehnologiilor
localizarea şi starea fizică) sanitare existente (sau absenţa medical (cantitativ şi calitativ).
- Starea sistemelor de aprovizionare cu infrastructurii). -Planul infrastructurii
curent electric şi cu apă şi a celor de tehnologiilor sanitare.
eliminare a deşeurilor provenite din
folosirea aparaturii/echipamentelor
medicale/de stomatologie.

7
 Etapa a III-a este esenţială în procesul referitor la tehnologiile de sanatate. In principal este
vorba de a recenza ceea ce este disponibil atât în materie de aparatura/echipamente medicale/de
stomatologie şi de infrastructuri organizaţionale corespunzătoare, cât şi în privinţa stării acestora.
Este important să culegem cât se poate de multe informaţii detaliate şi fiabile, deoarece orice
schimbare şi orice corectare sau ameliorare vor avea urmări importante asupra resurselor
financiare şi umane, ca şi asupra mediului înconjurător.
Abordarea de poate diviza în două etape:
 Prima de evaluare cantitativă neutră;
 A doua de evaluare calitativă mai detaliată.
Este treaba managerului să le pună în practică şi să decidă dacă cea de a doua etapă este
dorită sau necesară.
Informaţiile necesare care trebuie culese cuprind mai ales următoarele (domenii):

 Infrastructura
 tipul, dimensiunea, poziţionarea facilitatilor sanitare (localuri, clădire / clădirilor);
 disponibilitatea şi starea:
- reţelei de aprovizionare cu apă, racordarea şi instalaţiile (de ex. de unde vine apa?
ce calitate are? etc.)
- reţelei electrice, branşementele şi instalaţiile (de ex. dacă este disponibil un
generator)
- sistemului de eliminare a deşeurilor (de ex. cum sunt tratate, triate şi eliminate
deşeurile?)

 Echipamentul medical
 tipul şi cantitatea de echipamente
 numele şi marca
 modelul
 anul fabricaţiei
 data instalării
 situarea in unitatea medicala respectiva
 starea fizică (funcţional / scos din uz / reparabil)
 piese de schimb necesare/disponibile pentru reparaţie
 instrumente disponibile pentru control, întreţinere şi reparaţie
 istoricul echipamentului medical, dacă e cazul (durata de fucţionare / de utilizare,
întreţinerea / repararea).

 Gestionarea tehnologiilor de sanatate

 Felul structurii administrative existente şi mai ales responsabilităţile
 Politica existentă (dacă e cazul).

Etapa IV: Informaţii de bază în materie de resurse umane

Resurse umane Elemente luate în Rezultat
consideraţie

-Instruirea şi cantitatea de resurse -Disponibilităţile, capacităţile -Informaţii asupra resurselor

umane cerute pentru a răspunde şi competenţele resurselor umane (planificarea incadrarii
cu personal).
cererii de îngrijiri de sanatate (definită umane existente.
-Harta instruirii şi formării.

8
 conform rezultatelor etapei I).

Informaţiile minimale cerute pentru colectare şi evaluare sunt următoarele:

 Posturi existente şi descrierea sarcinilor (de lucru)
 Numărul posturilor vacante
 Situaţia şi disponibilitatea (resurselor umane):
- (absolvenţi de) învăţământ, superior sau mediu profesional
- formarea continuă
- formarea individuală (sau la faţa locului)
- planificarea resurselor umane.

Etapa V: Informaţii financiare de bază

Situaţia financiară Elemente luate în calcul Rezultat

-Capacitatea de finanţare a tuturor operaţiilor -Resurse financiare. -Bugetul.

din instituţie şi mai ales a serviciilor medicale, a
tehnologiilor sanitare şi a infrastructurii (etapele
II şi III de mai sus).

Informaţiile minimale cerute pentru colectare şi evaluare sunt următoarele:

 bugetul şi cheltuielile din exerciţiile bugetare precedente
 bugetul actual
 sistemul de supraveghere şi control al bugetului.
Din momentul în care informaţiile au fost culese, acestea pot fi analizate şi interpretate şi se
pot trage concluziile. Analiza şi interpretarea trebuie să se bazeze direct pe informaţiile culese aşa
cum au fost descrise în etapele precedente.
Pentru a analiza în special nevoile în materie de aparatura/echipamente medicale/de
stomatologie trebuie să comparăm lista cu inventarul existent (care rezultă dine etapa III de mai
sus) cu una dintre normele recunoscute pe plan regional, national sau internaţional care se poate
aplica tipului de instituţie medicala respectiv şi / sau tipului de intervenţie examinat şi să evaluăm
diferenţele (cu un GMAO, de exemplu).
Odată ce informaţiile au fost analizate şi s-au tras concluziile, ar trebui să fie luate deciziile
care depind de mai multe activităţi esenţiale: ierarhizarea, aprecierea opţiunilor şi punerea în
practică.
 Ierarhizarea- clasarea nevoilor identificate pentru a decide priorităţile dictate de situaţia
locală. In practică, sarcinile de ierarhizare şi apreciere a opţiunilor sunt direct legate una de alta.
Este bine să le examinăm împreună.
 Aprecierea opţiunilor- pot exista mai multe feluri de a satisface nevoile identificate.
Trebuie luate în calcul mai multe opţiuni iar opţiunile alese vor depinde de mai mulţi factori,
printre care:
 cum au fost ierarhizate nevoile;
 care vor fi efectele probabile pentru fiecare opţiune;
 resursele disponibile.

Vor fi prioritare măsurile care vor avea efecte pozitive asupra capacităţii de a oferi servicii
de sanatate optime populaţiei ţintă şi care necesită un minim de resurse suplimentare.
Este de preferat să operăm nişte schimbări ale căror efecte vor fi fiabile şi vor necesita
resurse importante.

9
 Intre cele două se află măsuri susceptibile de a avea efecte importante dar care necesită de
asemenea resurse importante.
In cele mai multe situaţii, acestea nu vor fi selecţionate pentru acţiuni imediate, dar vor fi
păstrate ca opţiuni pe termen lung.
Tabloul de mai jos prezintă o modalitate de a ilustra schimbările posibile, ca urmare a unei
evaluări de nevoi.

Matrice a ierarhizării PRSA (planificare, realizare, studiere, acţionare)

Mijloace financiare / resurse Efecte probabile ale schimbărilor
necesare pentru a opera
schimbări Slabe Importante

Slabe Tintă uşoară: aşteaptă Câştigă: Mergi înainte!

Importante Abţine-te sau aşteaptă Problematic: aşteaptă

E bine să se examineze problemele esenţiale când se apreciază opţiunile şi ierarhizarea

nevoilor în urma evaluării.
Aceste probleme se referă la:
 efecte;
 schimbări posibile;
 acceptabilitate;
 resurse posibile/disponibile.

Tabelul de mai jos este adaptat domeniului tehnologiilor sanitare.

Intrebări esenţiale pentru ierarhizarea şi aprecierea opţiunilor

Intrebări esenţiale care trebuie puse când apreciem opţiunile şi ierarhizarea

Efecte
• Care sunt schimbările ce vor avea efecte pozitive asupra satisfacerii nevoilor?
• Nevoile identificate vor corespunde rezolvarii unei probleme prioritare de sanatate locale sau naţionale (de
ex. boala carioasa etc.)?
• Ce s-ar întâmpla dacă nevoile nu vor fi satisfăcute ?
Schimbări posibile
• Ce elemente pot fi modificate şi ameliorate eficient?
• Există dovezi de eficienţă a anumitor intervenţii?
• Efectele negative pot fi oprite sau reduse?
• Politicile naţionale sau locale, profesionale sau instituţionale enunţă directive referitoare la măsurile ce
trebuie luate (de exemplu linii directoare naţionale, etc.)?
Acceptabilitate
• Care opţiuni în favoarea schimbărilor pentru furnizorii de servicii de sănătate, pentru populaţia ţintă şi
pentru responsabili au cele mai multe şanse să fie acceptate?
• Ce consecinţe nedorite ar putea avea o schimbare?
Resurse necesare
• Ce resurse sunt necesare pentru a opera schimbările propuse?
• Ce resurse existente pot fi utilizate în mod diferit?
• Ce resurse vor fi disponibile dacă acţiunile ineficiente sunt suspendate / modificate (de ex. gestionarea
adecvată a tehnologiilor medicale, etc.) ?

10
 • Mai există şi alte resurse încă neevidenţiate (de ex. generarea unor venituri prin sponsorizare, eventuale
parteneriate publice-private etc.) ?
• Ce acţiuni vor avea un efect maxim pentru resursele utilizate?
 Punerea în practică- odată ce s-a convenit maniera de a răspunde nevoilor, se vor stabili
un calendar şi, mai ales, un plan de alocare a resurselor.
Planul de punere în practică trebuie să fie:
- realist
- realizabil
- beneficientul unei finanţări adecvate.
Un plan bun de execuţie cuprinde:
în primul rând:
 scopul acţiunii
 obiectivele acţiunii
 măsurile
 etapele specifice.
în al doilea rând:
 numele persoanelor responsabile pentru implementarea fiecarei parti a planului
 acţiunile acestora
 timpul afectat fiecărei acţiuni
 competenţele lor
 instruirea acestora (având întâietate mai ales gestionarea, politica şi structurile legate de
tehnologiile de sanatate)
apoi:
 detalii despre resursele care vor fi necesare:
- aparatura/echipamente medicale/de stomatologie
- sistemul administrativ
- sistemul de management
- tehnologiile informatice
în sfârşit:
 o descriere clară a modului
- în care va ajunge planul la bun sfârşit
- în care se va evalua punerea sa în practică
- în care persoanele implicate vor fi motivate.

Concluzii
Procesul de evaluare a nevoilor este un instrument puternic care permite determinarea
nevoilor în materie de aparatura/echipamente medicale/de stomatologie pentru o instituţie, o
regiune sau o ţară.
Culegând informaţiile de bază şi comparându-le cu una dintre norme, după preferinţă, se
poate constata diferenţa care există între acestea.
Determinând utilizarea optimă a resurselor disponibile pentru a acoperi această diferenţă, va
fi posibilă ierarhizarea activităţilor care vor conduce, în cele din urmă, la o ameliorare a furnizarii
serviciilor de sănătate şi a calităţii acestora.

Bibliografie

11