Introducción

Objetivos del trabajo

​ a temática del presente trabajo es “incorporación e implementación de un sistema de
L
gestiòn”.
Estos temas tiene como finalidad enseñarnos, cual es el proceso de decisión que se toma
para elegir un sistema de gestión (ERP) y todo el camino que debe llevarse a cabo para
incorporarlo a la empresa u organización, además de considerar los riesgos por los que
pasó la empresa en dicha implementación, que seguramente fueron compensados con
algunas ventajas que le ofrece el sistema en cuestión.
Otro aspecto a destacar es ver cómo, el sistema implementado por la empresa, se adaptó
a las diferentes necesidades que presentaba cada área de la organización y a los
requerimientos que le exigían.
Luego de una correcta incorporación, se realizará un seguimiento en conjunto de
diferentes actualizaciones que requiere el sistema para una implementación eficaz y
eficiente.

Caracterización de la empresa:
La empresa “Industrias Mecanicas Welter” comenzó en el año 1953 en la ciudad de Bell
Ville con su Fundador el Sr. Federico Alfredo Welter, con un pequeño taller que fabricaba
partes y repuestos para el agro, luego de algunos años se trasladó a Córdoba Capital. Es
una empresa metalúrgica que no cuenta con sucursales.
Forma parte de las empresas exportadoras de la provincia de Córdoba y tiene clientes y
proveedores en el exterior y desde el año 2006 comenzaron los Planes de Exportación.
Actualmente cuenta con 17 empleados con adecuada capacitación informática, 2 de ellos
pertenecen al área de sistemas. En la empresa hay un total de 9 equipos en distintos
puestos de trabajo, y el servidor está ubicado dentro de la compañía.
Por el crecimiento continuo que ha tenido la empresa desde el momento de su creación, la
misma se vió en la necesidad de integrar la información de sus áreas para facilitar la gestión
de todos sus recursos. Por eso, hace un año que la compañía decidió contratar a un
proveedor para que realice el proceso de implantación del software “Qplus factory”.
 Síntesis conceptual de la temática elegida

Sistemas de Gestión integrados (ERP) :

“Un sistema ERP es un paquete de programas estandarizados que le permite a una
compañía automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocio, compartir
datos y prácticas entre todos los miembros de la organización, y producir y acceder a la
información en un ambiente de tiempo real”​(1)
Un sistema de gestión integrado es la manera en la cual las organizaciones se enfocan en
gestionar integralmente las diferentes variables de su interés, con el objetivo de lograr una
política integrada de gestión y organizar todos los niveles de la empresa. Podemos agregar
que estos sistemas permiten optimizar recursos, ordenar las prioridades de la organización
y atender a todas las necesidades de los clientes.

Incorporación de un Sistema de Gestión

Motivaciones para incorporar un ERP:

Las motivaciones para incorporar un ERP, están vinculadas con el negocio. Las mismas
surgen por la necesidad de la empresa de intercomunicar sistemas disímiles entre sí, ya
que se requiere la construcción de interfaces entre ellos. En la mayoría de las compañías
los datos no son almacenados en un repositorio único sino que la información está
desparramada entre cientos de sistemas. Por otra parte al tener distintos sistemas para
diferentes procesos, es necesario recargar datos provenientes de un sistema dentro de otro,
lo cual genera una redundancia de datos.
La capacidad de integración de los sistemas ERP resuelven el problema de fragmentación
y eliminan la necesidad de intercomunicar sistemas disímiles entre sí, por otra parte también
evitan la necesidad de recargar datos en diferentes sistemas. Más allá de las razones
mencionadas, se coincide en que hay cinco razones principales que justifican la instalación
de un ERP:
❏ Integrar la información financiera
❏ Integrar el procesamientos de órdenes de pedido
❏ Estandarizar y optimizar los procesos de manufactura
❏ Reducción de inventario
❏ Estandarizar la información sobre recursos humanos

Riesgos de la incorporación de un sistema ERP

“Los sistemas ERP pueden generar grandes beneficios, pero los riesgos que implican son
igualmente importantes. Son piezas de software muy complejas, y su instalación requiere
grandes inversiones de dinero. L​a compañía que decide implantar este tipo de soluciones
como soporte para la toma de decisiones, dentro de su planeación debe realizar un
presupuesto o costos estimados de toda la inversión”.​(2)
L​a cultura organizacional debe ser un factor esencial en la implementación de una ERP, por
lo cual se deben diseñar estrategias de manejo del cambio, para propiciar un entorno
favorable al uso del nuevo sistema de información (ERP), ya que además involucra el
recurso humano, que es el factor más importante y complejo de estos procesos.
Un ERP empuja a la compañía hacia una integración total, incluso cuando la segregación
de una unidad de negocios es de especial interés.

1
Es importante que la compañía cuente con una iniciativa de gestión del conocimiento
durante el proyecto, en la cual los expertos de ERP y los usuarios introduzcan en una base
de conocimiento las experiencias y aprendizajes que van adquiriendo del sistema y sus
procesos.

Principales aspectos a considerar al momento de la elección de un sistema ERP

Los criterios de selección que se deberían tener en cuenta a la hora de elegir el ERP más
adecuado para una organización son los siguientes:
★ Funcionalidad​: Módulos que ofrece el sistema para dar soport a las necesidades de
las distintas áreas funcionales de la empresa
★ Criterios técnicos​: como por ejemplo plataformas técnicas soportadas por el ERP,
bases de datos utilizadas, lenguajes de programación incorporado, etc.
★ Criterios Económicos​: costes de las licencias del proceso de implementación y de los
servicios de consultoría asociados, así como las posteriores revisiones y
actualizaciones.
★ Criterios organizativos:​ evaluación del impacto y de los cambios en los procesos y en
la organización necesaria para la correcta implementación del ERP.
★ Facilidad de uso​: de las herramientas del sistema
★ Referencias del proveedor​: es necesario conocer tanto del desarrollador del ERP
como a las empresas de consultoría encargadas de su implementación. Por otra
parte, es conveniente tener en cuenta todos los servicios ofrecidos para dar soporte
a su correcta implementación.

Proceso de implementación de un sistema de gestión ERP

Configuración de un ERP:
“Configurar un ERP es un largo trabajo de tomar decisiones de compromiso para balancear
el modo en que la empresa debe trabajar según las opciones que permita el sistema.
Primero se decide cuál o cuáles módulos instalar, luego cada módulo se ajusta usando
tablas de configuraciones para lograr la mejor aproximación al modo en que la empresa
ejecuta sus procesos de negocio. Existen dos mecanismos:
➔ Usando tablas de configuración​: permiten a la empresa ajustar aspectos particulares
del sistema a la forma en que ellas llevan adelante su operatoria.
➔ Por módulos​: se permite a la empresa implementar algunos modulares y otros no. A
mayor número de módulos implementados más importantes serán los beneficios de
la integración, pero mayores serán los riesgos, cambios y costos demandados” (3)
​

Estrategias de Implementación:
Hay tres alternativas:
❏ Big bang o Directa: E​ sta estrategia es la más riesgosa, implica el despliegue del
ERP en forma total en un momento.
❏ Por unidades de negocio: ​El sistema es desplegado primero en los procesos de
negocio que no se integran con los procesos “corporativos” y luego se implementan
los procesos en los que se comparte información con toda la organización.
❏ Por procesos: ​Esta estrategia despliega el ERP en unos pocos procesos no críticos,
generada la experiencia necesaria se continúa con los procesos más críticos

2
Factores críticos de éxito para un proyecto de implementación
Entre los factores críticos de éxito para la implantación de un sistema ERP podríamos citar:
❏ Planificación realista y definición precisa de los objetivos
❏ Compromiso de la dirección con el proyecto
❏ Formación y soporte técnicos a los usuarios
❏ Equipo de implantación con experiencia en el sistema elegido y dedicación a tiempo
completo, integrado por usuarios funcionales del sistema, técnicos informáticos
propios y consultores externos
Además la documentación también juega un papel importante, podemos citar:
❏ Documentación técnica del sistema
❏ Manuales de procedimientos: pasos a seguir, codificación, etc.
❏ Manuales de usuario final
❏ Material de formación
Por último, no deberíamos olvidar el posterior mantenimiento y actualización del sistema
ERP para hacer frente a los cambios. Para ello, es necesario contar con los medios técnicos
y humanos necesarios, así como dar de un presupuesto que permita garantizar el
mantenimiento del ERP implantado.

*representación gráfica de un sistema de gestión integrado​(4)

3
 Redacción del caso

Hace varios años la empresa Industrias mecánicas Welter S.A, ​compañía encargada 
de diseñar, desarrollar y producir ​Actuadores Eléctricos​ para variados usos en Máquinas 
Agrícolas, Viales e Industriales, decidió que era hora de ​integrar la información de sus
áreas para facilitar la gestión de todos sus recursos. Fundada en el año 1953, actualmente
cuenta con 17 empleados con adecuada capacitación informática, 2 de ellos pertenecen al
área de sistemas. En la empresa hay un total de 9 equipos en distintos puestos de trabajo, y
el servidor está ubicado dentro de la compañía.
La empresa estuvo varios años buscando la mejor opción para implantar un sistema que
diera respuesta a su necesidad de integrar la información, primero porque en el sistema se
guarda la información importante y lleva mucho tiempo en cargar los datos para que ese
sistema comience a funcionar.
Hace un año la empresa optó por el ERP “ Qplus factory” de la empresa Qplus, decidieron
elegir una empresa de Córdoba que le ofrecía un sistema flexible, que facilitara el proceso
de adaptación y además que tenga bajo costo. “Cuesta invertir en un software que no ves”
indicó Cristian Welter, dueño de la empresa.
La compañía eligió la modalidad de trabajar en paralelo a la implementación debido a que
como menciona el dueño “ mudar los datos rápidamente es muy complicado, porque si algo
no te funciona en el sistema, quedás parado”.
El sistema se implementó primero en el área administrativa, se llevó a excel la parte
contable y ellos recibieron la capacitación adecuada por parte del proveedor para poder
utilizar el módulo correspondiente. En el caso del área de producción, todavía se están
haciendo ajustes y adaptaciones, debido a un inconveniente surgido cuando se estaba por
terminar de cargar un tercio de los datos correspondientes al sector de producción (dichos
datos los carga una persona ligada a la empresa y que trabaja en el área de sistemas), allí
detectaron una falla, se dieron cuenta de que el código de cuatro dígitos que le ofreciá el
programa, era insuficiente para registrar la gran variedad que ellos tenían de cada producto,
debido a que constantemente los están diseñando y produciendo de acuerdo a las nuevas
necesidades que tienen sus clientes. El programa, al ser flexible, se adaptó perfectamente a
las necesidades de la empresa y el proveedor modificó los códigos del programa para que
pudiera funcionar acorde a las necesidades de su cliente, en ese sentido “el proveedor
acompañó el proceso adecuadamente y estuvo atento a las modificaciones que debían
realizarse.” menciona el dueño de la compañía.
Por otra parte, la empresa le paga un abono al proveedor, para que se encargue del
mantenimiento y actualización del software, el proveedor tiene la clave para ingresar al
sistema de la empresa, en el caso de que necesite hacer dichas actualizaciones; acordando
el ingreso al sistema los fines de semana.
Durante todo el proceso el dueño de la empresa se sintió acompañado por el proveedor del
ERP y expresó lo siguiente:
“El sistema ERP Qplus factory por el momento esta funcionando bien, le hemos modificado
muchos puntos gracias a la accesibilidad de nuestro proveedor en el momento de la
implementación, para ajustarlo a las necesidades de nuestra empresa, ya que tenemos una
bajo volumen de productos pero con una alta variabilidad respecto a su diseño, lo que
permite trabajar de un rubro a otro porque tenés una gran variedad, pero te trae grandes

4
problemas de logística y producción. Además las actualizaciones y cualquier tipo de
mantenimiento al sistema se hacen los fines de semana, de esa manera se evita interrumpir
las actividades normales de la empresa, ya que la misma funciona los días de semana”
La empresa en este momento está esperando finalizar con la carga de datos del área de
producción, para poder poner en funcionamiento por completo el programa en dicha área, el
dueño de la compañía está expectante y espera que el programa funcione correctamente.
Ya que al momento de la implementación se enfrentaron a riesgos como la codificación.

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 Conclusión

Para finalizar, podemos decir que la empresa aún se encuentra en una etapa de
incorporación del sistema de gestión (ERP), decidieron optar por la implementación por
procesos y por módulos, desplegando el ERP en el área administrativa y generada la
experiencia necesaria en dicha área, continuaron con los procesos más críticos, en este
caso con el área de producción, debido a que requiere una mayor logística que las demás
áreas.
La compañía se siente muy conforme con el programa elegido y con el proveedor, que
siempre está en contacto con ellos para proporcionarles ayuda de cualquier tipo y en
cualquier momento. Acordando con él además, que la actualizaciones y mantenimiento del
programa, se hagan en días que no afecten al funcionamiento normal de la empresa.
A pesar de que les costó bastante a los empleados adaptarse a dicho sistema, con el paso
del tiempo se dieron cuenta la importancia que tenía el uso de un sistema de gestión.
Con lo estudiado en la materia y las especificaciones que nos brindó la empresa, como
grupo podemos sugerir a la empresa que luego de una estabilidad con el sistema, en cuanto
a la incorporación de toda la información al mismo, podrían implementar un sistema CRM
para poder conocer mejor a sus clientes, sus opiniones y que los mismos puedan
recomendar los productos de la empresa. Además de eso, el CRM ayuda a la incorporación
de nuevos clientes, la mejoracion de la relación con los clientes, entre otros.
Otra cosa que aconsejamos aplicar es la comunicación del cliente con la empresa por
medio de su página web, para que se destine una persona que se ocupe de los medios de
comunicación de los clientes con la empresa, como por ejemplo por medio de mensajería
directa de la página web, facebook, twitter,etc más allá de que la empresa se comunica
mucho con sus clientes por medio de whatsapp, podría incorporar estos sistemas a su ERP.
Lo que podemos destacar es que los empleados proponen cambios tecnológicos que
ayuden a mejorar el desempeño de la empresa, es así como también el proveer de “Q
PLUS” (sistema de gestión implementado en la empresa elegida) les ofrece una
capacitación para el manejo del mismo.

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ANEXO I

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ANEXO II

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 Cuestionario

1. ¿Qué los llevó a elegir ese sistema de gestión?

2. ¿Que tuvo en cuenta a la hora de elegir el proveedor que está llevando a cabo el
proceso de implantación del sistema de gestión elegido?
3. En cuanto a la información contenida en el pasado, decidieron ¿mudarse por
completo al nuevo sistema o comenzar desde cero?
4. ¿Cómo calificarían el sistema ERP que utilizan ?
5. Con el tiempo que llevan implementando el sistema “Qplus Factory”...

A. … Se siente conforme con dicho sistema?

B. … le modificaría algo?
C. … Le agregaría algo más?

6. ¿Podría indicar alguna dificultad que tuvo con el sistema empleado?

7. ¿El proveedor del sistema les brinda el servicio de mantenimiento y actualización del
mismo ?
8. A los empleados que utilizan el sistema ¿Les costó adaptarse a él? Podría nombrar
algunos riesgos o limitaciones que tuvieron con “Qplus”?
9. ¿ Hicieron algún curso o recibieron algún manual de uso para implementar dicho
sistema?
10. ¿Es el proveedor el que hará los respaldos de la base de datos en forma periódica?
11. ¿Se harán actualizaciones al software? ¿Cuándo y cómo afectará esto a su trabajo?
12. ¿ Cómo fueron algunas adaptaciones que se hicieron del sistema a la empresa?

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ANEXO III

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El trabajo en equipo fue bueno y con buena comunicación, si bien empezamos siendo siete
en el grupo y terminamos siendo solo tres, pudimos organizarnos y completar el trabajo. El
trabajo en equipo al ser virtual tiene ventajas y desventajas, como ventajas tomamos que
podemos trabajar todas en un mismo tema e ir modificandolo a la vez y que podemos
trabajar en cualquier momento en simultáneo, pero a la vez eso cuenta como desventaja ya
que al igual que juntarse costó encontrar un momento en que todas podamos conectarnos a
trabajar. Una desventaja del trabajo en internet es que en algunas situaciones no contamos
con internet en casa para realizarlo.
Los resultados obtenidos por el grupo, fueron superiores a la suma de los que habrían
obtenido cada una de nosotras, trabajando individualmente. Además, que nos habría
llevado mucho más tiempo.
El trabajo en equipo también nos proporcionó mayor volumen de información,
conocimientos y habilidades, favoreciendo el desarrollo del potencial y las competencias de
los miembros del grupo.

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