Chapter 14

Slide 1

Leadership Through Effective External Relations

1. Develop an external relations strategy

2. Build and maintain a positive relation
3. Work with the news media
4. Handle crisis communication

Slide 2

1. Developing an External Relations Strategy

 Clarify the purpose and strategic objectives
 Identify major audiences or stakeholders


Exhibit 13.1

Slide 3

The style of Transformational leader

 Authenticity and credibility (positive ethos)

 Emotional intelligence
 Mentoring and coaching abilities

Slide 4

2. Recognizing the strategic and cultural role of employee communication

 Educate employees in the organization’s culture, vision, and strategic goals
 Motivate employee support for the organization’s goals
 Encourage higher performance and discretionary effort to achieve those goals
 Limit misunderstanding and rumors that may damage morale and productivity
 Align employees behind the organization’s performance objectives and position them to help
achieve them

Slide 5

3. Establishing Effective Internal Communication

Exhibit 13.2

Slide 6

4. Using Missions and Vissions to Strengthen Internal Communication

 Inspire individual action, determine behavior, and fuel motivation
 Establish a firm foundation of goals, standards, and objectives to guide planners and
managers
 Satisfy both the organization’s need for efficiency and the employee’s need for group
identity
  Provide direction, which is particularly important in times of change to keep everyone
moving towards the same goals.
Slide 7
5. Designing and Implementing Effective Change Communication
Exhibit 13.6

Rencana presentasi

Slide 4 Setelah memahami bagaimana tipe struktur organisasi serta karakternya, maka hal
(gambar komunikasi 2 penting selanjutnya adalah memahami betapa pentingnya peran komunikasi di
arah) dalam konteks organisasi.
2 minggu sebelumnya kita sudah pernah membahas mengenai bagaimana
pentingnya komunikasi di dalam level group, maka pada level organisasi, peran
komunikasi menjadi semakin penting karena dinamika yang lebih kompleks (di
 dalam organisasi kita tidak hanya berhadapan dengan 1 kelompok, tetapi berbagai
tim, divisi, group, bahkan departemen yang berbeda, tugasnya berbeda, orangnya
lebih beragam, ada aturan tertulis dan tidak tertulis, rentang kewenangan yang
berbeda, dan sebagainya. Seluruh tantangan inilah yang dapat menjadi noise yang
menyebabkan proses komunikasi tidak berhasil dengan baik pada level organisasi.
Slide 5 Berbicara tentang leadership communication dalam konteks organisasi, tentu saja
(managing superior- tidak dapat terlepas dari hubungan atasan-bawahan. Hal ini dikarenakan sebagian
subordinates besar konflik yang terjadi di dalam organisasi yaitu bekisar antara hubungan
relationship) atasan-bawahan. Pemahaman mengenai hal ini dari kedua belah pihak (baik atasan
maupun bawahan) akan membantu meminimalisir potensi konflik. Sebagaimana
yang telah disampaikan sebelumnya, bahwa kompleksitas organisasi menuntut
fleksibilitas dari semua anggotanya untuk dapat bergerak ke arah yang sama, yaitu
visi dan misi organisasi. Adapun hal-hal yang berpengaruh terhadap keberhasilan
hubungan antara atasan-bawahan yaitu :
1. Power
Pada kelas LOB minggu lalu kita sudah belajar bahwa power merupakan salah
satu tools tools yang dapat digunakan untuk mendorong orang lain melakukan
apa yang kita inginkan. Beberapa source of power yaitu : Legitimate, coercive,
reward, referent, expert, sponsorship power etc. Legitimate dan coercive
biasanya dimiliki oleh atasan, tetapi selebihnya dapat dimiliki oleh bawahan
dan digunakan untuk mempengaruhi orang-orang disekitarnya, termasuk
atasan bahwa kebijakan organisasi sekalipun.
Perlu diingat : sumber power yang berasal dari perilaku lebih long lasting
dibandingkan dengan yang berasal dari struktur.
2. Trust
Trus merupakan hal yang paling mendasar yang harus dipenuhi untuk dapat
mempengaruhi orang lain. Dalam hal ini, sebagai seorang pemimpin atau
atasan, trust dapat dibentuk melalui competence, integrity maupun fairness
Sedangkan untuk subordinates, membangun trust ini seperti membangun
personal branding kita di hadapan pimpinan melalui hal-hal seperti :
a. Datang tepat waktu
b. Berpakaian dengan baik dan professional
c. Menyiapkan diri apabila rapat : mempelajari masalahnya, menyiapkan
bahan yang diperlukan, menyusun pointers, mencatat dan membuat
resume rapat dll.
d. Berkontribusi dengan baik saat rapat. Bertanya pada saat yang tepat, tidak
mengiterupsi dan kualitas pertanyaan yang baik.
e. Menjalin hubungan yang baik dengan peer, maupun atasan
f. Bersemangat, antusias dan dapat diandalkan
3. Communication
Sebagaimana gambar pada slide sebelumnya, fokus komunikasi disini yaitu
untuk memperkecil noise yang dapat menyebabkan konflik pada organisasi.
Untuk itu penting bagi kita untuk memahami siapa audience kita, menyusun
messeges dengan baik (pemilihan kata, susuan kalimat), medium terbaik untuk
berkomunikasi (apakah direct, atau via email, wa, dsb) akan sangat membantu.
4. Culture
Pemahaman mengenai budaya organisasi akan membantu dalam hubungan
superior-subordinates relationship. Budaya organisasi yang formal dengan non
formal tentu saja berbeda. Pada organisasi formal, susunan tempat duduk
dalam rapat disesuaikan dengan level kepangkatan. Orang yang duduk paling
dekat dengan pimpinan adalah orang yang paling dekat pangkatnya dengan
 beliau, etc. Ketika menggunakan kendaraan dinas, posisi duduk juga ditentukan
oleh pangkat.
5. Values and Ethics
Setiap organisasi memiliki kode etik yang didesain untuk melindungi seluruh
individu, apapun pangkatnya ketika mereka menghadapi permasalahan yang
menyangkut etika dalam pekerjaannya. Dalam studi disebutkan bahwa 60%
permasalahan etika di dalam organisasi biasanya bersumber dari kebijakan HR
seperti unequal treatment, pelecehan verbal, dsb. Memahami code of etihics
perusahaan dapat meminimalisir potensi konflik superior-subordinates.

Slide 6 Pengembangan pegawai dan employee succession atau biasa kita kenal dengan
Mentoring and being istilah kaderisasi merupakan dua tugas utama seorang pemimpin di dalam
Mentored organisasi. Pemimpin dikatakan sukses apabila dia berhasil memampukan orang
lain untuk menjadi sukses.

Slide 7
Delivering and Receiving
Feedback

Mcmx,m,c