Ventajas y Desventajas

Microsoft Office Google Docs Office 365

Primer Bloque
Herramientas para la Productividad

Edward Alberto Medina

Yesica Paola correa quintero
Anderson Javier duarte Díaz
Edith Yamile Hernández Hernández
Rocío Soto Cossio

Tutor:
Edwin Andrés Niño Velásquez

Año
2016
 Microsoft Office

es el paquete de ofimática desarrollada por Microsoft actualmente es la más usada

del mundo.

Operable en diferente sistemas operativos como Windows, Apple, Mac O.S con
posibilidad de funcionar en Linux a través de un software emulador.

Existen diferentes versiones del paquete pero, en general, contiene programas

como:

Microsoft PowerPoint (Presentación de diapositivas)

Microsoft Project (gestor de proyectos)
Microsoft Publisher (editor de publicaciones)
Microsoft Visio (Editor de diagramas)
Microsoft Word (procesador de texto)
Outlook para correo electrónico
Photo Manager (editor fotográfico)
Publisher (para creación de tarjetas, pancartas.

El primer paquete de Office fue lanzado en conjunto con Windows 95, alcanzando
gran popularidad algunas versiones de Office desde que es suite:

Microsoft Office 95
Microsoft Office 97
Microsoft Office 2000
Microsoft Office XP/2002
Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2007
Microsoft Office 2010
Microsoft Office 2016 próximamente lanzada al mercado, con nuevas y mejores
características.

Este paquete ofimático permite una mayor gestión de la sobrecarga de información

con una organización de correo rápida y cómoda, protección de documentos
Conexión más efectiva de personas, información y procesos, recopilación de la
información y uso de la misma en cualquier lugar y momento, recopilación de la
información de un modo más flexible y preciso expedita la entrada de datos, fácil
uso de las herramientas crear soluciones personalizadas

Es este orden de ideas podríamos decir que permite tener mayores ventajas y sacar
provecho en aspectos como:

Intercambio de archivos
Elección de sistema operativo
Código fuente abierto
Espacio en disco duro
En la actualidad algunos problemas de compatibilidad con Microsoft Office en
algunas empresas de renombre a nivel mundial, migran al software libre y en
concreto a OpenOffice.org. ya que aspectos de algunas herramientas de Microsoft
Office como la configuración de página, impresión de hojas de cálculo, utilización
eficiente de estilos son cuestiones quedan perfectamente solucionadas con una
correcta formación sobre la adecuada utilización de OpenOffice.org.

Incompatibilidades con Microsoft Office™: Gráficos de Excel, que se importan

incorrectamente, se retocan en Calc para que queden bien, y al volverlos a guardar
como *.xls, abriéndose desde Excel vuelven a verse mal (o no tan bien).
Documentos de Word con muchos gráficos y cuadros de texto. Esto no será
excesivo problema; con unos sencillos retoques, el documento quedará
perfectamente editado y lo podremos enviar limpiamente gracias a la posibilidad de
generar la documentación en un formato no editable como es el PDF.

La excepción a este caso será si se necesita volver a remitir el documento en

formato editable.

Sin embargo, Microsoft Office, trata de sacar versiones que solucionen las
dificultades que presentan versiones anteriores, pero lo que sí es un hecho es que
hasta el momento es uno de los paquetes ofimáticos más utilizados en el mercado,

GOOGLE DOCS

Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs. & Spreadsheets

es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la
posibilidad de colaborar en grupo. Incluye procesador de textos, hoja de cálculo,
programa de presentación básico, creador de dibujos y editor de formularios
destinados a encuestas.

Características
Se puede crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y bases de
datos desde la misma aplicación o importarlos utilizando su interfaz web o
enviándolos utilizando el correo electrónico, además de subir cualquier tipo de
archivo. Los archivos se almacenan en los servidores de Google. Los archivos
almacenados pueden ser exportados en diversos formatos estándar o ser enviados
por correo electrónico.
Durante la edición de los documentos, éstos se guardan automáticamente para
evitar pérdida de información.
Otra característica importante es la posibilidad de colaboración de grupos de
trabajo, además de poder compartirlos con múltiples usuarios al mismo tiempo.
Este sitio se originó una vez comprado el editor en línea Writely por parte de
Google.
Existen ciertos límites al manejar documentos por cada cuenta. Los documentos de
texto pueden tener hasta 500 KB más 2 MB para imágenes incrustadas. Cada hoja
de cálculo puede tener hasta 10.000 filas, 256 columnas, 100.000 celdas y 40 hojas.
Sólo pueden abrirse hasta 11 hojas al mismo tiempo. Sólo
pueden importarse presentaciones de hasta 10 MB. Google Docs. es actualmente
soportado por Google chrome, Internet Explorer, Opera y safari.

Hoja de cálculo de google docs.

La Hoja de Cálculo de “Google Docs.” ofrece funcionalidades básicas tales como:

crear planillas con fórmulas, gráficos, Imágenes, funciones, formatos de texto, tablas
y bordes, etc. Además, permite importar archivos tipo csv, xls y ods.

 Archivo: ofrece opciones para crear, configurar o imprimir hojas de Cálculo.

importar archivos y exportar a formatos csv, html, ods, pdf, txt y xls.
 Editar: recoge opciones generales de edición tales como: deshacer, rehacer,
cortar, copiar, pegar, buscar y reemplazar.
 Formato: permite dar formato a celdas y texto.
 Insertar: opciones para insertar filas, columnas, formulas, gráficos,
comentarios, gadgets (añadir elementos complementarios) e Imágenes.
 Herramientas: opciones para ordenar datos (ascendente / descendente) e
inmovilizar filas y/o columnas.
 Formulario: permite insertar y modificar Formularios; opción útil para crear
encuestas estructuradas.
 Ayuda: información y tutoriales sobre el uso de Google docs.


Google Docs. Es una aplicación muy útil en el proceso enseñanza-aprendizaje,

porque nos permite compartir archivos entre un grupo de estudiantes de manera
simultánea de esta manera las dos partes se benefician.
Se puede elaborar tareas en grupo, crear plantillas para clase, comunicarse con el
grupo, corrección y evaluación inmediatos y fomentar entre los estudiantes el
espíritu de equipo y colaboración que les ayudará en sus futuras experiencias
laborales.

Office 365
Office 365 es una plataforma de comunicación, productividad y colaboración. Está
ubicada entre las principales herramientas de mayor valor y en su versión más
reciente. Gracias a la eficacia de los servicios online con los que cuenta, una
empresa o entidad puede reducir tiempo y costos, a pesar de su tamaño. Office 365
es una solución completa que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en
cualquier momento y desde cualquier lugar, comunicarse por videoconferencia con
cualquier persona, compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad,
utilizar el correo electrónico, el calendario y la información de los contactos desde
Todo tipo de dispositivos, disponer de una intranet de colaboración para todos los
empleados y controlar toda la información de la empresa con avanzados controles
de seguridad y privacidad.

“Office 365 está diseñado para funcionar con la última versión de Office, 2013 y
Office 2011. Las versiones anteriores de Office, como Office 2010 Office2007,
pueden funcionar con Office 365 con funcionalidad reducida.”

Tomado de: https://products.office.com/es/office-system-requirements

El servicio de Microsoft Office 365 se ha diseñado para ayudar a satisfacer las

necesidades de las organizaciones, en cuanto a seguridad y productividad Office
365 incluye:

* Office Professional Plus

* Exchange Online

* SharePoint Online

* Skype for Business

* Project Online

* Visio Online

* Office Online

* Yammer

Uno de los compromisos queen Microsoft tine con respecto a su plataforma de

productividad en la nube, Office 365, es la de garantizar la seguridad y privacidad
de la información de los clientes que la utilicen, y para ello se guía por unos
principios de confianza.

Office Professional Plus: Office Professional Plus Incluye el paquete completo de

Office de clase empresarial. Además, con office Web Apps, se puede tener acceso
a documentos, al correo electrónico y los calendarios desde cualquier dispositivo.
Prestaciones principales: Desde Microsoft Outlook se puede controlar la bandeja
de entrada gracias a la Vista de conversación mejorada para Outlook 2010 y
programar reuniones de una manera más eficaz, viendo la disponibilidad de sus
contactos de otras organizaciones, así como la de sus compañeros, según su
calendario.
* Sacar más provecho de la potencia de las redes sociales y empresariales con
"Outlook Social Connector". Podrá expandir las redes sociales y permanecer
actualizado sin salir de Outlook.

* Control y confianza a través de la coedición en tiempo real. Edite el mismo

documento al mismo tiempo que otros usuarios.

* Gracias a la prestación "Difundir presentación de diapositivas" de Microsoft

PowerPoint, se puede compartir presentaciones de forma instantánea, con usuarios
que se encuentre en cualquier parte del mundo.

* Con las herramientas de edición de fotos y vídeos de Microsoft PowerPoint se

puede elaborar cautivadoras presentaciones sencillas de crear.

* Trabajar desde casi cualquier lugar y prácticamente con cualquier dispositivo con
Office Web Apps.

Exchange Online: Los servicios en línea de Exchange Online proporcionan acceso

sencillo y seguro al correo electrónico, calendario, contactos y tareas a través de
pc's, la web y dispositivos móviles. También proporciona a la empresa el control y
la flexibilidad que necesita simplificando la administración y protegiendo sus
datos. Prestaciones principales: Acceso a correo electrónico de clase empresarial y
fácil de administrar. Exchange Online proporciona a cada usuario un buzón de
correo de 25 gigabytes y permite enviar mensajes de correo de hasta 25 megabytes.

* Recibir automáticamente el correo electrónico, el calendario y los contactos

actualizados en los dispositivos que más se utiliza, incluidos PC, equipos
Macintosh, iPhone, teléfonos Android, Smartphone, BlackBerry, Windows Mobile
y teléfonos Windows Phone.

* Conéctese con Microsoft Outlook 2010 u Outlook 2007 y use la sofisticada

funcionalidad de Outlook que ya conoce, tanto si se conecta a Internet en casa, o en
la oficina, como si trabaja sin conexión.
* Programar reuniones fácilmente compartiendo calendarios y viéndolos en
paralelo, de modo que se pueda observar la disponibilidad de los compañeros y las
horas de reunión sugeridas desde el calendario.

* Protección frente a correo electrónico no deseado y los virus con Microsoft

Forefront Online Protection para Exchange, que incluye varios filtros y motores de
análisis antivirus.

Como parte esencial de Office 365, SharePoint Online está diseñado para impulsar
a las personas y organizaciones a compartir y colaborar de manera más inteligente
y más productiva desde múltiples dispositivos.

SharePoint Online:

Administra y comparte documentos importantes Comparte actualizaciones de

estado e información detallada personal

* Mantiene los equipos sincronizados y administra proyectos importantes.

* Busca personas y documentos importantes con facilidad.

* Mantiene al día la información y las noticias de la compañía.

* Se pueden Crear documentos de Microsoft Office y guardarlos directamente en

SharePoint Online.

* Protege el contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.

* Se tiene acceso a documentos importantes cuando no esté conectado a internet

gracias a OneDrive para la empresa

* Use la comunicación en tiempo real con los compañeros desde SharePoint

Online.

* Controle los informes, la supervisión y el aprovisionamiento de servicios para

simplificar la administración a través de una única consola. Skype for Business:
* Conectarse con otros usuarios mediante la mensajería instantánea (MI), video
llamadas y reuniones en línea.

* Realiza presentaciones en línea con audio, vídeo, uso compartido de escritorios y

una pizarra virtual ante clientes y compañeros.

* Invita a los contactos externos a incorporarse fácilmente a las conferencias en

línea mediante un cliente nativo o basado en Web.

* comunicarse con organizaciones externas que disponen de Skype empresarial

mediante mensajería instantánea, audio y vídeo, incluso con contactos de Skype o
Windows Live Messenger

* Responde a un correo electrónico con un mensaje instantáneo o una llamada de

audio para resolver problemas de forma más rápida y eficaz.

Beneficios de Office 365

Para las empresas medianas y grandes, la nube constituye una oportunidad de

eliminar la carga de administración y mantenimiento de sistemas empresariales y
disfrutar de los beneficios que Office 365 ofrece a la empresa, tales como

* Rentabilidad: Olvídese de las inversiones y mantenimiento en hardware y

licencias de software y dedique ese presupuesto a proyectos más estratégicos en su
organización.

* Productividad: Los servicios y capacidades enriquecidas y familiares que Office

365 ofrecen a la empresa, permiten optimizar la eficacia y productividad de la
organización.

* Control y facilidad de gestión: La sencilla consola de administración y el soporte

telefónico disponible de 24x7 permite liberar carga de trabajo de los departamentos
de TI, permitiéndoles focalizarse en labores más estratégicas y de mayor valor para
la organización.
* Mayor fiabilidad y seguridad: Gracias a las sólidas funcionalidades de
recuperación, copias de seguridad distribuidas globalmente y a las características
de privacidad, los datos permanecen en todo momento seguros y protegidos.

* Transición por etapas: Las organizaciones pueden transicional a la nube por

etapas, a medida que lo requieran gracias a las opciones de implementación
flexibles que ofrece Office 365, permitiendo combinar servicios en sus
instalaciones con servicios en la nube (denominados, escenarios híbridos).

Las organizaciones con necesidades avanzadas pueden optar por Office 365 a
través de diversos planes y opciones de implementación. No obstante, el salto a la
nube requiere preparación, experiencia y planes de contingencia.

Para todo ello Softeng, con una amplia experiencia y ganadora del premio al mejor
proyecto emprendedor en Cloud otorgado por Microsoft con su producto Softeng
Portal Boulder, le ofrece soluciones integrales para cada fase de implementación de
la migración que le ayudarán de una manera rápida y sencilla para que su empresa
pueda comenzar a disfrutar rápidamente de los beneficios que aporta la nube

Tomado de: https://www.softeng.es

Desventajas de Office 365:

* En una instalación administrativa de Microsoft Office, se utiliza más espacio en

el disco del servidor. Si otros programas utilizan su servidor de redo si lo utilizan
para almacenar archivos de datos, es posible que el servidor no tenga suficiente
espacio en el disco.

* Si se elige una instalación de estación de trabajo o ejecutar desde un servidor de

red la velocidad de ejecución de los programas puede reducirse si el volumen de
tráfico de la red es muy alto.

* Si se elige una instalación de estación de trabajo o ejecutar desde servidor de red,

deberá estar conectado al servidor de red para ejecutar cualquiera de los programas
de office.

NOTA: aunque puede ser posible conectarse a la red por módem y acceso remoto a
la red, Microsoft recomienda NO emplear este método para ejecutar Office. Se
Tarda bastante tiempo en descargar todos los archivos necesarios para ejecutar un
único programa (de 10 a 20 minutos o más).

Tomado de: http://es.slideshare.net/HisashiCarlos/microsoft-office-36

 Ventajas y Desventajas

Microsoft Office - Google Docs. - Office 365

ASPECTOS VENTAJAS Y MICROSOFT OFFICE GOOGLE DOCS. OFFICE 365
DESVENTAJAS

DISEÑO Y Es un paquete de herramientas •Es una herramienta Mayor fiabilidad y seguridad:

HERRAMIENTAS ofimática conformada por digital gratis; sólo Gracias a las sólidas
herramientas de cálculo, texto, requiere abrir una cuenta
bases de datos, diseño entre funcionalidades de
en Gmail. recuperación, copias de
otros, es amable con el usuario
por su diseño gráfico y • Crea documentos
seguridad distribuidas
funcionalidad. básicos desde el inicio.
Pero también sube globalmente y a las
Tales herramientas son: archivos ya creados y características de privacidad,
Microsoft PowerPoint acepta la mayoría de los los datos permanecen en todo
VENTAJAS (Presentación de diapositivas) momento seguros y protegidos.
formatos de archivo
Microsoft Project (gestor de comunes, como DOC,
proyectos)
XLS, RTF, PDF, PPT...
Microsoft Publisher (editor de
publicaciones)
Microsoft Visio (Editor de
diagramas)
Microsoft Word (procesador de
texto)
Outloock para correo electrónico

Existen ciertas En una instalación

DESVENTAJAS limitaciones relativas a
las capacidades que la
herramienta acepta
según el formato del
documento: para
textos, hasta 500 Kb;
imágenes, hasta 2 Mb;
y para hojas de cálculo
hasta 256 celdas o 40
hojas.
administrativa de Microsoft
Office, se utiliza más espacio
en el disco del servidor. Si otros
programas utilizan su servidor
de redo si lo utilizan para
almacenar archivos de datos, es
posible que el servidor no tenga
suficiente espacio en el disco.

USO -Actualmente M. Office, es una - Comparte y colabora con La sencilla consola de

serie de herramientas
VENTAJAS
destinadas al uso y manejo de
las oficinas y estudiantes, del
hogar, uso corporativo y
personal,
-Es el más usado actualmente
en el mundo, en comparación
con otras herramientas
similares.
-Constantemente se mejoran
sus versiones.
-No necesita conexión a internet
para su uso.
otros usuarios en tiempo
real. Así pueden estar
trabajando varios usuarios
en paralelo, al mismo
tiempo, mientras que esta
herramienta manejará los
cambios y evitará las
colisiones. Igualmente,
permite ver quién ha hecho
qué cambios y revertirlos si
fuera necesario.
administración y el soporte
telefónico disponible de 24x7
permite liberar carga de trabajo
permitiendo focalizarse en
labores más estratégicas y de
mayor valor para la
organización.

DESVENTAJAS -La instalación del software es
complicada.
-El rendimiento y conexión a red
es más lento.
-Limita el sistema operativo.
-El usuario debe
entender, al pie de la
letra, el sentido de
"pérdida de la intimidad"
Si se elige una instalación de
estación de trabajo o ejecutar
desde un servidor de red la
velocidad de ejecución de los
 -No es un software gratuito o
libre
COMPATIBILIDAD VENTAJAS Microsoft office es compatible
con los sistemas operativos de:
- Windows
-Apple
-Mac
-Incuso se tiene versiones
compatibles con tablets y
celulares.
Con posibilidad de funcionar en
Linux a través de un emulador.
-Incompatibilidad en Linux
bastante evidente hasta en las
DESVENTAJAS
últimas versiones.
-Algunas empresas se han
cambiado a software libre que
les permite mayor
compatibilidad y mejor
funcionalidad, sobre todo en la
herramienta de cálculo
LICENCIA En la actualidad el uso de este
paquete de herramientas
VENTAJAS informáticas tiene costo por su
licencia, sin embargo
actualmente se encuentran
constantemente actualizaciones
a las últimas versiones, “gratis”
DESVENTAJAS -No es un software gratis,
informativa causada por programas puede reducirse si el
esta herramienta, lo cual volumen de tráfico de la red es
podría traerle problemas, muy alto.
ya sea entre quienes
puedan ver o compartir
sus documentos.
No es necesario realizar una Trabajar desde casi cualquier
Instalación. Para utilizar lugar y prácticamente con
Google Docs. Únicamente
suscribirse al servicio de cualquier dispositivo con Office
Google Docs. Para Web Apps.
comenzar a crear
documentos.
-No quedan los archivos
almacenados en el disco
duro del computador,
ahorrando con esto una
buena cantidad de espacio.
-Google Docs. Permite
importar de forma sencilla
documentos elaborados con
MS Office y Open Office,
conservando la mayor parte
del formato de la
información.
-Es necesario tener Office 365, está diseñado
acceso a internet
para funcionar con la última
-Si la hoja de cálculo
versión de Office 2011 y
tiene varias hojas con Office 2013. Las versiones
mucha información,
realizar cambios puede
anteriores de Office, como
ser muy lento. Office 2010 y Office 2007,
-La rapidez para pueden funcionar con Office
modificar o guardar un 365; pero su funcionalidad
documento depende de es reducida.
la velocidad del internet
utilizado.
-La relación entre estos
documentos con
Microsoft Office no es tan
buena, se puede perder
formatos y a veces cierta
información.
Gratis. En cuanto a su rentabilidad, las
inversiones y mantenimiento en
hardware y licencias de
software y dedique ese
presupuesto a proyectos más
estratégicos en su organización.
 BIBLIOGRAFIA

https://sites.google.com/site/educacion2015tics/herramientas-offline-y-online/ventajas-y-
desventajas-de-las-herramientas-ofimaticas-offline

https://support.microsoft.com/es-co/kb/211489

http://paraquesirven.com/para-que-sirve-microsoft-office/

http://eduteka.icesi.edu.co/articulos/SuitesOficinaGoogle03

https://es.wikipedia.org/wiki/Google_Drive#Google_Docs