FORMATO: GUIAS DE APRENDIZAJE

CÓDIGO: F006-08; Versión: 02; Fecha: Marzo 27 de 2012

PROCESO: EJECUCION DE LA FORMACION PROFESIONAL
SISTEMA INTEGRADO INTEGRAL
DE MEJORA CONTINUA
INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO: DESARROLLO CURRICULAR

GUIA DE APRENDIZAJE No.

NOMBRE: FUNCIONES EXCEL.

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMACIÓN:

APLICACIÓN NORMAS ARCHIVISTICAS PARA LA

PROYECTO DE
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y FONDOS
ASOCIADO:
ACUMULADOS

MODALIDAD DE PRESENCIAL
FORMACION:
ACTIVIDAD DEL ADMINISTRAR TICS UTILIZANDO FUNCIONES
PROYECTO: EN EXCEL.

RESULTADOS DE MANEJO DE OPERACIONES EN EXCEL

APRENDIZAJE: UTILIZANDO FUNCIONES BÁSICAS Y
FORMATOS
DURACION DE LA 180 MINUTOS.
ACTIVIDAD:

2 .CARACTERIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

TABLAS DINAMICAS

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes

cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas
que formarán el reporte.
funcionamiento básico de una tabla dinámica.

CREACION VISUAL

Supongamos una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas
de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la
empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para
cada ciudad.
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Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas
por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada
ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de
utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado
deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes
columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente
manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de

datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestra tabla dinámica:

Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar
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las columnas de la tabla dinámica.

Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y

resumidos en la tabla dinámica:

Así se obtiene un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante es que las tablas
dinámicas te permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y
hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la
información.
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Crear una tabla dinámica en Excel

2010
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Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario se puede

ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla

dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón
Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte

derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.
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Partes de una tabla dinámica.

 Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros
para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información
que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer
entre las columnas y filas especificadas.
 Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán
como columnas de la tabla dinámica.
 Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
 Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla
dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.

La ubicación para la tabla dinámica es como columna el campo Producto y como

fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.
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De manera predeterminada Excel aplica la funcón SUMA a los valores y la tabla

dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y
sin la necesidad de utilizar fórmulas.

DAR FORMATO
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Supongamos la siguiente tabla dinámica:

Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de

valor.
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Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.

Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de

diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:
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Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se

aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla
dinámica para que se muestre.
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Filtrar una tabla dinámica

Se realiza utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el
reporte como
Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y

solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado

para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.
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Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic
en el botón de filtrado y seleccionar la opciónBorrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla

dinámica. Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de
columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.

MACROS

Una macro es una orden que compendia muchas órdenes. Generalmente se les
utiliza para automatizar tareas que se realizan frecuentemente, de modo que no
sea necesario realizar manualmente una serie de comandos de la cinta u otros
procesos. Cuando la macro está lista, simplemente se le ejecuta pulsando una
combinación de letras y todas esas tareas se llevan a cabo consecutivamente.
Cuando creamos una macro, ésta queda grabada en un módulo de Visual Basic,
que es un lenguaje de programación de Microsoft. Después ese módulo puede
depurarse y extenderse y, junto con otros módulos, crear un programa completo.

Debe confirmar que el menú cinta se encuentre la ficha programador de no ser asi
debe activarla:
1. Hacemos clic en el botón de Archivo ubicado en el extremo superior izquierdo.
2. Hacemos clic en la sección "Opciones”, Pero una vez se nos abre la ventana
de opciones, tenemos que acceder a la sección Personalizar cinta de
opciones para poder activar dicha funcionalidad, ya que si nos fijamos por defecto
esta está sin activar.
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Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos
necesarios para completar las acciones que desea que realice la macro. En los
pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones.

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar

macro.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

NOTA El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los
caracteres posteriores pueden ser letras, números o caracteres de
subrayado. No pueden usarse espacios en un nombre de macro; puede
utilizarse un carácter de subrayado para separar palabras. Si utiliza un
nombre de macro que también es una referencia de celda, puede aparecer
un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

3. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL

para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba
cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee usar.
NOTA La tecla de método abreviado invalidará a cualquier tecla de
método abreviado predeterminada equivalente en Excel mientras esté
abierto el libro que contiene la macro. En la lista Guardar macro en,
seleccione el libro donde desea almacenar la macro.
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La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se

almacenará la macro.

 Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

 Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser
ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
 Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en
cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.

Crear macro

Que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa, ventas

y posteriormente aplique un formato especial al texto. método abreviado
CTRL+d para ejecutarla
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Finanzas Negrilla
Recursos
Humanos Cursiva
Informatica Subrayado
Ventas Fuente color Rojo

Para iniciar la grabación debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en

la ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá

quedado guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una
nueva hoja de Excel y seleccionaré el comando Macros para visualizar el nombre
dado a la macro y click en ejecutar.
Si utilizo el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este
último cuadro de diálogo.
Referencia relativa
Hasta ahora en la información se ha grabado macros trabajando siempre sobre la
celda actual, pero sin desplazarte por la hoja, el cuaderno, o incluso trabajar con
otros cuadernos. Al grabar una macro, Excel trata los desplazamientos entre
celdas de dos modos distintos:

1. Referencia relativa: Se activa antes de iniciar a grabar la macro. Excel

calcula los desplazamientos desde la celda en la que te encuentras, es
decir, guarda los movimientos que haces (dos hacia arriba, tres hacia
la derecha, etc.).
2. Referencia absoluta: Excel guarda las celdas en las por las que pasas.
Por ejemplo, C12, D24.
Los dos modos son bastante útiles, pero hay que tenerlo en cuenta a la hora de
grabar las macros. Por ejemplo, si quieres insertar tu nombre en la celda H2,
debes grabar la macro en modo de referencia absoluta.

Sin embargo, si quieres poner en negrita una celda y desplazarte

a la siguiente celda, debes utilizar el modo de referencia relativa.

Para cambiar de un modo a otro, debes pulsar en el botón

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referencia relativa que aparece en la barra de herramientas Detener grabación.

Cuando este botón esta pulsado, se trata de una referencia relativa, sino se trata
de una referencia absoluta.
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2.2Actividad de Aprendizaje

1. Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente

tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º
trimestre del año.

 a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la

cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se
vendieron de cada una,
 El detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual
vendedor.
 si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadora y
sembradora se exportaron, junto con su total, tenemos un comando
de filtrado en la parte superior. Realizar.
 El número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor
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2. Todos los días debo generar una lista con el movimiento de un

comercio de computadoras, para organizar los datos que iremos
ingresando, es conveniente escribir los encabezados de cada
columna, supongamos que estos encabezados son

y deben estar como se ve en la figura de arriba, también quiero que estos

encabezados aparezcan automáticamente todas las mañanas(al apretar un
botón por ejemplo). Ctrl r método abreviado.

3.
DATOS VENDEDORES
NOMBRES APELLIDOS IDENTIFICACION ALMACEN
Camilo Gran
Andres Garcia Suarez 51625748 estacion
Andrea
Patricia Gomez Reyes 1025456321 Portal 80
Plaza de las
Maria Claudia Rojas Perez 80713951 americas
Rivera Plaza
Felipe Gonzalez 52784301 imperial
Diana Parra
Carolina Villanueva 79357124 Titan
Cortes Centro
Esperanza Casallas 80325679 mayor

VENTAS PRIMER TRIMESTRE 2013

NOMBRES APELLIDOS ENERO FEBRERO MARZO
$
$ $
Camilo 19,014,78
17,580,350 20,590,620
Andres Garcia Suarez 9
$
$ $
Andrea 18,832,54
22,143,680 15,895,340
Patricia Gomez Reyes 0
$
$ $
19,540,63
19,745,320 18,740,652
Maria Claudia Rojas Perez 0
$
$ $
Rivera 17,220,46
18,380,990 21,450,150
Felipe Gonzalez 1
$
$ $
Diana Parra 22,353,68
16,990,650 17,750,360
Carolina Villanueva 0
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$
$ $
Cortes 20,763,54
19,841,000 22,560,870
Esperanza Casallas 0
TOTAL

Realizar las siguientes macros:

No Actividad Pasos
Combinar celdas, letra
arial 12, negrilla, color de
1. Realizar macro a los títulos
relleno rojo y color de
fuente blanco.
Letra arial 11, negrilla,
color de relleno rojo,
Realizar macro a los
2. color de fuente blanco,
encabezados
alinear en el medio y
centrar.
Letra arial 10, cursiva,
Realizar macro a todos los
negrilla, color de relleno
3. datos del cuadro de "datos
amarillo, color de fuente
vendedores"
verde y todos los bordes.
Letra arial 10, cursiva,
negrilla, color de relleno
Realizar macro a los datos
amarillo, color de fuente
de enero, febrero y marzo
4. verde, formato moneda
del cuadro de "ventas primer
sin decimales, alinear en
trimestre 2013"
el medio, centrar y todos
los bordes.
Realizar macro realizando la
suma por cada mes del
5.
cuadro de "ventas primer
trimestre 2013"
Realizar macro de buscarv,
buscar por identificacion en
6. que almacen se encuentra el
vendedor, segun el cuadro
de abajo.

IDENTIFICACION ALMACEN

7. Macro con Nombre, Apellido, Ficha, Grupo, Jornada, Programa de Formacion.

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2.7 Bibliografía
office.microsoft.com
http://www.teformas.com
http://exceltotal.com
www.aulaclic.com: manual de Excel 2010.
www.mundotutoriales.com: Excel 2010.
http://es.kioskea.net
www.todoexcel.com