Comunicación Organizacional

Primera entrega

Presentado por:

Laura Calvache Muñoz Cod: 1711025430

Carol Viviana Sotelo Vargas Cod: 1221790118

Sandra Patricia Zapata Amaya Cod: 1611980115

Lina Mayerly Bustamante Taborda Cod: 1811024089

Eneida Isabel Hernández Cadena Cod: 1721020576

Presentado a:

Ivonne Rocío Ortiz Ruiz

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

2019
Introducción

La Agencia de Aduanas SIACO S.A.S actualmente pertenece al sector de

servicios de comercio exterior aduanero; entregando un servicio de agenciamiento
aduanero a nivel nacional e internacional.

El agenciamiento aduanero se creó en el año 2009 mediante la Resolución 1125

de 3 de febrero del mismo año, creando a SIACO como una de las empresas de
intermediación aduanera fundada en este entonces como Sociedad de
Intermediación Aduanera SIACO, con la salida del Decreto 2685 de 1999, se
generó un cambio en la razón social bajo Resolución 12060 de 2011 registrando el
nuevo nombre a Agencia de Aduanas SIACO S.A.S. Nivel 1. lo que le daba a nivel
de gremio una calificación de alta competitividad y estrategia de negocios.

Para el año 2019 se buscó obtener la certificación como OEA “OPERADOR

ECONÓMICO AUTORIZADO”; buscando la autorización que otorgara la autoridad
aduanera, atendiendo los lineamientos propuestos por la Organización Mundial de
Aduanas, a una empresa que demuestra estar comprometida con la seguridad en
toda su cadena de suministro. Lo que nos llevará a generar un proceso a nivel
internacional de alta calidad.

SIACO como intermediario aduanero cuenta con sucursales dando una cobertura
nacional en todas las principales jurisdicciones aduaneras del país, como
Cartagena, Barranquilla, Santa Marta, Cúcuta, Buenaventura, Cali, Manizales,
Ipiales y Riohacha.

Se dedica a generar un servicio consistente en la planeación y ejecución de

operaciones de comercio exterior, todo esto en un paquete de servicios donde se
ofrece el acompañamiento en diversas actividades tales como, agenciamiento
aduanero para procesos de importación y exportación, agenciamiento aduanero
para tránsitos aduaneros, administración y calidad de usuarios aduaneros
permanentes, administración y control de importaciones temporales con pago de
cuotas semestrales, servicio de In- House en diferentes áreas del comercio
exterior, control portuario, cuenta adicionalmente con una adecuada
infraestructura de comunicación con los clientes en tiempo real a través de la
automatización de datos en un primer software de trazabilidad inmediata llamado
RIO, adicionalmente se entrega un portafolio de servicios de consultoría jurídica y
de asuntos regulatorios, lo que afianza la grandeza del trabajo en equipo e
integrado de la compañía, y representa la Agencia de Aduanas como una de las
primeras en servicio a nivel nacional.
Estructura organizacional

1. ¿Qué teoría propuesta en las cartillas se aplica a la comunicación de la

organización?

1.1 Teoría Clásica; porque la empresa está basada de un presidente a un

Gerente General que también se incluyen cuatro gerentes de servicios que son la
cabeza principal de los grupos de gestión, en cada grupo de gestión hay un
director de cuenta, jefe de cuenta, Coordinador de cuenta y Analista de
operaciones. Esta teoría se da en SIACO porque está todo estructurado por una
administración y lo que demande la Gerencia General siempre es transmitido en
los demás mandos que le siguen; normalmente se lleva un proceso o una escala
para hacer una buena comunicación interna, todo debe quedar notificado por
escrito en la intranet a través de un tiket como le llaman internamente, para que
así todos sus colaboradores estén al tanto de las indicaciones dadas por la
Gerencia.

1.2 Teoría de los sistemas: aplica porque tienen un sistema cerrado para
diferentes áreas, van de la mano al tema de actualización de tecnologías de
comunicación de los clientes en tiempo real; son sistemas funcionales que dan la
realidad de las operaciones que se realizan, todo está enlazado con los puertos
con las sucursales hasta con los mismos operadores es decir, inmediatamente
terminan una operación deben notificarlo en el sistema para que los clientes a
través del app puedan verificar que el funcionario terminó de revisar su mercancía.
El cliente puede ir mirando paso a paso como va su proceso.

1.3 Teoría contingente: a nivel nacional normativo siempre entre en vigencia

normas en donde exigen que tengas más seguridad jurídica, más seguridad de
lavado de activos por ejemplo entró en vigencia el decreto 1165 de 2019 que
permite realizar operaciones de comercio exterior con seguridad jurídica. Eso
obliga a que Agencia de Aduanas SIACO S.A.S se vincule más a la demanda de
organización con tecnologías en ambientes externos, generar de procesos de
teletrabajo donde los trabajadores pueden disponer de un tiempo para hacer
trabajos y otras prioridades que el gobierno le exigen cumplimiento a una empresa
de agenciamiento aduanero.

2. ¿Cómo se visualiza la comunicación no verbal?

Imagen tomada de: https://www.repremundo.com.co/

La imagen evidencia un blog en donde se pueden encontrar las últimas noticias

sobre agenciamiento aduanero, almacenamiento y transporte de mercancías.
 Imagen tomada de: http://www.siaco.com.co/

La imagen refleja el logotipo de la empresa que lo da a conocer.

Imagen tomada de: http://www.siaco.com.co/

La imagen refleja a los supervisores monitoreando el proceso de transporte de la

mercancía.

3. ¿Cómo son los flujos de comunicación?

En la empresa se trabaja con el flujo de comunicación descendente ya que se

parte del superior hacia los subordinados transmitiendo normas, procedimientos,
atribuciones, instrucciones, estrategias, objetivos y metas proyectadas, prácticas
organizacionales y noticias institucionales logrando efectividad en la información
transmitida y haciendo visible las fortalezas del equipo de trabajo.

4. ¿Cómo identificar los procesos de comunicación interna?

En la empresa se identifican los procesos de comunicación interna de acuerdo

a la teoría clásica, ya que la empresa cuenta con una comunicación formal en la
que sigue las formas del organigrama donde lo que demande la Gerencia General
siempre es transmitido en los demás mandos que le siguen; normalmente se lleva
un proceso o una escala para hacer una buena comunicación interna, todo debe
quedar notificado por escrito en la intranet a través de un ticket como le llaman
internamente, para que así todos sus colaboradores estén al tanto de las
indicaciones dadas por la Gerencia y esto le da una visión más clara de los
cauces de traslado de la información planeados para la organización, donde
también se identifica comunicación descendente que implica a todos aquellos
mensajes que fluyen de la gerencia con destino a los empleados. En casi todas las
comunicaciones fluyen mensajes de tareas o de mantenimiento relacionados
con directrices, objetivos, disciplina, órdenes, preguntas y políticas.

5. ¿Se observa cultura organizacional, explique con un ejemplo de la

organización?

La cultura organizacional se define como el conjunto de valores, normas y

hábitos que son compartidos dentro de una organización. En el caso de La
Agencia de Aduanas SIACO se cuenta con un plan de bienestar, plan de talento
humano, eventos de salud, eventos de vivienda y creación de comités que
permiten tener un control de las relaciones humanas. También existe un programa
de formación estratégica llamado reuniones 1 a 1 donde el objetivo es evaluar y
detallar las necesidades con cada grupo donde el personal podrá disponer de
espacios de manera presencial o virtual a través de una herramienta interna E-
learming lo cual les permite mejorar sus habilidades e incrementar su experiencia
por la práctica y el desempeño laboral. No solo es a nivel interno, sino que
promueven y desarrollan prácticas de negocios justas, transparentes, de lucha
contra la corrupción orientada a proveedores, contratistas y grupos de interés
vinculados. (SIACO, 2019)
6. ¿Identifique los públicos (stakeholders) internos?
Bibliografía

1 - Pagina web de la compañía: https://www.repremundo.com.co/ ,

informacion documentada de la organizacion;
https://sites.google.com/repremundo.com.co/sig/informaci%C3%B3n-
documentada?authuser=0

2-
https://docs.google.com/document/d/1ppLbjbABrlEG4iDqQN5lVtMFiX_J_gAEkKO
wUhRqFVw/edit?usp=sharing

3- http://www.siaco.com.co/media/1-PLS-
004%20Codigo%20de%20Etica%20AA%20Siaco.pdf

4- http://www.aduanimex.com.co/Documentos/TLC/Flash.pdf

5- https://www.despejandodudas.co/index.php/especiales/mercadeo/1365-con-
las-novedades-del-regimen-de-aduanas-legis-llega-la-xv-version-de-expologistica

6- http://www.aplegis.com/course/course_presenter.php?id=396

7- Manual de cargos
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HJFsPVKG3soSnNg10fCopZSBHt1CE9t
e0KGxeiLuS7I/edit#gid=487207969

8- Siaco, 2019. http://www.siaco.com.co/talento-humano/