2017

INFORME DE AVANCE DE
INDICADORES DE GESTIÓN
PRIMER TRIMESTRE 2017
OFICINA DE PLANEACIÓN

INSTITUTO CARO Y CUERVO

INFORME TRIMESTRAL

ABRIL/2017
  

INTRODUCCIÓN
El presente informe, se elabora en función del análisis de la evaluación de la gestión de los
diferentes procesos, permite observar la gestión de las diferentes áreas del Instituto, en
relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Los indicadores son mecanismos que
permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los
procesos de la entidad, diseñados a partir del direccionamiento estratégico y de la
caracterización de los procesos. Se efectúan seguimientos trimestrales a la información y su
respectivo análisis se enfoca en determinar los avances de la ejecución física de la Entidad y
establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de adelantar acciones
correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados. Durante
el primer trimestre del año se efectuaron reuniones para la actualización del tablero de
indicadores institucionales, en este contexto los procesos misionales replantearon sus
mecanismos de medición y su periodicidad, los cuales adecuándose a los preceptos de una
Institucion de Educación Superior se revalidaron en su mayoría para una medición semestral.
Por otro lado los procesos administrativos tambien tuvieron cambios que se expondrán mas
adelante.

A continuación, se presenta el resultado obtenido por cada uno de los procesos,

correspondientes al periodo enero-marzo de 2017 con su correspondiente resultado.

1. METODOLOGÍA
El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide
por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que
desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo determinar
el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado
al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la
programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.

La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la
planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las
actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través de
la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos
periódicamente, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional de planeación a través
de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos de cada uno de los
indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y se asocian a los objetivos
específicos, a los procesos de la entidad, y a sus dependencias; este informe se consolida
trimestralmente para el seguimiento y funciona como insumo para la revisión del Sistema de
Gestión de Calidad, y del Modelo Estándar de Control Interno y debe determinar los avances
de la ejecución física de la Entidad y establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento
con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los
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resultados planificados.

Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación con los
líderes de cada uno de los procesos que hacen parte de la gestión institucional que se
enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo, Evaluación y control, con pesos
ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno, en el cumplimiento de los objetivos
institucionales, tal como se ilustra en las tablas de resultados más adelante.

El avance de los indicadores para el primer trimestre de 2017 en general ha sido satisfactorio,
sin embargo tras la revisión y compilación de los diferentes indicadores el área de Planeación
realiza aclaraciones y observaciones pertinentes para algunos indicadores que no presentan
los avances esperados.

Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que son de corte ponderado, se
tienen en cuenta los siguientes intervalos, al final de la vigencia.

Rango Interpretación Estado del

Avance
Menor a 80 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 80 % y menor a 90 % Aceptable
Igual o mayor a 90% Satisfactorio

Para esta medición trimestral los rangos de medición de los indicadores acumulados son los
siguientes

Rango Interpretación Estado del

Avance
Menor a 15 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 15 % y menor a 25 % Aceptable
Mayor a 25 % Satisfactorio
Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores como se muestra a
continuación:
Tipo de indicador Características
Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de
seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el
trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último
período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el
Avance acumulado
cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:
Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance
de la vigencia actual
El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre
períodos reportados.

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Corresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones

Avance ponderado
del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe
ser igual a 100%.

2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en cuatro
macro procesos:

• Evaluación
• Estratégicos
• Apoyo
• Misionales

A continuación se describe para cada uno de los procesos de acuerdo a la información

reportada por las áreas el comportamiento tanto cualitativo como cuantitativo de los indicadores
de gestión durante el primer trimestre del año 2017 reflejando la evaluación de la Gestión del
Instituto Caro y Cuervo.

Nota:
Si desea ahondar y conocer las características para cada uno de los indicadores de Gestión del
Instituto o las observaciones de las áreas para el trimestre reportado puede consultar el Anexo
1 a este informe FICHA DE INDICADORES PRIMER TRIMESTRE.

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3. MAPA DE PROCESOS

4. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Nota primer seguimiento:

La Oficina de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto-control mediante

diferentes actividades realizadas en el trimestre que en general se enfocan en la valoración del
riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del control
y relación con los entes externos, lo anterior con el fin de asesorar a la dirección en la
continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la
introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos
previstos planteando las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad de las normas
vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno. Para este primer período de
reporte no se caracterizó un seguimiento debido a que sus indicadores se activarán a partir del
segundo trimestre del año, midiendo de esta manera el seguimiento por el semestre.

Por su parte el proceso de Control Interno Disciplinario presenta indicadores de corte semestral
debido a que los procesos están sujetos al procedimiento de la Ley 734 de 2002 y efectuar
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seguimientos trimestrales no logra evidenciar el avance real de las actividades que componen
este proceso.

5. PROCESOS ESTRATÉGICOS
En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores aportados por el
proceso de Planeación, Organización (gestión de calidad, gestión jurídica y gestión ambiental),
Alianzas (Relaciones Interinstitucionales), y Talento Humano.

Planeación

El proceso de Planeación presenta los siguientes resultados. Los cuales representan

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Formulación Anual Acumulado 100%

estratégica.
2. Revisión estratégica Anual Acumulado N.A

3. Actualización de las Trimestral Acumulado 100%

herramientas de
Planeación
4. Seguimiento Trimestral Acumulado 25%
Proyectos de Inversión
5. Transparencia Semestral Acumulado N.A
administrativa
6. Información dirigida a Trimestral Ponderado 100%
entes de Control

Organización

El proceso de organización se compone de los indicadores de Gestión de Calidad y Gestión

Jurídica, y de acuerdo a lo informado obtuvo para este período evaluado los siguientes
resultados:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Sistema Integrado de
Trimestral Acumulado 40,5%
Gestión mejorado

2. Sistema Integrado de
Trimestral Acumulado 22%
Gestión Divulgado

1. Representación N.A Se medirá en el mes de

junio con el segundo trimestre
judicial en sede Semestral Acumulado
administrativa y judicial

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N.A Se medirá en el mes de

2. Actos Administrativos Semestral Acumulado junio con el segundo trimestre

N.A Se medirá en el mes de

3. Conceptos jurídicos Semestral Acumulado jun.ael segundo trimestre

Alianzas

Nota primer seguimiento:

Este proceso corresponde a los indicadores del área de Relaciones Interinstitucionales y al

igual que el proceso de Evaluación sus indicadores se medirán a partir del segundo trimestre
del año por petición de la responsable del proceso, debido a la reformulación de los
procedimientos del área.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Gestión, control y N.A Se medirá en el mes de

junio con el segundo trimestre
seguimiento sobre el Trimestral Acumulado
estado de los convenios

2. Gestión de N.A Se medirá en el mes de

junio con el segundo trimestre
actividades
interinstitucionales (ELE
Semestral Acumulado
FOCALAE)

N.A Se medirá en el mes de

3. Realización de junio con el segundo trimestre
actividades Trimestral Acumulado
interinstitucionales

Talento Humano

Nota primer seguimiento:

Esta área no presentó seguimiento a sus procesos en las fechas establecidas por lo tanto esta
actividad debe ser corregida en el segundo trimestre del año, presentando la justificación ante
el comité de desarrollo administrativo.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

Oportunidad en la Trimestral Acumulado No se presentó

respuesta a solicitudes medición
Efectividad en las Trimestral Acumulado No se presentó
capacitaciones medición
Cumplimiento del Plan Trimestral Acumulado No se presentó
Institucional de medición
Bienestar social e
incentivos.
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6. PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo cuentan con una batería de indicadores asociados a sus diferentes
actividades entre las cuales el proceso con mayor número de indicadores es el de Gestión
Financiera y los resultados del trimestre se presentan a continuación:

Financiero

Este proceso muestra durante el trimestre un desempeño satisfactorio como se evidencia a

continuación:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Planeación del
Trimestral Acumulado 19,35%.
Presupuesto Gastos

2. Planeación del
Trimestral Acumulado 59,00%
Presupuesto Ingresos

3. Ejecución del Rezago

presupuestal (Reservas Trimestral Acumulado 28,27%
presupuestales)
1. Porcentaje de PAC
ejecutado Vigencia; Trimestral Ponderado 100%
Gastos de Personal
2. Porcentaje de PAC
ejecutado Vigencia; Trimestral Ponderado 94%
Gastos Generales
3. Porcentaje de PAC
ejecutado; Vigencia Trimestral Ponderado 100%
Inversion
4. PAC ejecutado
Trimestral Ponderado 99%
rezago

5. PAC ejecutado de las

Trimestral Ponderado 100%
cuentas por pagar

1. Consolidación de la
Trimestral Ponderado 100%
información contable

2. Estados Financieros Trimestral Ponderado 0%

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3. Presentación de
Trimestral Ponderado 100%
Informes externos

4. Efectividad de
Trimestral Ponderado 100%
obligaciones tributarias

Tecnologías de la información

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Soportes técnicos Trimestral Ponderado 99,2%

2. Administración de Trimestral Ponderado 100%

infraestructura
tecnológica
3. Gestión de seguridad Trimestral Ponderado 100%
de la información
4. Campañas de Trimestral Acumulado N.A
educacion tecnológica
5. Aseguramiento de la Trimestral Ponderado 100%
plataforma tecnológica
6. Ejecución de Semestral Acumulado N.A
proyectos

Comunicaciones

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Difusión
Trimestral Acumulado 25%
comunicativa (externa)

2. Difusión
Trimestral Acumulado 25%
comunicativa (interna)

3. Acompañamiento
Trimestral Acumulado 25%
agenda de eventos

4. Desarrollo
actividades
Trimestral Acumulado 25%
comunicativas temas
coyunturales

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Infraestructura

Por petición de la responsable al momento de la redefinición de los Indicadores de este

proceso, se activarán en el segundo trimestre del año.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Porcentaje de áreas
adecuadas y/o
Trimestral Acumulado N.A
construidas
Casa de Cuervo

2. Mantenimiento de las
Trimestral Acumulado N.A
áreas y bienes del ICC

Adquisiciones

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Procesos
Trimestral Ponderado 100%
contractuales realizados

2. Procesos
contractuales Trimestral Ponderado 100%
publicados

Gestión Documental

En el área de Gestión Documental persisten situaciones particulares dentro de la medición de

sus indicadores los cuales a pesar de contar con el apoyo institucional no presentan
mediciones pues aún no se ha dado inicio a las Transferencias Documentales ni a la
implementación de las Tablas de Retención en proceso de revisión por parte del Archivo
General de la Nación. Las restantes actividades del grupo de Gestión Documental como lo son
recepción de documentos, asesorías, consultas e inventarios que corresponden al indicador
informado se reportan satisfactoriamente.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Recepción y
radicación para el Trimestral Ponderado 100%
control de documentos

2. Actualización de las No se reportaron

Trimestral Ponderado
tablas de retención
actividades dentro de

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este proceso

No se reportaron
3. Transferencias
Trimestral Ponderado actividades dentro de
Documentales
este proceso

No se reportaron
4. Inventario
Trimestral Ponderado actividades dentro de
documental
este proceso

5. Consultas Trimestral Ponderado 100%

7. PROCESOS MISIONALES
Como se mencionó previamente la periodicidad de los indicadores se revalidó tras la
actualización de la batería de control, no quiere decir que los indicadores de este proceso no
cuenten con un seguimiento cualitativo, el cual se efectúa a pesar de no reportar avances
cuantitativos en este trimestre. Para ver información de avances adicionales ver el anexo 1. A
este reporte.

Formación

Nota primer seguimiento

Para este período no se encuentra programado seguimiento cuantitativo a los indicadores de

este proceso, ya que la periodicidad programada del seguimiento es de carácter semestral.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Educación Acumulado N.A Se medirá en el mes de

Semestral junio con el segundo trimestre
continuada
2. Procesos de Acumulado N.A Se medirá en el mes de
Semestral junio con el segundo trimestre
autoevaluación
Acumulado N.A Se medirá en el mes de
3. Matrículas Semestral junio con el segundo trimestre

4. Relacion docentes Ponderado N.A Se medirá en el mes de

Semestral junio con el segundo trimestre
estudiantes
Acumulado N.A Se medirá en el mes de
5. Deserción Anual junio con el segundo trimestre

El siguiente indicador es adicional a la Gestión misional de Formación y su reporte se realiza a

través de la plataforma SINERGIA del Departamento Nacional de Planeación, la información
cuantitativa se efectúa con periodicidad semestral.
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Indicador SINERGIA tablero de indicadores del Presidente de la República

1. Profesores formados Mensual Cualitativo y Acumulado Reporte

en el Diplomado de semestral cuantitativo
Pedagogía y Didáctica
para la Enseñanza del
Español como Lengua
Extranjera (ELE), de
manera presencial y
virtual. (Indicador
Sinergia)

Seguimiento cualitativo mensual del Indicador

Editorial

Indicador Periodicidad Corte Resultado*

1. Productos impresos Semestral con reportes Acumulado 60%

trimestrales

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2. Productos impresos Semestral con reportes Acumulado N.A

(Convenio trimestrales
emprendimiento)
3. Libros coeditados Semestral con reportes Acumulado 20%
trimestrales
4. Libros electrónicos Trimestral Acumulado 50%
publicados
5. Materia prima Trimestral Ponderado 100%
empleada
6. Participación en Semestral Acumulado N.A
ferias y eventos
divulgativos del libro

Gestión de bibliotecas

Los indicadores de este proceso se miden con corte Semestral, por lo tanto para este período
no se efectuarán seguimientos, aunque se cuenta con la información de avance cualitativo del
indicador 1 la cual se aprecia en el anexo 1 a este informe.

Indicador Periodicidad Corte Resultado*

1. Adquisición de Semestral Acumulado N.A

Material Bibliográfico
2. Prestación del Semestral Acumulado N.A
Servicio
3. Satisfacción de Semestral Acumulado N.A
usuarios

Gestión de Museos

Si se quiere observar a detalle la relación entre actividades programadas y realizadas,

puede consultar el anexo 1 a este informe.

Indicador Periodicidad Corte Resultado*

1. Museología Trimestral Acumulado 20%

2. Investigacion de Trimestral Acumulado 8,80%

colecciones
3. Conservación Trimestral Acumulado 19%

4. Conservación Trimestral Acumulado 14.5 %

5. Registro de Trimestral Acumulado 3,70%

colecciones

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6. Comunicación Trimestral Acumulado 25%

educativa
Visitas
7. guiadas
Comunicación Trimestral Acumulado 29%
educativa
visitantes

Investigaciones

Por las características particulares de este proceso, los seguimientos a sus productos y
avances se pueden consultar la plaaforma ScienTI de Colciencias en los siguientes
enlaces, o en el informe semestral que produce la Subdirección Académica:

Grupo de Investigación en Lingüística

Grupo de Investigaciones en Literatura

8. OBSERVACIONES PUNTUALES PARA LAS DIFERENTES ÁREAS

Las diferentes áreas de la entidad que cuentas con indicadores activos, a excepción del área
de Talento Humano, realizaron el reporte correspondiente al primer trimestre del 2017. La
consolidación del reporte se llevó a cabo en el mes de Abril del 2017. A continuación se
señalan algunas de las principales observaciones a los reportes entregados.

• Continuamos evidenciando a partir de los reportes de las diferentes áreas que debe
presentarse atención especial al tablero de Indicadores del área Gestión documental,
pues dentro de sus reportes no se detallan, las observaciones que dan sustento a la
información rendida y no se aportan los datos suficientes para determinar la calidad de
la información suministrada. Esta situación persiste a pesar de las jornadas dispuestas
por la Oficina de Planeación para establecer acompañamiento al diligenciamiento de los
formatos. Es de recordar que la semana posterior al cierre de cada trimestre se dispone
de tiempo para atender las observaciones, dudas o inquietudes de las áreas en relación
con su tablero de indicadores.

• Se mantienen las señales de alarma que llaman a la pronta implementación de puntos

de control y atención de parte de las Subdirecciones y la Dirección frente al proceso de
Gestión Documental el cual es transversal a la entidad, pues se requiere la pronta
implementación del Programa de Gestión Documental para iniciar con la organización
que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014
(ley de transparencia), ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de
Gobierno en línea pues el incumplimiento de normatividad para el caso de la
implementación del Programa de Gestión Documental es causante de la posible pérdida
de documentos e información con la probabilidad de generar poca confiabilidad e
integridad de la información disponible del Instituto.
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• Se recomienda especial atención a las áreas en el próximo seguimiento pues al ser más
prolongada la periodicidad entre mediciones de indicadores es mayor la
responsabilidad, por lo tanto se hace el llamado a la oportunidad en los reportes, para
los cuales las fechas están determinadas desde el mes de febrero, las cuales fueron
comunicadas a través del memorando de la oficina de Planeación No. 101.

• El área de Planeación propuso jornadas para la reformulación de la batería de

indicadores activos en cada uno de los procesos, de esta manera las áreas que han
presentado inconvenientes con sus reportes en el 2016 tuvieron una nueva opción de
actualización de los indicadores a su cargo. Por esta razón se trabajó de acuerdo a la
metodología sugerida por el Ministerio de Cultura con una simplificación de los
indicadores de gestión y de esta manera se podrán unificar las herramientas de
seguimiento para mejorar y aumentar la eficiencia y eficacia de los procesos. El área de
Planeación informó el calendario de modificaciones en el mes de febrero y se
efectuaron acompañamientos a esta actividad a todos los procesos con excepción de
Talento Humano, Gestión Documental y Gestión Jurídica.

9. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LAS ÁREAS

• Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,
después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con
sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e
implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser
necesario la modificación de los indicadores que así́ lo requieran.

• Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y

archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente
deben estar disponibles para efectos de auditoría.

• Los reportes se deben presentar en las fechas estimadas e informadas por la Oficina de
Planeación desde comienzos del año, pues la demora en la entrega de los informes
causa retraso en la compilación y reporte general de la entidad, por este motivo la
información que no llegue en los plazos establecidos será reportada con avance cero
(0) para indicadores ponderados o el último avance reportado para indicadores
acumulados del año y será comunicada en Comité de Desarrollo Administrativo.

• De acuerdo con el formato establecido para el seguimiento y medición a través de

indicadores se debe tener en cuenta que todos los reportes de indicadores de gestión
deben venir acompañados del respectivo análisis de datos como herramienta de control
y en caso de que el reporte sea aceptable o insatisfactorio, pueda usarse para la toma
de decisiones e implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora.

• Con el fin de implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora es

necesario que los procesos apliquen su respectivo plan de mejoramiento por procesos -

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acciones correctivas, acciones preventivas y acciones de mejora establecido en el SIG.

Estas acciones de mejora adelantadas deben ser socializadas en cada una de las
dependencias responsables del proceso, los documentos soportes deben estar
disponibles para efectos de auditoría.

• La oficina de Planeación enviará a principios de cada vigencia el cronograma de reporte

y previo a cada medición los recordatorios respectivos para realizar las mediciones
trimestrales, también comunicará los cambios en los formatos y procedimiento de
reporte que tengan lugar.

10. EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS DE CALIDAD A MARZO 31

DE 2017
El acumulado promedio de acuerdo a los objetivos de calidad relacionados a los Indicadores de
gestión presenta la ejecución de acuerdo a la siguiente tabla.

Rango Estado del Avance

a. Establecer procesos que permitan el logro eficiente y SATISFACTORIO

eficaz de los objetivos institucionales 100% Acumulado

Se reportará
semestralmente
b. Fortalecer la oferta académica del Instituto Caro y
debido a la
cuervo. periodicidad de los
indicadores señalados

c. Fomentar la investigación del patrimonio lingüístico. ACEPTABLE

15,4% Acumulado

d. Crear estrategias de comunicación que faciliten la ACEPTABLE

23% Acumulado
divulgación de los productos y servicios del Instituto Caro y
Cuervo. SATISFACTORIO
100% Ponderado
Se reportará
e. Actualizar los procesos del Instituto Caro y Cuervo de semestralmente debido
acuerdo con sus necesidades. a la periodicidad de los
indicadores señalados

ACEPTABLE
f. Propender por la excelencia administrativa y financiera. 18% Acumulado
SATISFACTORIO
99% Ponderado

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