Modelo de Fondo Acumulado

PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO
ACUMULADO DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE

ANTROPOLOGIA E HISTORIA - ICANH
FREDY MAURICIO PEREZ ARCILA

88061211
M. ALEXANDRA RODRIGUEZ BOLAÑOS
88061213
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
GERENCIA DE DOCUMENTOS
BOGOTÁ
2006
PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO
ACUMULADO DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE
ANTROPOLOGIA E HISTORIA - ICANH
FREDY MAURICIO PEREZ ARCILA

88061211
M. ALEXANDRA RODRIGUEZ BOLAÑOS
88061213
Proyecto presentado como requisito parcial

para optar por el grado de especialista en
Sistemas de información y gerencia de documentos
Profesor HÉCTOR PINZÓN T.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE FORMACIÓN AVANZADA
ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
GERENCIA DE DOCUMENTOS
BOGOTÁ
2006
Nota de aceptación:
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Firma del presidente del jurado
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Firma del jurado
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Firma del jurado
Bogotá, 24 de noviembre de 2006

CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION 1
1. MARCOS DE REFERENCIA 7
1.1 MARCO CONCEPTUAL 7
1.1.1 El archivo como respuesta a una necesidad de información 8
1.1.2 La gestión de la memoria social 8
1.1.3 La funcionalidad del archivo histórico 9
1.1.4 Planificación de archivos 10
1.2 MARCO LEGAL 11
1.2.1 Legislación sobre Fondos Acumulado 11
1.2.2 Legislación sobre patrimonio documental 13
1.3 MARCO INSTITUCIONAL 14
1.3.1 Misión 14
1.3.2 Visión 14
1.3.3 Políticas 14
2. DIAGNOSTICO 17
2.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL ARCHIVO 18
2.2 CONDICIONES GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN 18
2.2.1 Deterioro de la documentación 18
2.2.2 Condiciones ambientales de los depósitos 21
2.2.3 Condiciones de almacenamiento de la documentación 23
2.2.4 Mantenimiento y limpieza 24
2.3 INSTALACIONES LOCATIVAS 25
2.4 CONDICIONES DE SEGURIDAD 26
3. PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO

ACUMULADO DEL ICANH 28
3.1 ADMINISTRACION 29
3.1.1 Responsabilidades 29
3.2 PROGRAMA ARCHIVISTICO 31
3.2.1 Recursos necesarios para el plan 36

3.3 DIFUSION Y SERVICIO AL PÚBLICO 40
3.3.1 Políticas 41
3.3.2 Reglamento del archivo ICANH 41
3.3.3 Acceso a usuarios 44
3.4 PROGRAMA DE CONTIGENCIA Y SEGURIDAD 45
3.4.1 Introducción 45
3.4.2 Localización 45
3.4.3 Análisis de riesgos 47
3.4.4 Descripción del programa de contingencia 48
3.4.5 Mantenimiento del plan 52
4. CONCLUSIONES 55
RECOMENDACIONES 57
ANEXOS 58
BIBLIOGRAFÍA 76
LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Estado de conservación de la documentación 19
Tabla 2 Condiciones ambientales de los depósitos 21
Tabla 3. Estado de almacenamiento de la documentación 23
Tabla 4 Condiciones de mantenimiento y limpieza de los depósitos 24
Tabla 5 Estado de la infraestructura física de los depósitos 25
Tabla 6 Estado de seguridad y mantenimiento de los depósitos 26
Tabla 7 Equipo de trabajo 36
Tabla 8 Descripción del equipo del trabajo 36
Tabla 9 Materiales de archivo y oficina 38
Tabla 10 Equipos de cómputo 38
Tabla 11 Costos estimados 38
Tabla 12 Estrategia para la organización del fondo documental acumulado 39
Tabla 13 Costo de recursos técnicos 39
Tabla 14 Costos fijos mensuales 39
Tabla 15. Historia de incidentes 47
Tabla 16. Sismos en Bogotá 48
Tabla 17. Equipo de administración del plan 50
Tabla 18. Equipo de atención de la emergencia 51
Tabla 19. Equipo de evaluación de riesgos 51

Tabla 20. Equipo de restablecimiento 52
Tabla 21. Datos de la bitácora 52
Tabla 22. Etapas de la capacitación para el mantenimiento del programa

de contingencia 54
Tabla 23. Tipos de prueba para el mantenimiento del programa de

contingencia 54
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1 Estructura de la propuesta integral 28
Figura 2 Etapas del componente administración 29
Figura 3 Organigrama ICANH 30
Figura 4 Etapas de la propuesta archivistica 32
Figura 5 Etapas del componente difusión y servicio al público 40
Figura 6 Etapas del programa de contingencia 45
Figura 7 Mapa de la Candelaria 46
Figura 8 Grafica de riesgos 48
Figura 9 Organigrama de comunicaciones ICANH 50

LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A. Fotografías depósito 1, 2 y 3 58
Anexo B. Formatos de diagnóstico depósito 1, 2 y 3 61

GLOSARIO
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIÓN: aquel en el que se reúne la documentación en trámite

en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO HISTÓRICO: aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura.
CARPETA: unidad de almacenamiento específica para los documentos.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación
temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican

y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la
entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO: grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir

las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
CONSERVACIÓN TOTAL: se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
DEPURACIÓN: operación por la cual se retiran de la unidad documental los
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios. Es análogo a la
selección natural.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: fase del tratamiento archivístico destinada a la

elaboración de los instrumentos de recuperación de información para facilitar el
conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: selección de los documentos en

cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente
o a su eliminación.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y
debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO HISTÓRICO: documento único que por su significado jurídico,

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico
y especialmente valioso para el país.
ELIMINACIÓN: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
FACTORES DE DETERIORO: sistemas con capacidad de inducir cambios en las

características propias a la naturaleza de los materiales, son llamados también
causas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales, pueden ser
biológicos (hongos, insectos), químico (tintas, acidez del papel) físico (manchas,
roturas, rasgaduras del papel).
FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de

un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo
archivo, una institución o persona.
FONDOS ACUMULADOS: corresponden a totalidad de los documentos que

reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se han producido
y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún
criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de
información y de consulta eficiente.
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: primera etapa de la labor archivística que
consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INVENTARIO DOCUMENTAL: instrumento de descripción que describe series de

un fondo.
MECANISMOS DE DETERIORO: secuencia de cambios biológicos, químicos y

físico-mecánicos, que provocan las modificaciones en las propiedades del
material.
MUESTREO: operación por la cual se extraen unidades documentales

representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante
la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, temáticos,
entre otros.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: operación de unir los elementos o unidades de

un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden
establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las
unidades documentales dentro de las series o las series dentro de las secciones.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención documental.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el destino

final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial
o total.
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series y sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada fase de archivo.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: listado de series o asuntos a los

cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su
disposición final.
VALOR PRIMARIO: es el que tienen los documentos mientras sirven a la

institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es
decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los
documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
INTRODUCCION
Antecedentes del problema
El año de 1941 se fundó el Instituto Etnológico Nacional por el antropólogo francés

Paul Rivet, con el propósito de impartir entrenamiento antropológico a aquellos
que se dedicaban al estudio de la antropología a nivel profesional; allí se educó a
la primera generación de antropólogos nacionales. En 1945, el servicio
arqueológico nacional fue incorporado al Instituto etnológico con el fin de combinar
la investigación con la formación académica antropológica. Organizado de esta
manera, el instituto se convirtió en el predecesor del Instituto Colombiano de
Antropología (ICAN) nombre que asumió en el año de 1952 como dependencia del
Ministerio de Educación Nacional.
Para el año de 1999 se modificó la estructura del ICAN, se fusionó con el

desaparecido Instituto de Cultura Hispánica, establecimiento público del orden
nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, el cual asumirá las funciones
desempeñadas por el Instituto Colombiano de Antropología, ICAN, Unidad
Administrativa Especial sin personería jurídica, del Ministerio de Cultura, bajo la
denominación de Instituto Colombiano de Antropología e Historia, ICANH.
Toda la producción documental académica y de investigación de la actividad

antropológica a lo largo de los cambios estructurales que presentó el ICANH, se
encuentra en la sede del Instituto a la cual no se le ha aplicado ningún criterio
archivístico para su organización y adecuada conservación.
Descripción y delimitación
El Instituto Colombiano de Antropología e Historia (ICANH), cuenta con un fondo

documental acumulado1 que contiene documentos producidos en la gestión
administrativa en cumplimiento de la misión institucional, desde 1952 cuando
empezó siendo el Instituto Colombiano de Antropología (ICAN) hasta el año 2000.
1
El Fondo Documental Acumulado lo conforman los documentos que la entidad ha producido a lo
largo de su desempeño institucional, son conservados y almacenados en depósitos sin ningún
criterio archivistico. Se encuentran documentos con valores primarios (administrativos, judiciales,
legales, entre otros) y con valores secundarios (históricos e investigativos).
1
Teniendo en cuenta que el ICANH es la única entidad en Colombia dedicada a la
investigación y desarrollo en las áreas de antropología, historia colonial,
arqueología y patrimonio, la organización de dicho fondo es necesaria para la
difusión de la información al servicio de la investigación social y de la sociedad en
general.
El fondo documental acumulado esta distribuido en tres depósitos. En el primero la

información se encuentra guardada en cajas archivadoras, por dependencias
administrativas, los documentos no están inventariados, cada caja contiene de
diez a quince carpetas aproximadamente; así mismo los documentos dentro de las
carpetas están sujetos con ganchos legajadores y ganchos de cosedora, no están
enumeradas las hojas, su clasificación obedece a los asuntos generales de cada
dependencia y no existen series ni subseries. En el segundo depósito los
documentos están empastados en libros y fólderes AZ agrupados
cronológicamente y por asunto; en el tercer depósito la documentación por un
lado, esta almacenada en cajas dispuestas una sobre otra y por otro lado, están
los tomos pertenecientes a la Colección de Flora almacenados cada uno en una
caja independiente que se ajusta al tamaño de cada tomo, dispuestos unos sobre
otros en estivas de madera.
Se conservan los siguientes documentos: informes resultados de proyectos de

investigación en las áreas de antropología, arqueología, historia colonial; informes
de comisiones nacionales de folclor a nivel nacional, informes de la sociedad
colombiana de cultura aborigen, informes de congresos y exposiciones, informes
de patrimonio cultural, informes de conservación y preservación; inventarios de
parques arqueológicos, depósitos y museos de arqueología y folclor; planes
generales y proyectos sobre divulgación del patrimonio cultural; expediciones de
científicos extranjeros en Colombia, varios asuntos de las comunidades indígenas,
proyectos y comisiones antropológicas; decomisos de piezas arqueológicas,
convenios con entidades nacionales e internacionales, mapas, planos de
excavaciones arqueológicas, correspondencia recibida y enviada entre otros.
Lo primero que se detectó en la visita a las instalaciones del archivo, a través de la

observación y análisis de la situación: no existe un criterio único de organización
del archivo, por la carencia de personal especializado, la falta de un sistema
unificado, y el desconocimiento de la normatividad que viene expidiendo el Archivo
General de la Nación, en cuanto a los principios, procedimientos y normas que se
deben tener en cuenta para el tratamiento de la documentación a lo largo de su
ciclo vital. No existen tablas de retención documental ni cuadros de clasificación,
se carece de espacio físico para almacenar el volumen de documentos y la que
existe se conserva en un lugar inadecuado, en algunos estantes que no cumplen
2
las normas para la conservación, así mismo, se carece de una política al interior
de la entidad para el manejo del fondo documental acumulado.
El ICANH tiene gran producción documental, exactamente esta información tiene

valor tanto administrativo como histórico, por ello la organización del archivo
además de ser una necesidad urgente para el Instituto en términos de la carencia
de instalaciones físicas apropiadas para su conservación; constituyen el
patrimonio documental, fuente primaria para la recuperación de la memoria
histórica institucional.
Este proyecto estructuró una alternativa de organización a seguir del fondo

documental acumulado, teniendo presente los aspectos propios de la misión del
ICANH, sus necesidades, políticas y su función social en el país. A partir de la
elaboración de un diagnóstico de la situación en la que se encuentra actualmente
dicho fondo, se presentó una propuesta para organizarlo, acorde con los
lineamientos trazados por el AGN, pero también estableciendo parámetros propios
para la administración, preservación, conservación y difusión, y de manera
especial garantizar la disposición al público para la investigación social.
Este trabajo esta organizado en tres capítulos. El primer capítulo comprende los
marcos de referencia; por un lado, en el marco legal se presentan las
disposiciones, leyes, decretos concernientes a la organización de archivos y
protección del patrimonio documental. Por otra parte, en el marco teórico se
especifican conceptos necesarios para el manejo técnico de procesos archivisticos
de organización y conservación de los documentos y por último en el marco
institucional se describe la misión, visión, políticas y objetivos de la entidad.
El segundo capitulo comprende la aplicación de los formatos de diagnóstico

propuestos por el AGN, se contemplan aspectos de infraestructura (condiciones
de almacenamiento de los documentos, el entorno físico, las condiciones
ambientales del depósito, mantenimiento y limpieza); administrativos (criterios en
los que se apoyan para la organización documental de la entidad) y técnicos
(estado de conservación de la documentación, tipo de soporte de la información,
identificación de fechas extremas, instrumentos de recuperación de los
documentos -inventarios, guías, libros de registro-) de la disposición de los
documentos que contiene el fondo documental acumulado. Este procedimiento se
realizó para conocer la situación actual del archivo, de esta manera se
reconocieron las necesidades en el tratamiento de dicha información para el
proceso de organización.
3
En el tercer capítulo se presenta la propuesta integral de trabajo que comprende la
parte administrativa (definición de responsabilidades, creación de la oficina de
archivo, creación del comité de archivo); archivistica (plan de actividades y
metodología a seguir en el proceso de organización del fondo documental);
preventiva (programa de contingencia) y difusión y servicio al público (políticas,
reglamento y acceso al público).
Pregunta de investigación
¿Cómo organizar la información del fondo acumulado del ICANH, de tal manera
que se pueda poner a disposición del público y particularmente al servicio de la
investigación social?
Justificación
La organización archivistica de los fondos acumulados requiere no sólo el

seguimiento de las normas propuestas por el AGN2, sino una tarea que
compromete a la institución en general. La ausencia de una política responsable
para la gestión documental, es una problemática que afecta a todas las
instituciones y en particular a las entidades públicas, la carencia de personal
calificado, el desconocimiento de la legislación de archivos y la falta de
presupuesto, se convierten en los problemas mas comunes que afectan a la
mayoría de instituciones de carácter público y privado.
Todo lo anterior se manifiesta en la carencia de un programa de gestión

documental del Instituto Colombiano de Antropología e Historia - ICANH, de
manera específica existe un desconocimiento de la normatividad que viene
expidiendo el Archivo General de la Nación, en cuanto a los principios,
procedimientos y normas que se deben tener en cuenta para el tratamiento de la
documentación a lo largo de su ciclo vital, inexistencia de instalaciones físicas
apropiadas para conservar y almacenar el volumen de documentos, se carece de
una política al interior de la entidad para el manejo del fondo acumulado.
2
La organización de los Fondos Documentales Acumulados, se basa en la reconstitución del
orden originario de los archivos, debe tratar de ser reorganizado de acuerdo con las funciones,
competencias, estructura y procedimientos de la institución que los produjo en el transcurso de su
evolución. Casilimas Rojas, Clara Inés y Ramírez, Juan Carlos. Fondos acumulados manual de
organización. Bogotá: Archivo General de la Nación; 2004. p. 8.
4
Es importante y además necesario organizar el fondo documental acumulado
resultado del desempeño institucional del ICANH, es una acción que garantizará la
correcta conservación, la organización aplicando los principios archivisticos y la
recuperación del patrimonio documental de la institución rectora en tres áreas
específicas, la arqueología y patrimonio, antropología e historia colonial. Al mismo
tiempo permitirá la construcción del fondo histórico, al servicio de la investigación
social.
En este sentido se realizó la propuesta de organización del fondo documental

acumulado, para recuperar la información de tal forma que se pueda conservar,
almacenar y se permita el acceso al público para su consulta y para dar
cumplimiento a uno de los fines de los archivos, consagrados en la Ley 594 de
2000 “el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso
de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.
Objetivo general
Elaborar la propuesta para la organización del fondo documental acumulado del

Instituto Colombiano de Antropología e Historia - ICANH, para garantizar
su conservación, preservación y, de manera especial, la disposición al público
para la investigación social.
Objetivos específicos
• Realizar el diagnóstico del estado actual del fondo acumulado de la entidad
• Elaborar la propuesta integral para la organización del fondo acumulado.
Diseño metodológico
Esta investigación es de tipo proyectivo porque de acuerdo a la información

obtenida con la aplicación de los formatos de diagnóstico se realizó la propuesta
de organización del fondo acumulado del Instituto Colombiano de Antropología e
Historia (ICANH), siguiendo los parámetros establecidos en el Manual de
Organización de Fondos Acumulados, editado por el Archivo General de la
Nación, y así mismo se tuvo en cuenta las normas vigentes relativas a la
5
organización de archivos y su valoración, de acuerdo con la política archivística en
nuestro país.
En primer lugar se realizó el diagnóstico de la situación actual del archivo,

posteriormente se elaboró la propuesta integral que determinó las actividades a
seguir en el proceso de organización del archivo.
6
1. MARCOS DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
Los archivos existen desde el momento en que el hombre decidió fijar por escrito
sus relaciones como ser social. El archivo es una manifestación de la actividad
humana y se han convertido en la memoria de las instituciones y de las personas.
Son muchas las definiciones que se han dado de Archivo. De acuerdo, con el
Consejo Internacional de Archivos, que lo define como “el conjunto de
documentos, sea cual sea su fecha, su forma y el soporte material, producidos o
recibidos por cualquier persona o por cualquier organismo público o privado, en el
ejercicio de su actividad, conservados por sus creadores o sucesores para sus
propias necesidades o trasmitidos a instituciones de archivos como fuentes de la
historia”3.
El Archivo no es un centro aislado e incomunicado del resto de la estructura

informativa de la sociedad a la que pertenece, ni siquiera los archivos privados,
pues estos en un sentido amplio, forman parte del patrimonio cultural de la
sociedad.
En una organización el archivo es un instrumento para la administración, donde se

encuentra el testimonio de las actuaciones administrativas, productivas y
económicas. Es la memoria de las organizaciones, en los cuales se registran sus
obligaciones, responsabilidades, y todas sus operaciones.
El archivo de las organizaciones como fuente de información interna, debe formar

parte del organigrama de la empresa con sus respectivas responsabilidades,
derivadas de la custodia de los documentos. Para cumplir con esta obligación se
debe tener un profundo conocimiento de la organización, su misión, objetivos y de
la circulación de la información dentro de la misma; de las necesidades de
recuperación de información, de igual manera debe responder a las siguientes
preguntas: ¿Qué tipo de información debe ser almacenada y tratada?, ¿Por
cuánto tiempo?, ¿Cómo se va a facilitar a los usuarios?, entre otras.
3
Antonio Ángel Ruiz, ed. Manual de archivistica. España: Síntesis, 1995. p. 32.
7
La función del archivo en las organizaciones es fundamentalmente contribuir al
buen funcionamiento de la institución, al cumplimiento de su misión y consecución
de sus objetivos, a través de la selección, análisis, recuperación y difusión de la
información.
La rentabilidad del archivo, es difícilmente cuantificable en términos monetarios,

por tanto su supervivencia, está íntimamente ligada a su contribución al éxito de la
empresa, que en su conjunto será quien en definitiva determine, teniendo en
cuenta el grado de efectividad y rentabilidad del servicio, los medios, personal,
competencias y niveles de responsabilidad del archivo. A medida que aumente la
eficacia del archivo y su integración en el proceso vital de la empresa aumentarán
sus recursos y a la inversa, a medida que el archivo sea gestionado y dotado de
recursos aumentará su rentabilidad.
1.1.1 El archivo como respuesta a una necesidad de información. El archivo

posee una funcionalidad social eminente: la de memoria social externa (documental)
del subsistema social que lo ha generado. Comparte esta funcionalidad con otros
servicios como la biblioteca, especializada en la documentación pública y publicada. El
archivo, sin embargo, posee características muy especiales: sus documentos son
normalmente primarios y únicos y sus fondos sirven fundamentalmente a las
instituciones correspondientes.
El archivo histórico, por su parte, conserva toda la labor registrada documentalmente

que conduce a la documentación pública o publicada, así como fondos privados, y la
convierte toda ella en pública, y la pone a disposición del conjunto de la sociedad, con
las restricciones oportunamente especificadas por la legislación. Desde una óptica
social el papel de ambas instituciones es complementario hasta un punto del que no
se suele tomar conciencia, pero que conocen bien los científicos del pasado. Es
necesario, por lo tanto, aclarar los conceptos y explicar la función del archivo y del
archivo histórico deslindarlos de otros tipos de centros documentales e incardinarlos
dentro del nuevo concepto de "sistema de información"4.
1.1.2 La gestión de la memoria social. Cualquier sociedad -como cualquier individuo-

para asegurar su correcto funcionamiento necesita de una memoria. En las sociedades
sin escritura la cultura se preserva en las mentes de sus hombres, y se transmite de
forma viva en los actos de comunicación diarios y también en momentos especialmente
dedicados a ello, gracias a los relatos, los mitos y la poesía. Las sociedades con
escritura -sin suplantar esa memoria viva- poseen un instrumento para hacer esa
memoria más durable en el tiempo y con más posibilidades de difusión en el espacio. A
4
Antonio Ángel Ruiz, ed. Manual de archivistica. España: Síntesis, 1995. p. 106.
8
partir de estos instrumentos tecnológicos y de organización social, el sistema social
genera su propio sistema documental, entendido como el conjunto de documentos
creados por una sociedad a ti de cualquiera de sus subsistemas, y de los mecanismos
que rigen su organización y conservación.
A medida que las sociedades históricas -aquéllas dotadas de escritura- progresan en la

especialización social y en la división del trabajo, se dotan de instituciones capaces de
gestionar de forma específica esta función vital del sistema social. Surgen los archivos
como instituciones dedicadas a la gestión de sistemas documentales vivos.
Ciertamente, la puesta en marcha y mantenimiento de estos archivos requirió un

personal especializado que sólo estaba al alcance de instituciones poderosas, aunque
la existencia de un pequeño archivo era consustancial a cualquier persona o institución
que dominara el arte de la escritura, fuera un municipio, una humilde parroquia o un
comerciante. En una sociedad básicamente analfabeta, llegaron a aparecer personas
cuya función era mantener un archivo no sólo para instituciones concretas, si no para
los propios particulares como que sujetos de derechos y obligaciones colectiva debían
ser consignados y preservados; a saber, los escribas, y luego notarios5.
El archivo nace primariamente con una finalidad administrativa o de gestión tanto interna
a la propia institución como externa y con valor social. Desde el punto de vista interno,
configura un firme apoyo a las labores intelectuales de gestión de un patrimonio material
o de otro tipo; constituye una memoria externa auxiliar de las funciones y tareas que
desempeña una persona o una institución.
La constitución de los archivos históricos esta íntimamente ligada al nacimiento de la

crítica histórica. Ciertamente los archivos son creados para el propio servicio de la
organización que los genera.
1.1.3 La funcionalidad del archivo histórico. La conservación documental no es

un hecho casual, si no que nace de la necesidad de gestionar de forma integra la
historia de una sociedad. La memoria social destinada a facilitar la construcción y
preservación de la identidad cultural que marcan un hito a partir del cual modifican
la vida de la comunidad.
“Para acceder al conocimiento de la historia, no hay medio más eficaz y directo

que los archivos. El documento de archivo por su autenticidad, por su mismo
5
Antonio Ángel Ruiz, ed. Manual de archivistica. España: Síntesis, 1995. p. 106-107.
9
aspecto, contiene una carga emocional que ningún libro, por muy excepcional que
sea, posee. Incluso el más humilde documento de un archivo local constituye un
testimonio irremplazable, permite escuchar una voz al mismo tiempo lejana y
familiar que no se sabría encontrar en ninguna otra parte”6.
1.1.4 Planificación de archivos. Los archivos en la actualidad demandan una

planificación acertada frente a toda su estructura y de la información que se
maneje en el. La planificación de cualquier archivo debe ajustarse a las políticas
de la institución a la que pertenece, para que se ha coherente y contribuya a
cumplir los objetivos de la organización y además se ha de aporte de información
a la sociedad.
Para planificar el futuro de un archivo, hay que necesariamente conocer el

presente que es el resultante del pasado sumado al dinamismo actual. Realizar un
diagnostico es algo que puede considerarse como un tipo de investigación porque
hay que indagar, preguntar, observar y consultar varias fuentes para establecer el
porque de su estado actual. Con esta fase preliminar de diagnostico se puede
empezar a desarrollar la planificación teniendo en cuenta todos los aspectos que
se encontraron de su situación actual y cual es la visión para el futuro,
estableciendo sus políticas, objetivos y metas en el corto, mediano y largo plazo.
La planificación de archivos debe entenderse como la gestión de un todo para que

el archivo tenga utilidad y responda en términos de eficacia y eficiencia a las
necesidades de los usuarios que hagan uso de él.
Cuando se carece de una planificación, de gestión y de políticas por parte de las

instituciones frente a sus documentos, se origina un problema que se puede definir
como fondo acumulado.
Se entiende por fondo acumulado, el conjunto de documentos reunidos por una

entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico
determinado de organización y de conservación, y sin la posibilidad de ser fuente
de información y consulta para los usuarios7.
6
Antonio Ángel Ruiz, ed. Manual de archivistica. España: Síntesis, 1995. p. 109-110.
7
Casilimas Rojas Clara Inés y Ramírez Juan Carlos. Fondos acumulados manual de organización.
Bogotá: Archivo General de la Nación; 2004. 13p.
10
El problema de los fondos acumulados es frecuente y lo padece la mayoría de las
instituciones tanto públicas como privadas. Su organización es de vital importancia
no sólo para la recuperación y conservación de la memoria histórica y documental
de la organización, sino también para rescatar la información considerada
patrimonio histórico de la nación, así como para el desarrollo de la investigación
social.
De acuerdo con los criterios establecidos por el Archivo General de la Nación

(AGN), el fondo acumulado esta conformado por la documentación generada por
una entidad desde su inicio hasta su última reestructuración, considerando las
entidades que la precedieron o se fusionaron a la actual. Del mismo modo,
mediante el Acuerdo 039 de 2002, el AGN denomina técnicamente el fondo
acumulado como el conjunto de la documentación producida antes de la
aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los
Archivos de Gestión, la cual será sometida a un proceso de organización y su
resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD)8.
En el proceso de organización del fondo acumulado es muy importante respetar el

origen o procedencia y el orden natural u original de los documentos que
componen dicho fondo. Esta tarea permite conocer la información que produjo la
entidad en cada etapa de su vida institucional.
1.2 MARCO LEGAL
1.2.1 Legislación sobre Fondos Acumulados. Entre las normas específicas

relacionadas con las políticas nacionales para el manejo de la documentación y
particularmente las relacionadas con la organización de fondos acumulados de
entidades públicas y privadas se destacan las siguientes:
Ley 57 de 1985 “Reglamenta la publicidad y acceso a las documentos públicos”.
Decreto 1382/95 “Ordena la transferencia de la documentación histórica de los

organismos nacionales al Archivo General de la Nación”.
8
Sierra Luís Fernando. Guía metodológica para la elaboración de tablas de valoración documental
– TVD. El reto frente a la organización de los fondos acumulados [Monografía pregrado de
Sistemas de información, bibliotecología y archivistica]. Bogotá: Universidad de la Salle. Facultad
de Sistemas de información; 2003. 8 p.
11
Acuerdo 08/95 “Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los
organismos del orden nacional”.
Decreto 998/97 “Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los

archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación”.
Decreto 254/00 “Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades

públicas del orden nacional”.
Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades públicas que
se supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que
asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o
vinculadas.
Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado
vinculadas”.
Acuerdo 047 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V

“Acceso a los documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de
Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.
Acuerdo 048 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7

“Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“conservación preventiva, conservación y restauración documental”.
Acuerdo 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7

“condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
Acuerdo 050 de 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII
“Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
Acuerdo 038/2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la ley general de

archivos 594 de 2000”.
12
Acuerdo 041/2002 “Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y
archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el
artículo 20 y su parágrafo”.
Acuerdo 15/2003 “Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del

Acuerdo 041 de 2002”.
Acuerdo 02/2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la

organización de fondos acumulados”.
Acuerdo 39 de 2002, 41 de 2002, 42 de 2002 02 de 2004 “Reglamenta

organización de fondos acumulados”
1.2.2 Legislación sobre patrimonio documental
Ley 14 de 1936, ley 163 de 1959 “Ordena la protección del patrimonio cultural”.
Ley 397 de 1997 sobre patrimonio cultural:
Artículo 4. Definición del patrimonio cultural de la nación. El patrimonio

cultural de la Nación está compuesto por todo los bienes y valores culturales que
son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como la tradición, las
costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes inmateriales y
materiales, muebles e inmuebles, que poseen un especial interés histórico,
artístico, estético, plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental,
ecológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, científico, testimonial,
documental, literario, bibliográfico, museológico, antropológico y las
manifestaciones, los productos y las representaciones de la cultura popular.
Artículo 12. Del patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y de

imágenes en movimiento. El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior, a
través de la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nación,
respectivamente, son las entidades responsables de reunir, organizar,
incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el mencionado patrimonio
13
1.3 MARCO INSTITUCIONAL
1.3.1 Misión. El Instituto Colombiano de Antropología e Historia, es una

organización moderna de carácter científico y técnico, que investiga, desarrolla y
difunde conocimientos expertos en las áreas de antropología, arqueología e
histórica colonial, para comprender mejor los procesos sociales, discutir y orientar
políticas estatales sobre la diversidad cultural y preservar el patrimonio
arqueológico, antropológico e histórico de nuestro país.
Por estas razones el ICANH en un centro de consulta y diagnóstico para el Estado

colombiano y vital en el proceso de construcción de Nación.
1.3.2 Visión. Nos vemos como una Entidad consolidada y líder en investigaciones
antropológicas, arqueológicas, de patrimonio y de historia colonial, con
reconocimiento nacional e internacional por su excelencia académica y de aportes
significativos al desarrollo de la Nación Colombiana.
1.3.3 Políticas
Excelencia académica. En la actual etapa de desarrollo institucional, el ICANH

se preocupa por adelantar las acciones de sus dependencias con profesionales y
técnicos altamente calificados que garanticen resultados con carácter de
excelencia, que aporten al desarrollo disciplinar y académico del país, y a
mantener un sentido critico frente al desarrollo de políticas sociales. Esto se logra
gracias al talento humano capacitado, motivado y coordinado de líderes, que
generan el tejido institucional requerido para el cumplimiento de la misión
encomendada.
La investigación. En el ICANH, la realización y fomento de investigaciones, al

igual que su difusión son temas prioritarios, ya que a través de ellos se logrará
avanzar en la formación de un colombiano que conozca, valore y respete su
patrimonio cultural, en aspectos antropológicos, arqueológicos e históricos. La
asesoría y orientación a entidades estatales y privadas, en estos temas, pone de
manifiesto nuestro compromiso como centro de consulta para la formulación de
políticas nacionales, en aspectos socioculturales y de la misma manera la
innovación sobre la comprensión y el entendimiento de la complejidad de nuestros
procesos sociales.
14
La transparencia. Conocedores de la amenaza que día a día viven las
organizaciones públicas y privadas frente al flagelo de la corrupción, en el ICANH
se trabaja sobre la base de una profunda conciencia ética de los funcionarios a
todo nivel, trasmitiendo una alta valoración del sentido de lo público y la
responsabilidad que se tiene para transformar el Estado colombiano en una
organización mas humana y mas eficiente.
Objetivos. El Instituto Colombiano de Antropología e Historia tiene los siguientes

objetivos:
• Establecer los criterios científicos y técnicos y planificar el desarrollo de la

investigación en los campos de la antropología social, arqueología,
bioantropología, lingüística aborigen, historia colonial, etnohistoria y
patrimonio arqueológico y etnográfico colombiano.
• Difundir y publicar los resultados de sus investigaciones.
• Fomentar, asesorar y apoyar las investigaciones en las áreas afines al
Instituto que efectúen instituciones e investigadores nacionales y
extranjeros.
• Prestar asesoría científica a los organismos e instituciones de carácter
público y privado en el diseño y ejecución de estudios de impacto cultural
arqueológico y antropológico.
• Promover desarrollar y divulgar la investigación científica sobre los trabajos
realizados por la Expedición Botánica del Nuevo Reino de Granada.
• Emitir conceptos acerca de los bienes que deban ser considerados como
patrimonio arqueológico y antropológico de la nación.
• Adelantar los procesos técnicos de las bibliotecas Cervantes y de
Antropología y prestar el servicio al público en los temas de su
especialidad.
• Mantener actualizado el registro del patrimonio arqueológico y etnográfico
nacional desarrollando y aplicando metodologías y programas actualizados.
• Velar por la conservación y el mantenimiento de los Parques Arqueológicos
cuya custodia le sea encargada como espacios depositarios de bienes de
interés cultural.
• Promover mecanismos de integración y apoyo a las universidades
nacionales e internacionales que trabajen en áreas del ámbito de su
competencia.
• Fomentar y establecer convenios de asesoría y consultoría con otras
entidades o personas que lo soliciten en los campos de su competencia, en
las áreas que contribuyan al cabal desarrollo de los programas
antropológicos, arqueológicos y etnohistóricos dentro de los lineamientos
de la descentralización.
• Efectuar declaratorias de áreas de potencial arqueológico en el territorio
nacional.
15
• Evaluar y divulgar el estado de la investigación antropológica, arqueológica
y etnohistórica, auspiciando la discusión académica sobre el particular, en
un ámbito interdisciplinario.
16
2. DIAGNOSTICO
El desarrollo del proyecto comprende dos etapas, la primera el diagnóstico y la

segunda la propuesta integral. Para la primera etapa del proyecto se diligenciaron
los formatos de diagnóstico del estado actual del fondo documental acumulado del
Instituto Colombiano de Antropología e Historia – ICANH, en los tres depósitos en
los que están ubicados los documentos; en tal sentido se diligenció para cada
depósito un formato de diagnóstico.
Con la realización del diagnóstico se determinaron los siguientes aspectos: las

condiciones generales de la documentación, estado actual de las instalaciones
locativas, el mantenimiento y limpieza, y las condiciones de seguridad. Como
resultado de ello se evidenció que se tienen aproximadamente 210 metros lineales
de documentación por organizar que presentan las siguientes deficiencias:
• Toda la información que contiene el acervo documental que ha desarrollado

el ICANH esta totalmente inutilizada, por que se desconoce en su totalidad
el tipo de información que se alberga, y que podrían eventualmente
alimentar los actuales estudios.
• Inexistencia de instalaciones físicas apropiadas para conservar y almacenar

el volumen de documentos
• Perdida de tiempo en horas laborales por parte de los funcionarios cuando

requieren información, ésta no se encuentra de manera oportuna y requiere
de varias personas (dos o tres) la búsqueda que en promedio se demora
entre dos y cinco días.
• No existe un plan periódico y continuo de limpieza de depósitos y

documentación
• Se pierde la memoria institucional de la entidad.
• No hay una memoria histórica de las investigaciones que realiza la entidad.
17
2.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL ARCHIVO
El ICANH cuenta con una oficina de correspondencia responsable de recibir,

radicar, registrar, despachar y controlar las comunicaciones enviadas y recibidas
de la institución, así mismo dicha oficina cumple con la labor de recibir de las
diversas dependencias la documentación que ya no consultan permanentemente y
que hace parte de su gestión y guardarla en cajas archivadoras, para
posteriormente almacenarla en el “depósito de archivo”; la organización de la
documentación que se recibe no se realiza acorde con los principios archivisticos,
de esta manera el “archivo” se convierte en un simple custodio de los documentos
en su etapa semiactiva (archivo central) e inactiva por tener un menor índice de
consulta (archivo histórico).
El encargado de la oficina de “correspondencia” del ICANH, también es

responsable del fondo documental acumulado, y no cuenta con la capacitación
archivistica adecuada.
2.2 CONDICIONES GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN
En este apartado se determinó el estado de conservación de la documentación,

los soportes en los que están los documentos, al igual que los sistemas de
almacenamiento (estantes y demás mobiliario) y las condiciones ambientales de
los depósitos.
2.2.1 Deterioro de la documentación. Se identificaron elementos en términos

del estado de conservación de la documentación, teniendo en cuenta tipos de
deterioro (biológico, químico y físico).
18
Tabla 1. Estado de conservación de la documentación
DEPOSITO 1 DEPOSITO 2 DEPOSITO 3

Informes de
Informes de proyectos de
Informes de comisión Patrimonio Cultural investigación.
Laminas
empastadas de la
Proyectos de flora de la real
investigación y expedición botánica
DETERIORO DE LA DOCUMENTACION
Proyectos de comisiones del Nuevo Reino de

investigación antropológicas Granada.
Licencias de
TIPOS DE DOCUMENTOS
exportación piezas
Inventarios del laboratorio arqueológicas
Decretos, resoluciones Proyectos de
del Icanh Arqueología
Informes de
investigadores
Planes generales extranjeros
Proyectos sobre Decomisos piezas
divulgación arqueológicas
Exposiciones en
Asuntos indígenas congresos
Archivo del parque Informes de

Arqueológico de San expedición amazonas
Agustín colombo - británica
Proyectos de
conservación
Correspondencia enviada monumentos
y recibida arqueológicos
Soporte
Papel (original y copia) Papel Papel
19
El papel presenta El papel presenta El papel presenta
manchas superficiales de manchas manchas
color amarillo. superficiales de color superficiales
amarillo. amarillentas.
No hay presencia de No hay presencia de Se encontró

TIPO BIOLÓGICO
excremento de roedores. excremento de excremento de

roedores. roedores.
La documentación Las unidades de
presenta alto grado de conservación (cajas)
suciedad. presentan agujeros
de diferentes
tamaños.
DETERIORO DE LA DOCUMENTACION
Se presenta una
erosión en las cajas
donde se almacenan
los documentos
debido a la
humedad.
El papel presenta El papel presenta El papel presenta
manchas de oxido decoloración en manchas
asociadas al procesos de algunas áreas, amarillentas debido
corrosión de los ganchos cercanas al texto a la humedad.
de cosedora que sujetan escrito.
TIPO QUIMICO
los documentos.
Degradación de las
Degradación de las tintas tintas.
asociada a la humedad
del depósito. Transparencia.
El papel presenta
manchas de color
amarillo por la
degradación de la cinta
adhesiva.
El papel presenta
TIPO FISICO
manchas
El papel presenta provocadas por la
La documentación manchas amarillentas exposición de las
presenta manchas debido al unidades
provocadas por la envejecimiento documentales a la
humedad. natural del papel. humedad
20
Desgarro:
El papel presenta desprendimiento de El papel presenta
rasgaduras, dobleces y la documentación del manchas
pliegues. empaste. amarillentas.
Presencia de ganchos de
cosedora y ganchos Desgarro de partes
legajadores. pegadas.
Pérdida de
información en el
Presencia de cinta empaste, notoria la
adhesiva. rasgadura. .
2.2.2 Condiciones ambientales de los depósitos. Se realizó una inspección de

la infraestructura de los depósitos y se hizo énfasis en los factores relacionados
con iluminación, ventilación, humedad relativa y temperatura, presentes en los
depósitos que inciden con el deterioro de la documentación.
Tabla 2. Condiciones ambientales de los depósitos

Cuenta con iluminación El depósito cuenta con El depósito cuenta con
artificial (luz iluminación artificial se iluminación artificial se
fluorescente) de dos emplea luz fluorescente emplea luz fluorescente
CONDICIONES DE ILUMINACIÓN
lámparas ubicadas en el (1 lámpara ubicada en el (3 lámparas ubicadas en

techo, que se encienden techo), que se mantiene el techo), que se
esporádicamente. encendida en promedio mantienen encendidas
ocho horas al día de en promedio una hora al
lunes a viernes. día de lunes a viernes.
No hay exposición No hay Exposición No hay exposición
directa de las unidades directa de las unidades directa de la mayoría de
documentales a la luz documentales a la luz las unidades
solar solar. documentales a la luz
solar. Solo una cuarta
parte de las unidades
documentales esta
expuesta directamente a
la luz solar que entra por
la ventana.
21
No se realiza aireación La puerta que se No se realiza ventilación
continua, el sistema de encuentra a una continua, únicamente
ventilación utilizado es distancia de 9 metros de cuando se abre la puerta
abrir la puerta una vez las unidades que es esporádicamente
cada quince días documentales al día.
aproximadamente por permanece abierta en Las ventanas nunca se
un tiempo de tres a promedio ocho horas al abren.
cinco horas. día durante cinco días a
la semana, y una rejilla
pequeña que no tiene
vidrio son la fuente de
ventilación.
Cuenta con dos Cuenta con una rejilla y El depósito tiene una
VENTILACION
ventanas que nunca se una puerta que puerta y dos ventanas

abren, y una puerta que permanece abierta en el Tiene siete claraboyas
se abre día. en el techo por donde
esporádicamente. entra la luz del sol.
No cuenta con un No cuenta con un No cuenta con extractor
sistema de ventilación sistema de ventilación de humedad, ni sistema
artificial como por artificial como por de ventilación artificial.
ejemplo uso de ejemplo uso de
extractores de humedad extractores de humedad
ni medios de filtración de ni medios de filtración de
aire. aire.
La disposición de las La disposición de las Las unidades
unidades documentales unidades de documentales se
en los estantes no conservación en los encuentran
permite una adecuada estantes no permite un amontonadas sobre
ventilación a través de espacio de circulación estivas de madera.
ellas. del aire adecuado a
través de ellas.
No hay extractores de No hay extractores de
Las paredes del
humedad dentro del humedad dentro del depósito presentan
depósito depósito. problemas de humedad
en la parte superior
cerca a las tejas.
HUMEDAD
No hay extractores de
humedad en el depósito.
Hay filtraciones de agua Las paredes cercanas a Hay filtraciones de agua
en el techo de la los estantes donde se en el techo de la
edificación almacena la edificación.
documentación
presentan problemas de
humedad
22
Existe un sistema de drenaje y evacuación de agua eficaz
No se cuenta con equipos de especializados para el control de humedad y
temperatura
No se realizan mediciones de control de humedad relativa y temperatura en
ninguna época del año.
2.2.3 Condiciones de almacenamiento de la documentación. Se identificaron

aspectos desde el punto de vista de las unidades de conservación, la estantería,
nivel de distribución física de los documentos, sistema de ordenación,
identificación de las unidades de conservación, herramientas de descripción y
recuperación documental.
Tabla 3. Estado de almacenamiento de la documentación

La documentación se La documentación se La documentación esta
almacena en estanterías almacena en estanterías dispuesta en estivas de
metálicas fijas. metálicas fijas. madera que las separa
del piso.
La documentación esta La documentación esta La documentación esta
distribuida de forma distribuida de forma arrumada, una sobre
horizontal en las horizontal en las otra caja.
estanterías estanterías
La documentación esta La documentación esta La documentación esta
almacenada en cajas y empastada, en fólderes almacenada en cajas.
carpetas de archivo. AZ y carpetas dispuesta Cada caja contiene un
en estantes tomo y mide 38 cm de
ancho por 59 de largo.
Los conjuntos Los conjuntos No existe un criterio
documentales están documentales están único de disposición de
organizados por ordenados los conjuntos
dependencias cronológicamente. documentales, están
revueltos los
documentos.
Las unidades de Las unidades de Las unidades de
almacenamiento (cajas) almacenamiento (libros almacenamiento están
están marcadas con un empastados) están arrumadas. Un 60% de
número consecutivo marcadas con el nombre las cajas están
que permite su de la entidad, asunto y marcadas con el nombre
ubicación, nombre de la fecha en el lomo. de la colección. El
dependencia y fechas Los fólderes AZ no 40% de cajas restantes
extremas de la están marcados y las no están marcadas.
23
documentación carpetas están
contenida. marcadas con el año y
asunto.
Las cajas están Los libros empastados Las unidades de

organizadas linealmente están organizados almacenamiento están
de acuerdo al año en horizontalmente de organizadas en arrumes,
forma ascendente. acuerdo al año. por un lado la
documentación que
pertenece a la Colección
de flora y por otra parte
los informes.
Las cajas están No existe un inventario No existe inventario
inventariadas
En el formato de Existe un listado en el
inventario se utiliza los que se encuentran los
siguientes descriptores: asuntos y fechas
nombre de la extremas, no por libro
dependencia, asunto y sino en general.
fechas extremas.
El inventario esta
sistematizado
A los documentos no se les aplicaron los principios archivisticos de
clasificación y ordenación, ni fueron sometidos a procesos de valoración y
selección documental.
2.2.4 Mantenimiento y limpieza. En este apartado se identificaron en relación

con el mantenimiento, el tipo de limpieza que se realiza en los depósitos, la
frecuencia y los materiales empleados. Así mismo, los aspectos relacionados con
el control de plagas.
Tabla 4. Condiciones de mantenimiento y limpieza de los depósitos

Se realiza limpieza Se realiza limpieza cada Se realiza barrido de
semestralmente al mes al depósito (barrido pisos anualmente y a las
depósito (barrido y y trapeado de pisos), a unidades de
trapeado de pisos), con los estantes y unidades conservación nunca se
la misma periodicidad se de conservación se les les sacude el polvo.
hace la limpieza de los sacude el polvo con un
estantes y las unidades paño seco.
de conservación: se les
24
sacude el polvo con un
paño seco.
Se realiza anualmente la fumigación de las instalaciones con asesoria de
personal calificado para control de plagas (roedores, cucarachas, zancudos,
moscas)
No existe un plan periódico y continuo de limpieza de depósitos y
documentación
No se realiza ningún tipo de limpieza a la documentación
2.3 INSTALACIONES LOCATIVAS
El ICANH esta ubicado en el barrio la Candelaria (centro histórico de la ciudad). La

edificación es considerada como bien de patrimonio cultural, por lo tanto se debe
conservar su arquitectura original. La construcción presenta dos niveles, los
depósitos donde se alberga el fondo acumulado se encuentran en el primer nivel,
sin embargo no fueron construidos para este fin.
Tabla 5. Estado de la infraestructura física de los depósitos

El objeto inicial de la El objeto inicial de la El objeto inicial de la
construcción fue para construcción fue para construcción fue para
habitación bodega bodega
El techo esta construido El techo del depósito es El techo del depósito es
en tejas y madera. Su en tejas eternit sin cielo en tejas eternit sin cielo
estado es regular rasos, con claraboyas, rasos, su estado es
porque hay goteras su estado es regular, regular porque existen
porque existen goteras.
filtraciones de agua
entre tejas.
Las paredes son en En las paredes En las paredes
ladrillo y piedra y están predomina el ladrillo, predomina el bloque,
estucadas están estucadas y sólo una pared de las
pintadas. cinco esta sin estucar.
El piso es en baldosín y El piso es en baldosín y El piso es cemento su
su estado es bueno su estado es bueno estado es regular.
Las ventanas son en La rejilla es metálica de Las ventanas son
madera y su estado es 19 cm. de ancho por 90 metálicas, con reja y
regular, una de las cm. de largo. están en buen estado
ventanas carece de la
totalidad de todos los
25
vidrios.
La puerta es en madera La puerta es metálica y La puerta es metálica y
y esta en buen estado esta en buen estado. esta en buen estado.
El depósito se encuentra El depósito se encuentra El depósito se encuentra
en el interior de la casa, construido en el construido en el
una de sus ventanas parqueadero parqueadero
hacen parte de la
fachada de la misma y
esta a metro y medio de
la calle.
2.4 CONDICIONES DE SEGURIDAD
En este punto se determinaron las condiciones de seguridad de los depósitos

respecto a los planes de prevención de desastres, cantidad de extintores con los
que se cuenta, existencia de brigadas, señalización, alarmas, vigilancia,
restricciones de acceso a los depósitos, condiciones de las instalaciones eléctricas
entre otros.
Tabla 6. Estado de seguridad y mantenimiento de los depósitos

No posee detector de Posee y funciona el Posee y funciona el
incendios detector automático de detector automático de
humo humo
No cuenta con alarma Cuenta con alarma Cuenta con alarma
contra incendio contra incendios contra incendios
Dentro del depósito no Existe un extintor contra Existe un extintor contra
existe un extintor de incendios ubicado en la incendios ubicado en la
incendios, el más parte exterior del parte exterior del
cercano se encuentra a depósito, se le hace depósito, se le hace
diez metros de distancia. mantenimiento mantenimiento
periódicamente (dos periódicamente (dos
veces al año) veces al año)
Las instalaciones Las instalaciones Las instalaciones
eléctricas se encuentran eléctricas no se eléctricas se
en buen estado encuentran en buenas encuentran en buenas
condiciones, presenta condiciones.
cableado exterior
26
Existencia de elementos Existencia de material
de aseo que contienen combustible.
químicos inflamables
cerca de los estantes
Los depósitos de archivo son actualmente vulnerables a la humedad, sismo.
No esta conformada la brigada para prevención de desastres
No están identificadas visiblemente las áreas de evacuación
No hay un plan de prevención de desastres
No existe señalización apropiada
Cuenta con vigilancia permanente las 24 horas del día
No cuenta con sensores Cuenta con sensores de Cuenta con sensores de
de movimiento dentro movimiento dentro del movimiento dentro del
del depósito depósito depósito
27
3. PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO
ACUMULADO DEL ICANH
La presente propuesta integral define todas las acciones a seguir para poner en
funcionamiento el acervo documental que posee el ICANH y que es de gran
importancia para el país, por la particularidad de la información que contiene. El
plan no se queda solo en su organización, si no que pretende darle una estructura
sólida, para que con el tiempo siga su funcionamiento al servicio de la comunidad.
Figura 1. Estructura de la propuesta integral
ADMINISTRACION
ESTRUCTURA
PROGRAMA ARCHIVISTICO
DIFUSION Y SERVICIO AL PUBLICO
PROGRAMA DE CONTINGENCIA
28
3.1 ADMINISTRACION
Figura 2. Etapas del componente administración
RESPONSABILIDADES
ADMINISTRACION
CREACION COMITÉ DE ARCHIVO
CREACION DE OFICINA DE ARCHIVO
MISION, VISION Y OBJETIVOS DEL

ARCHIVO
3.1.1 Responsabilidades. Como primer paso para realizar este plan se

establecieron las responsabilidades dentro de la organización para con el archivo
de la siguiente forma:
• La responsabilidad para la puesta en marcha del plan estará a cargo de la

subdirección administrativa y financiera.
• La oficina de archivo dependerá de la subdirección administrativa y pasara
a ser parte del organigrama a igual nivel que tiene la biblioteca.
• Los usuarios, profesionales, investigadores son los responsables de los
contenidos que se encuentran en el archivo.
29
Con estas medidas, se proponer reconocer a la oficina de archivo como una
dependencia más de la entidad, con sus respectivos responsables; se pretende
conseguir el aval por parte de los directivos e involúcralos en este proceso para
tener el respaldo estratégico que es fundamental para el desarrollo de la
propuesta.
También se crea el comité de archivo que estará integrado por el subdirector

administrativo, el jefe de planeación, el jefe de la oficina jurídica, el jefe de la
subdirección científica y un archivista que será el director del proyecto.
Figura 3. Organigrama ICANH
Oficina de
archivo
Fuente: www.icanh.gov.co
30
En segunda instancia se plantean los siguientes parámetros con el fin de
proporcionar las tareas a cumplir por parte del archivo.
• Misión del archivo del ICANH. Ser el garante de la conservación,

preservación y difusión de los documentos e información que produce el
ICANH en las áreas de antropología, historia colonial, arqueología y
patrimonio.
• Visión del archivo del ICANH. Convertirse en una unidad administrativa

que a través de sus actividades, apoye y facilite la investigación científica
en las áreas de la antropología, arqueología e historia colonial para
preservar y difundir la cultura del país con reconocimiento nacional e
internacional por los aportes al desarrollo social.
• Objetivo general del archivo del ICANH. Recopilar, organizar, custodiar,

preservar y difundir la información científica y técnica que produce el ICANH
en las áreas de antropología, arqueología e historia colonial con el fin de
proporcionar a la comunidad en general la información necesaria para
contribuir a la preservación del patrimonio de las áreas que trabaja el
ICANH
• Objetivos específicos del archivo del ICANH
− Conservar el patrimonio documental del ICANH y del país en las áreas de la

antropología, la historia colonial, arqueología y patrimonio.
− Disponer y difundir la documentación organizada de la entidad como medio
de apoyo a la investigación social
− Realizar actividades de difusión y promoción a través de exposiciones,
boletines y muestras representativas.
3.2 PROGRAMA ARCHIVISTICO
La siguiente propuesta contempla el plan de trabajo mediante el cual se pretende

normalizar y organizar el fondo documental acumulado.
Los siguientes son los objetivos específicos a seguir para el desarrollo de esta
propuesta:
31
• Realizar un diagnostico del fondo documental acumulado.
• Elaborar un estudio institucional para conocer normas, políticas y
procedimientos que permitan orientar el trabajo archivistico.
• Levantar un inventario en estado natural del fondo documental acumulado.
• Elaborar normas para el manejo documental de la entidad.
• Establecer un sistema de clasificación documental que permita el adecuado
uso del patrimonio documental
Figura 4. Etapas de la propuesta archivistica
Situación actual.
diagnostico
Compilación de la información
institucional
Etapas de la propuesta
Inventario Documental
Valoración Documental
archivistica
Preparación Física de la
Documentación
Clasificación Física de la
Documentación
Selección y Eliminación Documental
Ordenación Documental
Realmacenamiento de las Unidades de

Conservación
Descripción Documental
32
• Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado
En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FDA para
determinar el estado actual de la organización de la documentación, sus
características físicas de conservación y el volumen documental.
• Segunda etapa: Compilación de la información institucional
Para alcanzar esta etapa se recurrirá:
- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y

evolución orgánico –funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.
- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
- Identificación de la reglamentación interna de la entidad, referente a la
gestión documental y a la administración de archivos institucionales.
- Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las
funciones específicas de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o
vigente.
- Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.
- Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica
• Tercera etapa: Inventario Documental
Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental

acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias,
autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de
conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre
otros.
Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico,

fotografías, planos y publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo del
ICANH.
• Cuarta etapa: Valoración Documental
Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más

representativos dentro de la organización archivística, se adelantará la evaluación
de la información documental a partir del análisis de los valores primarios y
secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de
33
valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo
cuanto es de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.
• Quinta etapa: Preparación Física de la Documentación
Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de

Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación,
previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:
Procedimientos
Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas

manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes
documentales y mantener la integridad de la información.
Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips,
cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o
levantar la información contenida en dichos soportes.
Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo

tales como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros.
Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro

ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo
documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales efectos por
el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación.
• Sexta etapa. Clasificación Física de la Documentación
Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del

Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización
del fondo documental acumulado.
Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y

respeto por las piezas documentales conformadas como producto del trámite
normal dentro de cada una de las unidades documentales (carpetas ~
34
expedientes), respondiendo de esta manera al principio de orden natural que se
utiliza en la practica archivística universal.
• Séptima etapa: Selección y Eliminación Documental
Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección

documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores
primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas
en un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la
siguiente información:
- Denominación de la unidad de conservación

- Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental
- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.
Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física

de la documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas
establecidas por el Archivo General de la Nación.
• Octava etapa: Ordenación Documental
Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y

transferencia al archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series
y/o agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenación
preestablecido que responda a las necesidades de recuperación y consulta.
• Novena etapa: Realmacenamiento de las Unidades de Conservación
Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de

conservación del fondo documental de la entidad se procederá al
realmacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales serán identificadas así:
- Nombre de la dependencia productora

- Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
- Número de caja
- Fechas extremas,
35
- Numero de folios
- observaciones.
• Décima etapa: Descripción Documental
Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará,

diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones
técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener
como mínimo los siguientes campos:
- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo
establecido en la Tabla Valoración Documental.
- Breve descripción del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificación, como fondo, sección, subsección. serie y/o grupo
documental.
3.2.1 Recursos necesarios para el plan
• Talento humano
Tabla 7. Equipo de trabajo
ADMINISTRATIVO OPERACIONAL
ARCHIVISTA (director del proyecto) ARCHIVISTA (coordinador)
COMITÉ DE ARCHIVO AUXILIARES DE ARCHIVO
Tabla 8. Descripción del equipo del trabajo
No Requerimientos
1 Profesional en archivística con amplios conocimientos y experiencia en
organización de FDA y elaboración de TRD, quien actuará como director
del proyecto.
1 Profesional en archivística con amplios conocimientos y experiencia en
archivística, quien actuará como coordinador del proceso.
36
8 Auxiliares de archivo con formación técnica o experiencia en la práctica
archivística, que se responsabilizaran de la manipulación y organización
física de la documentación, bajo las instrucciones del coordinador.
1 El Comité de Archivo de la Entidad quien actuará como la máxima
instancia asesora y responsable de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de archivo de la institución, también
tendrá a su cargo el apoyo para la valoración documental frente a la
integridad de las decisiones archivísticas.
• Instalaciones
Se requieren las siguientes reparaciones locativas: Electricidad, grietas, techos,

humedad de paredes, ventanas y puertas.
Es necesario realizar los mencionados arreglos locativos para adecuar el espacio

que se tiene y así garantizar la conservación del acervo documental del ICANH.
Estos espacios físicos deben cumplir las siguientes condiciones mínimas:
Control de las condiciones ambientales: una temperatura que oscile entre 15 y 20

grados centígrados; humedad relativa de 45% a 60%; luz artificial de 50 lux,
también la edificación debe contar con ventilación adecuada y en general,
siguiendo los parámetros dados en el acuerdo 049 de 2000 del AGN sobre
condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
La edificación debe contar con medidas de seguridad para la protección de los

documentos, tales como sensores de humo, alarmas y cumplir condiciones de
ventilación y luz para preservar la documentación.
• Materiales e insumos
A continuación se describen los elementos de oficina y de archivo requeridos para

organizar y almacenar toda la documentación con el fin de obtener las mejores
garantías para la protección de la misma durante las fases de depósito y
manipulación.
37
Tabla 9. Materiales de archivo y oficina
Material de oficina Material de archivo Materiales de protección

Lápices HB No 2, Cajas para archivo Guantes
esferos, referencia X – 200 en cartón
resaltadotes, corrugado con apertura
marcadores vertical tipo nevera,
marcadas con logo de la
entidad
borradores Carpetas de 4 tapas Tapabocas
sacaganchos Pinceles planos de cerda Blusas y/o overoles
suave No, 3 y 5. brochas de
cerdas suaves
Diskets cinta de faya de 2 cm
Resmas de papel cortadores
Papel blanco Bayetillas
Tinta para Rótulos para carpeta
impresora
Cinta de Estantes
enmascarar
• Recursos técnicos
Tabla 10. Equipos de cómputo
2 computadores 1 impresora 1 extensión telefónica
Se requieren, (escritorios, sillas, mesas de trabajo, estantería) necesarios para el

funcionamiento de integral.
• Recursos económicos
Tabla 11. Costos estimados
Adecuación instalaciones: arreglos locativos: Electricidad, grietas, techos,

humedades, ventanas y puertas. Instalación de sensores de humo y mecanismo
de seguridad.
Inversión: 30.000.000. responsabilidad del ICANH
38
Tabla 12. Estrategia para la organización del fondo documental acumulado
Se propone que sea a través de contratación directa ajustada a los términos de la

ley 80, mediante licitación pública se otorgará a un tercero que tenga la
experiencia y los recursos necesarios para tal fin. El contratista proporcionará los
materiales de oficina, materiales de archivo (sin la estantería) y materiales de
protección. El recurso humano; archivista (director del proyecto) archivista
(coordinador) y los auxiliares de archivo, así mismo asumirá los gastos de
prestaciones sociales del recurso humano.
El ICANH proporcionará los equipos de computo (2 computadores y 1 impresora),
en calidad de préstamo durante la ejecución del contrato; el contratista asumirá el
gasto de tinta para la impresora.
Inversión: 63.000.000 + IVA. TIEMPO DE EJECUCION 4 MESES.
Tabla 13. Costo de recursos técnicos
2 computadores. 4.200.000
1 impresora 400.000
Muebles y enseres 1.000.000
Estantería 7.000.000
Total costos 12.600.000
Concluido el paso anterior el archivo estará administrado directamente por el

ICANH y tendrá los siguientes gastos:
Tabla 14. Costos fijos mensuales
Mantenimiento: aseo, vigilancia etc. 1.000.000

Servicios públicos 500.000
Nomina de archivo (1 archivista) 1.800.000
Papelería 200.000
Total costos fijos 3.500.000
Total costos de valor Total costos de valor
inversión mantenimiento
Adecuación 30.000.000 Costos fijos 3.500.000
instalaciones mensuales
Organización del 63.000.000
fondo
Recursos técnicos 12.600.000
Total 105.600.000 3.500.000
39
3.3 DIFUSION Y SERVICIO AL PÚBLICO
Figura 5. Etapas del componente difusión y servicio al público

DIFUSION Y SERVICIO AL
POLITICAS
PUBLICO
REGLAMENTO
ACCESO A USUARIOS
• Programa de difusión y comunicación
Después de tener organizado el archivo es necesario ponerlo a disposición del

público para su consulta. Este archivo es un centro de ayuda para la investigación
en las áreas específicas en que trabaja el ICANH.
A través de la página Web del ICANH se anunciara el servicio que presta el

archivo de esta entidad, como también se darán a conocer las respectivas normas
para su uso. Se elaborará un folleto con los servicios que presta el archivo y se
enviarán a las diferentes Universidades del país donde son de interés los temas
que preserva el archivo, así como las entidades de investigación a las que sea
pertinente.
40
3.3.1 Políticas
• El archivo del ICANH es de carácter público porque conserva y custodia

el patrimonio documental de esta institución que es de orden nacional.
• El Archivo se halla igualmente al servicio de la investigación y la cultura,

por lo que deberán promoverse actividades divulgativas y pedagógicas
que den a conocer el patrimonio documental que posee el ICANH.
• El Servicio de Archivo dependerá de la Subdirección administrativa y

deberá tener la autonomía que le es propia por su especialidad
funcional.
• Los investigadores y profesionales son los responsables de los

contenidos, el archivo se encarga de su custodia y preservación para su
consulta, pero no es el responsable de la información y de los resultados
de las investigaciones
• Toda la documentación generada en el desarrollo de las funciones del

ICANH, son propiedad del instituto y en consecuencia deben ir al
archivo.
3.3.2 Reglamento del archivo ICANH. Serán funciones de la oficina de archivo

las siguientes:
• Recibir, conservar y custodiar adecuadamente la documentación.
• Clasificar y ordenar la documentación.
• Elaborar normas reguladoras de la clasificación, ordenación y

tratamiento de la documentación de gestión de los diferentes
dependencias.
• Proponer directrices para la correcta ubicación física de los documentos,

indicando las condiciones idóneas que han de reunir los locales del
depósito y las instalaciones necesarias para su utilización y seguridad.
• Ocuparse de la formación de inventarios, catálogos, índices, repertorios

y demás instrumentos de descripción documental que considere
necesarios para facilitar un adecuado acceso de los usuarios a la
documentación.
41
• Facilitar el acceso y la consulta de la documentación a todos los
investigadores, estudiantes y ciudadanos en general, de acuerdo con
este reglamento.
• Mantener los instrumentos de control de la documentación,

imprescindibles para el buen funcionamiento del Archivo.
• Vigilar la utilización de los documentos por los usuarios y el

mantenimiento de su origen e integridad.
• En general, proponer las medidas necesarias para el buen

funcionamiento del Servicio.
Procedimientos:
• Todos los documentos deben ir al archivo acompañados de la

correspondiente hoja de remisión, según modelo proporcionado por la
mencionada oficina.
• Los envíos se efectuarán con la periodicidad y en las condiciones que

establezca el Archivo, en colaboración con los diferentes jefes de las
dependencias
• Los usuarios enviarán los documentos en perfecto estado, identificados

según el expediente al que correspondan, eliminando en la medida de los
posible duplicados y fotocopias, así como grapas, clips, plásticos, possits y
cualquier otro elemento que pueda perjudicarla, y tendrán una relación de
contenido en la que se enumere y describa cada uno de los documentos
que conforman el trámite. Los documentos en soporte informático se
transferirán acompañados de un informe sobre los datos que contienen,
aplicación en la que se han efectuado y características técnicas necesarias
para la recuperación de la información.
• El Archivo podrá rechazar todos aquellos envíos que no cumplan los

requisitos señalados.
Clasificación, descripción de la documentación
• Los documentos ingresados en el Archivo recibirán el tratamiento

archivístico preciso para su correcta descripción e instalación.
42
• El Director/a del Archivo elaborará las normas de régimen interno para la
organización y descripción de las series documentales conservadas en las
distintas oficinas de las dependencias.
• La conservación y custodia de los documentos en los archivos de oficina

será responsabilidad del jefe de cada unidad.
• El Archivo se encargará de capacitar en temas de archivistica al personal

administrativo de las oficinas.
• La selección de documentos originales para su conservación permanente o

eliminación podrá realizarse únicamente en el Archivo,
• El Archivo llevará un Registro de la documentación eliminada, se

relacionarán como mínimo los datos siguientes: título de la serie afectada,
fechas extremas, fecha de eliminación y unidad productora, en actas
acompañadas de inventarios.
• Las características de los documentos eliminados se relacionarán en el

Acta correspondiente.
Conservación de la documentación
• El archivo dispondrá de zonas diferenciadas: sala de consulta y zona de

depósitos
• Las instalaciones tanto del edificio o local, como del mobiliario deberán
cumplir las normas publicadas por el AGN para edificaciones e
instalaciones de Archivo.
• Ninguna persona ajena al Servicio de Archivo podrá ingresar a los

depósitos de documentación sin la autorización del Jefe de archivo y
siempre deberá ir acompañadas de personal del Archivo.
Reproducciones
• Se permitirá la reproducción a través de los medios o procedimientos más

adecuados de aquellos documentos, para los que su naturaleza o estado
de conservación hagan recomendable el uso restringido del original.
43
• Se procurará la reproducción de aquellos documentos considerados de
importancia histórica, con el fin de obtener un Archivo de Seguridad que
deberá ser conservado en un sitio diferente al del Archivo.
3.3.3 Acceso a usuarios
• Todas las personas podrán acceder a la información que se encuentra en

archivo, solicitando el respectivo material, cumpliendo los siguientes
requerimientos:
• Los usuarios permanecerán en un salón destinado para este efecto, les

queda restringido el acceso a otras áreas del Archivo.
• No se permitirá el ingreso a la sala de consulta de objetos que no sean

indispensables para realizar investigación; alimentos y/o bebidas.
• Solo se permitirá la consulta del contenido de un volumen o caja al mismo

tiempo.
• Los documentos serán consultados con todo cuidado, deben ser devueltos
sin alteraciones de ninguna índole, así como tampoco deberán escribir
sobre los mismos
• Todos los ciudadanos tienen derecho a que el Archivo les facilite copias de
los documentos de libre acceso que se custodian en él, salvo en el caso de
que este procedimiento afecte a la conservación del documento solicitado.
• El préstamo de los documentos para usuarios internos podrá ser

domiciliario, no mayor de ocho días, una vez su solicitud haya sido
aprobada por el jefe de archivo; para los usuarios externos el préstamo será
únicamente en la sala de consulta en los horarios de atención establecidos.
44
3.4 PROGRAMA DE CONTIGENCIA Y SEGURIDAD
Figura 6. Etapas del programa de contingencia
INTRODUCCION
LOCALIZACION
CONTINGENCIA
PROGRAMA DE
DEFINICION, OBJETIVOS Y
ALCANCE
ANALISIS DE RIESGOS
CENTRO DE CONTINGENCIA
DESCRIPCION DEL COMUNICACIONES

PROGRAMA
RESPONSABLES
MANTENIMIENTO DEL
ADMINISTRATIVO
PROGRAMA
ATENCION DE LA
EMERGENCIA
MANUAL CAPACITACION Y
PRUEBAS
EVALUACION DE
RIESGOS
RESTABLECIMIENTO
3.4.1 Introducción. Todas las organizaciones deben contar con programas de

contingencia y seguridad de la información. El ICANH por su ubicación geográfica
y por las instalaciones donde se encuentra debe estar preparado para atender
cualquier eventualidad frente a la información que maneja en su acervo
documental con fin de preservar y proteger este patrimonio documental.
3.4.2 Localización. El ICANH esta localizado en la zona centro de Bogotá, en la

Candelaria, cerca del Palacio de Justicia, Palacio de Nariño y la Alcaldía Mayor de
Bogotá, por tal motivo es propenso a sufrir las consecuencias de un ataque de
terrorismo que se produzca en contra de estas instalaciones del Estado.
45
El ICANH funciona en una casa colonial (patrimonio colonial) por lo que su
estructura no es sismo resistente, lo que hace que este sea un riesgo muy alto
para la documentación que esta en esta institución.
También por su antigüedad las instalaciones eléctricas, y el material con la que

esta construido son susceptibles a incendios.
Figura 7. Mapa de la Candelaria
27
46
1: Plaza de Bolívar 2: Capitolio Nacional
3: Palacio Nariño 4: Observatorio Astronómico
5: La Catedral 6: Iglesia de San Ignacio
7: Museo Arqueológico 8: Iglesia de San Agustín
9: Iglesia Santa Clara 10: Museo Desarrollo Urbano
11: Alcaldía 12: Iglesia de la Concepción
13: Universidad Autónoma de Colombia 14: Teatro Colón
15: Palacio de San Carlos 16: Iglesia Sra. del Carmen
17: Biblioteca Luis Ángel Arango 18: Casa de la Moneda
19: Museo Militar 20: Iglesia La Candelaria
21: Corporación La Candelaria 22: Casa de Poesía Silva
23: Colegio de Nuestra Sra. del Rosario 24: Museo del Oro
25: Gobernación de Cundinamarca 26: Banco de Bogotá
27. ICANH
3.4.3 Análisis de riesgos. Los riesgos que se van a tener en cuenta son los
sismos, el terrorismo y los incendios.
Tabla 15. Historia de incidentes
Descripción Fecha de ocurrencia Frecuencia Probabilidad de Riesgo impacto

repetición (1-5)
SAQUEOS No se ha presentado Ninguna 1 Bajo Alto
INCENDIOS No se ha presentado Ninguna 1 medio Alto
TERRORISMO Toma del palacio,petardo posesión del Ninguna 3 medio Alto
SISMOS Julio de 1967 Cada 40 años 3 Medio Alto
INUNDACIONES No se ha presentado 1 sola oportunida 1 Bajo Alto
47
Figura 8. Grafica de riesgos
4
4
3,5
3
3
2,5 SISMOS
2
2 TERRORISMO
1,5 INCENDIOS
1 1
1 SAQUEOS
0,5 INUNDACIONES
0
1
DESCRIPCION
Tabla 16.
SISMOS EN BOGOTA
AÑO EPICENTRO INTENSIDAD (MERCALLI)

1743 Páramo de Chingaza VII
1785 Páramo de Chingaza VIII
1826 Sopó VII
1827 Timana - Huila VIII
1917 Páramo de Sumapaz VIII
1923 Paratebueno VII
1967 Los Cuachos - Huila -Caquetá VII
3.4.4 Descripción del programa de contingencia. Este programa es la

herramienta con la que cuenta la entidad para la protección y preservación de la
información del archivo, a través de la implementación de estrategias que permitan
mitigar las consecuencias de los supuestos riesgos que se presenten y que
permita activar los mecanismos para garantizar la preservación del archivo
entidad.
48
• Objetivo general. El objetivo general del programa de contingencia del archivo
del ICANH es garantizar la preservación del acervo documental.
• Objetivos específicos
- Identificar los factores de riesgo de mayor impacto que puedan afectar el fondo
documental
- Definir las acciones y los recursos necesarios para desarrollar el plan y su
mantenimiento
- Identificar los registros vitales que son indispensables para la institución.
• Alcance del programa. El alcance del programa esta dado por los factores de
riesgo que más podrían afectar el archivo, que son los sismos, el terrorismo y los
incendios.
• Mecanismos de protección. La primera alternativa que se plantea como centro

de contingencia es la casa denominada “casa de la octava” donde se puede
salvaguardar la información en soporte magnético- óptico. Para este proceso
previamente se ha seleccionado la documentación para digitalizar, por su
importancia, relevancia y por su carácter único para la institución y el país; de esta
forma se hace una copia de los archivos más importantes para proteger la
información
49
Figura 9. Organigrama de comunicaciones ICANH
Oficina de
gestión
documental
archivo
Los mecanismos de reporte que se utilizarán serán a través de medios escritos,

electrónicos y telefónicos
• Responsables
Tabla 17. Equipo de administración del plan
Nombre Cargos Area Datos de contacto Responsabilidad - función
50
• Funciones:
− Organizar el equipo de trabajo, asignando responsabilidades a cada uno de

los integrantes, además toma las decisiones importantes.
− Evaluar y modificar las estrategias, objetivos y alcances del plan
(Mantenimiento del plan).
− Elaborar el presupuesto del plan de contingencia y presentarlo a
consideración del equipo para su aprobación.
− Evaluar y modificar las estrategias, objetivos de los sistemas de información
de la entidad.
− Diseñar las estrategias y modelos de gestión documental.
Tabla 18. Equipo de atención de la emergencia
• Funciones:
− Activar la alarma de emergencia.

− Coordinar el equipo de apoyo.
− Informar sobre los efectos de la emergencia.
Tabla 19. Equipo de evaluación de riesgos
• Funciones
− Evaluar los efectos cambiantes de los riesgos, para determinar los cambios
que se puedan presentar.
− Determinar los nuevos riesgos que se puedan presentar y evaluar su
impacto.
− Adelantar los simulacros que permitan determinar las fallas en el plan y
hacer las anotaciones de lo observado en la bitácora.
51
Tabla 20. Equipo de restablecimiento
• Funciones:
− Se encargará de coordinar el retorno de la normalidad en cuanto a la

información se refiere para continuar la prestación de los servicios que
ofrece el archivo.
− Verificar que los recursos en cuanto a personal y presupuesto permitan
restablecer el funcionamiento.
− Verificar que todo se encuentre en orden para activar nuevamente el
servicio o estipular en cuanto tiempo se restablecerá nuevamente.
3.4.5 Mantenimiento del plan. El programa será revisado cada vez que se
adelanten actividades como simulacros o ejercicios tendientes a evaluar la
efectividad del programa por el grupo de responsables, llenando los siguientes
criterios de evaluación: siendo 1 el más bajo y 5 el más alto.
Criterios
− Identificación de nuevos riesgos
− Cambios en los centros de contingencia
− Cambio en el personal responsable.
• Bitácora. Se anotarán todos los datos para tener criterios de evaluación.
Tabla 21. Datos de la bitácora
EVENTO FECHA IMPACTO DIFICULTADES OBSERVACIONES
52
• Manual y mecanismos de actualización. Se elaborara un manual con las
siguientes especificaciones:
- El manual se hará por secciones de riesgo e identificadas con un color para

cada riesgo.
- Tendrá los números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y
policía.
- Tendrá una lista de números externos como restauradores, empresas
especializadas en transporte y lugares para almacenamiento.
- El manual se presentara una primera parte con color azul con toda
estructura del plan a manera de información general.
- La segunda parte se identificara por colores dependiendo el riesgo, y será
muy puntual con gráficos y tablas para tener un información fácil de
entender y encontrar en caso de una emergencia.
- Cada sección esta divida en las siguientes partes:
• Procedimientos
− Administración del plan

− Atención a la emergencia
− Evaluación del riesgo
− Volver al estado natural.
• Recursos. Se describen cuales son los recursos disponibles y donde se

encuentran.
• Responsables. Se identifican los responsables en una lista con la información

pertinente y se definen las funciones específicas que tiene cada equipo de trabajo.
Las hojas del manual serán intercambiables para facilitar su actualización, para lo
cual cada sección estará en hojas independientes.
• Capacitación y pruebas. La capacitación estará divida en cuatro fases:
53
Tabla 22. Etapas de la capacitación para el mantenimiento del programa de
contingencia
FASE CONTENIDO METODO

INDUCCION Dar a conocer el programa de CONFERENCIA
contingencia, concienciar la
importancia del programa para
preservar la información.
Estudio de casos.
RETROALIMENTACION Se reciben las ideas de los CONFERENCIA-
involucrados para romper con TALLER
la apatía y generar
compromiso con el programa
EJERCICIO Realizar en conjunto con los TALLER
involucrados los ajustes a los
que haya lugar.
EVALUACION Presentación del programa TALLER
final y asegurar que todos
hayan entendido y asimilado.
• Pruebas
Tabla 23. Tipos de prueba para el mantenimiento del programa de contingencia
TIPOS DE PRUEBAS OBJETIVO

Prueba teórica Hacer el diagnostico si cada miembro
involucrado tiene en la mente que
debe hacer (cuestionario)
Prueba piloto Determinar si la teoría aprendida se
puede llevar fácilmente a la practica
Simulacro Determinar las fallas que se puedan
presentar y factores que no habían
tenido en cuenta.
54
4. CONCLUSIONES
• Se debe tener un conocimiento de la entidad en su estatuto jurídico,

estructura orgánica y funcional, procesos administrativos actuales y en sus
diversas etapas de evolución, labor indispensable en el proceso de
organización del fondo documental acumulado, dado que se obtiene
claridad sobre la producción documental que maneja el ICANH:
responsables, procesos y actividades en el ejercicio de sus funciones.
• La realización del diagnóstico es la primera fase que debe realizarse en la

organización del fondo documental acumulado, teniendo en cuenta los
aspectos y deficiencias que se encontraron de su situación actual, se
empezó a planificar como organizarlo, así se establecieron las políticas,
misión y visión para el futuro, objetivos y metas del archivo, de esta
manera, se pretende no sólo contar con un fondo organizado, sino que siga
funcionando con el tiempo en beneficio del Instituto y para el desarrollo de
la investigación, la cultura y la ciencia.
• Los fondos documentales acumulados exigen implementar estrategias y

herramientas administrativas que permitan su organización, las cuales
deben involucrar a todos los miembros de la organización, especialmente a
los directivos para conseguir el aval y tener el respaldo estratégico
fundamental para el desarrollo de una propuesta de este alcance.
• La organización de los fondos documentales acumulados no debe limitarse

a la ejecución de procesos archivisticos y de conservación, sino que
también debe contemplar una administración del fondo, unas políticas de
difusión y acceso al público para su consulta, así mismo se deben
establecer programas de contingencia que garanticen la preservación del
acervo documental. Un fondo documental organizado debe dar
cumplimiento a uno de los fines esenciales de los archivos consagrado en
la ley 594 de 2000: “disponer de la documentación organizada, en tal forma
que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia”.
• En la planificación de un fondo documental acumulado debe involucrarse

una administración encargada de garantizar que el archivo tenga una
55
infraestructura física, administrativa y organizacional que corresponda con
las necesidades de la organización y del mismo archivo.
• El Archivo debe estar ubicado dentro del organigrama del ICANH, la oficina
de archivo debe contar con una partida presupuestal que le permita
responsabilizarse de la gestión documental de la entidad, normalizar los
procesos archivisticos, contribuir y apoyar a conseguir los objetivos que
tiene el Instituto como entidad comprometida en sus áreas de trabajo:
antropología, historia colonial, arqueología y patrimonio.
• Para que un fondo documental acumulado después de organizado

coadyuve a cumplir con la misión de la organización, es necesario ajustar la
misión, visión, objetivos y políticas del archivo con los fines de la institución
a la que pertenece y que al mismo tiempo contribuya a cumplir los objetivos
de la entidad y a la sociedad como fuente de información.
• Se debe propender por involucrar y sensibilizar a todos los funcionarios

sobre la importancia del archivo para la organización, además de ser un
instrumento para la administración, donde se encuentra el testimonio de las
actuaciones administrativas, productivas y económicas indispensable para
la toma de decisiones, es la memoria de la entidad, en los cuales se
registran todas sus operaciones.
56
5. RECOMENDACIONES
• Realizar un plan de gestión para el archivo de acuerdo con el objeto

misional del ICANH: “El Instituto Colombiano de Antropología e Historia
tendrá por objeto el fomento, la realización, la publicación y la divulgación
de investigaciones antropológicas, arqueológicas, históricas y sobre el
patrimonio cultural de la Nación”, reconociendo la importancia de esta
dependencia dentro del logro integral de este fin.
• El funcionario encargado del archivo debe estar capacitado, informado y

conocer de archivistica, al tiempo que se incentiva su continua formación
para el beneficio de la dependencia y toda la entidad.
• Debe ser un instrumento eficaz de difusión de la información contenida en

el fondo documental para lo cual debe:
− Contar con el apoyo de la Dirección General del Instituto para la

elaboración de un programa de difusión.
− Elaborar folletos de divulgación que se requieran a fin de difundir la

información del fondo documental.
− Establecer los reglamentos y mecanismos que aseguren el cumplimiento de

las normas para el acceso al público en general.
• Construir un espacio físico adecuado para el funcionamiento de la oficina

de archivo. Debe estar constituida por espacios amplios, limpios, con buena
ventilación e iluminación que permitan la adecuada conservación y
almacenamiento de los documentos. Así mismo debe estar dotado de
equipos de oficina y la infraestructura necesaria para que el público tenga
acceso y circule sin dificultad por el establecimiento. Hay que facilitar el
acceso de los usuarios, teniendo siempre presente el cumplimiento de las
normas establecidas por el archivo para la consulta de los documentos.
• Contar con un banco de proyectos que sirva como base para la realización
de futuras investigaciones y/o estudios.
57
ANEXO A
Fotografías depósitos 1, 2 y 3.
Depósito 1
58
Depósito 2
59
Depósito 3
60
ANEXO B
INSTITUTO COLOMBIANO DE ANTROPOLOGIA E HISTORIA - ICANH

DIAGNOSTICO DE ARCHIVOS
DEPOSITO 1
Este formato fue elaborado para ser diligenciado por cada depósito o área donde se encuentre la documentación.
Sede: BOGOTA Fecha de Diligenciamiento: OCTUBRE 2 DE 2006
Nombre: Alexandra Rodríguez___________________________ Cargo: Area de Historia _____________________________________
Tipo de Archivo: GESTION CENTRAL:

HISTÓRICO ACUMULADO: X
Fechas extemas de la documentación: 1952-1999
I. INFORMACION GENERAL
1. Dependencia Productora: AREA DE ARQUEOLOGIA, ANTROPOLOGIA, HISTORIA COLONIAL, BIBLIOTECA, CENTRO DE CULTURA
2. Dependencia que conserva este Archivo: AREA DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
3. Nombre de las Series identificadas: SIN IDENTIFICAR
4. Fechas extremas del Acervo Documental: 1952-1999
5. Ubicación física del Archivo: DEPOSITO DE ARCHIVO
6. Área en metros cuadrados del depósito: 17 METROS CUADRADOS
7. Metros lineales de la documentación (1 metro cúbico equivale a 12 metros 78 METROS LINEALES
8. No. De unidades de conservación: Cajas de Archivo: 192 Carpetas: 2000

Libros o Empastes: 0 A-Z: 0 Paquetes: 0 Otros: 180 Cajas audiovisuales (ancho 12cm, alto 26 cm,
fondo 40
9. La información del archivo se encuentra registrada en soportes como:
Papel: X Papel Fotográfico: Cintas de Video: CD's:
Diskettes: Software: Microfilm: Cintas fonográficas:
Hay un mobiliario especial para este tipo de soportes: Si No: Cuáles:
II. CONDICIONES GENERALES DE LA DOCUMENTACION
1. Materiales Inestables en la Documentación:
Tintas: X
Elementos Metálicos Oxidantes: Grapas: X Clips: Gancho Legajador: X
Otros elementos: Cuáles:
Sobres Plásticos: Cartón Colores:
Cintas Adhesivas: Otros: Cuáles:
61
DEPOSITO 1
2. Deterioro que presenta la documentación por agentes físicos:
2.1 Decoloración: X Rasgaduras: X Suciedad: X Oxido: X
Humedad X Pliegues X Pliegues
Manchas X Color: Amarillo: X Violáceo: Negro: Otro:
Cuál:
3. Agentes Biológicos:
Tipos de agentes encontrados
a. Insectos: Si: No: X Cuál:
b. Animales vertebrados: Si: No: X Cuál:
c. Hongos: Si: No: X Cuál: Sujeto a estudio
d. Residuos Orgánicos de animales: Cuál: Dónde:
e. Bacterias: Si: No: X Cuál: Sujeto a estudio
f. Volumen de la documentación contaminada en metros lineales:
Cómo y dónde se guarda:
g. Sabe qué hacer con la documentación que presenta biodeterioro: Explique:
Se hace limpieza a la documentación: Sí: ______ No: ___X__
Antes: Conjunta con los procesos archivísticos: Posterior:
Periodicidad de la limpieza:
PERIODO Tipo de Limpieza

Sector
Semanal Quincenal Mensual Semestral Anual Húmeda Seca
Depósito X X
Estantes X X
Unidades de
Conservación X X
4. Condiciones de Humedad Relativa y Temperatura: Indique los valores registrados mediante el Dataloger
Se encuentra con equipos de medición de Temperatura y Humedad: Si: No: X
Cuáles
Con que frecuencia se realizan mediciones: Diario Semanal: Quincenal: Mensual
VALOR REGISTRADO VALOR NORMAL

Humedad Relativa: 50 - 60 %
Temperatura: 18 - 22 %
62
DEPOSITO 1
5. Condiciones de Iluminación (Señale con una x)
Natural: Artificial X Incandescente: X # Horas encendida:
Exposición de los documentos a la luz solar:
No: X Si: Si la respuesta es Si señale:
Directa: Indirecta:
6. Ventilación:
NATURAL ARTIFICIAL
No. Ventanas: 2 No. Extractores Tiempo diario de activación
No. Claraboyas 0 0
No. Puertas 1 Aire acondicionado Tiempo diario de activación
No. Rejillas 0 0
Otros: Cuál: Otros: Cuál:
7. Almacenamiento: La documentación se encuentra ubicada en:
Estantería: X Archivadores: Planotecas: Otros:
Cuáles
Tipo Capacidad en metros

ESTANTERIA Observaciones
Fija Rodante lineales
Abierta
Metálica X 50 ml La estantería se encuentra en buen estado

Madera
Otros. Cuál:
Metálica
Cerrada
Madera
Otros. Cuál:
Distancia en centímetros de los documentos respecto a: Paredes: 1 cm Pisos: 10 cm

Techo: 30 cm Observaciones:
La distancia entre la Unidad de conservación (cajas - carpetas) y la bandeja superior es de : 1 cm
En la parte superior se almacena algún otro tipo de material: Si: No: X

Cuál:
La estantería tiene un sistema visual de identificación: Si: No: X
Hay separadores metálicos: Si: No: X
8. Manejo de la Documentación (Frecuencia de consulta)
8.1 El Archivo presta servicios internos de:
Consulta: Si X No: Asesoría Si: No: X
Fotocopia: Si No: X Microfilm: Si: No: X
8.2 El Archivo presta servicios externos de:
Consulta: Si No: X Asesoría Si: No: X
63
DEPOSITO 1
8.3 Tipo de consulta:
Manual: X Automatizado: Otro: Cuál:
Tiene sala de consulta: Si: No: X Si la respuesta es No: especifique donde se realiza la consulta: Se busca la caja
que se necesita, y se traslada a la oficina de archivo y correspondencia.
Promedio de consulta: Diario: Semanal: Quincenal: Mensual: Semestral: X
Instrumentos de consulta usados:
Inventarios: X Catálogos: Listados: Bases de Datos:
Otros: Cuáles:
III. INSTALACIONES LOCATIVAS
1. Infraestructura
Antigüedad en años del edificio: Epoca colonial Objeto Inicial de la Construcción: Casa
Se han hecho remodelaciones para archivo Si: No: X En qué fecha:
Se ha previsto de espacios suficientes para guardar la documentación incluyendo su incremento natural: Especifíque: NO
Materiales predominantes en la construcción de la edificación:

Ladrillo: X Cemento: X Metal:
Madera: X Otros:
Estado locativo del depósito donde se almacenan los documentos:
PLANTA ESTADO
MATERIAL OBSERVACIONES
FISICA Bueno Regular Malo
Paredes X
Techos Madera y tejas X
Pisos Baldosin X
Placas (piso)
Ventanas Madera X
Puertas Madera X
2. Condiciones externas a la edificación:
Factores de Riesgo cercanos, distancia aproximada en metros:
Vías: 1,5 m Parqueadero: Humedales: Ríos: Mares:

Industrias: Caños: Otros: Cuál:
64
DEPOSITO 1
IV. CONDICIONES DE SEGURIDAD
1. El edificio posee detector de incendios: Si: X No: Tipo: Automático

Funcionan: Si: X No:
No. De detectores en el área de archivo: Ninguno
El edificio posee extintores de incendios: Si: X No: Tipo; Cantidad: 3

Mantenimiento : Si: X No: Fecha de última recarga: Octubre 31de 2006
No. De Extintores en el área de archivo: ____Ninguno___________________________________________________________________________

Personal capacitado en conatos de incendio: Si No: X Encargado:
Hay brigada contra incendios: Si: No: X
Planes de evacuación: Ninguno

Señalización: No hay señalización en el depósito
Hay alguna dotación especial para los funcionarios de archivo ó para funcionarios que trabajan con documentos:
Si No: X Cuál:
Sabe qué hacer con la documentación en caso de desastre: No

Con agua:
Con Fuego:
2. Instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado: Si: X No:
Los equipos eléctricos tienen polo a tierra: Si: X No:

Existe un pararrayos cercano: Si: X No:
Hay existencia de materiales combustibles Si: No: X
3. Los depósitos de archivo son actualmente vulnerables a:
Inundaciones: Incendios: X Contaminación: Desplomes: Robos:

Atentados: Humedad Subterránea: Otros: Cuáles:
65
DEPOSITO 2
Sede: BOGOTA Fecha de Diligenciamiento: SEPTIEMBRE 18 DE 2006

1. Dependencia Productora: AREA DE ARQUEOLOGIA, ANTROPOLOGIA, HISTORIA COLONIAL, CENTRO DE CULTURA HISPANICA
8. No. De unidades de conservación: Cajas de Archivo: 0 Carpetas: 130

Libros o Empastes: 1700 A-Z: 100 Paquetes: 0 Otros:____________________________________
Hay un mobiliario especial para este tipo de soportes: Si Cuáles:
Tintas: X
Elementos Metálicos Oxidantes: Grapas: Clips: Gancho Legajador:
66
DEPOSITO 2
2.1 Decoloración: Rasgaduras: X Suciedad: Oxido:
Humedad X Pliegues X Pliegues
Cuál:
d. Residuos Orgánicos de animales: Cuál: Dónde:

Sector
Depósito X X
Estantes X X
Unidades de
Conservación X X
Cuáles

67
DEPOSITO 2
Natural: Artificial X Incandescente: X # Horas encendida: 40 SEMANALES
No: X Si: Si la respuesta es Si señale:
Directa: Indirecta:
6. Ventilación:
NATURAL ARTIFICIAL
No. Claraboyas 0 0
No. Rejillas 1 0
Estantería: X Archivadores: Planotecas: Otros:
Cuáles

Abierta
Metálica X 50 ml Estantería en buen estado

Madera
Otros. Cuál:
Metálica
Cerrada
Madera
Otros. Cuál:

La distancia entre la Unidad de conservación (cajas - carpetas) y la bandeja superior es de :
En la parte superior se almacena algún otro tipo de material: Si: X No:

Cuál: Cajas de cartón desarmadas y papelería (papel bond)
La estantería tiene un sistema visual de identificación: Si: No: X
Hay separadores metálicos: Si: No: X
Consulta: Si X No: Asesoría Si: No: X
Fotocopia: Si X No: Microfilm: Si: No: X
68
DEPOSITO 2
Manual: X Automatizado: Otro: Cuál:
Tiene sala de consulta: Si: No: X Si la respuesta es No: especifique donde se realiza la consulta: Se busca la caja
que se necesita, y se traslada a la oficina de archivo y correspondencia.
Promedio de consulta: Diario: Semanal: Quincenal: Mensual: Semestral: X
Inventarios: Catálogos: Listados: X Bases de Datos:
Otros: Cuáles:
1. Infraestructura
Antigüedad en años del edificio: Epoca colonial Objeto Inicial de la Construcción: Bodega
Se han hecho remodelaciones para archivo Si: X No: En qué fecha: En el año de 1978

Ladrillo: X Cemento: X Metal:
Madera: Otros:
PLANTA ESTADO
Paredes X
Techos Tejas eternit X Sin cielo raso y tiene una claraboya
Pisos Baldosin X
Placas (piso)
Ventanas Metálica X Rejilla
Puertas Metálica X
Vías: 5m Parqueadero: 1,5 m Humedales: Ríos: Mares:

69
DEPOSITO 2

No. De detectores en el área de archivo: Un punto

Mantenimiento : Si: X No: Fecha de última recarga: Octubre 31 de 2006
No. De Extintores en el área de archivo: ____1____________________________________________________________________________


Si No: X Cuál:

Con agua:
Con Fuego:
2. Instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado: Si: No: X

Hay existencia de materiales combustibles Si: X No:

Atentados: Humedad Subterránea: X Otros: Cuáles:
70
DEPOSITO 3
Sede: BOGOTA Fecha de Diligenciamiento: SEPTIEMBRE 25 DE 2006

1. Dependencia Productora: AREA DE ARQUEOLOGIA, ANTROPOLOGIA, HISTORIA COLONIAL
8. No. De unidades de conservación: Cajas de Archivo: _____ 0___________ 0 Carpetas: 130

Libros o Empastes: 300 A-Z: 0 Paquetes: 0 Otros: cajas de cartón diferentes tamaños 200
Hay un mobiliario especial para este tipo de soportes: Si Cuáles:
Tintas: X
Elementos Metálicos Oxidantes: Grapas: Clips: Gancho Legajador:
71
DEPOSITO 3
2.1 Decoloración: Rasgaduras: X Suciedad: Oxido:
Humedad X Pliegues Pliegues
Cuál:
d. Residuos Orgánicos de animales: Cuál: Excremento - roedores Dónde: En el piso y sobre las cajas de cartón

Sector
Depósito X X
Estantes
Unidades de
Conservación
Cuáles

72
DEPOSITO 3
Natural: Artificial X Incandescente: X # Horas encendida: 4 SEMANALES
No: Si: X Si la respuesta es Si señale:
Directa: Indirecta: X
6. Ventilación:
NATURAL ARTIFICIAL
No. Claraboyas 7 0
No. Rejillas 0 0
Estantería: Archivadores: Planotecas: Otros: X
Cuáles La cajas están dispuestas sobre estivas de madera

Abierta
Metálica
Madera
Otros. Cuál:
Metálica
Cerrada
Madera
Otros. Cuál:

La distancia entre la Unidad de conservación (cajas - carpetas) y la bandeja superior es de : 5 cm
En la parte superior se almacena algún otro tipo de material: Si: No: X

Cuál:
La estantería tiene un sistema visual de identificación: Si: No:
Hay separadores metálicos: Si: No:
73
DEPOSITO 3
Manual: Automatizado: Otro: Cuál:
Tiene sala de consulta: Si: No: X Si la respuesta es No: especifique donde se realiza la consulta:
Promedio de consulta: Diario: Semanal: Quincenal: Mensual: Semestral:
Inventarios: Catálogos: Listados: Bases de Datos:
Otros: Cuáles:
1. Infraestructura
Antigüedad en años del edificio: Epoca colonial Objeto Inicial de la Construcción: Bodega
Se han hecho remodelaciones para archivo Si: X No: En qué fecha: En el año de 1978

Ladrillo: Cemento: X Metal:
Madera: Otros: X Bloque
PLANTA ESTADO
Paredes X Presentan humedad
Techos Tejas eternit X Sin cielo raso y tiene 7 claraboyas, filtraciones de agua
Pisos Baldosin X Cemento
Placas (piso)
Ventanas Metálica X
Puertas Metálica X
Vías: 5m Parqueadero: 1,5 m Humedales: Ríos: Mares:

74
DEPOSITO 3

No. De detectores en el área de archivo: 1 punto

Mantenimiento : Si: X No: Fecha de última recarga: Octubre 31 de 2006
No. De Extintores en el área de archivo: ____1____________________________________________________________________________


Si No: X Cuál:

Con agua:
Con Fuego:
2. Instalaciones eléctricas se encuentran en buen estado: Si: X No:

Hay existencia de materiales combustibles Si: X No:

Atentados: Humedad Subterránea: X Otros: Cuáles:
75
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO DE BOGOTÁ. Guía de procedimientos para la organización de fondos

documentales acumulados. Bogotá: Imprenta de Distrital, 2006.
AREVALO JORDAN, Victor Hugo. Planificación general de los archivos. Santa Fe

Argentina. E- libro. Net. Tercera edición 2000.
CASILIMAS ROJAS, Clara Inés y Ramírez Juan Carlos. Fondos acumulados

manual de organización. Bogotá: Archivo General de la Nación; 2004.
CONCEJO DIRECTIVO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 002 de

2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de
fondos acumulados”. 6p.
COLOMBIA. CONGRESO. Artículo 4 de la Ley 594 de 2000, Julio 14, por medio
de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Bogotá: El Congreso, 2000. Disponible en
http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0594000.HTM. Acceso el 5 de octubre
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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. Documentación,

presentación de Tesis, Trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Santa
fe de Bogotá: INCONTEC, 2002. 35p. NTC 1486
JAIMES SANCHEZ, Luis Ernesto y García Maria Clemencia. Pautas para el

diagnostico integral de archivos. Bogotá. Archivo General de la Nación; 2003
NORTHEAST DOCUMENT CONSERVATION CENTER. Manual de preservación

de bibliotecas y archivos. Santiago de Chile. 2000.
RUIZ RODRIGUEZ, Antonio Ángel. Manual de archivística. Madrid: Editorial

Síntesis, 1995
76
SIERRA, Luís Fernando. Guía metodológica para la elaboración de tablas de
valoración documental – TVD. El reto frente a la organización de los fondos
acumulados [Monografía pregrado de Sistemas de información, bibliotecología y
archivistica]. Bogotá: Universidad de la Salle. Facultad de Sistemas de
información; 2003
77

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PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO

ACUMULADO DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE

FREDY MAURICIO PEREZ ARCILA

FREDY MAURICIO PEREZ ARCILA

Proyecto presentado como requisito parcial

Profesor HÉCTOR PINZÓN T.

Bogotá, 24 de noviembre de 2006

1.1 MARCO CONCEPTUAL 7

1.1.1 El archivo como respuesta a una necesidad de información 8

1.1.2 La gestión de la memoria social 8

1.1.3 La funcionalidad del archivo histórico 9

1.1.4 Planificación de archivos 10

1.2 MARCO LEGAL 11

1.2.1 Legislación sobre Fondos Acumulado 11

1.2.2 Legislación sobre patrimonio documental 13

1.3 MARCO INSTITUCIONAL 14

2.1 INFORMACIÓN GENERAL DEL ARCHIVO 18

2.2 CONDICIONES GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN 18

2.2.1 Deterioro de la documentación 18

2.2.2 Condiciones ambientales de los depósitos 21

2.2.3 Condiciones de almacenamiento de la documentación 23

2.2.4 Mantenimiento y limpieza 24

2.3 INSTALACIONES LOCATIVAS 25

2.4 CONDICIONES DE SEGURIDAD 26

3. PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO

3.2 PROGRAMA ARCHIVISTICO 31

3.2.1 Recursos necesarios para el plan 36

3.3.2 Reglamento del archivo ICANH 41

3.3.3 Acceso a usuarios 44

3.4 PROGRAMA DE CONTIGENCIA Y SEGURIDAD 45

3.4.3 Análisis de riesgos 47

3.4.4 Descripción del programa de contingencia 48

3.4.5 Mantenimiento del plan 52

Tabla 1 Estado de conservación de la documentación 19

Tabla 2 Condiciones ambientales de los depósitos 21

Tabla 3. Estado de almacenamiento de la documentación 23

Tabla 4 Condiciones de mantenimiento y limpieza de los depósitos 24

Tabla 5 Estado de la infraestructura física de los depósitos 25

Tabla 6 Estado de seguridad y mantenimiento de los depósitos 26

Tabla 7 Equipo de trabajo 36

Tabla 8 Descripción del equipo del trabajo 36

Tabla 9 Materiales de archivo y oficina 38

Tabla 10 Equipos de cómputo 38

Tabla 11 Costos estimados 38

Tabla 12 Estrategia para la organización del fondo documental acumulado 39

Tabla 13 Costo de recursos técnicos 39

Tabla 14 Costos fijos mensuales 39

Tabla 15. Historia de incidentes 47

Tabla 16. Sismos en Bogotá 48

Tabla 17. Equipo de administración del plan 50

Tabla 18. Equipo de atención de la emergencia 51

Tabla 19. Equipo de evaluación de riesgos 51

Tabla 21. Datos de la bitácora 52

Tabla 22. Etapas de la capacitación para el mantenimiento del programa

Tabla 23. Tipos de prueba para el mantenimiento del programa de

Figura 1 Estructura de la propuesta integral 28

Figura 2 Etapas del componente administración 29

Figura 3 Organigrama ICANH 30

Figura 4 Etapas de la propuesta archivistica 32

Figura 5 Etapas del componente difusión y servicio al público 40

Figura 6 Etapas del programa de contingencia 45

Figura 7 Mapa de la Candelaria 46

Figura 8 Grafica de riesgos 48