PASOS PARA CREAR SOLICITUDES AMBULATORIAS DYNAMICOOS

1. Consulte al afiliado

2. Después de validar los datos del afiliado, ubíquese en relacionado, identifique la celda que
dice “Casos” y de click en nuevo.

3. Seleccione el tipo de registro “Solicitud ambulatoria” y diligencie la plantilla de la siguiente

manera:
a) En la sección “Información afiliación”, debe aparecer el nombre del afiliado y no se debe
diligenciar ningún campo. Una vez se guarde el caso, estos campos se llenaran
automáticamente con datos de base de datos.

b) En la sección “Información general”, digite los campos: Asunto, descripción, diagnostico,

origen del caso.
 En ésta sección aparecen los siguientes datos de copago:
 Total copago anual (No diligenciar, aparecerá valor según normatividad vigente)
 Total copago por evento (No diligenciar, aparecerá valor según normatividad vigente)
 Acumulado copago anual (No diligenciar, aparecerá valor según los copagos cancelados)
 Valor copago/cuota moderadora a cancelar (Este será diligenciado el día de la prestación
de servicio)
 Recibo de caja copago (El día de la prestación de servicio, colocar número de recibo
propio de la Ips)

En caso de inconsistencia en los valores de copago, favor diligencie el formato “GC-F-

23REPORTE DE SERVICIO NO CONFORME” y envíe al área técnica para su revisión y
corrección.

c) En la sección “información cita”, diligencia los campos: ips solicitante, sede ips solicitante,
estado cita, fecha de orden médica, teléfono (del afiliado) y agregue comentarios.
d) En la sección “Información del sistema”, establezca la prioridad de acuerdo a la solicitud y
guarde para crear el caso, el sistema arrojará mensaje de creación.

4. Una vez creado el caso, ubique “Registro de prestación”. Diligencie la información

asistencial: servicio (cups), cantidad y ubicación. Dar click en buscar sede, luego escoja la
sede y de click en guardar, se creará un servicio por caso.
 El componente “registro de prestación” sólo consultará servicios que se presten en la Ips.
En los casos que no aparezca el servicio convenido enviar correo electrónico a la Asistente
de Salud de la Sucursal para que lo ingrese. Obtendrá respuesta en un lapso no mayor a 24
horas.

En caso de que el servicio esté asociado al contrato y no se refleje, diligencie el formato “GC-
F-23REPORTE DE SERVICIO NO CONFORME” y envíe al área técnica para su revisión y
parametrización.

5. El “Servicio por caso” se podrá visualizar en el relacionado del caso y en la parte superior
derecha del caso

6. Cuando se crea el servicio por caso, el sistema arroja alerta al prestador indicando que
ingrese al caso. La búsqueda en el sistema la podrá realizar por el número del caso, el
nombre o documento de identidad del afiliado
7. El prestador deberá ingresar al caso y en la sección “Información Cita”, deberá colocar la
fecha de la cita, fecha de respuesta, comentarios, nombre del médico, consultorio y cambiar
el estado de la cita a Agendada. Dar click en guardar

8. Para confirmar la prestación de servicio. El prestador o el gestor de referencia deberá buscar

al afiliado, ubicar el caso en registro relacionado, y sobre la sección “Información Cita”,
deberá colocar la fecha de prestación y cambiar el estado de la cita a Asistida. El Prestador
deberá realizar la validación biométrica en la sección información del sistema.
Se debe tener en cuenta que:
a) La fecha de orden: Es la fecha del ordenamiento médico
b) Fecha de solicitud: Es la fecha en que fue creado el caso
c) Fecha de respuesta: Es la fecha del día en que se coloca la fecha de la cita
d) Fecha de cita: Es la fecha en que va ser atendido el afiliado.
e) Fecha de prestación: Es la fecha en que es atendido el afiliado.
9. Para cargar los adjuntos que soportan la atención, en el caso, ubíquese en “Enviar a
Docuware”. Los soportes cargados se visualizaran en el relacionado del caso.