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Auditorías Internas

Principios

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¿Qué es una
Auditoría?
proceso sistemático,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría
del sistema de
gestión ambiental fijado por la
organización (3.16)

AUDITORÍA
INTERNA
• Planificar un programa con base en:
– Estado e importancia de procesos/áreas
– Resultados de auditorías previas
• Definir:
– Criterios de Auditoría
– Alcance de la Misma
– Frecuencia
– Metodología
• Seleccionar auditores independientes

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Auditoría Interna

Auditor Auditado

Toma acciones (sin

Informe de los demora) y elimina
resultados de la no conformidades y
verificación sus causas
(acciones
correctivas)
Presentan resultados
Verificar
implementación y
eficacia de las
acciones tomadas

Administración de
Auditorías
(ISO 19011)
Establecimiento de los objetivos del
programa de auditoria

Establecimiento del programa de Auditoría

- Funciones y responsabilidades
Planear

- Competencia
-Alcance
- Riesgos
-Procedimientos
-Recursos
Implementación del Programa:
- Objetivos, alcance y criterios Competencia de
Hacer

auditores
- Metodos de auditoria
Actuar

Mejora del
- selección equipo auditor
programa
- Responsabilidaes auditor lider Actividades de
Auditoría
-Gestión del resultado
-Registros de la auditoria
Verificar

Seguimiento y revisión del programa de auditoria

- Revisión y Mejora del programa de Auditoria

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Programación de
Auditorías

• “Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo de

tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”
(ISO 9000; 3.9.2.)

POR PROCESO P

Por área Por numeral de la norma Por procedimientos

Ver ejemplos

Selección de
Auditores
• Educación:
• Haber completado educación suficiente para adquirir
conocimientos y habilidades
• Experiencia:
• Experiencia laboral en una posición técnica de gestión o
profesional que haya implicado
– Ejercicio de Juicio
– Resolución de Problemas
– Comunicación con otro personal/trabajadores

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Selección de
auditores
• Formación
• Conocimiento de las normas aplicables
• Técnicas de examen, indagación, evaluación y presentación de
informes
• Entrenamiento práctico en auditorías
• Conocimientos
• Terminología de calidad y ambiental
• Principios de la gestión de la calidad y ambiental
• Herramientas de gestión (ejemplo: control estadísticos)
• Terminología del sector
• Características técnicas de procesos, productos y servicios e
impactos ambientales
• Procesos y prácticas específicas del sector

Selección de
Auditores
• Cualidades:
• Ético - Imparcial
• Mente abierta
• Diplomático
• Observador
• Perceptivo
• Versátil
• Tenaz
• Decidido
• Amabilidad en el trato
• No ser conflictivo ni dominante

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Funciones y
responsabilidades equipo
auditor

• Auditor principal:
– Responsable de todo el proceso
– Ayuda a la selección del equipo de auditoría
– Prepara el plan de auditoría
– Representación del equipo auditor frente a la
gerencia
– Presenta el informe de auditoría

Funciones y
responsabilidades
equipo auditor
• Auditor
– Comunica y aclara los requisitos de auditoría
– Prepara y lleva a cabo las responsabilidades asignadas
– Documenta las observaciones
– Informa los resultados de la auditoría
– Verifica la eficacia de las AC tomadas
– Conserva y guarda los documentos de la auditoría
garantizando discreción y confidencialidad

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Funciones y
responsabilidades
equipo auditor

Plan de
Auditoría
• Objetivo
• Alcance
• Procesos a auditar
• Elementos del sistema aplicables
• Documentos de referencia aplicables
• Áreas y Cargos a Auditar
• Equipo Auditor
• Idioma (si aplica)
• Lugar y fecha de la auditoría
• Tiempo de reunión de apertura y cierre
• Requisitos de confidencialidad

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Recomendaciones

• Planeación
• Identificar cargos relacionados
• Mantener documentos disponibles
• Identificar documentos relacionados
• Definir los criterios de auditorías
• Definir horarios, fechas y duraciones
• Centrar el alcance
• Mantener lista de chequeo o verificación

Lista de Chequeo

Derrotero con los elementos a ser auditados y

que permite ir registrando durante su
ejecución, las diversas observaciones y
hallazgos encontrados

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Ejecución de la
auditoría
• Sub-etapas
– Reunión de apertura: Presentación, alcance y
objetivos, metodología de la auditoría, Conducto
de comunicación, revisión plan de auditoría.
– Recolección de evidencias
– Revisión de los hallazgos (conclusiones)
– Reunión de cierre (conclusiones generales)

Recolección de
evidencias

A través de…

Análisis de registros Entrevista Observación

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Recomendaciones
ejecución

• Evitar dar sugerencias

• Estar preparado
adecuadamente
• Consignar por escrito
los indicios
• Examinar suficiente
evidencia objetiva
• Registrar todo lo que
sea posible y en el
mismo momento

Recomendaciones
otros aspectos

• Estar bien vestido

• Ser cortes y Amable
• Ser puntual
• Verificar cumplimiento y
eficacia de la AC
• Reportes siempre
sustentados con evidencia
objetiva

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Formulación de Preguntas

Tipo Pregunta Propósito Ejemplo

Abiertas Obtener mucha información desde el punto ¿Cuáles, ¿Cómo?, ¿De que manera?
de vista del auditado. ¿Porqué?
Cerradas Información objetiva y verificable. Si, No, número, fecha,
Antecedidas de frases que indagan en quien
cuando, que y donde.
Permiso Reafirman intenciones positivas del auditor. Importar, permitir, poder
Frases de solicitud y consentimiento.
Sentimientos Información apoyada en opiniones, Que opina, Como se siente, que prefiere.
sentimientos, valores y creencias del
auditado.
Tercera Persona Indaga en forma similar a las anteriores pero Que pasa si…
utilizando terceras personas para confrontar Asumamos que…
su opinión.
Silenciosas Usa el silencio para obtener respuestas Cuando un auditor no dice nada pero mira al
adicionales auditado, este último siente que debe alguna
respuesta.
Comprobación/ Permite aclarar y confirmar su Resumiendo, en otras palabras, dicho de otra
Verificación entendimiento de la situación forma, si he entendido.

¿Cómo preguntar?

Así No Así Si
¿Usted también no es de ¿Cómo es el desarrollo de…?
la opinión que?
¿Cómo se procede…?
¿Esto debe ser verificado o
no?
¿Cómo se verifica…?
¿se ejecuta así…?
¿Cómo se asegura de que…?

Se reglamentó A o B…? ¿Por que … se ejecuta así…?

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¿Cómo preguntar?

Mantenga contacto Cara a Cara

Muéstrese interesado
Acepte la información con una inclinación
de cabeza adicional

Exprese en otra forma la pregunta si no

Hable claro y cuidadosamente se entiende

Observe el lenguaje del cuerpo

Conozca sus preguntas

Evite

Ser controvertido

Ser criticón negativo

Discutir tópicos que lleven a disputas

Discutir personalidades
Comparar al auditado

Ser sarcástico

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Redacción de No
Conformidades

hecho Evidencia Criterio

•Debe ser:
•Real, basado en hechos
•Útil para la organización y sus metas
•Completo
•Breve
•Objetivo
•Positivo, si es posible.

Ejemplo

Hecho El Señor Ramírez conducía a 140 km/h por la autopista norte.

Evidencia Auto Renault 4 placas NCV 111

Criterio El límite de velocidad es 80 km/h

“El límite de velocidad en la autopista Norte es de 80 km/h, sin embargo el

15 de enero de 2015 a las 10:00 pm el renault 4 de placas NCV 111 iba a
140 km/h”

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Redacción No
Conformidades
Evitar frases como:

“No adecuado”
“No claramente definido”
“Ha fallado”
“Falta de Compromiso”
“No totalmente implementado”
“No Controlado”

Redacción No
Conformidades
Sugerencias

No existen registros (situación) que demuestren la aplicación de…

(un numeral o requisito)

Después de revisar (registros) puede afirmarse que no se aplica

(numeral o requisito) dado que (explicar la situación encontrada)

Aunque se cumple con (númeral o requisito) no se encuentra/falta

(registro o situación encontrada).

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Conclusiones de
la Auditoría
-Área y Cargo Auditados
- Equipo Auditor
- Actividades Desarrolladas
- Objetivo y Alcance de la
Auditoría
- Resultados (Número de No
conformidades, clasificación y
numerales)
- Aspectos Relevantes y
Aspectos por mejorar
- Observaciones generales y
Aclaraciones
- Cargos a quienes se
distribuye el acta o informa

Reunión de Cierre

- Presentar los Resultados de la

auditoría
- Recordar el alcance de la auditoría
- Resaltar las fortalezas del sistema de
Gestión
- Cada auditor presenta sus hallazgos o
el auditor Lider Presenta todos los
hallazgos.
- Aclaración sobre los hallazgos
- Agradecimiento a los auditados.

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