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La empresa productos químicos MK debe establecer unas medidas unos requisitos

mínimos para la contratación adquisición y los procesos de compras al cual se le
establecen unos requisitos a la hora de pertenecer a la empresa como lo son las
afiliaciones en materia de seguridad, riesgos laborales y que cumplan con lo estipulado por
el SG-SST

MANUAL DE CONTRATACIÓN, COMPRAS Y SUMINISTROS

RESPONSABLE

LÍDER DEL PROCESO DE COMPRAS

1. OBJETO

Garantizar que los servicios contratados, productos e insumos QIMICOS cumplan con los
requerimientos de compra señalados por la EMPRESA MK.

2. ALCANCE

El presente manual aplica para todas las actividades propias e inherentes del proceso
de gestión de contratación, compras y suministros desde la requisición hasta la entrega
final al cliente interno, así como el seguimiento al cumplimiento de los proveedores de
la Organización.

3. DEFINICIONES

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COMPRAS

Se le define como la acción de adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el

momento y al precio adecuados y del proveedor más apropiado.

CLIENTE

Personas o conjunto de ellas con una disposición de responsabilidades, autoridades y

relaciones, que recibe el resultado de un proceso.

PROVEEDOR
Persona o conjunto de ellas con una disposición de responsabilidades, autoridades y
relaciones, que proporciona un producto.

PRODUCTO
Cosa producida natural o artificialmente, o resultado de un trabajo u operación.

SERVICIO
Resultado de llevar a cabo una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente.
Generalmente es intangible

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Aquellas actividades del proveedor necesarias para suministrar el servicio..

INSPECCION
Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias características de un
producto o servicio, para compararlas con los requisitos especificados y establecer su
conformidad.

ALMACENAMIENTO
Es la actividad mediante la cual los productos o insumos son mantenidos en
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condiciones que aseguran que los mismos no van a sufrir alteraciones o cambios
que influyan en la calidad de los productos.

MATERIAL DE EMBALAJE:
Cualquier material empleado para la distribución y transporte de productos o insumos.

PRODUCTO RECHAZADO:
Producto y/o reactivo para el diagnóstico in vitro con evidencia documental de que no
cumple con uno o más requisitos de calidad establecidos por el fabricante y por
consiguiente no puede ser utilizado.

INSUMO

Bienes y servicios que se utilizan en el proceso de producción

4. RESPONSABILIDAD

El responsable directo del cumplimiento y control del presente manual es el líder de

proceso de Compras.

Adicionalmente en la Matriz de responsabilidades de compras se definen los

responsables de selección y evaluación de proveedores, elaboración de órdenes de
compra, verificación de producto y servicio comprado e ingreso a inventario.

5. ACTIVIDADES

5.1. REVISIÓN DE INVENTARIO

El inventario de productos e insumos quimicos es responsabilidad del líder de cada

proceso. El inventario se registra en el formato respectivo. Una vez uno de los productos
esté llegando a su límite inferior debe hacer la respectiva requisición de compra en el
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formato definido para tal fin.

5.2. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

5.2.1. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN INICIAL.

El proveedor interesado en pertenecer al listado competente de proveedores de la

empresa MK, deberá solicitar la información al responsable del proceso de Gestión de
Contratación, Compras y Suministros quien por comunicación externa indicará los
requisitos y documentos exigidos. El proveedor interesado debe diligenciar el formato
HOJA DE VIDA DE PROVEEDORES que se le envía como anexo al comunicado; el cual debe
devolver el debidamente diligenciado, por correo electrónico, con la siguiente
información:

• Certificado de calidad fecha vigente, si aplica.

• Listado de precios y/o cotizaciones.
• Portafolio de servicios.
• Plan de logística y distribución (entrega y transporte).
• Rut vigente.
• Certificado cámara de comercio actualizado.
• Fotocopia documento de identidad representante legal.
• Estado de implementación del SG-SST.
• Registro Sanitario Invima fecha vigente, si aplica.
• Certificado de buenas prácticas y manufacturas y buenas prácticas de elaboración
fecha vigente, si aplica.

Una vez recibida la información solicitada, ésta es revisada por el Proceso de Gestión de
Compras en el formato FORMATO LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS PROVEEDORES y
posteriormente se evalúa, teniendo en cuenta los criterios de selección establecido en el
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FORMATO SELECCION DE PROVEEDORES. Luego es presentado al responsable de

selección, quien revisará y tendrá la autoridad de aceptar o rechazar a los proveedores
interesados. Una vez aprobado se procede a notificar el resultado de la evaluación al
proveedor de forma verbal o escrita.

5.2.2. EVALUACIÓN PERIÓDICA.

De acuerdo con la periodicidad definida en la matriz de responsabilidad de compras, se

aplicará el formato de evaluación a los proveedores activos, se comunicarán los
resultados a éstos y se solicitarán las acciones a aquellos que tengan oportunidades
de mejora, a las cuales se les hará seguimiento dejando evidencia en el formato de
evaluación de proveedores respectivo, dejando evidencia en el FORMATO
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

5.3. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA

Los responsables de cada proceso diligencian el formato REQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y

SERVICIOS y lo envían al líder del proceso de compras.

El líder del proceso de compra elabora las respectivas órdenes de compra, incluyendo de
manera específica todos los requisitos.

5.4. COMITÉ DE COMPRAS.

El Comité de compras de la EMPRESA MK estará conformado por:

• Alta dirección
• Líder Administrativo y Financiera.
• Líderes de procesos operativos
• Resonsable de SST
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- Invitado (cuando se requiera o tenga la pertinencia de cualquier miembro de la

institución o junta directiva o cuando sea necesario apoyo tecnológico).

Este se realiza como mínimo una vez cada dos meses y se podrá citar de forma
extraordinaria en caso que se requiera.

Su propósito es determinar las compras de la organización MK con base en los criterios

técnicos, administrativos y científicos, dependiendo el caso de la compra.

Propósito
-Controlar el presupuesto destinado a la compra de productos e insumos químicos.
-Tomar las mejores decisiones de inversión de los recursos de la empresa, priorizando las
necesidades de los procesos y la disponibilidad de los recursos.
-Establecer un frente común de la organización frente a los proveedores.

Serán funciones del comité de compras las siguientes:

- Analizar la situación financiera de la empresa, con especial énfasis en los recaudos y en
los gastos del período anterior y el acumulado a la fecha.
- Analizar las necesidades y elaborar el plan de gastos para el período siguiente.
- Aprobar el plan anual de compras y adquisiciones.
Esta actividad debe realizarse cada 6 meses en el mes al final de cada período siguiente.
- Elegir el método de compras para los suministros, equipos y bienes muebles e
inmuebles (compras directas, cotización, licitación).
- Seleccionar y evaluar los proveedores de la institución y definir las acciones a tomar
con los mismos
- Analizar las ofertas presentadas por los proveedores, teniendo en cuenta la calidad,
precio, oportunidad en la entrega, condiciones de pago y el sostenimiento de ofertas.
- Adjudicar la compra a los proveedores que presenten la mejor propuesta de acuerdo a
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los parámetros anteriores. Todas las compras que se realicen en la empresa MK se hacen
por medio del comité.
- Controlar los pagos a los proveedores para que se hagan de acuerdo a la antigüedad de
la factura y de la disponibilidad presupuestal.
Cláusula especial: Ningún líder de proceso de compra o integrante del comité de
compras, puede ser proveedor, comprador y evaluador del mismo, siguiendo el principio
de objetividad e imparcialidad en la evaluación de proveedores.

5.5. ÓRDENES DE COMPRAS.

Una vez aprobadas las requisiciones, se procede a diligenciar las órdenes de compra en
el “FORMATO DE ORDEN DE COMPRA”, el cual contiene las siguientes características:

• Nombre del Proveedor

• Fecha en que se realiza la orden de compra.
• Número de Identificación Tributaria (NIT).
• Tipo de Contribuyente (Si son Grandes Contribuyentes, Auto retenedores,
Régimen Común o Simplificado)
• Descripción de los productos, bienes o servicios a solicitar.
• Requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo
• La unidad de medida debe estar descrita de acuerdo al tipo de compra.
• La cantidad solicitada debe ser clara y coincidir con el tipo de unidad de medida.
• Valor unitario de cada producto, bien o servicio.
• Valor Total de cada producto, bien o servicio.
• Fecha Pactada de entrega.
• Fecha de recibido el producto, bien o servicio.
• Subtotal de las cantidades solicitadas en la orden de compra.
• Descuento esto aplica en caso de compras de contado.
• Iva, Reteiva, y Retefuente dependiendo el tipo de contribuyente.
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• Neto a pagar, que es la sumatoria de los ítem correspondientes al descuento, iva,

reteiva y retefuente.
• Elaborado por, que corresponde a la persona que diligencia el formato.
• Aprobado por, firma la persona autorizada para aprobar la Orden de Compra.

5.6. RECEPCIÓN DE PRODUCTOS, BIENES Y SERVICIO

Recibidos los productos, el funcionario que tenga la pertinencia verifica que las
cantidades y las características técnicas coincidan con lo estipulado en la orden de
compra y se registra en la parte inferior del FORMATO DE ORDEN DE COMPRA, y defina
si el producto es aceptado o rechazado.

Luego del ingreso se radican las facturas en el departamento de contabilidad para su

digitalización.

En caso de que haya alguna inconsistencia en la recepción, el respectivo responsable

diligencia las observaciones pertinentes en el FORMATO DE ORDEN DE COMPRA, e
inmediatamente informa al líder de compras, quien contactará al Proveedor y le
comunica los motivos para que se tomen los correctivos necesarios y debe reiniciar el
proceso para suministrar los faltantes. Finalmente, una vez sistematizada y radicada la
factura en contabilidad, esta debe ser archivada junto con la orden de compra en el
archivo contable.

5. ADQUISICION DE SERVICIOS

Para proveedores de servicio que inciden sobre el producto o servicio de la EMPRES

MK, aplican los criterios de selección, evaluación y reevaluación de proveedores.
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Con el fin de formalizar la relación con los contratitas, se debe realizar un contrato de
prestación de servicios en el cual se definan, entre otros:

• Las especificaciones claras y suficientes de los servicios a ser prestados por el

contratista.
• Los canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el trabajo
con los contratistas y sus trabajadores o subcontratista.
• La obligación por parte del contratista de afiliación al Sistema General de
Riesgos Laborales, del personal propio y subcontratistas, de conformidad con la
normatividad vigente, y la forma y frecuencia de verificación por parte de la
Organización
• La obligación del contratista de informar la rotación del personal (incluyendo
subcontratistas) para realizarles la inducción el temas de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
• El cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte del
personal del contratistas y sucontratistas y la forma de verificar por parte de la
organización.

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