ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL ESPOL

FACULTAD DE CIENCIAS NATURALES Y MATEMÁTICAS

FCNM

PARALELO 1

AVANCE #3
“DEFINICION DEL PROBLEMA Y FACTORES CRITICOS.”

DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO DE LA FACULTAD DE

INGENIERIA EN ELECTRICIDAD Y COMPUTACIÓN

INTEGRANTES
Andrade Loor Leily Keidy
Garzón Martínez Katheryn Viviana
Lazo Ramos Israel Moisés
Loarte Palma Analía Paola
Zambrano Valdez David Alfonso

GUAYAQUIL – ECUADOR
2s – 2019
 1. Situación Actual del Proceso.

El control de bienes en cualquier Institución de Educación Superior consta de una serie de

subprocesos importantes que facilitan y ayudan a obtener una correcta administración de estos.
Estos subprocesos van desde la compra de un activo, su correcta ubicación, los procedimientos de
préstamos a estudiantes, profesores u otros usuarios y finalmente la constatación que por lo general
suele realizarse una a dos veces al año.

En la Facultad de Ingeniería Eléctrica y Computación (FIEC), en base al levantamiento de

información que ha incluido entrevista a diferentes funcionarios e información externa, se ha
podido determinar que actualmente para el control de activos existen tres subprocesos bien
definidos los cuales constan con diferentes actores, los cuales son:

 Subproceso de Compra y Ubicación del Activo:

Resumen pequeño del proceso Israel

 Subproceso de Prestamos de Activos.

Aquí se detalla el procedimiento que una persona debe hacer al momento de solicitar el
préstamo de un activo ya sea que este bien se encuentre dentro de un laboratorio o en otro lugar
específico. El proceso de préstamo puede realizarse de dos maneras, y esto depende del tipo de
activo que el usuario solicite, pues ciertos bienes por su naturaleza o uso se encuentran en los
diferentes laboratorios donde solo el encargado de dicho laboratorio genera un acta de préstamo,
mientras que otros activos necesitan de una carta de oficio dirigida a la Decana de la facultad para
que luego de su aprobación el custodio de activo fijos de FIEC genere el acta de préstamo.

 Subproceso de Constatación:
El proceso de constatación de bienes en la Escuela Superior Politécnica del Litoral esta a
cargo de la unidad de activo fijo central, la cual de acuerdo con el reglamento de administración
de bienes publico debe realizar la constatación física al menos una vez al año. En este sentido el
proceso inicia mediante la planificación de un cronograma y la asignación de delegados
institucionales a cada unidad académica, los cuales coordinan con los custodios de cada facultad
para poder realizar la verificación de los bienes. En FIEC existe un custodio general, el Ing Marcos
Jaramillo, el cual es el encargo de la administración y control interno de bienes, así pues la
constatación se realiza en conjunto con el responsable de los diferentes laboratorios de la facultad,
los cuales verifican sus aptas de control interno del laboratorio para constatar que todos sus bienes
se encuentren para proceder a la verificación física con el reporte en Excel que manejan, en el que
en caso de pérdida del equipo, si se trata de un robo, el bien es dado de baja; si se trata de una
perdida el usuario responsable deberá asumir la responsabilidad. Así también se tiene que cuando
existe falta de codificación al momento de la constatación el custodio deberá reportar a bodega
central para la emisión de este. En el caso de que el bien no encuentre inventariado se debe verificar
que el activo pertenezca al laboratorio, de esta forma se procederá a registrarlo sino se localiza la
ubicación real del bien en cuestión. Luego el responsable clasifica el bien y emite fichas técnicas
luego de la revisión del estado de los mismo para luego generar el archivo de constatación final,
este es recibido por el custodio y emite un acta de constatación física luego de la verificación de
los bienes físicos, y procede al registro y modificaciones en el sistema SAP, finalmente la unidad
de activo fijo realiza las revisiones y verificaciones pertinentes para dar por finalizada la
constatación.
1.1. Subproceso de Compra y Ubicación del Activo
Israel
1.2. Subproceso de Préstamo de Activos

Grafico N°2: Flujograma Proceso de prestamo de Activo Fijo

1.3. Subproceso de Constatación
PROCESO DE CONSTATACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Activo Fijo Central Bodega Central Custodio de activo (FIEC) Responsable interno (Laboratorio) Usuario Final

Inicio

Asignación de delegado a Coordina con responsable proceso de

Inicia la constatación
Unidad Académica constatación de la unidad académica

la base de datos proporcionada no

están constatados los nombres de
ciertos responsables de
Revisión de actas de laboratorios, lo cual puede
prestación de bienes ocasionar confusión o pérdida del
Informar a Custodio bien.

Si

Notificación para Verifica usuario y

¿Equipo prestado? Si
Por Robo generación de baja de ubicación del equipo
Tipo de Perdida
activo fijo

No

Por Faltante ¿Perdida del Equipo? Devolución de Equipo

Reposición del Activo Fijo

No

Verificación Fisica vs Reporte

Notificación de Emisión Existe Cruce de Bienes

Recepción de Solicitud y No
de Código a Bodega
verificación
Pasiva
¿Pertenece el bien al
No
laboratorio

Emisión de Codificación Codificación Respectiva

para el Bien del Bien Si

¿Se encuentran Todos los Existen varios códigos

bienes codificados? para un mismo producto

Acta de
Constatación de
Si
Bienes Físicos

¿Se encuentran Todos los Realiza registro de

No
bienes inventariados? Inventario
Realiza Cierre de Inventario

El sistema no posee un algoritmo de

restricción al momento del ingreso/ Si
modificación de la ubicación del
bien.
Ingreso de
datos en el
sistema Clasificación de Bienes Ficha Técnica
de acuerdo a su estado

Verificación de
Valida que se ejecuten todos
Bienes físicos vs
los traspasos en el sistema
reporte

Genera el archivo de
constatación

Los servidores implementados poseen

fallas al momento de estructurar y generar
Fin los datos.

Grafico N°3: Flujograma de Proceso de Constatación de Activo Fijo FIEC

 2. Factores Críticos.
2.1. Diagrama de Ishikawa.

Materiales Máquinas Mediciones

Medio Ambiente Mano de Obra Método

Grafico N°4: Causas Potenciales descritas en el Diagrama de Ishikawa

3. Insigth.
3.1. Matriz de Información

Problema encontrado Factores críticos Insights

El Custodio de los Bienes

Porque no existe
de Fiec no se entera del
notificaciones dentro del
La falta de comunicación movimiento de los equipos
sistema informático cuando
externa que realiza activo fijo
se realizan traslados de
central hasta que el mismo
bienes.
revisa la base de datos.
El Custodio de los Bienes Porque no siguen los
de Fiec no se entera que se procedimientos establecidos
La falta de comunicación
prestó algún bien hasta el para realizar los préstamos,
interna
momento de la y el usuario responsable no
constatación. le notifica al custodio.

4. Definición del problema

 La facultad de ingeniería eléctrica y ciencias computacionales al poseer la mayor

cantidad de bienes necesita una forma de conocer la ubicación exacta del bien porque
 la falta de comunicación provoca que la información y administración del inventario
sea deficiente, lo cual dificulta discriminar

Forma de comunicar, actualizar el sistema.

 La unidad de Activo Fijo Fiec necesita una forma de determinar la ubicación exacta de los
bienes institucionales porque en la actualidad, la comunicación interna y con la área central de
activos es deficiente tanto física como dentro de su sistema informático