INTRODUCCIÓN

I.PRESENTACIÓN DEL EVENTO

II.PRE-EVENTOS: INVESTIGACIÓN, PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

2.1. OBJETIVO DE EVENTO, TIPO DE EVENTO Y NOMBRE DEL EVENTO

2.2. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ ORGANIZADOR Y SUS CARGOS
2.3. DÍA, HORA Y LUGAR DE REALIZACIÓN DEL EVENTO
2.4. PRESUPUESTO DEL EVENTOS
2.5. ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
2.6. REGLAMENTOS DEL EVENTO
2.7. CANTIDAD DE ESPECTADORES, PARTICIPANTES Y
SUS ACOMPAÑANTE

III.RECURSOS MATERIALES, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

3.1. ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO

3.2. PROMOCIÓN DEL EVENTO
3.3. LUGAR Y CROQUIS DEL EVENTO
3.4. SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DE DEL PERSONAL
3.5. ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES

IV.EJECUCIÓN DEL EVENTOS(EVENTO)

V.EVALUACIÓN DEL EVENTO(POST-EVENTO)

CONCLUSIÓN

1
INTRODUCCIÓN

2
I. PRESENTACIÓN DEL EVENTO

3
II.PRE-EVENTOS: INVESTIGACIÓN, PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

2.1. OBJETIVO DE EVENTO, TIPO DE EVENTO Y NOMBRE DEL EVENTO

4
2.2. ORGANIGRAMA DEL COMITÉ ORGANIZADOR Y SUS FUNCIONES

COORDINADOR GENERAL

EL COORDINADOR GENERAL ES EL ENCARGADO DEL EVENTO EL DESIGNA A CADA GRUPO O

PERSONAS UNA AREA ESPECIFICA PARA QUE EL EVENTO SE DESARROLLE CON UNA BUENA
CALIDAD Y SERVICIO, YA QUE TIENE LA RESPONSABILIDAD QUE SI SUCEDE ALGO ANTES,
DURANTE Y DESPUÉS DEL EVENTO SOLUCIONAR DE FORMA RÁPIDA.

SU FUNCIONES

 PLANEAR Y FOMENTAR TODAS AQUELLAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAR ANTE DURANTE

Y DESPUÉS DEL EVENTO
 DESIGNAR LOS DISTINTOS COMITÉ PARA EL EVENTO Y SUPERVISARLO
 LLEVAR A CABO LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
 CONTROLAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA COORDINACIÓN.
 PRESENTAR INFORMES DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN.
 DIRIGIR Y SUPERVISAR EL TRABAJO DE LOS DEMÁS PUESTOS.
 SUPERVISAR EL FUNCIONAMIENTO DE LA CARRERA DEPORTIVA
 ASISTIR A LAS CEREMONIAS DE INAUGURACIÓN Y DAR FINALIZACIÓN AL EVENTO.
 PROCURAR MANTENER BUENAS RELACIONES CON PATROCINADORES Y BUSCAR NUEVOS
PATROCINIOS.

COMITÉ FINANCIERO

TIENE LA RESPONSABILIDAD DE CONSEGUIR Y MANEJAR LOS RECURSOS FINANCIEROS QUE SE

GENEREN DURANTE EL EVENTO. REALIZAR UN EVENTO SIN RECURSOS SUFICIENTES REQUIERE
DE IMAGINACIÓN Y CREATIVIDAD DE LOS ORGANIZADORES PARA CONSEGUIR DONATIVOS,
PATROCINIOS Y CUOTAS DE INSCRIPCIÓN ANTICIPADAS. ALGUNOS APOYOS SE PUEDEN
SOLICITAR EN ESPECIE, POR EJEMPLO: ARTÍCULOS PROMOCIONALES, IMPRESOS,
ESCENOGRAFÍA, SERVICIOS DE CATERING, TRASPORTE, HOSPEDAJE, ETC.

SUS FUNCIONES

1. INTEGRAR, ELABORAR Y EJERCER EL PRESUPUESTO GENERAL.

2. COORDINAR LA CONTABILIDAD GENERAL, LA TESORERÍA Y LAS FINANZAS.
3. ELABORAR EL PRESUPUESTO PARA MONTAR LA EXPOSICIÓN.
4. AUTORIZAR, PROGRAMAR Y REALIZAR PAGO A LOS PROVEEDORES.
5. CONTROLAR LOS RECURSOS FINANCIEROS.
6. PRESENTAR EL INFORME FINANCIERO.

5
COMITÉ LOGISTICO

EL COMITÉ DE LOGÍSTICO TIENE COMO OBJETIVO LA PLANEACIÓN DE ESTRATEGIAS ENCAMINADAS AL

DESARROLLA DE LA CORRECTA GESTIÓN DEL EVENTO, COORDINANDO ACTIVIDADES, HACIA EL
INTERIOR Y HACIA EL EXTERIOR DEL EVENTO, EN BUSCA SIEMPRE DE OBTENER LOS MEJORES
RESULTADOS DE ACUERDO A LAS METAS TRAZADAS.

SUS FUNCIONES

1.BÚSQUEDA DE ESPACIOS FÍSICOS Y RECURSOS COMO SILLETERÍA, SONIDO, EQUIPOS, ENTRE OTROS,
PARA LA CORRECTA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y EVENTOS.
2.BÚSQUEDA DE POSIBLES TEMÁTICAS A DESARROLLAR EN LOS DISTINTOS EVENTOS A DESARROLLAR.
3.SUPERVISAR Y CONTROLAR LAS ACTIVIDADES ORGANIZADOS POR LA ENTIDAD COMO; EVENTOS
ABIERTOS AL PÚBLICO EN GENERAL Y OTROS EVENTOS DE CARÁCTER EXTRACURRICULAR.
4.VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE PROTOCOLO EN LOS DISTINTOS EVENTOS
ORGANIZADOS POR LA ENTIDAD.

COMITÉ DE RELACIONES

LA FORMA E INTENSIDAD DEL TRABAJO DE ÉSTA COORDINACIÓN VARÍA MUCHO, DEPENDIENDO DE LA

NATURALEZA, DEL TAMAÑO Y DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO.

HAY QUE CONSIDERAR QUE EL EVENTO PUEDE SER, EN SÍ MISMO, UN PRODUCTO, ESPECIALMENTE SI
EL ACONTECIMIENTO ES ARTÍSTICO, CULTURAL, DEPORTIVO O DE UN GRUPO DE INTELECTUALES O
PROFESIONISTAS.

LAS PRINCIPALES FUNCIONES

1. COORDINAR LA INVITACIÓN A LOS DIFERENTES PARTICIPANTES

2. ATENDER A LOS INVITADOS ESPECIALES EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES
3. COORDINAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA UBICACIÓN DE LOS MÓDULOS
4. ELABORAR LOS PROGRAMAS Y LOS COMENTARIOS PARA LOS MAESTROS DE CEREMONIAS
5. ATENDER A LOS PONENTES MAGISTRALES Y A LOS DE LAS MESAS DE TRABAJO
6. COORDINAR EL SERVICIO DE EDECANES
7. CAPACITAR AL PERSONAL DE INFORMACIÓN Y EDECANES
8. COORDINAR LA UBICACIÓN FÍSICA DE LOS EDECANES DURANTE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES
9. COORDINAR Y REALIZAR LA INVITACIÓN A LOS DIFERENTES MEDIOS DE COMUNICACIÓN
10. COORDINAR LA INTERVENCIÓN DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
11. ENTREGAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN INFORMACIÓN SOBRE EL EVENTO
12. ELABORAR LA MEMORIA DEL EVENTO

COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

SE ENCARGA DE LOS REFERENTES DE LA PLANIFICACION Y LOGISTICA DE LAS ACTIVIDADES

RELACIONADAS CON LAS CELEBRACIONES DEL EVENTO.

6
 FUNCIONES

 RESERVACION DEL CENTRO DONDE SE VA A REALIZAR EL EVENTO

 ALQUILER DE EQUIPO DE SONIDO
 ORGANIZACIÓN Y CONTACTACION DE PERSONAL

ORGANIZACION DE
EVENTO

COORDINADOR
GENERAL
HURTADO MATEO JHON

COMITÉ DE SERVICIOS
COMITÉ FINACIERO COMITÉ LOGISTICO COMITÉ DE RELACIONES
GENERAL

MENDOZA PORTA,JAVIER JORGE BELLIDO, MIGUEL CARRIÓN TORRES JOSE OYARZUN VIGIL., CARLOS

2.3. DÍA, HORA Y LUGAR DE REALIZACIÓN DEL EVENTO

SE REALIZARA EL DIA 27 DE MAYO DEL 2018 A LAS 10:00 AM

LUGAR DEL EVENTO: MICOMA CAMINO A HUACACHINA

2.4. PRESUPUESTO DEL EVENTOS

2.5. ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
2.6. REGLAMENTOS DEL EVENTO
2.7. CANTIDAD DE ESPECTADORES, PARTICIPANTES Y SUS ACOMPAÑANTE

7
III.RECURSOS MATERIALES, INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

3.1. ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO

3.2. PROMOCIÓN DEL EVENTO
3.3. LUGAR Y CROQUIS DEL EVENTO
3.4. SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN DE DEL PERSONAL
3.5. ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES

8
IV.EJECUCIÓN DEL EVENTOS(EVENTO)

9
V.EVALUACIÓN DEL EVENTO(POST-EVENTO)

10
CONCLUSIÓN

11