CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

2. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS BÁSICOS

3. ADMINISTRACIÓN 

Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos

cumplan eficientemente objetivos específicos.  Proceso de coordinar e integrar las actividades de
trabajo, de modo que se lleven a cabo eficiente y eficazmente junto con otras personas y por medio
de ellas.  Es el arte de planear, organizar controlar y dirigir una empresa.

 Proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos
en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados.
 Es el manejo de recursos para desarrollar un objetivo o culminar una meta.

 Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la

organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas
establecidas.
4. ORGANIZACIÓN  Es una agrupación deliberada de personas para el logro de algún propósito
específico.  Dos personas o más que trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una
meta o una serie de metas específicas.  Las agrupaciones de las organizaciones comparten tres
características comunes: Estructura deliberada Personas Propósito distintivo

5. PROPÓSITO DISTINTIVO  Cada organización tiene un propósito distintivo.  Ese propósito se

expresa en términos de una meta o conjunto de metas que la organización espera alcanzar.

6. PERSONAS  Cada organización está formada por personas.  Se requieren varias personas para
realizar el trabajo necesario, a fin de que una organización alcance sus metas. 

7. ESTRUCTURA DELIBERADA  Todas las organizaciones desarrollan determinada estructura en

forma deliberada, para que sus miembros tengan la posibilidad de llevar a cabo su trabajo.

 Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin una delineación clara y precisa de los deberes de
cada empleado ni una adhesión estricta a distribuciones explícitas del trabajo, o la estructura puede
ser más tradicional, con reglas reglamentos y descripciones de puestos clara y cuidadosamente
definidos, identificando algunos miembros como “jefes” los cuales tienen autoridad sobre otros
miembros.

8. EN RESUMEN UNA ORGANIZACIÓN SE REFIERE:  A una entidad que tiene un propósito distintivo,
cuenta con personas o miembros y tiene una estructura deliberada de algún tipo.

9. EFICIENCIA  Parte vital de la administración, se refiere a minimizar los costos de los recursos
empleados en la realización de las actividades.

 Capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización:
“Hacer las cosas bien”.  Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos  Se refiere a la
relación entre insumos y productos, cuya meta es minimizar el costo por concepto de recursos.  En
virtud de que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia de insumos (sobre todo personas,
dinero y equipo), les interesa usar en forma eficiente dichos recursos.  Por lo tanto, la gerencia se
ocupa de minimizar los costos de los recursos. Desde esta perspectiva, la eficiencia se describe a
menudo como “hacer bien las cosas”, es decir, no desperdiciar recursos.

10. EFICACIA  Consiste en lograr que las actividades se lleven a cabo, es decir, que se alcancen las
metas.  Es el cumplimiento de objetivos.  Capacidad para determinar los objetivos apropiados:
“hacer lo que se debe hacer”.  Cuando los gerentes alcanzan las metas de la organización se dice
que son eficaces.  La eficacia se describe a menudo como “hacer lo que es apropiado”, es decir las
actividades de trabajo que ayudan a la organización a alcanzar sus metas.

11. EFICIENCIA Y EFICACIA EN ADMINISTRACIÓN  La eficiencia se enfoca en los medios para lograr
que se hagan las cosas, la eficacia se enfoca en los fines, es decir, el logro de las metas de la
organización, tal como lo describe la siguiente figura. Uso de recursos Logro de metas Eficiencia
(medios) Eficacia (fines) Desperdicio alto Desperdicio bajo Logros altos Logros bajos La gerencia se
esfuerza por: desperdicio bajo de recursos (alta eficiencia) Logro alto de metas (alta eficacia)

12. GERENTE  Definición. o Es un miembro de una organización que integra y coordina el trabajo
de otros. o Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para
alcanzar sus metas.  Roles, funciones y tareas: o Los gerentes realizan funciones administrativas
que son actividades de trabajo de los gerentes que consisten en la planificación, la organización, la
dirección y el control. o Las funciones que realizan los gerentes las hacen desde la perspectiva de un
proceso administrativo que es el conjunto de decisiones y actividades de trabajo que realizan en
forma continua al planificar, organizar, dirigir y controlar. o Los gerentes planifican, organizan,
dirigen y controlan por medio de una serie de decisiones y actividades de trabajo que realizan sobre
la marcha y en forma continua. o Según Henry Minstzberg, la mejor forma de describir lo que hacen
los gerentes consiste en observar los roles que éstos desempeñan en su trabajo.

13. ROLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS GERENTES  Mintzberg descubrió que los gerentes
dedicaban un gran número de actividades muy variadas, que no mostraban pautas definidas y eran
de corta duración.  Mintzberg concluyó que los gerentes desempeñan 10 roles diferentes, y los
clasificó en la expresión de roles administrativos que se refiere a ciertas categorías específicas del
comportamiento administrativo de los gerentes.

14. ROLES ADMINISTRATIVOS DE MITZBERG Saludar a los visitantes; firmar documentos legales.
Realizar prácticamente todas las actividades que involucran a subordinados Responder
correspondencia; realizar trabajo externo; desarrollar otras actividades en las que intervienen
personas ajenas. Roles en los que intervienen actividades de figura destacada, de líder y de enlace.
Jefe simbólico; está obligado a realizar varios deberes de rutina de carácter jurídico o social
Responsable de la motivación y activación de sus subordinados, responsable de formación de
personal, capacitación y deberes conexos Mantiene una red de contactos e informadores externos,
desarrollada por sí mismo, que le proveen favores e información 

INTERPERSONAL  Figura destacada  Líder 

EJEMPLOS DESCRIPCIÓN ROLES

15. ROLES ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG EJEMPLOS DESCRIPCIÓN ROLES Lectura de

publicaciones periódicos e informes; mantener contactos personales Realizar reuniones
informativas; hacer llamadas telefónicas para transmitir información Realizar reuniones del consejo
directivo, proveer información a los medio.

Roles que incluyen las actividades de monitor, divulgador y portavoz. Recibir, recabar y divulgar
información. Busca y recibe información especial muy variada, para adquirir una comprensión
profunda de la organización y el ambiente; se perfila como el centro nervioso de información interna
y externa sobre la organización. Transmite a los miembros de la organización información recibida
de fuera de la misma o de subordinados; parte de la información es factual y otra parte implica la
interpretación e integración de diversas posiciones de valor de factores de influencia organizacional
Transmite información hacia el exterior de la organización sobre los planes de ésta, las políticas, las
acciones, los resultados, etc., hace las veces de experto en la industria; a la que pertenece la
organización.

 DE INFORMACIÓN  Monitor  Divulgador  Portavoz

16. ROLES ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG EJEMPLOS DESCRIPCIÓN ROLES Organizar sesiones de

estrategia y revisión para el desarrollo de nuevos programas Organizar sesiones de estrategia y
revisión en relación con perturbaciones y crisis Elaborar programas; solicitar autorización; realizar
cualquier actividad en la cual intervengan actividades de elaboración de presupuestos y la
programación del trabajo de los subordinados Participar en negociaciones contractuales con
sindicatos Roles entre los que figuran los de empresario, controlador de perturbaciones, asignado
de recursos y negociador Busca oportunidades en la organización y su ambiente, e inicia “proyectos
de mejoramiento” para introducir cambios; supervisa el diseño de ciertos proyectos Responsable
de aplicar medidas correctivas cuando las organización enfrenta perturbaciones importantes e
inesperadas Responsable de la asignación de recursos organizacionales de todo tipo; se ocupa de
tomar o aprobar todas las decisiones importantes de la organización Responsable de representar a
la organización en negociaciones importantes

 DE DECISIÓN  Empresario  Controlador de perturbaciones  Asignador de recursos  Negociador

17. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS  Los gerentes necesitan ciertas habilidades para realizar los
deberes y actividades al hecho de ser gerentes.  Robert L. Katz, descubrió que los gerentes
necesitan tres tipos esenciales de habilidades o capacidades a saber: o Habilidades técnicas o
Habilidades humanas o Habilidades conceptuales  La importancia relativa de esas habilidades varía
según el nivel que ocupe el gerente en la organización.

18. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS 

HABILIDADES TÉCNICAS o Son habilidades que engloban el conocimiento y dominio de una

determinada especialidad. o Habilidad para usar procedimientos, técnicas y conocimientos de un
campo especializado.

 HABILIDADES HUMANAS o Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma
individual como en grupo. o Habilidad para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sean
personas o grupos.

 HABILIDADES CONCEPTUALES o Capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones

abstractas, contemplar la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas
subunidades, y visualizar la forma en la que la organización encaja en su ambiente. o Habilidad para
coordinar e integrar todos los intereses y las actividades de una organización.

19. TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN  Gerentes de primera línea o
Gerentes que sólo son responsables del trabajo de los empleados de operaciones y que no
supervisan a otros gerentes; representan el nivel “ primero” o más bajo de gerentes en la jerarquía
de una organización. o Con frecuencia los gerentes de primera línea reciben el nombre de
“supervisores” o Presentan habilidad técnica.

20. TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN  Gerentes de Nivel Medio o
Gerentes en los rangos medios de la jerarquía de la organización, son responsables de otros
gerentes y, en ocasiones de algunos empleados de operaciones; a su vez, dependen de gerentes de
nivel más alto. o Pueden tener diversos títulos como : Jefe de departamento, líder de proyecto,
gerente de planta, jefe de unidad, decano, obispo, gerente de división. o Presentan habilidades
humanas.

21. TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN  Gerentes de Alto nivel o
Gerentes responsables de la administración general de la organización; establecen políticas
operativas y guían la interactuación de la organización y su entorno o Estas personas reciben el
nombre de ejecutivos o Algunos cargos típicos de la alta gerencia son:  Director general ejecutivo
 Director  Subdirector o Presentan habilidades conceptuales.