UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA

CATEDRA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTSO CONTABLES

ACTIVIDAD 4 Y 5

EMPRESA: MUNDO TUYO, C.A.

INTEGRANTES:

David Adechedera

María Gabriela Martinez

Gabriel Piñero

William Rojas

Andrea Rovaina

Virginia Fandiño
 ACTIVIDAD 4

1. Mencionar los procesos más importantes de su empresa. (mínimo 10 procesos)

-Proceso de Reservación de Paquete Turístico

-Proceso de Venta de Paquete Turístico
-Proceso de Asignación de Precios a Paquetes Turísticos
-Proceso de Captación de Clientes
-Proceso de Captación de Personal
-Proceso de Evaluación de Costos de Paquetes Turísticos
-Proceso de Capacitación de Personal
-Proceso de Selección de Paquetes Turísticos a Ofrecer
-Proceso de Selección de Destinos de Paquetes Turísticos
-Proceso de Evaluación de Gerencia

2. Seleccionar uno de los procesos que trajeron e indicar:

a. Nombre del proceso.

Venta de un paquete turístico

b. Objetivo del proceso.

Vender los distintos paquetes turísticos ofrecidos por la empresa a los clientes.

c. Unidades involucradas, personas.

Clientes, asesor de ventas (Departamento de ventas) y contador (Departamento de

contabilidad)

d. Usuario final.

Cliente.

e. Formularios utilizados para llevar a cabo el proceso.

Formulario de datos básicos del cliente.

Formulario de destinos y servicios esperados por el cliente.

Formulario de pago.

f. Sistemas de información utilizados.

Sistema de ventas.

Sistema de contabilidad.
Sistema de registro de clientes.

3. Definir la estructura organizacional de su empresa (organigrama)

4. Establecer las actividades en cada una de las áreas. (Ej: Departamento de Ventas)

 Gerencia Administrativa y Contable:

 Gerencia publicidad y Mercadeo:
 Gerencia de planeación turística:
 Gerencia de tecnología:
 Gerencia Administrativa y Contable:

5. Establecer las funciones que tendrá el personal de acuerdo a la estructura planteada.

Presidente:

● Ejercer la representación legal de la empresa.

● Presidir las sesiones de la Asamblea y de la Junta Directiva, suscribiendo las respectivas

actas.

● Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Junta Directiva.

● Apoyar las actividades de la Empresa.

● Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios.

● Presentar a la Junta Directiva, el informe semestral de actividades.

● Dirigir las labores de la coalición Empresarial.

 ● Sugerir a la Asamblea y a la Junta Directiva los medios y acciones que considere para la
buena marcha de la gestión de la empresa.

● Ejercer las demás atribuciones que le correspondan según el Estatuto y Reglamento

correspondientes.

Contador:

▪ Revisar que se cumplan con los principios de contabilidad de aceptación general.

▪ Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

▪ Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del área.

▪ Velar por la aplicación de la norma y el cumplimiento de las normas de la organización.

▪ Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información

suministrada por la organización y por el cliente

▪ Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

Community Manager:

● Monitorea constantemente las redes sociales en busca de conversaciones sobre la

empresa, los competidores o el mercado, esto lo convierte en los oídos de la empresa.

● Circula la información al interior de la organización. Selecciona la información

relevante identificada en el monitoreo de las redes sociales para hacérsela llegar a las
personas responsables dentro de la empresa.

● Informa la posición de la empresa. Explica las posiciones de la empresa a la

comunidad, es decir se convierte en la voz de la empresa hacia la comunidad.

● Responde y conversa. Responde y conversa activamente en todas las redes sociales en

los que la empresa tenga presencia activa.

● Dinamiza. Busca colaboraciones entre la comunidad y la empresa, lo que permitirá que

la comunicación sea en dos direcciones (Web 2.0).

● Motiva la comunidad de las redes sociales para que se conviertan en

“evangelizadores” de la marca a través de promociones y contenido de valor agregado.

● Genera contenido. Comunica y genera contenido en las redes sociales, usando todas
las posibilidades multimedia a su alcance.

● Lidera la comunidad ya que cuando no lo hace se convierte en el que consolida la

información.

● “Evangeliza” al interior de la empresa y capacita de forma permanente al interior de la

organización.

Asesor de viajes:
 ● Asesoramiento sobre el destino del viajero.

● Contratación del medio de transporte, avión, tren, autobús etc.

● Contratación del alojamiento, hoteles, hostales, albergues etc.

● Compra de entradas a museos o espectáculos.

● Función de mero intermediario entre las partes.

● Realizar cambio de divisas.

● Ayuda con el trámite de visas.

Ingeniero Informático:

● Formular propuestas para la solución de problemas reales mediante el uso de las

tecnologías y las matemáticas aplicadas.

● Liderar proyectos de investigación/empresariales para la solución de problemas

concretos (por ejemplo, sociales) y/o abstractos (por ejemplo, generación de nuevo
conocimiento).

● Tomar decisiones con bases sólidas, éticas, y científicas en pro del mejoramiento
humano/social/tecnológico.

6. Utilizando la estructura de su empresa, describir paso a paso desde el inicio hasta el final
los siguientes procesos:

1. a. Uno del área de ventas.

2. b. Uno del área de administración.

3. c. Proceso de reclutamiento y selección del personal. (CAPTACIÓN DEL PERSONAL)

Captación de talento Humano

4. Definir necesidad de negocio

5. Reportar vacante a recursos humanos

6. ¿Se aprobó la vacante?

1. Si. revisar los curriculum en la base de datos

1. Se contacta al candidato

2. ¿Paso prueba numérica?

 1. Si. ¿paso entrevista?

1. Si. realizar oferta al candidato

2. ¿acepto el contrato?

1. Si. cierre de vacante en sistema

2. No. ir al paso 3.1

1. No. ir al paso 3.1

1. No. ir al paso 3.1

2. No. La necesidad es satisfecha por un colaborador interno

i.Indicar el objetivo del proceso, los formularios involucrados y las unidades involucradas.

Proceso de reclutamiento y selección del personal

Objetivo:

Atraer y reclutar el mejor talento para la organización satisfaciendo las necesidades del
negocio.

Formularios involucrados:

 Prueba numérica
  Formato de entrevista

Unidades involucradas

Todos los departamentos

ii. Graficar los procedimientos de cada una de las áreas. (Flujograma)

 Área de Ventas:
 Objeto del Proceso: Captación y venta de paquete turístico a un cliente.
 Formularios Involucrados: Hoja de reserva, expediente de servicio, ficha del
cliente, impresos contables.
 Unidades Involucradas: Departamento de ventas.

 Proceso Administrativo

 Objeto del Proceso: Registro de Captación y venta de paquete turístico.

 Formularios Involucrados: Recibo de ingresos, expediente de servicio y ficha
de cliente.
 Unidades Involucradas: Departamento de Administración.
  Proceso de reclutamiento y selección del personal

7. ¿Cuáles son las razones por las que se deben escribir los procedimientos en las empresas?

Los procedimientos son serie de pasos, claramente definidos:

 Que permiten trabajar correctamente,

 Disminuyen la probabilidad de accidentes,

 Modo de ejecutar determinas operaciones,

 Suelen realizarse de la misma manera.

Es de suma importancia para asentar las dinámicas y procesos de funcionamiento de la

empresa de manera formal, de manera tal que puedan ser entendidos y asumidos de un modo
más didáctico y expedito por el personal, permitiéndoles aprehender la incidencia de su
trabajo en el desenvolvimiento global de la empresa. Por otra parte, la elaboración de
manuales de procedimientos facilita la actualización y adecuación de dichos procedimientos de
cara a los cambios de orientación y estrategia de la empresa, pues es más fácil evaluar los
nudos críticos y momentos de estrés más álgido para la unidad o empresa en general.

Escribir los procedimientos en la empresa es una gran herramienta para el orden, el control de
la misma, repercute directa y positivamente en la interacción de sus partes, pues existen
orientaciones claras, puntuales sobre los métodos y los niveles decisorios de la organización.

Ventaja de los procedimientos en las Empresas.

 Facilita la formación del nuevo trabajador o del sucesor temporal.

 Reduce la cantidad de errores en procedimientos complejos.

 Guía las tareas de simplificación y estandarización del trabajo.

 Es una buena base de análisis para la mejora de la eficiencia.

 Permite mejorar la coordinación entre puestos.

  Establece y delimita responsabilidades.

ACTIVIDAD 5

1. Acta Constitutiva de la empresa.

2. Mencione la definición de formulario.

Es un documento diseñado para que el usuario introduzca datos estructurados en las zonas
correspondientes para ser almacenados y procesados posteriormente.

3. Señale tres ventajas y tres desventajas que tiene el uso de los formularios.

VENTAJAS
Sistematización de la información.
Recolección estandarizada de datos.
Filtra la información que requiere
cada nivel en una estructura
organizacional.
DESVENTAJAS
Los formularios tradicionales presentan también una serie de
desventajas, Acumulación de papel, luego espacio y personal
para archivo y almacenamiento
Engorrosa digitalización y sistematización de la información.
Repetición de datos.

4. ¿Cuál es la diferencia que existe entre los formatos digitales y los tradicionales? Explique
cuál de los dos es más recomendable para las empresas.

DIGITAL
 Ahorro de papel.
 Menor tiempo en proceso
información.
 Mayor accesibilidad.
 Mayor seguridad.
 Se ajusta al usuario.
 Mayor alcance geográfico.
 Mayor almacenamiento.
 Dependencia eléctrica.
 Evidencia no respaldad.
 Menor costo de implementación.
TRADICIONAL
 Mayor costo de material e impresión.
de  Mayor tiempo en procesar información.
 Menos accesibilidad.
 Menor seguridad.
 No se ajusta al usuario.
 Menor alcance geográfico.
 Menor almacenamiento.
 Independiente de la electricidad.
 Evidencia mayor respaldada físicamente.
 Mayor costo de implementación.

Depende del entorno donde se desarrolle la empresa, consideramos que tener acceso al uso
de ambos formularios es recomendable en el caso de que alguno de los dos falle, poder
continuar la implementación con el otro. Sin embargo, es preferible realizar formularios
digitales que disminuyen los costos y que pueden ser llenados por el individuo desde cualquier
espacio.

5. Señale la importancia de mantener un inventario de formularios.

Es importante para mantener un control sobre los datos ingresados en estos formularios, estos
son el respaldo principal de la base de datos que puedan alimentar dichos formularios. Al tener
un inventario de estos se controla la cantidad que se tenga de ellos clasificados por tipo de
formulario, tipos de datos obtenidos en ellos y además sobre los que estén aun sin llenar.
Mantener existencia de ellos es importante para el funcionamiento de muchos procesos,
entonces el no contar con estos podría suponer la detención de un proceso o funcionamiento
de la empresa.

6. Establecer diferencias entre formularios y reportes.

Sus principales diferencias son su fecha de identificación, sus controles generales de

tecnologías de la información y que el reporte presenta información de hechos ya ocurridos
mientras que el formulario recopila información para hechos futuros.

7. Mencione los formularios a utilizar por su empresa (al menos 15).

 Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones que se le

adeuda algún bien o tipo de servicio.
 Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todos los
pagos realizados por el fondo de caja chica.
 Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todo el
dinero recibido de los clientes.
 Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los
depósitos realizados en el Banco.
 Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de
los depósitos de tarjetas realizados en el Banco.
 Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de las
ventas a crédito al por mayor y detalle.
 Nota de Crédito: Este formulario es utilizado para dejar constancia de los descuentos y
devoluciones concedidos.
 Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar
determinadas compras.
 Hoja de Reserva: Se utiliza para recoger los primeros datos de una petición de viajes.
 Expediente de Servicio: En él se especifican todos los datos relativos a la venta, desde
la persona que la efectúa, hasta el pago a proveedores, sin olvidar la descripción de los
servicios contratados.
 Fichas de Atención al Cliente: Este formulario es utilizado para dejar constancia del
apoyo prestado a cada cliente solicitado vía electrónica o personal.
 Ficha de cliente particular: Los datos pueden provenir de la hoja de reserva o del
expediente de servicios
 Ficha de cliente-empresa: recoge todos los datos relativos a aquellas empresas al que
la agencia presta sus servicios
 Recibo para Cambio de Divisas: en aquellas agencias en las que se cambian monedas.
 Registro de existencias de billetaje: deja registro de billetes o boletos en general
(avión, tren, etc.).
 Registro de salidas y llegadas de clientes: Formulario llenado por cada cliente el llegar
y pedir información en general, de toma registro y se le ofrecen paquetes y ofertas en
general.
  Recibos de cobros/bonos en efectivos: con original y dos copias, para la caja y
expediente.

8. Ordene los formularios con relación al área donde se utilizan.

Contabilidad: Cheque, recibos de caja chica, recibos de cobros/ bonos en efectivo, recibo de
ingresos, depósitos, depósitos de tarjeta, factura a crédito, nota de crédito.

Ventas: Orden de compra, hoja de reserva, registro de salidas y llegadas de clientes,

expediente de servicio, ficha de atención al cliente, ficha de cliente particular y ficha de
cliente-empresa.

Cobranza: Recibo de cambio de divisas, recibos de cobros/ bonos en efectivo, cheque, recibos
de caja chica, registro de existencias de billetaje, depósitos y depósitos de tarjeta.

9. Clasificarlos según su uso, presentación y elaboración.

Según uso:

 Registro: Cheques, recibos de caja chica, recibos de cobros/bonos en efectivo, recibo

de ingresos, depósitos, depósitos de tarjeta, facturas a crédito y notas de crédito.
 Respaldo: Recibo de cambio de divisas, recibos de cobros/ bonos en efectivo y registro
de existencias de billetaje.
 Control: Ficha de atención al cliente, dicha de cliente particular, dicha de cliente-
empresa, órdenes de compra, hoja de reserva, registro de salidas y llegadas de clientes
y expediente de servicio.

Según Presentación:

 Física: Cheque, recibos de caja chica, recibos de cobros/ bonos en efectivo, recibo de
ingresos, depósitos, depósitos de tarjeta, factura a crédito, nota de crédito, orden de
compra, recibo de cambio de divisas, hoja de reserva.
 Digital: Registro de salidas y llegadas de clientes, expediente de servicio, ficha de
atención al cliente, ficha de cliente particular y ficha de cliente-empresa, registro de
existencias de billetaje.

Según elaboración:

 Asistencial: Ficha de cliente particular y ficha de cliente-empresa

 Automática: Factura a crédito, nota de crédito, registro de salidas y llegadas de
clientes registro de existencias de billetaje, recibo de cambio de divisas.
 Cliente: Ficha de atención al cliente, hoja de reserva.
 Manual: Cheque, recibos de caja chica, recibos de cobros/ bonos en efectivo, recibo de
ingresos, depósitos, depósitos de tarjeta, orden de compra, expediente de servicio.

10. Seleccionen tres formularios internos y tres externos e identifique las partes que lo
componen.

Formularios Internos:

 Recibo de Caja Chica:

 Partes de recibo de caja chica:
- Fecha.
- Numero de orden.
- Datos de quien recibe el pago (Nombre y número de cédula).
- Importe (preferentemente en letras y números)
- Concepto del pago
 Hoja de Reserva:
Partes de Hoja de reserva:
- Fecha.
- Numero de orden de reserva.
- Datos personales del cliente.
- Costo de la reserva.
- Ruta de viaje.
 Fichas de Atención al Cliente:
Partes de Ficha de atención al cliente:
- Fecha.
- Número de atención al cliente.
- Datos personales del cliente.
- Concepto y descripción, de queja, sugerencia o consulta realizada.

Formularios Externos:

 Cheques:
Partes de un Cheque:
- Fecha y lugar de emisión del cheque
- Serie, número y tipo de documento
- Cantidad de dinero (por escrito y en número)
- Nombre del librado
- Entidad bancaria del librador (librado)
- Cuenta bancaria del librador
- Persona a favor (Beneficiario)
- Firma del librador
 Facturas de Venta:
Partes de una Factura de Venta:
- Fecha de emisión de la factura.
- Número de control.
- Número de factura.
- Datos personales del cliente.
- Descripción de producto o servicio vendido.
- Costo del producto o servicio vendido.
- Retenciones aplicadas a la factura.
 Nota de Crédito:
Partes de una nota de crédito:
- Fecha de emisión de la nota de crédito.
- Numero de nota de crédito.
- Datos personales del cliente.
 - Descripción de Descuento o devolución dada al cliente.
- Monto de la nota de crédito.
- Numero de factura asociada a la nota de crédito.

11. Diseñar los principales formularios de la empresa (al menos 10), dos por cada una de las
áreas de trabajo, incluyendo la justificación del formulario y la ficha de identificación del
formulario.

1. Factura de Venta (Área de venta)

Justificación: Este formulario de facturas de venta, es indispensable para la empresa, ya que es

deja constancia del servicio vendido.

Ficha: Formularios de venta.

2. Recibo de caja Chica (Área de Contabilidad)

Justificación: Este formulario es importante, ya que deja constancia de para que se utilizó
cierta cantidad de dinero y a que se le dio el mismo, de esta manera llevar un mejor control del
efectivo de la empresa.

Ficha: formularios de Contabilidad.

3. Cheque (Área de Contabilidad)

Justificación: Los cheques, son importantes para el manejo rápido de pagos a ciertos
proveedores.

Ficha: Formularios de egresos.

4. Orden de Compra (Área de Contabilidad)

Justificación: Las órdenes de compra, son un formulario utilizado en la empresa para dejar
constancia de las compras realizadas.

Ficha: formularios de contabilidad.

5. Recibo de depósito (Área de cobranza)

Justificación: Estos recibos son importantes para tener un seguimiento de los ingresos de
forma de depósito, que ingresan a la empresa.

Ficha: formularios de cobranza.

6. Hoja de Reserva (área de venta)

Justificación: Las hojas de reserva, es un formulario importante en la empresa, porque permite
llevar un mejor control de las reservas de los viajes, con el fin de no sobre vender los viajes.

Ficha: Formularios de Clientes.

7. Ficha de Atención al cliente (Área de Venta)

Justificación: Las fichas de atención al cliente, permiten llevar un control de las solicitudes de
los mismos, las quejas que puedan tener y así poder mejor los servicios de la empresa.

Ficha: Formularios de clientes.

8. Registro de salidas y llegadas de clientes (Área de Ventas)

Justificación: Este formulario permite tener un control de las salidas y las entradas de los
clientes, con el fin de poder monitorear sus viajes en caso de tener algún contra tiempo.

Ficha: Formulario de clientes

9. Registro de existencias de billetaje (Área de Cobranza)

Justificación: Llevar este registro, permite tener un control de los boletos de los pasajeros, de
esta manera si se tiene algún contra tiempo con alguno, poder solventarlo de una manera más
rápida.

Ficha: Formularios de clientes.

10. Recibo de cambio de divisas (Área de cobranza)

Justificación: Llevar este formulario, permite tener un mejor control con los pagos en divisas
que entren a la empresa, ya que las divisas es un tema muy delicado en el país, es mejor llevar
un control de esta manera para saber que entro y quien lo entrego.

Ficha: formularios de cobranza.