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a.- La estimación de costos unitarios, base del sistema mismo, es predominantemente empírica ( se parte de
experiencias generales modificadas más o menos ampliamente, por los cambios previstos en materiales, mano de
obra y costos indirectos de fabricación) y no rigurosamente técnica o científica. Esto no significa que el sistema no
pueda aplicarse a industrias en que se contemple la elaboración de nuevos productos o de unidades u obras de
especificaciones muy particulares justamente se ha visto que estas peculiaridades dieron origen al surgimiento del
sistema mismo; sin embargo, las estimaciones se diferencian siempre por este carácter un tanto grueso y están
sujetas a afinaciones ulteriores.
b.- Las industrias en que opera eficientemente un sistema de esta naturaleza son aquellas pequeñas o
medianas en que la producción no es muy variada; o si lo es, resulta factible efectuar agrupaciones de productos; ni
hay un gran número de centros o departamentos de producción.
c.- El grado de análisis contable, en cuanto a costos reales de producción se refiere, es reducido y puede
llegarse a grandes simplificaciones; por ejemplo: eliminarse el sistema de inventarios perpetuos en lo que respecta al
control de los materiales, sustituyéndose por comparaciones periódicas de inventarios, método global o
pormenorizado mediante tomas de inventarios físicos; suministro de materiales a la producción a través de simples
vales administrativos de acuerdo con los requerimientos de las órdenes, de los procesos o de las fórmulas para la
fabricación de cada producto.
d.- Aunque el sistema es más bien aplicable a un sistema de costos por procesos, también suele utilizarse en
uno de órdenes, aunque en este último caso ya su simplicidad no es tan evidente, debido a que se requiere identificar
las materias primas y mano de obra directa consumidas en cada orden y en estas condiciones no será factible eliminar
el sistema de inventarios perpetuos respecto a las materias primas principales ni las tarjetas de distribución de tiempo
respecto a la mano de obra directa.
e.- Las comparaciones posteriores entre los costos estimados y los reales, al finalizar un período de costos o la
ejecución de un trabajo u obra determinados, adolece de la misma limitación de realizarse en forma un tanto global y
no suficientemente analítica.
f.- Considerando el sistema en su conjunto y en sus posibilidades de desarrollo ulterior, resulta ser un punto de
transición entre un sistema de costos históricos con o sin predeterminación de carga fabril y un sistema de costos
estándar.
Por otra parte, es conveniente que la Hoja de Costos Unitarios Estimados se formule tan analíticamente
como sea posible, o se necesite, a fin de que pueda facilitarse la valuación de la producción, de acuerdo con lo
planeado
Ejemplo:
Calculando el costo estimado para la producción de cierto número de unidades homogéneas (1.000 unidades),
el costo unitario estimado se determina por simple división, obteniéndose la siguiente hoja de costos estimados
unitario:
Se harán tantas hojas de costo de producción unitario estimado, como unidades diferentes por elaborar existan.
(3.050Bs/610Hrs)
Para esta valuación es necesario determinar el grado de terminación en que se encuentra la producción en
proceso, a efecto de determinar o convertir la producción equivalentemente a unidades terminadas, y valuarlas a costo
estimado.
La obtención de las variaciones es relativamente sencilla si se utiliza, para el control contable de los costos, una
cuenta de producción en proceso para cada elemento del costo.
La mecánica contable consiste en cargar las cuentas de Inventarios de productos en Proceso a costos reales y
abonarlas a costos estimados, siendo la diferencia entre el monto cargado y lo abonado la variación. Si el saldo es
deudor, es porque los costos estimados fueron menores a los reales y por ende el resultado es una variación
desfavorable, y por el contrario, si el saldo es acreedor, indicará que los costos estimados se excedieron de los
históricos, resultando una variación favorable.
Cuando las variaciones han sido de importancia, normales o propias de la producción, es conveniente ajustar la
Hoja de Costos Estimados, haciendo las correcciones con el fin de acercarla lo más posible a los futuros costos reales.
1. Comparando el costo total estimado de un período determinado, con el costo total real incurrido en el
mismo período.
Ejemplo:
Variación 25.000Bs.
2. Comparando los costos estimados por elementos: materiales, mano de obra y carga fabril, de un
período determinado, con los costos reales incurridos correspondientes.
Ejemplo:
Las comparaciones por cualquiera de las formas antes descritas, tienen por objeto determinar las diferencias
entre lo estimado y lo real, que en la técnica contable se denomina “variaciones”, a fin de hacer los ajustes respectivos y
las correcciones a las bases del costo estimado, en caso de que la diferencia lo amerite.
2.- Son un cómputo final, conociéndose 2.- Se basan en cálculos sobre experiencias
tardíamente las deficiencias del costo. adquiridas y un conocimiento amplio de la
industria en cuestión.
5.- Indica lo que costo o se invirtió. 5.- Indica lo que puede costar producir un
artículo
2.- Se carga a Inventario de productos en proceso, los materiales, la mano de obra y los costos indirectos de
fabricación a valores reales, mientras que se abona a Inventario de productos en proceso al costo estimado.
3.- Se establecen las cantidades de productos en proceso, cotejando el material llevado a la fábrica con el
resumen de producción estimada.
4.- El inventario final de productos en proceso se valoriza a los costos estimados tomando en consideración el
grado de acabado.
5.- Se ajusta el saldo de la cuenta de inventario de productos en proceso con la cuenta Ajuste de costos o de
variaciones de costos, que puede cerrarse contra ganancias y pérdidas o se distribuye entre los inventarios finales.
6.- La cuenta de productos terminados y costo de venta se carga y se abona a los costos estimados
7.- Corregir las estimaciones.
De acuerdo al procedimiento antes señalado la contabilización se hará en cada período y por elemento del costo
de la manera siguiente:
Adquisición de Materiales:
Una vez que los materiales son adquiridos y recibidos en la fábrica, se contabilizan haciendo un cargo al costo
real a la cuenta Almacén de materiales y suministros, mientras que se abona a la cuenta Cuentas por pagar si se adquirió
a crédito o a caja o banco si se adquirió de contado.
Registro Contable:
Cargo: Inventario de Materiales y Suministros ( costo real )
Abono: Cuentas por pagar o caja o banco
Utilización de Materiales:
Por los materiales solicitados por la fábrica a través de la requisición respectiva, se registran en un sistema de
inventario perpetuo cargándose a Inventario de productos en proceso materiales.
Registro Contable:
Cargo: Inventario de productos en proceso materiales y suministros ( costo real)
Abono: Inventario de materiales y suministros
Cuando los materiales sean utilizados en diferentes centros de costos, el asiento se hace especificando el centro
de costos respectivo. Si los costos estimados son agrupados en costos totales se reduce el número de asientos, porque
se utiliza una sola cuenta de Inventario de productos en proceso para los tres elementos del costo: en el sistema de
costos estimados no se hace ninguna diferencia entre los materiales directos de los materiales indirectos.
Mano de Obra empleada:
Para registrar el costo de la mano de obra, se toma en cuenta el valor realmente incurrido agrupando la mano
de obra directa con la mano de obra indirecta contabilizando de la siguiente manera:
Cargo: Inventario de Productos en Proceso Mano de obra ( costo Real)
Abono: Nómina acumulada.
Costos Indirectos de Fabricación ó Carga Fabril
La carga fabril realmente incurrida se contabiliza así:
Cargo: Inventario de Productos en Proceso Carga Fabril.
Abono: Control de Carga Fabril
Se puede resumir la utilización de los tres elementos del costo de la siguiente forma:
Cargo: Inventario de Productos en Proceso
Abono: Inventario de Materiales y Suministros
Abono: Nómina Acumulada
Abono: Control de Carga Fabril
Productos Terminados:
Cada vez que la producción se termina se procede a contabilizar las unidades terminadas, tomando en cuenta el
valor al costo estimado para cada uno de los tres elementos del costo, para el asiento se puede proceder así:
Cargo: Inventario de productos terminados (Costo estimado)
Abono: Inventario de Productos en proceso, materiales (costo estimado)
Abono: Inventario de Productos en proceso, Mano de Obra (costo estimado)
Abono: Inventario de Productos en proceso carga fabril.(costo estimado)
Costo de los artículos vendidos:
Para dejar asentado el costo de ventas es necesario que se hagan dos asientos uno para registrar el costo de lo vendido
y otro para registrar las ventas.
Cargo: Costo de Ventas.(costo estimado)
Abono: Inventario de productos terminados.(costo estimado)
El asiento para el registro de las ventas :
Cargo: Banco ó Cuentas por Cobrar
Abono: Ventas.
Variaciones:
Si se hace una revisión de los asientos se puede observar a través de la cuenta inventario de productos en proceso que
los tres elementos del costo están anotados en el debe al costo real mientras que están anotados por el haber al costo
estimado, por lo que se hace necesario algún ajuste de esta anormalidad, de manera que la cuenta de inventario de
productos en proceso esté sobre una base comparable con las cuentas de inventario de productos terminados y de
costo de ventas, en las cuales tanto el debe como el haber están basados en los costos estimados. Esto ajustaría la
cuenta de productos en proceso, en su saldo, a la base del costo estimado, para luego ser ajustada a costos reales, una
vez que es hallada la diferencia entre el inventario en libros y el inventario físico de productos en proceso.
Según Dávila Delfe (2001), existen varios motivos para que las estimaciones no concuerden con los costos
reales, unos pueden ser controlados mientras que otros no, como son los siguientes:
a.- Accidentes en las maquinarias y en las personas que trabajan directamente en la elaboración del producto.
b.- La pericia y eficiencia de los operarios así como también la falta de destreza de los mismos.
c.- Cambios que se producen de manera imprevista en equipos y maquinarias.
d.- Omisiones o descuidos de quién o quienes hacen las estimaciones.
e.- Análisis realizado de manera superficial sobre las actividades de producción.
En este mismo orden de ideas según Neuner (1982), dicha variación puede ser ajustada de varias formas:
a.- La variación puede ser repartida sobre el costo de la producción efectiva del período, esto es, sobre los
productos en proceso, los productos terminados y el costo de ventas valoradas al de costo estimado. Este método tiene
el efecto de corregir los estimados y ajustar los inventarios que aparecerán en el balance general y son usados en la
determinación del costo de los productos vendidos en el estado de ganancias y pérdidas. Cuando este ajuste haya sido
realizado, el inventario de productos en proceso, el inventario de productos terminados y el costo de ventas estarán
entonces expresados en las sumas que habrían sido obtenidas si los estimados originales hubieran sido correctos y por
lo tanto hubieran coincidido con los costos reales.
b.- La variación puede ser repartida sobre el costo de los productos en proceso, los productos terminados y el
costo de ventas sobre la base del número de unidades completadas o unidades equivalentes. Este método tienen el
mismo efecto que el primero, pero el error es corregido sobre la base de las cantidades en lugar de serlo sobre la de los
costos.
c.- El importe de esta variación puede ser traspasado a una cuenta de Ajuste, que a su vez es cerrada contra la
cuenta de Costo de Ventas. Este método es uno de los medios ,más sencillos de aclarar el error, pero teóricamente no
es un método correcto.