LA INFORMACIÓN CONTABLE Y LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Considerando al sistema como un conjunto que no puede ser dividido en partes independientes se
pueden identificar como:

Cada parte del sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del sistema en general, y
cada sistema tiene algunas propiedades esenciales, que no tienen ninguna de las partes.

Las propiedades esenciales del sistema, se derivan entonces de la forma en que cada una de sus partes
interactúa, es por ello que el diseño de un sistema requiere de la síntesis o reunión de cosas.

Componentes de la Información y los sistemas de información

Normalmente, los sistemas de información o las aplicaciones contables poseen dos partes básicas.

1. El modelo de Datos.
2. Los recursos para la toma de decisiones.

El primero Modelo de datos, se caracteriza por invitar a ampliar de manera general, todos los elementos
conceptuales y teóricos que sustentan el desarrollo de la aplicación o del sistema de información
contable; tomándolos como fuente de los datos, el ejercicio que hay que realizar, no es otra cosa que el
especificar cada uno de los componentes que serán necesarios para realizar las etapas enunciadas en
la unidad anterior (identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar).

El modelo de datos entonces se define como la especificación de los datos o el nivel de detalle de los
mismos a fin de lograr la mayor interacción y especificidad para manejar todas las variables y disminuir la
incertidumbre.

El segundo los recursos para la toma de decisiones, competen al uso y la relación de las distintas
variables o datos que la convierten en información útil para la toma de decisiones. En él se encontrarán
conceptos tales como tiempo, cantidades, especificidad de clientes, conceptos de cumplimiento, criterios
de valoración entre otros.

Concepto de Sistema Empresarial y la Aplicación

En el sistema empresarial se identifican dos elementos básicos, la empresa es un sistema con

organización interna y a su vez con una clara separación de su entorno externo. Es un componente de
sistemas mayores como ya se expresó, por ejemplo con su sector económico especifico o en general la
economía. Una empresa contiene subsistemas. Estos componentes se analizarán cuando se dé una
revisión a las estructuras organizacionales.

Por el momento se realizará un análisis a un articulo del decreto 2649/93 con el cual se intentarán definir
algunos conceptos complementarios en relación con las aplicaciones y los sistemas, aspectos
específicos como la razón de ser de la información, su origen, uso y lo más importante la toma de
decisión inherente.

Para ello se mostrará dentro de un recuadro, los elementos teóricos que recogen el artículo, a fin de
relacionarlos con las normas básicas e iniciar el proceso de dar una explicación certera, a el porque de
las mismas y básicamente porque se ha construido el saber contable y el hacer que hoy se maneja
desde el punto de vista manual, automatizado y últimamente virtual izado (rompimiento tiempo -
espacio) con ayuda del Internet.

Para identificar claramente los elementos, modelo de datos y recursos para toma de decisiones;
empecemos por describir un articulo el cual se trascribe textualmente y se irá identificando en los
recuadros los elementos teóricos que manejan las normas de contabilidad generalmente aceptadas en
Colombia.
Tome el artículo 61 del decreto 2649

Articulo 61 Inversiones. “Las inversiones están representadas en títulos valores y demás documentos
a cargo de otros entes económicos, conservados con el fin de obtener rentas fijas o variables, de
controlar otros entes o de asegurar el mantenimiento de relaciones con estos. Cuando representa
activos de fácil enajenación, respecto de los cuales se tiene el propósito de convertirlos en efectivo
antes de un año, se denominan inversiones temporales, Las que no cumplen con estas condiciones de
denominan inversiones permanentes.

El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos ocasionados por su adquisición tales
como comisiones, honorarios e impuestos, una vez reexpresado como consecuencia de la inflación
cuando sea del caso, debe ser ajustado al final del periodo al valor de realización, mediante
provisiones o valorizaciones.

Para este propósito se entiende por valor de realización de las inversiones de renta variable, el
promedio de cotización representativa en las bolsas de valores en el último mes y, a falta de éste, su
valor intrínseco

No obstante, las inversiones en subordinadas, respecto de las cuales el ente económico tenga poder
de disponer que en el periodo siguiente le transfieran sus utilidades o excedentes, deben contabilizarse
bajo el método de participación, excepto cuando se adquieran y mantenga exclusivamente con la
intención de enajenarlas en un futuro inmediato, en cuyo caso debe contabilizarse bajo el método de
costo.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales
pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.

Cuando la contabilización de una inversión, conforme a este artículo de, deba cambiarse de método, los
efectos de tal cambio deben reconocerse prospectivamente.”

Explicación

La información en los recuadros bien puede ser parte del modelo de datos para obtener una aplicación,
este análisis requiere de mayor información, para ello se puede recurrir a los artículos correspondientes
en del decreto 2649/93 por ejemplo:

Articulo 10. Valuación o medición. Todos los recursos como los hechos económicos que los afecten (a
los entes económicos) deben ser apropiadamente cuantificados en términos de unidad de medida.

Con sujeción a las normas son criterios de medición aceptada el valor histórico, el valor actual, el valor
de realización y el valor presente.

Valor histórico es el que representa el importe original consumido u obtenido en efectivo, o en su

equivalente, en el momento de realización de un hecho económico.

Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto
ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.

Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se

consumiría para reponer o se requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual.

Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o su equivalente, en que

se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se
entiende por valor neto de realización, el que resulta de deducir del valor de mercado, los gastos
directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones,
impuestos, transporte y empaque.
Valor presente o descontado, es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en
efectivo, o en su equivalente, que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su
valor futuro a la tasa pactada o, a falta de ésta a la tasa efectiva promedio de captación de los bancos y
corporaciones financieras para la expedición de certificados de depósito a término con un plazo de 90
días (DTF), la cual es certificada periódicamente por el banco de la república.

Para la determinación del valor de realización o de mercado de que trata el presente artículo, se
utilizarán los sistemas especiales de valoración que prescriban las autoridades competentes en materia
contables distintas del presidente de la república.

Analice con estos artículos, lo que puede ser el modelo de datos para inversiones.

Modelo de datos:

1. Ente económico que emite con sus datos básicos como dirección, ni entre otros,
2. Tipo de documento o titulo valor, es decir si es una acción, un bono, un CDT, o cualquier otros,
3. Si es de renta fija o renta variable,
4. El porcentaje de renta,
5. Si paga periodo anticipado o vencido,
6. Temporal o permanente, criterio menor de un año, mayor de una año.
7. Valor histórico, valor de realización, provisiones o valorizaciones,
8. Promedio de cotización, valor intrínseco, método de participación, método de costo, valor
presente,
9. Unidad de medida.
10. Formas de contabilización.

Elementos o recursos para la toma de decisiones.

1. En este aparte se puede especificar, cuales serian los criterios para realizar una determinada
inversión en un ente, por ejemplo rentabilidad, utilidad, beneficio.
2. Otros criterios, quién es el emisor, su solvencia, nivel de endeudamiento, responsabilidad, activos
con que cuenta el emisor, garantías que ofrece,
3. Factores que inducen a la continuidad del ente, articulo 3 y 4 decreto 2649/93

Orientación de las Aplicaciones y los Sistemas de Información

La orientación actual de los sistemas de información es la de captar, almacenar y distribuir información

del entorno y de las operaciones internas de una institución, y así disponer de conocimiento suficiente
para tomar decisiones, Comunicar, coordinar controlar, analizar y visualizar el futuro del negocio. Es
decir cumplir con el articulo tercero y cuarto del decreto 2649 de 1993.

Es así como las distintas aplicaciones se integran al sistema de información contable y no contable,
transformando los datos de tal manera que los convierte en información. Esto lo logra a partir de la
asociación de actividades, funciones, áreas, estructuras, así como la asociación del entorno mediante
el diseño y la alimentación del sistema, el procesamiento y la salida de información de acuerdo a las
necesidades de los usuarios.

Desde este punto de vista se encuadra la información y los propósitos de la misma de conformidad con
los usuarios, es por esto que se tendrán aplicaciones que respondan a las necesidades del día a día de
los usuarios, soportar la toma de decisiones, controlar el nivel de las obligaciones.

Información del Día a Día

La aplicación y el sistema de información se integran mediante la organización y operación del día a día
de los negocios mediante la captura de los eventos que se suceden a diario, denominadas
transacciones.
El sistema de información debe recoger los datos necesarios para hacer que la aplicación funcione
adecuadamente hacia los fines para los que se estableció u oriento.

Se debe partir de que el sistema de información contable, debe cubrir a la empresa en su totalidad y
servir de alarma o monitoreo a la misma en cada instante, es decir siempre la empresa se debe ver
como una fuente de producción de datos diariamente, con la cual cada usuario mediante el análisis
detallado podrá tomar la decisión, o el contador en nuestro caso estará dando la voz de alerta u
orientando hacia el mejor hacer empresarial.

¿Por qué la anterior afirmación?, Orientado desde el punto de vista de sistema empresarial se puede
analizar las dos partes básicas de la misma, la coordinación y la integración, cada uno de estas partes,
hacen que la organización sea diferente, cada organización es diferente y posee distintos niveles y cada
nivel se diferencia por la función que ejecuta, tratándose de producir, mercadear, publicitar entre otros; la
integración concierne a las interacciones entre las unidades de los diferentes niveles.

Esto hace que una aplicación contable no sea solo de uso exclusivo de la gerencia y a su vez que la
fuente de sus datos no solamente sean las transacciones propias del negocio.

La información de la empresa debe tender a integrar conceptos tales como la planeación, dado que esta
se deberá realizar en conjunto a todos los elementos de la organización y la contabilidad debe integrarse
de la misma manera; logrando sensibilizar los cambios, de tal manera que logre identificar las amenaza y
las oportunidades a partir de integrar el dato contable a los datos generales del ente.

Por ello la aplicación debe estar dispuesta a identificar el síntoma y evidentemente orientar para que sea
encontrada una solución simultánea y cooperativamente desde todo punto de vista de allí depende el
nivel de coordinación que debe lograrse.

Estas transacciones se representan por el cambio vivido en el valor económico empresarial, establecido
a partir de movimiento y registro de las transacciones respecto a las ventas, compras y demás
operaciones inherentes al rol empresarial.

Este registro consiste en documentos, registros, tablas de referencia y otros registros El procesamiento
de la transacciones es estandarizar a lo largo de la firma las transacciones incluyendo los
procedimientos de cada una de ellas que a diario son diferentes. Este involucra información tal como
quien es el vendedor, quien es el comprador, quienes los empleados, con sus pagos bancos y estados
financieros.

La integración implicará entonces que lo que se planifique independientemente en los niveles de la

organización sea la respuesta a las políticas y prácticas esenciales de la organización, generando con
ello reciprocidad en cada uno de las partes. La combinación de la integración del día a día y la
coordinación hace que mejoren los resultados organizacionales.

Soporte para la toma de decisiones

Se supone que la información contables es soporte para tomar decisiones, así los establece el articulo
3º y 4º del decreto 2649 de 1993.

Las decisiones deben estar apoyadas en la planeación y el control de las operaciones de la empresa. Se
busca la integración de las actividades con la información generada a partir de las mismas.

El único problema es que la medición se hace posterior a la ocurrencia de los hechos esto quiere decir
que no hay posibilidad de anticiparse, es como diagnosticar que se esta muriendo la empresa.

La gerencia apoya la toma de decisiones en la entrada y salida de la información procesada, la toma de

decisiones se contrasta con las orientaciones dadas por la gerencia en cuanta a costos, producción
generación de nuevos productos necesidades de reportes control entre otros.
Evolución a partir de las nuevas tendencias, administrativas, económicas
(Globales)

En esta sección se vuelve a tomar el esquema mostrado en páginas anteriores, en la que se muestra al
sistema de información contable como tres etapas amplias que comprenden los insumos, el
procesamiento y la salida de información.

Adicionalmente a este planteamiento y de acuerdo con las nuevas tendencias administrativas,

económicas y globales, en donde se trata de explicar lo que se ha denominado INCERTIDUMBRE.
Visión esta que involucra un medioambiente empresarial, que involucra proveedores, clientes,
competidores, accionistas, el gobierno con sus regulaciones y reglamentaciones. Desde este punto de
vista son muchos los actores que nos llevan a buscar efectividad, eficiencia y eficacia a las empresas a
partir de que manejan información en todos los sentidos y de todos los órdenes.

Pero que es tomar decisión y cuando se debe tomar, a que niveles, con que tipo de información, cuando
hacemos que la información sea oportuna. Estos son las interrogantes que pretende definir el presente
documento, fundamentado en las normas básicas contables y los elementos teóricos que desarrollan las
normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.