Administración documental en el entorno laboral

Estudiante

José Miguel Sierra Fernández

Servicio nacional de aprendizaje Sena curso virtual

Ensayo

Importancia de los archivos

2019
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Importancia de los archivos ....................................................................................................... 1

Fuentes ................................................................................................................................... 3
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Importancia de los archivos

Los archivos se remonta desde el origen de la escritura (la palabra archivo proviene del latín

Archivium y éste del griego Archeión que significa principio, origen), esto nos demuestra lo

importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad

ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así como

vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de

información de una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su documentación

se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades. Su importancia

se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, y la investigación.

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada

documentación e información útil (dicha información puede estar contenida en documentos,

sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos,

cintas o discos de computadora, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,

pintura, dibujos, mapas, entre otros), la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el

fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma

más rápida, cuando así se requiera. Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones

en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno,

entidad pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha

producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o

pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de

orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.

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La función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo;

con archivos bien organizados no se tendrá que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la

búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación y tiempo invertido,

produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta administración de la información.

Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento para

todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen información en documentos

que pueden y deben aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven para descubrir

la verdad, para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones

relacionadas a la historia, la economía, la administración, la geografía, los procesos políticos,

sociales, la ciencia, la tecnología.

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Fuentes

https://concepto.de/archivo/

https://www.importancia.org/archivos.php