ACJ-YMCA MEDELLIN

PLAN DE MEJORA

Duración Desde Septiembre 1 de 2019 a Julio 31 de

2020
Objetivo : estabelecer Plan de mejora a fin de eliminar y/o mejorar los diferentes problemas identificados
mediante la técnica de lluvia de ideas y la aplicacioón de los 5 por ques.
RESUMEN DEL ANALISIS DE LAS PROBLEMÁTICAS
En reunión de Equipo de trabajoidentificó problemáticas que requieren de un plan acelerado para lograr superar
dificultades y problematicas que en este momento están obstaculizando el avance de la organización, por esto
se establecen las líneas de trabajo en la construcción del siguiente plan de mejora a ser implementado por lapso
de tiempo de 11 meses. Las líneas a trabajar son las siguientes:
1. Sostenibilidad.
2. Talento humano
3. Comunicación
4. Plan estratégico

CAUSAS
1. Sostenibilidad:
No se cuenta con el área procuración de Fondos, que genere políticas, procesos claros, visionarios e
intencionados y sistematizados; los cuales permitan la consecución recursos económicos mediante la
gestión de proyectos e iniciativas a nivel local, nacional e internacional.
2. Talento Humano:
a.Equipo de trabajo. Se evidencia el quebranto del ambiente laboral por la falta de claridad en sus funciones, el
desconocimiento de la misión, manual de convivencia, normas y reglas de la institución.
b. Voluntarios y Socios Básicos. Se observa que la estructura de gobernanza y gobernabilidad de la ACJ de
Medellín existe desconocimiento de las políticas, procesos y procedimientos de la misma, las cuales interrumpen
el progreso de la organización a nivel local, nacional e internacional.
3. Comunicación.
Se identifica el deterioro de los canales de comunicación por malas prácticas que han permitido la generación y
emisión de información no asertiva y nociva para la organización.
4. Planeación:
Se han identificado diferentes dificultades internas en la organización lo cual requiere la elaboración y
ejecución a corto plazo, de un plan de mejora, también se evidencia el desconocimiento de procesos y
planeación estratégica, los cuales han llevado a desaciertos y errores en la cumplimiento de la misma, y en forma
cíclica se han repetido las mismas faltas, estancando el buen funcionamiento de la organización. Como también se
observa que los procesos implementados en su totalidad no se encuentran sistematizados.

PLAN DE ACCION

Líneas de trabajo y Indicador de logro Tiempo de Responsable

objetivos. cumplimiento
Sostenibilidad Septiembre 20 de Área de
La ACJ eleva y controla A 30 de septiembre de 2019 2019 comunicación y
eficazmente el está definida el área que proyectos.
movimiento de los tendrá bajo su
recursos económicos responsabilidad el proceso Equipo de trabajo
de procuración de Fondos.
Directora General
A 30 de septiembre de 2019 Septiembre 20 de Junta Directiva
se cuenta con cronograma 2019
de acciones para la
consecución de Recursos
para el año 2019 y 2020.

A 30 de noviembre se
cuenta con la Noviembre 15 de
sistematización de los 2019
procesos para la
procuración de fondos,
aprobada Dirección General
y Junta Directiva.
Mayo 30 de 2020
A 31 de Julio se cuentan con
al menos 3 proyectos los Junio 30 de 2020
cuales aportan al 30% al
presupuesto del año 2020. Julio 30 de 2020

A 30 de septiembre de 2019 Septiembre 30 de

se han adelantado acciones 2019
las cuales han permitido
restablecer relaciones con
diferentes Partners.
Talento humano Equipo de trabajo Directora General
Equipo de trabajo  A 30 de noviembre de 2019, el 15 de noviembre de Área de Misión y
 ACJ-YMCA MEDELLIN
PLAN DE MEJORA

El ambiente laboral del 100% del equipo de trabajo 2019 Voluntariado.

equipo de trabajo participaron de los procesos
mejoro de capacitación de la ACJ en Miembros de la
significativamente su temas de Misión, normas y Junta Directiva.
políticas, y se han apropiado
convivencia, de los conocimientos los
operatividad y cuales de ven reflejados en el Directora General
cumplimiento de metas. trabajo.
15 de septiembre de
Voluntarios y socios  A 30 de septiembre de 2019 y 2019
básicos 15 de Julio de 2020
respectivamente, se cuenta 2 de julio de 2020
Los diferentes con procesos y cronograma de
estamentos de la actividades los cuales han
ACJ_YMCA Conocen y permitido mejorar el ambiente
aplican las políticas de laboral.
Gobernanza y hacen 15 de noviembre de
Voluntarios y socios
que esta sea saludable 2019
básicos.
y sostenible  A 30 de noviembre de 2019 se
encuentran implementadas al
menos 5 acciones para el
conocimiento de la estructura
organizacional de la ACJ y sus 1 de marzo de 2020
políticas a voluntarios y Socios
básicos.

 A 30 de marzo de 2020 se
evidencia en asamblea de
Socios Básicos el
conocimiento y cumplimiento
de las políticas de 15 de octubre de
Gobernanza. 2019

 A 6 de diciembre de 2019, se
cuenta con las estrategias 15 de junio de 2020
para la consecución y
fortalecimiento de los
voluntarios adultos y Socios
Básicos y se han
implementado al menos 2
estrategias y a 30 de junio de
2020, se han implementado al
menos 5 estrategias.

Comunicación Área de
La ACJ, implementa un A 30 de septiembre de 2019 se 30 de septiembre de comunicación y
proceso de cuenta con un plan de mejora 2019 proyectos.
comunicación socializado en todos los
innovador, que informa, estamentos. Equipo de trabajo
democratiza y motiva.
A 30 de noviembre 2019 está 15 de noviembre de Voluntarios
en ejecución el plan de mejora 2019
de comunicación. Socios básicos.

A 28 de febrero de 2020, se Dirección General.

cuenta con un documento el 28 de febrero de
cual contiene la sistematización 2019
del proceso de comunicación.

A 1 de marzo 2020, se cuenta 15 de febrero 2020

con un plan de capacitación en
el que incluye el tema de
comunicación aprobado por
Dirección General.

A 15 de junio 2020 se cuenta

con evaluación el cual muestra
al menos el 80% de efectividad
de los procesos y
capacitaciones realizadas en
capacitación.

Planeación Plan de mejora Área de

La ACJ ha alcanzado supervisión y
los objetivos del plan A 15 de septiembre de 2019, 12 de septiembre de monitoreo.
 ACJ-YMCA MEDELLIN
PLAN DE MEJORA

de mejora y se cuenta está en ejecución el plan de 2019

con el plan estratégico mejora, aprobado por la Junta Junta Directiva
para el año 2024 Directiva, el cual tiene una
vigencia de 11 meses. Voluntarios

Cada mes de la vigencia del Los 5 primeros días Socios Básicos

presente Plan deberá ser de cada mes, desde
evaluado y monitoreado. octubre de 2019 a Equipo de trabajo.
Julio de 2020. Directora General

Plan estratégico
A 15 de Julio de 2020, se A partir de febrero
cuenta con el plan Estratégico a de 2020 hasta 15 de
para ser evaluado y aprobado Julio de 2020 se
por la Junta Directiva. hará seguimiento a
los avances y
cumplimiento del
indicador de plan
estratégico.

Sistematización
A 15 de julio de 2020 se cuenta
con al menos el 60% de los
procesos sistematizados.
Los 5 primeros días
de cada mes, desde
octubre de 2019 a
Julio de 2020

SEGUIMIENTO