Administración Activa.

Docente: Abi Roxana de la Cruz Alcudia.

Licenciatura en Gestión y Administración de PyME.

Unidad 2. El proceso adninistrativo en la PyME.

Evidencia de aprendizaje.
 Proceso Administrativo aplicado a la empresa Easy Rent PC.

Este trabajo se desarrollará sobre un proyecto que un servidor tiene en puertas junto a un socio.
Aprovecharé los conocimientos adquiridos al momento para diseñar todo el proceso que tendrá
este proyecto.

Nombre: Easy Rent PC

Descripción: Empresa en modelo Outsourcing dedicada al servicio externo y de apoyo en áreas de

informática y al arrendamiento de equipo de impresión y computo.

Ubicación: Carretera Federal México – Puebla Km. 17.5, Local 20 – 22. Los Reyes La Paz, Estado de
México.

Giro: Sistemas computacionales y servicios de impresión.

Planeación.
Actualmente se cuenta con 5 personas capacitadas tanto en servicios de impresión como en
servicios informáticos, herramienta adecuada y suficiente, dirección y teléfono de oficina,
contacto con algunos clientes (con los cuales ya se han tenido pláticas), equipo de impresión para
arrendamiento y alta en hacienda con régimen RIF (posteriormente se cambiará a régimen
intermedio).

Dentro de la planeación se debe plantear la identidad o personalidad de la empresa, por esto es

importante definir la visión, la misión, los valores en los cuales se basará el éxito.
Figura 1: Elaboración propia. Boceto de la carta de presentación, en ella se muestra la misión y la visión de la
empresa.

Análisis FODA

Fortalezas

 Experiencia técnica de los principales socios.

 Experiencia en el modelo empresarial planteado dentro del mercado.
 Se cuenta con personal altamente capacitado dispuesto a apoyar el proyecto.
 El contacto con marcas reconocidas del giro nos ayudará a ser un canal comercial.
 Contacto con clientes que nos consideran de confianza.
 No se necesita una inversión grande.
 Al ser una empresa de servicios informáticos contamos con el conocimiento y el manejo
de las nuevas tecnologías.
 De ser necesario, se cuentan con canales de financiamiento.
 Contacto con otras empresas del mismo giro y el mismo modelo.
Oportunidades

 Un amplio mercado, desde salas de internet y papelerías de barrio, hasta pymes y

empresas grandes, así como al sector público.
 Existe un nicho en el sector educativo privado mal atendido.
 Las mismas marcas le impartirían cursos al personal de la empresa y así poder ofrecer
mejores soluciones.
 Existen varias empresas de reciente creación en la zona oriente de la CDMX y Estado de
México.

Debilidades

 No se tendría un sueldo base, se comenzaría con el modelo de comisiones.

 Aprendizaje administrativo en progreso.
 Transporte particular insuficiente para atender emergencias de alto grado con clientes.

Amenazas

 Alta competencia, mucha de ella consolidada.

o Como se menciona en las Fortalezas, contamos con contactos de otras empresas a
las cuales podemos servicios de apoyo (este modelo ya se práctica) y de esta
forma transformamos una amenaza en una oportunidad de obtener ingresos.
o Esta competencia está concentrada en las zonas industriales y céntricas de la
CDMX pero existe un sector poco atendido como en la zona oriente.
 Regímenes fiscales.

Objetivos corporativos

Corto plazo

 Colocación de 10 a 15 equipos de impresión en arrendamiento en los primeros 2 meses de

iniciar actividades.
 Firma de 2 a 3 contratos con empresas de diferentes giros que necesiten servicios de
soporte técnico en sus sistemas computacionales en modelo outsourcing.

Mediano plazo

 Adquisición de más equipo de impresión (multifuncional y copiadora) para el servicio de

arrendamiento y para venta.
 Si bien se usara como plataforma un negocio ya establecido dedicado a la venta de
computadoras y sus accesorios, se buscará la adquisición de equipo de cómputo para
contar con el servicio de arrendamiento.
 Incremento de stock de consumibles y refaccionamiento.
 Contratación de 2 a 3 personas, (o según el desarrollo de la empresa)
Largo plazo

 Alcanzar la meta de 50 a 60 equipos de impresión en arrendamiento en un lapso de 18

meses.
 Tener un stock suficiente de equipo de impresión y de computo.
 Contar con al menos 25 personas en área operativa.
 Tener ya el cambio de régimen fiscal.

Estrategias.

Con respecto a lo financiero.

Comenzaremos con un régimen fiscal que nos permita el ahorro en pago de impuestos. Este
régimen nos permitirá el ahorro y la inversión en futuros proyectos o bien, en adquisición
mercancías y de cursos para otras certificaciones.

De inicio se manejara un modelo de austeridad, solo gastos necesarios.

Con empleados se manejaran incentivos económicos en el modelo de comisiones.

Con respeto al personal.

Contratación de elementos capacitados para las áreas específicas. Deberán contar con estudios
de: Ing. En sistemas, Lic. Informática o a fines y mínimo con estudios técnico superior universitario
a fines. La única excepción será si el interesado cuenta con certificaciones de las marcas con las
cuales Easy Rent PC trabaja.

Con respecto a la competencia.

Si bien es un ramo bastante competitivo, nos diferenciaremos de la competencia con ayuda de las
certificaciones directas de las marcas. Este punto es sumamente importante pues nos convierte en
una empresa especializada en estas marcas y por lo tanto no tendremos que devaluar nuestros
precios para competir.

Políticas.

Con respecto al personal

 Contar con los conocimientos suficientes en nivel Ingeniería o técnico superior.

 Buena presentación y agilidad en la expresión verbal y escrita.
 Con gran sensibilidad a la cultura del trabajo y el esfuerzo.
o Personal dentro de las oficinas del cliente
 Buena presentación
 Usar lenguaje adecuado
 Siempre dirigiéndose respetuosamente con los clientes
 Ser amables y serviciales
o Dentro de las oficinas
 Respeto entre compañeros
  Buena presentación

En lo organizacional.

 Cumplimiento con las normas legales del país.

 Plena comunicación interna (trabajo en equipo).
 Plena comunicación externa (personal en sitio -> empresa -> atención a clientes).
 Ningún cliente es menos importante.
 Cada una de las promesas hechas a los clientes deben cumplirse cabalmente.

Programas

Como se aprecia en la siguiente gráfica de Gantt, ya se tiene un avance considerable en este

proyecto. En el mes de febrero no fue posible concretar actividades.

Presupuestos

Al ser una empresa en la cual el mayor de los activos es el conocimiento, en realidad no se

necesitan grandes capitales iniciales, aun así, se presenta los siguientes puntos:
Financiero.

Ingreso
Sueldos
Gastos de mensual
para 4 Sueldo
Capital inicial movilización (estimado
empleados socios
(Mensual) primeros
(mensual)
18 meses)
$65,000 $7,200 $26,000 $18,000 $85,000

Notas:
- Al usar oficinas que ya están en función se cuenta con 2 meses de renta adelantados.
- Las herramientas para trabajo y equipos de impresión para arrendamiento se adquirieron
anteriormente.

Procedimientos (diagramas de flujo).

Área operativa

 Reparación de equipo.

 Solución de reportes.
Área administrativa

 Concentrado de reportes y análisis para encontrar áreas de oportunidad

Organización.
Organigrama

Figura 2. Elaboración propia. Organigrama inicial.

Funciones.

Socios: Consta de dos personas quienes además invertirán el capital financiero para iniciar el
proyecto. Cada uno tendrá sus áreas de acción:

 Socio 1: Áreas administrativas

o Recursos humanos
o Contacto con clientes
o Mercadotecnia
o Costos y presupuestos
 o Gestión de certificaciones con marcas y cursos
o Investigación de remanufactura y nuevas tecnologías

Se prevé abrir dos vacantes para esta área, una dedicada al seguimiento de clientes y a la
mercadotecnia y otra en la investigación de nuevos procesos.

 Socio 2: Dirección operativa

o Coordinación de personal en sitio
o Coordinación de envíos de mercancía con clientes
o Supervisor del área de reparaciones (taller)
o Concentrado de reportes técnicos para el estudio de mejoras continuas

Se cuentan con 5 personas (incluyendo al director operativo) que se encontraran en atención de

clientes en sitio.

Se prevé abrir 2 vacantes para atención telefónica (modo call center).

Dirección.
Toma de decisiones
La toma de decisiones será basada en los reportes diarios de los técnicos en sitio y las
necesidades de los clientes. Cada cliente contará con una prioridad de acción para que no
se vea interrumpida su producción. Se considera para cada cliente un semáforo de
emergencia.

 Rojo: Afectación directa en la operación de los clientes. Atención inmediata.

 Amarrillo: Reportes importantes pero que no son de tanto impacto en la operación
de los clientes. Pueden ser atendidos en un mediano lapso de tiempo.
 Verde: Solicitudes de mejora por parte del cliente.
Sobre estos parámetros se determinaran las mejores decisiones en beneficio del cliente y
por consiguiente, para mejorar las operaciones internas de Easy Rent PC.
Integración
Como ya se mencionó, Easy Rent PC es una empresa dedicada a los servicios informáticos
y al arrendamiento y servicio técnico de sistemas de impresión. Para integrar todos los
recursos se tomarán en cuenta las siguientes características.

 Recursos humanos: Todo el personal debe ser especializado en su área y deberá

tener una capacitación acorde a los requerimientos técnicos.
o Parte del presupuesto financiero estará destinado a la capacitación
constante.
o Se otorgaran las herramientas necesarias a cada trabajador para la
realización de sus actividades.
  Recursos financieros: Se destinará el 35% de los ingresos para la adquisición de
mercancía (impresoras, multifuncionales, computadoras, consumibles etc.) para
stock.
 Operativo: Todas las acciones a tomar dentro del área administrativa serán
visualizadas desde el día a día de los empleados en sitio.
Motivación
Cada empleado es importante para la empresa y en este mismo sentido, se concederán
como el activo más importante y por este motivo la motivación será trabajada desde el
lado económico. Se considerar de igual forma las siguientes acciones:

 Convivencia: Se organizaran comidas o cenas mensuales para todos los

trabajadores
 Comisiones: Se otorgarán comisiones económicas según resultados.
 Participación activa: Todas las propuestas para mejorar los procedimientos por
parte de los trabajadores se tomaran en cuenta y se estudiaran para determinar su
compatibilidad con la empresa y/o con las necesidades de los clientes.
Comunicación
En una época de telecomunicaciones y al ser una empresa relacionada con las nuevas
tecnologías, se aprovecharan estas herramientas para una plena comunicación.

 Se diseñara un sistema en donde los empleados puedan subir sus actividades

diarias.
 Cada empleado contará con un teléfono móvil Smart.
 Todas las áreas se reportarán entre sí.
 Se desarrollará una cultura del respeto entre los empleados y esto incluye el evitar
información errónea generada por comentarios sin fundamentos.
Autoridad

 Delegar: Cada empleado tendrá el diseño de sus actividades, esto no significa que
se limitaran a estas, en otras palabras, todo el empleado tiene la obligación de
atender reportes que no le correspondan dentro de su área y reportarlo al área
correspondiente. Es importante que si el empleado no puede solucionar el
problema emita el reporte al área correspondiente.
 Liderazgo: Es difícil tratar con diferentes tipos de personas y es muy difícil
determinar el límite entre el “jefe” y el “líder”, por este motivo se tomará como
acción una media entre estas dos.
o Se colocará al personal idóneo a cada necesidad y en cada puesto
requerido por los clientes.
o Asignación de tareas.
 o Se fomentara el respeto mutuo entre directores y empleados.
o Se escucharan todas las propuestas de mejora de los empleados para
determinar las acciones entre los dos sectores y así fomentar la confianza.

Control.
Estándares.

 Estándares de servicios: Con ayuda a los manuales técnicos y los diagramas de flujo
descritos anteriormente se estandarizara los procesos.
 Estándares de costos: Como política de la empresa se trabajara en modelo de
austeridad, solo se invertirá en capacitación y mercancía.
Por otro lado se considerarán los semáforos de atención descritos en la toma de
decisiones de la etapa de administración para determinar los estándares personalizados
de cada cliente.
Medición de resultados.
Con ayuda del desarrollo del reporte de las bitácoras semanales se implementarán
programas para disminuir incidencias. La comparación de estas boticarias nos indicará si
las acciones programadas han tenido éxito.
Detección de desviaciones
Si los programas propuestos para disminuir incidencias no se han corregido, se tomarán
medidas correctivas observando y determinando cual es el motivo de la desviación y
programar nuevas tácticas para solucionarlas.
Retroalimentación.
Bajo el sistema de juntas semanales de todo el personal informara de problemáticas no
expuestas en los reportes de los empleados y de nuevas acciones que se tomaran a nivel
administrativo para continuar bajo el concepto de la plena comunicación.