Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Organizarea
Cel mai important prim pas este acela de a stabili care sunt activităţile
pe care trebuie să le desfăşori în perioada următoare şi să sa le organizezi în mai
multe tipuri de liste.
1
Curs Managementul Timpului
deoarece o listă cât mai detaliată cu obiectivele lunare te va ajuta săstabileşti cât
mai exact următoarele liste.
Prioritizarea
După stabilirea listei cu activităţi urmează prioritizarea acestora, adică
stabilirea importanţei lor. Mai departe vom analiza prioritizarea în toate formele ei:
pe termen lung, pe termen scurt, personal, profesional. Voi detalia cinci posibilităţi
de prioritizare din care poţi alege varianta care avanatajează cel mai mult. Aceste
2
Curs Managementul Timpului
Sistemul ABC
3
Curs Managementul Timpului
Puteţi avea mai multe activităţi de tip A, B, C, D sau E. Dacă aveţi mai
multe astfel deactivităţi, notaţi-le cu A-1, A-2, A-3 şi tot aşa, în ordinea
importanţei. Astfel A-1 estelucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastră
să îl realizati în ziua respectivă.De asemenea, aplicaţi aceastămetodă şi pentru
celelalte activităţi notate cu B, C, D şi E.Ideea de bază este să nu faceţi o activitate
de tip B, atâta timp cât încă mai sunt activităţi de tip A pe care nu le-aţi îndeplini.
4
Curs Managementul Timpului
5
Curs Managementul Timpului
6
Curs Managementul Timpului
Aceste sarcini nu mai sunt active, dar fac subiectul unei revizii. Este o
idee buna să introduci o sarcină numită “Revizuirea sarcinilor revocate” asupra
listei. La revizuire ar trebui să iei în considerare cu grijă de ce au fost revocate,
dacă este într-adevar necesar să fie îndeplinite, daca este momentul să fie
îndeplinite, daca nu cumva te distrag de la obiectivele principale sau orice alţi
factori. Când reintroduci o sarcina revocată, de obicei estebine să o împarţi în mai
multe sau să o reformulezi într-un fel sau altul. Evidenţierea elementelor revocate
(cu markerul) te ajută să le revizuieşti mai uşor. Aminteşte-ţi că regulile de
revocare a sarcinilor nu se aplică pe pagina pe care încă scrii sarcini (ultima
pagina).
Semne si simboluri:
7
Curs Managementul Timpului
Sistemul Pareto
8
Curs Managementul Timpului
Acesta este motivul pentru care 20% din timpul tău de lucru contribuie
la ceea ce este necesar pentru a avea succes în muncă, adică restul de 80%. Ceea ce
trebuie săînvăţăm este cum găseşti acele aspecte-cheie din munca ta care reprezintă
cei 20%, astfel încât efectul să fie maxim.
9
Curs Managementul Timpului
oferi soluţia unor schimbări în stilul tău de lucru. Alta variantă ar fi crearea unei
liste zilnice de zece lucruri şi alegerea a doua dintre ele, ceea ce poate duce la 80%
eficienţă.
Modul de folosire:
10
Curs Managementul Timpului
11
Curs Managementul Timpului
la cine trebuie să primeşti telefon, vei avea un control complet asupra problemelor
de rezolvat, vei putea controla activităţile atribuite altor persoane, vei reduce
timpul dedicat luării deciziilor, vei evita procesul de rezolvare al urgenţelor întru
cât vor putea fi foarte uşor prevenite, vei avea controlul total asupra orarului. Ideea
de bază a prioritizării este aceea că, dacă scri tot ce ai de făcut în mod ordonat vei
reuşi să te descurci cu sarcinile de serviciu nerezolvate.
Planificarea
12
Curs Managementul Timpului
planificare
probleme presante
cultivarea relaţiilor
crize recunoaşterea noilor
proiecte cu scadenţe oportunităţi
apropiate prevenirea neîndeplinirii
sarcinilor
recreere
Lipsit de -activităţile urgente, dar - neimportant şi neurgent:
importanţă neimportante- domeniul risipei şi al
exceselor-
întreruperi, apeluri şi
activităţi sau întâlniri cu
urgenţe fără semnificaţie
persoane care vor doar “să-şi
corespondenţă
omoare timpul”
neimportantă
eşapări inutile din activitate
raportări insignifiante
pseudorelaţionare pe plan
şedinţe inutile fără agendă profesional cu neavizaţi
activităţile banale
apeluri telefonice şi mesaje
colaborări neimportante electronice neurgente şi
pe plan personal sau social neimportante
integrarea în situaţii
conflictuale generate şi
prelungite în mod inutil
13
Curs Managementul Timpului
14
Curs Managementul Timpului
15
Curs Managementul Timpului
Agenda
Din toate aceste sisteme învăţăm foarte multe lucruri care ne ajută să
ştim ce ne dorim de la un sistem de organizare a timpului, vom şti ce lipseşte şi ce
trebuie făcut pentru a crşte productivitatea.
Dropbox este un serviciu online gratuit care iniţial oferă tuturor utilizatorilor 2 GB de spaţiu
online de stocare. Acest spaţiu poate fi mărit prin recomandarea serviciului altor persoane,
la fiecare persoană recomandată care îţi face cont vei primi 250 MB. Pentru a putea folosi
Dropbox trebuie să îţi creezi un cont iar după completarea formularului poţi descărca
aplicaţia desktop a Dropbox. La finalizarea instalării, Dropbox va creea pe desktop un
shortcut prin care vei avea acces la folderul în care dacă vei adăuga noi fişiere, acestea vor
fi sincronizate automat în hard disk-ul online. Pentru a putea sincroniza prin Internet fişiere
între două calculatoare, instalăm aplicaţia desktop a Dropboxîn ambeleş si ne logăm
folosind aceleaşi date. În momentul în care în folderul Dropbox al unuia dintre aceste
calculatoare salvăm ceva, datele vor fi transmise spre Hard Disk-ul online şi de acolo vor fi
descărcate în celălalt calculator. În acest fel, în orice moment, dispunem de aceleaşifişiere
în locaţii diferite (în toate calculatoarele în care am instalat Drobpox, în folderul online, în
orice telefon în care am instalat Dropbox, etc.).
16
Curs Managementul Timpului
accesa un asemenea sistem sunt imense. Chiar vei avea bătăi de cap în a alege o
metodă bună care să dea rezultatele pe care le aştepţi.
Cea mai rapidă metodă este clasica agendă în care deschizi rapid la
pagina pe care o doreşti. Lucrul cu agenda este şi foarte motivant prin faptul ca
poţi fi stăpânul timpului tău prin pregătirea sarcinilor şi prin notarea planului
17
Curs Managementul Timpului
Planner
18
Curs Managementul Timpului
De multe ori îţi propui foarte multe lucruri dar nu reuşeşti să le duci la
îndeplinire din cauza faptului ca nu ai organizat activităţile în mod corespunzător.
Pentru a fi eficient în activitatea ta trebuie sa aloci o zi de auto-organizare, această
zi poate fi sâmbăta. Sâmbătă îţi vei stabili planul pentru săptămâna viitoare, în
primul rând stabileşti lucrurile care le ai de făcut şi le pui în ordinea importanţei
lor.
19
Curs Managementul Timpului
9 Curs Curs
Sedinţa
10 Sediu Curs Curs
13 Pauza Masă Pauza Masă Pauza Masă Pauza Masă Pauza Masă
15 Întâlnire
16 Întâlnire
17
18
20
Curs Managementul Timpului
21
Curs Managementul Timpului
22
Curs Managementul Timpului
23
Curs Managementul Timpului
24
Curs Managementul Timpului
înregistrarea lor pe hârtie sau foi de calcul. Fără astfel de modificari care să asigure
utilizarea corespunzătoare a acestora, sistemele CRM vor avea o valoare limitată.
Această utilizare este de obicei axată pe zone funcţionale, adică nu întreaga firmă
va avea nevoie să utilizeze sistemul, ci numai personalul din domeniile alese, cum
ar fi vânzările şi managerii de afaceri, care îl folosesc pentru a monitoriza
activitatea.
Prezentarea CRM
25
Curs Managementul Timpului
service. CRM este conceput pentru a fi utilizat online de către mai mulţi
utilizatori. Acesta poate rula pe un sistem Linux, Windows sau Macintosh şi poate
fi accesat de către mai mulţi utilizatori autorizaţi de pe Internet folosind un browser
web. Fiecare utilizator are acces la date şi funcţionalităţi în funcţie de rolurile lor
şi dreptul de proprietate asupra datelor CRM. CRM oferă un set complet de
funcţionalităţi pentru fluxuri de business specifice. Acesta permite automatizarea
şi managementul următoarelor activităţi de management al activităţilor cu clienţii
şi conexe:
26
Curs Managementul Timpului
Managementul prospectărilor
27
Curs Managementul Timpului
Managementul oportunitatilor
28
Curs Managementul Timpului
Gestionarea contactelor
29
Curs Managementul Timpului
Raportare
30
Curs Managementul Timpului
31
Curs Managementul Timpului
32
Curs Managementul Timpului
33
Curs Managementul Timpului
- Urmărirea tichetelor
Liste de preţ
34
Curs Managementul Timpului
35
Curs Managementul Timpului
36
Curs Managementul Timpului
37