PROCEDIMIENTO DE P-006

MANTENIMIENTO DE
4/09/2018
EQUIPOS, INSTALACIONES
Y SERVICIOS Versión: 2

Contenido
1. OBJETIVO................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE ................................................................................................................................. 2
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 2
4. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................... 4
5. CONTENIDO ............................................................................................................................. 5
5.1. Flujograma Procedimiento General de Mantenimiento........................................ 5
5.2 Instructivos para mantenimiento de equipos ......................................................... 8
5.2.1 Hojas de vida de los equipos ...................................................................................... 8
5.2.2 Descripción general de mantenimientos de equipos .............................................. 9
5.3 Instructivo para mantenimiento de instalaciones ................................................. 9
5.4 Instructivo para mantenimiento de servicios ....................................................... 10
5.4.1 Mantenimiento Electricidad ................................................................................... 10
5.4.2 Mantenimiento Agua .............................................................................................. 11
5.4.3 Mantenimiento Red Gas Natural .......................................................................... 12
5.5 Registro de mantenimientos ..................................................................................... 14
5.6 Responsabilidades ...................................................................................................... 16
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS..................................................................................... 16
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1. OBJETIVO

Diseñar y describir los procedimientos de mantenimiento preventivo

encaminados a mantener en buen estado los equipos, Maquinarias,
utensilios, superficies, instalaciones y servicios empleados durante los
proceso en la empresa FLOW CHEM.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los equipos, Maquinarias, utensilios,

superficies, instalaciones y servicios de producción, laboratorio y bodega.

3. DEFINICIONES

a. CALIBRACION: el conjunto de operaciones que establecen, bajo

condiciones especificadas, la relación entre los valores de
magnitudes indicados por un instrumento o sistema de medición, o
valores representados por una medida materializada o un material de
referencia y los correspondientes valores aportados por patrones.

b. MANTENIMIENTO: Conservación de una cosa en buen estado o en

una situación determinada para evitar su degradación.

c. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: procedimientos técnicos que

busca optimizar el recurso tecnológico de las empresas, sometiendo
a los equipos de elaboración a actividades de mantenimiento.

d. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: actividades encaminadas a

solucionar problemas técnicos en equipos de elaboración
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e. TALLER ESPECIALIZADO: personal y equipos que permiten realizar

mantenimiento correctivo y preventivo de equipos que por su diseño
y tecnología requieren personal altamente capacitado.

f. VERIFICACIÓN: comparar las medidas proporcionadas por el

instrumento con las de un equipo calibrado y de calidad metrológica
igual o superior al equipo a verificar, con el fin de confirmar que el
equipo mide con un error menor al especificado por el fabricante o
menor del requerido para la realización de un determinado trabajo.

g. PHMETRO: Sensor utilizado en el método electroquímico para medir

el pH de una disolución. La determinación de pH consiste en medir el
potencial que se desarrolla a través de una fina membrana de vidrio
que separa dos soluciones con diferente concentración de protones.

h. VISCOSÍMETRO: instrumento empleado para medir la viscosidad y

algunos otros parámetros de flujo de un fluido.

i. FORMATOS Y REGISTROS DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS,

INSTALACCIONES Y SERVICIOS: Archivo guía para la
programación de mantenimientos.

j. EPM: Empresas Públicas de Medellín E.S.P., es una empresa

industrial y comercial colombiana de propiedad del municipio de
Medellín.. Es una empresa multilatina prestadora de servicios
públicos; la empresa contrata con ellos los servicios públicos de gas,
electricidad y acueducto y alcantarillado.

k. EQUIPO DE CÓMPUTO: Son todos los Equipos de Computo

Electrónicos que pertenecen a la compañía: Computadoras, CPU,
Monitores, Teclados, Mouses, Servidores, RACK, Scanner, Plotters,
etc.
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l. EQUIPO DE PRODUCCIÓN: Son los equipos que se utilizan en la

planta y que están directamente implicados en el proceso productivo
de la empresa. Estos son basculas, caldera, reactores.

m. EQUIPO DE LABORATORIO: Son los equipos para la medición de

parámetros de los productos de FLOW CHEM y se encuentran en el
laboratorio de calidad de la compañía. Estos son balanzas, phmetro,
viscosímetro, balanza extractora de humedad.

n. MANTENIMIENTO TERCERIZADO: Mantenimiento realizado con

una empresa externa o taller especializado.

o. SISTEMA DE APOYO CRITICO: Durante la producción de

medicamentos, alimentos y bebidas aparte de la materia prima se
requiere de otros componentes ya sea para limpieza, excipiente,
atmósfera controlada, etc. Todos aquellos sistemas que suministran
estos “componentes” y que su acción o presencia tiene un impacto
directo en la calidad de los productos se denominan “Sistemas de
Apoyo Crítico”.

p. ZONAS NEGRAS: Salas de entrada y de recepción, vestuarios y

baños, comedor, almacenes y oficinas.

q. ZONAS GRISES. Áreas de producción INVIMA, control de calidad, y

de acondicionamiento.
4. CONDICIONES GENERALES

La responsabilidad de la programación del mantenimiento preventivo es del

Director de Producción y debe ser ejecutada por el Auxiliar de Calidad. Todos
los mantenimientos preventivos serán realizados por contratistas externos.

El mantenimiento preventivo se realiza a los equipos, maquinarias, utensilios,

superficies, instalaciones y servicios directamente implicados en la producción
al igual que equipos de apoyo, áreas locativas y servicios de la empresa.
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Existe una programación del mantenimiento preventivo, el cual debe cumplirse

a cabalidad este se encuentra en el FORMATOS Y REGISTROS DE
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, INSTALACCIONES Y SERVICIOS.

Cuando la hoja MAESTRO de FORMATOS Y REGISTROS DE

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, INSTALACIONES Y SERVICIOS muestre
una alarma (la celda se resalta de color rojo automáticamente) se debe
comenzar a planear el mantenimiento de dicho equipo, maquinarias,
utensilios, superficies, instalaciones y servicios por parte del Director de
Producción y/o Auxiliar de Calidad.

Solo se realizará calibración a los equipos B08 y la balanza BP02 con una
frecuencia de 2 años, el phmetro PH01, viscosímetro V01 y balanza BP03 con
una frecuencia de 1 año, porque son los equipos críticos para la producción en
planta INVIMA. Adicionalmente, todos los equipos serán verificados según la
periodicidad definida en las hojas de vida.

Los Equipos nuevos que se adquieran serán aprobados con los certificados de
verificación o calibración enviados por el proveedor, pues se da por entendido
que los mismos llegan en óptimas condiciones.

5. CONTENIDO

5.1. Flujograma Procedimiento General de Mantenimiento

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Procedimiento Mantenimiento
Dirección Producción Auxiliar laboratorio Función Proveedor

inicio

1. Definir las 3. Realizar 4. Realizar

políticas y plan de seguimiento al plan mantenimiento
trabajo de mantenimiento autónomo

Si

2. Definir plan de ¿Se encuentran

¿Autónomo? No 8
mantenimiento novedades?

Si

No
5. Informar a
auxiliar laboratorio
3
para definir
acciones a seguir
6. Activar proceso
de compras para
7. Realizar
contratar
mantenimiento
mantenimiento

8. Calcular
indicadores y
generar ajustes al
procedimiento

Fin

Actividad Responsable Descripción Registro

1. Definir las Director de Definir las políticas y el plan

políticas y plan producción de trabajo del
de trabajo procedimiento. Esto incluye
las directrices contenidas en
este documento.

2. Definir plan de Director de Crear el plan de FORMATOS Y

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Actividad Responsable Descripción Registro

mantenimiento producción mantenimiento, donde se REGISTROS DE

especifica los equipos, los MANTENIMIENTO DE
tipos y periodicidad de EQUIPOS,
mantenimientos, los cuales INSTALACCIONES Y
se registran en el PLAN DE SERVICIOS.xlxs
MANTENIMIENTO EQUIPOS

3. Realizar Auxiliar Calidad Revisar semanalmente el FORMATOS Y

seguimiento al plan de mantenimiento y REGISTROS DE
plan de realizar las programaciones MANTENIMIENTO DE
mantenimiento
a los equipos de acuerdo a EQUIPOS,
lo definido en el mismo. INSTALACCIONES Y
SERVICIOS.xlxs

4. Informar al Auxiliar bodega Cuando se presenten

auxiliar novedades, se debe
laboratorio informar a la auxiliar de
para definir
laboratorio, la cual debe
acciones a
seguir cuando definir qué camino tomar,
se presenten según lo definido en la
novedades actividad 3.

Para esta actividad puede

apoyarse del Director de
Producción

5. Activar proceso Auxiliar Calidad Programar los proveedores

para contratar necesarios de acuerdo al
mantenimiento plan o la necesidad.

6. Realizar Proveedor El proveedor realiza el FORMATOS Y

mantenimiento mantenimiento. El auxiliar REGISTROS DE
de calidad debe garantizar el MANTENIMIENTO DE
registro en el REGISTRO EQUIPOS,
MANTENIMIENTO DE INSTALACCIONES Y
EQUIPOS en la HOJA DE
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Actividad Responsable Descripción Registro

VIDA del SERVICIOS.xlxs

equipo/instalación/servicio
intervenido

7. Calcular Director de Calcular indicadores de

indicadores y Producción cumplimiento, efectividad,
generar ajustes costo de mantenimientos.
al
procedimiento

De acuerdo a los resultados

de éstos indicadores, así
como a las novedades
presentadas y la estrategia,
se debe realizar los ajustes
que sean necesarios.

5.2 Instructivos para mantenimiento de equipos

5.2.1 Hojas de vida de los equipos

Las hojas de vida de los equipos, se encuentran en el documento FORMATOS Y

REGISTROS DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, INSTALACIONES Y
SERVICIOS, identificadas con el código de los equipos.

Las hojas de vida contienen:

Nombre del equipo, código del equipo, variable de medición, unidad de medición,
rango, resolución, ubicación del equipo, frecuencia de revisión, y limpieza
programada. A su vez contiene los datos del proveedor del equipo, como el
nombre del propietario (Biotex o Flowchem), la marca, el modelo, la serie y la
fecha de ingreso a la empresa.

La hoja de vida debe contener los datos de la revisión, donde indiquen las fechas,
el tipo de revisión (C-Calibracion,V-Verificacion,M-Mantenimiento,R-Reparacion),
el proveedor y las notas de revisión. Estos datos se deben actualizar cada que
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ingresa un certificado de revisión/mantenimiento, donde la última revisión siempre

se debe ingresar en la fila 30 (insertando una celda para que el dato antiguo baje),
con el fin de que el dato actualizado se refleje en la hoja FORMATOS Y
REGISTROS DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, INSTALACCIONES Y
SERVICIOS.

En la columna TIPO (C,V, M,R) se debe ingresar si fue, calibración, verificación,

mantenimiento o reparado, de acuerdo a lo que indique el certificado.

En la columna FECHA, se ingresa la fecha de revisión que indica el certificado.

En la columna PROVEEDOR, el nombre de la empresa que presto el servicio.

Y en la columna notas de revisión, se insertas las recomendaciones para el

equipo.

5.2.2 Descripción general de mantenimientos de equipos si aplica:

o Evaluación física del equipo en general
o Prueba de funcionamiento
o Limpieza externa e interna
o Revisión de cable de alimentación de voltaje
o Revisión de botones en general
o Revisión de circuitos electrónicos
o Revisión de mecanismos externos
o Revisión de software
o Seguimiento de medidas de mili voltaje a las celdas de carga
o Verificación o calibración

5.3 Instructivo para mantenimiento de instalaciones

El mantenimiento de las instalaciones se realiza con base a los resultados

arrojados por la inspección anual general de las instalaciones de la empresa, esta
inspección se realiza con el FORMATO INSPECCION LOCATIVA y solo se
realizará para la planta. En el documento FORMATOS Y REGISTROS DE
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, INSTALACCIONES Y SERVICIOS.xlxs en la
pestaña ¨IL¨.
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Quedan excluidas las oficinas y zonas comunes pues a estas áreas se le

realizaran mantenimientos correctivos y no inciden en la calidad del producto.

El responsable de realizar esta inspección es un miembro del Comité Técnico y allí

se propondrán los mantenimientos necesarios a realizar en el espacio de
observaciones.

Si es necesario para la ejecución de las observaciones, el servicio de una entidad

especializada, se realiza la solicitud a Analista de Cadena de Suministro quien es
el encargado de las compras y se procederá a cotizar. Esta cotización será
aprobada por la Gerencia General. El tiempo para realizar las adecuaciones será
de 6 meses desde la emisión de los resultados del formato inspección locativa. El
registro resultante de la inspección del mantenimiento locativo debe almacenarse
en la carpeta física de MANTENIMIENTOS, para revisar la ejecución del plan de
acción se debe agendar al comité técnico en calendar a los 4 meses como
seguimiento y 6 meses como reporte final que se almacenan en la misma carpeta.

5.4 Instructivo para mantenimiento de servicios

Los Servicios con los cuales cuenta la empresa y a los cuales se le realiza
mantenimientos preventivos son Agua (proceso, servicios sanitarios, potable),
Electricidad (red de alumbrado interno y fluido eléctrico para funcionamiento de
equipos) y red de Gas (calentamiento de la caldera).

Los mantenimientos de estos servicios serán realizados por terceros quienes

deberán entregar los soportes de los mantenimientos realizados.

Los mantenimientos serán realizados de la forma como se describe a continuación

y serán consignados en el formato FORMATOS Y REGISTROS DE
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, INSTALACIONES Y SERVICIOS en la pestaña
MAESTRO así: Agua: RA, Electricidad RE, Red de Gas RG.

5.4.1 Mantenimiento Electricidad

a. Frecuencia: 2 años
b. Descripción general del mantenimiento
 Revisión general de instalaciones eléctricas
 Mantenimiento y revisión de variadores
 Verificación de:
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 Acometidas y cuadro de contadores; y suministros de emergencia

 Cuadros eléctricos: general y secundarios
 Canalizaciones y cableados
 Alumbrados: normal y de emergencia
 Puesta a tierra de la instalación
 Protección contra contactos directos e indirectos
 Protección de circuitos
 Elementos generales de la instalación.
c. Condiciones del tercero: Para el mantenimiento de la red eléctrica de la
empresa, así como para actividades de construcción, modificación,
reparación y/o operación la misma, se requiere, según la normatividad
vigente REGLAMENTO TÉCNICO DE INSTALACIONES ELÉCTRICAS
(RETIE). de personal autorizado, con alguna de la siguiente formación:
o Ingenieros electricistas, electrónicos, electromecánicos, de
distribución y redes eléctricas, de conformidad con las Leyes 51 de
1986, 842 de 2003, las demás que la adicionen, modifiquen o
sustituyan. Ingenieros electrónicos, Ingenieros de Control y de otras
ingenierías especializadas en actividades relacionadas con las
instalaciones eléctricas, solo podrán ejecutar la parte o componente
de la instalación eléctrica que le corresponda a su especialización y
competencia técnica y legal.
o Tecnólogos en electricidad o en electromecánica, de acuerdo con la
Ley 842 de 2003 y en lo relacionado con su Consejo Profesional se
regirá por la Ley 392 de 1997 de conformidad con lo establecido en
la Sentencia C - 570 de 2004.
o Técnicos electricistas conforme a las Leyes 19 de 1990 y 1264 de
2008, en el alcance que establezca
o Para el mantenimiento de equipos especiales, motores y bombas, se
requiere de personal habilitado por los fabricantes o vendedores de
ellos. La revisión del empalme y medidor sólo puede ser ejecutada
por la empresa distribuidora de electricidad. Jamás podrán ser
intervenidos por terceros.

5.4.2 Mantenimiento Agua

a. Frecuencia: 5 años
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b. Descripción general del mantenimiento:

 Redes internas:
 Red de agua potable-proceso (revisar posibilidad
filtraciones, humedad en suelo o muros)
 Revisar goteos, filtraciones y facilidad de
accionamiento de Llaves, válvulas, grifos.
 Estanques de agua y sus mecanismos.
 Red de alcantarillado de aguas de salida (revisar
escurrimiento)
 Cámaras de alcantarillado (revisar limpieza,
escurrimiento)
 Tapas de cámaras (revisar si están dañadas, trizadas o
quebradas)
 Sifones y desagües (revisar limpieza y obstrucciones)
 Redes públicas
Si el responsable de mantenimiento detecta que existen problemas en las
redes públicas de alcantarillado y/o agua potable que estén afectando al
establecimiento, debe hacer el reclamo respectivo a la empresa sanitaria
correspondiente que es la única autorizada a intervenir en las instalaciones
públicas. Para esto debe comunicarse con EPM al siguiente teléfono en la
ciudad de Medellín: 44 44 115
c. Condiciones del tercero: Empresa de servicios de plomería o
plomero certificado.

5.4.3 Mantenimiento Red Gas Natural

a. Frecuencia: 5 años
b. Descripción general del mantenimiento: Cada cinco años debe hacerse una
verificación a las redes de gas en los hogares, comercios y empresas, para
garantizar el buen funcionamiento y la seguridad en la instalación. Esta
revisión se realiza para dar cumplimiento a la Resolución 059 de 2012 de la
Comisión de Energía y Gas.

A partir del 1 de mayo de 2014 por regulación el usuario es el responsable

de que la red de gas cuente con un certificado sea para red nueva, por
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reforma o por revisión periódica, el cual debe ser expedido por un

Organismo de Inspección o de Certificación (ODI) acreditados ante la
entidad competente (ONAC- Organismo Nacional de Acreditación de
Colombia).

c. Condiciones del tercero: Para este mantenimiento, se contratarán en la

empresa, solo Organismos de Inspección o de certificación acreditados
ante el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) e
inscritos en EPM, y se pedirá por el concepto de inspección y certificación
de red de gas industrial por revisión periódica.

Para ver los Organismos de Inspección inscritos ante EPM, se consulta el

Listado de Organismos de Inspección inscritos ante EPM en la url:
https://www.epm.com.co/site/Portals/2/Documentos/R_7192_LISTADO_OIA
_INSCRITOS_EPM_201801231123.pdf. El Organismo de inspección
deberá enviar a EPM el certificado que confirme que ya se realizó. Para
esto, EPM tiene dispuestos varios medios para que los Organismos de
Inspección o de certificación entreguen la información.

d. Condiciones especiales del servicio:

Para que la empresa cumpla y el certificado sea otorgado se debe cumplir
con el numeral 5.3 de la resolución 90902. Estas pruebas serán
almacenados en el soporte fisico. La empresa certificadora realizara una
visita de diagnostico y recomendara cual de los requisitos deben ser
llevados a cabo por un tercero.
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Cuando se cumplan las exigencias del diagnóstico la empresa certificadora

realizara el certificado.

5.5 Registro de mantenimientos

Dentro del archivo FORMATOS Y REGISTROS DE MANTENIMIENTO DE

EQUIPOS, INSTALACCIONES Y SERVICIOS.xlxs hay dos tipos de pestañas: Una
general llamada MAESTRO donde se encuentra el listado y estado general de
todos los equipos, instalaciones y servicios y la otra son las hojas de vida de cada
uno de ellos.

La información presentada en la hoja MAESTRO es la siguiente:

 CÓDIGO: Este código es asignado por FLOWCHEM y debe tener el

hipervínculo que lo dirija hacia la hoja de vida del equipo; a su vez el
equipo debe estar marcado con el código correspondiente.
 NOMBRE: Se debe colocar el nombre del equipo, servicio o instalación.
 UBICACIÓN: Zona donde encuentra el equipo en la empresa.
 FRECUENCIA DE REVISIÓN (meses): El tiempo en que se debe
volver a programar/realizar la revisión o el mantenimiento.
 ULTIMA REVISIÓN: Fecha en que se realizó la última calibración,
verificación, mantenimiento, o reparación.
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 PRÓXIMA REVISIÓN: Es la fecha en la que se debe programar la

revisión; de acuerdo a la frecuencia de revisión, por medio de una
formula predeterminada.
 EMPRESA ULTIMO MANTENIMIENTO: El nombre de la empresa que
realizo el ultimo mantenimiento o revisión.
 TIPO DE REVISIÓN: Se debe registrar la última acción que se le
realizó al equipo; si fue tipo calibración, mantenimiento preventivo,
verificación o reparación (estas las indica la empresa prestadora del
servicio en el certificado).
 ESTADO: Esta celda contiene una formula, la cual es la que alarma
(fila en color rojo) de que se acerca la próxima revisión. Indicando a su
vez si la revisión está vigente o vencida, y en otro casos “NO APLICA Y
CANCELADO”.
 NOTAS ESTADO: Información pertinente del equipo.
 TIENE MANUAL: En esta celda se debe indicar si el equipo cuenta con
manual.

Algunos equipos presentan diferentes tipos de verificaciones. Por ejemplo los

equipos que llevan tanto Calibración como Verificación, o la caldera que tiene
VERIFICACIÓN AGUAS y mantenimiento de ESTRUCTURA INTERNA. En estos
casos, en la pestaña principal habría dos filas del mismo equipo que
corresponden a los dos tipos de mantenimiento. Esto con el fin de que las alarmas
funcionen independientemente.

Las filas que representan cada equipo se colorean según el estado de los equipos
según la siguiente convención:

Color rojo: Cuando la fila esta de color rojo significa que esta próxima la
revisión del equipo. Esta se determina por medio de una formula en la cual se
tiene en cuenta la fecha actual del PC y la fecha de la próxima calibración.

Color verde: Cuando la fila esta de color verde, significa que falta menos de
un mes para la próxima revisión.

Color blanco: Cuando la fila esta de color blanco significa que falta más de un
mes para la próxima revisión.

 Cuando un equipo se vende, reemplaza o daña permanentemente, se debe

eliminar el registro de la página principal del FORMATOS Y REGISTROS
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DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, INSTALACCIONES Y SERVICIOS; y

dejar la hoja de vida del equipo con el código Z#, donde # es el numero
consecutivo de equipos obsoletos o vendidos, con el fin de tener un
histórico en caso de alguna novedad.

5.6 Responsabilidades

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN:

1) Mensualmente el director de producción debe calcular el indicador del

estado de los equipos. Al hacer esto, debe programar los
mantenimientos

2) Posterior al paso tres del auxiliar de calidad se debe programar revisión

con el proveedor; y ese mismo día se determina la acción a realizar con
el equipo (calibración, revisión, mantenimiento, o reparación).

AUXILIAR DE CALIDAD:

3) Verificar según el equipo con que empresa se realiza la revisión o si se

debe cotizar con otras entidades. (Aprobación de gerencia de las
cotizaciones).

4) Cuando llega el certificado de la revisión del equipo, se debe registrar la

información en el LA HOJA DE VIDA DEL EQUIPO. Y almacenar el
certificado físico en el folder MANTENIMIENTOS ubicada en la oficina
de producción.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

FORMATOS Y REGISTROS DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS,

INSTALACCIONES Y SERVICIOS

FORMATO INSPECCION LOCATIVA.

SOPORTE FISICO: Mantenimientos. Almacenador físico N1. Segundo Piso

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA ULTIMA REVISIÓN 9/4/2018 ELABORÓ Jessica Alzate

Sebastián
REVISÓ APROBÓ Jessica Alzate
Velásquez

Versión Fecha Cambio

1 14/11/2017 Se crea el documento

2 9/4/2018 Reestructuración completa del manual. Se incluye

el procedimiento de mantenimiento de servicios y
locaciones