FALTANTE

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este
caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar
un ajuste.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario
disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la
cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

·Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

1. Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4.000 y no los registró,

hay un faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTAS DEBE HABER

5195 GASTOS DIVERSOS 4000

519525 Elementos de Aseo y Cafetería

1105 Caja 4000

110505 Caja General

1. Billete Falso: La falta de capacitación y actualización del personal

de cajeros los vuelve muy vulnerables al desconocer todas las
características de seguridad que llevan los billetes.
2. Cambio Errado: Esta es la causa más común. El despiste, la
distracción propia o causada, hace que el cajero entregue las
devueltas mal, tanto de más como de menos. Aquí también juega
el delincuente que engaña al cajero cambiándole los billetes de
alta denominación por otros de baja y hacerle creer que eso no
sucedió, y este termina devolviéndole un cambio mayor al que
debía haberle dado.
3. Préstamo entre cajeros: Es normal que cuando uno de los cajeros
no tiene el suficiente dinero de baja denominación para dar las
vueltas a un cliente, recurra al cajero de al lado para que le preste
y luego se les olvida esta situación, generando un sobrante a uno
y un faltante al otro.
4. Pérdida de Documentos Valor (Bonos, Comprobantes de Pago de
Tarjeta Crédito y Débito, Cheques): Muchas veces estos
documentos terminan en la basura confundidos con tiquetes de
registro y hay otras en que logran encontrarlos debajo de la gaveta
del dinero.
5. Robo Interno: Muchas veces el empleado (cajero) se delata debido
a que se equivoca haciendo su ilícito o no alcanza a sacar el
dinero de la caja y comienza a generar sobrantes muy grandes de
dinero y de manera frecuente, al iniciar a hacerle seguimiento se
puede observar como muchas veces realiza cobros a los clientes
sin registrarlos, otras veces él es el que engaña a los clientes
dándoles menos cambio del que les corresponde.
6. Base Incompleta: Cuando un cajero recibe la caja registradora por
primera vez, al iniciar su turno, recibe su fondo (base) el cual debe
contar para verificar que este completo, muchas veces otras
personas están pensando en descuadrarlo para cuadrarse ellas.
Los errores que debes evitar

Para que siempre sea así y no se dé un mal uso a los fondos de la caja chica, te
recomendamos evitar a toda costa los siguientes errores:

1. Dejar sin justificar algunos gastos, aunque sean mínimos. Estos desembolsos
pequeños se irán sumando hasta representar pérdidas importantes para tu
empresa, pues pasarán inadvertidos y no te darás cuenta de la merma económica
hasta que sea demasiado tarde. Llevar un registro detallado, además, te ayudará
a identificar los gastos injustificados que no aportan a la actividad productiva de
tu organización.

2. Utilizar el dinero de la caja chica para hacer "préstamos" a la empresa. Debes

llevar por separado tus costos operativos de los pequeños gastos administrativos.
Si los mezclas, no podrás saber si tus precios son los correctos o si el negocio
está siendo rentable.

3. No tener una política de gastos. Tus empleados deben tener claro qué se puede
pagar con los fondos de la caja chica y qué tipo de comprobantes deben
presentar para justificarlos y que se pueda tramitar su deducibilidad. Si el
personal hace un mal uso del dinero por falta de información, la culpa no será de
ellos, sino tuya, al igual que las pérdidas.

4. No solicitar firmas de las personas que reciban dinero de la caja chica. Hacer a
tus empleados responsables mediante un vale de caja es la mejor manera de
asegurarte de que le den un uso correcto a los fondos y de evitarles la tentación
de sustraerlo indebidamente.

5. No tener copias de seguridad del registro. Lo lleves electrónicamente o a mano,

siempre es buena idea tener una copia de las entradas y salidas del dinero, pues
así te protegerás contra cualquier pérdida de la información.

La caja chica es indispensable para hacer compras menores que solo se pueden hacer en
efectivo como los gastos en insumos de oficina y transporte para llevar a cabo las
actividades productivas de la organización.

Del buen manejo de estos fondos depende que evites los desembolsos injustificados y
los robos hormiga que, sumados, pueden representar importantes pérdidas para tu
negocio.

Cuida tus recursos incluso en los pequeños gastos y estarás apuntalando la rentabilidad
de tu empresa.
Los gastos de la caja chica deben ser tratados con la misma importancia
que los pagos mayores de la empresa, ya que sin un control de caja chica
tus fondos pueden salirse fácilmente de control y afectar a la
rentabilidad de tu empresa.

¿Cómo llevar un adecuado

control de caja chica?
Establece sistemas de control de gastos
como los siguientes:

1. Pon a cargo una persona de total confianza y que sea ordenada,pues

todos los desembolsos tienen que estar debidamente
comprobados con la documentación fiscal adecuada.

2. Establece una política de gastos que garantice que solo se use

para imprevistos y planea las adquisiciones de insumos
necesarios para las actividades administrativas y productivas.

3. Lleva un control de la caja chica mediante métodos de pago que

indiquen quién solicitó el dinero y con qué motivo para que luego
se justifique claramente el gasto.

4. Mantén un registro y reportes de los gastos realizados para

tener un control de caja chica que te ayude a determinar si hay
algún insumo recurrente que deba ser considerado como parte de
las adquisiciones al mayoreo o detectar las compras que son
inútiles y están representando un gasto innecesario.

5. Agrupa los comprobantes fiscales y realiza el trámite de deducción

de los gastos generales de la empresa.

6. Reintegra el dinero gastado para tenerlo disponible para los

próximos gastos.
La clave: registrar los gastos

Una de las acciones vitales para el control de gastos de caja chica es el

registro de los mismos, es decir, hacer un seguimiento de todos
los desembolsos y recopilar los recibos y facturas.

Cada recibo debe tener la fecha de compra, el nombre de la empresa o

proveedor, una lista de los artículos o servicios adquiridos, el precio de
cada artículo, y el costo total.

Un registro preciso de este tipo de gastos es más complicado cuando

los fondos de caja chica se guardan en efectivo, y es prácticamente
imposible si no se cuenta con un sistema de gestión documental que
sea fácil de usar.

En la actualidad existen varias soluciones

–como Empresarial Edenred–

que facilitan el registro y comprobación de los desembolsos, además de

simplificar la generación de comprobantes para deducir los gastos.

Una de las principales ventajas de la solución empresarial de Edenred,

es que desde su plataforma se pueden generar reportes para
monitorear los movimientos de los empleados. Asimismo, gracias al
buzón inteligente, se agregan las facturas de los gastos que se hayan
realizado, con lo que también se agiliza la deducción de impuestos.

>>Conoce más sobre la deducibilidad de gastos de caja chica<<

Monitorea las políticas de gastos

Saber cómo controlar los gastos de una empresa no es tan complicado,

pero si nadie sabe cuáles son las regulaciones, la capacidad de abusar
del fondo de caja chica será más fácil. Por ello es importante que todos
los colaboradores estén al día y verificar que están respetando las
políticas de la empresa.

En Edenred sabemos la importancia de ser precisos en el registro

y control de gastos, y lo fundamental que es agilizar sus procesos. Para
ello contamos con una solución a la medida de tus necesidades.
Contáctanos para asesorarte cómo con Empresarial Edenred te puede
facilitar tu control de gastos.
 SOBRANTE
El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros: En este caso se
presenta un sobrante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario aumentar el
saldo en el momento del sobrante, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda,
según el concepto que ocasiono el sobrante así:

·Sobrante ocasionado por dineros entregados al cajero por parte de un cliente y no registrados en
libros.

1. Ejemplo: El cajero recibió de un cliente cancelado una cuenta por $300.000 y no los
registró, hay un sobrante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTAS DEBE HABER

1105 CAJA 300.000

110505 Caja General

1305 Clientes 300.000

130505 Cliente
Nacional

CONCILIACIONES BANCARIAS

Las conciliaciones bancarias no tienen como objetivo hacer coincidir los saldos de bancos que
tiene registrados la empresa con los de los extractos de esas cuentas. Su finalidad, por el
contrario, es identificar con claridad qué es lo que ha generado la diferencia.

Existen una serie causas que suelen ser la razón de esa diferencia, y que debemos tener en
cuenta al realizar las conciliaciones bancarias:

Cheques no liquidados

Consignaciones no abonadas

Notas de débito o crédito no registradas

Error al registrar un concepto o un valor

Error de la entidad bancaria

Normalmente, los cheques se contabilizan en los registros cuando son emitidos, y no cuando
son cobrados. Por eso, suele ser una causa de descuadre cuando existe algún cheque que aún
no haya sido liquidado por el beneficiario. El caso contrario serian las consignaciones
registradas en los libros auxiliares que el banco aún no ha abonado a la cuenta de la empresa.
Las notas de débito que el banco ha cargado en la cuenta de la empresa, o notas de crédito
que el banco ha abonado, y que aún no se han registrado en su auxiliar son una fuente de
errores también. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si tenemos domiciliado algún tributo, como
el IBI, que nos han cobrado pero no hemos incluído aún en los registros, o bien un anticipo de
algún cliente al que aún no le hemos emitido la factura.

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los

valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,

con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de

los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,

consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y

consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo

llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa),

hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran

todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del

respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la

empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las

diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos

como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada

uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos

en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros

auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario

del cheque.

- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las

ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no

ha registrado en su auxiliar.

- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun

no las ha registrado en sus auxiliares.

- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro

auxiliar.

- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

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Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como

base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el

que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la

cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, existen dos metodos, llamados saldos encontrados y

saldos correctos.

1.- Métodos de saldos encontrados

Mas: Partidas cargadas por el banco y no

abonadas por la empresa (Notas de

débito)

Partidas cargadas por la empresa y

no abonadas por el banco (Depósitos

en tránsito)

XXX

XXX

Menos: Partidas abonadas por el banco

pero no cargadas por la empresa(

Notas de crédito)

Partidas abonadas por la empresa y

no cargadas por el banco (Cheques

en tránsito)

XXX

XXX
Mas o menos: errores del banco o de la

empresa

XXX XXX

Saldo según libros de la empresa XXX

2.- Métodos de los saldos correctos

BANCO_______________________

Cuenta corriente N° _______________

Fecha: _______________________

Saldo según libros de la empresa XXX

Mas: abonos hechos por el banco y no

cargados por la empresa ( Notas de

crédito)

Préstamos bancarios

Cobro de documentos

Intereses ganados

Menos: Cargos hechos por el banco pero no

abonados por la empresa (Notas de

débito)

Comisiones de cobranza

Cheques devueltos

Más o menos: errores cometidos por la

empresa

XXX XXX

Saldo correcto según libros de la empresa XXX

Saldo según estado de cuenta del banco XXX

Más: Cargos hechos por la empresa y no

abonados por el banco (Depósitos en

tránsito)

XXX XXX

Menos: Abonos hechos por la empresa y no

cargados por el banco (cheques en

tránsito)

XXX

Más o menos: errores cometidos por el

banco

XXX

Saldo correcto según estado de cuenta XXX

Prof. Wilmer Adan

Contabilidad 2

CONCILIACION BANCARIA

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Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para

la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite,

que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota

de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota

crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede

emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se

suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo

del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede

a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y

los errores encontrados.

En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe

hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces

se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la

empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la

conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus

causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Ajustes que origina la conciliación bancaria

Una vez realizada la conciliación bancaria por cualquiera de los métodos

señalados, es necesario hacer los asientos de ajuste en los libros de la empresa,

para que de esta manera la cuenta “banco” que aparece en el libro mayor muestre

el saldo correcto.

Solamente deben realizar los asienmtos por los montos que afectan a la empresa,

ya que los montos que afectan al banco son corregidos por el Contador del banco

y la empresa nada tiene que ver con estos errores u omisiones.

Prof. Wilmer Adan

Contabilidad 2

CONCILIACION BANCARIA

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Ejemplo de conciliación bancaria:

En los registros contables de la empresa El Martillo C.A. al 31. de Marzo de 2007

en el Banco Placita figuraban las siguientes partidas:

Cheques Pendientes de Cobro:

Cheque 569 Bs. 3.450,00

Cheque 598 Bs. 6.760,00

Cheque 532 Bs.12.500,00

Cheque 535 Bs 7.890,00

Un depósito enviando al banco no pudo ser entregado a tiempo por Bs 5.800 por

concepto de pago de una factura de un cliente, sin embargo fue registrado en

libros.

El Banco nos carga dos notas de débito por concepto de gastos de cobranza:

8.900,00

3.400,00

Un cheque emitido y pagado por Bs 49.500 fue registrado en libros por Bs. 45.900

de manera equivocada

8.900,00

3.400,00
Nos notifican que un giro por Bs.24.500 fue cobrado ya acreditado su importe en

nuestra cuenta.

Un cheque emitido por Bs 68.900,00 fue pagado por el banco por Bs. 69.800,00

de manera equivocada.

Los Saldos al final del período analizado son como sigue:

Bancos Libros

145.800,00 113.300,00