ECO NATURE

ADQUISICION
Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento
farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos
médicos, con el fin de tenerlos disponibles para satisfacer las
necesidades de los usuarios.

 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION:

 Una vez hecha la selección de los productos, estos serán adquiridos

de acuerdo a lo pactado con el proveedor o quienes haga sus veces.

 Cada vez que se adquieren los productos, se hace una confrontación

de la orden de compra con la facturas de compra.

 En el momento en que las cajas o bolsas que contienen los

productos, ingresan al establecimiento, se hace una revisión para
constatar que mercancía adquirida si tiene como destino el
establecimiento y el proveedor corresponde a quien se ha hecho la
solicitud del pedido.

 Se dispone los medicamentos y dispositivos médicos en el área

correspondiente para realizar su recepción técnica y administrativa,
siendo este el siguiente proceso.
 POLÍTICA DE DEVOLUCIONES.

 Debido al mal manejo y disposición final de los residuos químicos

(medicamentos), generados por falta de controles en la gestión
interna, se hizo necesario deshabilitar el proceso desactivación de
fármacos, mencionados en el ANEXO 2 de la Resolución 1164 de
2002, para ser reemplazado por el ordenado en la resolución 371 de
febrero 26 de 2009, con el fin de implementar y desarrollar una
gestión de devolución de productos pos-consumo de fármacos o
medicamentos vencidos.
 RECEPCIÓN
 Proceso mediante el cual se realiza una verificación de la orden de
compra o pedido contra lo recibido físicamente y con lo contenido en
la remisión o factura. Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo
establecido por la legislación vigente para verificar la calidad del
producto. La recepción es de dos tipos:

 Recepción Administrativa

 Recepción técnica

 PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION TÈCNICA Y

ADMINISTRATIVA:

 RECEPCION ADMINISTRATIVA:

 La verificación administrativa permite constatar si el producto y la

factura o remisión o cuenta de cobro cumple con las especificaciones
pactadas con el proveedor, entre las que se cuentan:

1. Condiciones de transporte

2. Confrontación de la orden de compra contra la factura

3. Confrontar mercancía con la factura de venta

4. Confrontar lo facturado con lo físico.

 Los aspectos a verificar son:

1) Condiciones de transporte:

Cantidad: El número de cajas relacionado en la factura o traslado

debe coincidir con el relacionado en la guía transportadora o formato
del transportador, y debe ser igual a la cantidad de cajas físicas
 Estado del embalaje completo: no debe presentar averías,
alteraciones, perforaciones, rótulos rotos.

2) Confrontación de la orden de compra o pedido con la factura o

traslado:

 Cantidad registrada en la factura coincida con la cantidad solicitada.

 Los productos comprados deben conservar las especificaciones de

la orden de compra o pedido.

3) confrontación física de los productos farmacéuticos vs órdenes

de compra o pedido:

 Los productos recibidos cumplen con las especificaciones del pedido

y lo facturado. Para el caso de los medicamentos se debe verificar
específicamente que:
 El nombre genérico del producto recibió coincide con la orden de
compra o pedido y factura.

 La forma farmacéutica (tableta, capsula, ampolla, vial, ungüento,

pomada, pasta, jarabe, suspensión, elixir) coincide con lo solicitado
y lo facturado.

 La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y facturada.

 El costo unitario de los productos y el valor total coinciden con los de

la orden de compra. Si al realizar la confrontación se encuentran que:

 Los costos no coinciden se deben informar inmediatamente al

proveedor o al distribuidor del producto.

 Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o

el nombre genérico no concuerda, se debe separar el excelente o los
medicamentos para su devolución al proveedor o a la bodega
(formato Reporte de novedades) según sea el caso.

 Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato

Reporte de Novedades.
 RECEPCIÒN TÈCNICA
La recepción técnica permite constatar el grado de cumplimiento de las
características y especificaciones técnicas del producto como son:

 Características físicas.
 Condiciones de almacenamiento.
 Características organolépticas.
 Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase y
embalaje
 Forma farmacéutica.
 Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco años
contados a partir de la fecha de fabricación.
 Número de lote de fabricación.
 Registro sanitario.
 Laboratorio fabricante.
Nota: como en el establecimiento se hacen compras en pequeñas
cantidades, no se hace precisamente un muestreo, sino que permite la
verificación de todos y cada uno de los productos recepcionados, siendo
así, en la inspección de las especificaciones técnicas descritas

ALMACENAMIENTO
 es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la
conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron
fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.
 PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACENAMIENTO:

 Para el almacenamiento de los medicamentos se tiene en cuenta las

siguientes condiciones:

a) Estar alejados de sitios de alta contaminación.

Las estanterías y vitrinas están alejadas de sitios de alta contaminación,
para conservar adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad
de los medicamentos que puedan resultar afectados.
b) Facilitar la circulación de personas y objetos.
La estantería está situada de tal manera que facilita la circulación de
personas y de objetos.
c) Pisos.
Se cuenta con pisos de material impermeable, resistente, uniforme y
sistema de drenaje que permita la fácil limpieza y sanitizacion.
d) Paredes.
Las paredes son impermeables, de fácil limpieza y sanitizacion y
resistentes a factores ambientales como humedad y temperatura.
e) Techos y cielo rasos.
Se cuenta con techos y cielo rasos que facilitan una fácil limpieza y
sanitizacion.
f) Iluminación.
Se cuenta tanto con luz natural y artificial que permita la conservación
adecuada e identificación de los medicamentos y dispositivos médicos
y el buen manejo de la documentación.
g) Ventilación.
Existe un sistema de ventilación natural y artificial que garantiza la
conservación adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos.
h) Rayos solares.
No hay incidencia directa de rayos solares sobre los medicamentos y
dispositivos médicos.
i) Condiciones de temperatura y humedad.
Se cuenta con un termo-higrómetro, que permite el control interno de la
temperatura y la humedad. Se llevan los registros de control de estas
variables dos veces al día.
j) No contacto con el piso.
Los medicamentos y dispositivos médicos no están en contacto con el
piso. Se ubicarán en un mesón para su recepción y en estanterías o
vitrinas para su almacenamiento, estas son de material impermeable y
fácil de limpiar.
k) Medidas de seguridad.
En las áreas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos
médicos se cuenta con extintores de incendios. En éstas no se podrán
acumular residuos.
l) Organización.

 Se identifican las estanterías y vitrinas donde se almacenan los

medicamentos y dispositivos médicos, teniendo en cuenta la
siguiente metodología:
 Organización por orden alfabético.
 Organización por uso terapéutico.

 Su almacenamiento se realiza teniendo en cuenta que los primeros

en vencer son los que quedan en el borde de la estantería para darles
pronta rotación.

 Se realiza limpieza de estantería y vitrinas de 2 a 3 veces por mes,

para evitar deterioro y mala presentación en los productos.

 ALMACENAMIENTO EN ÁREA DE CUARENTENA

 En el área de cuarentena se almacenan provisionalmente los

productos farmacéuticos que tengan condiciones técnicas y legales
a verificar. Aquí se ubicarán los medicamentos y dispositivos
médicos que se encuentran con fecha de vencimiento inferior a dos
(2) meses, para dar su respetivo tratamiento administrativo, y los
productos cuyo empaque o etiqueta se encuentre en mal estado y
dispuesto para devolución al proveedor.

DISPENSACION
 Es la entrega de uno o más medicamentos o dispositivos médicos a
un paciente y la información sobre su uso adecuado, realizada por el
Químico Farmacéutico, Tecnólogo en Regencia de farmacia,
Director de Droguería, Farmacéutico Licenciado, Expendedor de
Drogas y Auxiliar en servicios Farmacéuticos, en los términos
 establecidos en el numeral 6º del articulo 19 y el articulo3º del
Decreto 2200 de 2005 modificado por el Decreto 2330 de 2006, o las
normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

 PROCEDIMIENTOS PARA LA DISPENSACION:

 Medicamento o productos de venta libre:

 Se tendrá en cuenta para su venta aquellos que en su etiqueta se

expresen como “Venta Libre”.
 Se contara con el conocimiento o la lectura previa de la indicación,
dosificación, contraindicaciones y advertencias para cada producto.
 Se darán recomendaciones de uso al paciente velando por un uso
adecuado del medicamento.
 Se educa al paciente en cuanto a la forma adecuada de
administración y de su almacenamiento para evitar alteración de las
características organolépticas del medicamento o dispositivo médico.
 PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÒN DE DEVOLUCIONES:

 Todos los medicamentos próximos a vencer o con cierto grado de

deterioro son devueltos a su proveedor.
 Se realiza una revisión de fechas de vencimiento en vitrinas,
estanterías y módulos de cada mes.
 Los medicamentos y dispositivos médicos aislados de estantería son
llevados a un área de cuarentena.
 Son revisados uno a uno con el fin de verificar una vez más su fecha
de vencimiento o sus inconsistencias.
 Todos los productos son registrados en un acta de próximos a vencer
o deteriorados, diligenciando todos los datos solicitados en dicho
documento.
 Se separan o clasifican los productos cuya fecha de vencimiento sea
la misma. Y de la misma forma los que serán devueltos a su
respectivo proveedor.
 Se empacan en bolsa roja rotulada con: “devolución- próximos a
vencer – mes- nombre del proveedor”.
 Se elabora un acta de devolución exclusiva del y se deja una copia.
 En el momento en que el transportador recibe el producto a devolver,
firma uno de los dos formatos que quedan como constancia de la
devolución.
 Los formatos son archivados para confrontarlo con una “nota crédito”
que corresponden a un abono por devolución y que es descontado
de las facturas próximas a cancelar.
 En caso de no ser recibidos por el proveedor:
 Se ejecutara un contrato por evento con la empresa especial de aseo
de la cantidad, para realizar devolución de medicamento vencido o
deteriorado.
 Los productos son empacados completos (en sus empaques y
envases) en bolsa roja rotulada con el Nombre de la institución, la
leyenda RESIDUO QUÍMICO, fecha de entrega, nombre del
responsable.
 Se mantienen en área de próximos a vencer hasta el momento en
que la empresa especial realice su recolección.
 En el momento en que la empresa especial realiza la recolección,
estos realizan un pasaje y se consigna en el formato RHP.
 En el formato RHP queda consignado el pasaje como residuo
químico, y este será tenido en cuenta para registrarlo en el formato
RH1 y posterior en formato de indicadores de gestión manual
PGIRHS.