Gestión y Administración de Pyme

Fundamentos de Administración
GAP-GFAM-1902-B2-003

Unidad 3.
Las áreas funcionales en una organización
Evidencia de aprendizaje.
Áreas funcionales

Presenta: Gerardo Enrique Alba Hernández

ID: ES1921000704

18 de noviembre de 2019

Asesor: Cleopatra Soni Camargo

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Índice

Contenido
Exposición de la actividad ................................................................................................................ 1
Introducción ....................................................................................................................................... 3
Desarrollo........................................................................................................................................... 4
OPTIVOSA (Operadora de Tiendas Voluntarias, S.A. de C.V.).................................................... 4
¿Quiénes son? ............................................................................................................................... 4
Misión ............................................................................................................................................. 4
Visión .............................................................................................................................................. 4
Objetivos ......................................................................................................................................... 4
Mercadotecnia ................................................................................................................................. 5
Operaciones .................................................................................................................................... 5
Administración y finanzas ................................................................................................................ 6
Recursos humanos .......................................................................................................................... 6
Alta dirección ................................................................................................................................... 8
Áreas auxiliares ............................................................................................................................... 9
¿Cómo interactúan las áreas funcionales de la empresa para lograr los objetivos estratégicos? .... 9
¿Cómo puedes contribuir a la correcta toma de decisiones al identificar oportunidades para mejorar
el funcionamiento de las áreas funcionales de la empresa que has creado? ................................. 10
Conclusiones ................................................................................................................................... 11
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................ 12

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Exposición de la actividad
Instrucciones
1. Retoma la información del caso de la empresa que tu docente te envió en la actividad anterior.
2. De acuerdo al producto o servicio que oferta esa empresa, elabora un análisis en un documento de
Word, Arial 11, interlineado 1.15, alineación justificada y con paginación, (agrega imágenes, videos,
presentaciones, etc.), en el que incluyas la siguiente información:
Mercadotecnia:
o Explica cómo está segmentado el mercado, tipo de clientes, nichos, preferencias, mercados
masivos, etc., incluyendo el perfil del cliente o consumidor.
o Determina las estrategias de publicidad y/o promoción del producto a comercializar.
o Realiza un análisis del precio respecto a dos productos similares de la competencia para
determinar la competitividad del precio.
Operaciones:
o Elabora un diagrama de flujo del proceso de producción del producto a comercializar.
o Diseña la logística de distribución del producto hasta hacerlo llegar al consumidor final.
o Elabora un bosquejo de las 5 “P” de producción.
Administración y finanzas:
o Determina las fuentes de ingreso o financiamiento que requieres para producir y
comercializar tu producto.
o Indica los mecanismos de control financiero.
o Indica qué información se requiere para conocer la rentabilidad del negocio.
Recursos humanos:
o Especifica cómo sería el reclutamiento y la selección de personal en tu organización, con
base en el contenido de la asignatura.
o Determina tres aspectos de capacitación y desarrollo que consideres que requerirá el
personal de tu empresa.
o Aporta un par de ideas para motivar al personal en el caso de que tu empresa se encuentre
en un proceso de fusión con otra más grande y lo más probable es que el personal se
reduzca.
Alta dirección:
o Especifica las habilidades directivas que son necesarias en un director general o dueño de la
empresa. Fundamenta tu respuesta.
o Contesta las preguntas: Si tu fueras el líder ¿cómo reaccionarías ante una evidente crisis
que pone en riesgo la permanencia de tu empresa en el mercado?, ¿qué información

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requieres para tomar una decisión?, ¿qué decisiones debes tomar para enderezar el rumbo?
Toma en cuenta que tu empresa es de nueva creación. Argumenta tu respuesta.
Áreas auxiliares:
De acuerdo con la información que has desarrollado:
o Explica cómo contribuye el área jurídica para sacar de la crisis a la empresa.
o Propón al menos dos mecanismos de calidad en tres procesos operativos diferentes.
o Explica cómo contribuye el área de sistemas y el uso de las tecnologías de la información
para el desarrollo de la empresa.
3. En el mismo documento describe cómo interactúan las áreas funcionales de la empresa para lograr
los objetivos estratégicos.
4. Contesta con ideas claras y basadas en el contenido de la asignatura, la pregunta: ¿Cómo puedes
contribuir a la correcta toma de decisiones al identificar oportunidades para mejorar el funcionamiento
de las áreas funcionales de la empresa que has creado?
5. Agrega las fuentes de consulta, y elabora un índice donde sea posible ubicar las áreas funcionales y
las ideas que desarrollaste al final.
6. Guarda tu documento como GFAM_U3_EA_XXYZ. Envíalo en esta sección para que tu docente te
retroalimente. En caso de ser necesario, podrás enriquecer tu trabajo y enviar una segunda versión
que será la definitiva. Recuerda dar seguimiento.
7. Consulta la Escala de evaluación para que conozcas cómo será evaluada tu aportación.

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Introducción
Optivosa es un negocio posicionado en el mercado de la papelería con sede y casa matriz Mérida,
Yucatán. Vende y fabrica material de papelería, así como también se dedica a la distribución de
muebles de oficina y a rentas de equipos de impresión. Los factores clave que se considera para su
éxito incluyen la comercialización de los productos, la efectividad de las operaciones así cómo la
administración y financiación. Otro punto muy importante es el funcionamiento eficaz de los recursos
humanos y la alta gerencia. Cada uno de estos factores se considera junto con una investigación de
cómo se puede lograr el pensamiento estratégico y el perfeccionamiento en la toma de decisiones.

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Desarrollo
OPTIVOSA (Operadora de Tiendas Voluntarias, S.A. de C.V.)

¿Quiénes son?

Optivosa es una empresa mexicana con sede en Mérida, Yucatán dedicada a la venta de material de
papeleria, muebleria para oficina y productos de limpieza; Entre otras cuestiones tiene servicio de
renta de equipos de impresión.

Misión
Prestar y conservar los servicios de venta de papelería y renta de equipos de impresión de forma
eficiente, confiable y confidencial que apoyen al desarrollo de las empresas contratantes.
Visión
Ser empresa líder en el ramo de venta y servicios del ramo de papelería para seguir proporcionando
servicios de calidad que satisfagan y cubran las necesidades de nuestros clientes presentes y futuros.
Objetivos
 A corto plazo. Disponer con el capital económico suficiente para abrir más tiendas en otros
puntos de la república mexicana, así como reclutar personal calificado, instituir políticas y reglas
para el manejo eficiente de los que trabajaran en la empresa.
 A mediano plazo. Difundir dentro de la empresa una red de trabajo en equipo confiable que sea
consistente y que trabaje con eficiencia.
 A largo plazo. Consolidad a la empresa como un referente en el ramo de la papelería
funcionando y desarrollándose de manera sostenible con presencia a nivel nacional que cree
empleos que tenga como principio mejorar la economía nacional y regional.

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Mercadotecnia

Nuestro mercado es el nicho de las empresas de gran consumo de papelería y que requiere de
muebles de oficina, así como de requerir equipos de impresión que se encuentran en los puntos de
la republica donde contamos con tiendas sucursales en los estados de Quintana Roo, Tabasco,
Ciudad de México, Monterrey, Puebla y Mérida.

Nuestra publicidad está organizada con la visión de la empresa y resaltar el hecho de que estamos
apoyando y protegiendo activamente el medio ambiente con productos recuperados y/0 reciclados
como la papelería en hojas recuperadas. Los mensajes clave que nos diferencian de otros mayoristas
son nuestros precios y que somos fabricantes de la marca “propapel”; Como método propagandístico
nos anunciamos en radio y en la televisión local, así como la repartición de flyers digitales y
convencionales, y volantes promocionales.

Optivosa en su área de mayorista en papelería contamos con la fortaleza del área de papel bond
como fabricante podemos contar con un amplio surtido a precios si competencias, de igual
manera y por contar con la papelería podemos hacer uso de la fabricación de libretas y de una
gama amplia de material de oficina en base a papel sin realmente tener competencia en las
pareas en donde estamos establecidos.

Operaciones

El área de operaciones posee una gran responsabilidad para toda la organización, pues en ella recae
la labor de todas las actividades palpables dentro de los procesos considerándola estrategia llevada
a la productividad de la empresa que sugiere de hacer más con menos, de alcanzar los objetivos con
la menor inversión. Una de las funciones principales del área de operaciones consiste en administrar
todos los recursos de un sistema de producción requeridos para producir los bienes y/o servicios que
vende tu empresa.
1. Puestos de trabajo:
 1 gerente de ventas
 1 auxiliar de ventas
 2 Vendedores
 1 encargado de servicio a clientes
 2 técnicos en mantenimiento
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2. Número de empleados del área: 7

3. Principales funciones del área:
 Ventas de productos de papelería, mueblería y servicios
 Mantenimiento de Equipos
 Control de Calidad.
Las 5 P se detallan a continuación

Administración y finanzas

Inicialmente, Optivosa empezara a operar con una inversión de capital de riesgo de $850,000.00
pesos. Esto tendrá que financiar el alquiler de las instalaciones requeridas, el equipo de oficina,
sueldos, mantenimiento, gastos generales, pago a proveedores y costos de publicidad necesarios
para conseguir las primeras ventas. Después de los primeros 5 meses de operaciones, los costos
operativos deberán estar cubiertos por las ventas generadas, de lo contrario, el negocio empezará a
perder la inversión y estará en déficit. Cada empleado tiene responsabilidad financiera definida para
autorizar los gastos. A medida que la empresa crezca y se establezca financieramente, esos límites
de gastos se revisarán y ampliarán de acuerdo con el área de responsabilidad de cada individuo. Sin
embargo, en primera instancia, nadie más que el gerente general puede autorizar cualquier gasto.

El gerente general tomará la responsabilidad de pronosticar el rendimiento financiero y la rentabilidad

mensual. Para hacer esto, el o ello necesitara un pronóstico de ventas mensuales, un pronóstico de
costos generales (renta, salario, servicios públicos, etc.), un pronóstico de costos de producción y
una posición de pronóstico de efectivo del banco de manera continua.

Recursos humanos

Esta área es muy importancia ya que en esta se centra los resultados y el buen funcionamiento de la
empresa siendo la responsable de manera directa de colocar al personal mejor calificado para el
desarrollo.
1. Nombre del puesto:
 1 Encargado de Recursos Humanos
2. Número de empleados del área: 1 persona.
3. Principales funciones del área:
 Contratación y empleo.
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 Capacitación y desarrollo.
 Sueldos y Salarios.
 Relaciones laborales.
 Servicios y Prestaciones.
 Higiene y Seguridad Industrial.
 Planeación de Recursos Humanos.
El proceso de reclutamiento y contratación es la siguiente:
1. Definición del perfil del postulante: Primero debemos saber que requerimos encontrar.
 ¿Qué actividades deberá realizar?
 ¿Necesita experiencia?
 ¿Qué habilidades?
 ¿Qué conocimientos técnicos?
 ¿Valores?
 ¿Capacidad de trabajo en equipo?
 ¿Trabajo bajo presión?
 ¿Nivel de estudio?
 ¿Tendrá contacto con extranjeros?
 Principales actividades, responsabilidades, etc.
Entre varios puntos que se pueden tratar con la finalidad de encontrar al personal requerido.
2. Etapa de Convocatoria o Búsqueda. Esta etapa radica en la búsqueda, reclutamiento o
convocatoria de los postulantes que cumplan con las características que hemos definido en
el punto anterior. Algunos de los métodos que se pueden utilizar para esta etapa son:
 Anuncios o avisos.
 Recomendaciones.
 Agencias de empleo.
 La competencia.
 Consultoras en recursos humanos.
 Promoción interna.
 Archivos o bases de datos.
3. Evaluación. Este es el punto en que se va a evaluar a los postulantes que hemos convocado
para reclutar con la finalidad de elegir al más apto para el puesto. Esta etapa tiene 2 fases:
 Fase de Pre-selección. Es la fase en donde se eliminan Currículos que no se ajustan
a los parámetros solicitados.
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 Fase de selección. En esta fase se evalúan puntualmente a los que cumplen las
expectativas mínimas. Esta a su vez debe seguir los siguientes pasos: entrevista
preliminar, prueba de conocimiento, prueba psicológica y entrevista final.
4. Selección y contratación: Después de evaluados se selecciona al de mejor desempeño en
las pruebas y en entrevista para su posterior contratación.
5. Capacitación. Finalmente, una vez que hemos seleccionado y contratado al nuevo personal,
debemos procurar que se adapte lo más pronto posible a la empresa, y capacitarlo para que
se pueda desempeñar correctamente en su nuevo puesto. Como ideas para capacitar
apropiadamente se enuncia los siguiente 3 puntos:
 Vea a la capacitación como una inversión.
 Determine sus necesidades. Identifique las habilidades o cualidades que desea
fortalecer en ciertos grupos.
 Promueva la cultura del aprendizaje.

Alta dirección

Gerente general tiene como funciones principales planificar, controlar, supervisar y corregir los planes
a corto y largo plazo.
 Controlar las actividades predispuestas para el logro de los objetivos y verificar que
no existan desviaciones.
 Decidir respecto a contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado
para cada cargo.
 Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro, así como las funciones y los
cargos.
 Controlar que cada persona dentro de la empresa cumpla con todas y cada una de
sus obligaciones y no existan inconvenientes o interrupciones que perjudiquen el
buen funcionamiento de la empresa.

El gerente general de la empresa, particularmente necesita ser comprometido, ingenioso, creativo,

apasionado, inspirador, equilibrado e inteligente; Independientemente de tener una buena
comprensión de las finanzas, una buena comprensión de las ventas y entender cómo gestionar,
motivar e inspirar a las personas. El o ella debe ser buena en la comunicación y la planificación y

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debe ser realista. Debido a que mantiene una revisión constante del flujo información el gerente
general podrá tomar la decisión pertinente, considerando la naturaleza de la situación, la duración
del pronóstico y el alcance de la misma o para poder realizar el pronóstico ya sea de ventas, de
compras o cualquier otra cuestión.

Áreas auxiliares

El área jurídica beneficia y contribuye a la empresa en la solución de asuntos legales en los cuales
la empresa pudiera estar involucrada en una dificultad legal, en esos casos esta área intervendría de
manera jurídica.
El área de publicidad es esencial para la empresa, ya que es donde se lleva a cabo toda la
metodología de propaganda de los productos y promociones, así como de los servicios que cuenta
la empresa.
El área de investigación y desarrollo contribuye a la empresa ideas que permitan a la empresa
innovar, construir, y transformar productos los cuales se someten a una evolución para su
mejoramiento.
El área de calidad, es donde se evalúa el proceso en el cual se transformó la materia, mediante la
calidad el estándar de excelencia se cumple porque en Recicla Pet el cumplir con los lineamientos
solicitados es una prioridad y el área de calidad se encarga de evaluar y permitir que el producto
salga al mercado a competir con la competencia.
El área de sistemas y tecnología de la información, son una parte medular de la empresa ya que
su importancia radica en la implementación y automatización de las áreas mediante el uso de los
métodos informáticos para lo cual se traduce en el desarrollo de la empresa ya que elimina pérdida
de tiempo y eficiente los procesos.

¿Cómo interactúan las áreas funcionales de la empresa para lograr los objetivos
estratégicos?

Todas las áreas funcionales son muy importantes en cada uno de sus elementos ya que a cada
uno le corresponde su debida responsabilidad; así que considerando todas las áreas en conjunto
podemos entender que la empresa funciona como una máquina que funciona bien dependiendo
de la eficiencia de cada uno de las áreas involucradas mientras estas cumplan con los objetivos
y estrategas que previamente se elaboraron en beneficio de los intereses de las empresas.

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¿Cómo puedes contribuir a la correcta toma de decisiones al identificar oportunidades

para mejorar el funcionamiento de las áreas funcionales de la empresa que has
creado?

La toma de decisiones se realiza en base a las situaciones que en el instante requieran un cambio
requerido, en base a la circunstancia analizada el o los encargados de solucionar la situación deciden
tomar postura de la misma para que beneficien a la empresa mediante una valoración precedente
que permita conocer la situación a tratar y con ello tomar medidas. El beneficio de esta perspectiva
es que es simple y se puede contemplar para mejoras potenciales ya sea grandes o pequeñas.
Algunas de las opiniones que se menciona para considerarse son:
 Diseño: Asegurar que los métodos propagandísticos sean estándar para manejarse en
todas las sucursales que se inauguren.
 Entrega: asegurarle al cliente que sus artículos o servicios serán enviados o atendidos
en tiempo y forma.

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Conclusiones

En conclusión, entendimos de una vez por todas que es muy importante que la persona que esté al
frente de la dirección de la empresa el cual debe estar capacitado en gran medida para poder
desempeñar el conjunto de conocimientos normalizados para poder planear, organizar, dirigir y
controlar técnicamente las actividades de una empresa, con el fin de alcanzar los objetivos. El
conocimiento teórico y la experiencia adquirida en su aplicación, garantizan la obtención de una
administración eficiente. El administrador y todas las áreas son parte de un todo que al trabajar en
conjunto se convierten en un ente muy eficiente que debe de tomar las disposiciones con
racionalidad, así como el desempeño de las políticas y reglas instituidas que nos plantea el proceso
administrativo. Mediante la elaboración de mi actividad logre comprender las áreas funcionales de
mi empresa que logre crear en base a los conocimientos obtenidos a lo largo de la materia, cabe
mencionar que no es fácil crear una empresa ficticia por qué se debe indagar, recaudar información
para que la creación de la empresa sea consistente.

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BIBLIOGRAFÍA
Londoño, A (2011). Proceso administrativo: Importancia en la organización. Revista electrónica.
Recuperado de: http://www.gerencie.com/proceso-administrativo-importancia-en-la-
organizacion.html

Enciclopedia de economía (2009). Organización en línea y staff. Documento recuperado de:

http://www.economia48.com/spa/d/organizacion-en-linea-y-staff/organizacion-en-linea-
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Introducción al estudio de la administración (2015). UnADM. Documento recuperado de:
http://aulatres.unadmexico.mx/av20151/pluginfile.php/42175/mod_resource/content/4/Unid
ad%203.%20Las%20areas%20funcionales..._Contenido%20nuclear.pdf

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