MANUAL DE AUDIT INTERN

PENTRU FONDURI NATIONALE

Directoratul Auditului Public Intern

August 2005

1
ABREVIATII…………………………………………………………………………………………………………….5
1. INTRODUCERE............................................................................................................................................................6
1.1 CADRU GENERAL..................................................................................................................................................6
1.2 SCOPUL MANUALULUI DE AUDIT INTERN.....................................................................................................7
1.3 DEFINITII....................................................................................................................................................................7
2 SISTEMUL AUDITULUI INTERN..............................................................................................................................8
2.1 STRUCTURA ORGANIZATIONALA................................................................................................................................8
2.1.1 Organizaţiile de audit intern din România...........................................................................8
2.1.2 Organizarea unităţii de audit intern din Ministerul Finanţelor............................................8
2.1.3 Relaţiile cu Ofiţerul de Autorizare Naţională....................................................................10
2.1.4 Relaţiile cu auditorii externi..............................................................................................10
2.1.4 Legea Nr. 672/2002 privind auditul public intern.............................................................10
2.2 AUTORITATE ŞI RESPONSABILITĂŢI...........................................................................................................................13
2.2.1 Bază legală........................................................................................................................13
2.2.2 Autoritate...........................................................................................................................14
2.2.3 Limitarea autorităţii şi responsabilităţilor.........................................................................14
2.3 DECLARATIA SCOPURILOR .......................................................................................................................................14
2.3.1 Misiunea auditului intern...................................................................................................14
2.3.2 Obiective...........................................................................................................................15
2.3.3 Activităţi............................................................................................................................15
2.3.4 Valori.................................................................................................................................16
2.4 NORME ALE AUDITULUI INTERN ............................................................................................................................16
2.4.1 Norme IAI.........................................................................................................................16
2.4.2 Independenţă.....................................................................................................................17
2.4.3 Cod etic ……….………………………………………………………………………... 17
2.4.4 Modificarea procedurilor de audit intern...........................................................................23
3. SCOPUL AUDITULUI................................................................................................................................................24
3.1 CONTROL INTERN ŞI RAPOARTE AUDIT.................................................................................................................25
3.1.1 Control intern................................................................................................................25
3.1.2 Criterii...........................................................................................................................25
3.1.3 Rapoarte de audit...........................................................................................................26
3.2 TIPURI DE AUDIT...................................................................................................................................................26
3.2.1 Sisteme de audit/Audituri operaţionale.........................................................................27
3.2.2 Auditul performanţei.....................................................................................................27
3.2.3 Audit financiar...............................................................................................................27
3.2.4 Audit pentru conformitate ............................................................................................28
3.2.5 Audituri IT.....................................................................................................................28
3.2.6 Audit de investigaţie......................................................................................................28
3.2.7 Audit de management....................................................................................................29
4. PERSONAL SI INSTRUIRE...................................................................................................................................30
4.1. COMPETENŢA........................................................................................................................................................30
4.1.1 Fişa postului - Sef PIAUFF..........................................................................................30
4.1.2 Fişa postului - Auditor superior.....................................................................................33
4.1.3 Fişa postului – Auditor principal.....................................................................................38
4.1.4 Fişa postului - Auditor adjunct......................................................................................40
4.2 RESURSE...............................................................................................................................................................42
4.3 INSTRUIRE SI DEZVOLTARE PROFESIONALA...........................................................................................................43
4.3.1 Planuri de instruire şi dezvoltare profesională .............................................................43
4.3.2 Invăţare continuă...........................................................................................................43

2
 4.3.3 Angajaţi noi...................................................................................................................44
5. MANAGEMENTUL AUDITULUI INTERN.........................................................................................................45
5.1 ROLUL ŞEFULUI ÎN AUDITUL INTERN....................................................................................................................45
5.2 ATRIBUIREA PROCESELOR DE AUDIT....................................................................................................................45
5.3 PROCEDURI DE AUDIT...........................................................................................................................................46
5.4 EXAMINAREA LA FATA LOCULUI SI TESTAREA SISTEMELOR DE MANAGEMENT ŞI CONTROL ...............................46
5.5 CONTROLUL AUDITULUI........................................................................................................................................46

6. STRATEGIA ŞI PLANIFICAREA AUDITIULUI INTERN................................................................................47

6.1 PLANUL AUDITULUI STRATEGIC............................................................................................................................47
6.1.1 Componentele strategiei de audit intern........................................................................47
6.1.2 Obiectivele strategice ale auditului intern.........................................................................48
6.1.3 Alinierea la dezvoltarea profesională în auditul intern ................................................49
6.1.4 Instruirea şi calificările auditorilor pentru obţinerea certificatelor de auditori interni şi
pentru respectarea normelor internaţionale de audit .................................................................50
6.2 EVALUAREA RISCURILOR.............................................................................................................................50
6.2.1 Riscuri inerente..............................................................................................................50
6.2.2 Controlarea riscurilor....................................................................................................51
6.2.3 Evaluarea riscurilor ......................................................................................................52
6.3. Plan ANUAL DE AUDIT .......................................................................................................................................53
6.3.1. Scop şi conţinut.............................................................................................................53
6.3.2. Resurse de audit.............................................................................................................54
6.4 PLANIFICAREA SARCINILOR – PROGRAM DE AUDIT (SAU GHID PENTRU PROGRAMUL DE AUDIT)............54
6.4.1 Scopul Ghidului pentru Programul de Audit.....................................................................54
6.4.2 Conţinutul Ghidului Programului de Audit...................................................................54
6.5 REVIZIUIR ŞI ÎNTÂLNIRI .......................................................................................................................................55
6.6 PLANIFICĂRILE AUDITORULUI ..............................................................................................................................55

7. METODOLOGIE DE AUDIT.................................................................................................................................56
7.1. INTRODUCERE.......................................................................................................................................................56
7.2 STADIILE AUDITULUI ............................................................................................................................................56
7.3 INIŢIEREA PROCESULUI DE AUDIT.......................................................................................................................58
7.3.1 Sarcinile auditorilor ......................................................................................................58
7.3.2 Notificarea părţii auditate .............................................................................................58
7.3.3 Notificarea părţilor interesate .......................................................................................58
7.3.4 Sedinţa de deschidere (= întâlnire iniţială)....................................................................59
7.3.5 Memo al şedinţei de deschidere ...................................................................................59
7.3.6 Memorandum de Audit, Scop şi Obiective...................................................................59
7.4 CERCETARI PRELIMINARE............................................................................................................................59
7.4.1 Definiţia cercetării preliminare.....................................................................................59
7.4.2 Obiectivele cercetării preliminare ................................................................................60
7.4.3 Surse de informare şi concepte cheie............................................................................60
7.4.5 Documentare asupra cercetării preliminare...................................................................60
7.4.6 Program de audit (sau Ghidul Programului de Audit)...................................................61
7.4.6 Evaluarea controalelor interne ......................................................................................61
7.4.7 Programe de audit..........................................................................................................62
7.5 ACTIVITATE PE TEREN...................................................................................................................................64
7.5.1. Definiţia activităţii pe teren...........................................................................................64
7.5.2. Obiectivele activităţii pe teren.......................................................................................64
7.5.3 Documentarea activităţii pe teren .................................................................................65
7.6 CONCLUZIILE PROCESULUI DE AUDIT .....................................................................................................65
7.6.1 Formularele pentru concluziile auditului .....................................................................65
7.6.2 Descoperirea de nereguli...............................................................................................66
7.7 RAPORT DE AUDIT.................................................................................................................................................66

3
 7.7.1 Raportarea responsabilităţilor........................................................................................66
7.7.2. Revizuirea documentelor de lucru.................................................................................67
7.7.3 Formatul raportului preliminar ........................................................................................67
7.7.4 Transmiterea rapoartelor preliminare părţii supuse auditului .......................................67
7.7.5 Sedinţă de încheiere.......................................................................................................67
7.7.6 Redactare oficială..........................................................................................................68
7.7.6 Concluziile auditului.....................................................................................................68
7.8 RAPORT FINAL ......................................................................................................................................................68
7.8.1 Pregătirea raportului final..............................................................................................68
7.8.2. Distribuirea raportului final...........................................................................................68
7.8.3. Răspunsul părţii auditate...............................................................................................69
7.8.4 Comentariile părţii auditate...........................................................................................69
7.9 MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR.........................................................................................69
7.9.1 Proces de urmărire a implementării ..............................................................................69
7.9.2 Raport de urmărire: Raport despre situaţia recomandărilor auditului ..........................70
8. PRINCIPII ESENTIALE ŞI LINII ORIENTATIVE PENTRU AUDITARE ....................................................71
8.1 PRINCIPIUL RELAŢIILOR UMANE ÎN AUDITARE .....................................................................................................71
8.2.1 În general.......................................................................................................................71
8.2.2 Obţinerea informaţiilor..................................................................................................71
8.2.3 Documentarea informaţiilor .........................................................................................72
8.2.4 Natura testelor de respectare a cerinţelor şi teste de soliditate......................................72
8.2.5 Incadrarea în timp..........................................................................................................74
8.2.6 Tehnici de colectare a mostrelor ...................................................................................74
8.2.7 Extinderea testării .........................................................................................................75
8.2.9 Eficienţa sistemelor de control .....................................................................................76
9. DOCUMENTAREA AUDITULUI ..........................................................................................................................77
9.1 INTRODUCERE.......................................................................................................................................................77
9.2 CERINŢE ...............................................................................................................................................................78
9.3 REFERINŢE ÎNCRUCIŞATE ......................................................................................................................................78
9.4 POLITICA DE REŢINERE ........................................................................................................................................78
9.5 FIŞIERE DE AUDIT...........................................................................................................................................79
9.5.1 Fişiere temporare ..........................................................................................................79
9.5.2 Fişiere permanente .......................................................................................................79
9.6 MANAGMENTUL ŞI CONTROLUL DOCUMENTELOR .............................................................................79
9.7 STRUCTURA FIŞIERELOR, IDENTIFICARE ŞI URMARIRE .....................................................................80
10 PROBLEME GENERALE PRIVIND SECURITATEA ........................................................................................83
11. CONTROLUL CALITĂŢII ....................................................................................................................................84
11.2 CRITERII GENERALE PRIVIND CALITATEA AUDITULUI ..........................................................................................84
11.3.1 Supravegherea activităţii ..............................................................................................84
11.3.2 Evaluare internă……………………………………………………………………...85
11.3.3 Evaluare externă..............................................................................................................85
11.4 RAPORTAREA ACTIVITĂŢII UNITATII DE AUDIT INTERN ( IAU) ............................................................................85
12. PROCEDURI OPERAŢIONALE .........................................................................................................................87
12.1. INTRODUCERE LA PROCEDURILE OPERAŢIONALE (OP)......................................................................................87
12.2. LISTA PROCEDURILOR OPERAŢIONALE ...............................................................................................................87
LISTA ANEXELOR – FORMULARE STANDARD....................................................................................................88
ANEXa A - GLOSar de definiţii .......................................................................................................................................89

4
 ABREVIERI

FN Unitate financiară contractuală centrală

UCAAPI Unitatea centrală de armonizare pentru auditul public intern
CAPI Comitetul pentru audit public intern
SID Sistem de informare descentralizat
DAPI Directoratatul Auditului Public Intern
CE Comisia Europeană
SDEI Sistem descentralizat extins de informare
UE Uniunea Europeană
OUG Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului
OG Ordonanaţă de guvern
DG Decizie guvernamentală
AI Agenţie de implementare
IAS Standarde Internaţionale de Contabilitate
UAI Unitate de Audit intern
ICT Tehnologia informaţiei şi calculatoare
IAI Institututul auditorilor interni
SIA Standarde Internaţionale de Auditare
MSI Managementul Sistemului Informaţional
ISPA Instrument pentru politici structurale de pre-aderare
IT Tehnologia informaţiei
MIE Ministerul Integrării Europene
MSI Managementul sistemului informaţional
MoU/MI Memorandum de Inţelegere
MFP Ministerul Finanţelor Publice
OAN Ofiţer de Autorizare Naţională
FN Fond Naţional
OMFP Ordonanţe ale Ministerului Finanţelor Publice
OP Procedură operaţională
PHARE Reconstrucţia economică a Poloniei şi Ungariei
PIAIS Audit public intern pentru structuri interne
PIAUFF Audit public intern pentru fonduri străine
SAPARD Proiect structural de pre-aderare pentru dezvoltarea rurală
SFMC Managent şi control financiar solid
UCERPIAA Unitate de coordonare, evaluare şi referinţă pentru activitatea de audit public
intern
WP/DL Document de lucru

5
 1. INTRODUCERE

1.1 Cadru general

Programul Phare (Reconstrucţia economiilor Poloniei şi Ungariei) este unul dintre cele trei
instrumente de finanţare cu fonduri nerambursabile (împreună cu programele ISPA şi SAPARD),
care ajută ţările candidate în procesul pregătirii lor pentru aderarea la Uniunea Europeană.
Programul Phare este o iniţiativă a Uniunii Europene, care susţine dezvoltarea unei familii
democratice lărgite de naţiuni, în cadrul unei Europe prospere şi stabile. Phare realizează acest lucru
prin asigurarea de fonduri nerambursabile (granturi) pentru susţinerea ţărilor partenere din Europa
centrală şi de Est prin procesul transformărilor economice şi al întăririi democraţiei până în stadiul
în care acestea sunt gata să-şi asume obligaţiile ce decurg din apartenenţa la Uniunea Europeană.

Programul Phare a fost înfiinţat prin Reglementarea Consiliului Nr. 3906/89 din decembrie 1989.
Procedurile sale cad sub incidenţa Reglementărilor Financiare ale Comisiei Europene.

Regulile şi condiţiile generale care guvernează cooperarea Comisiei Europene cu Statele Partnere
din Programul Phare sunt specificate în Acordurile de Cadru General semnate cu fiecare din aceste
state.

Un Memorandum Financiar care impune obligaţii legale, semnat ulterior la nivel ministerial între
Comisia Europeană şi statul din programul Phare, stabileşte ajutorul financiar specific pentru
fiecare program.

Reglementarea Phare stipulează că fondurile trebuie în primul rând utilizate pentru susţinerea
procesului de reformă din ţările partenere, mai ales prin finanţarea sau co-finanţarea restructurării
economice în sectoarele prioritare.

In plus, programele Phare trebuie să aibă şi obiective secundare legate de reforma politicilor.
Aceasta înseamnă că ele trebuie să ajute la crearea tipurilor de infrastructură şi de mediu cerute de o
economie competitivă de piaţă pentru ca aceasta să funcţioneze eficient şi să atragă investiţii.

Următoarele unităţi sunt implicate în implementarea programului Phare:

 Ministerul Finanţelor Publice (MFP);
 Fondul Naţional de Pre-Aderare, care are rolul unei trezorerii naţionale care administrează
fondurile Phare;
 Agenţiile de implementare (OPCP).

Fondul Naţional de Pre-Aderare (un departament în cadrul Ministerului Finanţelor Publice) este
condus de OAN (Ofiţerul de Autorizare Naţională).
Departamentul de Audit Public Intern (DPIA/DAPI) din cadrul Ministerului Finanţelor Publice
răspunde de funcţionarea auditului intern al programului Phare la FN.

Conform organizării menţionate anterior a auditului intern, operaţiunile de audit intern referitoare la
programul Phare din Departamentul General al Fondului Naţional de Pre-Aderare, împreună cu
Unitatea Financiară şi Contractuală Centrală, vor fi efectuate de Auditul Public Intern pentru
Fonduri Străine (PIAUFF).

6
1.2 Scopul manualului de audit intern

Scopul manualului de audit intern este:

1. Să ghideze DPIA în operaţiunile legate de funcţionarea auditului intern, pentru DPIA
privind programul Phare.
2. Să descrie strategia de audit intern pentru programul Phare la nivelul FN.

1.3 Definiţii

In acest manual:
 “FN” înseamnă Fond Naţional
 “Audit intern” înseamnă funcţiile/ personalul DPIA numai în ceea ce priveşte relaţia lor cu
auditul intern al operaţiunilor Phare în cadrul FN;
 “OAN” înseamnă Ofiţer de Autorizare Naţională;
 “Sef unitate” înseamnă şeful PIAUFF;
 “Personal de audit” sau „Auditor” înseamnă un auditor Superior/Principal/Asistent/Debutant
care se ocupă cu auditul intern al operaţiunilor ISPA în cadrul FN;
 “Auditaţi” se referă la funcţiile/serviciile/personalul din cadrul FN, AI-uri şi FB-uri.

7
 2 SISTEMUL AUDITULUI INTERN

2.1 Structură organizaţională

2.1.1 Organizaţiile de audit intern din Romania

Structura de audit intern din FN este conformă cu prevederile Legii 672 din 19 decembrie 2002 care
facilitează înfiinţarea unităţilor de audit intern în toate instituţiile guvernamentale. Instituţiile
specifice pentru auditul intern public sunt Departamentul Auditului public intern (DPIA), Comitetul
pentru Audit Public Intern (CPIA) şi Unitatea Centrală de Armonizare a Auditului Public Intern
(UCAAPI). Acestea susţin unitatea de audit intern a FN şi alte unităţi de audit intern din ministere şi
din instituţiile guvernamentale. Metodologia de audit intern este armonizată prin activitatea
UCAAPI, care asigură coordonarea orizontală a liniilor directoare de audit şi instruire, prin
intermediul Agenţiilor de Implementare. In consecinţă, UCAAPI este un colaborator foarte
important conform termenilor acreditării EDIS. UCAAPI primeşte consultanţă metodologică de la
CPIA, un grup de experţi independenţi care funcţionează ca un corp consultativ pentru UCAAPI.

2.1.2 Organizarea auditului intern in Ministerul Finanţelor Publice

Vezi diagrama următoare

8
9
 2.1.3 Relaţia cu Ofiţerul de Autorizare Naţională

OAN răspunde în totalitate de managementul financiar al fondurilor Phare. In consecinţă, el va

trebui informat despre toate concluziile departamentului de audit intern în timp util.

2.1.4 Relaţia cu auditorii externi

Unitatea de audit intern (UAI) din Ministerul Finanţelor Publice face legătura cu auditorii externi
de minister, pentru a stabili o relaţie de lucru de cooperare şi profesionalism, ca să:
 reducă incidenţa duplicării efortului;
 asigure o circulaţie adecvată a informaţiei; şi pentru
 coordonarea întregului efort de audit.

In particular, coordonarea eforturilor de audit implică întâlniri periodice pentru discutarea

problemelor de interes comun:
 discutarea planului de lucru anual de audit intern cu Comitetul de Audit pentru a facilita
planificarea auditului extern;
 trimiterea de copii ale tututor comunicaţiilor privind auditul extern către management
 dobândirea de cunoştinţe privind programul şi metodologia de audit extern; şi
 asigurarea unei legături, atunci când e cazul, între auditul extern şi managementul Phare (OAN,
FN, AI-uri ) pentru rezolvarea diferendelor pentru respectarea IAI:
● Acoperire audit - Activităţile de audit ale auditorilor interni şi externi vor fi planificate pentru a
fi discutate, ca să ne asigurăm că activitatea de audit este acoperită şi că posibilitatea
suprapunerii unor activităţi este minimalizată.
● Acces la toate programele de audit şi la documentele de lucru. Accesul la programele şi
documentele de lucru ale auditorilor externi şi interni poate fi important pentru informarea
auditorilor interni/externi în legătură cu scopurile activităţilor de audit intern/extern, pentru a ne
putea baza pe activitatea depusă de auditorii interni/externi.
● Schimbul de rapoarte de audit şi de scrisori de management. Comunicaţiile finale privind
auditul intern, răspunsurile managementului la aceste comunicaţii şi activităţile ulterioare de
urmărire a rezultatelor activităţii de audit intern, toate fac necesară accesarea corespondenţei
auditorilor externi.
● Inţelegere comună a tehnicilor metodelor şi terminologiei de audit.

2.1.4 Legea Nr. 672/2002 privind auditul public intern

Auditul public intern este o activitate independentă şi obiectivă, care oferă siguranţă şi consultanţă
managementului în legătură cu buna administrare a veniturilor instituţiilor publice; ajută o unitate
publică să-şi atingă obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, menită să o evalueze şi să-
i îmbunătăţească eficacitatea şi eficienţa managementului riscului privind procesele de control şi de
guvernanţă.

10
Consultanţa reprezintă activitatea derulată de auditorii interni pentru a adăuga valoare şi pentru a
îmbunătăţi managementul unităţii publice, managementul riscului şi controlul intern, fără
responsabilităţile manageriale asumate de auditorul intern.
Activităţile de consultanţă sunt desfăşurate în conformitate cu programul anual, împreună cu
activităţile asigurătoare derulate la cererea expresă a managementului unităţii publice.
Activităţile de consultanţă desfăşurate de auditorii interni din departamentele de audit intern includ
următoarele tipuri de consultanţă:

 consultanţă – având drept scop identificarea obstacolelor care împiedică derularea normală a
proceselor, rezolvarea problemelor, stabilirea consecinţelor şi prezentarea de soluţii pentru
eliminarea acestora;
 o înţelegere uşoară – pentru a obţine mai multe informaţii ca să se înţeleagă mai bine
funcţionarea sistemului, normele, sau prevederile normative, necesare personalului care
răspunde de implementarea lor;
 instruire şi dezvoltare profesională – pentru a asigura cunoştinţe teoretice şi practice privind
managementul financiar, al riscului şi controlul intern, prin organizarea de cursuri şi seminarii.

Activitatea de consultanţă este organizată şi se desfăşoară după cum urmează:

 misiuni oficiale de consultanţă, planificate, incluse într-o secţiune specială a planului anual de
audit, făcute prin abordări sistematice şi metodice, conform unor proceduri prestabilite, care au
un caracter oficial;
 misiuni de consultanţă cu caracter informal, derulate prin participarea la diverse comitete sau
proiecte cu o durată bine stabilită, la întâlniri punctuale, la schimburi curente de informaţii;
 misiuni de consultanţă pentru situaţii excepţionale, care includ implicarea în activitatea
anumitor echipe, formate pentru a reîncepe activitatea, după situaţii de forţă majoră sau alte
cazuri excepţionale.

Normele reglementează organizarea şi exercitarea activităţii de consultanţă derulată de auditorii

interni ai unităţii din zona publică. Ele sunt elaborate conform normelor internaţionale de audit
acceptate la nivel internaţional şi cu bună aplicabilitate în Uniunea Europeană.
Normele vor fi emise de CHUPIA şi aprobate prin ordinul ministrului.

Sfera auditului public intern include: activităţi financiare derulate de instituţia publică,
administrarea patrimoniului public, sisteme de control şi management financiar, inclusiv sistemele
corelate de contabilitate şi IT.

Instituţiile activităţii de audit public intern:

 CPIA – Comitetul pentru Audit Public Intern
 CHUPIA – Unitatea Centrală de Armonizare a Auditului Public Intern
 Departamente de audit public intern în cadrul instituţiilor publice.

1. CPIA – organism cu caracter consultativ, înfiinţat ca parte a CHUPIA, pentru a acţiona în

vederea definirii strategiei şi îmbunătăţirii activiăţii de audit public intern.
Are 11 membri: preşedintele Camereri Auditorilor Financiari din România, directorul general
CHUPIA, experţi, profesori universitari, specialişti în domeniul auditului public intern. Membrii
CPIA, cu excepţia directorului general CHUPIA, nu pot fi parte a nici unei structuri din
Ministerul Finanţelor Publice.

Responsabilităţi principale:

11
 Discută şi emite opinii privind planul de dezvoltare în domeniul auditului public intern, pe baza
legislaţiei elaborate de CHUPIA; aprobă raportul anual privind activitatea de audit public intern
şi îl prezintă guvernului; aprobă numirea şi eliberarea din funcţie a directorului general
CHUPIA, etc.

2. CHUPIA - înfiinţată în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, subordonată direct ministrului

finanţelor publice. Directorul general CHUPIA este un funcţionar public şi este numit de
ministrul finanţelor publice, cu aprobarea CPIA.
CHUPIA are trei unităţi executive
 Strategie, Metodologie, Manuale, Proceduri, etc
 Audit multi-sectorial, şi crearea de reţele cu alte AI, organizaţii /structuri şi cu CE
 Evaluare şi raportare

Responsabilităţi principale: elaborează, administrează şi aplică strategia în domeniul auditului

public intern şi monitorizează această activitate la nivel naţional; elaborează cadrul legal în
domeniu, procedurile şi metodologia, pe baza normelor internaţionale, inclusiv manuale de audit
intern; elaborează raportul anual de audit pe baza rapoartelor primite; desfăşoară misiuni de
audit intern de interes naţional, cu implicaţii multi-sectoriale; verifică respectarea legislaţiei şi a
instrucţiunilor departamentelor de audit intern şi poate lua măsuri de corecţie, în cooperare cu
şeful instituţiei publice; aprobă numirea/eliberarea din funcţie a şefilor departamentelor de audit
public intern din instituţiile publice; cooperează atât cu instituţiile publice şi cu autorităţile din
România, cât şi cu organizaţiile de control financiar din alte state, inclusiv cu cele din Comisia
Europeană.

3. Directoratul de Audit Public Intern (DPIA) – raportează direct Ministrului de Finanţe, pentru a
asigura independenţa şi obiectivitatea acţiunilor.

DPIA are trei unităţi separate

a) Unitatea de Audit Public Intern pentru Fonduri Străine
b) Unitatea de Audit Public Intern pentru Structura Internă
c) Unitatea de Coordonare, Evaluare şi Referinţă pentru activitatea de audit public intern

Responsabilităţile principale ale DPIA sunt auditarea administrării, managementului şi utilizării

fondurilor publice, inclusiv a fondurilor străine (fonduri primite de România de la Uniunea
Europeană, Banca Mondială, Fondul Monetar Internaţional şi de la alte instituţii financiare).

DPIA elaborează normele metodologice specifice instituţiilor publice de care aparţine, cu

aprobarea CHUPIA; desfăşoară activităţi de audit public intern; informează CHUPIA despre
recomandările care nu au fost implementate de către managementul instituţiei publice auditate şi
de consecinţele acestui fapt; elaborează planul strategic şi raportul anual de audit public; în
cazul identificării unor nereguli, departamentul le raportează imediat managementului instituţiei
publice şi organului de control intern.

a) Responsabilităţile principle ale Unităţii de Audit Public Intern pentru Fonduri Străine sunt:
 Elaborarea metodologiei de auditare
 Elaborarea planurilor de lucru anuale strategice şi de audit intern
 Derularea de audituri pentru fonduri pre-structurale (PHARE, ISPA, SAPARD) şi
raportarea concluziilor
 Derularea de audituri pentru instrumente structurale (Fond de coeziune, FEDER şi FSE)
ca şi al altor fonduri administrate şi conduse de MFP
 Derularea de audituri ad-hoc la cererea Ministrului de Finanţe

12
  Detectarea fraudelor şi neregulilor şi raportarea concluziilor
 Prezintă concluzii în rapoarte anuale

b) Responsabilităţile principale ale Unităţii de audit public intern pentru structura internă
 Elaborarea planurilor de lucru strategice şi de audit intern
 Derularea proceselor de audit la Unitatea Financiară şi Contractuală Centrală şi
prezentarea unui raport al concluziilor
 Derularea proceselor de audit ad-hoc la cererea Ministrului de Finanţe, OAN şi NIC
 Detectarea fraudelor şi a neregulilor şi raportarea concluziilor
 Redactarea rapoartelor anuale de activitate şi emiterea de concluzii

c) Unitatea de Coordonare, Evaluare şi Referinţă pentru activitatea de audit public intern

 Elaborarea planurilor de lucru strategice şi anuale
 Elaborarea periodică de rapoarte privind auditul efectuat
 Emiterea de recomandări privind Metodologia proceselor de audit pentru a fi siguri că
regulile şi reglementările care guvernează activitatea instituţiilor publice sunt respectate
şi că se respectă Codul Etic.

Auditorii interni, ca funcţionari publici, au drepturi, obligaţii şi limite stabilite în Statutul

Funcţionarilor Publici. Cei care nu sunt funcţionari publici, au drepturi şi obligaţii şi sunt
recrutaţi conform reglementărilor interne ale instituţiei publice şi cu respectarea prevederilor
legislaţiei în vigoare.

Numirea sau eliberarea din funcţie a auditorilor interni se face de către managerul instituţiei
publice, cu aprobarea şefului departamentului de audit intern; acesta primeşte un spor de 25%
din valoarea salariului lunar brut pentru sarcini complexe de lucru. Auditorii interni au obligaţia
să-şi îmbunătăţească cunoştinţele profesionale cel puţin 15 zile pe an.
Responsabilitatea pentru măsurile luate în urma analizei recomandărilor prezentate în rapoartele
de audit revine managerului instituţiei publice.
Limitele auditorilor interni includ faptul că ei nu pot fi numiţi să desfăşoare misiuni de audit
intern la o instituţie publică dacă sunt soţul, soţia, sau sunt rudă de până la gradul patru
(inclusiv) ale managerului instituţiei publice sau lucrează în zone de activitate în care ei deţin
poziţii sau sunt implicaţi în orice fel; ei nu trebuie să fie implicaţi în desfăşurarea unor activităţi
în legătură cu care ar putea deveni auditori potenţiali, sau în înfiinţarea sau implementarea
sistemelor de control intern ale instituţiilor publice.

2.2 Autoritate şi responsabilităţi

2.2.1 Bază legală

Autoritatea auditului intern este stabilită de legislaţia română conform 672/2003. Alte decizii,
ordine şe acorduri relevante sunt următoarele:

1. Decizia Primului Ministru nr. 5 din 17 ianuarie 2002, privind numirea D-nei Daniela Gheorghe
în funcţia de Ofiţer de Autorizare Naţională;

2. Ordinul Ministrului de Finanţe nr. 38/2003 pentru aprobarea normelor generale privind derularea
activităţii de audit public intern în cadrul Ministerului de Finanţe;

13
3. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 445 din 23 martie 2004 pentru aprobarea normelor
proprii privind derularea activităţii de audit intern în cadrul Ministerului Finanţelor Publice;

4. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului Etic al auditorilor
interni;

2.2.2 Autoritate

Pentru a-şi îndeplini sarcinile în mod eficient, auditorii interni vor avea acces la următoarele, în
intervale rezonabile de timp:

 Cărţi, documente, conturi, proprietăţi, înregistrări, corespondenţă şi alte date ale Ministerului,
care sunt necesare pentru îndeplinirea adecvată a sarcinilor lor,

 Orice salariat al ministerului, pentru scopul de a oferi informaţii şi explicaţii considerate

necesare pentru formarea unei opinii privind corectitudinea sistemelor şi/sau controalelor.

Personalul executiv, administrativ, general şi de alte categorii din Ministerul Finanţelor va oferi
toată asistenţa necesară auditorilor interni în derularea procesului de audit.

Existenţa auditului intern nu diminuează responsabilităţile financiare şi operaţionale ale

managementului Ministerului de Finanţe (biroul OAN) pentru derularea corectă şi controlul
activităţii acestora, inclusiv în legătură cu responsabilităţile ce îi revin pentru efectuarea periodică
de evaluări ale sistemului.

2.2.3 Limitarea autorităţii şi a responsabilităţilor

In desfăşurarea activităţii lor, auditorii interni nu au nici o autoritate directă asupra, şi nici o
responsabilitate pentru oricare dintre activităţile revizuite.

Auditorii interni nu vor crea sau iniţia proceduri, nu vor pregăti dosare, nu vor lua decizii de
management, şi nu se vor angaja în nici o altă activitate care are putea duce la compromiterea
independenţei lor.

In consecinţă, revizuirile şi evaluările auditului intern nu vor înlocui în nici un fel şi nu vor degreva
de responsabilitate nici o persoană din Ministerul de Finanţe care a fost desemnată în acest scop.

2.3 Declaraţie de Scop

2.3.1 Misiunea auditului intern

14
Misiunea auditului intern, şi mai ales misiunea DPIA, este să contribuie la păstrarea şi
îmbunătăţirea eficienţei activităţii FN privind Programul Phare. Auditul intern trebuie să
contribuie la activitatea FN prin derularea unei evaluări independente a sistemului de control
intern al acestei structuri şi prin raportare directă la OAN şi la managementul FN. Unitatea
de audit intern asistă FN în atingerea viziunii, misiunii, valorilor şi scopurilor sale. Unitatea
de audit intern va contribui la eficacitatea continuă a FN în misiunea sa din cadrul
managementului fondurilor Comunitare. Prin acest lucru, ea va căuta să ducă la
îmbunătăţirea responsabilităţii şi la promovarea eficienţei, eficacităţii şi folosirii economice
a resurselor prin prestarea unui serviciu de audit independent, profesional şi de calitate.
Misiunea auditului intern va contribui la misiunea FN prin asigurarea unei evaluări
independente asupra controalelor interne ale FN.

Auditul intern va asigura evaluarea sistemelor operaţionale şi de proceduri pentru atingerea

următoarelor obiective ale FN:
(1) Elaborarea şi respectarea/menţinerea permanentă a următoarelor:
- Proceduri scrise;
- Distribuirea sarcinilor;
- Angajamente şi proceduri de plată;
- Proceduri contabile;
- Securitatea IT;
- Audit intern,
- Evaluarea resurselor umane
(2) Eficacitate, eficienţă, şi eficienţa costurilor operaţiunilor (Management şi Conrol Financiar
Solid — SFMC),
(3) Securitatea datelor şi raportărilor financiare,
(4) Respectarea reglementărilor EU şi a legislaţiei naţionale,
(5) Protejarea adecvată a intereselor financiare ale UE şi ale bugetului statului român,
(6) Minimalizarea riscurilor legate de operaţiunile FN privind instrumentul Phare.

In acest scop, auditul intern trebuie să se desfăşoare conform legislaţiei naţionale de audit.

2.3.2 Obiective

Să evalueze şi să propună îmbunătăţirea procedurilor stabilite de FN pentru Programul Phare, cu

deplina respectare atât a legislaţiei UE cât şi a celei române.

Pentru a stabili dacă FN, alte departamente, servicii sau biroului din Ministerul Finanţelor Publice,
implicate în Programul Phare:
(1) Îşi desfăşoară activitatea cu deplina respectare a procedurilor stabilite;
(2) Derulează operaţiunile într-o manieră eficientă, efectivă şi cu costuri eficiente;
(3) Identifică, măsoară, clasifică şi raportează evenimentele financiare sau pe cele care privesc
operaţiunile în manieră clară şi la timp, conform măsurilor relevante şi eficiente de control
intern;
(4) Respectă reglementările UE şi ale legislaţiei naţionale;
(5) Asigură integritatea fondurilor UE şi ale celor de la bugetul naţional;
(6) Derulează programele conform planificărilor, pentru a obţine rezultate conforme cu
scopurile şi obiectivele stabilite;
(7) Asigură siguranţa bunurilor.

15
Pentru a contribui la managementul general al FN privind calitatea şi atingerea obiectivelor sale
strategice, prin asigurarea unei consultanţe obiective şi imparţiale, privind:
(1) Oportunităţile de îmbunătăţire a practicilor de management şi a controlului;
(2) Optimizarea rezultatelor băneşti ale resurselor;
(3) Operare în cadrul legal, conform celor mai înalte standarde de probitate;
(4) Menţinerea celor mai înalte standarde etice în cadrul FN;
(5) Evaluarea riscului, inclusiv organizarea, execuţia şi evaluarea rezultatelor şi acţiunilor
derulate în acest scop.

2.3.3 Activităţi

Scopurile auditului intern sunt:

 să stabilească, împreună cu FN, frecvenţa cu care FN va solicita activităţi de audit, pentru a
asigura o funcţie comprehensivă de audit, conformă cu normele internaţionale de audit;
 să stabilească natura acestor procese de audit, inclusiv elaborarea de proceduri pentru evaluarea
permanentă a riscurilor, care se vor derula sub coordonarea OAN;
 să evalueze timpul alocat derulării proceselor de audit;
 să elaboreze planul de audit conform normelor internaţionale de audit;
 să respecte recomandările;
 să desfăşoare o instruire adecvată, conform normelor internaţionale de audit;
 auditul intern va coopera cu toate serviciile din cadrul FN şi cu asistenţa tehnică disponibilă
pentru a atinge aceste obiective.

2.3.4 Valori

Unitatea de audit intern este angajată faţă de valorile FN privind:

 Imbunătăţirea continuă a managementului asistenţei Comunitare,
 Legături responsabile şi de reacţie la SAO, AON, UE, şi alţi parteneri ai MFP,
 Promovarea eficacităţii fondurilor CE,

Următoarele valori ajută FN să-şi atingă misiunea:

- independenţă şi integritate etică,
- evaluarea părţilor auditate,
- angajare şi dedicare,
- afirmare continuă şi stăruinţă,
- autorizarea personalului,
- depunerea de eforturi continue pentru îmbunătăţire şi excelenţă,
- susţinere reciprocă şi lucru în echipă,
- deschidere şi dorinţă de a învăţa,
- abordabilitate şi intercomunicare,
- politeţe, respect şi toleranţă,
- tact, diplomaţie, confidenţialitate şi discreţie.

2.4 Norme de audit intern

16
 2.4.1 Norme IAI

Procedurile şi metodologiile prezentate în acest manual de audit se bazează pe Normele

Internaţionale de Audit Intern, Normele pentru Practici Profesionale ale Auditului Intern,
declaraţiile de responsabilităţi şi pe codul etic. De asemenea, Organizaţia Internaţională pentru
Instituţii de Audit Suprem (INTOSAI) asigură Norme de audit intern pentru instituţiile din sectorul
public.

 Vezi adresa web: www.theiia.org

Pentru a ne asigura de faptul că auditul intern îşi desfăşoară activitatea conform acestor norme, s-a
înfiinţat DPIA, care va derula un program de asigurare a calităţii, pentru a evalua operaţiunile
PIAUFF (vezi capitolul 11 – Program de Calitate). Acest program de asigurare a calităţii va fi
derulat în cooperare strânsă cu OAN şi cu CHUPIA.

2.4.2 Independenţă

Independenţa auditorilor interni este asigurată de faptul că:

 auditorii nu sunt implicaţi în activităţile auditate ale FN;
 auditorii interni raportează DPIA, care raportează RNAF şi Ministrului din Ministerul
Finanţelor Publice
 auditorii interni au acces nelimitat la toate documentele FN şi la informaţiile relevante pentru
îndeplinirea misiunii lor.

Conform prevederilor Legii 672 Art. 9 Serviciul intern

(1) Seful instituţiei publice sau, în cazul unităţilor publice, Comitetul Executiv, răspunde de
stabilirea cadrului general organizaţional şi funcţional, necesar pentru îndeplinirea activităţii
de audit public intern.
(2) Seful din unitatea publică subordonată poate înfiinţa şi menţine un serviciu funcţional de
audit intern, cu acordul unităţii publice de la nivelul ierarhic superior. Dacă nu se înfiinţează
astfel de servicii, aceste unităţi vor fi auditate de serviciile de audit public intern ale
instituţiei imediat superioare ierarhic.
(3) In instituţiile publice mici, care nu sunt subordonate altor unităţi publice, auditul intern se
efectuează de serviciile de audit ale Ministerului Finanţelor Publice.

In desfăşurarea activităţii sale, şeful departamentului de audit intern sau, după caz, persoana care
are atribuţii de audit intern, este subordonată şi raportează direct şefului instituţiei publice relevante.
In cazul unui Program Phare, auditorii din cadrul PIAUFF vor raporta direct OAN şi Ministrului
Finanţelor Publice.

2.4.3 Cod etic

Scopul Codului Etic este să promoveze cultura etică în toate activităţile legate de exercitarea
profesiei de auditor intern. Codul Etic se aplică atât persoanelor fizice cât şi instituţiilor care
prestează servicii de audit intern. Codul Etic şi al Conduitei Profesionale al auditorului intern este
descris în Legea 252/2004:

17
CODUL ETIC SI DE CONDUITA PROFESIONALA AL AUDITORULUI PUBLIC INTERN

Capitolul 1
INTRODUCERE

Art. 1 Codul deontologic şi de conduită profesională reprezintă principiile şi regulile care trebuie să
guverneze activitatea auditorilor publici interni.

Art. 2 Prevederile acestui Cod, legate de etica şi conduita profesională a auditorului public intern,
se aplică la tot personalul care are această poziţie în cadrul unităţilor publice, care are datoria de a
organiza structuri interne de audit, conform prevederilor Legii 672/2002, privind auditul public
intern.

Art. 3 Auditorii publici interni trebuie să-şi îndeplinească obligaţiile profesionale cu

profesionalism, loialitate, corectitudine şi conştiinciozitate. Ei trebuie să se abţină de la orice
acţiune care poate prejudicia autoritatea lor sau pe cea a unităţii publice în care îşi desfăşoară
activitatea.

Art. 4 Scopul Codului deontologic şi de conduită profesională a auditorului public intern implică
respectarea următoarelor obiective:
a) Performanţă – Profesiunea de auditor intern implică desfăşurarea unei activităţi la cei mai
înalţi parametri, pentru a servi interesul public, în cel mai bun mod cu putinţă şi în condiţii de
economie şi eficienţă.

b) Profesionalism. Profesia de auditor public intern este definită de capabilităţi intelectuale şi de

experienţa acumulată prin instruire şi educaţie şi prin valorile comune şi codul adoptat de toţi
membrii acestei profesii.

c) Calitatea serviciilor. Înseamnă responsabilitate, cinste, sârguinţă, obiectivitate şi competenţă în

îndeplinirea sarcinilor auditori publici interni.

d) Incredere: Auditorii trebuie să se comporte într-o manieră care promovează cooperarea şi

bunele relaţii între auditori şi în cadrul profesiei lor. Susţinerea profesiei de către membrii săi şi

18
 cooperarea lor unul cu celălalt sunt elemente esenţiale are caracterului profesional. Increderea şi
respectul public de care se bucură un auditor este în mare măsură rezultatul realizărilor cumulate
ale tuturor auditorilor, în trecut şi în prezent. In consecinţă, este în interesul auditorilor, ca şi în
cel al publicului general, ca ei să întreţină relaţii corecte şi echilibrate cu colegii lor.

e) Conduită – Auditorii interni trebuie să aibă o conduită ireproşabilă, atât pe plan profesional cât
şi pe plan personal.

f) Credibilitate. In cadrul societăţii ca întreg, este nevoie de încredere în informaţia oferită şi, de
asemenea, în rapoartele şi opiniile considerate drept fiind corecte şi solide, în totalitate.

Art. 5 Codul etic şi de conduită profesională al auditorului intern este structurat în două
componente esenţiale:
a) Principiile relevante pentru profesia şi practica de auditor public intern
b) Reguli de conduită ce impun anumite norme de comportament pentru auditorii publici interni.

Capitolul 2
PRINCIPII FUNDAMENTALE CARE GUVERNEAZĂ CONDUITA AUDITORULUI
PUBLIC INTERN

Art. 6 Auditorii publici interni trebuie să aplice şi să respecte următoarele principii fundamentale:

A) INTEGRITATE
(1) Integritatea este principiul cel mai important care stă la baza unei performanţe corecte a
activităţii; conform acestui principiu, auditorul public intern trebuie să fie cinstit, corect şi
incoruptibil; integritatea este baza încrederii şi credibilităţii acordate judecăţii emise de un auditor.

B) INDEPENDENŢĂ ŞI OBIECTIVITATE
(1) Independenţă
Independenţa faţă de unitatea auditată şi de alte grupuri de interese este
indispensabilă pentru auditori. Acest lucru implică faptul că auditorii trebuie să se comporte
de asemenea manieră încât să-şi mărească şi nu să-şi diminueze independenţa.
- Este esenţial ca auditorii să fie independenţi şi imparţiali, nu numai în fapt ci şi în comportare şi în
practică.
In toate problemele legate de munca de audit, independenţa auditorilor nu trebuie afectată de
interese personale sau externe. Auditorii sunt obligaţi să se abţină de la a se implica în probleme în

19
care au interese proprii.

(2) Obiectivitate
- Toată activitatea derulată de auditori trebuie să fie obiectivă şi imparţială, mai ales rapoartele
lor, care tebuie să fie precise şi obiective. In consecinţă, concluziile din opinii şi rapoarte
trebuie să se bazeze exclusiv pe dovezile obţinute şi asamblate conform normelor de auditare.
- Auditorii trebuie să folosească informaţia oferită de partea auditată şi de alte părţi. Informaţia
respectivă va fi luată în considerare în exprimarea opiniilor auditorului, în mod imparţial.
Auditorii vor analiza punctele de vedere ale unităţii auditate şi ale altor părţi şi, de asemenea, îşi
vor exprima propriile lor opinii şi vor face recomandări.

- Auditorii publici interni trebuie să dea dovadă de un nivel ridicat de obiectivitate profesională în
decursul culegerii, evaluării şi comunicării de informaţii privind activităţile sau procesele
examinate. Auditorii publici interni trebuie să facă o evaluare echilibrată a tuturor
circumstanţelor relevante şi nu trebuie să fie influenţaţi de interesele lor sau ale altora când
redactează o evaluare.

C) CONFIDENŢIALITATE
(1) Auditorii publici interni sunt obligaţi să păstreze confidenţialitatea faptelor, informaţiilor şi
documentelor cu care lucrează când îşi îndeplinesc sarcinile. Principiul confidenţialităţii obligă
auditorii publici interni să nu folosească informaţiile aflate în interes propriu sau în cel al unei
terţe părţi.

(2) Auditorul public intern poate eluda acest principiu numai în condiţiile menţionate special în
acest scop de normele legale în vigoare la data respectivă.

D) COMPETENŢĂ PROFESIONALĂ
(1) Auditorii publici interni au responsabilitatea de a se comporta profesional şi de a-şi desfăşura
activitatea cu competenţă, imparţialitate şi în conformitate cu normele internaţionale.

E) NEUTRALITATE POLITICĂ
(1) Auditorii publici interni trebuie să fie neutri din punct de vedere politic pentru a-şi desfăşura
activitatea în mod imparţial. In acest scop, ei trebuie să fie independenţi faţă de orice influenţe
politice.

20
(2) Auditorii publici interni au obligaţia să nu-şi exprime verbal sau în orice alt fel preferinţele
politice atunci când îşi îndeplinesc sarcinile lor.

Capitolul 3
REGULI DE CONDUITA

Art. 7 Regulile de conduită descriu normele de comportament pentru auditorii publici interni .
Aceste reguli susţin interpretarea principiilor şi traducerea lor în practică; de asemenea ghidează
auditorii publici interni din punct de vedere etic.

(1) Integritate
Auditorii publici interni:
- Îşi vor exercita profesia cu cinste, sârguinţă şi responsabilitate;
- Vor respecta legea şi vor acţiona conform tuturor prevederilor legale în vigoare şi cerinţelor
profesionale;
- Vor respecta şi contribui la legitimitatea obiectivelor etice ale unităţii;
- Nu se vor implica din proprie voinţă în nici o activitate ilegală şi nu se vor angaja în activităţi
care discreditează profesia de auditor public intern sau unitatea publică de care aparţin;

(2) Independenţă şi obiectivitate

Auditorii publici interni:
- nu vor fi implicaţi în nici o activitate sau relaţie care ar putea fi în conflict de interese cu
unitatea publică şi care ar putea afecta sau prejudicia evaluarea obiectivă;
- nu vor oferi alte servicii unei unităţi auditate în afara auditului şi consultanţei,
- în timpul activităţii sale, auditorului intern nu îi este permis să accepte nici un fel de avantaje de
natură materială sau personală (cum ar fi bani, cadorui, etc.) de la unitatea auditată, fapt ce ar
putea afecta obiectivitatea evaluării sale;
- va face public orice document sau fapt pe care îl cunosc şi care, dacă nu ar fi făcut public, ar
putea duce la rapoarte incorecte ale activităţii auditate;

(3) Confidenţialitate
Auditorii publici interni:

21
- nu vor folosi informaţia pentru scopuri personale sau împotriva legii în nici un fel; nu o vor
folosi în detrimentul obiectivului legitim şi etic al unităţii;

(4) Competenţă
Auditorii publici interni:
- se vor comporta de manieră profesională tot timpul şi vor aplica cele mai înalte standarde
profesionale pentru desfăşurarea activităţii lor, pentru a putea să-şi îndeplinească sarcinile
competent şi imparţial;
- se vor angaja numai în desfăşurarea acelor operaţiuni pentru care au cunoştinţele, priceperea, şi
experienţa necesară;
- auditorii publici interni trebuie să folosească metodele şi practicile de cea mai bună calitate în
activităţile pe care le desfăşoară; în timp ce îşi îndeplinesc misiunile şi îşi redactează rapoartele,
auditorii publici interni trebuie să respecte toate postulatele de bază acceptate în general
împreună cu normele de audit.
- Îşi vor îmbunătăţi continuu cunoştinţele, eficienţa şi calitatea serviciilor lor; şeful
Departamentului de audit public intern, respectiv managerul unităţii publice, va asigura
condiţiile necesare pentru atingerea şi păstrarea competenţei profesionale; intervalul destinat
pentru atingerea acestui scop este de cel puţin 15 zile lucrătoare pe an.
- auditorii publici interni trebuie să aibă un nivel relevant de educaţie, de instruire profesională, să
promoveze examene în legătură cu subiecte profesionale relevante şi să aibă experienţă
profesională relevantă .
- auditorii publici interni trebuie să fie permanent la curent cu legislaţia naţională şi internaţională
şi să fie permanent preocupaţi de îmbunătăţirea cunoştinţelor şi nivelului lor de instruire,
conform normelor internaţionale.
- este interzis auditorilor publici interni să îşi depăşească sarcinile lor specifice sau să ofere
expertiză care nu este conformă cu realitatea.

Capitolul 4
PREVEDERI FINALE

Art. 8 CHUPIA/ organismul superior verifică dacă prevederile codului etic şi al comportării
profesionale a auditorilor publici interni sunt respectate de departamentele de audit public intern;
dacă este cazul, poate lua măsuri corective, în colaborare cu conducătorul unităţii publice în cauză.

22
Art. 9 Conform articolului 19, aliniatul (6), din Legea 672/2002, prevederile codului privind
conduita etică a auditorilor interni sunt obligatorii pentru auditorii interni din unităţile publice care
au obligaţai să înfiinţeze structuri interne de audit public.

Art. 10 Fiecare structură de audit se va asigura că toţi auditorii interni cunosc valorile şi principiile
Codului etic şi că se comportă în consecinţă.

2.4.4 Modificarea procedurilor de audit intern

Seful NF/IAU răspunde de coordonarea şi implementarea propunerilor pentru îmbunătăţirea

manualului AI.

Orice revizuiri /modificări propuse sunt supuse aprobării CHUPIA; actualizarea Manualului trebuie
aprobată de FN înainte de a deveni aplicabilă. Modificările/ schimbările propuse vor fi supuse ONA
pentru ‘nici o obiecţie’.

23
 3. SCOPUL AUDITULUI

Legea privind auditul public Intern 672/2002 stabileşte domeniile de audit public intern drept fiind;
 activităţile financiare ca şi orice alte activităţi legate financiar, desfăşurate de unitatea publică
din momentul în care se fac alocări bugetare până la folosirea fondurilor de către beneficiarii
finali, inclusiv a fondurilor străine de asistenţă.
 Construirea de venituri publice, respectiv autorizarea şi înfiinţarea de note de împromut ca şi
facilităţile acordate la primirea lor.
 Administrarea patrimoniului public ca şi vânzarea, angajarea, concesiunea sau închirierea de
proprietăţi aparţinând domeniului public/privat al Statului sau al unităţilor administrativ
teritoriale.
 Sisteme de management şi control financiar, inclusiv contabilitatea şi sistemele de tehnologie a
informaţiei din unităţile publice.
Scopul funcţiei de audit intern include revizuirea tuturor activităţilor FN.
Scopul auditului intern include examinarea şi evaluarea corectitudinii şi eficienţei sistemului FN de
contabilitate internă, controale administrative şi organizaţionale, eficienţa operaţiunilor şi calitatea
performanţei în desfăşurarea responsabilităţilor atribuite. El include:
• Revizuirea solidităţii şi integrităţii informaţiilor financiare, operaţionale şi a altora, legate de
management şi mijloacele folosite pentru a identifica, măsura, clasifica şi raporta astfel de
informaţii,
• Evaluarea sistemelor înfiinţate pentru a asigura respectarea acelor politici, planuri, proceduri,
legi şi reglementări care ar putea avea un impact semnificativ asupra operaţiunilor şi rapoartelor,
şi stabilirea respectării regulilor de către FN,
• Revizuirea mijloacelor de păstrare în siguranţă a bunurilor şi, după caz, verificarea existenţei
acestor bunuri,
• Evaluarea economiei şi eficienţei cu care resursele FN sunt folosite şi identificarea
oportunităţilor pentru îmbunătăţirea performanţelor operaţionale,
• Revizuirea operaţiunilor şi programelor/proiectelor, pentru a vedea dacă rezultatele lor sunt
conforme cu scopurile şi ţelurile propuse, dacă operaţiunile şi programele/proiectele sunt
derulate conform planificării şi dacă ele respectă pe deplin toate reglementările în domeniu,
• Coordonarea eforturilor de audit cu auditorii externi FN,
• Evaluarea sistemelor bazate pe calculator şi a altor sisteme administrative, pentru a stabilit dacă
- Controalele adecvate sunt încorporate în sistem,
- Testarea satisfăcătoare a sistemului se face corect,
- Documentaţia sistemului este completă şi precisă; şi
- Nevoile utilizatorilor sunt luate în considerare,
• Participarea cu alte domenii ale departamentului de control şi asigurare a calităţii FN la
probleme de calitate şi planificare, inclusiv asigurarea de recomandări pentru procesele şi
practicile de jalonare, indicatori cheie ai performanţei şi înfiinţarea sistemelor de management
al calităţii în FN (e.g. : cerinţe EDIS, standarde de calitate aplicabile, etc…).
• Derularea de revizuiri independente în domeniile corelate ale programului şi planificarea
reviziilor şi a activităţilor de audit intern cu astfel de procese, pentru a folosi resursele
disponibile în cel mai bun mod cu putinţă. Rolul său nu implică derularea de evaluări ale
programului separat de cele legate de Unitatea de Audit Intern.
• Desfăşurarea de activităţi atribuite ad-hoc, consultanţă de management şi revizuire independentă
în zonele privind controlul fraudelor, prevenirea corupţiei, managementul riscului, securitate şi

24
 siguranţă şi în orice alte domenii de interes, aşa cum au fost ele stabilite de FN şi/sau de
Ministerul de Finanţe şi/sau OAN.

Scopul acoperă şi toate unităţile controlate care sunt parte a, aparţin de, sunt o filială sau sunt
controlate în alt mod de FN. Atunci când operează o funcţie separată de audit intern pentru unitatea
controlată, scopul funcţiei de audit intern a FN, privind unitatea respectivă, va lua în considerare
responsabilitatea sa totală în a se asigura că OAN şi Ministrul de Finanţe sunt informaţi despre
problemele auditului conform planificării.

Scopul auditului intern nu include:

• exercitarea autorităţii executive sau manageriale sau a unor funcţii, cu excepţia acelora care sunt
legate de funcţia de auditare internă ; şi
• implicare în orice operaţiune zilnică a FN sau în funcţiile sale zilnice de verificare.

3.1 Control intern şi urmările auditului

3.1.1 Control intern

Procedurile de control intern sunt fundamentale pentru managementul fondurilor Comunitare.

Evaluarea controlului intern este următoare operaţiune extrem de importantă.

Cheia evaluării eficiente şi corecte a controlului intern este înţelegerea deplină a operaţiunilor FN.
Această înţelegere trebuie să fie destul de completă, astfel încât auditorul să poată identifica şi
înţelege principalul flux al tranzacţiei, procedurile, personalul angajat, zonele de risc major, etc.
Fără aceste cunoştinţe de bază, nu se poate face evaluarea controlului intern.

In plus faţă de acest lucru, riscurile trebuie identificate corect şi corelate pentru direcţionarea
controalelor interne.

3.1.2 Criterii

Criteriile care stabilesc dacă controlul intern funcţionează se bazează pe trei lucruri:

1) Controlul intern trebuie să fie politică internă

Acest lucru se face de obicei sub forma unor manuale, scrisori, sau memo-uri. Cea mai bună
dovadă a intenţiei de a controla operaţiunile este să se publice un manual de proceduri
operaţionale. Un manual de operaţiuni trebuie să includă principalele declaraţii de politici,
scheme de organizare şi proceduri detaliate privind efectuarea operaţiunilor. Un astfel de manual
este un element cheie pentru controlarea şi aplicarea constantă a practicii operaţionale. El are o
valoare inestimabilă pentru auditori pentru că asigură normele cu ajutorul cărora se poate evalua
o operaţiune.

2) Politica trebuie comunicată personalului implicat

Politica ce conţine norme şi controale trebuie publicată şi circulată în rândul salariaţilor
operaţionali implicaţi. Controalele nu se pot face dacă nimeni nu ştie de ele.

25
3) Salariatul special desemnat în acest scop va urmări respectarea disciplinei controlului.
Disciplina este elementul final pentru a stabili dacă controlul intern funcţionează. Acest lucru
este definit la primul nivel de bază. Cineva ar trebui să facă ceva, cum ar fi revizuirea şi
semnarea unui document, pregătirea unei reconcilieri, etc. Acestea sunt controale de bază şi ele
trebuie să fie făcute ca urmare a disciplinei, pentru a fi efective.

3.1.3 Urmările auditului

Procedurile contabile şi de raportare trebuie să ne asigure că deconturile de cheltuieli trimise

Comisiei Europene sunt complete, corecte, sunt făcute la timp şi că erorile sau omisiunile au fost
identificate şi corectate, mai ales prin vefiricări şi aranjamente făcute la intervale care nu depăşesc
trei luni. Urmarea auditului, asigurată pentru fiecare articol introdus în conturi, implică păstrarea de
evidenţe pe baza documentelor justificative complete, în toate etapele desfăşurării unei acţiuni,
împreună cu posibilitatea de a urmări operaţiunile de la suma agregată şi până la detalii particulare,
în ambele sensuri.
O urmare a auditului pentru Programul Phare este considerată ca suficientă când permite:
a) reconcilierea între sumele totale certificate de Comisie şi evidenţele fiecărei cheltuieli împreună
cu documentele justificative aflate la diverse niveluri administrative, ca şi beneficiarii finali,
inclusiv beneficiarii finali ai fondurilor, care sunt instituţiile sau firmele care desfăşoară aceste
operaţiuni;
b) verificarea alocării şi transferului fondurilor disponibile de la Comisie şi de la nivel naţional.

O descriere detaliată a cerinţelor urmărilor suficiente ale auditului este prezentată în Reglementarea
Comisiei nr. 438/2001 Anexa 1. Auditul intern are responsabilitatea principală de a comenta asupra
procesului de management când sunt deficienţe ale urmărilor auditului.

3.2 Tipuri de audit

Tipurile de audit care se vor derula conform prevederilor articolului 12 din Legea 672/2002;

 Audituri de sistem – reprezintă o evaluare de adâncime a sistemelor de management financiar şi

de control, pentru a verifica dacă acestea funcţionează economic;
 Audit de performanţă – analizează în ce măsură criteriile stabilite pentru implementarea
obiectivelor şi sarcinilor unităţii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază
dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele.
 Audit financiar – reprezintă verificările acţiunilor efectelor financiare.

Tipurile de audit care pot fi derulate pentru Programul Phare vor fi conforme cu normele
internaţionale de audit aplicabile în îndeplnirea sarcinilor.
Auditul intern este în esenţă o funcţie de control intern. Rolul său principal este să asigure
managementul că scopurile şi obiectivele propuse sunt atinse.
FN răspunde de înfiinţarea şi menţinerea unui sistem de controale interne. Testările permit
auditorilor interni să cuantifice efectul pe care controalele interne ineficiente îl au asupra
operaţiunilor. Auditul intern are sarcina de a evidenţia aceste lipsuri.

26
 3.2.1 Audit de sistem/Audituri operaţionale

Auditurile de sistem sunt menite să evalueze eficienţa şi eficacitatea operaţiunilor FN. Un audit de
sistem măsoară şi evaluează controalele administrative în legătură cu normele şi obiectivele stabilite
de management; include planuri strategice, bugete şi politici şi proceduri operaţionale. Deşi datele
financiare continuă să fie bază de referinţă, auditorii se uită peste cifre pentru a asigura asistenţa
necesară îmbunătăţirii operaţiunilor. Revizuirea are accent strategic şi, prin natura sa, ia în
considerare problemele privind managementul riscului care au caracter pe termen lung.
Auditul de sistem se concentrează pe asigurarea caracteristicilor controlului în cadrul sistemului,
care trebuie să fie adecvate pentru funcţionarea eficientă, economică, echitabilă şi eficace a
sistemelor auditate.

Această abordare necesită răspunsuri la următoarele întrebări:

a) Care sunt cerinţele specifice ale rolului FN în cadrul Programului Phare?
b) Care este sistemul de implementare?
c) Funcţionează el corect?
d) Este el adecvat în ceea ce priveşte respectarea cerinţelor CE şi ale legislaţiei naţionale?

In legătură cu Programul Phare auditul de sistem este esenţial dacă acoperă evaluarea controlului
intern.

3.2.2 Auditul Performanţei

Definiţie
"O examinare sistematică şi obiectivă a dovezilor pentru asigurarea unei evaluări independente a
performanţei unei organizaţii guvernamentale, program, activitate, sau funcţie, pentru a oferi
informaţii pentru îmbunătăţirea asumării responsabilităţii în faţa opiniei publice şi pentru a uşura
procesul decizional.”

Auditul de performanţă verifică economia şi eficienţa

 Stabileşte dacă unitatea foloseşte resursele disponibile în mod optim, la un nivel calitativ
adecvat
 Stabileşte dacă unitatea îşi atinge scopurile cu resurse minime şi cu consecinţe negative minime

Auditul performanţei verifică programele

 Stabileşte dacă unităţile sau programele sunt eficiente, dacă se ating obiectivele, şi dacă acestea
sunt corecte, protrivite şi relevante
 Se concentrează pe relaţia dintre scopurile programului şi rezultatul sau rezultatele actuale ale
acestuia.

3.2.3 Auditul financiar

Auditul financiar trebuie să ne asigure că declaraţiile financiare privind Programul Phare la FN

arată situaţia financiară precisă, rezultatul operaţiunilor şi fluxurile monetare.

27
Auditurile financiare se concentrează pe funcţiile financiare, cum ar fi alcătuirea bugetelor, situaţii
financiare, sisteme contabile, operaţiuni de achiziţii, plata salariilor, sisteme de informaţii ale
managementului, sisteme şi proceduri de securitate.
Deoarede procedurile care acoperă majoritatea activităţilor din categoria de mai sus sunt
reglementate prin legi, principii externe, sau directive de management, în general, scopul auditului
se referă la integritatea datelor sau la respectarea regulilor.

Auditurile activităţilor financiare şi administrative pot fi derulate pentru evaluarea eficienţei sau
eficacităţii acestora, sau ale sistemelor şi procedurilor folosite.

Alte tipuri de audit, care nu sunt reciproc exclusive, includ:

 Audituri de respectare a reglemetărilor (incl. Managementul de proiect)
 Audituri IT
 Audituri de investigaţie
 Audituri de management

Revizuirile de audit nu sunt reciproc exclusive şi pot avea influenţe majore asupra unuia sau mai
multor domenii menţionate mai sus.

3.2.4 Audituri pentru respectarea reglementărilor

Auditurile pentru respectarea regulilor urmărescă să identifice nivelul de respectare al politicilor şi

procedurilor instituţionale, legilor şi reglementărilor statutorii aplicabile şi termenii contractelor. In
primul rând se preocupă de respectarea politicilor, conceptelor contabile şi a legilor privind
finanţarea proiectelor şi a operaţiunilor de afaceri; ele includ toate cerinţele legislative relevante.

3.2.5 Audituri IT

Auditurile IT se concentrează pe sisteme specifice informaţionale şi de calculator. Auditorii se

implică în evaluarea administrării şi controlării sistemelor de calculator. Reviziile IT sunt adesea
derulate ca parte integrantă dintr-un audit privind respectarea regulilor sau a unuia financiar. Totuşi,
anumite sisteme de calculator, care sunt critice pentru activităţile FN, trebuie revizuite individual,
pe baza unor criterii specifice.

3.2.6 Audit de investigaţie

Auditul de investigaţie este condus pentru a investiga incidente privind posibile fraude sau
deturnarea fondurilor FN. Auditurile de investigaţie diferă de celelate audituri prin faptul că
personalul care ar putea fi afectat de concluziile sale nu este anunţat despre el. Aceste audituri nu
sunt planificate anterior de obicei, ci iniţiate pe baza unor cazuri specifice, ca reacţie la cerinţele
managementului şi pe baza informaţiei din interior/ exterior.

28
 3.2.7 Auditul managementului

Managerii FN pot cere departamentului de audit intern să facă un aranjament specific cu

managementul, care poate să nu fie inclus în planul de audit. Planul Anual va aloca fonduri pentru
acest gen de raportări în fiecare an. Revizuirile se pot referi la un proces sau o informaţie nouă, la
respectarea noilor cerinţe legislative sau la un domeniu specific, în care managementul are nevoie
de asigurări suplimentare.

29
 4. PERSONAL SI INSTRUIRE

4.1. Competenţe

Auditul intern al FN va fi desfăşurat de:

- Seful unităţii de audit intern
- Auditori interni (Superiori, Principali, Asistenţi, Debutanţi)

Seful Auditului intern răspunde de menţinerea unei echipe de lucru care, luată ca întreg, are
cunoştinţele, abilităţile şi disciplina necesară pentru atingerea obiectivelor de audit intern.

In particular, Seful unităţii de audit intern trebuie:

- Să se asigure că personalul are calificările şi experienţa necesară; şi
- Să încurajeze şi să faciliteze dezvoltarea profesională continuă a salariaţilor.

O echipă formată din doi auditori, din care unul este Auditor Superior/Principal şi un auditor
asistent va derula auditul intern al Programului Phare la nivel FN. Seful PIAUFF va coordona
această echipă.

Următoarele Fişe ale Posturilor conţin toate activităţile derulate de personalul PIAUFF, inclusiv
activităţile care nu sunt legate de Auditul intern al Programului Phare. In orice caz, activităţile
legate de funcţia de audit în cadrul FN pentru Phare, aprobate de OAN, vor avea prioritate faţă de
alte activităţi PIAUFF.

4.1.1 Fişa Postului - Sef PIAUFF

General
Seful auditului PIAUFF îşi va îndeplini sarcinile în conformitate cu prevederile legilor
guvernamentale din România, ale decretelor emise de Guvernul României, acordurilor şi
contractelor internaţionale şi procedurilor stabilite de instituţiile (agenţiile) multilaterale, Statutului
Ministerului Finanţelor Publice (numit mai jos Agenţia), deciziilor întâlnirilor generale ale Agenţiei,
ordonanţelor Directorului Agenţiei şi acestei descrieri a îndatoririlor.

Condiţiile de angajare privind Seful PIAUFF vor fi stabilite printr-un decret emis de Directroul
Agenţiei.
In legătură cu auditul Programului Phare, şeful PIAUFF raportează direct OAN şi Ministrului
Finanţelor Publice.

Calificări
Diplomă universitară emisă de o instituţie acreditată de învăţământ superior (vezi Art. 531 al
Ordinului Nr. 38/2003 al Ministerului Finanţelor Publice); Absolvent al unui curs de audit
recunoscut de CHUPIA, cel puţin cinci ani de experienţă în contabilitate (publică), audit (intern);
experienţă de supervizare; experienţă de lucru cu sisteme informatice.

Cunoştinţe de: norme, practici şi tehnici de audit intern, principii contabile, practici şi norme de
raportare financiară, sisteme electronice de procesare a datelor de audit şi proiectare de astfel de
sisteme, management. Auditorul trebuie să aibă cunoştinţe despre operarea pe calculator (WORD,
EXCEL etc.)

30
Abilitate pentru: a asigura readactarea eficientă a rapoartelor, derularea de procese de audit în mediu
informatic, crearea şi evaluarea de planuri pe termen scurt şi lung, planificare, organizare,
coordonare şi administrarea personalului într-o gamă largă de activităţi, să înţeleagă şi să poată
interpreta politici, proceduri, legi, reglementări şi linii directoare, să desfăşoare o activitate corectă
în mod constant, să evalueze mărimea şi semnificaţia abaterilor de la politici, proceduri şi
reglementări stabilite, să facă recomandări pentru acţiuni corective, să comunice în mod eficient, să
exercite o bună judecată în evaluarea situaţiilor şi în luarea de decizii; să interacţioneze cu oficiali
de rang înalt şi să menţină relaţii de lucru eficiente atât cu auditaţii de la orice nivel, cât şi cu
contactele externe.

Descrierea postului - Responsabilităţi şi îndatoriri

Responsabilităţi
- Coordonează şi colaborează cu OAN şi cu managementul FN pentru elaborarea planului de
program intern de către PIAUFF;
- Reprezintă unitatea pe care o coordonează în relaţiile sale cu terţe părţi privind Programul
Phare;
- Asigură legătura între PIAUFF şi DPIA;
- Colaborează cu personalul de la alte servicii şi birouri ale DPIA, cu alte departamente din MFP
angajate în activtităţi legate de Programul Phare;
- Colaborează cu personalul de la alte unităţi ale aparatului central şi teritorial al Ministerului
Finanţelor Publice, şi cu cel al principalilor ordonatori de credite de la bugetul de stat, de la
asigurările de stat şi al fondurilor speciale privind problemele legate de Programul Phare;
- In situaţii speciale, colaborează cu personalul altor instituţii care au sarcini de audit privind
fondurile comunitare din afara Ministerului Finanţelor Publice.
- Colaborează cu şi asigură susţinere completă echipei de asistenţă tehnică; aceasta, împreună cu
CHUPIA, îndeplineşte funcţia de audit pentru activtiăţile Phare din FN, conform normelor
internaţionale de audit.

Indatoriri
a) Organizează, conduce şi ghidează activitatea uniăţii şi îndeplineşte sarcinile din programul de
activitate şi cele primite de la OAN şi FN/managemenul FN privind auditul Programului Phare
audit;
b) Organizează primirea şi ţine evidenţele privind lucrările primite, trimite diverse lucrări la FN,
FN şi alte departamente din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, pentru a fi analizate şi
verificate, urmăreşte maniera în care au fost soluţionate şi îl informează şeful departamentului;
c) Atribuie lucrările şi sarcinile primite în cadrul unităţii către auditori; astfel urmăreşte acoperirea
cu sarcini a întregului fond de lucru, asigură ghidaj auditorilor în procesul de elaborare a
lucrărilor de calitate, care respectă prevederile legale în vigoare;
d) Analizează şi asigură condiţiile pentru desfăşurarea misiunilor de audit şi a inspecţiilor la nivel
FN privind Programul Phare şi prezintă OAN şi FN/managemenului FN propuneri pentru
desfăşurarea activităţii;
e) Asigură pregătirea misiunilor de audit, elaborarea de teme şi a listei de obiective, instruieşte
echipele de audit şi de certificare şi le ghidează în timpul verificărilor;
f) Pentru acţiunile desfăşurate, urmăreşte mai ales respectarea regularităţii şi legalităţii
operaţiunilor în cadrul activităţii structurilor organizaţikonale din cadrul aparatului central şi
teritorial al ministerului, şi în activitatea altor structuri din afara Ministerului Finanţelor Publice,
care folosesc fonduri comunitare;
g) Asigură condiţiile necesare desfăşurării unor lucrări de calitate, conform termenelor şi
condiţiilor stabilite, răspunde faţă de FN/managemenul FN şi OAN pentru îndeplinirea
sarcinilor primite;

31
h) Propune verificarea acţiunilor specifice unităţii pe baza analizelor rapoartelor efectuate, pentru a
elabora programele lunare şi trimestriale ale departamentului, cu obiective şi termene de
execuţie precise. După aprobarea OAN asigură condiţiile necesare pentru atingerea lor în cele
mai bune condiţii. Trebuie luate măsuri de siguranţă speciale pentru ca funcţia de audit PIAUFF
să urmărească eficienţa, eficacitatea şi eficienţa din punct de vedere al costurilor pentru toate
operaţiunile FN/FN privind Programul Phare;
i) Pe baza concluziilor trase după desfăşurarea activităţii pe teren, face propuneri de îmbunătăţire a
cadrului legislativ în domeniul auditului intern privind fondurile comunitare Phare din punct de
vedere al clarificării, suplimentării sau modificării anumitor prevederi, ca şi pentru
îmbunătăţirea cadrului organizaţional al peformanţei înregistrate de activitatea FN/FN şi, în ceea
ce priveşte Phare, cea a altor departamente din Ministerul Finanţelor Publice;
j) Asigură o bună colaborare atât între departamente, cât şi cu departamentele din minsiter şi cu
direcţiile generale ale finanţelor publice locale, cu şefii contabili ai principalilor ordonatori de
credite de la bugetul de stat, asigurările sociale de stat şi bugetul fondurilor speciale;
k) Asigură cunoaşterea, studierea şi procesare periodică a legislaţiei (inclusiv a reglementărilor
UE, ale legislaţiei naţionale şi internaţionale şi a normelor internaţionale de audit) în strânsă
colaborare cu echipa de asistenţă tehnică şi propune OAN şi FN/managementului FN măsuri de
îmbunătăţire a cadrului organizaţional şi al instruirii profesionale a personalului
departamentului.
l) Răspunde de respectarea strictă a disciplinei de lucru şi a normelor de audit; propune OAN şi
FN/managemenului FN măsuri pentru stimularea auditorilor care şi-au adus o contribuţie
specială la îndeplinirea sarcinilor de lucru, sau măsuri de sanţionare a celor care nu respectă
prevederile legislaţiei în vigoare;
m) Răspunde de elaborarea şi de actualizarea evidenţei privind activităţile desfăşurate şi de aplicare
a dispoziţiilor privind elaborarea, manipularea, răspândirea şi păstrarea documentelor de lucru şi
de starea lucrărilor primite şi elaborate în cadrul unităţii, până când acestea sunt livrate FN/FN
şi arhivei ministerului;
n) Îndeplineşte orice altă sarcină primită de la OAN privind Programul Phare;
o) Cu excepţia cazurilor specifice aprobate în scris de OAN, Comisia UE şi MFP, el/ea nu are
dreptul să folosească sau să facă public, în timpul sau după încetarea activităţii, fapte sau
informaţii care, odată făcute publice, ar prejudicia FN/FN, CE, sau reputaţia ministerului.
p) Planifică şi derulează toate tipurile de auditări pentru a stabili corectitudinea FN/sistemelor FN
de control intern şi gradul de respectare a acestor controale; economia, eficienţa şi eficacitatea
managementului financiar, administrativ şi operaţional; gradul de respectare a politicilor şi
procedurilor MFP, legilor şi reglementărilor UE şi a legislaţiei locale aplicabile;
q) Derulează procese de audit ad-hoc, conform cerinţelor OAN sau ale ministrului finanţelor
publice,
r) Face recomandări pentru îmbunătăţirea controalelor, procedurilor operaţionale, evidenţelor
contabile şi proiectării sistemelor;
s) Desfăşoară activităţi administrative şi bugetare în cadrul UAI,
t) Planifică, implementează şi evaluează obiectivele Unităţii de Audit intern pe termen scurt şi
lung.
u) Elaborează planul strategic pe 3-5 ani, planuri anuale de audit şi raportul de îndeplinire a
auditului; stabileşte prioritatea auditelor şi numeşte personalul în funcţie de acest lucru,
v) Elaborează politici pentru activitatea de audit şi direcţionează funcţiile ei tehnice şi
administrative.
w) Derulează audituri; teste de respectare a politicilor, procedurilor şi recomandărilor MFP, ale
statului, ale legilor şi reglementărilor UE şi a cerinţelor contractuale; evaluează sistemele de
control intern, controlează dacă evidenţele contabile şi proiectarea sistemului corespund
cerinţelor.

32
x) Examinează legalitatea, regularitatea şi conformitatea operaţiunilor, simultan cu identificarea
erorilor, a irosirii fondurilor, proastei administrări şi fraudei; pe aceste baze, propune măsuri şi
soluţii pentru recuperarea pierderilor sau sancţionează persoanele care nu respectă legea şi
informează conducătorul instituţiei despre aceste lucruri în intervalul legal de timp;
y) Examinează sistemul contabil şi fezabilitatea sa ca instrument principal de monitorizare,
administrare şi control al bunurilor şi al rezultatelor obţinute,
z) Identifică lacunele din sistemele de management şi control, împreună cu riscurile specifice
acestui tip de siteme, programe/proiecte sau operaţiuni şi propune măsuri pentru a le corecta şi a
evita riscurile, după caz.

Drepturi

Seful PIAUFF are dreptul:

 Să primească documente şi informaţii referitoare la personalul Agenţiei, necesare pentru buna
desfăşurare a sarcinilor lor;
 Să supună propuneri SAO/OAN privind desfăşurarea corectă a îndatoririlor sale;
 Să-şi îmbunătăţească calificarea din punct de vedere al instruirii şi al altor măsuri şi capacităţi
menite să construiască capacitate.

Răspunde pentru
Seful Auditului intern răspunde pentru:
 Eşecul îndeplinirii îndatoririlor sale;
 Orice abatere de la legislaţia română în vigoare care a avut loc în timp ce îşi desfăşura
activitatea.

4.1.2 Fisa Postului - Auditor Superior

1. Funcţie: AUDITOR SUPERIOR

2. Funcţie publică: implementare
3. Unitate: Unitate de Audit Public Intern pentru fonduri străine
4. Obiectiv principal al funcţiei:
Funcţia înseamnă auditarea procedurilor şi a sistemelor de implementare din cadrul structurilor
MFP care administrează şi manageriază fonduri externe pentru atingerea obiectivelor următoare:
- Evaluarea eficienţei operaţiunilor financiare şi nefinanciare,
- Siguranţa datelor şi a rapoartelor,
- Coordonarea activităţilor cu prevederile UE şi cu cele ale legislaţiei naţionale,
- Protejarea intereselor financiare ale UE şi ale bugetului naţional de stat.

Misiunea de audit public intern este menită să contribuie la menţinerea şi îmbunătăţirea

eficienţei activităţilor structurilor din cadrul MFP cu/prin care fondurile străine sunt
administrate şi manageriate. Acestea sunt: fondurile pre-structurale PHARE/SAPARD/ISPA,
instrumente structurale (Fond de Coeziune, FSE, ERDF), sau alte fonduri externe primite de la
BM, BERD, IFI, fonduri externe, etc.

5. Nivel ierarhic: 5
6. Grad ierarhic:

7. Relaţii organizaţionale:
7.1 Autoritate
- ierarhic: este subordonat: şefului unităţii
este superior: nu în cazul de faţă

33
 - funcţional: oferă informaţii metodologice echipei de audit şi o surpervizează, ca să se
asigure că misiunile de audit public intern sunt derulate.
majoră de stat: nu în cazul de faţă
-
7.2 Cooperare:
Intern, în cadrul MFP:
- Cu personalul din cadrul unităţii în care îşi desfăşoară activitatea şi, de asemenea, cu
personalul din alte unităţi IPAD units,
- Cu personalul altor departamente din cadrul MFP, departamente care sunt supuse misiunilor
de audit public intern.

Extern, în afara MFP:

- Cu autorităţile şi instituţiile publice: în cadrul anumitor acţiuni speciale de audit colaborează
cu personalul altor organisme implicate în derularea fondurilor pre-structurale
PHARE/SAPARD/ISPA, ale instrumentelor structurale (Fond de Coeziune, FSE, ERDF),
sau ale altor fonduri externe primite de la BM, BERD, IFI, fonduri externe, etc.
- Cu alte organizaţii internaţionale: colaborează cu personalul organismelor internaţionale
similare care au atribuţii de audit, în cadrul limitelor mandatului acordat.
- Cu persoane juridice private: atunci când este delegat, auditorul colaborează cu personalul
firmelor private de audit şi cu personalul altor persoane juridice implicate în derularea de
fonduri pre-structurale PHARE/SAPARD/ISPA sau ale instrumentelor structurale (Fond de
Coeziune, FSE, ERDF), sau ale altor fonduri externe primite de la BM, BERD, IFI, fonduri
externe, etc.
- Control: cu personalul din cadrul unităţilor prin care se derulează fondurile externe, fonduri
care, conform legii, pot fi auditate, verificate, etc.

7.3 Reprezentare: reprezintă interesele unităţii, în cadrul limitelor mandatului acordat.

8. Obiective individuale:
- Obiective principale: organizarea, coordonarea, desfăşurarea misiunilor de audit public
intern legate de Programul Phare şi de Fondul de Coeziune.
- Obiective secundare: organizarea, coordonarea, desfăşurarea misiunilor de audit public
intern legate de programele SAPARD/ISPA, instrumentele structurale ale FSE, ERDF, ca şi
ale altor fonduri externe administrate de MFP.

Timpul disponibil pentru desfăşurarea activităţilor de audit public intern va fi alocat după
cum urmează: PHARE 50%
Fond de coeziune 30%
Ispa 5%
SAPARD 5%
FSE 0%
FEDER 0%
Alte fonduri externe 5%
Diverse 5%

9. Indatoriri – Competenţe – Responsabilităţi

9.1 Indatoriri:
1. Se ocupă cu organizarea, coordonarea, desfăşurarea misiunilor de audit legate de Programul
Phare şi de Fondul de Coeziune, la cererea şefului unităţii sau al departamentului.

34
2. Ghidează activitatea echipei de audit, dând atenţie orientării sale şi modului în care aceasta
respectă cerinţele Memorandumurilor de Finanţare, ale Acordulurilor Financiare,
prevederilor DIS/PRAG/FIDIC, ale CE şi cele naţionale, procedurile de audit intern,
verificarea obiectivelor stabilite, caracterul atotcuprinzător al concluziilor procesului de
audit şi ale recomandărilor propuse;

3. Analizează documentele auditate şi strânge testele de audit.

4. Verifică aplicabilitatea documentelor normative financiare şi nefinanciare, ca şi cea a

instrucţiunilor date, a reglementărilor naţionale şi a DIS/PRAG/FIDIC, CE ;

5. Contribuie la generalizarea metodelor de audit intern sau la cea a recomandărilor care dau
cele mai bune rezultate;

6. Auditorul, cu ajutorul şefului de unitate, desfăşoară misiuni de audit ad-hoc, la cerinţa OAN,
directorului IPAD;

7. Examinează legalitatea, regularitatea şi conformitate operaţiunilor, prin identificarea

greşelilor, a erorilor, fraudelor şi a managementului defectuos;

8. Examinează sistemul contabil şi eficienţa sa, ca instrument principal de identificare,

administrare şi control (control patrimonial) al rezultatelor obţinute.

9. Examinează regularitatea următoarelor sisteme: decizii fundamentale ale planificării,

programării, organizării, coordonării, respectării şi controlării modului în care deciziile sunt
puse în practică.

10. Evaluează economia şi eficienţa cu care managementul pune în practică sisteme de acţiune
ale structurilor MFP, folosirea resurselor financiare, umane sau materiale, pentru atingerea
obiectivelor şi pentru obţinerea rezultatelor dorite. Aceste sisteme permit derularea
Programului Phare şi a Fondului de Coeziune.

11. Analizează sistemele de management şi de control intern al structurilor auditate, identifică

punctele lor slabe şi riscurile asociate cu astfel de sisteme/programe/măsuri/proiecte sau
operaţiuni.

12. Pregăteşte anumite proiecte de lucrări periodice sau singulare, la cererea şefului unităţii, sau
din iniţiativă proprie, când este cazul, cum ar fi: manuale, norme metodologice, răspunsuri
la scrisori primite de la alte departamente, emite puncte de vedere sau modificări ale unor
acte normative, rapoarte de informare, rapoarte periodice de activittate, care nu se referă la
activitatea de audit intern a Programului Phare sau al Fondului de Coeziune, dar care au o
anumită contribuţie la atingerea obiectivelor unităţii şi ale departamentului.

13. Participă, dacă este numit de şeful unităţii, la anumite şedinţe, sesiuni de lucru, comisii,
delegaţii, etc.;

14. Participă la instruire profesională şi respectă Codul Etic şi de Conduită Profesională al

auditorilor publici interni, acţiuni care sunt iniţiate şi organizate de şefii IPAD;

35
15. Dacă este numit de şeful unităţii şi dacă timpul o permite, auditorul va desfăşura misiuni de
audit public intern privind alte fonduri de pre-aderare, fonduri externe, sau instrumete
structurale care sunt administrate, manageriate, folosite sau derulate de MFP;

16. Desfăşoară, în cadrul limitelor şi responsabilităţilor sale, orice alte îndatoriri publice care
sunt primite direct de la şeful unităţii, OAN, de la coordonatorul autorităţii de management
pentru Fondul de Coeziune, sau de la directorul IPAD.

9.2. Competenţă:

1. Elaborează documentele de audit menţionate în metodologia contabilă de audit intern în

vigoare;
2. Elaborează proiecte de rapoarte pentru audit public intern, care includ rapoarte în care
observă şi analizează modul în care recomandările sunt implementate de structurile auditate;
3. In timpul misiunilor de audit public intern, auditorul îşi va informa superiorul/supervizorul,
ori de câte ori este cazul, despre modul în care se desfăşoară misiunea, şi va solicita ajutorul
RNAF, Autorităţii Coordonatoare pentru Mangementul Fondului de Coeziune, sau şefilor
structurilor auditate, dacă este cazul.
4. Vine cu idei noi pentru recuperarea pierderilor, identificate în procesul de management al
fondurilor Phare/Coeziune/alte fonduri externe/co-finanţare, şi face recomandări pentru
îmbunătăţirea sistemului de control intern al structurilor implicate;
5. Face recomandări pentru a diminua riscurile sau pentru a corecta lacunele din sistemele de
management şi de control intern identificate în decursul misiunilor de audit;
6. Face recomandări pentru a creşte eficienţa sistemelor de control intern ale structurilor
implicate în derularea Programului Phare /Fondul de Coeziune/altor fonduri externe/co-
finanţării;
7. Atunci când sunt identificare nereguli sau erori legate de fondurile Programului Phare
/Fondul de Coeziune/alte fonduri externe/co-finanţare, acestea sunt raportate imediat şefului
Departamentului de Audit Public Intern şi structurii interne de control care răspunde de
aceste probleme.

Limite de competenţe:

Auditorul intern este independent în timpul desfăşurării sarcinilor sale, conform prevederilor
Legii 672/2002 privind auditul public intern, OMFP Nr. 38/2002, pentru aprobarea normelor
generale privind desfăşurarea activităţii de audit intern, OMFP Nr. 252/03.02.2004, privind
aprobarea Codului Etic şi de Conduită Profesională pentru Auditorii Publici Interni, şi
conform OMFP Nr. 445/2004 pentru aprobarea normelor metodologice privind auditul
intern.

9.3. Responsabilităţi:

1. Răspunde de desfăşurarea misiunilor de audit ale Programului Phare /Fondului de Coeziune.

Pentru alte fonduri de pre-aderare, instrumente structurale, sau fonduri externe, el/ea
răspunde de desfăşurarea misiunii de audit intern numai atunci când este numit(ă) de şeful
unităţii, la cererea RNAF/ Autorităţii Coordonatoare pentru Mangementul Fondului de
Coeziune sau de şeful IPAD;
2. Răspunde de calitatea programelor de audit intern şi de listele de obiective ale misiunilor de
audit. De aceea, el/ea va da atenţie adaptării acestora la cerinţele, regulile, prevederile şi
procedurile CE sau la cele naţionale în vigoare;

36
 3. Răspunde de calitatea şi de conţinutul documentelor de audit, elaborate în timpul unei
misiuni de audit public intern;
4. Răspunde de evidenţierea problemelor identificate şi se asigură că recomandările făcute sunt
corecte şi că eficiente;
5. Răspunde de asigurarea caracterului privat şi confidenţial al datelor şi acţiunilor solicitate
direct de CE, ministrul finanţelor publice, RNAF, Autoritatea Coordonatoare pentru
Mangementul Fondului de Coeziune, şefii FN, FN, sau alte structuri implicate în derularea
fondurilor externe, al concluziilor preliminare ca şi al rezultatelor acestora, până la
finalizarea lor, conform prevederilor CE şi a celor naţionale;
6. Răspunde pentru publicarea sau utilizarea oricăror informaţii, date sau acţiuni, în timpul sau
după terminare activităţii, care, odată devenite publice pot dăuna reputaţiei CE sau a
Autorităţii Naţionale;
7. Răspunde de şi asigură protecţia documentelor prezentate de structurile auditate în timipul
misiunilor de audit intern;
8. Auditorul intern are obligaţia să respecte prevederile Codului Etic şi de Conduită
Profesională al Auditorului Public Intern şi să-şi îmbunătăţească cunoştinţele profesionale în
permanenţă.

I. Cerinţele postului:

1. Competenţă profesională:
1.1. Studii: Diplomă universitară în economie.
1.2. Experienţă: cel puţin 5 ani în domeniul în care a studiat.
1.3. Cunoştinţe profesionale: Audit intern, mecanismul de funcţionare al fondurilor externe,
particularităţi legate de derularea acestor fonduri.
1.4. Calităţi şi abilităţi profesionale: familiar cu utilizarea metodologiei de audit intern, abilitate
în interpretarea proceselor economice/juridice/tehnice în cadrul structurilor auditate,
abilitate de analiză şi de rezumare.

2. Competenţe de management:
2.1. Cunoştinţe de management: pentru a desfăşura cum trebuie funcţia de audit intern, sunt
necesare cunoştinţe generale, pentru a conduce procesele de management, de asemenea,
sunt necesare cunoştinţe generale privind proprietăţile funcţionale ale sistemului de
management şi ale sub-sistemelor sale, cunoştinţe generale privind mangementul prin
obiective şi managementul prin bugete.
2.2. Calităţi şi abilităţi manageriale: sănătate, vigoare, calităţi morale deosebite, cinste,
obiectivitate, jucător de echipă, abilităţi de conducere (a unei echipe), abilităţi
comunicaţionale, inteligenţă, capacitate să se adapteze la nou, talent, fler, intuiţie, etc.

3. Cerinţe specifice:
Să fi absolvit cursuri de instruire şi specializare în audit intern.
Pentru redactarea rapoartelor de audit sunt necesare cunoştinţe cu lucrul pe calculator; de
preferat, următoarele programe: MS Word, Excel, Power point, Lotus 1, 2, 3.
Tinând cont de specificul unităţii, şi anume auditul fondurilor externe, auditorul trebuie să
cunoască cel puţin una din limbile vorbite în UE( Engleză /şi Franceză).
Trebuie să fie disponbil să facă delegaţii aproximativ odată pe lună.

4.1.3 Fisa Postului – Auditor Principal

General

37
Relaţii de subordonare ierarhică
Auditorul Principal Auditor este subordonat şefului PIAFF

Auditorul Principal îşi va îndeplini sarcinile conform legilor emise de guvernul român, decretelor
emise de guvernul român, acordurilor şi contractelor internaţionale, procedurilor stabilite de
instituţii multilaterale (agenţii), Statutul Ministerului Finanţelor Publice (numit mai jos Agenţie),
deciziilor adoptate de întâlnirile generale ale Agenţiei, ordonanţelor emise de Directorul Agenţiei şi
de prezenta descriere a îndatoririlor.

Condiţiile de angajare privind Auditorul Principal vor fi stabilite printr-un decret emis de Directorul
Agenţiei. Condiţiile de angajare ca Auditor Principal sunt stabilite printr-un decret emis de
Directorul Agenţiei.

Calificări
Licenţă universitară de la o instituţie universitară acreditată (vezi art. 531 din ordinul nr. 38/2003 al
Ministrului Finanţelor Publice); Absolvent al unui curs de audit recunoscut de CHUPIA, experienţă
de cel puţin trei ani în contabilitate (publică) , audit (intern); experienţă de supervizare; experienţă
de lucru cu sistemele informatice.

Cunoştinţe de: norme, practici şi tehnici de audit intern, principii contabile, norme de raportare
financiară, sisteme de procesare electronică a datelor de audit şi proiectare de sisteme, management.
Auditorul asistent trebuie să aibă cunoştinţe de operare pe calculator (WORD, EXCEL etc.)

Abilitate să:
Asigure o redactare eficientă a rapoartelor, desfăşoare activităţi de audit într-un mediu informatic,
elaboreze şi evalueze atât planuri pe termen lung cât şi pe termen scurt, să planifice, organizeze,
coordoneze, şi să managerieze personalul pentru o gamă largă de activităţi, să înţeleagă şi să
interpreteze politici, proceduri, legi, reglementări şi linii directoare, să desfăşoare o activitate
corespunzătoare în mod constant, să evalueze mărimea şi importanţa abaterilor de la politicile,
procedurile şi reglementările stabilite şi să facă recomandări pentru acţiuni corective, să comunice
eficient, să-şi exercite raţionamente corecte în evaluarea situaţiilor şi în procesul de luare a
deciziilor; să interacţioneze cu oficiali de rang înalt şi să menţionă relaţii de lucru eficiente cu
unităţile auditate la toate nivelurile; să menţionă contacte externe.

Descrierea postului - Responsabilităţi şi îndatoriri

Responsabilităţi
- Reprezinte interesele serviciului în desfăşurarea la timp şi cu performanţe calitative bune a
sarcinilor şi îndatoririlor atribuite de şeful unităţii ;
- Colaboreze cu auditorii din alte servicii şi birouri din cadrul DPIA;
- Colaboreze cu auditorii din alte departamente din unitatea centrală şi din structura teritorială a
ministerului;
- Pentru anumite misiuni ISPA, va colabora cu personalul altor organisme cu atribuţii de audit din
afara ministerului.

Indatoriri
a) asigură pregătirea, organizarea, coordonarea şi desfăşurarea misiunilor şi inspecţiilor de audit
Phare şi a inspecţiilor hotărâte de şeful unităţii;
b) în teren, el/ea ghidează activitatea echipelor de audit, urmăreşte orientarea acestora şi
respectarea cerinţelor Memorandumurilor de Finanţare, verificarea obiectivelor stabilite,
soliditatea concluziilor şi măsurile propuse

38
c) răspunde de calitatea temelor şi listelor de obiective pentru acţiunile încredinţate şi, în acest
scop, el/ea va urmări periodic introducerea şi adaptarea corespunzătoare a ultimelor prevederi
legislative şi interpretări legale, ca şi cerinţele Memorandumurilor de Finanţare;
d) analizează documentele de concluzii, elaborează proiectele de concluzii pentru materialele
rezultate din aceste acţiuni, răspunde de conţinutul chestiunilor prezentate, de exactitatea şi de
eficienţa propunerilor făcute şi de stabilirea responsabilităţilor;
e) în timpul întregului interval al derulării auditului şi a misiunilor de certificare el/ea informează
managementul, ori de câte ori consideră necesar, asupra stării şi modului derulării acţiunii,
cererilor OAN şi FN/FN management şi intervine la solicitarea acestora;
f) verifică aplicarea actelor normative cu caracter financiar, a instrucţiunilor emise pentru
aplicarea acestora (atât cele naţionale cât şi prevederile Memorandumurilor Financiare);
g) contribuie la generalizara metodelor sau concluziilor legate de auditul intern care au rezultate
satisfăcătoare;
h) asigură confidenţialitatea acţiunilor stabilite în mod direct de FN/ conducerea FN şi OAN, de
secretarul de stat coordonator sau de ministrul finanţelor publice şi/sau de Comisia Europeană şi
de Organismul de Certificare, în legătură cu concluziile preliminare şi rezultatele acestora, până
la finalizarea lor, conform prevederilor legale în vigoare, după cum se menţionează în
Memorandumurile de Finanţare şi în legislaţia naţională;
i) examinează legalitatea, regularitatea şi respectarea regulilor în decursul operaţiunilor, prin
identificarea erorilor, a irosirii banilor, managementului defectuos şi fraudelor şi, pe această
bază, propune măsuri şi soluţii pentru recuperarea daunelor şi sancţionarea persoanelor vinovate
de nerespectare prevederilor Memorandumurilor de Finanţare şi ale legislaţiei naţionale, după
caz;
j) Examinează atât sistemul contabil cât şi eficienţa sa, ca instrument principal de cunoaştere,
administrare şi control patrimonial al rezultatelor obţinute.
k) Examinează caracterul de reglementare al fundamentării deciziilor, planificării, organizării,
coordonării, şi sistemului de urmărire şi de îndeplinire a deciziilor;
l) Estimează profitabilitatea şi eficienţa cu care managementul şi sistemele de execuţie din cadrul
FN/FN privind Programul Phare, utilizează resursele financiare, umane sau materiale, pentru
atingerea obiectivelor şi pentru obţinerea rezultatelor stabilite;
m) Identifică lacunele sistemelor de management şi de control, ca şi riscurile asociate cu aceste
sisteme, ale programelor/proiectelor sau operaţiunilor, şi propune măsuri pentru corectarea lor şi
pentru atenuarea riscurilor, după caz;
n) Răspunde de executarea misiunilor şi inspecţiilor de audit, cu prioritate legate de instrumentul
financiar Phare şi pentru alte instrumente financiare, atunci când este numit de OAN sau de
conducerea DPIA. Activităţile legate de Programul Phare trebuie să reprezinte până la 60% din
timpul de lucru disponibil.
o) Nu are dreptul să folosească sau să facă public, nici în timpul activităţii nici după încetarea
acesteia, fapte sau informaţii care, odată făcute publice, pot aduce prejudicii reputaţiei
Comunităţii Europene sau Ministerului Finanţelor Publice;
p) Desfăşoară orice altă activitate încredinţată direct de şeful de serviciu sau de conducerea
FN/departamentului FN, prin OAN;

Drepturi

Auditorul principal are dreptul:

 Să primească documente şi informaţii referitoare la personalul Agenţiei, necesare pentru buna
desfăşurare a sarcinilor lor;
 Să supună OAN propuneri privind desfăşurarea corectă a îndatoririlor sale;
 Să-şi îmbunătăţească calificarea din punct de vedere al instruirii şi al altor măsuri şi capacităţi
menite să construiască capacitate.

39
Răspunde pentru
Auditorul principal răspunde pentru:
 Eşecul îndeplinirii îndatoririlor sale;
 Orice abatere de la legislaţia română în vigoare care a avut loc în timp ce îşi desfăşura
activitatea.

4.1.4 Fisa Postului - Auditor asistent

General

Relaţii de subordonare ierahică

Este subordonat şefului departamentului de audit public intern pentru fonduri străine.

Auditorul asistent îşi va îndeplini sarcinile conform legilor emise de guvernul român, decretelor
emise de guvernul român, acordurilor şi contractelor internaţionale, procedurilor stabilite de
instituţii multilaterale (agenţii), Statutul Ministerului Finanţelor Publice (numit mai jos Agenţie),
deciziilor adoptate de întâlnirile generale ale Agenţiei, ordonanţelor emise de Directorul Agenţiei şi
de prezenta descriere a îndatoririlor.

Condiţiile de angajare privind Auditorul asistent vor fi stabilite printr-un decret emis de Directorul
Agenţiei. Condiţiile de angajare ca auditor asistent sunt stabilite printr-un decret emis de Directorul
Agenţiei.

Calificări

Licenţă universitară de la o instituţie universitară acreditată (vezi art. 531 din ordinul nr. 38/2003 al
Ministrului Finanţelor Publices); Absolvent al unui curs de audit recunoscut de CHUPIA,
experienţă de un an în contabilitate (publică) , audit (intern); experienţă de supervizare; experienţă
de lucru cu sistemele informatice.

Auditorul asistent trebuie să aibă cunoştinţe de operare pe calculator (WORD, EXCEL etc.)

Descrierea postului - Responsabilităţi şi îndatoriri

Responsabilităţi
- reprezintă interesul serviciului la timp şi printr-o performanţă de bună calitate a sarcinilor şi
atribuţiilor ce îi revin;
- colaborează cu auditorii din alte servicii şi din cadrul DPIA;
- colaborează cu personalul din alte departametne din unitatea centrală şi din structura teritorială a
ministerului;
- pentru anumite misiuni speciale Phare el/ea va colabora cu personalul altor organisme cu
atribuţii de audit din afara ministerului.

Indatoriri
b) participă la activităţile echipei de audit;
c) în timpul întregului interval de derulare al misiunilor de audit şi de certificare el/ea informează
managemetnul, în orice moment consideră necesar, asupra stării şi modului de derulare al
acţiunii, cerut de OAN şi de FN/FN management, şi intervine conform cerinţelor acestora;

40
d) participă la verificarea aplicării documentelor normative cu caracter financiar, ale
instrucţiunilor, atât privind Memorandumurile Financiare cât şi cele naţionale, care trebuie
aplicate în cazuri specifice;
e) contribuie la generalizarea metodelor sau concluziilor cu rezultate satisfăcătoare;
f) asigură confidenţialitatea acţiunilor decise direct de OAN şi FN/management FN, secretarul de
stat cordonator sau de ministrul finanţelor publice şi/sau de CE şi de Organismul de Certificare
pentru Phare, în legătură cu concluziile preliminare şi cu rezultatele acestora, până la
definitivare, conform legislaţiei naţionale, după cum se specifică în Memorandumurile de
Finanţare;
g) examinează legalitatea, regularitatea şi respectarea regulilor în decursul operaţiunilor, prin
identificarea erorilor, a irosirii banilor, managementului defectuos şi fraudelor şi, pe această
bază, propune măsuri şi soluţii pentru recuperarea daunelor şi sancţionarea persoanelor vinovate
de nerespectare prevederilor Memorandumurilor de Finanţare şi ale legislaţiei naţionale, după
caz;
h) Examinează atât sistemul contabil cât şi eficienţa sa, ca instrument principal de cunoaştere,
administrare şi control patrimonial al rezultatelor obţinute.
i) Examinează caracterul de reglementare al fundamentării deciziilor, planificării, organizării,
coordonării, şi sistemului de urmărire şi de îndeplinire a deciziilor;
j) Estimează profitabilitatea şi eficienţa cu care managementul şi sistemele de execuţie din cadrul
FN/FN privind Programul Phare, utilizează resursele financiare, umane sau materiale, pentru
atingerea obiectivelor şi pentru obţinerea rezultatelor stabilite;
k) Identifică lacunele sistemelor de management şi de control, ca şi riscurile asociate cu aceste
sisteme, ale programelor/proiectelor sau operaţiunilor, şi propune măsuri pentru corectarea lor şi
pentru atenuarea riscurilor, după caz;
l) Răspunde de executarea misiunilor şi inspecţiilor de audit, cu prioritate legate de instrumentul
financiar Phare şi pentru alte instrumente financiare, atunci când este numit de OAN sau de
conducerea DPIA. Activităţile legate de Programul Phare trebuie să reprezinte până la 60% din
timpul de lucru disponibil.
m) Nu are dreptul să folosească sau să facă public, nici în timpul activităţii nici după încetarea
acesteia, fapte sau informaţii care, odată făcute publice, pot aduce prejudicii reputaţiei
Comunităţii Europene sau Ministerului Finanţelor Publice;
n) Desfăşoară orice altă activitate încredinţată direct de şeful de serviciu sau de conducerea
FN/departamentului FN;
o) Auditorul trebuie să aibă cunoştinţe de operare pe calculator (WORD, EXCEL etc.).

Drepturi

Auditorul Asistent are dreptul:

 Să primească documente şi informaţii referitoare la personalul Agenţiei, necesare pentru buna
desfăşurare a sarcinilor lor;
 Să supună OAN propuneri privind desfăşurarea corectă a îndatoririlor sale;
 Să-şi îmbunătăţească calificarea din punct de vedere al instruirii şi al altor măsuri şi capacităţi
menite să construiască capacitate.

Răspunde pentru

Auditorul asistent răspunde pentru:

 Eşecul îndeplinirii îndatoririlor sale;
 Orice abatere de la legislaţia română în vigoare care a avut loc în timp ce îşi desfăşura
activitatea.

41
4.2 Resurse

Seful PIAUFF trebuie să pună în practică un program de instruire şi de asigurare a forţei de muncă,
conform cerinţelor activităţii de audit intern al fondurilor de dezvoltare regională utilizate în
România.

Acest lucru ar trebui să acopere auditul intern la FN şi la AI. El va include o proiecţie a cerinţelor
privind personalul. Dacă AI-urile din MFP trebuie să facă recomandări despre faptul că acoperirea
actuală cu audit a AI-urilor este insuficientă, atunci seful PIAUFF va trebui să raporteze acest lucru
la OAN şi personalului din managementul Phare.

Până când se va reuşi să se creeze o funcţie de audit internă adecvată în AI-uri, care să poată face
auditul proiectelor derulate pe bază de granturi, DPIA-urile vor trebui să asigure ele auditarea
acestora, cu ajutorul auditorilor interni din Agenţiile de Implementare.

In condiţii normale, activitatea de audit intern va fi desfăşurată de personalul din Unitatea de audit
intern. Se pot ivi situaţii când resursele umane ale unităţii de audit intern vor trebui suplimentate
prin numirea unor consultanţi.

Unitatea de audit intern va putea folosi serviciile unui furnizor de servicii de audit pentru:
- A satisface nevoile de personal ale unităţii de audit intern în timpul perioadelor cu vârf de
activitate,
- Asista unitatea de audit intern în descărcarea efectivă de responsabilităţile pe care le are,
- Asista la evaluarea riscurilor şi la controlarea acestora,
- Avea acces la persoane cu cunoştinţe sau abilităţi speciale,
- Desfăşura activitate de audit IT.

Seful Auditului intern va face propuneri şi justificări detaliate în legătură cu suplimentarea

resurselor umane.

Atunci când se alege un furnizor de servicii de audit, Seful unităţii de audit intern va trebui:
- să emită o cerere de propuneri
- să implementeze cotaţii oficiale şi să facă aranjamente contractuale.

O înţelegere oficială, în scris, între DPIA şi furnizorul de servicii de audit va descrie detaliat
drepturile şi îndatoririle furnizorului de servicii (de exemplu, cine ce trebuie să facă, când şi unde).

Cererea de propunere care va susţine aranjamentul contractual va trebui să ofere informaţii despre:

a) Atribuirea specifică de sarcini, care să includă:

- informaţii despre cadrul general
- scopul activităţii
- detalii privind propunerile
- structura şi cerinţele raportărilor

b) Informaţii generale despre contract, care vor include:

- persoana de contact pentru informaţii suplimentare
- scopul activităţii
- acces la informaţii
- perioda contractului

42
- lansarea licitaţiei şi detalii privind evaluarea
- normele de audit care trebuie respectate
- variante
- derularea unei înţelegeri oficiale
- cerinţe de confidenţialitate

c) Condiţiile comerciale ale contractului.

Toată activitatea de audit intern desfăşurată în aceste condiţii va fi controlată de Seful auditului
intern. Art. 16/rândul 7 al legii 672/2002: în procesul de selectare a unui auditor extern / consultant /
expert, Seful UAI de la MFP are dreptul să urmărească şi să intervină în procesul de recrutare, în
interes profesional şi al managementului corespunzător al fondurilor.

4.3 Instruire şi dezvoltare profesională

Auditorii trebuie instruiţi şi trebuie să interacţioneze cu alţi auditori profesionali. Fiecare auditor
intern răspunde de menţinerea unui nivel adecvat de competenţă tehnică şi de eficienţă în reţeaua
MFP şi în legătură cu procesele şi sistemele corelate.

4.3.1 Planuri de instruire şi de dezvoltare profesională

Instruirea pe baze regulate a auditorilor le permite acestora să dobândească abilităţile necesare,

cerute de activitatea de audit intern. Seful PIAUFF va pregăti planuri anuale pentru instruire şi
dezvoltare profesională. Elaborarea unor astfel de planuri se face în coordonare cu elaborarea
planurilor anuale de audit..

Este de datoria Sefului Unităţii de audit intern să asigure actualizarea constantă a calificării
profesionale a personalului, conform planurilor de instruire proiectate.

Raportul anual al funcţionării sistemului de audit intern va include un raport despre implementarea
planurilor de instruire şi de dezvoltare profesională, care vor include următoarele date:
- cursurile de instruire la care s-a participat,
- procesele de audit care au fost derulate şi metodologia aplicată,
- calificările profesionale dobândite.

4.3.2 Instruire continuă

Fiecare auditor răspunde de instruirea sa continuă şi va trebui:

- să aibă un volum de cunoştinţe specializate,
- să urmeze un proces recunoscut, continuu de instruire, pentru a-şi susţine creşterea profesională
continuă în domeniul auditului intern.

Personalul este încurajat să se pregătească şi să participe la examene de certificare profesională. Vor

fi luate în considerare următoarele atestări:
- Contabil Public Atestat/ Certified Public Accountant (CPA)
- Auditor Intern Atestat/ Certified intern auditor (CIA)
- Auditor de Sisteme Informatice Atestat/ Certified Information Systems Auditor (CISA)
- Examinator de Fraude Atestat/ Certified Fraud Examiner (CFE).

43
Auditorul intern va participa la seminarii şi sesiuni de instruire după cum consideră că are nevoie.
Anumite subiecte de instruire continuă vor trebui corelate direct cu managementul proiectului sau
cu mediul guvernamental de auditare. In România, personalul care lucrează în domeniul auditului
intern este obligat să-şi îmbunătăţească cunoştinţele profesionale, iar perioada alcoată în acest scop
va fi de minimum 15 zile pe an.

4.3.3 Personal nou angajat

Seful Unităţii de audit intern va face o sesiune introductivă pentru tot personalul nou va în legătură
cu:
- Rolul MFP (funcţii, structuri, mediu, etc.),
- Reglementări relevante privind auditul intern, în vigoare în România şi in UE
- Reglementări interne privind activitate MFP
- Codul Etic aplicabil
- Manuale de proceduri ale MFP, inclusiv Manualul de audit intern
- Evaluarea riscului,
- Proceduri de raportare,
- Sistem de păstrare a evidenţelor,
- Sisteme ICT (Tehnologia Informaţiei şi Sisteme de Calcul)

44
 5. ADMINISTRAREA AUDITULUI INTERN

5.1 Rolul Sefului Departamentului de audit intern

Seful departamentului de audit intern va administra corect unitatea de audit intern Unit şi:
 Se va asigura că planul strategic este elaborat şi implementat prin planuri anuale pentru toate
Agenţiile de Implementare
 Se va asigura că sunt alocate resurse financiare şi umane pentru implementarea eficientă şi
efectivă a planurilor anuale de audit.
 Se va asigura că planificarea activităţii de audit, a activităţii în teren, raportarea şi urmărirea se
fac în conformitate cu normele din manualul de audit intern.
 Va revizui şi evalua politica de asigurare a calităţii din UAI pentru revizii interne şi externe,
 Stabili gradul de coordonare cu auditorii externi pentru a evita duplicarea efortului de audit.
Planurile de audit vor fi desfăşurate în comun, în mod treptat; ambele părţi vor revizui
documentele de lucru, şi se vor ţine şedinţe periodice,
- Stabili dacă obiectivele, ţintele şi măsurile anuale privind performanţa sunt elaborate cu
contribuţia oficialilor agenţiei care au responsabilităţi în acest domeniu (şi cu OAN):
- Ţelurile pot fi atinse în cadrul unor planuri şi bugete operaţionale specifice,
- Ţelurile trebuie să fie măsurabile,
- Evalueze tehnicile şi datele folosite pentru a măsura eficacitatea şi acţiunile întreprinse ca
reacţie la aceste măsurători.
 Revizuieşte, pentru a stabili dacă documentele de lucru conţin o analiză a bugetului de timp
pentru proiecte, care identifică:
- Orele bugetate pe segment de audit,
- Orele actuale pe segment de audit,
- Diferenţe între orele bugetate şi cele actuale cu explicarea variaţiilor materiale,
 Annalizează intervalele necesare de timp, pentru a hotărî dacă numărul total de ore este
rezonabil stabilit pentru numărul personalului de audit. Pe baza acestei analize, se va stabili dacă
numărul total de ore este stabilit în mod adecvat şi dacă este suficient.
 Elaborează raportul de activitate pentru UAI (Vezi Capitolul 11 - Controlul calităţii).
 Coordonează şi revizuieşte auditarea fondurilor nerambursabile (granturi) administrate prin
Agenţiile de Implementare Phare şi organizează aceste procese de audit cu ajutorul auditorilor
interni din Agenţiile de Implementare Phare, dacă este cazul.
 Normele de audit intern 2010 – Planificare – Seful echipei executive de audit va elabora planuri
bazate pe analiza riscurilor pentru a stabili priorităţile activităţii de audit, în corelare cu ţelurile
organizaţiilor.

5.2 Atribuirea auditului

Procesele de audit vor fi derulate atât de Seful departamentului de audit intern cât şi de auditorii
interni care pot alege să-şi împartă activitatea de audit cu exepţia interviurilor. Interviurile cu părţile
supuse auditului trebuie ţinute de doi auditori.

Este responsabilitatea Sefului departamentului de audit intern să aloce volumul de muncă luând în
considerare factorii care influenţează planificarea şi atribuirea proceselor de audit:
 Gradul riscului, sau al expunerii la pierderi
 Tipul de audit
 Disponibilitatea resurselor umane adecvate ale unităţii supuse auditului

45
 Abilităţile şi disponibilitatea personalului de audit intern
 Grad scăzut de disponibilitate a resurselor umane datorită proceselor de audit neanticipate

Auditorul care răspunde de un anumit proces de audit va fi menţionat în planurile anuale de audit.
Seful auditului intern atribuie procesele de audit şi sarcinile către auditorii interni conform naturii şi
complexităţii procesului de audit, experienţei şi pregătirii speciale a auditorului intern.

5.3 Proceduri de audit

Seful auditului intern se asigură de faptul că auditorul (ii) interni ai FN desfăşoară procese de audit
şi revizii conform normelor de audit general acceptate, folosind programele, tehnicile şi procedurile
de audit aşa cum sunt ele descrise.

Funcţia operaţiunilor de audit intern care urmează a fi derulată trebuie să respecte următoarele:
- declaraţia de responsabilităţi detaliată în descrierea unităţii de audit intern,
- declaraţia de responsabilităţi (Fisa Postului),
- Codul de etică pentru auditorii interni şi
- Carta prezentă a auditului intern.

Procedurile descrise în prezenta Cartă a auditului intern pentru desfăşurarea funcţiei de audit sunt
elaborate pe baza următoarelor:
- Norme pentru practica profesională a auditului intern (Institutul de auditori interni)
- Legislaţia naţională şi alte reglementări privind auditul intern (Ministerul de Finanţe din
România).

5.4 Examinare la faţa locului şi testarea sistemelor de management şi de control

La faţa locului, auditorul trebuie să caute să obţină dovezi suficient de convingătoare, corecte şi
solide despre sistemele de management şi de control utilizate; va trebui să se convingă de faptul că
acestea funcţionează conform descrierii şi că sunt adecvate pentru a asigura regularitatea
cheltuielilor, acurateţea informaţiilor financiare şi de altă natură, precum şi faptul că acestea sunt
complete. In desfăşurarea proceselor de audit, auditorii vor verifica dacă sistemul descris există cu
adevărat în practică şi dacă există mecanisme adecvate pentru a actualiza permanent documentele
privind sistemul.

Testarea ce urmează a fi efectuată implică documentarea sistemelor prin revizuirea dosarelor

(fişierelor); atunci când e cazul se vor face interviuri suplimentare cu personalul relevant, împreună
cu testarea modului de operare al sistemelor respective.

Testarea operaţiunilor sistemului se face prin examinarea unu exemplu de tranzacţie. Per total, vor
trebui efectuate testări suficiente pentru a permite emiterea de concluzii solide privind eficacitatea
sistemului care este examinat.

5.5 Controlul Auditului

Seful auditului intern va verifica dacă lucrarea finalizată respectă normele, concluziile şi
justificările faptelor descoperite în decursul procesului de audit şi va supraveghea modul eficient de
utilizare al timpului alocat pentru audit şi respectarea planificării acţiunilor.

46
 6. STRATEGIA ŞI PLANIFICAREA AUDITULUI INTERN

Planul de audit legat de Programul Phare este structurat pe trei niveluri:

- planificare pe trei ani;
- planificare anuală;
- Normele de audit intern 2200 – Planificare angajată – Auditorii interni trebuie să elaboreze şi să
păstreze evidenţe pentru fiecare angajament;
- planificarea sarcinilor.

6.1 Planul de audit strategic

Planificarea pe termen lung sau planul strategic de lucru trebuie să identifice zonele care pot fi
auditate în cadrul FN şi sunt propuse să fie acoperite de PIAUFF în decursul următorilor trei ani.
Planul va mai trebui să identifice şi zonele ce pot fi auditate care nu sunt acoperite în decursul
acestui ciclu şi motivele pentru care nu vor fi făcute nici un fel de verificări (vezi anexa 3).

Identificarea şi prioritizarea zonelor ce pot fi auditate se vor baza pe:

 O evaluare a riscului legată de atingerea obiectivelor FN, luând în considerare zona de audit şi
gradul de risc.
 Ciclul unui proces de audit
 Resursele umane şi competenţa UAI
 Discutarea cerinţelor SAO, OAN şi a altor persoane de la nivelul senior management
 Intuiţia personală a auditorilor interni.

Planul strategic de audit va fi suficient de comprehensiv pentru a asigura o revizuire completă şi

eficientă a activităţilor FN pe bază ciclică şi pentru a permite abordarea flexibilă a unor sarcini
speciale ale procesului de audit conform cerinţelor OAN şi/sau MFP. Planul Strategic va:
- elabora o metodologie de evaluare a riscului
- stabili frecvenţa cu care se determină cerinţele de revizuire ale fiecărei zone (pe baza analizei
riscului);
- stabili natura revizuirilor,
- evalua resursele alocate pentru finalizarea revizuirilor.

Seful PIAUFF va elabora şi supune fiecare Plan Strategic de Audit ministrului finanţelor publice şi
OAN până la data de 1 februarie a fiecărui an. Planul Strategic de Audit este supus aprobării
ministrului finanţelor publice înainte de a fi trimis la OAN.

Planul Strategic de Audit va fi păstrat şi revizuit în fiecare an. El poate fi corectat conform
sugestiilor făcute de ministrul finanţelor publice, priorităţilor şi schimbărilor importante identificate
în Agenţie şi/sau în zonele specifice. OAN şi ministrul finanţelor publice trebuie să aprobe orice
schimbare.

 Vezi formularul standard PF A01 – Plan strategic – Anexa 22

6.1.1 Componentele strategiei de audit intern

Misiunea auditului intern al PIAUFF este să ofere managementului FN asigurări independente,

obiective şi cu scop consultativ, pentru îmbunătăţirea activităţii FN. Acest lucru va ajuta FN să-şi
îndeplinească sarcinile menţionate în Memorandumurile de finanţare privind Programul Phare cu

47
ajutorul unei abordări structurale, sistemice şi disciplinate a procedurilor şi proceselor de control şi
de management al riscului. Scopul funcţiei de audit intern pentru Phare va fi stabilit dacă procesele
de management al riscului şi controlului din FN, aşa cum au fost proiectate şi reprezentate de
management, sunt adecvate şi funcţionează de asemenea manieră încât pot da asigurări că:
- Riscul este identificat şi manageriat în mod corect;
- Atingerea obiectivului unei bune cooperări şi comunicări eficiente, după caz, cu alte instituţii
Phare (UE DG, Ministerul Integrării Europene, Curtea de Conturi din România, alte instituţii
bancare sau de trezorerie);
- Informaţiile financiare, manageriale şi operaţionale sunt reale, clare, şi adecvate;
- Acţiunile şi activitatea personalului respectă politicile, normele şi procedurile, ca şi prevederile
din legislaţia şi reglementările în vigoare;
- Resursele (inclusiv resursele umane) sunt suficiente din punct de vedere economic, sunt folosite
eficient şi sunt protejate adecvat;
- Planurile şi obiectivele programelor sunt desfăşurate cu succes;
- Controlul calităţii şi îmbunătăţirile sunt încurajate şi stimulate prin intermediul procedurilor de
control din FN;
- Legislaţia sau reglementările emise în legătură cu FN, activităţile şi responsabilităţile acestuia
ca şi autoritate competentă pentru Phare în România, sunt recunoscute, abordate şi aplicate în
mod corect şi rapid.

Scopul auditului intern este să acopere unităţi din FN, cum sunt:
- Unitatea de licitaţii
- Unitatea de contractare
- Unitate pentru verificări şi conformitate tehnică/ Recuperarea datoriilor şi controlul pentru
prevenirea fraudelor
- Unitatea financiară: Unitatea de autorizare a plăţilor / Plăţi şi raportare financiară
- Unitatea de contabilitate
- Unitatea proprie de control financiar preventiv

Activitatea de audit se va concentra pe sistemul de control intern al acestor unităţi, pentru a:

- Proteja interesele financiare ale României şi ale UE;
- Alinia legislaţia naţională la legislaţia UE;
- Asigura că prevederile din Memorandumurile de finanţare sunt atinse şi respectate.

Mai mult, în afară de consultanţă, sarcinile speciale ale auditului intern trebuie să stabilească şi alte
tipuri de audit, care derivă din diversitatea obiectivelor auditului, cum ar fi:
- Audit de respectare a reglementărilor;
- Audit financiar;
- Eficienţa şi eficacitatea auditului, printr-o evaluare completă a sistemului de control intern;
- Audit IT;
- Elaborarea metodologiei de autoevaluare pentru funcţia de audit intern în ceea ce priveşte
măsurarea performanţei de audit intern pentru aşteptările FN privind obţinerea de rezultate
eficiente.

6.1.2 Obiectivele strategice ale auditului intern

Obiectivele şi scopurile strategice ale funcţiei de audit din FN sunt, în general, următoarele:
- Insuşirea unei instruiri adecvate pentru a putea desfăşura activitatea de audit intern, luând în
considerare schimbările care ar putea avea loc în Programul Phare şi FN;

48
- Inceperea pregătirii auditului intern din surse externe şi pe baza unor trăsături specifice IT,
pentru a ajuta auditorii din PIAUFF până când funcţia de audit din PIAUFF devine suficient de
calificată;
- Promovarea şi elaborarea unui sistem de management al riscului, care va rezulta în evidenţierea
riscului şi a cadrului general de control;
- Redactarea de rapoarte periodice, oferirea de informaţii şi consultanţă, pentru a asista
managementul FN în îndeplinirea responsabilităţilor sale, conform prevederilor
Memorandumurilor de finanţare şi a legislaţiei naţionale;
- Susţinerea managementului FN în autoevaluarea riscului şi controlului;
- Menţionerea unei "concentrări pe client" totale şi profesionale, pentru a îndeplini mai bine
cerinţele managementului FN şi ale altor părţi, implicate, cum ar fi DG Agri de la Comisia
Europeană;
- Asigurarea unei acoperiri complete a tuturor domeniilor FN care pot fi auditate;
- Desfăşurarea funcţiilor de audit intern într-o manieră eficientă din toate punctele de vedere,
inclusiv cel al costurilor.

6.1.3 Alinierea la cerinţele dezvoltării profesionale în auditul intern

Propunerea de a avea o echipă mică ce va răspunde de derularea auditului intern la nivelul FN

pentru Programele Phare, va trebui să asigure de faptul că auditorii vor fi corect instruiţi din punct
de vedere profesional. Vom lua în considerare faptul că Ministerul Finanţelor Publice va asigura o
instruire permanentă pentru auditori, pentru ca aceştia să obţină certificatul de auditori interni,
conform Normelor internaţionale de audit. In viitor, obţinerea acestui certificat va fi o cerinţă pe
care auditorii interni din FN vor trebui să o respecte.

Mediul strategic ce va fi luat în considerare trebuie să includă câteva concepte privind schimbarea,
cu implicaţii fundamentale în dezvoltarea auditului intern FN, în ceea ce priveşte modul de
organizare, resursele umane, practicile de lucru şi raportarea:
- O mişcare de la control la risc. Dacă nu există nici un risc, atunci nu este necesar nici un
control. Controlul există doar ca să managerieze riscul. Este imposibil să evaluezi şi să iei
măsuri fără să ai capacitatea de a analiza riscul. De aceea, funcţia de audit intern pentru Phare la
FN va include nu numai controlul ci şi analiza riscului corelat.
- O mişcare de la trecut la viitor. Revizuirea evidenţelor şi a operaţiunilor trebuie să se
concentreze pe viitor şi nu numai pe identificarea erorilor şi a celor vinovaţi. Auditorii interni
trebuie să poată să prevadă condiţiile viitoare – în contextul riscului– care vor lansa controalele.
- O mişcare de la izolare la cooperare. Funcţia de audit intern va evolua de la verificarea
evidenţelor anterioare şi curente la un rol activ de cooperare, consultare şi verificare în cadrul
FN.
- O mişcare de la raportare la încercarea de a convinge şi negociere. Din punctul de vedere al
managementului, raportul de audit intern nu este produsul principal al activităţii de audit intern.
Auditul intern este în principal un serviciu care susţine managementul şi nu o judecată externă
impusă managementului. Managementul direcţionează auditul intern dar nu se implică în
formularea opiniilor şi recomandărilor făcute de acesta. Un raport convingător înseamnă că
punctul de vedere al auditorilor a fost acceptat. După negocieri, căutaţi să vă asiguraţi că se vor
obţine cele mai bune rezultate pentru managementul FN, luând în considerare obiectivele
managementului şi previziunile auditorilor privind dinamica procesului, risc şi control.

In toate condiţiile, PIAUFF va disponibiliza resursele necesare pentru derularea auditului.

49
 6.1.4 Instruirea auditorilor şi calificarea pentru obţinerea certificatului de
auditor intern (CAI) şi de respectare a normelor internaţionale de audit

După cum s-a arătat anterior, obţinerea acestui certificat este obligatorie pentru auditorii interni din
FN. Pentru a-şi îndeplini obiectivele, planificate pentru a fi atinse într-un interval de trei până la
patru ani, sunt necesare următoarele elemente:
 Un program de instruire de 3 sau 4 ani, care se va încheia cu posibilitatea de a obţine certificatul
de auditor intern;
 Un buget pentru acelaşi interval, care va include cheltuielile necesare pentru:
- personal;
- echipament (software pentru audit etc.)

Programul de instruire pentru intervalul 2004-2007 se va derula după cum urmează:

- 2004 Asistenţă tehnică
- 2005 al doilea an de instruire pentru obţinerea certificatului de audit intern (CAI);
- 2006 al treilea an de instruire CAI;
- 2007 al patrulea an de instruire CAI.

6.2 Evaluarea riscurilor

Importanţa auditului intern nu constă numai în identificarea riscurilor ci şi în faptul că recomandă

măsuri pentru managementul acestor riscuri. Auditorul trebuie să desfăşoare această activitate
înainte ca riscul să se transforme în fapt împlinit. Atunci când evaluează riscurile, auditorii trebuie
să ia în considerare cel putţin următoarele tipuri de riscuri (lista nu este exhaustivă):
- Risc inerent
- Riscul controlului
- Riscul nedetectării (risc de audit).
Testarea internă tradiţională a activităţilor de control, cum sunt politicile şi procedurile, ca şi
aprobările şi reconcilierea, sunt extinse pentru a include patru componente adiţionale care derivă din
modul în care managementul administrează o afacere;
- Controlul mediului
- Evaluarea riscului
- Informare şi comunicare
- Monitorizare

6.2.1 Riscuri inerente

Riscul inerent este riscul neregulilor sau al erorilor materiale ce se întâmplă atunci când, de
exemplu, o acţiune este guvernată de reguli foarte complexe şi atunci riscul de a comite erori este
foarte mare. Riscul inerent înseamnă susceptibilitatea unui sistem de management la factori ce apar
din mediul în care operează, cum sunt regulile şi reglementările statului respectiv şi mediul de
lucru. Riscul inerent apare atunci când există forţe externe care pot afecta performanţa unei
organizaţii sau alegerile sale privind strategiile, operaţiile, relaţiile externe, structura organizaţională
sau o fac să finanţeze lucruri învechite sau ineficiente. Exemple:

1. Riscuri privind reglementarea

50
 Schimbări ale legislaţiei UE,
Schimbări ale legislaţiei din România,
Schimbări ale structurii şi personalului din administraţia română.

2. Risc al disponibilităţii de capital

Riscul ca FN să aibă un buget inadecvat.

3. Risc tehnologic
Risc legat de implementarea/operarea software-ului.

4. Riscul necesităţilor externe

Schimbări ale numărului de tranzacţii de analizat (numărul proiectelor).

5. Riscul pierderilor din cauzae catastrofelor

Pierderea dosarelor/ fişierelor din cauza unui incendiu sau al altui dezastru.

6. Riscul de a nu mulţumi partenerul

Relaţii proaste de lucru cu partenerii cheie,
Coordonare/ comunicare internă nesatisfăcătoare,
Funcţie de audit intern neperformantă.

7. Riscul privind resursele umane

Salariaţii nu au abilităţile/calificările necesare,
Numărul de salariaţi este inadecvat,
Absenţa unui plan de recrutare/pentru situaţii neprevăzute privind resursele umane,
Absenţa instruirii.

8. Risc de fraudă
Frauda managementului,
Cârdăşia salariaţilor,

6.2.2 Riscul controlului

Riscul controlului înseamnă riscul potenţial ca un control să nu poată preveni sau depista astfel de
erori, mai ales când există dovezi ale calităţii necorespunzătoare a activităţii sau când a avut loc o
reorganizare. Riscul controlului este riscul ca sistemele FN să nu poată asigura folosirea fondurilor
în mod economic şi eficient sau pentru scopurile propuse, sau faptul că se face o raportare corectă a
folosirii acestora. Exemple:

1. Riscul eficienţei
Proceduri şi procese ineficiente,
Dezvoltare nepotrivită a funcţiei de audit intern,
Elaborare greşită a manualului/ procedurilor contabile,
Elaborare greşită a manualului de operare,
Dezvoltare nepotrivită a IT.

2. Riscul ciclului de timp

Riscul că datele/informţaiile externe nu sunt primite în timp util (extrase bancare, rapoarte),
Riscul că procedurile nu sunt respectate în cadrul intervalelor acceptate.
3. Fluxul de numerar şi/sau riscul eficienţei canalelor
Transfer incorect dintr-un cont în altul (nu se face la timp, incorect, slab controlat),

51
 Raportare externă inadecvată (extrase bancare),
Solicitări adecvate de fonduri şi transferul acestora nu sunt asigurate în timp util.

4. Riscul autorităţii
Absenţa unor linii de autoritate stabilite (structură organizaţională corectă, Fişe ale Postului corect
întocmite, existenţa unor reguli de responsabilitate şi de delegare, limite monetare stabilite pentru
competenţe, relaţii de raportare bine stabilite).

5. Riscul procesării informaţiei

Eşecul limitării corecte a accesului la informaţii (date sau programe) poate duce la obţinerea
neautorizată de informaţii sau la folosirea informaţiilor confidenţiale; dacă accesul la informaţii este
prea limitat, personalul nu va putea să-şi îndeplinească responsabilităţile atribuite efectiv şi eficient,
de exemplu:
- Primirea de date prea puţine, sau incorecte,
- Verificarea incorectă a datelor,
- Copii de siguranţă improprii pentru sistemele IT,
- Instruire inadecvată,
- Măsuri de securitate incorecte (numele utilizatorului, niveluri de acces, parole,
securitate fizică),
- Protecţie neadecvată împotriva viruşilor.

6. Risc de fraudă
Distribuţie inadecvată a sarcinilor,
Evitarea controalelor,
Folosirea neautorizată a resurselor,
Conflict de interese,
Păstrarea improprie a informaţiilor/fişierelor/dosarelor confidenţiale.

6.2.3 Evaluarea riscurilor

Ricurile sunt cotate ca mari, medii sau scăzute. Produsul final al evaluării riscului va fi o listă de
proceduri/zone de activitate, cu un număr corespunzător de puncte (scorul riscului, care este
raportat în planurile strategice şi anuale de audit), care va permite stabilirea priorităţilor.

 Vezi procedura operaţională a ghidului de evaluare OP08

In timp ce auditorul intern are nevoie să evalueze riscul înainte de a-şi începe activitatea pe teren,
una din sursele cheie ale cunoştinţelor despre ceea ce ar putea fi riscul derivă din evaluarea acestuia
şi este făcută de management. (Acest lucru nu va înlocui sau nu va omite evaluarea riscului de către
auditorul intern el însuşi. O parte a planificării auditorului intern va fi judecata privind în ce măsură
evaluarea riscului făcută de către management poate fi considerată ca element sigur pentru a
constitui o informaţie pentru planificarea auditorului intern.)

O procedură mai detaliată va fi necesară pentru a evalua riscul şi ea va include: componentele

riscului (probabilitatea de a se petrece şi impactul acestuia), fiecare dintre ele cu instrumentele de
măsură anexate; tipuri de control (cheie, normal, nici un fel de control; oficial, informal, monitorizat
etc.); stabilirea riscului rezidual şi a nivelului de testare. De asemenea, vă rugăm să introduceţi
tehnici de eşantionare relevante, în cazul obiectelor ce pot fi auditate in Phare.

52
6.3. Plan anual de audit

6.3.1. Scop şi conţinut

Se va elabora un plan anual de audit pentru fiecare an, care va include obiectivele, priorităţile,
calendarul şi cerinţele de resurse. Planul de lucru anual pentru audit este în principal o parte a
planului strategic de audit. El formează o bază pentru revizuirea derulării planului strategic de lucru.
Seful auditului intern din UAI îl va elabora, iar OAN şi ministrul finanţelor trebuie să îl aprobe.

Planul de lucru anual pentru audit este în esenţă o parte a planului strategic de lucru anual de audit.
Planul anual este baza revizuirii permanente a planului strategic de lucru. El este elaborat de şeful
PIAUFF şi trebuie aprobat de OAN.

Planul anual include:

- tipurile de audituri ce vor fi derulate în anul curent;
- programul;
- resurse alocate (timpul de management).

Pînă la elaborarea unei strategii globale pentru MFP, Programul Phare este prioritar faţă de alte
actvităţi PIAUFF.

Fiecare plan anual de audit intern pentru anul următor va fi prezentat OAN şi ministrului finanţelor
în luna noiembrie a anului anterior.

Planul anual de audit poate fi corectat cu sugestiile primite de la OAN, de la ministrul de finanţe şi
de la management, se pot stabili pritorităţi şi se pot face modificări importante în Agenţie şi/sau în
zone specifice. Orice schimbare trebuie aprobată de OAN şi de tot personalul de management.

In elaborarea planului anual de audit, departamentul de auditul intern se va consulta cu OAN şi cu

alţi manageri Phare din departamente/diviziuni/unităţi.

Părţile integrale ale unui plan anual de audit vor defini:

- scopul auditului;
- obiectivele auditului;
- identificarea / descrierea activităţii / operaţiunii supuse auditului intern
- identificarea / descrierea unităţii/ unităţilor auditate
- durata auditului
- perioada auditului
- numărul de auditori proprii implicaţi în audit
- identificarea problemelor ce necesită cunoştinţe specializate ca şi a numărului de experţi cu care
se vor semna contracte externe de expertiză / consultanţă (dacă este cazul);
- numărul de auditori interni care provin de la structuri descentralizate
- auditorii prezenţi care urmează să desfăşoare un audit şi resursele necesare; şi
- alte activităţi UAI, cum ar fi instruire şi seminarii pentru auditori, pregătirea raportului de
activitate al UAI.

Dacă în orice moment al intervalului, Unităţii de Audit Intern i se cere să desfăşoare un audit
special/ neplanificat, sau dacă există schimbări legate de evaluarea riscurilor legate de operaţiunile
FN care fac necesară modificarea planului aprobat, auditul intern va revizui planul şi:
- se va consulta cu ministrul de finanţe,

53
 - va supune un plan anual de audit revizuit, împreună cu justificările pentru schimbările
făcute, OAN şi ministrului de finanţe.

 Vezi procedura operaţională OPOO

6.3.2. Resurse de audit

Cam 15% din timpul anual de lucru al fiecărui auditor poate fi lăsat nedistribuit în cadrul unui plan
anual, pentru a face activitatea flexibilă şi pentru a ne asigura că activităţile UAI sunt executate
adecvat (de exemplu cazuri de îmbolnăvire, derularea unor procese de audit neplanificate, şi pentru
alte situaţii excepţionale ce pot să apară). Acest procent de 15% poate fi împărţit după cum
urmează:
 5% Investigaţii ad hoc
 5% activităţi de consultanţă
 5% Flexibilitate

6.4 Planificarea sarcinilor – Program de audit (sau Ghidul Programului de audit)

Planificarea sarcinilor este asigurată prin folosirea unui Program operativ de audit (sau a Ghidului
programului de audit).

6.4.1 Scopul ghidului pentru programul de audit

Ghidul programului de audit este un plan de sarcini elaborat ca un cadru general pentru derularea
unei sarcini de audit şi pentru a oferi linii directoare auditorilor care fac o anume revizie. Scopul
unui Ghid al programului de audit este să asigure paşii de audit ce vor fi urmaţi în decursul unui
proces de audit care trebuie să atingă obiective specifice de audit.

Ghidul programului de audit este şi o evidenţă a aprobării supervizorilor pentru activitatea ce

urmează să fie desfăşurată. Asigură baza de pe care se va bugeta şi controla procesul de audit.
Urmărirea unui Ghidul al programului de audit aprobat şi detaliat va împiedica auditorul să devieze
de la sarcinile stabilite şi de la urmărirea unor probleme nerelevante.

Pe baza Ghidului programului de audit şi a evaluării controlului intern, auditorul va elabora

programe de audit ce urmează să fie aprobate şi finalizate de şeful unităţii de audit intern.

6.4.2 Conţinutul Ghidului programului de audit

Programul operativ de audit include informaţii sub următoarele rubrici:

Cadru general
La începerea procesului de audit oferiţi o vedere de ansamblu a operaţiunilor desfăşurate de partea
auditată.

Planificare
Programul de planificare trebuie elaborat în scris înainte de a fi folosi în decursul procesului de
audit.

Scopul auditului
Scopul auditului va menţiona ce perioadă/ zonă / operaţiune vor fi acoperite de audit.
54
Obiectivele auditului
Obiectivele trebuie să fie conforme cu scopul general al auditului. Fiecare procedură de audit
trebuie să ajute la obţinerea unui răspuns privind un obiectiv anume şi fiecare obiectiv trebuie
abordat prin intermediul unor proceduri sau paşi. Toate obiectivele stabilite trebuie îndeplinite şi
susţinute prin teste care se referă la programele de audit elaborate de auditori.

 Vezi procedura operaţională OP10

Auditorii trebuie să-şi folosească imaginaţia, talentul şi inteligenţa pentru crearea paşilor de audit
care răspund obiectivelor stabilite.

Administrare şi încheiere
Această etapă include toate stadiile care nu sunt legate de planificare şi de testare, adică
completarea formularelor, elaborarea rapoartelor, etc.

Programul operativ de audit va indica şi ce resurse sunt necesare.

6.5 Revizuiri şi şedinţe

Seful departamentului de audit intern va da OAN şi celorlalţi factori de conducere din Phare
rapoarte interimare, periodice, în scris sau oral, privind progresul înregistrat în legătură cu
prevederile din planurile de audit strategice şi anuale.

Rapoartele interimare privind problemele importante şi pe cele ce necesită abordare şi atenţie

imediată, schimbările privind scopul auditului, ca şi alte probleme importante, vor fi făcute în scris.

Procesul de audit va fi acoperit prin revizuiri periodice şi prin şedinţe ale personalului. Se vor ţine
şedinţe săptămânale cu personalul. Procedurile detaliate în Capitolul 12 - Proceduri Operaţionale,
prevăd şi şedinţe ţinute la cerere. Fiecare revizuire şi şedinţă va fi susţinută cu documente de lucru
aşa cum este descries în Capitolul 12 – - Proceduri Operaţionale.

Seful departamentului de audit intern răspunde de implementarea planului de audit intern. Ea/el
răspunde şi de elaborarea unui sistem eficient de supervizare care va asigura implementarea
planului anual de audit.

Toate activităţile de revizuire efectuate vor fi înregistrate într-un document ce rezumă activităţile de
pregătire şi implementare a etapelor de audit, care va fi anexat la dosarul de audit, ce va asigura
dovada lucrului finalizat pentru management.

Seful departamentului de audit intern va semna şi toate documentele examinate din dosarul de audit.

6.6 Calendarul auditorului

Unitatea de audit intern va înregistra timpul petrecut de personalul de audit pentru acordarea de
asistenţă la elaborarea rapoartelor de audit privind acoperirea riscurilor, planificarea unor audituri şi
a unor proiecte suplimentare şi pentru evaluarea personalului care se ocupă cu auditul. Auditorilor
interni li se cere să pregătească formulare cu calendare săptămânale şi să le prezinte şefului unităţii
la şedinţele săptămânale.

 Vezi procedura operaţională OP23

55
 7. METODOLOGIA DE AUDIT

7.1. Introducere
Această secţiune a manualului explică paşii de urmat pentru derularea unui proces de audit de la
atribuirea iniţială a sarcinilor, până la final, inclusiv activitatea la faţa locului.

Diagrama prezentată pe pagina următoare oferă o viziune globală a procesului.

- Partea stângă a diagramei indică fiecare etapă a procesului, cu referire la procedurile operaţionale
corelate.
- Partea dreaptă a diagramei indică rezultatele procesului, cu referire la procedurile operaţionale şi
documentele corespondente, cu referire la indexul documentelor de lucru.

Procedurile detaliate în Capitolul 11 – Proceduri Operaţionale şi în Anexe includ formularele

standard şi exemple. Referinţele menţionate pentru formularele standard se referă la arhivarea
documentelor din dosarele privind documentele de lucru.

 Vezi Capitolul 9 – Documentarea auditului

7.2 Stadiile auditului

Procesul de audit este asemănător în majoritatea cazurilor şi de obicei are patru etape:

- Revizuire preliminară (numită şi Anchetă Preliminară),

- Activitate pe teren,
- Raport de audit,
- Revizuirea respectării recomandărilor.

Implicarea mangemenului este critică în fiecre etapă a procesului de audit.

De obicei, orice audit planificat se face cu respectarea secvenţelor următoare, descrise în diagrama
următoare. Auditurile şi investigaţiile speciale pot avea nevoie de abordări diferite, care vor fi
definite de la caz la caz.

56
ETAPE PROCEDURA OPERATIONALA REZULTATE/ FORMULAR STANDARD - REFERINA DOSARE
AUDIT
ACTIVITATE PE TEREN PLANIFICARE SI CONFERINTA DE DESCHIDERE

Plan Strategic de Audit --- Annex 13 Chestionar pentru partea auditată B-06-1
Annex 14 Memo pentru managementul datelor primiteB-
> OP00 Plan Anual de Audit 06-2
Annex 22 Plan trategic de audit PF A-01
OP01 OP02 OP03 OP04 Annex 23 Plan annual de audit PFA-02
Annex 01 Foaie de atribuire sarcini A-01
Iniţiere Audit Annex 02 Independenţă & Calificări Stat. A-02
Annex 10 Scrisoare către părţile interesate B-02
Annex 09 Memo începere audit B-01
OP05 OP 06 Conferinţa de start eference
Annex 15 Linii directoare pentru partea
auditată B-06-3
Annex 11 Memor şedinţă de deschidere B-03
Annex 12 Memo de confirmare a scopului/obiectivelor

Materiale strânse Memorandum al anchetei preliminare

OP07 Ancheta preliminară C-01
Annex 16 Matrice de risc C-02
OP08 Evaluarea costurilor controalelor
interne Annex 06 Program de audit A-05
OP09 Elaborare programme de audit
Annex 18 Document de revizuire a documentelor de lucru
OP15 Revizuirea documentului de lucru
Annex 07 Program de audit A-06
OP10 Elaborare programme de audit
Annex 18 Document de revizuire a documentelor de lucru
OP15 Revizuirea documentului de lucru D-03
Annex 05 Formular concluzii audit A-04
Annex 24 Test de document de lurcru WP
OP11 OP12 OP13 OP14 Annex 21 Rezumat intervieu F01
Culegere dovezi

Annex 18 Document de revizuire a documentelor de lucru

D-03
Raport final de audit Conferinţîă de închidre şi raport preliminar de audit

OP15 Working paper review

OP16 Redactarea raportului preliminar Annex 03 Raport preliminar A03

OP17 Revizuirea raportului preliminar Annex 18 Document de revizuire a documentelor de lucru

D-03
Annex 17 Document de revizuire araortului de audit
OP18 Raport preliminar retransmis
părţii auditate
Memo al conferinţei de încheiere
OP19 Conferinţă de încheiere B-05

OP20 Raport final Annex 03 Raport Final A03

OP15 OP20 Document de lucru/revizuire

Annex 18 Revizuirea documentului de lucru D-03
finală
Annex 17 Revizuirea raportului de audit D-01
OP20 Distribuirea raportului final

57
Revizuirea calităăţii interne Urmărire plan OP22 Proces de urmărire Annex 04 Raport de recomndare a situaţiei privind auditul
A03-3

OP23 OP21 Annex 19 Foirmular de evaluare a performanţei auditului

Evaluarea performanţei auditului D05
Annex 20 Formular de evaluare a performanţei
personaluluiD06

58
7.3 Iniţierea procesului de audit

7.3.1 Atribuirea sarcinilor auditorilor

Pe baza planului anual aprobat, Seful PIAUFF va atribui sarcini auditorilor individuali astfel încât
ei/ele vor putea să înceapă revizuirile preliminare. Va fi emisă o Foaie de Atribuire Sarcini – Ref
A01 is issued

 Vezi procedura operaţională PO01

Independenţa şi calificarea auditorilor selectaţi vor fi stabilite şi documentate. Pentru a documenta

independenţa şi calificarea unui auditor însărcinat căruia i se dau anumite îndatoriri se va emite o
declaraţie de independenţă şi calificare – Ref A02

 Vezi procedura operaţională PO02

7.3.2 Notificare părţii auditate

UIA va notifica partea auditată printr-o scrisoare (Memo începere audit – Ref B01) despre
planificarea unui audit.

 Vezi procedura operaţională PO03

7.3.3 Notificarea părţilor interesate

Solicitarea serviciilor de audit de la unităţile/departamentele FN

Părţile interesate pot avea iniţiativa de a solicita anumite servicii de audit. Pentru a fi sigur că sunt
specificate toate necesităţile privind procesul de audit, managementul va trimite un Memo al datelor
primite Ref B06-2 tuturor unităţilor/departamentelor FN, pentru a le informa că UAI pregăteşte un
plan anual de audit. Unităţile/departamentele FN sunt rugate să-şi menţioneze tot ceea ce le trebuie
pentru serviciile de audit. UAI va lua în considerare şi va aborda toate solicitările. Seful
departamentului de audit intern din UAI va lua decizia de a îndeplini sau nu serviciul solicitat în
cooperare cu RNAF şi cu ministrul finanţelor publice.

 Vezi procedura operaţională PO00

Notificarea
Pentru a fi siguri că se acoperă toate necesităţile Programului Phare, se va trimite o scrisoare
(Scrisoare către părţile interesate - Ref B02) tuturor părţilor interesate, pentru a le informa că
departamentul de audit intern iniţiază un proces de audit al unui Program Phare din cadrul FN,
pentru a afla dacă părţile interesate sunt interesate sau preocupate de anumite lucruri din program.

 Vezi procedura operaţională PO04

7.3.4 Şedinţa de deschidere (= şedinţa iniţială)

Se va ţine o şedinţă de deschidere pentru a culege informaţii despre misiune, procese critice şi
proceduri de control legate de operaţiunile Programului Phare ce se vor folosi în procesul anchetei
preliminare. Auditorul va folosi aceste informaţii pentru a stabili scopul şi obiectivul adecvat al

59
auditului. In timpul şedinţei iniţiale, este important ca şeful PIAUFF şi orice alt salariat pe care
acesta doreşte să-l includă în proces, să identifice problemele sau zonele de interes special care
trebuie abordate. In această etapă, este preferabil să se ofere părţii auditate explicaţii sau linii
orientative în scris, pentru a putea desfăşura procesul de audit fără să producă perturbări majore ale
activităţii zilnice a departamentului respectiv. (Linii directoare pentru salariaţi pentru conducerea
unui audit – Ref. B06-3).

7.3.5 Memo pentru şedinţa de deschidere

Data, participanţii şi subiectele principale ce se vor discuta în Şedinţa de Deschidere, care sunt
legate direct de scopul, obiectivele, încadrarea în timp sau de confidenţialitatea auditului, vor fi
documentate prin intermediul unui Memo al Sedinţei de Deschidere – Ref B03.

 Vezi procedura operaţională PO05

Aceste lucruri pot include posibile solicitări de amânare a auditului datorită unor condiţii deosebite
sau momentului nepotrivit pentru efectuarea acestuia, preocupări speciale ale FN, etc. OAN va fi
notificat despre aceste lucruri. Totuşi, FN trebuie să justifice aceste amânari, şi dacă ele vin în
conflict cu cele mai bune practici profesionale ale auditului intern şi ale guvernanţei corecte, atunci
OAN şi CHUPIA vor fi informate în acest sens.

7.3.6 Memorandum de audit, scop şi obiective

După şedinţa de deschidere, se va trimite părţii auditate un Memorandum care va confirma scopul şi
obiectivele auditului - UAI va trimite Ref. B04 părţii auditate pentru a confirma înţelegerea
reciprocă a obiectivelor şi scopului auditului.

 Vezi procedura operaţională PO06

7.4 Ancheta preliminară

7.4.1 Definiţia anchetei preliminare

Ancheta preliminară este identificarea şi analiza riscului pentru audit. Ea va trebui să conducă la
elaborarea unui program de audit. In timpul anchetei preliminare, auditorul culege informaţii
relevante privind unitatea supusă auditului pentru a avea o vedere de ansamblu a operaţiunilor. Dacă
ancheta preliminară este făcută corect, ea va oferi o imagine clară a operaţiunilor şi a punctelor de
control intern, cum sunt: împărţirea sarcinilor, reconciliere şi procedurile de revizuire, etc.

7.4.2 Obiectivele anchetei preliminare

Ancheta preliminară are două obiective principale:

1. Folosindu-vă de judecata profesională şi de informaţiile disponibile, stabiliţi cel mai adecvat

obiectiv (e) şi scop de audit (de exemplu stabilirea limitelor procesului de audit).
Obiectivele auditului, scopul acestuia şi bugetul de timp trebuie reevaluate în mod constant
pentru a asigura folosirea eficientă a resurselor de audit (de exemplu dacă trebuie să eliminăm
etapele de audit care au mai rămas de parcurs, dacă obiectivul sau scopul auditului trebuie
limitat sau extins, sau dacă trebuie alocat timp suplimentar). Dacă, prin acest process constant
de reevaluare, obiectivul şi/sau scopul iniţial stabilit cu ministrul de finanţe, OAN şi personalul

60
 din conducerea Phare suferă schimbări semnificative, acestea vor trebui comunicate tuturor
celor interesaţi.

2. Elaboraţi programul de audit şi stabiliţi programele de audit necesare pentru a strange dovezi
suficiente, competente, relevante şi folositoare pentru a atinge obiectivele stabilite.

7.4.3 Surse de informare şi concepte cheie

Procedurile standard pentru ancheta preliminară sunt următoarele.

a) Revizuirea organizaţiei: Se vor obţine organigramele şi informaţiile privind funcţiile de interfaţă

/ Diviziuni / Departamente / Unităţi. De asemenea, declaraţii de politici, declaraţii de funcţii şi
responsabilităţi şi delegarea sarcinilor vor oferi auditorului obiectivele programului. Va trebui să
se stabilească dacă toate documentele revizuite sunt adecvate şi răspund cerinţelor situaţiei şi
momentului prezent. Dacă nu există nici unul, atunci aceasta va fi una din concluziile procesului
de audit.

b) Revizuirea reglementărilor, regulilor şi legilor aplicabile,

c) Profil financiar: auditorul trebuie să cunoască mărimea fondurilor utilizate în program. O

revizuire a bugetului şi a registrului contabil general vor fi operaţiuni utile în acest scop.

d) Revizuirea controlului intern. Auditorul va revizui structura internă de control a unităţii, un

proces care durează mult de obicei. Revizuirea controalelor interne ajută auditorul să stabilească
zonele cu cel mai mare risc şi să elaboreze teste ce vor fi efectuate în secţiunea activităţii de la
faţa locului.

e) Interviuri şi instrucţiuni operaţionale: interviuri cu salariaţii, proceduri şi instrucţiuni importante

date în scris, împreună cu analiza detaliată a fiecărei tranzacţii, vor forma baza pentru elaborarea
documentelor de descriere din ancheta preliminară, a diagramelor folosite şi pentru evaluarea
controalelor interne. In plus faţă de obţinerea unei bune înţelegeri a operaţiunilor, auditorul
trebuie să pună totul pe hârtie, pentru a dovedi că înţelege procesul aşa cum trebuie.

7.4.5 Documentare asupra anchetei preliminare

Cercetarea preliminară trebuie să producă documente sub forma unor descrieri, diagrame, evaluări
ale controlului intern, diverse chestionare, copii ale unor documente, împreună cu alte acte
importante. Diagramele (dacă sunt folosite) trebuie să fie făcute la un nivel suficient de detaliat şi să
arate evoluţii progresive specifice.

 Vezi procedura operaţională PO07

7.4.6 Program de audit (sau Ghidul Programului de audit)

Elaborarea unui Program de Audit (sau Ghid al Programului de Audit) încheie stadiul revizuirii
peliminare. Programul de Audit scoate în evidenţă activitatea pe teren necesară pentru atingerea
obiectivelor stabilite pentru audit. Scopul unui ghid al programului de audit este să arate paşii de
urmat în timpul procesului de audit, astfel încât auditul să-şi atingă obiectivele specifice. Ghidul
programului de audit este şi o evidenţă a aprobării superiorului pentru activitatea ce urmează a fi
desfăşurată. El asigură baza pentru managementul şi controlul auditului. Prin urmarea programului
de audit aprobat şi detaliat, se poate preveni devierea activităţii auditorului de la linia stabilită iniţial
şi, de asemenea, se poate preveni analizarea problemelor de importanţă secundară.

61
Un program de audit va fi elaborat conform normelor programului de audit; formularul Ref A05,
include informaţii sub următoarele coloane:

Baze
La începutul programului de audit se vor superviza operaţiunile părţii auditate: locaţie, autoritate,
personal şi principalele sarcini şi responsabilităţi.

Planificare
Programul planificat trebuie elaborat în scris înainte de prezentarea proiectului.

Scopul auditului
Scopul auditului va specifica intervalul/zona/operaţiunea care trebuie acoperite de audit.

Obiectivele auditului
Obiectivele trebuie să fie conforme cu scopul general al auditului. Fiecare procedură de audit
trebuie să răspundă la unul din obiective şi fiecare obiectiv trebuie abordat printr-o procedură. Toate
obiectivele stabilite trebuie susţinute printr-un test. In programele de audit pe care le elaborează,
auditorii trebui să-şi folosească inteligenţa, talentul şi imaginaţia pentru a stabili paşii auditului
pentru atingerea obiectivelor.

Administrare şi finalizare
- Această etapă include toţi paşii care nu sunt legaţi de planificare şi testare (cum ar fi:
completarea formularelor, rapoarte scrise, şi altele).

De asemenea, arată resursele necesare.

In ceea ce priveşte ghidul programului de audit şi condiţia controlului intern, auditorul elaborează
programe de audit care vor trebui aprobate şi suplimentate de şeful unităţii.

 Vezi procedura operaţională PO09

7.4.6 Evaluarea controalelor interne

Motivul pentru care se face o evaluare a riscului este ca auditorii să poată limita activitatea de
testare (să se evite repetarea 100% a operaţiunilor).

Scop
 Să identifice pericolele care pot apare în cadrul asistenţei comunitare în cadrul FN,
 Să identifice controalele sau procedurile pe care FN le foloseşte pentru a preveni, elimina, sau
minimaliza pericolele,
 Să evalueze structura controlului intern/procesului din FN,
 Să elaboreze programe de audit pentru a vedea dacă procedurile sau controalele pe care FN le
utilizează pentru a preveni, elimina sau minimaliza pericolele identificate funcţionează.

Analiza riscurilor
Auditorul va obţine şi analiza următoarele informaţii înainte de a evalua riscurile. Lista nu este
exhaustivă:
 Intervalul de la ultimul audit,
 Rezultatele ultimului audit,
 Fondurile controlate de program,
 Schimbările aduse implementării programului,
62
 Schimbări ale sistemelor utilizate în program,
 Nivel / modificări ale legislaţiei naţionale şi a CE,
 Preocupări şi nevoi ale managementului,
 Echipa de management: modificări şi evaluare (competenţă şi integritate),
 Informaţii de la CE: lichidare conturi, preocupări şi nevoi exprimate.
Auditorii vor trebui să elaboreze o Matrice a Riscului – Ref C02.

 Vezi procedura operaţională PO08

7.4.7 Programe de audit

Programele de audit (ref. A06) sunt procedurile detaliate folosite pentru a testa tranzacţiile şi
procesele. Programele de audit se bazează pe folosirea următoarelor tehnici de testare.

Verificări

Verificarea este confirmarea unor lucruri, cum sunt: evidenţe, declaraţii, documente, respectarea
legislaţiei şi a reglementărilor, eficacitatea controalelor interne. Scopul verificării este să stabilească
acurateţea, valabilitatea şi corectitudinea unui lucru.

Tehnicile de verificare sunt:

Compararea
Identificaţi zone asemănătoare şi/sau caracteristici diferite ale informaţiei, din două sau mai multe
surse. Tipurile de comparaţii includ: compararea operaţiilor curente cu operaţii trecute sau
asemănătoare, cu politici şi proceduri scrise, cu legi sau reglementări, sau cu alte criterii rezonabile.
De exemplu: comparaţi documentaţia legată de o tranzacţie cu procedurile care trebuiau aplicate.

Examinarea
Cercetarea unui lucru cu mare atenţie, ca de exemplu a unui document, mai ales pentru a identifica
erorile sau neregulile. Exemplu: examinarea unui document pentru a vedea dacă a fost elaborat de
persoane autorizate.

Recalcularea
Pentru a verifica toate calculele matematice făcute de ceilalţi.

Confirmarea
Obţinerea de informţaii dintr-o sursă independentă (terţă parte) pentru a verifica informaţia.

Reconcilierea
Procesul de a face compabile două seturi independente de evidenţe şi de a arăta matematic, cu
documente ce susţin acest lucru, diferenţele între cele două evidenţe. De exemplu, balanţele de
început şi de sfârşit ale unui cont trebuie reconciliate pentru a documenta tranzacţiile care sunt
importante pentru modificările de început şi de sfârşit.

Confirmare/Garanţie
Verificaţi tranzacţiile sau sumele înregistrate prin examinarea documentelor de susţinere. In
emiterea garanţiei/confirmării, direcţia de testare este de la articolul înregistrat la documentele de
susţinere. Scopul garanţiei/confirmării este să verifice dacă tranzacţiile înregistrate reprezintă într-
adevăr tranzacţiile efectuate.

63
Identificare/urmărire
Procedurile de urmărire încep cu documentele originale care sunt urmărite pe întregul ciclu al
procesării până la evidenţele de înregistrare contabilă. In decursul procesului de urmărire, direcţia
de testare este de la documentele de suport la articolul înregistrat. Scopul urmăririi este să se
verifice dacă au fost înregistrate toate tranzacţiile efectuate.

Observaţia
Observaţia este atunci când auditorii urmăresc un proces/lucru într-un scop anumit, reţin anumite
aspecte şi îşi folosesc judecata pentru a evalua ceea ce văd în raport cu standardele pe care le
cunosc.

Investigaţia
Auditorii intervievează persoanele auditate şi pe cele care au legătură cu procesul de audit pe tot
parcursul acestui proces. Auditorul trebuie să aibă abilităţi bune de exprimare şi comunicare, pentru
că acestea îl vor ajuta să obţină informaţii pertinente şi precise de la persoana intervievată. Auditorii
trebuie să folosească întrebări cu răspunsuri multiple/deschise ori de câte ori se poate. De la caz la
caz, informaţiile primite în decursul unui interviu ar putea avea nevoie de confirmare prin
intermediul documentelor.

Analiză
Analiza este separarea unei unităţi pentru scopul studierii unor segmente separate de date.
Elementele unităţii pot fi izolate, identificate, cuantificate şi măsurate. Cuantificarea poate impune
auditorului efectuarea unor calcule şi socoteli detaliate. Mai mult, auditorul poate documenta
indicatori şi tendinţe, poate să compare şi poate izola tranzacţiile sau condiţiile neobişnuite.
 Vezi procedura operaţională PO10

64
7.5 Activitatea pe teren

7.5.1. Definiţia activităţii pe teren

Activitatea de teren este procesul de culegere a dovezilor pentru măsurătoare şi evaluare. Evidenţa
necesară pentru audit se obţine prin observarea condiţiilor, intervievarea personalului şi prin
examinarea evidenţelor. Dovezile de audit trebuie să asigure baza pentru opiniile, concluziile şi
recomandările auditului. Etapa activităţii pe teren se încheie cu o listă de concluzii importante pe
baza cărora auditorul va elabora o propunere de raport de audit. Lucrul pe teren include:

- Atingerea unei mai bune înţelegeri a activităţii, sistemului sau procesului revizuit şi a politicilor
şi procedurilor recomandate.
- Observarea condiţiilor sau a operaţiilor.
- Intervievarea oamenilor.
- Examinarea evidenţelor contabile, de afaceri şi ale altor operaţiuni.
- Analizarea datelor şi a informaţiilor.
- Revizuira sistemelor de control intern şi identificarea punctelor de control intern.
- Evaluarea şi emiterea de concluzii privind corectitudinea (eficienţa şi eficacitatea) controalelor
interne.
- Efectuarea unor teste privind respectarea regulilor.
- Efectuarea unor teste la obiect.
- Se va stabili dacă observaţiile şi recomandările raportate în procesele de audit anteriorare au fost
corectate şi/sau implementate.

7.5.2. Obiectivele activităţii pe teren

Scopul activităţii pe teren este să completeze procedurile de audit identificate în programul de audit
ca reacţie la obiectivele auditului şi pentru susţinerea concluziilor acestuia. De obicei, aceste
proceduri testează controalele interne majore şi precizia şi corectitudinea tranzacţiilor.

Pe toată durata activităţii pe teren, judecata profesională va fi folosită pentru:

- A stabili dacă dovezile culese sunt suficiente, relevante, competente şi folositoare, pentru a trage
concluzii în legătură cu obiectivele stabilite, şi

- Pe baza informaţiilor disponibile, să se reafirme obiectivele, scopul şi procedurile auditului,

pentru a asigura folosirea eficientă a resurselor de audit (de exemplu, dacă etapele rămase
trebuie eliminate, dacă obiectivul sau scopul trebuie modificate, dacă trebuie să se identifice
proceduri mai eficiente, sau dacă trebuie să se aloce ore suplimentare pentru a atinge un obiectiv
extins de audit).

Pe măsură ce activitatea în teren progresează, auditorul discută tot ceea ce consideră că e important
cu partea auditată. Este de sperat ca partea auditată să poată oferi lămuriri din interior asupra
problemelor şi că va lucra cu auditorul pentru a găsi cele mai bune metode de rezolvare a
problemelor identificate. De obicei, acestea sunt comunicări orale. Totuşi, în cazuri mai complexe,
se vor redacta memo-uri şi/sau mesaje electronice, pentru a fi siguri că atât auditorul cât şi partea
auditată înţeleg problemele foarte bine.

7.5.3 Documentarea activităţii pe teren

65
In general, toată activitatea de audit desfăşurată va trebui documentată. Aceasta este o cerinţă
obligatorie pentru adminstrarea fondurilor Phare în cadrul EDIS.

Fiecare program de audit va trebui susţinut prin şi trebuie să aibă referinţe încrucişate cu
documentele de lucru (planificări, memo-uri, tabele) cu ajutorul cărora se vor face teste şi se vor
documenta rezultatele obţinute.

Constatările auditului sunt menţionate în formularele de constatare a auditului – Ref A04

 Vezi procedura operaţională PO13

Testarea se elaborează pe documente de lucru pentru teste.

 Vezi procedura operaţională PO14

7.6 Constatările auditului

Scopul formularelor de constatări ale auditului este să adune într-un singur loc opiniile auditorului
privind toate constatările făcute în decursul auditului.

Un document de lucru va trebui elaborat ori de câte ori un auditor identifică o posibilă
- oportunitate pentru îmbunătăţirea operaţiunilor,
- discrepanţă,
- eroare,
- neregulă,
- lacună, sau
- abatere de la normele de control intern, reglementări şi politici.

7.6.1 Formulare pentru constatările auditului

Formularele de constatări ale procesului de audit documentează rezultatele problemei,

analizei/procesului de rezoluţie. Formularul nu este o reţetă detaliată pentru a face lucrurile în sine,
pentru că analiza/rezoluţia problemei nu este un proces liniar. Simpla completare a unui formular nu
înlocuieşte analiza critică a situaţie. Auditorul trebuie să răspundă la întrebări, cum sunt:
1. Am înţeles noi situaţia?
2. Partea auditată a fost de acord că există o problemă?
3. Inţelegem noi dimensiunea problemei?
4. Există o soluţie practică la problema respectivă?
5. Au fost alte părţi, mai ales cei care răspund de punerea în pracatică a soluţiei, incluse în
recomandările noastre?

 Vezi procedura operaţională PO13

Deoarece documentele de lucru privind constatările conţin analiza profesională a auditorului privind
situaţiile "problemă", ele sunt printre cele mai importante documente de lucru ce vor fi elaborate.

Formularele de constatări elaborate în decursul procesului de audit, care au legătură cu rapoartele de

audit, vor trebui revizuite şi folosite cât mai mult înainte de redactarea celor din urmă, pentru a evita
repetarea unor constatări care au fost deja menţionate.

66
Formularul de constatare a auditului trebuie să poată fi folosit ca atare şi trebuie să documenteze
analiza auditorului (criterii, condiţii, cauză, efect şi acţiune corectivă) legată de constatare.
Informaţiile privind constatările procesului de audit nu trebuie incluse în altă parte în documentele
de lucru. Documentul de lucru care dovedeşte desfăşurarea activităţii, care a dus la constatarea
respectivă şi referinţele de susţinere din documentele de lucru trebuie să poată fi folosite ca referinţe
încrucişate pentru formularul constatărilor din procesul de audit.

Documentarea analizei ajută auditorul în pregătirea discuţiilor cu partea auditată privind constatările
auditului.

7.6.2 Descoperirea neregulilor

Un act ilegal înseamnă nerespectarea legii şi/sau a unei reglementări. Atunci când, pe baza
dovezilor obţinute, un auditor trage concluzia că s-a petrecut un act ilegal sau că acesta este pe cale
să se petreacă, el/ea va trebui să transmită această informaţie imediat către şeful departamentului de
audit public intern; la rândul său, acesta va informa şeful unităţii publice şi structura de control
responsabilă, în decurs de trei zile de la primirea informaţiei, pentru a ordona continuarea
verificărilor.

 Vezi procedura operaţională PO14

7.7 Raportul de audit

Scopul raportului de audit intern este să asigure că activitatea auditorului a fost raportată părţii
auditate numai prin mijloace de comunicare acceptate.

Fiecare constatare din raport trebuie susţinută de dovezi suficiente şi trebuie să fie în cadrul scopul
şi obiectivelor auditului.

Fiecare recomandare trebuie să fie conformă faptelor constatate şi să reducă material riscul
potenţial, aşa cum este el indicat de faptele constatate.

Fiecare constatare va trebui să poată fi dovedită. Nu este important ce crede un auditor intern; este
important ceea ce un auditor poate dovedi. Supoziţiile auditorului, dacă nu sunt acoperite de
documentaţia adecvată, nu vor fi incluse în raport.

7.7.1 Raportarea responsabilităţilor

Personalul din unitatea de audit intern răspunde pentru redactarea rapoartelor deoarece este implicat
în activitatea de planificare, supervizare, activitate în teren şi în procesele de revizie.

Seful PIUAFF/Supervizorul răspunde de supervizarea , revizuirea şi aprobarea propunerilor şi a

rapoartelor finale ca şi de orice propunere de raportare, înainte de a fi emisă.

 Vezi procedura operaţională PO14

7.7.2. Revizuirea documentelor de lucru

Inainte de a începe procesul de redactare a unui raport, trebuie să vă asiguraţi că documentele de
lucru sunt elaborate corect şi că oferă suportul corespunzător pentru activitatea desfăşurată pentru

67
evidenţele colectate în timpul procesului de audit. Seful Unităţii de audit intern/supervizorul va
revizui documentele.

 Vezi procedura operaţională OP15

7.7.3 Formatul propunerii de raport oficial

Atunci când revizuirea documentului de lucru a dus la o concluzie satisfăcătoare, propunerea de

raport oficial poate fi elaborată pe baza documentelor de lucru aprobate.

Se va respecta un format general pentru a fi siguri că se acoperă toate problemele importante.

 Vezi procedura operaţională OP14

Auditorul va lua în considerare unele din chestiunile de bază care vor fi incluse în raport:
- Care este subiectul auditului?
- Care este ideea principală (mesaj, concluzie, temă sau punct de vedere)?
- Care sunt punctele de susţinere?
- Care sunt obiectivele auditului?
- Ce acţiuni corective ar vrea auditorul ca cititorul să ia în urma raportului?
- Ce impresie vrea auditorul să-şi formeze cititorul, sau ce ton vrea el/ea să transmită?

7.7.4 Transmiterea propunerii de raport oficial către partea auditată

Părţii auditate trebuie să i se dea ocazia să revadă propunerea oficială de raprot de audit şi să
pregătească un răspuns la concluziile şi recomandările auditului.

 Vezi procedura operaţională PO18

7.7.5 Sedinţa de închidere

Auditul intern se întâlneşte cu partea auditată pentru a discuta concluziile, recomandările şi textul
propunerii oficiale de raport. La această şedinţă, managementul va comenta asupra propunerii
oficiale şi va grupa lucrările pentru a ajunge la un acord şi la o înţelegere privind concluziile
auditului. Un Memo al conferinţei de închidere va documenta sesiunea.

 Vezi procedura operaţională PO19

7.7.6 Propunere oficială

Apoi, auditorul elaborează o propunere oficială de raport, luând în considerare toate revizuirile
rezultate după Şedinţa de închidere. Atunci când modificările au fost revizuite de managementul
unităţii de audit şi de partea auditată, se emite raportul final.

7.7.6 Opinia auditului

68
Această secţiune a raportului va fi în mod normal redactată în termeni de asigurări negative, dacă
activitatea desfăşurată sau orice alte informaţii colectate nu au evidenţiat nici o lacună importantă a
proceselor de control care au un efect de răspândire în toate zonele. Dacă lacunele controlului sunt
importante şi cu efecte multiple, această secţiune poate să exprime o părere calificată sau adversă,
conform creşterii proiectate asupra nivelului de risc rezidual şi al impactului său asupra obiectivelor
organizaţiei.

7.8 Raport final

7.8.1 Elaborarea raportului final

Se va elabora un raport scris, care va fi aprobat de Şeful departamentului de audit intern privind
concluziile fiecărui proces de audit; se va folosi formularul standard pentru rapoartele de audit
intern Ref. A03.

Şeful departamentului de audit intern va asigura o revizuire a raportului preliminar de audit şi a

documentelor de lucru asociate, înaintea emiterii raportului final.
Rapoartele de audit vor fi clare, concise, obiective, constructive, echilibrate şi emise la timp. Ele vor
acoperi următoarele domenii:
- obiectivele auditului,
- scopul auditului,
- descrierea metodei folosite,
- concluziile asupra tututor problemelor cheie identificate şi/sau evaluarea operării sistemului
intern de control, a deficienţelor şi limitelor sale,
- comentariile managementului,
- acţiunile asupra cărora s-a căzut de acord în alt mod, şi
- recomandări
- rezumat executiv
- opinia auditului.

7.8.2. Distribuirea raportului final

Aprobarea Sefului unităţii de audit intern este necesară pentru a putea emite raportul final.
Departamentul de audit intern va tirmite OAN raportul final de audit intern în decurs de 3 zile de la
data la care a fost emis. OAN poate solicita clarificări şi informaţii suplimentare, dacă este cazul.
DPIA tipăreşte şi distribuie raportul final la:
- OAN şi ministrului finanţelor publice,
- părţii auditate, la nivel de management superior (Seful Departamentului).

Dacă, mai târziu, se descoperă o eroare în raportul final, auditorul intern va emite o notă de corecţie
a raportului de audit intern. După aprobarea Şefului Departamentului de audit intern, nota
respectivă va fi trimisă tuturor celor care au primit raportul final.

7.8.3. Reacţia părţii auditate

Partea auditată are ocazia să reacţioneze la concluziile auditului înaintea publicării raportului final
(Vezi § 7.6.4.-Transmiterea raportului prelimnar către partea auditată) în decurs de 15 zile de
la primirea raportului.

69
Răspunsul părţii auditate poate fi inclus sau anexat la raportul final. Totuşi, dacă partea auditată se
hotărăşte să nu răspundă după emiterea raportului final, prima pagină a raportului final va fi o
scrisoare de solicitare a unui răspuns în scris din partea părţii auditate, cu privire la recomandările
raportului.

In răspuns, partea auditată va explica modul de rezolvare a problemelor identificate de raportul de

audit şi va include un calendar al implementării. In anumite cazuri, managerii pot alege să răspundă
prin decizia de a nu implementa recomandările auditului şi de a accepta riscurile asociate cu
concluziile unui proces de audit.

FN transmite punctul său de vedere asupra proiectului în decurs de 15 zile; dacă nu face acest lucru,
înseamnă că este de acord cu răspunsul părţii auditate.

7.8.4 Comentariile părţii auditate

Ca parte a programului de auto-evaluare a auditului intern (Vezi Capitolul 10 - Controlul calităţii),

auditorii cer părţii(lor) auditate să comenteze asupra performanţei auditului intern, astfel încât
auditorii să poată face schimbări ale procedurilor lor, ca rezultat al sugestiilor părţilor auditate.

7.9 Monitorizarea implementării recomandărilor

7.9.1 Proces de urmărire

Obiectivul procesului de urmărire este de a stabili dacă problemele ridicate de audit au fost abordate
corect. Procesul de urmărire desfăşurat de auditorii interni este definit ca un proces prin care ei
stabilesc precizia, eficienţa şi încadrarea în timp a acţiunilor întreprinse de management în legătură
cu concluziile raportate de audit. Auditorii interni vor trebui să constate dacă acţiunile întreprinse în
legătură cu concluziile auditului remediază condiţiile de bază.

Trimestrial, Unitatea de audit intern va face o revizie a procesului de urmărire, pentru a verifica ce
s-a făcut în legătură cu concluziile din raport.

Pentru activitatea de urmărire se vor aplica aceleaşi norme ca şi pentru activitatea de audit, care au
fost folosite pentru a documenta activitatea iniţială de audit.

Atunci când se face urmărirea, auditorul se va afla în una din situaţiile următoare:

- problema a fost abordată corect, prin implementarea acţiunii corective originale,

- problema a fost abordată corect prin implementarea unei acţiuni corective alternative,
- problema nu mai există din cauza schimbărilor din procese
- acţiunea corectivă a fost iniţiată dar nu este completă
- problema nu a fost abordată

Auditorul va stabili care din aceste condiţii se aplică.

7.9.2 Raport de urmărire: Raport al situaţiei recomandărilor auditului

Revizuirea se va încheia cu un raport de urmărire, care menţionează acţiunile întreprinse de partea

auditată pentru a rezolva problemele din raportul original. Recomandările auditorului privind stadiul

70
(de exemplu, Implementat, Implementare retrasă, Neimplementat) vor trebui documentate în
raportul de stare a recomandărilor auditului – Ref A3 – 3.

Auditorul va comunica rezultatele urmăririi părţii auditate. Dacă problemele respective nu au fost
abordate în mod corespunzător, atunci ar putea fi nevoie să se ţină o şedinţă. Urmărirea şi discuţiile
cu partea auditată vor continua până când se rezolvă acţiunea corectivă.

Dacă, într-un anumit moment, auditorii se îndoiesc de faptul că una din problemele identificate în
decursul procesului de audit va fi rezolvată, ei vor trebui să-şi argumenteze părerea pe baza
documentelor de lucru şi vor trebui să discute chestiunea cu SAO, OAN şi cu alte persoane din
managementul Phare, mai degrabă decât să se limiteze la a menţiona că problema este în curs de
rezolvare.

 Vezi procedura operaţională PO22

71
 8. PRINCIPII ESENTIALE SI RECOMANDARI PENTRU DESFASURAREA
ACTIVITATII DE AUDIT

Atunci când se desfăşoară un proces de audit, este bine să se ia în considerare următoarele

recomandări şi sugesii.

8.1 Principiile relaţiilor interumane în decursul auditului

Un concept de bază al comportării umane este acela că "fiecare individ este diferit," are valori,
scopuri, ambiţii şi standarde diferite. Auditorul poate să dezvolte relaţii trainice şi să deruleze
procese de audit mult mai bune dacă recurge la acest concept. Următoarele sugestii vă pot fi de
folos.
- Abordaţi fiecare persoană pe care o contactaţi în decursul procesului de audit acceptându-l/o ca
individiualitate distinctă. Adaptaţi fiecare abordare la mediul operaţional şi general al fiecărui
individ. A fost persoana respectivă supusă unui alt proces de audit înainte? Este el/ea
familiarizat/ă cu problemele pe care urmează să le analizeze auditul intern?
- Păstraţi contactul cu conducerea şi informaţi-o constant despre derularea evenimentelor.
Conducerea este interesată de ceea ce se întâmplă în decursul procesului de audit.
- Demonstraţi că se pot pune întrebări şi se pot face sugestii care vor fi utile pentru management.
- Luaţi în considerare problemele care merită a fi supuse atenţiei managementului cu multă grijă.
Repuneţi problemele care au consecinţe minore la locul pe care îl merită.
- Inapoiaţi dosarele şi fişierele la timp şi în condiţii bune. Daţi un bun exemplu de păstrare a
lucrurilor în ordine.
- Folosiţi un feedback bun în timpul interviurilor/discuţiilor cu partea auditată. Repetaţi ceea ce v-
a spus partea auditată. El/ea va confirma sau va clarifica lucrurile.

8.2 Alte principii

8.2.1 Generale

- Amintiţi-vă în permanenţă obiectivele generale în timpul auditului. Lucraţi numai cu acele

detalii care vă ajută să acoperiţi aceste obiective.
- Folosiţi buna judecată în stabilirea priorităţilor şi a volumului de timp care trebuie alocat
fiecărei etape din audit.
- Păstraţi calendarul acţiunilor suficient de flexibil, astfel încât să vă puteţi desfăşura activitatea.
Atunci când timpul este limitat, faceţi ceea ce trebuie făcut şi amânaţi ceea ce a rămas. Tineţi
cont de calendarul de evenimente al părţii auditate şi de programul de lucru al acestuia.

8.2.2 Obţinerea de informaţii

Metodele pentru obţinerea de informaţii despre activitatea, sistemele sau procesele de control care
sunt supuse revizuirii, includ:
- Intervievarea personalului adecvat din FN.
- Revizuirea manualelor de proceduri, dacă acestea există.
- Revizuirea Fişelor de Post, dacă acestea există.
- Revizuirea sau elaborarea diagramelor.
- Identificarea uneia sau mai multor tranzacţii prin documentele aferente (procedeu cunoscut şi ca
mişcările prin tranzacţii).
- Completarea chestionarelor pentru controlul intern.

72
- Respectarea operaţiunilor.

8.2.3 Informaţie de documentare

Analiza auditorului asupra sistemului intern de control va trebui documentată.

1. Proceduri de audit- Identificaţi paşii necesari pentru testarea eficacităţii controalelor interne
identificaţi în analiza auditorului făcută asupra sistemului de control. Fiecare procedură va
trebui să fie direct legată de obiectivul auditului şi să fie susţinută prin documente de lucru
care documentează testul şi rezultatele sale.

2. Documente de lucru de susţinere- Planuri şi memo-uri vor documenta testele auditorului

asupra controlului intern ca şi asupra altor proceduri de audit. Scopul documentelor de lucru
trebuie legat direct de o procedură specifică de audit.

3. Concluzie- Auditorul va trage o concluzie generală privind paşii de audit finalizaţi.

Documentele de lucru vor identifica punctele tari şi lacunele controlului.

8.2.4 Natura testelor de respectare a regulilor şi a testelor independente

Eşantionarea cere ca auditorul să-şi folosească judecata profesională în planificarea, derularea şi

evaluarea unei mostre şi în corelarea dovezii materiale produsă de mostră cu alte dovezi materiale,
atunci când ne formăm o concluzie despre balanţa contului corelat sau despre clasa tranzacţiei.
Testele de respectare a regulilor sunt testarea unei operaţiuni sau sarcini în condiţii predeterminate,
pentru a-i măsura gradul de respectare a regulilor. Testarea independentă oferă dovezi despre faptul
că procedurile şi controalele sunt adecvate şi suficiente pentru a asigura rezultate corecte. Un factor
care afectează încrederea unui auditor, derivat din efectuarea testelor privind respectarea regulilor şi
a celor independente, este încrederea în sistemul de control intern al clientului. Dacă există un
sistem comprehensiv de control intern şi de monitorizare, ar putea fi posibil să reducem numărul
testelor de respectare a regulilor şi a celor independente. Auditorul va accesa evaluarea riscului
făcută de management şi dacă acesta este satisfăcut de faptul că zonele de risc au fost identificate
corect, auditul va creşte gradul de eşantionare (atât în ceea ce priveşte respectarea regulilor cât şi a
testelor independente în domeniile respective).

Testele de respectare a procedurilor se referă la:

- Au fost îndeplinite procedurile necesare?
- Cum au fost ele îndeplinite?
- Cine le-a îndeplinit?
- Au fost procedurile îndeplinite în mod constant?

Unele aspecte ale controlului intern necesită proceduri care nu sunt necesare în mod deosebit pentru
executarea tranzacţiilor. Această clasă de proceduri include aprobarea verificării documentelor care
sunt evidenţe ale tranzacţiilor. Testarea acestor proceduri necesită inspectarea documentelor corelate
pentru a obţine dovezi sub formă de semnături, parafări, ştampile de certificare şi altele lucruri
asemănătoare, pentru a indica dacă şi de către cine sunt făcute şi pentru a permite o evluare a
corectitudinii performanţei lor.

73
Alte aspecte ale controlului intern necesită distribuţia îndatoririlor de asemenea manieră încât
anumite proceduri să fie derulate independent, cum ar fi contabilitatea şi plăţile. Indeplinirea acestor
îndatoriri este în mare măsură evidentă din operaţiunea departamentului sau datorită existenţei
evidenţelor esenţiale; în consecinţă, se vor face teste de respectare a procedurilor în primul rând
pentru a stabilit dacă ele sunt desfăşurate de persoane care nu au incompatibilitate de funcţii.
Testarea independentă este o procedură folosită pentru a aduna dovezi privind dimensiunea
înregistrărilor greşite din balanţele conturilor şi, în particular, pentru a compara valoarea
înregistrărilor greşite cu materialitatea planificată pentru balanţa contului. Ea constă din teste ale
detaliilor claselor de tranzacţii şi a balanţelor conturilor şi din proceduri analitice. Cu alte cuvinte,
auditorii strâng dovezi despre gradul în care fiecare balanţă a contului material este completă dn
punct de vedere material, valabilă şi corectă. Probabil este dovada cea mai critică culeasă în timpul
procesului de audit.
Proceduri independente:
 Teste de detalii, care includ
- examinare fizică
- inspecţie
- garanţie, confirmare
- recalculare
- cercetare de confirmare
- test de detalii, care include
 procedurile analitice includ
- test rezonabile
- scanare
- revizuire
- analiza regresivă
- proceduri de anticipare a proceselor
- analiza indicatorilor

Obiectivul testelor independente este să determine respectarea tranzacţiilor sau activităţilor

individuale în ceea ce priveşte regulile sau reglementările relevante. Deoarece testele independente
sunt folosite pentru a investiga anumite tipuri de tranzacţii, programele de audit vor trebui elaborate
de asemenea manieră încât să acopere toate cazurile posibile, folosindu-se criteriile enumerate mai
jos. Revizuirea analitică este o parte importantă a testării independente şi se vor folosi tehnici
adecvate ori de câte ori acest lucru este relevant. Fiecare testare independentă din programele de
audit va fi elaborată astfel încât să verifice dacă sunt respectate următoarele criterii. Fiecare criteriu
este ilustrat printr-un posibil test independent. De notat că exemplele nu sunt menite a fi definitive
sau complete.

Exemple de testare independentă

a) Legalitatea şi regularitatea activităţii
O verificare care arată dacă activitatea care s-a desfăşurat a fost conformă cu baza legală relevantă.
De exemplu, testele pot să examineze dacă o anumită activitate care a fost desfăşurată este
conformă cu cerinţele detaliate ale reglementărilor din punct de vedere al sumei totale sau
procentajului ratei finanţării.

b) Dacă evidenţele financiare şi de altă natură sunt complete

O verificare pentru a vedea că sistemele financiare şi pentru alte informaţii înregistrează toate
detaliile relevante. De exemplu, un test independent ar putea verifica dacă evidenţele privind toată
activitatea celor care participă la instruire sunt ţinute centralizat de un manager/operator de proiect
74
şi dacă aceste evidenţe respectă manualul sau alte evidenţe ţinute pe plan local. Se pot folosi
proceduri analitice în legătură cu aceste teste - mai ales indicatori şi teste de predicţie.

c) Realitatea operaţiunii
De fapt s-a verificat dacă operaţiunile înregistrate în sistemele financiare şi de altă natură au avut
loc, într-adevăr. De exemplu, un test special ar putea verifica dacă plăţile individuale făcute
persoanelor care au participat la instruire şi care sunt înregistrate în sistemele financiare, au fost
într-adevăr făcute, prin examinarea evidenţelor tranzacţiilor pe care cei care au participat la instruire
le-au semnat. La fel, se pot examina evidenţele privind stocurile, ca să vedem dacă bunurile au fost
într-adevăr livrate. Se pot folosi procedee analitice - mai ales indicatori şi analiza tendinţelor.

d) Măsurarea activităţii
Se verifică dacă mărimea tranzacţiilor s-a calculat corect. De exemplu, un test independent poate
verifica dacă s-a folosit rata de schimb corectă pentru transformarea unei solicitări de plată din
valuta naţională în ECU. Procedurile analitice relevante includ teste predictive şi analiza tendinţelor.

e) Evaluare
Se verifică dacă bunurile şi celelalte articole sunt înregistrat cu valoarea lor corectă în evidenţele
financiare. De exemplu, un test independent poate verifica dacă vânzarea sau achiziţia unui bun este
înregistrată cu valoarea ei corectă în sistemul contabil prin verificarea facturii sau notei de vânzare
originale.

f) Existenţă
Verificaţi dacă bunurile şi celelate articole există într-adevăr. De exemplu, un test independent poate
verifica dacă un bun înregistrat în evidenţele financiare există într-adevăr sau dacă persoanele
înregistrate ca participând la instruire există într-adevăr. Aceste teste independente implică
verificarea fizică a existenţei lucrurilor sau persoanelor - numărarea participanţilor sau pur şi simplu
vizionarea bunului.

g) Proprietate
O verificare pentru a vedea dacă bunurile înregistrate sunt cu adevărat proprietatea unităţii auditate
sau dacă aceasta le foloseşte în mod corect. De exemplu, un test independent poate implica
verificarea faptului că unitatea auditată are un contract de închiriere valabil, sau este proprietarul
legal al sediului folosit.

h) Calitatea contribuţiilor şi a rezultatelor

O verificare pentru a vedea dacă contribuţiile şi rezultatele sunt de calitate adecvată. De exemplu,
pentru contribuţii putem verifica dacă tot personalul care face instruirea este calificat în mod
adecvat. Pentru rezultate, putem verifica dacă cei instruiţi au dobândit o calificare vocaţională
recunoscută.

8.2.5 Incadrarea în timp

Procedurile de control intern care lasă dovezi ale auditului prin evidenţă documentară de respectare
a procedurilor trebuie testate pentru a vedea dacă respectă procedurile în vigoare. Conceptul
general de eşantionare include selectarea unor articole din întregul set de date executat pe tot
cuprinsul intevalului supus auditului.
Procedurile de control intern care depind de distribuirea sarcinilor şi nu lasă dovezi ale auditului,
trebuie testate în mod diferit, pentru a vedea dacă respectă procedurile.
- Intrebările se vor referi la întregul interval supus auditului.

75
- Observaţiile se vor limita la intervalele în care auditorul este prezent şi efectuează alte segmente
ale auditului.

8.2.6 Tehnici de eşantionare

Obiectivul eşantionării este să se obţină informaţii despre caracteristica unei populaţii. Atunci când
testele de respectare a regulilor şi testele independente implică proceduri de inspecţie, eşantionarea
pare a fi mijlocul cel mai eficient din punct de vedere al eficienţei costurilor.

Eşantionarea implică luarea de decizii despre următoarele lucruri

1) Selecţia articolelor – care dintre ele şi cum sunt alese
2) Mărimea eşantionului – Câte articole
3) Precizia eşantionului – cât de mult poate să difere ca rezultat al unei erori
4) Realitatea statisticilor privind eşantioanele - cât de mult pot varia ca rezultat al erorii

Alegerea articolelor pentru eşantioane – metoda preferată este să fie reprezentativă pentru populaţie.

Metode de eşantionare
1) Selecţie aleatorie
2) Selecţie sistematică (interval)
3) Selecţie în bloc
4) Selecţie cu intenţie
5) Selecţie stratificată
6) Selecţie pe baza masei monetare cumulate

8.2.7 Durata testării

Durata testului de respectare a regulilor se bazează pe rezultatele evaluării controlului intern.

Testele de respectare a regulilor sunt folosite pentru a stabili eficacitatea controalelor prescrise
pentru a conta pe ele în ceea ce priveşte natura, durata şi stabilirea în timp a testării independente.
Nu se obţine nici un beneficiu al auditului dacă se fac teste de respectare a regulilor unor controale
interne ineficiente sau dacă costurile testelor de respectare a regulilor depăşesc beneficiile.

Durata testului de respectare a regulilor variază direct proporţional cu cât de mult se poate conta pe
controalele interne, în timp ce durata testelor independente variază invers proporţional cu gradul de
încredere de care se bucură controalele interne.

In cazul unor lacune foarte serioase ale controlului contabil intern, ar putea fi nepractic să se
elaboreze teste independente adecvate; astfel, auditorul va trebui să emită un raport negativ despre
operaţiunile departamentului care este auditat.

8.2.8 Eficacittea sistemelor de control

Deşi eforturile auditorului pot fi direcţionate mai mult spre controalele interne ale FN decât spre
declaraţiile financiare rezultante, care sunt preocuparea principală a unui auditor independent,
abordarea fundamentală este aceeaşi pentru ambele probleme - să se poată conta pe un sistem
eficient de control intern.

76
Evaluarea controlului intern se realizează prin teste de respectare a regulilor şi prin teste
independente.

Testele de respectare a regulilor şi cele independente au scopuri diferite şi ele vor fi atinse în
decursul activităţii pe teren.

 Testarea pentru respectarea regulilor: Pentru a oferi asigurări rezonabile că procedurile de

control contabil sunt aplicate în mod constant aşa cum sunt ele prescrise de politici,
proceduri, reguli şi reglementări, ca şi de proceduri solide de afaceri.

 Testare independentă: Pentru a obţine dovezi despre valabilitatea şi corectitudinea

tratamentului contabil al tranzacţiilor şi balanţelor sau, dimpotrivă, al erorilor sau
neregulilor găsite.

Testele de respectare a regulilor sunt folosite pentru a stabili mărimea testării independente ce
urmează a fi derulate. Astfel de teste sunt necesare dacă procedurile recomandate trebuie respectate
pentru stabilirea naturii, timpului, sau mărimii testelor independente ale unor clase particulare de
tranzacţii sau balanţe. Auditorul poate să decidă să nu conteze pe procedurile prescrise pentru că
el/ea a ajuns la următoarele concluzii:
- Procedurile nu sunt satisfăcătoare pentru scopul propus.
- Efortul auditului, necesar pentru a testa respectarea procedurilor, pentru a justifica de ce s-a
contat pe ele în derularea de teste independente, va depăşi reducerea efortului care ar putea fi
obţinută dacă se contează pe aceste lucruri.

In evaluarea controalelor interne, se folosesc diverse metode de eşantionare pentru a se forma o

opinie despre populaţia testată. Auditorul foloseşte eşantionarea pentru a culege informaţii dintr-o
selecţie limitată de indivizi din întreaga populaţie, pentru analizarea problemelor posibile, a
cauzelor şi efectelor, ca şi materialitatea rezultatelor. Metodologia de eşantionare folosită trebuie să
fie explicată în procedurile de audit.

8.2.9 Eficienţa sistemelor de control

Evaluarea eficienţei controalelor este judecata auditorului privind costurile/beneficiile

implementării, îmbunătăţirii sau anulării unui control. Evaluările trebuie susţinute atunci când este
posibil, prin informaţii matematice privind costul controlului, beneficiul obţinut şi pierderile
potenţiale care au fost evitate.

77
 9. DOCUMENTELE DE AUDIT
9.1 Introducere

Personalul de audit documentează activitatea desfăşurată prin documentele de lucru. Documentele

de lucru servesc drept legătură între atribuirea sarcinilor de audit, lucrul pe teren desfăşurat de
auditor, şi raportul final.

Documentele de lucru conţin evidenţa planificării şi cercetările preliminare, procedurile de audit,

activitatea în teren, şi alte documente legate de audit.

Foarte important este că documentele de lucru conţin concluziile auditorului şi motivele pentru care
acesta le-a tras. Ele constituie baza pentru elaborarea rapoartelor de audit ca şi baza de justificare a
concluziilor şi recomandărilor auditului.

Documentele de lucru trebuie să fie completate pe toată durata procesului de audit. Unitatea de
audit intern va folosi o metodologie de audit care necesită elaborarea unor documente de lucru care
să aducă dovezi pentru:
- planificare;
- examinarea şi evaluarea corectitudinii şi eficacităţii controalelor interne;
- procedurile de audit care au fost folosite, informaţiile obţinute şi concluziile care au fost trase,
- revizuire,
- raportare,
- şi urmărire,

Pe măsură ce se îndeplineşte fiecare pas din programul de audit, auditorul va cere revizuirea
documentelor de lucru corelate. Documentele de lucru asigură şi o bază pentru evaluarea
programului de asigurare a calităţii auditului intern şi demonstrează respectarea standardelor de
către acest departament.

Deşi cantitatea, tipul şi conţinutul documentelor de lucru vor fi diferite pentru diverse procese de
audit, ele trebuie să fie suficient de detaliate pentru a:

- ajuta auditorii să-şi desfăşoare activitatea,

- asigure susţinere adecvată pentru opinia auditorului,
- să permită o revizuire independentă a activităţii desfăşurate,
- încurajeze o abordare metodică a activităţii ce urmează să fie desfăşurate.

Accesul persoanelor care nu aparţin de UIA la documentele de lucru ale acestei unităţi poate fi
acordat numai de şeful departamentului de audit intern, după acordul OAN, verbal sau scris. In
toate cazurilee în care alţi salariaţi decât cei ai MFP doresc să folosească documentele de lucru ale
unităţii de audit intern, aceştia trebuie să se obţină permisiunea scrisă a OAN.

9.2 Cerinţe

Toate auditurile vor avea un număr şi un titlu. Auditorii trebuie să întocmească un dosar de audit şi
să indice numărul de audit pe el. Numărul de audit va include:

78
 Numele părţii auditate (cod de identificare ce va fi atribuit de UIA),
An
Număr secvenţial.

Documentele de lucru trebuie să fie clare şi uşor de înţeles. Auditorul va ţine cont de faptul că şi alte
persoane vor examina documentele de lucru şi se vor referi la ele. Documentele de lucru nu trebuie
să aibă nevoie de nici o altă informaţie suplimentară şi trebuie să poată fi înţelese ca atare. Orice
persoană care citeşte documentele de lucru, fără să se refere la alte documente decât la cele incluse
în ele, şi fără să pună întrebări, trebuie să poată spune care este scopul pe care auditorul şi l-a
propus, ce a făcut, ce a constatat, şi ce concluzii a tras. Auditorii vor include numai ceea ce este
esenţial în documentele lor de lucru şi se vor asigura de faptul că fiecare document de lucru inclus
serveşte scopurile legate de procedura de audit.

Documentele de lucru vor menţiona:

- Un titlu şi un număr de referinţă (identificarea formularului)
- Data elaborării
- Data revizuirii
- Semnătura auditorului (lor) şi a revizorilor.

9.3 Referinţe încrucişate

Documentele de lucru vor fi elaborate cu ajutorul unui sistem de referinţe încrucişate. Un sistem de
referinţe încrucişate va exista între programul de audit şi programele de audit şi documentele
primare care oferă referinţe despre locul unde s-a desfăşurat activitatea.
Referinţele încrucişate vor fi folosite pentru a menţiona informaţii folositoare în mai multe locuri,
sau pentru menţionarea altor informaţii relevante, care includ sursa informaţiei, conţinutul tuturor
rezumatelor, sau alte documente sau exemple de tranzacţii.

Documentele/informaţiile trebuie menţionate în documentele de lucru o singură dată (Vezi § 9.6).

9.4 Politică de păstrare

Toate documentele de lucru vor fi păstrate de unitatea de audit intern, cu respectarea următoarelor
condiţii privind păstrarea lor:
- Documentele de lucru de audit sunt păstrate până la sfârşitul anului fiscal în care se
implementează toate recomandările.
- La sfârşitul anului fiscal în care s-au implementat toate recomandările, documentele de lucru de
audit vor fi mutate într-un dosar (fişier) de arhivă, pentru anul fiscal în care s-a făcut auditul
- Documentele de lucru ale investigaţiei complete de audit vor fi mutate într-un dosar (fişier) de
arhivă dacă nu există nici un proces legal sau un potenţial proces legal în derulare. Altfel,
documentele de lucru vor fi păstrate în dosarul (fişierul) curent, până când procesul legal nu mai
este de actualitate şi ele vor fi apoi arhivate.
Toate documentele de lucru vor fi puse la dispoziţia CE conform cerinţelor acordurilor aplicabile.

9.5 Fişiere (Dosare) de audit

Documentele de lucru pot fi elaborate şi păstrate sau în format electronic sau pe hârtie.

79
După fiecare audit, auditorii interni vor pregăti un dosar (fişier) cu descrierea tututor documentelor
de lucru corelate.

Fişierele (dosarele) sunt temporare şi permanente.

9.5.1 Fişiere (Dosare) temporare

Fişierele (dosarele) temporare conţin documente de lucru referitoare la un anumit audit. Aceste
documente de lucru sunt evidenţele păstrate de auditor în legătură cu activitatea planificată şi
desfăşurată, cu testele efectuate, informaţiile primite şi cu concluziile care au fost trase.
Documentele de lucru sunt proprietatea FN şi auditorii vor asigura păstrarea lor în siguranţă şi
confidenţialitatea acestora.

In consecinţă, scopul fişierelor (dosarelor) temporare este să asigure o evidenţă despre activitatea de
audit care a fost desfăşurată şi să permită oricărei persoane care revizuieşte auditul să fie satisfăcută
de faptul că la organizaţia auditată s-a derulat o activitate de audit adecvată.

Fişierul (dosarul) de audit poate fi închis când ministrul finanţelor publice şi OAN au aprobat
raportul final de audit.

9.5.2 Fişiere (Dosare) permanente

Scopul unui fişier (dosar) permanent este să ofere auditorilor o sursă de informaţii generale despre
secţiunile auditate şi astfel să le permită să obţină o mai bună înţelegere a sistemelor lor.

Fişierul (dosarul) permanent va fi actualizat în fiecare an şi astfel va oferi auditorului cele mai noi
informaţii disponibile.

(Vezi capitolul următor pentru detalii).

9.6 Controlul şi managementul documentelor

Pentru a asigura o administrare şi urmărire corectă a documentelor produse şi emise de Unitatea de

Audit intern, se vor respecta următoarele principii:
 Documentelor li se va atribui un cod de identificare (See § 9.7. - Structura fişierelor(dosarelor),
identificare şi urmărire).
 Fiecare document de lucru trebuie să poată fi identificat individual pentru audit.
 Fiecare document va identifica numărul total de pagini/file şi, pe fiecare pagină, va menţiona
numărul documentului. Fiecare pagină va avea un număr unic şi va menţiona identificarea şi
referinţa documentului.
 Atunci când un document este distribuit, el va avea o distribuţie bine definită. Toţi cei care
primes copii controlate ale documentului vor primi şi modificările ulterioare ale acestuia şi se
vor asigura că versiunile anterioare sunt identificate corect, pentru a arăta ca au fost scoase din
uz.
 Carta AI şi manualul de proceduri vor avea o evidenţă a modificărilor pentru a menţiona
schimbările făcute faţă de varianta anterioară.
 Respectaţi toate formatele predefinite pentru toate documentele de audit.

80
Auditorii interni vor urma aceste principii în activitatea lor zilnică, în timp ce şeful unităţii de audit
intern răspunde de întreaga activitate privind controlul şi managementul documentelor şi se asigură
că:
 Cerinţele privind documentaţia de audit sunt indentificate, planificate şi incluse într-un calendar.
 Toate documentele UIA sunt redactate, emise şi controlate conform acestor principii.
 Registrele/ evidenţele tuturor documentelor supuse controlului sunt păstrate şi distribuite
conform cerinţelor;
 Copii ale tuturor documentelor sunt păstrate în fişiere (dosare) sigure şi uşor de
identificat/urmărit;
 Cerinţele de arhivare ale documentelor de audit sunt definite şi implementate.

9.7 Structura fişierelor (dosarelor), identificare şi urmărire

Vezi următoarele două pagini

SECŢIUNI DE FIŞIERE (DOSARE)/Descrierea documentelor de Referinţe

lucru pentru
documentele
de lucru
FIŞIERE (DOSARE) TEMPORARE
Secţiunea A - Secţiunea de raportare
- Foaie de atribuire sarcini A01
- Declaraţie de independenţă şi calificări A02
- Rapoarte A03
- Raport final A03 - 1
- Raport preliminar A03 - 2
- Raport privind stadiul recomandărilor auditului A03 - 3
- Formulare de constatări ale auditului A04
- Program de audit (Ghid al programului de audit) A05
- Programe de audit A06
- Calendare săptămânale A07

Secţiunea B - Secţiunea administrativă

- Memo de începere a auditului B01
- Scrisoare către părţile interesate B02
- Memo al şedinţei de deschidere B03
- Memorandum de confirmare a scopurilor şi obiectivelor auditului B04
- Memo al conferinţei de încheiere B05
- Altă corespondenţă cu partea auditată B06
- Chestionar pentru partea auditată (chestionar de auto-evaluare) B06 - 1
- Memo al contribuţiei managementului B06 - 2
- Linii directoare pentru partea auditată, despre participarea la procesul B06 - 3
de audit

Secţiunea C – Secţiunea anchetei preliminare

- Memorandum privind ancheta preliminară C01
- Analiza riscului C02
- Documente pentru analiza riscului C03

81
SECŢIUNI DE FIŞIERE (DOSARE)/Descrierea documentelor de Referinţe
lucru pentru
documentele
de lucru

Secţiunea D – Secţiunea reviziei interne

- Foaie de revziuire a raportului de audit D01
- Revizuirea reacţiilor la raport, ale personalului de audit D02
- Foi de revizuire a documentelor de lucru D03
- Reacţiile personalului de audit la revizuirea documentelor de lucru D04
- Formular de evaluare a performanţei auditului D05
- Formular de evaluare a performanţei personalului D06

Secţiunea E – Secţiunea documentelor financiare

- Declaraţii financiare E01
- Balanţă de probă E02
- Extrase bancare şi scrisori de reconciliere bancară E03
- Lista datornicilor E04
- Lista creditorilor E05
- Scrisoare de reconciliere cu UE E06
- Altele E07

Secţiunea F – etc – Fişier (dosar) cu documentele de lucru

- Fişierul(ele)/dosarul(ele) cu documente de lucru va fi folosit ca documente F
justificative pentru susţinerea concluziilor procesului de audit. Ele sunt
indexate pe litere (E, F, G....). O literă va fi folosită pentru fiecare secţiune G
majoră. Fiecare secţiune majoră a fişierului (dosarului) de audit va trebui să Etc….
corespundă cu un obiectiv al auditului, stabilit în Programul de audit. Nu
există nici un plan standard sau schemă de indexare. Singura cerinţă este că
indexarea trebuie să fie simplă şi uşor de urmărit.
- Rezumate ale interviurilor. F01

FISIERELE (DOSARELE) SECTIUNILOR/ Descrierea documentelor Referinţe

de lucru pentru
documentele
de lucru
FISIERE (DOSARE) PERMANENTE
Secţiunea FP – A : Planuri de audit şi acţivităţi ale UIA
- Planuri strategice PF A01
- Planuri anuale PF A02
- Revizuirea activităţilor UAI PF A03
- Raport anual privind funcţionarea sistemului de audit intern PF A03 - 1
- Listă de verificare pentru auto-evaluare PF A03 - 2

Secţiunea FP – B : Mediu
- Reguli, legi şi reglementări aplicabile PF B01
- Material despre FN - împărţirea sarcinilor şi a responsabilităţilor, număr PF B02
de salariaţi, fişele posturilor, organigrama, natura şi locaţia evidenţelor
contabile
- Informaţii financiare PF B03

82
- Politici interne & Manuale şi proceduri operaţionale PF B04
- Descrieri ale personalului cheie despre operaţiuni şi fluxul tranzacţiilor PF B05
susţinute de documentele aplicabile
- Documente privind sistemul intern de control (Includ puncte de control, PF B06
cum ar fi sistemul de aprobări, autorizări, împărţirea sarcinilor,
supervizare, reconciliere, raportare, etc.)

Secţiunea FP – C : Rapoarte de audit

- Copii ale rapoartelor finale de audit din anii anteriori PF C01

83
 10 PROBLEME GENERALE DE SECURITATE

10.1 Securitatea informaţiilor – Unitatea de audit intern

Următoarele informaţii privind principalele linii directoare ale politicii de securitate for fi
considerate drept politica obişnuită în Unitatea de audit intern şi se aşteaptă ca ele să fie respectate.

- Informaţii restricţionate: Toate informaţiile primite în decursul unui audit şi informaţiile la

care au acces auditorii vor fi considerate drept confidenţiale.
- Documente de lucru: La terminarea auditului, documentele de lucru vor fi ţinute în dulapuri
încuiate, în cadrul Unităţii de audit intern. Numai şeful unităţii de audit intern va acorda accesul
la dosarele de audit persoanelor care reprezintă interese din afara unităţii de audit. Cu toate
acestea, documentele nu vor fi luate în afara Unităţii de audit intern.
- Proprietate asupra datelor: Toate datele păstrate în calculatoarele Unităţii de audit intern
aparţin MFP şi depind de sarcinile profesionale ale auditorilor. Ca atare, aceste fişiere (dosare)
sunt mai degrabă considerate drept fiind proprietatea organizaţiei decât a persoanei care le-a
creat. Toate fişierele (dosarele), indiferent dacă sunt sub formă electronică, pe hârtie, etc., au
nevoie să fie accesate din când în când. Politica Unităţii de audit intern este să pună aceste
informaţii la dispoziţia persoanelor îndreptăţite să aibă acces la ele, fără nici un cost.

Aceste norme sunt elaborate pentru a permite accesul eficient la informaţii pentru cei care sunt
îndreptăţiţi să o facă, şi în acelaşi timp sunt menite să protejeze integritatea fişierelor (dosarelor)
originale.

84
 11. CONTROLUL CALITATII

Seful auditului intern stabileşte şi menţine funcţional un program de asigurare a caliltăţii, pentru a
evalua operaţiunile Unităţii de audit intern.

11.2 Criterii de calitate privind auditul general

Calitatea se obţine în procesul de audit atunci când:

- Auditul are drept rezultat un impact pozitiv asupra proceselor în care există astfel de
oportunităţi.
- Auditorul comunică bine cu partea auditată.
- Perspectivele şi nevoile părţii auditate sunt incluse în procesul de audit.
- Obiectivele, scopurile şi procedurile auditului sunt reevaluate în mod constant pentru a asigura
utilizarea eficientă a resurselor de audit.
- Obiectivele auditului sunt atinse în manieră eficientă şi la timp.
- Activitatea de audit este documentată în mod adecvat.
- Părţile auditate au ocazia să revizuiască constatările, concluziile şi recomandările noastre şi noi
căutăm să ajungem la o înţelegere comună.
- Standardele de practică profesională a auditului intern pentru auditorii interni naţionali sunt
respectate.

11.3 Program de asigurare a calităţii

Scopul acestui program este să ofere asigurări rezonabile privind faptul că activitatea de audit s-a
desfăşurat conform Cartei Naţionale de Audit intern şi normelor şi politicilor aplicabile.

Programul de asigurare a calităţii include elementele următoare:

- Supervizarea activităţii auditorilor interni
- Evaluare internă
- Evaluare externă.

11.3.1 Supervizarea activităţii

Supervizarea activităţii auditorilor interni se face în mod continuu, pentru a asigura respectarea
normelor aplicabile de audit intern, a prvederilor naţionale şi ale CE, care sunt aplicabile
Programului Phare, programelor de audit şi reglementărilor CE.

Fiecare sarcină atribuită UAI este acoperită de revizuiri documentate, aşa cum s-a stabilit în
procedurile operaţionale.

 Vezi procedura operaţională PO15 şi PO17

85
 11.3.2 Evaluare internă
Personalul Unităţii de audit intern va participa la revizia privind dezvoltarea profesională a
personalului. Pentru a oferi feedback personalului din audit în legătură cu performanţa sa în timpul
auditului şi pentru a ajuta fiecare salariat în parte să lucreze cât mai aproape de potenţialul său
maxim, la încheierea fiecărui proces de audit, Seful unităţii de audit intern /Supervizorul va
completa un formular de evaluare a performanţei personalului – Ref D06 pentru fiecare membru din
echipa de audit.

 Vezi procedura operaţională PO21

In plus, la încheierea fiecărei revizii a unui audit, se va solicita părţii auditate să prezinte feedback
în scris, privind eficacitatea proceslui, prin utilizarea unui formular de evaluare a performanţei
auditului.

 Vezi procedura operaţională PO21

Acest tip de feedback va fi revăzut periodic şi va fi considerat atât un mijloc de păstrare şi/sau
îmbunătăţire a practicilor şi proceselor interne, cât şi bază pentru dezvoltarea profesională necesară
a personalului.

UAI va face auto-revizuiri periodice, pentru a verifica respectarea normelor IIA pentru practica
profesională a auditului intern.

11.3.3 Evaluare externă

De către auditori independenţi

Dacă este cazul MFP/OAN pot folosi auditori independenţi pentru derularea unor procese de
evaluare a calităţii operaţiunilor UIA. Aceste revizii vor fi făcute de persoane calificate care sunt
independente de MFP/OAN şi care nu sunt parte a nici unui conflict de interese aparent sau real.
(CHUPIA, Curtea de Conturi, auditori de la CE şi auditori externi.)

UIA se va baza pe rapoarte oficiale, redactate în scris, care vor exprima opinii privind gradul de
respectare a Normelor practicii profesionale a auditului intern de către UIA şi, după caz, cu
includerea recomandărilor pentru îmbunătăţirea activităţii.

11.4 Raportarea activităţii UIA

In fiecare an, până la 1 februarie, şeful auditului intern va prezenta ministrului finanţelor publice,
OAN şi CHUPIA un “Raport de îndeplinire a funcţiei de audit intern la MFP”.

“Raportul de îndeplinire a funcţiei de audit intern la MFP”va acoperi următoarele aspecte:

 Deficienţele depistate în sistemul de control intern al MFP
 Implemenarea planului anual de activitate al UIA cu indicarea numărului de audituri
planificate şi numărul auditurilor implementate;

86
 Cazurile în care scopurile auditului au fost limitate (dacă sunt) cu indicarea motivelor şi a
riscurilor potenţiale;
 Auditurile care au fost desfăşurate şi care nu fuseseră planificate în planul anual de audit al UIA
sau alte sarcini atribuite de ministrul finanţelor publice;
 Indicarea faptului că toate recomandările făcute de audit au fost implementate;
 Revizuirea stadiului implementării recomandărilor procesului de audit şi eliminarea
deficienţelor;
 Recomandările care nu au fost implementate şi pe care auditorul le consideră importante şi
riscurile asociate acestora;
 Faptul că sunt suficiente resurse umane şi materiale pentru a desfăşura procesele de audit care
au fost planificate;
 Instruirea şi calificarea personalului UIA;
 Alte informaţii importante.

Raportul trebuie să reflecte importanţa auditului intern şi să evidenţieze îmbunătăţirea operaţiunilor

MFP.

87
 12. PROCEDURI OPERATIONALE

12.1. Introducere la procedurile operaţionale (PO)

Diagrama prezentată în Capitolul 7 – Metodologia de audit, dă o viziune globală a proceselor de

audit (urmărirea auditului) şi:
- Referinţe la procedura operaţională aplicabilă.
- Referinţe la rezultatul proceselor şi a documentelor standard corespondente.

Procedurile operaţionale sunt detaliate pas cu pas în capitolul de faţă. Ele includ referinţe la
formularele standard şi la exemplele prezentate în Anexe.

12.2. Lista procedurilor operaţionale

Procedură PO-00 PLAN ANUAL DE AUDIT
Procedură PO -01 FOAIE DE ATRIBUIRE SARCINI
Procedură PO-02 CALIFICAREA SI INDEPENDENTA PERSONALULUI
Procedură PO-03 MEMO DE INCEPERE AUDIT
Procedură PO-04 NOTIFICAREA PARTILOR INTERESATE
Procedură PO-05 SEDINTA DE DESCHIDERE
Procedură PO-06 CONFIRMAREA SCOPULUI ŞI OBIECTIVULUI
AUDITULUI
Procedură PO-07 ANCHETE PRELIMINARE
Procedură PO-08 EVALUAREA CONTROALELOR INTERNE (EVALUAREA
RISCULUI)
Procedură PO-09 ELABORAREA PROGRAMELOR DE AUDIT
Procedură PO-10 ELABORAREA PROGRAMELOR DE AUDIT
Procedură PO-11 CULEGERE EVIDENTE
Procedură PO-12 DOCUMENT DE LUCRU TEST
Procedură PO-13 CONSTATARE AUDIT
Procedură PO-14 CONSTATARI DE ILEGALITATI
Procedură PO-15 REVIZUIREA DOCUMENTULUI DE LUCRU
Procedură PO-16 RAPORT DE AUDIT - PROPUNERE
Procedură PO-17 REVIZUIREA PROPUNERII RAPORTULUI DE AUDIT
Procedură PO-18 PROPUNERE DE RAPORT TRANSMISA LA PARTEA
AUDITATA
Procedură PO-19 CONFERINTA DE INCHIDERE
Procedură PO-20 RAPORT FINAL
Procedură PO-21 EVALUAREA PERFORMANTEI AUDITULUI
Procedură PO-22 PROCES DE URMARIRE
Procedură PO-23 INCADRAREA IN CALENDAR

88
 LISTA ANEXELOR – FORMULARE STANDARD

Anexa Formular Procedura

Standard Operaţională la Titlu Document
Referinţă care se referă
Anexa 01 A01 PO 01 Foaie de atribuire de sarcini
Anexa 02 A02 PO 02 Declaraţie privind calificarea şi independenţa
personalului
Anexa 03 A03 PO 16 PO 20 Raport de audit
Anexa 04 A03-3 PO 22 Raport privind situaţia recomandărilor auditului
Anexa 05 A04 PO 13 PO 14 Formular de constatări ale auditului
Anexa 06 A05 PO 09 Program de audit (=Ghid al programului de audit)
Anexa 07 A06 0P 10 Program de audit
Anexa 08 A07 PO 23 Formular de planificare săptămânală
Anexa 09 B01 PO 03 Memo de începere a auditului
Anexa 10 B02 PO 04 Scrisoare către părţile interesate
Anexa 11 B03 PO 05 Memo al şedinţei de deschidere
Anexa 12 B04 PO 06 Memorandum de confirmare a scopului şi
obiectivului auditului
Anexa 13 BO6 – 1 PO 00 PO 18 Chestionar pentru partea auditată (Chestionar de
auto-evaluare)
Anexa 14 B06 - 2 PO 00 PO 18 Memo de contribuţie pentru management
Anexa 15 BO6 – 3 PO 05 Linii directoare pentru partea auditată, despre cum
să acţioneze în cazul unui audit
Anexa 16 C02 PO 08 Matricea riscului
Anexa 17 D01 PO 17 Fişa de revizuire a rapoartelor de audit
Anexa 18 D03 PO 15 Fişă de revizuire a documentelor de lucru (etape
ale auditului)
Anexa 19 D05 PO 21 Formular de evaluare a performanţei auditului
Anexa 20 D06 PO 21 Formular de evaluare a performanţei personalului
Anexa 21 F 01 PO 07 Rezumatul interviului
Anexa 22 PF A01 PO 00 Plan strategic de audit
Anexa 23 PF A02 PO 00 Plan anual de Audit Plan
Anexa 24 WP PO 11 - PO 12 Document de lucru pentru test
Anexa 25 N/A PO24 Revizuiri sugerate pentru manualul AI
Anexa 26 IR-F-01 PO 14 Raportarea neregulilor

89
ANEXA A - GLOSAR AL DEFINITIILOR

90