Macros en Excel: optimiza tu trabajo

con las hojas de cálculo

Cuando se trabaja habitualmente con programas de edición de textos, con bases de datos
o con hojas de cálculo es fácil darse cuenta de lo que significa tener que introducir
constantemente los mismos comandos. En especial cuando se trata de procesos
complejos o en varios pasos, este tipo de programas puede poner a prueba los nervios
más resistentes. Las denominadas macros, que se traducirían del inglés como
“instrucciones”, registran una secuencia de comandos para que puedan ser ejecutadas
automáticamente por el usuario en un determinado momento, convirtiéndose así en un
elemento de apoyo más que bien recibido. Escritas en lenguaje de programación, su uso
no requiere, sin embargo, disponer de conocimientos informáticos, pues muchos
programas, entre ellos Microsoft Excel, son capaces de grabar macros simples, al mismo
tiempo que proporcionan ayuda a la hora de escribirlas. Para el software de procesamiento
de hojas de cálculo de Microsoft, las macros son una de las funciones más importantes.
Ahora bien, ¿qué son las macros de Excel y por qué son tan útiles? La respuesta a esta
pregunta fundamental a continuación.

Índice
1. Qué es una macro de Excel
2. Así funcionan las macros en Excel
3. Las ventajas de utilizar macros con Excel
4. Crear macros en Excel: manual paso a paso
5. Cómo crear diagramas y cuadros de diálogo con macros de Excel
6. Importar o exportar macros de Excel

Qué es una macro de Excel

Microsoft Excel se cuenta entre las soluciones más demandadas a la hora de editar,
analizar y presentar datos. Los usuarios de Windows pueden utilizar las populares hojas
de cálculo, incluidas en la suite ofimática de Microsoft, para, entre otras cosas,
planificar un presupuesto o crear un calendario personal. En el entorno laboral Excel es
también una herramienta muy utilizada, pues no solo permite elaborar planes de
proyectos, registros de horas de trabajo o planes presupuestarios, sino también e igual de
fácilmente, representaciones gráficas de cifras de ventas, de beneficios o de pérdidas.
Una vez se ha aprendido a utilizar el programa, se aprecian pronto sus numerosas
funciones, aunque también es fácil desarrollar una cierta aversión hacia tareas rutinarias y
repetitivas o ante acciones que no se puedan ejecutar fácilmente con ayuda de la interfaz
estándar.

No es extraño, por esto, que la posibilidad de crear macros se cuente entre las
características cruciales del programa de cálculo. La herramienta integrada en Excel para
grabar macros utiliza el lenguaje de scripts Visual Basic for Applications (VBA), que
también se implementa en Word, PowerPoint, Access y Outlook. Gracias a este lenguaje
es posible crear macros en Excel capaces de ejecutar de forma automática comandos
rutinarios o incluso añadir nuevas funciones (algoritmos para el análisis de datos) a la hora
de cálculo.

Así funcionan las macros en Excel

Excel dispone los diversos elementos que componen la interfaz de uso como objetos-
programa organizados jerárquicamente, cada uno de los cuales posee propiedades y
métodos específicos. En este sistema jerárquico, todos los objetos disponibles se
encuentran conectados entre sí y se ven reflejados de forma aproximada en la interfaz de
usuario, que proporciona los mandos necesarios para poder interactuar con la
aplicación. Estos objetos pueden editarse determinando sus propiedades y asignándoles
métodos. Por ejemplo, para el objeto “Workbook” existen los métodos “Close”, con cuya
ayuda se cierra el libro seleccionado, así como la propiedad “ActiveSheet”, que muestra la
hoja activa en el libro de trabajo.

Mediante las listas (objetos señalados con el sufijo plural -s) las macros también pueden
ejecutar acciones sobre un grupo de objetos. El objeto para listas “Worksheets” en una
macro tiene como resultado que las instrucciones se aplican a todas las hojas de trabajo.
Para ejecutar una macro se tienen estas tres opciones:

 Seleccionar la opción correspondiente en el menú de macros

 Seleccionar una tecla creada por el usuario
 Un atajo de teclado personal

Las ventajas de utilizar macros con Excel

Si, con anterioridad, consciente o inconscientemente, no se ha aprovechado la utilidad de
las macros de Excel, no significa esto que haya sido en detrimento del trabajo con archivos
de Excel, pero sí que se ha elegido el camino más difícil. Y es que saltan a la vista
las ventajas decisivas de la tecnología de macros que las convierten en una tarea
obligatoria para todo aquel que quiera sacar el máximo partido al software de hojas de
cálculo. Esto es lo que aporta crear macros con Excel:

 Reducen la tasa de errores: con cada comando que se introduce manualmente

en la hoja de cálculo aumenta la probabilidad de cometer un error y es que,
especialmente cuando se trata de secuencias complejas de comandos y de
acciones repetitivas, es muy fácil dar un paso en falso que bloquee incluso al
programa al completo. Grabando macros, en cambio, solo esconde un potencial de
error el propio proceso de su creación, pero si se hizo todo correctamente, la
macro funciona siempre a la perfección.

 Reducen el tiempo de trabajo: como las macros se crean una sola vez y se
utilizan siempre que se necesite, ahorran un tiempo valioso que es posible dedicar
a otras tareas.

 Aumentan la utilidad de Excel: Con Visual Basic no solo se pueden programar

macros, sino también desarrollar nuevas funciones. De este modo el usuario tiene
la posibilidad de ampliar el abanico de funciones con aquellas adecuadas a sus
necesidades y de simplificar de forma considerable sus fórmulas. Algo muy
práctico es que Excel presenta estas funciones definidas por el usuario como si
fueran nativas del programa y, más aún, el usuario puede fijar botones de acceso
rápido a sus propias macros en la barra de símbolos.

Crear macros en Excel: manual pasó a paso

Para crear macros propias hay que activar el editor Visual Basic, que forma parte de las
herramientas para desarrolladores y no está, por defecto, disponible en la cinta de
opciones (la antigua barra de herramientas). En un primer paso, entonces, se debe añadir
la pestaña o ficha denominada Developer (Programador).
Nota: por motivos editoriales se ha seguido la versión en inglés de Microsoft Excel. Entre
paréntesis se mostrará siempre la función en castellano.

Primer paso: añadir la ficha Developer a la cinta de opciones

Dirígete a la pestaña File (Archivo) y selecciona Options (Opciones). En el punto
Customize the Ribbon (Personalizar la cinta de opciones) se encuentra un listado de todas
las pestañas principales o Main Tabs, entre las que se encuentra Developer
(Programador):

Para poder grabar macros hay que añadir la pestaña Developer (Programador)
a la cinta de opciones
Marca la casilla de Developer y confirma haciendo clic en OK. Ahora la pestaña ya se
encuentra en la cinta de opciones.

Vista de la cinta de opciones con la pestaña Developer

Segundo paso: crear un libro nuevo para macros

A continuación se crea un libro que sirva de base a las macros registradas. Para ello, haz
clic en Macros en la pestaña Developer y cuando aparezca la ventana emergente
introduce el nombre de la primera macro –en este ejemplo “Hello”– en Macro Name.
Confirma haciendo clic en Create (Crear), a lo que se abre el editor Visual Basic con el
siguiente código:

Antes de grabar macros se ha de crear un libro para macros donde guardarlas

Sub equivale aquí a subrutina y hace referencia a una macro, que en sí es una especie de
programa secundario de Excel. Cuando se inicia una macro, se ejecuta el código que
figura entre Sub y End Sub. Podemos realizar una pequeña prueba ampliando el código de
la macro Hello con el mensaje “Hello World!”:

Sub Hello()
MsgBox ("Hello world!")
End Sub
Guardamos el código en formato .xslm (Macro-Enabled Excel Format), cerramos y
volvemos a la hoja de Excel. Aquí hacemos clic en Macros y seleccionamos la macro
llamada “Hello” de la lista. Para ejecutarla accionamos el botón Run (Ejecutar) y aparece
un pequeño cuadro de información con el texto que acabamos de definir:

La primera macro Hello con el mensaje “Hello world!” ha sido creada con éxito
Haciendo clic en OK se cierra la ventana y se finaliza la ejecución de la macro.

Por último, se guarda el libro en el editor Visual Basic.

Tercer paso: crear un botón de acceso rápido para las macros
Las macros de Excel son accesibles para su ejecución tanto desde la pestaña Developer
como desde View, pero si se va a usar una macro a menudo, quizá convenga generar un
acceso rápido en la lista de símbolos de acceso rápido en la parte superior izquierda.
Eso se hace de la siguiente forma:

1. Abre la pestaña File (Archivo).

2. Abre las opciones y haz clic en Quick Access Toolbar (Lista de símbolos de acceso
rápido)

3. Selecciona en Choose comands from (Seleccionar comando desde) la opción

Macros y busca allí la macro “Hello” que has creado.

4. Añádela a la lista de símbolos de acceso rápido marcándola y confirmando con

Add (Añadir).

5. Antes de confirmar definitivamente con OK aún puedes determinar el símbolo con

el que se mostrará. Para ello selecciona la macro y a continuación haz clic en
Modify (Cambiar). Para este ejemplo se ha elegido un smile.

Una vez finalizado, la lista de símbolos, que incluye “Guardar”, “Deshacer” y “Rehacer”, se
ha completado con la macro “Hello”:

Se ha creado un símbolo de acceso rápido para la macro Hello en la lista de

símbolos de Excel
Nota: también es posible definir un atajo de teclado para la ejecución de macros. Sigue
para ello la ruta “Programador>Macros>Opciones” o “Developer>Macros>Options”.
Cuarto paso: grabar una macro
El editor Visual Basic, incluido entre las aplicaciones ofimáticas de Microsoft, brinda la
ventaja de que permite crear macros simples sin tener que dominar este lenguaje de
programación. Como ejemplo, vamos a crear una macro que cambia el nombre de una
hoja automáticamente. Sigue estos pasos:

1. Selecciona la opción Record Macro (Grabar macro) en la ficha Developer que ya

conoces.

2. En el cuadro de diálogo que aparece a continuación titula la macro como

“RenameWorksheets” (renombra hojas de trabajo) e inicia la grabación haciendo
clic en OK.

3. Cambia el nombre de la “Sheet 1” (Hoja 1) por el de “New Name” (Nuevo nombre)

y da por finalizada la grabación de la macro haciendo clic en Stop Recording
(Finalizar grabación).

Si ahora volvemos al editor Visual Basic (“Programador”>”Macros”>”Editar” o

“Developer>Macros>Edit”) debería mostrarse un código similar a este:
En el Editor Visual Basic se muestra el código de las macros para editarlo
Las cuatro primeras líneas de código bajo la línea que comienza con Sub, que empiezan
con un apóstrofe, constituyen comentarios que no tienen ninguna influencia en la
funcionalidad general de la macro y que solo sirven para una mejor comprensión del
código. Estos comentarios también permiten desactivar temporalmente algunas líneas de
código. En este ejemplo, concretamente, estas cuatro líneas generadas automáticamente
no son necesarias, por lo que podrías borrarlas sin ningún tipo de problema, aunque, si no
eres experto, te recomendamos no hacer modificaciones innecesarias en el código.

La siguiente línea contiene el método Select para seleccionar la “Sheet 1” (Hoja 1), paso
necesario durante la ejecución manual del cambio de nombre antes del cambio en sí. Sin
embargo, los scripts de Visual Basic no necesitan seleccionar objetos para poder editarlos,
por lo que esta línea de código también es prescindible. Así que, una vez finalizada su
edición, el código definitivo tendría este aspecto:
Sub RenameWorksheets ()
Sheets("Sheet1").Name = "New Name"
End Sub
Ahora, vuelve a Excel y, de nuevo, cambia el nombre de la hoja de trabajo por el de “Sheet
1” (u Hoja1) para poder ejecutar a modo de prueba la macro “RenameWorksheets” recién
creada. El nombre debería, así, cambiar automáticamente. Ten en cuenta que para
poder ejecutar otra vez la macro hay que ajustar la macro al nombre nuevo.

Con una macro también se puede crear un comando para cambiar el nombre
de una hoja automáticamente.

Cómo crear diagramas y cuadros de diálogo con

macros de Excel
Hemos visto como Visual Basic facilita la mecanización de las más diversas tareas en
Excel. Con la ayuda de la grabación de comandos, el usuario no solo dispone de una
herramienta muy sencilla con la que simplificar los procesos, sino que también adquiere,
de paso, conocimientos sobre este lenguaje de programación. Así que no dudes en usar el
editor de código si te parece que creando una macro en Excel podrías agilizar un
determinado proceso.

Una vez presentada la creación de macros en general, los siguientes ejemplos ilustran de
forma concreta la diversidad de usos posibles de las macros de Excel.
Creación de un diagrama en un área de celdas
Una función muy utilizada de las tablas de Excel es la visualización de los datos como
esquemas o gráficos, una tarea algo laboriosa para la cual las macros pueden servir de
gran ayuda. Para comenzar, crea una macro con el nombre “AssortedTasks“ y declara
la variable para tu objeto:

Dim mygraphic As Chartobject

En la siguiente línea crea un objeto, al cual asignas la variable mygraphic:

Set mygraphic = ActiveSheet.ChartObjects.Add(100, 50, 200, 200)

Los valores entre paréntesis corresponden a la posición y al tamaño del diagrama: 100 y
50 son las coordinadas de la esquina superior izquierda, mientras que 200 y 200
corresponden a la anchura y a la altura. Si ejecutamos la macro, Excel genera el objeto
automáticamente en función de esta posición y este tamaño, aunque, al no haber
introducido aún ningún dato, se muestra aún vacío, así:
 La
función para crear macros también facilita la creación de gráficos. En esta
imagen vemos un primer objeto vacío
En un siguiente paso, la tarea consiste precisamente en nutrir el gráfico con los datos que
han de mostrarse visualmente en él, para lo cual es necesario, por un lado, introducir los
datos y, por el otro, ajustar nuevamente la macro, al carecer aún de la información sobre
el lugar de donde ha de tomar los datos. Siguiendo el esquema With … End With se
añade el método SetSourceData y lo especificamos con la variable Selection, que sirve
para que la macro tenga en consideración, a la hora de ejecutarse, todas las casillas que
han sido marcadas. El código completo resulta así:

Sub AssortedTasks()
Dim mygraphic As ChartObject
Set mygraphic = ActiveSheet.ChartObjects.Add(100, 50, 200, 200)
With mygraphic
.Chart.SetSourceData Source := Selection
End With
End Sub
Si, a continuación, a modo de prueba, introduces los valores del 1 al 5 en las celdas A1-A5
y ejecutas la macro, Excel presenta los datos introducidos como un gráfico de barras por
defecto, al no haber proporcionado ninguna información al respecto, que se haría mediante
la variable ChartType.

Ejemplo de un gráfico de barras sencillo creado con una macro de Excel

Excel interactivo: crear cuadros de diálogo

Otra posibilidad que se deriva del uso de macros en Excel consiste en la creación de
cuadros de diálogo con los cuales los usuarios pueden interactuar con el programa. Si, por
ejemplo, se trata de crear una ventana en la cual el valor que se introduzca se escriba
automáticamente en una celda definida, comienza creando y nombrando la macro como
hasta ahora. En nuestro ejemplo, damos a esta macro el nombre de “DialogBox”. En la
subrutina indica a continuación el lugar a donde se destina el valor que introducirán luego
los usuarios:

Sub DialogBox()
ActiveSheet.Range("A1").Value =
End Sub
Con este código, la macro se encarga de que la información que ha introducido el usuario
en el cuadro de diálogo se guarde en la celda A1 de la hoja activa (Hoja 1).

La asignación de la variable de este campo o Value corresponde a la segunda parte del

comando. En el ejemplo nos hemos decantado por el comando InputBox, muy similar al
comando MsgBox que se utilizó en aquella macro “Hello” del principio. Combinado con los
tres argumentos siguientes, escritos en Visual Basic entre comillas, resulta el cuadro de
diálogo que mostramos a continuación:

 Prompt: con ayuda del primer argumento se define el texto que aparece en la
ventana y que ha de servir de apoyo al usuario.
 Title: con este argumento se determina la cabecera del cuadro de diálogo
 Default: define un valor estándar

Este sería un código ejemplar de una macro completa para un cuadro de diálogo con caja
y texto:

Sub DialogBox()
Sheet1.Range("A1").Value = InputBox("Please, enter a value for the field
A1", "Title of the dialog box", "Value for the field A1")
End Sub
Si ejecutas la macro, aparece la ventana correspondiente:

Ejemplo de cuadro de diálogo creado con una macro de Excel

Importar o exportar macros de Excel
Una vez se han grabado macros en un documento de Excel es muy fácil utilizarlas en otro
documento o compartirlas con otros usuarios. Esta es la finalidad de una función para
importar y exportar contenida en el editor Visual Basic y que permite guardar la macro en
el formato .bas e integrarla en un documento Excel. La única condición es que las macros
también estén activadas en este documento, aunque, debido al riesgo para la seguridad
que albergan estos scripts, por otro lado tan prácticos, Excel ejerce ciertas limitaciones
estándar para proteger a sus usuarios, de tal forma que puede bloquear aquellas macros
con o sin notificación o todas las que carezcan de firma digital. La solución más sencilla
pasa por autorizar todas las macros automáticamente, aunque antes de la importación hay
que asegurarse de que los códigos son fiables.

Estas opciones para activar o desactivar macros se encuentran en el Trust Center (Centro
de seguridad). Para ello se abre la pestaña File, se selecciona Options, aquí Trust Center
y, finalmente, Trust Center Settings (Ajustes del Trust Center). Aquí se encuentra el punto
Macros Settings (Personalizar macros), que incluye las posibilidades de configuración
mencionadas arriba.

En el Trust Center se pueden ajustar las preferencias para las macros

Para exportar una macro, se abre el editor Visual Basic, se hace clic en la ficha File
(Archivo) y seguidamente en Export File (Exportar archivo). Ponle un nombre a tu
colección de macros, selecciona el directorio y finaliza la exportación con Guardar. Este
archivo solo pesa unos pocos bytes, de forma que puede enviarse cómodamente por
correo electrónico o guardarse en un dispositivo de almacenamiento portátil. Para importar
una macro, comienza de la misma forma para después seleccionar Import File (Importar
archivo) e indicar finalmente el directorio de destino.