Base de Datos

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y

almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede
considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en
papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos
como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital,
siendo este un componente electrónico, por tanto, se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango
de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD

(del inglés Database Management System o DBMS), que permiten almacenar y posteriormente
acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su
utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Tabla

Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan
y almacenan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista
general de un programa de hoja de cálculo.

Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen
de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos.

Las tablas se componen de dos estructuras:

· Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de
los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres, direcciones,
etc., cada fila contendrá un nombre y una dirección.
· Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente
a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único,
como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.
 Informacion

La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un

mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
Existen diversos enfoques para el estudio de la información.

Automatización de la informacion

La automatización de unidades de información es la disciplina responsable de plasmar

en la práctica técnico-informática la definición y planificación de los procesos y actividades que se
desempeñan en archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos. Esta tarea de definición
y planificación es la base para la creación de los sistemas informáticos y tecnológicos sobre los que
se asientan los actuales servicios de los centros de información. Dicho de otra forma, la
automatización es la materialización de un proceso previamente definido, con la finalidad de
normalizarlo, organizarlo y obtener valor añadido en los servicios que dependen del mismo,
obteniendo como resultado una aplicación informática que responde a todos los parámetros y
premisas que se formularon y diseñaron.

Un ejemplo sencillo, de lo comentado en el párrafo anterior es el servicio de préstamo

de una biblioteca. Como bien se sabe, cualquier unidad de información y en especial las bibliotecas,
poseen una cadena de procesos, actividades y servicios que están debidamente articulados, por lo
que se conoce como Cadena Documental. Desde la gestión y adquisición de documentos para las
colecciones, pasando por su recepción, registro, pre catalogación, clasificación, catalogación,
preparación física y organización física en las estanterías, hasta el momento en el que el documento
se presta a un usuario. Todas estas actividades, incluyendo el servicio de préstamo, son totalmente
automatizables, en lo que se denomina, Sistema de Gestión de Bibliotecas.

Esto quiere decir, que existe un sistema informatizado que permite elaborar un listado
de adquisiciones, de acuerdo con la política de ampliación y mejora de un fondo bibliográfico de la
biblioteca. También la existencia de un sistema que permite traspasar esos listados para ser tratados
a modo de registro tras su recepción y compra, así como para ser exportados para su pre
catalogación, clasificación y final catalogación, de manera que consten en el catálogo colectivo
correspondiente. Todo el proceso del documento, queda reflejado en este tipo de sistemas y
suponen el mejor método de coordinación de las actividades y servicios de un centro.

Formularios

Un formulario de es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz
de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es aquel conectado
directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y que puede usarse para especificar,
editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario
"independiente" que no esté vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía
contenga botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación.

Considere los formularios dependientes como ventanas a través de las cuales los
usuarios pueden ver y obtener acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de la
base de datos porque los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Un formulario visualmente
atractivo hace más agradable y eficiente el trabajo con la base de datos, además de evitar que se
introduzcan datos erróneos.
 Consultas

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más
común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están
distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además,
debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten
agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas
subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta
actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de
datos de la consulta.

Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones.

Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso.
Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O
bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un
informe.

Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las
consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes,
o actualizar o eliminar datos.
 Informes

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por
lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos
de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe
se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de
la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero
también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos
en un correo electrónico.